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Capacitación de

Usuarios

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Capacitación de usuarios

ESTRUCTURA DE CONTENIDOS
Pág.
Introducción........................................................................................................................3
Mapa de contenido.............................................................................................................4
1. La capacitación de usuarios y su relación con la fase de implantación del sistema......5
2. El plan de capacitación..................................................................................................5
2.1. Introducción (el qué)....................................................................................................5
2.2. Justificación (el por qué).............................................................................................6
2.3 Objetivos (el para qué).................................................................................................6
2.4. Categorización de usuarios (el quién).........................................................................6
2.5. Metodología (el cómo).................................................................................................6
2.6. Cronograma y horario (el cuándo)..............................................................................7
2.7. Recursos (el con qué).................................................................................................7
3. Ejecución de la capacitación..........................................................................................7
3.1. Realizar el alistamiento de la capacitación ................................................................8
3.2. Realizar los registros y llevar soporte del avance de la capacitación.........................9
3.3. Seguir el plan de capacitación....................................................................................9
4. Evaluar la capacitación..................................................................................................9
4.1. Ejemplo de resultados de la capacitación de usuarios............................................ 10
Glosario............................................................................................................................11
Bibliografía...................................................................................................................... 12
Control del documento.................................................................................................... 13

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Capacitación de usuarios

CAPACITACIÓN DE USUARIOS

INTRODUCCIÓN
La capacitación de usuarios permite adquirir
mejores conocimientos y destrezas en el manejo
de herramientas de Software durante la fase de
implantación de un sistema de información, se
hace necesario capacitar a los usuarios finales
en el correcto manejo del sistema desarrollado
de acuerdo con las funcionalidades propias del
rol de cada usuario, con el fin de obtener el mayor
beneficio del sistema y minimizar los riesgos
asociados al uso incorrecto del mismo ayudando
a un buen proceso estructurado y planificado.

Un Analista y Desarrollador de Sistemas de


Información además de requerir una buena
lógica y usar correctamente herramientas de
programación, también necesita tener excelentes
relaciones interpersonales y capacidades de
comunicación para dar respuesta a las inquietudes
de los usuarios y proporcionar los mecanismos y
estrategias necesarias para el uso adecuado de
los sistemas desarrollados.

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MAPA DE CONTENIDO

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Capacitación de usuarios

DESARROLLO DE CONTENIDOS
1. La capacitación de usuarios y su relación con la fase de implantación
del sistema.

La fase de implantación de un sistema de


información inicia después de realizar y superar
las pruebas del software y finaliza justo antes
de poner el sistema en producción. Esta
fase debe asegurar la correcta instalación y
funcionamiento de la aplicación, la entrega de
materiales requeridos para el mantenimiento y
uso de la aplicación y la capacitación adecuada
del personal que ejecutará las funcionalidades Figura 1. Capacitación de Usuario.
provistas por el sistema.

La capacitación de usuarios se puede llevar a cabo en cualquier momento durante la


fase de implantación, el momento en que se realice depende del cronograma establecido
para la puesta en producción del sistema y de la estrategia que se empleará durante
la capacitación. Por ejemplo, es posible que se realice la capacitación en auditorios al
mismo tiempo en que se instala la aplicación en los equipos finales o que se requiera
realizar la capacitación en el puesto de trabajo de cada usuario, para lo cual se requiere
que el proceso de capacitación se realice después de la instalación del sistema en todos
los equipos finales.

También es posible que, como parte de la estrategia de capacitación, se requiera para la


misma el uso de los manuales de usuario que pueden ser impresos o digitales, razón por
la cual estos deben ser construidos antes de la capacitación. Todos estos aspectos son
definidos en el plan de capacitación.

2. El plan de capacitación.

El plan de capacitación es un documento donde se responde el ¿Qué?, ¿Por qué?, ¿para


qué?, ¿quiénes?, ¿cómo?, ¿cuándo?, y ¿con qué? de una capacitación. Este documento
debe ser construido entre el responsable de brindar la capacitación (muchas veces el
propio desarrollador) y la administración, para garantizar los recursos necesarios para el
cumplimiento del plan.

2.1. Introducción (El qué).

En este apartado se realiza una descripción general del software y sus


principales módulos y se indica cómo está estructurado el plan de capacitación.

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2.2. Justificación (El por qué).


Se expresa por qué es necesario llevar a cabo el proceso de capacitación
de usuarios. No es la justificación del software, es la justificación de la
capacitación.

2.3 Objetivos (El para qué).


Definir los objetivos de la capacitación teniendo en cuenta que estos sean
medibles y alcanzables.

2.4. Categorización de usuarios (El quién).

La categorización de usuarios permite identificar los grupos de personas


con intereses y competencias similares para un proceso de capacitación
efectivo.

Los actores presentes en los diagramas de casos de uso brindan información sobre los
diferentes roles del sistema y las funcionalidades o módulos a los que pueden acceder,
esto permite capacitar a las personas en el uso de las funcionalidades a las que podrán
acceder. Un ejemplo de tabla de categorización de usuarios es el siguiente:

Tabla 1. Tabla de categorización


Módulos/ Competencias
Rol/Actor Usuarios
Funcionalidades en TIC
Rita Rubiela Rincón Alta
Módulo A
Actor 1 José David Teatín Rincón Alta
Módulo B
Juan José Teatín Rincón Baja

Freddy Daniel Gónzalez Alta


Módulo C Guillermo Rincón Badillo Alta
Actor 2
Módulo D Rosario Badillo Avendaño Baja
Juliana Rincón Remolina Alta

2.5. Metodología (El cómo).

En esta sección se describe cuál es la estrategia que se empleará para


brindar la capacitación a los usuarios y la forma en que se hará. Es importante
en este punto indicar si se realizará la capacitación de manera presencial y/o
virtual, las técnicas didácticas que se emplearán, la distribución de los grupos
de usuarios y la secuencia que se seguirá entre otros aspectos.

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2.6. Cronograma y horario (El cuándo).

El plan de capacitación debe incluir el cronograma de trabajo y el horario en


el cual se desarrollarán las diferentes actividades. Este cronograma y horario
debe ser previamente acordado con la administración.

▐▐█▐▐ ▐▐█▐▐

Figura 3. Cronograma.

2.7. Recursos (El con qué).

Se debe indicar el listado de los recursos requeridos para la ejecución de la


capacitación. Estos recursos pueden ser económicos, humanos, tecnológicos
o físicos.

3. Ejecución de la capacitación.

Para la realizar la ejecución de la capacitación, se muestra un ejemplo de un modelo de


un plan de capacitación con cada uno de los aspectos para tener en cuenta.

Tabla 2. Ejemplo de modelo de un plan de capacitación.

PLAN DE CAPACITACIÓN

IDENTIFICACIÓN DE LA NECESIDAD Y ORGANIZACIÓN DE LA CAPACITACIÓN

DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES SI NO N/A

Tareas de preparación
Obtener los permisos necesarios
Organizar los registros
Reservar el lugar de la capacitación
Seleccionar el personal encargado de la capacitación
Identificar los asistentes a la capacitación
Establecer el apoyo para la logística de la capacitación

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DESARROLLO DE LA CAPACITACIÓN OBSERVACIONES SI NO N/A

Descripción
Asegurarse que las formas de evaluación estén listas
Capacitación a realizarse durante el programa
Preparar una lista de los datos de los participantes
PREPARACIÓN DE CAPACITACIÓN OBSERVACIONES SI NO N/A
Ordenar y preparar material de capacitación
Prepara el equipo (audiovisual, computadoras, etc)
Preparar manuales de capacitación
Planear y reservar los espacios de la capacitación

ESTRUCTURA PLAN DE CAPACITACIÓN

TEMA DURACIÓN MODALIDAD FACILITADOR PARTICIPANTES

1. Introducción 1 hora PRESENCIAL Rita Rubiela Rincón CIMI


2. Descripción de módulos 1 hora PRESENCIAL Rita Rubiela Rincón CIMI
3. Inicio de sesión 1 hora PRESENCIAL Rita Rubiela Rincón CIMI
4. Gestión de cuentas 1 hora PRESENCIAL Juan José Teatín CIMI
5. Gestión de usuarios 2 horas PRESENCIAL José David Teatín CIMI
6. Operaciones del sistema 1 hora PRESENCIAL Juan José Teatín CIMI
7. Consulta del sistema 2 horas PRESENCIAL Juan José Teatín CIMI
8. Gestor administración 1 hora PRESENCIAL Juan José Teatín CIMI

Para la ejecución de la capacitación es recomendable tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

3.1. Realizar el alistamiento de la capacitación:

a. Alistamiento de materiales:
presentaciones, documentos, videos,
manuales, talleres, ejemplos.
b. Alistamiento tecnológico: computadores,
software, video beam, televisores,
parlantes.
c. Alistamiento físico: salón, sillas, tablero.
Figura 4. Ejecución de la aplicación

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3.2. Realizar los registros y llevar soporte del avance


de la capacitación:

a. Listado de asistencia por cada sesión de


capacitación firmado por los asistentes.
b. Registro de seguimiento y avance de la
capacitación.

Figura 5. Registro de Capacitación

3.3. Seguir el plan de capacitación:

• Verificar el cumplimiento de los


objetivos propuestos en el plan.
• Ejecutar la capacitación de acuerdo
con los grupos definidos con base en
el rol y las competencias identificadas.

• Aplicar la metodología y técnicas
definidas en el plan de capacitación.
• Respetar el cronograma y horario
establecido en el plan de capacitación.
• Realizar uso adecuado de los recursos
asignados para la capacitación.

Figura 6. Seguimiento al plan de capacitación.

4. Evaluar la capacitación.

La evaluación de la capacitación es una retroalimentación por parte de los usuarios sobre


el proceso de capacitación ejecutado, esta puede ser formal o informal y busca verificar la
eficacia de la capacitación normalmente relacionada con el cumplimiento de los objetivos
definidos para la misma.

Los resultados del proceso de evaluación deben ser analizados y frente a ellos tomar
decisiones como la necesidad de otro ciclo de capacitación personalizado o un plan de
choque antes de poner el sistema en producción.

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Tabla 3. Ejemplo de evaluación de la capacitación.

Factor Cumple No cumple


El curso cuenta con los objetivos y recursos necesarios. X
Se cumplió el cronograma y horario establecido para el plan de
capacitación. X

El contenido fue el adecuado en los recursos asignados para


la capacitación. X

La metodología aplicada y técnicas estuvieron bien definidas


en el plan de capacitación. X

La información del material estuvo clara, completa y correcta. X


El alistamiento de materiales de la capacitación fueron los
adecuados. X

4.1. Ejemplo de resultados de la capacitación de usuarios.

En la ejecución de la capacitación a usuarios se observaron cada uno de los siguientes


aspectos:

• Se requiere continuamente estar actualizando las capacitaciones a todos los


usuarios involucrados de la organización y el proyecto.

• Se debe seguir motivando a los usuarios de cada una de las áreas de la empresa
para cumplir con todas las actividades realizadas durante la capacitación.

• Sensibilizar la comunicación entre los usuarios de una forma asertiva en relación


con el nuevo modelo de trabajo y el adecuado uso del mismo.

• Hacer seguimiento a cada una de las responsabilidades designadas a los


usuarios finales porque cada uno de ellos debe estar identificado de acuerdo con
las actividades de los procesos que debe manejar.

• Seguir con el proceso de revisión de calidad de los materiales de la capacitación


para cumplir con los objetivos y sus actividades.

• Determinar la coordinación efectiva de las actividades de cada uno de los usuarios


en sus distintas actividades durante la implantación, esto conlleva a la correcta
ejecución de las actividades.

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GLOSARIO
Capacitación: formar, instruir, entrenar o educar a alguien.

Categorización: categoría a una clase, un tipo, una condición o una división de algo.

Cronograma: calendario de trabajo o de actividades.

Ejecución: operaciones que son especificadas por un programa.

Implantación: consiste en el último eslabón de la metodología de desarrollo de


implantación del proyecto y es posterior al proceso de prueba.

Plan: modelo sistemático que se elabora antes de realizar una acción.

Registro: espacio donde se procede a registrar una cosa.

Sistema: un sistema es módulo ordenado de elementos que se encuentran


interrelacionados y que interactúan entre sí.

Usuario: hace mención a la persona que utiliza algún tipo de objeto o que es destinataria
de un servicio, ya sea privado o público.

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BIBLIOGRAFÍA
Cabero, A. (2007). Tecnología Educativa. España: McGraw-Hill Interamericana.

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CONTROL DEL DOCUMENTO

CAPACITACIÓN DE USUARIOS

Centro Industrial de Mantenimiento Integral - CIMI


Regional Santander

Líder línea de producción: Santiago Lozada Garcés.

Rosa Elvia Quintero Guasca.


Asesores pedagógicos:
Claudia Milena Hernández Naranjo.
Líder expertos temáticos: Rita Rubiela Rincón Badillo.
Experto temático: Andrés Julián Valencia Osorio.(V1)
Rita Rubiela Rincón Badillo. (V2)

Diseño multimedia: Tirso Fernán Tabares Carreño.

Programador: Francisco José Lizcano Reyes.

Producción de audio: Víctor Hugo Tabares Carreño.

Este material puede ser distribuido, copiado y exhibido por terceros si se


muestra en los créditos. No se puede obtener ningún beneficio comercial y
las obras derivadas tienen que estar bajo los mismos términos de la licencia
que el trabajo original. .

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