Reon loves. «@ Moe, Aban! \ “Demosiodes veces comenzamos une reunién y no nos dames cuenia que dos Jercios de los presenies no tienen ides de por qué estan alli. Por supuesto, ne hoy tiempo pare explicarles, estomes demasiado preocupades por eumplir le agenda, ‘Alfinel de le reunién asumimes, sin verilicarle, que todos comprendieron los lemas y2e compromelieron con las decisiones. Después, no se cumple lo que ocordames. Es un desasire, Y nosoiros nos sorprendemos, yo que pensdbomos que le reunién hobio sido estupende. De hecho, siempre pensomos que cuentas menos pregunics se hogen es mejor Sino hay preguntas, inferimos que todo el mundi entencié y esi de ocverdo” Dovid Meador, Vicepresidente de Finenzos, Compania Eléctrice de Detroit ‘Ano entre de prise ef lo olicino con diez minutos de otraso. “Perdonen Ie demors”, dice ogitade. Con geste neniose se lonzo sobre Io fares, "Veomes, édénde esté lo ogenda’, 4h, aqui ests. Juan, tpar qué ne empiezo usted con el informe de lo politico de su éreo respecto, de las condiciones de page pare grandes clientes?” ‘Ano, Pesto, Eatelo y Juen esién celebrondo su evorte reunion inieréreos pero coordiner le nuewo extrolegio de morketing. Lot cuatro fueron designades pare concurtr @ juntas semonoles sobre estrotegio y procedi- “Ane conduce lo'reunién come de costumbre: primero les informes sobre lemes pendienies, seguidos por un debole y un ocverde sobre los poser pero resolverlos; finelmenie, los plones de eecién pare le semana entronie, Los encventros porecen elicientes, bien enfocades y orientodes o lo accién. Pero es mucho le que quede sin deci, ocullo por debojo de lo superticie Si uno puciera ver qué ex posondo por le mente de los porticipentes ol inicio de le reunién descubriio que esiuvo latiendo tode lo.noche. Esié preocupeds por él. Tembién +¢ © Anollegé tarde porque su hii pregunto Zoo seré covet de trabojor ode el die habiendo dormido sélo un par de hores © Juon se ho enierade ovés de que sv podre tiene Un tumor. Hubiera queride poder tomorse el dia pore accmpaterle o hocerse une biopsic. Esié preecupodo, disiroido y trite e Cheek in 1 © 7001, LEADING LEARNING COMMUNIT1G Fey 24, sien of Hepene te tAS. a Cay oh itredandh “ fe Extele se siente frustrado. Cree que Ane e+ demori els! Siberdhizidask tmontinjds lor TpUaipNeLy A que empuie al resto de los periicipantes hove donde ello quiere. Esielo necesito definir ft porémetres sobre lo eampota publicteric, pero Ane wane posponiende el temo desde hace e_ Pedro esié resentide por fener que axisiro Ie jente. Tene muchos cosos que hacer y considero ave ere et a a al olicing, terminande un presupuesto que debe presenior cl dia siguiente Eztos pensomienios permenecen oevlios detrés de los lemet formales Aunque Ana bosteza, Juon sele peso mirando por lo ventone, Extela insiste (repetida € infretvosemente) en ogreger en To pend el era oe le publicided y Pedro xe muss initede, todos ponen sy melor COPe {o coreic] de interés, mientras ofienden mecénicomente los punior de lo egende Ai final de lo revnién, Fe rere eres foe caterer cara © Suan, ni sabe de que se hoblé. Sélo puede pensor en pode y, oungue cree que le hicieron varior pedides, ne piense preocuparse por ellos hosio-le Prose semano. 8 Exile sigue Fustode porque Ang ne ho encontrade fiempe (ioe ver!) gare trator lo compahic publicitorie Peep oa oieeet x oberg o-csiccg elt manage enojo pienso que tendré que quedor se hoste torde pore terminar el presupuesto. “Odio estos reuniones”, conclvye. Intreduecisn - Gran pore de liempe de trobojo de vn monoger exié dedicace © os reunions. Por exo es ton importante opiimnizar su electivided. & pescr de le otenciér piesto en el temo, lo moyorio de lot porticipentes de esos” ce relevonie, ni cudl es su proper . reunions se tienten frustrades. Muchos no saben por qué Ie reunion rarse.,Asi, es imposi- Muchos ei extin fon dstoides por temas “no rele onados” que no pueden con: ble diclogor froncemente’y resolver les problems, Sin elencién 1° hoy posibilided de-producir buencs 2 Check in ~ © 2001, LEADING LEARNING, COMMUNITIES, INC.‘A final de esos reuniones, moniones de cosas quedan sin decir. Hoy genie que no tiene en cloro quién se compromelié 0 hocer qué cosa y pore cuéndo, © si el grupo llegé clgin acuerdo sobre cierto tems. Tombién pueden quedor conflictos lalentes © emosiones que ne twvieron posibilidad de expresién. Aunque lo reunién se cera, lor teraz queden ebierios, flolande e le derive. Todo este se sumo ol estrés de los portic- pontes y los lieve © aborrecer le posibilided de tener que osisr en el futuro o oro reunién, Asi, se hoce exiremodamente dificil coordinar las ecciones y tabeja: en equipe, ye que nodie quiere perder su fiempo en “reuniones iniilles” Los procesos de checkin (introduccién] y check-out (cierte) son herromienias que permilen oumentor le pro- ducivided de los reuniones, Al esloblecer un contexio comportide, lor objetives del encventro y los factores externas que tienen influencio sobre el estodo de nimo de lot porlicipanies, esos procesos permilen crear un climo propicio pare rotor con efecivided los temos relevantes. Ademét, ol inicior y terminar las reuniones con un espocio de exeuche respelvose, todos lienen le oportunided de decir su verdad y escuchar lot verdo- des de los demér. Check-in El checkin se estructure olrededor de tres preguntos: fo) 2Qué cizcunstoncias hocen neceserio (pare mi y pare el equipo) este encvento?. fb) 20vé retuliodols) quiero obtenes al finel de le reunién?, £por qué ron estos resuliodos importonies poro imi (pore nosoiros)?. [e)_ Tengo otra informacién signilicotiva (profesional © personal) pare comport? Lo primers pregunio se reliere o los condiciones o problemas que hacen necesaria lo reunién. Tada occién {incloyendo le convocatoria de lo reunién}, surge de uno dilerencie enire lo que uno cee que ocurité si lode sigue ‘sv curso normal” lo ave une quiere obienero que pote ene four, Las Greunstoncios que code ciel _ quiere modilicar, son las que hocen relevonte le reunién. Le segunda pregunta se rliere o los objelivos que cade portcipante roe @ lo reunién. A menos que estos secn comportides ¥ acordados el inicio, hobré serios desojusies més adelante, Al jguol qve el onuncio del piloto de un ovién antes de despegor: “Esle es el welo 215 de Aerolinecs Argentinas con destino ele ciudad de Modie”, pore derle |e oportunided de bojore © olgin distrcide, el encorgodo de une reunién ne deberia “despegor” sin ocordar con todos los porticipanies cual es e destino de le misma.” - ee > _3% © 2001, LEADING LEARNING COMMUNITIES, INC.La tercere pregunta se reliee o los Factores que postion ifr en elesiodo de dnimo de los participontes. Por ejemplo, i uno sobe que Ane he pesado lo noche en velo evidondo 6 su hijo, inlerpretoré sus boslezos de manera muy disinte que s supone que durmié bien, Todos necesilon “dor* sentido o le que dicen © hocen los demés, Uno "do" ese sentido o partir de une inferencic conlexiuol. Cuonto més informacién se tengo Pore hocet eles inferencos (Ano eslé consode, ne aburida}, melor podrén interpreters lor ecciones de les otros El grupo [o ef lider) debe definire in en 30 segundos © en § minutos. to prolundided ¥ lp exlension dependeré de le durocién previsio de lo Una persone puede hacer su check: nio tiempo se dedicaré ol check reunién y de la imposiane asigneda 0 los preporaives: tisicomente, convene ubicor 0 los pottipantes en forme de craic © semicieule pore que todor pueden vee, Esté demosiodo que lor conversaciones son mucho més elecivet vende los interlocutores pueden {vor literalmente cors-0-cors. El inico ‘elemento necesario pora el checkin es un objeto fecimente monipulable, come une piedra, uno teze o un baligreto, que hoge de “ebjeto orslorie". El objeto orale eF M2 especie de “micrélono virtval” que sire pore represenicr el derecho © expresarse Sn 35° interumpide. Le ideo es que séle hable vne persone @ le ve y que le hoge sin interrupciones. Qvien no Fane ‘el “micrsfono” no puede ser oid, por lo tanto debe quardar silencio y concentrarse en lo que dice qvien hoblo. Le slime aclorocién pertinenie, onies de empezar e+ ave el checkin es un proceso totalmente voluntoric. vrocis suede ou ebigeds hablar © 8 revs cos ave no aves, Nos Wale G# her ign events el secrelo més gronde”, sine de compartir inlormocion que puede s#1 relevonte pore le reunisn. Le decisién cerca de qué decir y qué no decir) at personal y propie de cade individuo y'depende de su crlterio. Si clavien prefere uordoralencio, puede decir “pose” y dele el tre ol siguiente orador Enel primer pose del checkin, loz perticiponies se tomen uno momentos pord medilar sobre las tres pregun- jos en forme sincere y obiedto, més old de los respuestos prélobricadas que pudieron Weer consige de antes En cilencio, tol vez tomendo elgunes noles, codo une rellexione sobre su siiyocién y sus objetives pore le vmontén. Este Sampo sine también pore “eentrare”, haciendo un checkin con vne THM> nies de inicior lo comunicacién con los demés. Si se desea, puede usérse uno misice de fondo pors “olivia ort al ail reflexive. Accontinvacién, un participante (el primer racer] +e olrece pore emperor loTonde. Tome el ‘objeto y expreso 5 Check in = © 2001, LEADING LEARNING COMMUNITIES, INC.su respuesie o los tres pregunies, mientras lo: demés lo escuchan en forma atento y sin interrumpirle. Cuando concluye, le pase el objeto 0 olre paricipante (a sv dereche © 0 sv iaquierdo), © lo dejo en el centro de lo ronde pore que quien desee hablar lo tome y al conclu lo welva o dejar en el mismo luger. Si el orador excede el iempo coneadide, bag puede hacer un gesto en silencio, come levantar le mono, pore ovisorle Si lo persone que sigue no deseo hablar, simplemente dice “poto", reservindose el derecho © hablar ol Jinalizar a ronde © © no decir nade. Silo persona elige hablo, do su respuesie o las res preguntes. El check in es disinio © un didlogo, en el senlide de que cada porticiponte do o conocer su poticién en vex de hay elgune ideo o lo que uno quiere responder, puede hacerlo ol comentar los posiciones de lor demés. Si finol de le ronda, El proceso te repile hosto que todos hoyen tenide su oportunidad de hablor o “posor”. All puede:abrirse un conto digloge no-esirveturade’donde lot parliipanies lengan lo opertunided de reflexionar sobre lor comen- toriot de lor otros. Este es el momento de buscor acverdos sobre las inlerpretociones y los objetives, pore esegurar Ie coordinacin de todos los poriicipantes de lo reunién. Beneficios del check-in El checkin olrece benelicior © los prticipanies como individvos, como grupo humane y come equine de troboie, © _Elcheckin es un acto de encloje que permite a code porticipante hocerse totolmente presenie. Aun que el cuerpo lisicomente esié en lo tala, lo mente puede esior en otro momento (recordando el potode, ploneonde el future) © en ol lugar (en Ia oficine, en lo cass}. El check-in flene por objeto concenicor lo atencién y reconocer |o existencia de posibles disrocciones. Cuando estes distraccie nes se hacen conscientes y publicos, yo no fienen el miismo poder perturbodor que adquieren en Ib © Elcheckir’ ogrege profundided contextual 0 lo reunién. Todo texto edquiere su sentido en relecion = leonlexlo y si uné noviene informecién sobre el conlexto necestoréinferile © inventorlo de clguna manera. Al conocer los Zircunstancios de los olros, se pueden entender mucho mejor sus inlereses y objetives. Ademas esto prolundidad contextuol permite que une vec © lor otras comp seves humanct complejos y ne come caritotwras unidimensionales: . = check i © 2001, LEADING LEARNING COMMUNITIES, INC.‘ El checkin permileo las personas exterierizar sentimientos signiicatves. Exto hace que los relocin nes sean més ovlénticas, Cosos que cortieniemente 5: 1on vislos como inopropiodas pare une reunion empresora 4 wuelven apropiodar, dado que alecton el extodo de énime de los pariciponies. Free scupociones come lo pene de Juan por su padre o lo ansiedad de Ane por sv hijo, pueden ser es cuchodas y respetodas. A) presentorse como seres humanos y no simplemente como manogers, los porticipentes “ensonchan’ la bando de comunicacién, Esle ensonchamiento previene le opericién de cloques perzonolesy fllos de respelo. Ex mucho més dif “trare dards” © une persone real que © un moniqui empresoric. El checkin impulse le eseucho octive y lo outerrallexién. Dodo que no fienen que preocuporse Por preparor su conletlocién ol orodo, los demés se relojan y presian otencién sin reservos: En ver de ctor pensondo qué von © decir © evbndo pueden inlerrumpir pueden exevchar con el 10% de se interés, Al lame iempo, pueden investigor sus propios reactiones frente o lo que dicen los demas. El checkin permite que los porticipantes hagan explicies sus intenciones y preocspaciones sobre le 1s mucho més fétilmen- reunién, Une vez que les intencione: solen o lo luz pueden ser compaginode: fe en une intencién comin. Une vez ave los preocupaciones solen @ le luz, pueden ser resveltas mucho més fécilmente. Por ejample, ens check-in Pedro posto expresor su ansiedd por el pres puesio que debe termincr pore al dio siguiente. Wego, el supe pode discui si es absolutamente ecesoro sy paricipacién o si puede ovsentorse ens. Pose lo que pose, Pedro se seniré mucho més comprometide con el grupo y le torea. t El check-in permite coordiner los objetivo’ y expectofivas de los participontes. Con frecvencio, hoy personaf en le reunién que no comprenden cloronvenie el abjelivo del encventro, © ave compren- mpolibles con los objelivor “cloromente” comprendidos pay otros ste oparace an un checkin, ofjeer ahies den “con clorided” objelives incor Algunot ad fienen ideo de por qué fueron invlades. Si de empezor, puede lomerse unos minutos pore expicor tu propésitoy negocior eon el grupo le max nera de continvar 1 Sin este verilicacion une puede perder hofos interminables en reuniones que de berian concelarse de inmedicio El checkin permite que afloren perspeciva distntos & las de “Ie histowo oficial”. En el clima de apertura que se propicio pueddh opérecer comentarios ¢ deat ave diieren de lo forme de pensor conventional. Esto impulse lo crectividedty los nuevas idecs. - Cheek in © 2001, LEADING LEARNING COMMUNITIES, INC. :El checkin oyude © vencer lo timidez. El proceso le do © cade porticipante lo oportunidad de expre corse sin inlerupciones, cose viel pore oquellor con dlfculiodes pore hoblar ante un grupo. Si he ‘cen uso de lo polabro ol comienzo y sienten lo escuche respelvora de los demés, se sentirén més cémodos durante lo teunién, Come comenié alguien, “Después del checkin, lo primero vez que une hablo, yo ne et en realidad le primero ver, sinole segunds. En el check-in uno ya rompis el hielo". én pousade. Le de © code uno el tiempo que El check-in genera un climo de respeto mule y rel necesito y merece, pero decir lo ave sienle y pienso, Uno puede lomarse el fiempe pare pensor mientras hoble y ax! reducir los decibeles meniales y le velocidod de le conversocién. Er dificil pen sor con cloridad en un entorno acelerade. Riezgor del check-in El check-in puede promover i inlercombios sinceres,-elevendo el respeto mutvo y le coordinacién de objetivos. Pero exo ne quile que hoyo une conlided de inquieludes legitimas toles come: Estas ingvietudes son vélides. El que todo el munde ovale plenamente e! check el checkin es extenso, se pierde demasiado flempo; el checkin es exttemodomente personal ¢ inapropiade pare une revnién de tebeie; al obtir emos exiermporénect, el checkin puede inducit ¢ deniore de lo ogende; el checkin es extroho, puede poner o lo genie incémede desde el comienzo, | buen fociliador los reconoce y oliende en forme directo,,en lugar de esumir in. De hecho, es necesario explicar le mecénico y les rezones el check-in antes de llevario © cabo. Asi como el check-in es une preparocién de contexte pore le reunién, lo explicacién previo es une preporacién de cor wntesto pore el checkin, Le introduccién al check-in es el momento edecvade pore responder o las dudes y 0 las preocupaciones. 1 lontobilided hoy une diferencie concepivel entre un gastoy une inversién. Les des Pérdido de fiempo: en c son erogociones, pere el gosto se consume inmediotomente, mientras que Ie inversibn se tronsformo en an octive que perdure efi el tiempo, contibuyendo o la produecién. El checkin Gactomente vflize recurso tempo, pero-l objelive es oumentar la productvidad de le reunién de forme talque el iempo de chi acctade de acverde con Ie Jein rinde uno cllo tase de retorno. Con respecto ol jvicio “demasicde", el checkin puede ser decision grupo. En lo preporacién del check-in son los misimot poricpan- tes quienes deciden cudhlo fiempe ssignorle, ~ Check in 7 © 2001-LEADING LEARNING COMMUNITIES, INC.2. Demasiodo personal: no hey neds en el check-in que obligue © los porlicipantes @ hocer comentarios privedes © 6 “venfilar problemas personales” con clgin miembro del equipe. El objefive es compaririniomocién relevante pora e! propésito. Esia informacién no tiene por qué ser de noturclezo Intima, Bien puede referirse © lo sitvacién empresaria © profesioncl de lo persona, sus inlereses, preocu- 1 relevante para Io reunién y qué pociones y aspirociones. Lo gente fiene le hobilidad de distinguir a no. El checkin deposite en los pariicipentes le confianze pore emilirexte jvicio de relevancia. 3. Temes extemporéneos: el propésito del check-in es revelor oquello que yo esi6 en la conciencio de loz porticipanies, El checkin no produce preocupeciones ojencs o lo reunién; sélo las exteriorize. Muchos de estot preocupocionet se celmon simplemente con lo posibilidad de ser expresadas y no necesitan més clencién, Algunes otras pueden resultor signilicatver pore e! propésito del encuentro. Exe seré el mo- mento donde el grupe puede decidir modilicar le ogende pore dorse el tiempo de trotadas. . El chedkin er une préctice nueva: por deliniién, todo lo nuevo es inusuel o “rare”. Pero exo no es yno razén pore descartarlo sin experimentor Lo clave de su oceplocién es su inttoduccién inteligible. Tal ver este frobojo puede eyudor © los miembros de un equipo © entender el cémo y el porqué del check-in, En ¢l peor de los casos, si después de algunas pruebas, el equipo evalda que el checkin no le result productive, siempre puede volver o lo forme tradicionel de empezor los reuniones. El corte de probor es Check-out Muchos veces, lo “verdedere” reunién trenscurre después de'lo reunién, Estos reuniones posl-reunién, fluidas yno estructurodes, son o menudo los espacio: donde emergen los temos reoles. El check-out es une formo de hacer que esos considerociones se reolicen dentro de Io reunién, pore que todos los poticipontes pueden oprovecharios 5 e El proceso de check-out, salvande los tres preguntas, es idéntico al proceso de che En verde servi como apertura, sive como cierre de le reunién, Durante su tronscurso, los porticipanies pueden hocer re~ flexiones sobre el conienide de le reunién.y su posicién en.relacién ol grupo. Pueden identificor moles eniendidos y dorfizar compromisos de accién futur. El check-out eyude ¢ crear uno idee compariide.de lo * ocurrido. Tembién puede genercr y revelar Gree: que merecen moyor enélisis, estobleciendo un merce pero futuros conversociones. : - 8 Check in E © 2001, LEADING LEARNING COMMUNITIES, INC.Las tres preguntas del check-out son: {c) 2Qué tareas me he compromelido o hacer fy pare cuéndo}?. {o) tHe quedede sin rotor alain teme imporionte pare mi? {e) 2Cudl es mi reflesign fincl sobre le reunién (en cvante 9 Ie treo, clo relacién ene las personas y 0 mi exiode de énimo)? Eitela, Ana, Pedro y Juan Si el grupo de coordinacién de markeling se hubiere tomade el fempo de hocer un check-in, Ia reunite podria heber sido muy distin. ‘Ang, unever reeuperade el eliento, miro sv agenda y dice: “Mil disculpos por llegar tore. Les explico lo gue ime ocurtiédyronie el check-in, £Cuénto lempo rios dames hoy?, Tenemos une ogende muy cargoda y yo ne oyudé nods llegando diez minutos tarde. nes", responde Estele, “no £m mi opinib, el checkin ho sido une de les portes més tiles de nuestros re quisiero oconeto deriosiodo. Sugiere que n0#lememor 10 minus" los demés asienen, Ane también vege de tomorse un minuto pare centrorse, Ano empieze: “iCusnto necesitobe este respiro! Estuve desbor- dodo [oto dc. Mi ie poxé la noche friend yeslo mafana lo lee ol médico. Entre lo folio de sueho y les prijor de hoy, estoy hecha una pile de neniat. Diseulpen por le tordenaa, Cen respecto ale reunién, me gustaria que nos ecupemos de definir los condiciones de poge pore lot grandes clientes. Esto es lo més importante pere mi Sigue Estel: “Lomento lo de tu hijo. Espero que no seo node. No quiero empezar lo reunién con un des ecuerdo, pero poro mi es ervciol que Kralemos el lems de lo campote publicitri, No sé si lenemos empo org hoblar de los condiciones de pose y la publicidad ef une sole reunién, pero s! ne definimes ciertos parémetros sobre Io compete, vomes 0 perder el tren” LUegode sv limo, Pedro reflexion’ acerce de su ingviatud por verse obligado o otender exe reurion “Tengo que lerminar el presupueste hoy mismo. Ye me veo covade en mi ofiine haste le medicnoche, Mi mujer ne esioré nado feliz". ~ check in E ’ © 2001, LEADING LEARNING COMMUNITIES, INC.Finalmente, Juon cuenta acerca del fumor de su padre: “Perdonen si parezoo un poco desinteresodo, todavio estoy conmocionade’, se disculpa; “hoy le hacen Is biopsic y no puede dejar de pensor en er. Los demés le expcesan su pesor por le noticia y le sugieren que voye @ ecompator © #8 padre. Aunque la presencia de Juon e+ imprescindible pora le dseusién de lor condiciones de page, a1 no estd ton comprome- fide con el temo de lo compato de publicidod. Asi que posponiende el primer lame y consi jerondo el segundo, el grupo puede “molar des péjorot de un fir" sotsforer 0 Esiele y liberar Juan. Joon, muy opradecido, decide ise, dindole ol resio permise pore tomer decisiones sobre le publicidad sin sv portcipe- ién, Come benefice osiconal, lo publicided es un emo menos complejo que los condiciones de poge, por lo que lo reunién puede acortarse, dejando que Pedro se dedique cvanlo oles 0 £2 presupuesio. La raunién resuo excelente, Esielo, Ane y Pde estén ton centtados que resvelven los femos sin nconveniens tes y mucho més répido de lo que hobien calculode, Eso ler do un buen fempe pare el check-out, donde code uno expreso sv deleite por la efectivided de la reuniébn 10 Cheek in - - {© 2001, LEADING LEARNING COMMUNITIES, INC. -Conduccién de Equipos de Trabajo UBA - Facultad de Ciencias Econdmicas UNA REUNION PRODUCTIVA NOS BRINDA UNA REUNION PRODUCTIVA NOS BRINDA ESTOS BENEFICIOS ® CREA UNA IDENTIDAD PARA EL EQUIPO DE TRABAJO. OFRECE UN AMBITO DONDE SE PUEDEN COMENTAR LOS PROGRESOS DEL GRUPO. ® BRINDA UNA OPORTUNIDAD PARA GENERAR SOLUCIONES CREATIVAS. 4 FOMENTA COMPROMISO CON LAS DECISIONES. 4 ALIENTA UN ESPIRITU DE COLABORACION Y FIJA EL RUMBO.Conduccién de Equipos de Trabajo UBA - Facultad de Ciencias Econémicas TRES ETAPAS ESENCIALES PREPARACION DE LA REUNION CONDUCCION DE LA REUNION EVALUACION DE LA REUNION.Conduccién de Equipos de Trabajo UBA ~ Facultad de Ciencias Econémicas PREPARACION DE LA REUNION RESPONSABILIDADES PREVIAS @ CONDUCTOR Convoca a fa reunién. Prepara la agenda Asigna funciones y responsabilidades a los participantes. MODERADOR Resefia la agenda y planes de la reunién anterior. Completa los preparativos necesarios. Trabaja con el conductor en la logistica SECRETARIOS Resefia la agenda y planes de la reunién anterior. Completa los preparativos necesarios. PARTICIPANTES Resefian agenda y planes de la reunién anterior. Completan los preparativos necesarios.Conduccién de Equipos de Trabajo UBA - Facultad de Ciencias Econémicas EOE LA AGENDA CINCO PASOS PARA ELABORAR LA AGENDA Paso 1: Fijar Objetivols. Preguntarse: ZEs necesaria esta reunién? {Qué resultado deseamos para esta reunion? EI objetivo debe ser breve y conciso y estar presentado como una meta, no como una declaracién vaga. Utilice palabras que denoten accidn: asignar, decidir, determinar, crear, producir, implementar., etc. b Paso 2: Confirmar la logi Cuando: Fecha y hora. : Donde: Lugar. Qué: Materiales, informes, documentos, muestras, etc. Quién: Participantes. Paso 3: Determinar los invitados Incluya entre los invitados a: Expertos en el tema. Gente clave para la toma de decisiones. Personas directamente afectadas por los objetivos de la reunion. Personas que se sentiran ofendidas si se las excluye. No incluya entre los invitados a: Gente no afectada por los objetivos de la reunién. Gente conocida como “problematica” sweConduccién de Equipos de Trabajo UBA - Facultad de Ciencias Econémicas Paso 4: Asignar funciones. Los roles: Dan a la reunién mas estructura. Permiten que cada uno se concentre en alcanzar los objetivos en el tiempo previsto. Deben asignarse antes de despachar la agenda. Deben rotarse, seguin el tipo y frecuencia de las reuniones. Paso 5: Elaborar los items y actividades. ‘+ Enumere los items de la agenda. ‘Sugerencias para ordenar los items de forma eficaz. Comience por los items mas importantes, para poder aprovechar la energia y el interés de los participantes. Distribuya primero los items breves y urgentes para evitar que queden postergados y desplazados. Concéntrese en pocos items importantes. Siga un orden légico. Si el objetivo es llegar a una decisién, la secuencia podria ser: Definir el problema. Evaluar las soluciones. Seleccionar las mejores alternativas. RON= Asignar responsabilidades. + Determinar un proceso para cada item. Escoger un método para encarar cada tema de la lista. Discusién Voto. Tormenta de ideas. Consenso Presentacién. Decisi6n. + Identificar a las personas responsables. + Asignar tiempo para tratar cada item.Conduccién de Equipos de Trabajo UBA - Facultad de Ciencias Econémicas Conduccion de Ea OS Oa CUATRO FUNCIONES. DECISIVAS PARA HACER LAS REUNIONES MAS. PRODUCTIVAS SECRETARIO ES EL RESPONSABLE DE REGISTRAR LA INFORMACION VITAL Y MANTENERLA VISIBLE: COTEJA LA EXACTITUD DE LA INFORMACION Y AYUDA A DISTRIBUIRLA ENTRE LOS PARTICIPANTES. CONDUCTOR FIJA LOS OBJETIVOS, PLANES Y ES RESPONSABLE DEL RUMBO GENERAL DE LA REUNION. MODERADOR [ADMINISTRA CONJUNTAMENTE CON EL CONDUCTOR EL TRABAJO DURANTE LA REUNION. er Y RESOLVER RAPIDAMENTE LOS PROBLEMAS PARA MANTERNER LA REUNION EN MARCHA. PARTICIPANTES SON LOS RESPONSABLES DE REALIZAR LA TAREA, GENERANDO IDEAS, ANALIZANDO INFORMACION, TOMANDO DECISIONES Y EJECUTANDO LOS PLANES DE ACCION.‘Conduccién de Equipos de Trabajo UBA ~ Facultad de Ciencias Econémicas CONDUCCION DE LA REUNION TAREAS Y RESPONSABILIDADES DEL CONDUCTOR COMIENZA LA REUNION A TIEMPO, ACLARA LAS FUNCIONES. FIJA LINEAMIENTOS PARTICIPA EN EL GRUPO SIGUE LA AGENDA. TIENE PODER PARA REORIENTAR EL TRABAJO, SINTETIZAR LAS DECISIONES Y LAS ACCIONES ACORDADAS.Conduccién de Equipos de Trabajo UBA - Facultad de Ciencias Econémicas OG OGG OG TAREAS Y RESPONSABILIDADES DEL MODERADOR CONCENTRA LA ATENCION EN UN TEMA. BUSCA LA PARTICIPACION DE TODOS. REGULA LA DISCUSION CONTROLA EL TIEMPO QUE SE DEDICA A CADA ITEM. SUGIERE OTROS METODOS Y PROCESOS. PROTEGE A LA GENTE DE TODO ATAQUE, CONTROLA A LOS PARTICIPANTES PROBLEMATICOS. PERMANECE NEUTRAL ANTE UN DESACUERDO.Conduccién de Equipos de Trabajo UBA ~ Facultad de Ciencias Econdmicas TAREAS Y RESPONSABILIDADES DE LOS PARTICIPANTES SABEN DE ANTEMANO EL OBJETO DE LA REUNION. CONFIRMAN SU ASISTENCIA. SON PUNTUALES. ADOPTAN UNA ACTITUD ABIERTA A LAS IDEAS AJENAS. AYUDAN AL MODERADOR A LIMAR ASPEREZAS Y PROCURAN QUE OTROS PARTICIPEN. # RESPALDAN LOS LINEAMIENTOS DE LA REUNION. 6 CONTRIBUYEN A BUSCAR CONSENSO. loConduccién de Equipos de Trabajo UBA — Facultad de Ciencias Econémicas Conduccin eee ——————— _ TAREAS Y RESPONSABILIDADES DEL SECRETARIO — CAPTALAS IDEAS SIN DESVIRTUAR NI PARAFRASEAR, 4 REVISA PARA COMPROBAR SI SE HA CONSIGNADO LA INFORMACION ADECUADA. @ AYUSAAL CONDUCTOR Y AL MODERADOR A SEGUIR LA INFORMACION — CONFECCION DE LAS ACTAS.Conduccién de Equipos de Trabajo UBA — Facultad de Ciencias Econémicas LINEAMIENTOS GENERALES & NO INTERRUMPIR A UN PARTICIPANTE MIENTRAS HABLA. @ NO CRITICAR LAS IDEAS AJENAS. “@ MANTENER UNA ACTITUD ABIERTA. COMENZAR Y TERMINAR LA REUNION PUNTUALMENTE. TODOS PARTICIPAN, NADIE PREDOMINA. 4B HACER CONCESIONES CUANDO SEA NECESARIO. @ EL MODERADOR TIENE AUTORIDAD PARA IMPONER ESTOS. LINEAMIENTOS. RESPETAR LOS TIEMPOS. itConduccién de Equipos de Trabajo UBA - Facultad de Ciencias Econémicas C—O a EVALUAGION DE LA REUNION ES HORA DE CERRAR Y EVALUAR LA REUNION CUANDO: @ Se alcanzaron los objetivos. ® Se necesitan mas datos para poder seguir avanzando. Para tomar decisiones se requieren expertos que no estén en la reunion. ‘& Los participantes necesitan mas tiempo para analizar y comentar el tema con terceros. Ciertos hechos pueden alterar la decision. No hay tiempo para tratar el tema como se debe. ® Un grupo especial puede resolver el tema con mas solvencia que esta reunion. La creciente tension impide realizar una tarea constructiva. © Se cumplid el tiempo convenido. LOS PARTICIPANTES PUEDEN REALIZAR DOS TIPOS DE EVALUACION: 4 Encuestas con comentarios y opiniones personales. Una evaluacién abierta que pide a los participantes que citen los aspectos positivos y negativos de Ie reunion.