PROCEDIMIENTO DE PAGOS 21-04-2014/V2

PROCEDIMIENTO
DE PAGOS

REGISTRO DE CAMBIOS

FECHA DE
DESCRIPCION U ORIGEN DEL
VIGENCIA/ VERSIÓN NUMERAL
CAMBIO
No.
3/ 5.5/ 6.1/ 6.3/ Se ajustaron las denominaciones de
6.1.6/ 6.1.7/ cargos según las modificaciones
01-09-2013/V1
6.1.8/ 6.4/ 6.5.5/ realizadas en la estructura
7 organizacional.

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1. OBJETIVO

Establecer sistemática y ordenadamente los pasos para realizar los pagos de los
compromisos adquiridos por la Institución, para el cumplimiento de su misión.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para el pago de los compromisos generados en todas las
dependencias de la Institución. Inicia con la recepción de las cuentas y termina con la
realización del pago y el archivo de los documentos correspondientes.

3. RESPONSABLE

El Jefe Financiero es el responsable directo de cumplir y hacer cumplir este

procedimiento.

4. DEFINICIONES

4.1 Cheque: El Cheque es un titulo valor por medio del cual una persona natural o
jurídica llamada "girador", ordena a un banco llamado "girado" que pague una
determinada suma de dinero a la orden de un tercero.

4.2 Transferencia electrónica: Es la manera de traspasar fondos desde una cuenta a

otra, a través de un servidor autorizado.

5. POLITICAS

5.1 Todos los pagos deben ser justificados mediante un documento soporte aprobado
por el ordenador del gasto.

5.2 En la Institución se podrán realizar pagos por los siguientes medios, en orden de
preferencia: Transferencia electrónica, cheques, tarjeta débito y tarjeta crédito. Los

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pagos menores podrán realizarse por caja menor, de acuerdo a lo estipulado en el

Reglamento de Cajas Menores.

5.3 No se podrán realizar pagos de cuentas que superen los 20 SMMLV, sin previa
autorización de la Junta Directiva, en concordancia con lo dispuesto en el Estatuto
General de la Institución.

5.4 No se permite el cambio de cheques por efectivo (de la caja menor), girados por la
Institución o por otras personas naturales o jurídicas.

5.5 El manejo de claves, preparación y dispersión de fondos o traslados por portales

bancarios, estará a cargo del Jefe Financiero y el Vicerrector Administrativo y
Financiero. El Jefe Financiero podrá delegar a uno de sus auxiliares para realizar estas
operaciones, previa autorización de la Junta Directiva y del cumplimiento de las
garantías exigidas por este órgano.

5.6 Un cheque pendiente de pago podrá permanecer en caja, máximo tres (3) meses.
Después de esa fecha se debe anular siguiendo lo establecido en el “Instructivo para
Anulación de Cheques y Comprobantes de Egreso”.

5.7 Los cheques contarán con sello húmedo o sello seco, como mecanismos de
seguridad.

5.8 Se usarán sellos restrictivos y cruces que impidan que los pagos sean desviados de
sus destinatarios originales, tales como: cheque cruzado, sello restrictivo: “para
consignar únicamente en la cuenta del primer beneficiario”, sello restrictivo “páguese
por ventanilla únicamente al primer beneficiario”

5.9 Para el retiro de cheques por personas diferentes al beneficiario, se exigirá un poder
firmado y autenticado, en el que se evidencien los nombres, cedulas y huellas de las
personas involucradas.

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5.10 Cuando se autoricen pagos relacionados con anticipos a empleados y/o terceras
personas, para la adquisición de bienes o servicios de uso institucional, el Jefe
financiero exigirá como garantía, la firma de un pagaré.

5.11 El tipo de anticipos descritos en el numeral 5.10, deberán legalizarse en un plazo

máximo de un (1) mes.

6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

6.1 RECEPCIÓN DE CUENTAS. El Jefe Financiero recibe las cuentas generadas por
diferentes conceptos así:

6.1.1 Cuentas de Proveedores: Son las facturas, cuentas de cobro o documentos

equivalentes que se originan por la adquisición de bienes. Son recepcionadas por el
Jefe de Almacén quien, además de firmar la cuenta, debe anexar los siguientes
soportes para el pago: “Orden de compra”, “Solicitud de pedido”, “Entrada de
almacén” y copia del Rut actualizado.

6.1.2 Cuentas de Cobro de Servicios Administrativos: Son las facturas, cuentas de

cobro o documentos equivalentes que se originan por la adquisición de Servicios
Administrativos. El Jefe de Compras es el responsable de recepcionar estas cuentas,
recoger las firmas del beneficiario del servicio tanto en la cuenta, como en el Acta de
Recibido a Satisfacción de Servicios y anexar los siguientes soportes: “Orden de
Compra”, Contrato de prestación de servicios y Póliza de seguros, cuando aplique,
copia del Pago a Seguridad Social, copia del Rut actualizado y certificado de no
declarante.

6.1.3. Cuentas de Cobro de Servicios Académicos: Son las facturas, cuentas de

cobro o documentos equivalentes que se originan por la adquisición de Servicios
Académicos en las Facultades, centros académicos o divisiones. La secretaria de

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Gestión Humana es la responsable de recepcionar estas cuentas firmadas por el

Decano de la Facultad o Director del área académica correspondiente, y anexar los
siguientes soportes para pago: “Orden de prestación de servicios”, copia del Rut
actualizado, Acta de recibido a satisfacción de Servicios, copia del contrato y copia del
pago de la Seguridad Social.

6.1.5 Facturas de Servicios públicos y privados: Se reciben directamente de la

empresa que presta el servicio. Incluye servicios públicos, celulares, arriendos y
vigilancia.

6.1.6 Nóminas: Es la liquidación de los salarios de los empleados y sus deducciones,

por los servicios prestados durante cierto período de tiempo. La genera la Oficina de
Gestión Humana y para el pago, se envía a la oficina financiera en medio digital,
acompañada de una comunicación escrita, con el resumen de los conceptos de salarios
y deducciones, firmada por el Director de Gestión Humana y el Ordenador del gasto.

6.1.7 Aportes Parafiscales y Seguridad Social: La liquida el auxiliar de Gestión

Humana en una planilla electrónica. Para el pago, se envía a la oficina Financiera una
comunicación escrita con los datos del valor liquidado, firmada por el Director de
Gestión Humana y el ordenador del gasto.

6.1.8 Obligaciones Financieras y Tributarias: Corresponde al Pago de cuotas de

créditos bancarios, impuestos, tasas y contribuciones. Esta información la maneja y
controla el Jefe Financiero.

6.2 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL. Una vez radicadas las cuentas en la oficina

Financiera, son entregadas al auxiliar de presupuesto para que realice la ejecución
presupuestal en los centros de costos y rubros correspondientes.

Nota: Cuando se trate del pago de un anticipo a empleados para la adquisición de

bienes o servicios de uso institucional, se sigue al paso 6.4.

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6.3 CONTABILIZACIÓN: Después de la ejecución presupuestal, las cuentas son

entregadas al auxiliar de Contabilidad para que realice la respectiva contabilización,
siguiendo el “Procedimiento de Contabilización”. Las cuentas contabilizadas son
entregadas al Jefe Financiero para que realice la programación de pagos.

6.4 PROGRAMACIÓN DE PAGOS: El Jefe Financiero realiza la programación de los

pagos con la información de las cuentas ejecutadas presupuestalmente y
contabilizadas. En la programación de pagos se relacionan las cuentas bancarias de
donde se debitará el pago y el medio que se utilizará para efectuarlo de acuerdo a lo
establecido en la política 5.2 de este procedimiento. Cuando sea necesario hacer
traslado de fondos entre cuentas institucionales, se diligencia el formato “Autorización
de traslados de fondos” y se recoge la firma del Vicerrector Administrativo y
Financiero. Este formato debe anexarse al comprobante de egreso del pago
correspondiente.

6.5 EJECUCIÓN DEL PAGO: El Auxiliar de pago recibe las cuentas y la programación
de pagos y procede a ejecutarlos por uno de estos medios:

6.5.1 Pago con Cheque de la institución: El auxiliar de pago verifica los saldos en las
cuentas bancarias, con el fin de que el cheque no sea devuelto, elabora el cheque
verificando el nombre del beneficiario, su identificación y el valor a girar; seguidamente
procede a colocar los sellos restrictivos según el caso. Los nombres y las firmas de las
personas autorizadas para firmar cheques institucionales, están relacionadas en el
formato “Firmas registradas en cuentas bancarias Corporativas”.

6.5.2 Pago con cheque de gerencia: Cuando el proveedor o acreedor exija el pago
con cheque de gerencia, el Jefe financiero elabora una comunicación dirigida al banco
solicitando su elaboración, en la que relaciona el número de la cuenta bancaria de la
que se hará el debito, el valor a girar, el nombre y el Nit. del beneficiario. Esta

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comunicación debe estar firmada por las personas registradas en esa cuenta bancaria.
Paralelamente elabora una comunicación autorizando al empleado de la institución que
retirará el cheque en el banco.

6.5.3 Pago mediante transferencia electrónica: El auxiliar de pagos se asegura de

que exista la autorización del beneficiario o titular de la cuenta para realizar el pago
mediante una transferencia electrónica. Si es así, procede a verificar el estado “De alta”
en las cuentas de la Institución, con claves de acceso a portales para realizar este tipo
de transacciones.

6.5.4 Pago con Tarjeta Débito: Se realizan en los casos en que el proveedor del bien o
servicio así lo exija, o a conveniencia de la institución.

6.5.5 Pago con Tarjeta de Crédito: Se realizan en los casos en que el proveedor del
bien o servicio así lo exija o a conveniencia de la institución. El Jefe Financiero es
quien decide el número de cuotas a pagar.

7. CONSTANCIA DE PAGO: Para la constancia del pago, el auxiliar de pagos elabora

los comprobantes de egreso correspondientes anexando los soportes contabilizados.
Cuando el pago se ha efectuado con cheque, el auxiliar de pagos contacta a los
beneficiarios para su entrega, recoge la firma en el comprobante de egreso y coloca el
sello de “Pagado” a todos los documentos anexos a la cuenta. Cuando los pagos se
hayan realizado por medios electrónicos, se imprime el recibo que arroja el sistema y se
anexa al comprobante de egreso correspondiente.

Nota: Los cheques correspondientes al pago de prestaciones sociales definitivas, serán

entregados por el Director de Gestión Humana, quien recoge la firma en el
comprobante de egreso y demás documentos que soporten legamente la terminación
de la relación laboral.

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8. ARCHIVO Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS: Las cuentas pagadas con todos sus

soportes de pago son archivadas en la oficina financiera en AZ debidamente
identificadas y preservadas durante dos años, después son transferidas a archivo
central.

9. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Procedimiento de Contabilización
 Instructivo para Anulación de Cheques y Comprobantes de Egreso

10. REGISTROS
 Autorización de traslados de fondos
 Firmas registradas en cuentas bancarias Corporativas
 Orden de prestación de servicios
 Orden de Compra
 Solicitud de pedido
 Entrada de Almacén

Elaborado por Aprobado por

Nombre Eduviges Martínez Arabia Piedad Martínez Carazo

Cargo Jefe Financiero Rectora

Firma Original Firmado Original Firmado

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