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Contabilidad, Finanzas y
Administración
Kevin Hagen
Text copyright © 2016 Kevin M. Hagen
All rights reserved
Table of Contents
Preguntas por Hacerse Antes de Iniciar Su Propio Negocio
Como se Sabe Cuándo es el Momento de Empezar Un Negocio Propio
Transformar Su Idea en un Plan para Empezar Su Negocio
Como Elaborar un Plan de Negocios para Su Pequeña Empresa
Implementar la Contabilidad para Su Pequeña Empresa
Acomodar un Plan de Cuentas para Su Negocio
El Asiento de Apertura en Los libros de Contabilidad de Su Propio Negocio
Como Construir un Presupuesto Para Su Pequeño Negocio
Como Confeccionar y Usar una Proyección de Flujo de Caja
Como Confeccionar el Estado de Flujos de Efectivo
Como Hacer Una Conciliación Bancaria
Como Usar Una Caja Chica En Su Pequeña Empresa
Aplicar el Control de Calidad en la Contabilidad
Planificar Su Financiamiento para que Su Pequeño Negocio Tenga Éxito
Administrar las Finanzas en Su Pequeña Empresa
Distintos Tipos de Financiamiento para Acomodar las Necesidades de Su Negocio
Calcular los Requerimientos de Capital de Trabajo en Base de los Ciclos del
Negocio
Solicitar un Préstamo Bancario para Su Pequeña Empresa
Estrategia Comercial de la Pequeña Empresa – Enfocarse en el Producto y en el
Cliente
¿Cuál Es la Mejor Estructura Legal Para Su Negocio?
¿Cuánto Debe Cobrar por Sus Servicios Cuando Trabaja por Cuenta Propia?
Cómo Calcular El Punto De Equilibrio De Su Negocio
Cómo Cuidar el Flujo de Caja en Su Negocio
Como Manejar el Efectivo y Controlar Costos en Su Negocio
Controlar las Cuentas Por Pagar en Su Pequeña Empresa
El Control de Desembolsos Dentro del Marco de Su Plan de Negocios y Estrategia
Conceder Crédito a los Clientes de Su Pequeña Empresa
¿El Factoring Sería Bueno Para Su Negocio?
Cumplir las Obligaciones Tributarias sobre la Nómina de Su Pequeña Empresa
Las Personas que Trabajan en Su Negocio ¿Son Empleados o Contratistas
Independientes?
Corporaciones S y la Necesidad de Pagar Sueldos Razonables
¿Necesita un Seguro de Responsabilidad Civil para Su Pequeño Negocio?
¿Está Pensando en Exportar los Productos de Su Pequeña Empresa?
Exportar: ¿Usar Un Intermediario o Exportar Directamente?
Como Fijar el Precio para los Productos que Exporta
Cómo Calcular La Elasticidad de la Demanda
El Análisis Razonado y la Gestión Empresarial
Benchmarking: Aprendiendo de Otros para Mejorar Su Desempeño
Como Aprovechar las Ventajas que la Construcción Verde Ofrece a Su Negocio
Preguntas por Hacerse Antes de Iniciar Su Propio
Negocio
Debe Haber
Caja (ingresos de las ventas al contado) 600
Cuentas por cobrar a clientes 1.200
Existencias (40 unidades fabricadas pero 600
no vendidas x $15, el costo de los
materiales por unidad)
Arriendo pagado por adelantado 500
Maquinaria 5.000
Depósito de garantía 1.000
Costo de ventas (60 unidades x $15, el 900
costo de los materiales)
Gasto de arriendo 500
Gasto de energía eléctrica 100
Gasto de publicidad 50
Gasto de depreciación 83
Depreciación acumulada 83
Cuenta por pagar - Tarjeta de Crédito 4.000
Ventas 1.800
Capital 4,650
Una de las primeras determinaciones que tiene que hacer cuando quiere
empezar un negocio en los EE.UU. es la estructura legal que va a tomar la
empresa. También puede ser una consideración cuando ya lleva un tiempo
operando su negocio y sus planes o necesidades en cuanto a la estructura han
cambiado.
Las estructuras más comunes incluyen:
· Propietario único,
· Sociedad colectiva, general o limitada, y
· Sociedad anónima.
Algunos de los aspectos por considerarse en su determinación de la
mejor estructura para su negocio incluyen:
La propiedad y el control del negocio,
· La responsabilidad legal que tienen los dueños,
· Los efectos tributarios y
· La complejidad de constituir la estructura legal y
cumplir los requerimientos fiscales y reglamentarios.
Propiedad y Control
En este aspecto, usted debe considerar si quiere mantener la propiedad
y control de la empresa para sí mismo, si quiere compartir el negocio con
otros socios, o si quiere establecer un negocio en que se puede incorporar
otros dueños por medio de la compra de acciones.
Propietario Único
· Hay un solo dueño que tiene propiedad de todos los
activos del negocio y control sobre todas las decisiones que se toman
con respecto a cómo va a operar el negocio.
· Para tener más que un dueño, el negocio tendría que
transformarse en sociedad colectiva.
· El propietario único puede contratar trabajadores.
· En un negocio de propietario único en que hay más que
un dueño, para efectos tributarios la empresa podría tratarse como
sociedad colectiva incluso cuando dicha sociedad no se ha constituida
formalmente. Por ejemplo, en un negocio de familia en que los dos
cónyuges trabajan en conjunto, uno podría considerarse un trabajador y
el otro el dueño, en cuyo caso se mantiene el estado como un negocio
de propietario único, o ambos cónyuges podrían considerarse socios, en
cuyo caso se trataría como una sociedad colectiva.
· Un negocio de propietario único puede existir por el
tiempo que el dueño quiere, mientras está vivo y desea continuar el
negocio.
· Un propietario único puede transferir el negocio al
vender todo o una parte de los activos del negocio.
Sociedad Colectiva
· En una sociedad colectiva general, dos o más personas
convienen en crear una empresa y compartir conjuntamente la
propiedad de los activos del negocio, participar en las ganancias y
pérdidas del negocio y tomar decisiones y controlar las actividades del
negocio en conjunto.
· En una sociedad colectiva limitada, algunos de los
socios, los socios generales, toman las decisiones y manejan las
actividades del negocio y otros socios, los socios limitados, tienen una
inversión en el negocio y pueden participar en las ganancias y pérdidas,
pero no toman decisiones ni participan en la gestión del negocio.
· La ley estatal restringe los tipos de control y gestión que
los socios limitados pueden ejercer, sin perjudicar la existencia de la
sociedad limitada.
· La duración de una sociedad colectiva está acordada por
los socios y puede existir tanto tiempo que los socios quieren, en la
medida que los socios generales se quedan en la sociedad. Cuando uno
de los socios generales fallece o deja la sociedad, la sociedad se
disuelve y los activos de la sociedad deben venderse o distribuirse para
primero pagar los acreedores de la sociedad y luego para pagar los
socios. Pero si el acuerdo de la sociedad dispone que los otros socios
remanentes pueden continuar el negocio, no sería necesario disolver la
sociedad cuando un socio general se retira o fallece. Cuando un socio
general deja la sociedad, tiene derecho a una rendición de cuentas para
determinar su porción de los activos y ganancias de la sociedad y el
acuerdo debe indicar cómo se va a pagar al socio que se retira, o a su
sucesión, cuando fallece.
Sociedad Anónima
· La sociedad anónima es una entidad jurídica separada y
los dueños son los accionistas. Normalmente hay más de un accionista,
pero es posible que solo una persona tenga el 100% de las acciones.
· Los propietarios de la sociedad pueden cambiarse por
medio de la compra y venta de acciones, sin cambiar la estructura de la
sociedad misma.
· Los accionistas toman decisiones que afectan la
sociedad anónima misma, como enmendaciones a los artículos de
incorporación, la fusión con otra sociedad o la liquidación de la
sociedad.
· Los accionistas eligen los integrantes del directorio, que
es el grupo de personas que toman las decisiones mayores que afectan
las operaciones de la sociedad. Las personas que tienen la mayor parte
de las acciones tienen el control sobre la elección de los directores y
por lo tanto tienen control sobre la dirección de la sociedad. Los
accionistas puede nombrarse a sí mismos como candidatos para el
directorio. En algunos estados las empresas pequeñas pueden
constituirse como sociedades anónimas sin la necesidad de nombrar un
directorio.
· El directorio elige los ejecutivos de la sociedad, que
normalmente son el presidente, vicepresidente, secretario y tesorero. En
algunos estados una persona puede ocupar más que uno, o todos estos
cargos. Estos ejecutivos son responsables de las decisiones de día a día
en la operación del negocio. Los accionistas también pueden ser
ejecutivos.
· La sociedad anónima no deja de existir cuando hay un
cambio en sus accionistas; normalmente tiene una vida indefinida.
· Se puede traspasar la propiedad de una sociedad
anónima por medio de la venta de acciones. Los dueños existentes
pueden retirarse al vender sus acciones y se puede incorporar nuevos
dueños cuando ellos compran acciones.
· Los pequeños negocios constituidos como sociedades
anónimas normalmente tienen un pequeño grupo de accionistas que
quieren mantener el control del negocio. Pueden hacer un acuerdo
formal para restringir la venta de sus acciones para poder controlar
quién es dueño del negocio.
Responsabilidad Legal
La responsabilidad personal que tiene un dueño para las obligaciones
de la empresa; es decir, si el dueño tendría que responder con sus recursos
personales ante una eventual necesidad de pagar las obligaciones del negocio,
es diferente según las distintas estructuras legales.
Propietario Único
· En un negocio de propietario único, no hay diferencia
entre la entidad comercial y su dueño.
· El dueño es responsable personalmente de todas las
obligaciones o eventuales pérdidas del negocio.
· Si no hay recursos suficientes en el negocio para liquidar
las obligaciones, el dueño tendría que usar sus propios recursos
personales para satisfacer las obligaciones del negocio y los acreedores
podrían presentar una demanda para que se paguen las deudas de los
recursos personales del dueño.
Sociedad Colectiva
· Una sociedad colectiva tiene características de una
entidad jurídica separada en que puede tener activos y realizar
negocios. También es un grupo de individuos en el sentido que los
socios generales están responsables, conjunta y separadamente, de las
obligaciones y las pérdidas del negocio.
· Todos los socios generales están responsables en
conjunto y cada socio general es responsable individualmente de todas
las obligaciones de la sociedad. Un acreedor puede obligar a uno de los
socios a pagar todo el dinero adeudado por la sociedad. Luego, ese
socio tendría que buscar reembolso de los otros socios.
· Cualquier de los socios puede comprometer a la
sociedad y los socios individuales en contratos y obligaciones legales,
incluso sin la aprobación de los otros socios.
· En una sociedad colectiva limitada, los socios limitados
generalmente están personalmente responsables de las obligaciones de
la sociedad solamente hasta el monto de los aportes que han hecho a la
sociedad, según acordado.
Sociedad Anónima
· La sociedad anónima, como entidad jurídica separada, es
responsable de las obligaciones de la sociedad.
· Los accionistas no son personalmente responsables de
las obligaciones de la sociedad anónima. Su único riesgo es su
inversión en las acciones de la sociedad.
· Los acreedores no pueden demandar a los accionistas
por el pago de las obligaciones de la sociedad. Su único recurso son los
activos de la sociedad.
· Pero hay ciertos casos en que los accionistas podrían ser
responsables de algunas de las obligaciones de la sociedad, por
ejemplo:
o cuando los accionistas no observan los requerimientos
establecidos para el manejo de la sociedad o si no mantienen las
cuentas de la sociedad separadas de sus cuentas personales,
o cuando los accionistas garantizan las obligaciones de la
sociedad, por ejemplo para poder pedir préstamos o arrendar
espacio y
o cuando los accionistas hacen préstamos a la sociedad y
el negocio fracasa, se pagan sus préstamos solamente cuando las
otras obligaciones de la sociedad están pagadas.
Impuestos
La forma en que el dueño o dueños tienen que pagar impuestos sobre
las ganancias del negocio depende de la estructura legal.
Propietario Único
· El propietario del negocio declara los ingresos y gastos
de su negocio en su propia declaración individual de impuestos, en el
Anexo C de la Forma 1040, o en el Anexo F si es un negocio agrícola.
· El dueño paga impuestos a las tasas individuales
correspondientes.
· No se requiere una declaración separada para el negocio.
· En adición al impuesto a la renta, el dueño paga el
impuesto sobre los ingresos del trabajo propio, que es el equivalente del
impuesto de seguro social y Medicare, el cual se declara en el Anexo
SE de la Forma 1040.
Sociedad Colectiva
· La sociedad colectiva es una entidad transparente para
efectos tributarios; no paga impuestos por si misma sino traspasa los
ingresos netos de las actividades de la sociedad a los socios.
· Los socios incluyen sus participaciones en los ingresos
de la sociedad en sus declaraciones individuales de impuestos.
· La sociedad colectiva debe presentar una declaración de
impuestos para efectos de información, la Forma 1065, y entregar una
copia, el anexo K-1, a cada socio.
Sociedad Anónima
· La sociedad anónima debe presentar su propia
declaración de impuestos, usando la Forma 1120 o 1120-A, y debe
pagar impuestos sobre sus ganancias. La sociedad debe declarar todos
los ingresos del negocio y puede tomar deducciones por ciertos de sus
gastos.
· Los accionistas deben pagar impuestos sobre los
dividendos que les paga la sociedad de los ingresos netos de la
sociedad. Es por eso que se dice que hay "doble tributación" en el caso
de las sociedades anónimas - la sociedad misma paga impuestos sobre
los ingresos netos del negocio y los accionistas pagan impuestos sobre
las distribuciones de la sociedad en la forma de dividendos.
· Los accionistas que trabajan para la sociedad y ganan un
sueldo están sujetos a impuestos sobre ese sueldo como ingresos
ordinarios en su declaración individual de impuestos. El sueldo sería un
gasto deducible para la sociedad.
Corporación S
· Una sociedad anónima podría optar por considerarse una
corporación S (según el sub-capítulo del Código de Impuestos Internos
que gobierna esta elección) para efectos tributarios. Al elegir este
tratamiento, la sociedad anónima misma no paga impuestos sobre los
ingresos generados por el negocio, sino traspasa los ingresos a los
accionistas individuales, en base de los porcentajes de acciones que
tienen. Luego, los accionistas incluyen sus porciones de los ingresos de
la corporación en sus declaraciones individuales de impuestos.
· Al optar por el tratamiento como corporación S, los
accionistas pueden evitar la doble tributación que afecta a una sociedad
anónima.
· La corporación S declara sus ingresos usando la Forma
1120S.
· Los accionistas tienen que pagar impuestos sobre los
ingresos de la corporación S incluso cuando no han recibido dividendos
u otras distribuciones.
Complejidad de Formación
Operar un negocio como propietario único es la forma más sencilla de
empezar un negocio y es la forma normalmente elegido por los negocios de
una sola persona. La sociedad colectiva requiere más formalidades y la
sociedad anónima es la forma más compleja de empezar y mantener.
Propietario Único
· Se puede empezar un negocio de propietario único
simplemente empezando a operar.
· Normalmente el negocio con propietario único está
operado bajo el nombre del dueño, aunque se puede usar otros
nombres. Cuando se ocupa otro nombre, puede ser necesario presentar
un certificado de "nombre comercial" o "nombre de fantasía" en la
municipalidad o condado en que el negocio está ubicado.
· Si contrata trabajadores tendría que solicitar un número
de identificación de empleador al Servicio de Impuestos Internos (IRS).
· Tiene que solicitar los permisos, derechos y licencias
correspondientes al estado, la municipalidad u otra jurisdicción, que
puedan ser necesarios según el giro de negocios.
· Es conveniente abrir una cuenta bancaria separada para
el negocio, y es necesario mantener registros para todos los ingresos y
gastos correspondientes al negocio, separados de las cuentas personales
del dueño.
Sociedad Colectiva
· Se puede empezar una sociedad colectiva general con un
acuerdo entre los socios. Este acuerdo puede ser verbal, pero es
recomendable tener un acuerdo por escrito, firmado por todos los
socios, en que establecen los aspectos principales acorde a los cuales la
sociedad va a funcionar, tales como:
o Los aportes que los socios van a hacer a la sociedad, en
dinero, activos y tiempo,
o La participación que cada socio tiene en los activos
netos de la sociedad,
o Cómo van a compartir las ganancias y pérdidas,
o Cómo y cuándo la sociedad va a hacer distribuciones a
los socios,
o Cómo van a tomar decisiones,
o Qué pasa en el evento que un socio quiere o tiene que
retirarse,
o Las condiciones para aceptar nuevos socios y
o La duración de la sociedad.
· A falta de un acuerdo, cada socio será dueño de una
parte igual de los activos netos del negocio, participarán igualmente en
las ganancias y pérdidas, y todos los socios tendrán partes iguales en el
control y gestión del negocio. Esto significa que todos los socios
tendrían que ponerse de acuerdo cuando toman decisiones.
· Una sociedad limitada tiene que constituirse de
conformidad con los requerimientos legales del estado en que se forma.
Se requiere la confección de estatutos sociales que contienen los
acuerdos acerca de cómo va a funcionar la sociedad con relación a los
aspectos antes mencionados y cualquier otro que se requiere según la
ley estatal. En el caso que no se cumplen los requerimientos, una
sociedad limitada podría ser considera una sociedad general. Puede ser
necesario consultar a un abogado para asegurar que se cumplan todos
los requerimientos y formalidades legales.
· Una sociedad colectiva podría tomar los nombres de los
socios como el nombre de la sociedad, o podría usar otro nombre, caso
en que podría ser necesario presentar un certificado de "nombre
comercial". En algunos estados hay que presentar certificados de
sociedad con el gobierno local o en la oficina del secretario de estado o
su equivalente.
· Se debe abrir una cuenta bancaria separada para la
sociedad colectiva y llevar libros de contabilidad completos, con
cuentas separadas de capital y de retiros para cada socio para saber los
aportes de capital de cada socio, su participación en las ganancias y
pérdidas de la sociedad y sus retiros.
Sociedad Anónima
· Para hacer negocios como una sociedad anónima, hay
que cumplir los requerimientos formales establecidos por la ley del
estado para crear la sociedad anónima.
· Las personas que van a ser los dueños del negocio; es
decir, los accionistas de la sociedad anónima, deben convenir lo
siguiente para poder crear la sociedad anónima:
o El nombre de la sociedad,
o El número total de acciones que la sociedad va a
emitir, que son las acciones autorizadas,
o El número de acciones que cada uno de los dueños va a
comprar,
o La cantidad de dinero u otros bienes que cada dueño va
a aportar a la sociedad en compra de sus acciones,
o El giro de negocios de la sociedad,
o Quién va a manejar la sociedad; es decir, los directores
y los ejecutivos.
· Una vez acordado lo anterior, los dueños (futuros
accionistas) deben confeccionar y presentar los artículos de
incorporación en la oficina de sociedades anónimas del estado en que
quieren constituir la sociedad.
· Hay que redactar estatutos sociales para la sociedad
anónima, que son un conjunto de reglas por las cuales se maneja la
sociedad. En estas reglas se tratan las reuniones de los accionistas, las
juntas del directorio, el número de ejecutivos y las responsabilidades de
cada ejecutivo.
· La mayoría de los estados imponen un cargo inicial para
presentar los documentos para constituir la sociedad anónima y un
cargo anual para que la sociedad continúe su vigencia. Estos cargos
podrían basarse en el número de acciones autorizadas y el valor
nominal de las acciones.
· Se necesita una cuenta bancaria separada y contabilidad
completa para la sociedad anónima.
¿Cuánto Debe Cobrar por Sus Servicios Cuando
Trabaja por Cuenta Propia?