MANUAL DE USUARIOS

SUGPS

Equipo de Desarrollo SUGPS

sugps@ula.ve
Contenido
Descripción del Manual.................................................................................................................. 5
Descripción del Sistema ................................................................................................................. 5
Descripción de la Interfaz del SUGPS .............................................................................................. 5
Funciones Comunes ....................................................................................................................... 6
Nuevo Registro. ......................................................................................................................... 6
Guardar Registro ........................................................................................................................ 7
Borrar Registro........................................................................................................................... 8
Bajar Registros a Excel................................................................................................................ 8
Fondo de Trabajo ........................................................................................................................... 9
Registrar Factura ........................................................................................................................ 9
Crear Nueva Factura............................................................................................................. 10
Pagar Factura Por Caja Chica ................................................................................................ 13
Pago a Proveedores ................................................................................................................. 14
Orden de Compra .................................................................................................................... 15
Registrar Orden de Compra .................................................................................................. 15
Pagos Realizados ...................................................................................................................... 18
Reintegro sobre Pagos Efectuados ........................................................................................... 19
Reintegro Sobre Pago por Rendir.......................................................................................... 19
Caja Chica ................................................................................................................................ 21
Maestro de Caja Chica .......................................................................................................... 21
Generación de Comprobantes de Retención por Cajas Chicas............................................... 23
Apertura de Caja Chica ......................................................................................................... 23
Movimientos de los Fondos ..................................................................................................... 23
Detalles de los Movimientos (Apertura, Reposición, Reintegro)............................................ 23
Detalle de los Movimientos de Reprogramación................................................................... 24
Crear Fondo ......................................................................................................................... 24
Apertura del Fondo .............................................................................................................. 25
Reposición de Fondo ............................................................................................................ 25
Reprogramación de Fondos .................................................................................................. 26
Reintegro a la Tesorería........................................................................................................ 26
Impuestos al Valor Agregado.................................................................................................... 27
CH Reintegro de Retenciones IVA ......................................................................................... 27

1
 Comprobante de Retención de IVA....................................................................................... 27
Declaración Informativa ....................................................................................................... 28
Impuesto Sobre la Renta (ISLR) ................................................................................................ 29
CH Reintegro de Retenciones ............................................................................................... 29
Comprobantes de Retención de ISLR .................................................................................... 30
Descargar Archivos ............................................................................................................... 30
Declaraciones ISLR ............................................................................................................... 31
Rendición de Gastos................................................................................................................. 31
Preparar Rendición de Fondos en Anticipo ........................................................................... 31
Rendición en Proceso ........................................................................................................... 32
Rendiciones Efectuadas (Por Cuenta Presupuestarias) .......................................................... 34
Rendiciones Efectuadas (Por Documentos)........................................................................... 35
Recibos de Ingreso a Caja ......................................................................................................... 36
F9 Planilla............................................................................................................................. 37
Ingresos Propios .......................................................................................................................... 38
Movimientos de Ingresos Propios ............................................................................................ 38
Reposición (CP-P01) ............................................................................................................. 38
Reposición o Apertura (CP-OP Tipo 4)................................................................................... 38
Ingresos Propios SAR ................................................................................................................ 39
Cargar Ingresos Propios SAR ................................................................................................. 39
Ingresos Propios SAR procesados y en Trámite. .................................................................... 39
Movimientos Centrales ................................................................................................................ 40
Registrar Factura ...................................................................................................................... 40
Tesorería.................................................................................................................................. 40
Crear Orden de Pago por Tesorería ...................................................................................... 40
Orden de Pago Por Tesorería. ............................................................................................... 41
Traspaso misma Dependencia .................................................................................................. 42
Crear Nuevo Traspaso de Misma Dependencia ..................................................................... 42
Traspaso Entre Dependencias .................................................................................................. 44
Apartado Presupuestario ......................................................................................................... 44
Apartado Presupuestario (Crear Y Consultar) ....................................................................... 44
Crear Gasto Contra Apartado ............................................................................................... 45
Consultar Gasto Contra Apartado ......................................................................................... 45

2
 Movimiento Para Liberar Saldo de Apartado ........................................................................ 46
Orden de Pago Financiera ........................................................................................................ 47
Registro de Comisiones Bancarias ............................................................................................ 47
Crear Nueva Comisión FONACIT ........................................................................................... 47
Movimiento Tipo “H” ............................................................................................................... 48
Crear .................................................................................................................................... 48
Consultar ............................................................................................................................. 49
Consultas ..................................................................................................................................... 49
Presupuesto ............................................................................................................................. 49
Resumen por Código Presupuestario........................................................................................ 50
Tablas Básicas .......................................................................................................................... 50
Estructura Organizativa ........................................................................................................ 50
Estructuras por Proyectos .................................................................................................... 51
Fuentes de Financiamiento .................................................................................................. 51
Clasificador de Egresos ......................................................................................................... 52
Unidades Ejecutoras ............................................................................................................. 52
Beneficiarios y Proveedores ................................................................................................. 52
Bancos ......................................................................................................................................... 53
Cuentas de Banco .................................................................................................................... 53
Bancos ..................................................................................................................................... 54
Movimiento de Cuenta de Fondo En Anticipos (Ingresos Propios) ............................................ 55
F6: Imprimir Cheques ........................................................................................................... 55
F7 Devolver Pago ................................................................................................................. 56
F8: Cambiar Cheque ............................................................................................................. 56
Agregar Movimientos de Bancos (Lote) .................................................................................... 57
Agregar Movimiento de Banco ................................................................................................. 57
Eliminar Movimiento de Banco ................................................................................................ 58
Cuenta a Conciliar .................................................................................................................... 58
Conciliar y Puntear ................................................................................................................... 59
Reporte de Conciliación ........................................................................................................... 60
Procesar la Conciliación............................................................................................................ 60
Configurar Cheque para Imprimir ............................................................................................. 60
Impresora de Cheques ......................................................................................................... 60

3
Administración............................................................................................................................. 61
Configurar Estación .................................................................................................................. 61
Cuentadantes........................................................................................................................... 62
Administrador .......................................................................................................................... 62
Administración de Usuarios...................................................................................................... 63
Usuarios ............................................................................................................................... 63
Ingresar Nuevo Usuario ........................................................................................................ 63
Perfiles de Usuario ............................................................................................................... 64
Parámetros .............................................................................................................................. 65
Parámetros Globales ................................................................................................................ 65
Estaciones Instaladas en la dependencia .................................................................................. 65
Enviar Solicitud o Comentario .................................................................................................. 66

4
Descripción del Manual

El manual de usuario permitirá a los mismos con conocimientos en el área de administración

y conocimientos mínimos en el área de computación e informática poder usar el Sistema
Universitario de Gestión Presupuestaria Sectorial (SUGPS), para poder realizar los movimientos
propios del área y administrar los recursos presupuestarios y financieros asignados por la
Universidad para ser ejecutados por la Dependencia.

Descripción del Sistema

El Sistema Universitario de Gestión Presupuestaria Sectorial (SUGPS) es un sistema

parcialmente centralizado que permite al usuario, administrar recursos financieros y
presupuestarios asignados a la dependencia que administra, a la Unidad de Control Presupuestario
y Dirección de Tesorería, acceder a la información de los movimientos generados en las Unidades
Administrativas Descentralizadas para el control, acceso a los datos en línea para poder dar
información sobre la ejecución del Presupuesto Universitario y del estado de los Recursos.

El sistema posee ventajas como la actualización automática, la capacidad de soporte en

línea por parte de los Analistas Desarrolladores de la DSIA que dan soporte al mismo.

Descripción de la Interfaz del SUGPS

La interfaz gráfica es amigable con el usuario y permite de una manera intuitiva hacer uso
de los módulos que el sistema posee para acceder a la información, crear movimientos, ejecutar
gastos, etc., de los recursos de la dependencia.

Brinda seguridad de manera que para poder acceder al sistema hacer que poseer un usuario
y contraseña relacionado con la dependencia con la cual está configurada la unidad los cuales hay
que insertar en la pantalla principal del sistema en sus respectivos campos, también permite al
usuario administrar su contraseña desde esta misma pantalla.

5
 Esta está distribuida en diferentes áreas como el menú, el área de trabajo, área informativa,
y barra de estado.

Menú: Permite acceder a los diferentes módulos del Sistema.

Área de Trabajo: Es donde se despliegan los diferentes formularios y cuadriculas de información

llamados Browser.

Área Informativa: Permite a los usuarios leer Noticias o Información Importantes.

Barra de Estado: Permite ver la Información del usuario y sistema al que se está conectado
actualmente, fecha y versión con la cual se está trabajando.

Funciones Comunes
Nuevo Registro.
Se puede crear un nuevo registro en el módulo que se está trabajando de cuatro maneras.

Ctrl + N: Esta Combinación de teclas despliega el formulario para la creación de un nuevo registro.

Menú -> nuevo:

6
Acceso Rápido -> Nuevo:

Menú Contextual: A este menú se accede haciendo clip con el botón derecho del ratón en el área
de la cuadrícula.

Guardar Registro
Para guardar el registro en el que se está trabajando hay cuatro maneras:

Con el botón F3

Inicio -> saveReg:

Acceso Rápido -> Botón Guardar:

Con el botón Aceptar del Formulario

7
Borrar Registro
Se puede crear un nuevo registro en el módulo que se está trabajando de cuatro maneras.

Ctrl + Y: Esta Combinación de teclas permite eliminar el registro seleccionado.

Menú -> deleteReg:

Acceso Rápido -> Eliminar:

Con el Menú Contextual: A este menú se accede haciendo clip con el botón derecho del ratón en el
área de la cuadrícula.

Bajar Registros a Excel

Una de las ventajas del SUGPS es que permite descarga la información desplegada en la
pantalla a Excel para poder obtener la información en otro formato para su manipulación.

Para realizar esta acción se deben seguir unos simples pasos.

8
 1) Hacer clip con el ratón en cualquiera de los registros mostrados en la cuadricula.
2) Ejecutar uno de los siguiente pasos:
a. Menú -> Bajar a Excel

b. Barra de Acceso Rápido

3) Se debe completar la información del siguiente formulario:

a. Guardar en carpeta: Indicar en que Carpeta se va a almacenar el archivo de Excel

Generado.
b. Nombre del Archivo: Nombre del Archivo que se va a generar con la información.
c. Formato: El sistema permite definir el formato o extensión del archivo que se va a
generar; Excel 2007 o Superior (xlsx), Excel 2003 (xls), Texto separado por comas
(csv) entre los más usados.
d. Aceptar.

Fondo de Trabajo

Registrar Factura

Módulo que en primera instancia nos muestra una cuadricula donde se nos listan todas las
facturas registradas en el sistema por Fondo en Anticipo con una información básica que nos
permite conocer el Rif del beneficiario, numero de factura, fecha, estado, monto, retenciones,
también nos permite el registro de una nueva factura usando algunos de los métodos ya descritos.

9
Crear Nueva Factura

Para crear una factura hay que completar todos los campos con puntos azules.

10
Ud. Ejecutora: En este campo se selecciona el código de la Unidad ejecutora a la cual se le va a
imputar un gasto.

Fecha de la Factura: Fecha del Documento que se está registrando, Fecha de la Factura, Fecha de la
planilla de viatico o fecha de la nota de entrega.

RIF Proveedor: Rif del proveedor o Beneficiario del gasto que se va a efectuar, es importante
destacar que si es una persona Natural el gasto se debe ejecutar con el RIF y no con el número de
cédula como se había realizado en Años anteriores.

Nro. De Factura: Número de identificación del documento con el cual se está imputando el gasto,
Número de Factura, Número de Nota de Entrega, Número de planilla de viatico, Número de
comisión Bancaria.

Nro. De Control: Número de control de la factura, en caso de poseer dejar el campo en blanco, no
colocar NA, N/A ni 0.

Concepto: Una breve descripción del gasto.

Retener el: Se refiere al porcentaje de retención del Impuesto al Valor Agregado Aplicable a ese
documento, puede ser 0%, 75% o 100% según la Ley lo indique para el tipo de movimiento.

A cta. de Terceros: Marcar este campo si la retención del IVA se va a realizar a cuentas de terceros,
como el conocido caso de las aerolíneas con los pasajes aéreos.

Rif Mandante: En caso de ser retención a terceros en este campo debe ser registrado el RIF
mandante o al que se le va a realizar la retención de IVA.

Monto Exento: Este campo es calculado en base a la suma de todos los detalles registrados en la
factura que han sido marcados con alícuota cero (0).

Base Imponible: Este campo es calculado en base a la suma de todos los detalles registrados en la
factura que han sido marcados con alícuota diferente de cero (0), esta es la base para el cálculo del
IVA.

IVA Total: Este campo refleja la sumatoria de todos los registros realizados en los detalles marcados
como IVA, es decir, la sumatoria de todos los detalles con CPE = 4031801, esté campo será la base
para el cálculo de la retención del IVA.

IVA Retenido: Es calculo según el campo IVA total y porcentaje de retención aplicado
anteriormente, si el monto es diferente a cero (0) el pago de este documento genera un
comprobante de retención.

Aplicar: Este campo permite al usuario seleccionar el código de impuesto sobre la renta aplicable al
gasto que se está imputando. Es decisión y responsabilidad del usuario aplicar el código de retención
correcto según el tipo de persona y servicio que se le está prestando a la institución.

Monto Sujeto a Retención: El sistema coloca automáticamente el monto base para el cálculo de la
retención del impuesto sobre la renta, sumando todos los detalles del documento que no han sido
marcado como IVA, este monto es modificable a disposición del usuario según sea el caso.

11
ISLR Retenido: Este campo es calculado según la regla aplicable al tipo de retención, el monto sujeto
a retención, este campo es modificable según la disposición del usuario, es responsabilidad del
usuario que este campo este bien calculado.

Viáticos y Pasajes: Este campo debe ser marcado en caso de que el documento de gasto que se esté
registrando sea un viatico.

Tota Factura: Campo calculado sumando todos los detalles del documento, debe coincidir con el
físico del documento de gasto.

Pago Neto: Campo calculado con el restándole al total factura el monto de las retenciones aplicadas
al documento.

Al Guardar el documento se despliega la ventana donde deben ser registrados los detalles del gasto
que se va realizar.

Este formulario debe ser llenado con los siguientes campos:

Detalle: Una pequeña descripción del ítem que se está registrando.

Unidad Ej.: Es la estructura de la unidad ejecutora a la que se le está imputando el gasto, el sistema
valida que a nivel de fondo se haya solicitado recursos por esa Unidad Ejecutora.

Proyecto: Corresponde a la estructura por proyecto por el cual se está imputando el gasto, el
sistema valida que a nivel de fondo se haya solicitado recursos por ese Proyecto.

Fuente: Corresponde a la estructura por Fuente de Financiamiento por el cual se está imputando el
gasto, el sistema valida que a nivel de fondo se haya solicitado recursos por esa fuente.

CPE: Corresponde a la estructura del Clasificador Presupuestario de Egreso por el cual se está
imputando el gasto, el sistema valida que a nivel de fondo se haya solicitado recursos por esa la
partida a la cual pertenece este CPE, si esta cuenta en específica no hay disponibilidad pero a nivel
de Partida si lo hay el deja ejecutar el gasto, pero al momento de generar la rendición va a solicitar
un traspaso para poder rendir.

Cantidad: Corresponde a la cantidad de ítem de la factura correspondiente a este detalle.

12
Precio Unitario: Precio unitario del ítem del cual se está imputando el gasto.

Subtotal: Campo calculado que se obtiene del cálculo a partir de la cantidad de Ítem por el Precio
Unitario.

Haber: En caso de haberse realizado un anticipo por esa cuenta al proveedor, este debe ser
registrado en este campo para que sea deducido del monto total del pago sin afectar el monto de
la factura.

Alícuota IVA: Corresponde al porcentaje del Impuesto aplicado al ítem que se está registrando, en
caso de ser cero (0), el sistema asumirá que es un ítem exento, sumándolo al total exento de la
factura.

Detalle de Gasto: Corresponde al detalle auxiliar de la cuenta, en el caso de ser necesario el sistema
indicará que el mismo debe ser administrado.

Luego se deben guardar los cambios, bien sea para salir de los detalles y totalizar o para agregar un
nuevo registro a los detalles de la factura.

Pagar Factura Por Caja Chica

Para realizar el pago de un factura por caja chica solo basta con seleccionar la factura que
desea pagar, y darle F6 o clip al botón “Pagar por Caja Chica” que se encuentra ubicado en la parte
inferior izquierda de la cuadricula. En el formulario que se despliega a continuación se debe
seleccionar la caja chica con la que se desea pagar la factura, esta acción valida que la caja chica
posea recursos suficientes para pagar dicha factura.

Toda la información mostrada en esta pantalla es referente a la factura que se desea pagar con la
caja chica que se debe seleccionar en el campo “Seleccione Caja Chica” donde aparecerán listadas
las cajas chicas Abierta y con Saldo.

13
Pago a Proveedores
Al entrar al módulo de pago a proveedores aparecerá una lista de los proveedores a los
cuales pertenece los documentos que están registradas en el módulo anterior que están en estatus
Por Pagar (xPagar), este módulo permite realizar pagos a los proveedores de una o más documentos
con un Cheque o una Nota de Débito.

Para procesar el pago a un proveedor se debe hacer doble clip sobre el registro del proveedor al
cual se le va a pagar, a continuación se desplegará una ventana con la información de los
documentos que están en estatus “xPagar”.

En la parte superior del formulario se muestra información básica sobre el proveedor y la

dependencia a la cual se le va a imputar el gasto.

En la parte media de la pantalla, aparece la lista de documentos pendientes de pago, allí se puede
seleccionar/deseleccionar los documentos para el pago.

En la parte inferior de la pantalla aparece información la de pago:

14
Concepto: Una pequeña descripción del pago que se le está realizando al proveedor.

Cuenta de Banco: Se selecciona el número de cuenta por el cual se va a generar el pago.

Forma de pago: Se muestra una lista de los tipos de movimientos bancarios, donde se selecciona
uno para procesar el pago.

Referencia: Corresponde al número de documento bancario con el cual se va a realizar el pago.

De Fecha: Corresponde a la fecha del documento bancario con el cual se va a realizar el pago.

Totalizar: Totaliza la suma de los documentos seleccionados para pagar con registro, si el tipo de
persona es natural y posee Retención de Impuesto Sobre la Renta, este botón recalcula el total a
pagar y el monto de la retención.

Procesar Pago: Crea el documento en la tabla de movimientos de bancos, pasa los documentos a
estatus “Paga”, y si este movimiento posee algún tipo de Retenciones, genera los comprobantes de
retención para ser impresos por sus respectivos módulos, si los documentos de pago están
asociados a una Orden de Compra, está pasará de estar en Estatus “Procesada” a estar en estatus
“Cancelada”.

Orden de Compra
Registrar Orden de Compra
Al entrar a este módulo se despliego una cuadrilla con las órdenes de compra registradas,
se pueden registrar nuevas, Procesar e Imprimir las planillas de las mismas.

15
Crear nueva Orden de Compra
Para crear una nueva Orden de compra se debe completar el formulario de creación de Orden de
Compra.

Unidad Ejecutora: Corresponde al código de la Unidad Ejecutora a la cual pertenecen los fondos a
los cuales se le van a comprometer los recursos con la Orden de Compra.

Fecha: Corresponde a la fecha del movimiento.

Tipo: Se debe escoger entre las siguientes opciones:

• Carta Compromiso.
• Orden Especial.
• Orden de Compra.
• Orden de Pedido.
• Orden de Servicio.
• Reembolso.

Licitación: Se debe escoger entre las siguientes opciones:

• Adjudicación Directa.
• Concurso Abierto.
• Concurso Cerrado.
• Consulta de Precios.
• Exclus. Modalid. Selec.

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Tipo de Entrega: Se debe escoger entre las siguientes opciones:

• Parcial.
• Total.

RIF Proveedor: Se debe insertar el RIF del proveedor.

Concepto: Una breve dar una pequeña descripción de la Orden del movimiento.

Al Guardar se despliega el siguiente formulario donde se deben insertar los detalles del movimiento.

Detalle: Una pequeña descripción del ítem que se está registrando.

Unidad Ej.: Es la estructura de la unidad ejecutora a la que se le imputará el gasto, el sistema valida
que a nivel de fondo se haya solicitado recursos por esa Unidad Ejecutora.

Proyecto: Corresponde a la estructura por proyecto a la que se le imputará el gasto, el sistema valida
que a nivel de fondo se haya solicitado recursos por ese Proyecto.

Fuente: Corresponde a la estructura por Fuente de Financiamiento a la que se le imputará el gasto,

el sistema valida que a nivel de fondo se haya solicitado recursos por esa fuente.

CPE: Corresponde a la estructura del Clasificador Presupuestario de Egreso a la que se le imputará

el gasto.

Cantidad: Corresponde a la cantidad de ítem de la orden correspondiente a este detalle.

Precio Unitario: Precio unitario del ítem del cual será imputado el gasto.

17
Subtotal: Campo calculado que se obtiene del cálculo a partir de la cantidad de Ítem por el Precio
Unitario.

Guardar el detalle y agregar tanto detales tenga la Orden.

F6: Procesa/Reversa

Una vez registrada la Orden se procesa seleccionándola en la cuadricula y presionando la tecla F6 o

pulsando el botón que aparece en la esquina inferior izquierda de la cuadricula con la leyenda
“F6:Procesa/Reversa”; si el estatus de la Orden se ”NoPr” quiere decir que la Orden no está
procesada, por lo tanto no está afectando de manera ninguna los saldos del Fondo de trabajo, Si el
estatus de la Orden es “Procesada”, quiere decir que la Orden está afectando el presupuesto del
fondo de trabajo, comprometiendo los recursos para luego ser pagados a través del fondo
relacionando esta Orden con una factura para ser pagada, al realizar el pago de una factura la Orden
pasa de estar en estatus “Procesada” a estar en estatus “Cancelada”, una vez en este estatus no
puede ser reversada y el saldo que ella compromete es liberado.

F9: Planilla

Con esta función se imprime la Planilla de la Orden.

Pagos Realizados

En esta opción se presenta una cuadricula con todos los documentos de bancos con los cuales han
sido cancelada Facturas.

18
 Si se selecciona alguno con doble clip se podrá ver la información correspondiente a este
documento y las Facturas relacionadas al mismo.

Reintegro sobre Pagos Efectuados

Reintegro Sobre Pago por Rendir

Al entrar en este módulo se presenta una cuadrilla con la información correspondiente a los
reintegros de los pagos realizados aún por Rendir.

Crear Nuevo Reintegro de Pago por Rendir

Para crear un nuevo reintegro de un pago por rendir se debe completar la información del
siguiente formulario

19
Se selecciona la Unidad Ejecutora, El RIF del proveedor, número de factura contra el cual se va a
hacer el reintegro, cta. del banco de donde se realizó el depósito de reintegro, No. Depósito y la
fecha en la cual fue realizado el mismo, motivo por el cual se está reintegrando. Al guardar esta
información se desplegara la ventana para agregar la información de los detalles de las cuentas por
la cual se está haciendo el reintegro.

Se debe completar la información necesaria del reintegro del gasto no rendido, para que cuando se
procese el movimiento este monto pase a la disponibilidad del saldo de los Fondos de trabajo y
libere la disponibilidad presupuestaria del mismo.

F6: Procesar/Reversar

Para procesar este reintegro se selecciona el movimiento a procesar, esto rebaja el monto
del gasto, aumenta la disponibilidad del fondo y presupuestaria de la cuenta reintegrada.

20
Caja Chica
Maestro de Caja Chica
Este Módulo nos muestra una cuadricula con la información de las Cajas Chicas, permite
Consultar, Reponer, Cerrar y Anular cajas chicas previamente creadas.

Para consultar una caja chica solo hace falta seleccionar la caja chica que se desea consultar y dar
doble clip para que se despliegue el formulario con la información de la misma.

Se muestra información como el nombre de la caja chica, la fecha de creación, la unidad ejecutora
asociada a la Caja Chica, el responsable, la cuenta del banco de donde salió el cheque con la cual se
apertura la caja chica y el número de documento usado para tal fin, El estatus de la caja chica y el
número de documento de cierre en caso de que esté cerrada con depósito, el monto de apertura,
cuanto se ha gastado, lo disponible, el ISLR retenido y el efectivo total que debe haber en caja.

Devolver Pago
Para devolver un pago realizado con caja chica se selecciona la factura pagada por esa caja
chica que se desea devolver y se presiona la tecla F6, el sistema pide la confirmación si es el pago
correcto que se desea devolver.

Depósito de Cierre
Cuando se cierra la caja chica y aún hay efectivo en caja, el proceso de cierre pide un número
de depósito, si este ha sido registrado errado se puede corregir por esta función.

21
F6 Reposición de Caja Chica
Para reponer la caja chica, se selecciona el registro de la caja chica que se desea reponer, y se activa
la función “F6: Reponer Caja Chica” el sistema validará que el monto en el fondo sea mayor o igual
al que se desea reponer, solo hace falta completar la información del número de cheque con el que
se desea reponer y la fecha del mismo en el siguiente formulario, al procesar la reposición el
documento de reposición se registrará automáticamente en movimientos de bancos.

F7: Cierre de Caja Chica

Para cerrar la caja chica se activa la opción “F7 Cierre”, donde se solicita información sobre el cierre,
si la caja chica aún posee efectivo de sebe registrar el depósito de cierre con su fecha y número de
depósito en el siguiente formulario.

F8: Anular Caja Chica

Al anular la caja chica, el cheque de apertura se Anulará, lo que quiere decir que en movimientos de
Banco el Cheque pasa a ser de Apertura de Caja Chica a Cheque Anulado con monto cero (0), si, por
error se anula una caja chica, y se desea abrir otro con el mismo número de cheque, se debe eliminar
el cheque del por el módulo de “Eliminar Documento de Banco” y luego crear una nueva caja chica
usando el mismo número de cheque con la misma fecha. Si existe un error al momento de imprimir
el documento de apertura de caja chica se debe usar este procedimiento.

F9 Relación de Facturas
Cuando se han pagado Facturas por una caja chica y se desea obtener una relación de facturas Pagas
por esa caja chica se usa la función “F9: Relación de Facturas”.

22
Generación de Comprobantes de Retención por Cajas Chicas
Cuando se registra un pago de caja chica que es sujeto a una retención el comprobante de retención
no se genera hasta reponer o cerrar la caja chica, es importante tener en cuenta el cronograma de
retenciones y declaraciones de Impuestos.

Apertura de Caja Chica

Este módulo permite crear una nueva caja chica insertando en el formulario sus datos requeridos.

Id Caja Chica: Debe ser un identificador único para cada caja chica creada que permita fácil
reconocimiento a la hora de pagar una factura.

Ud. Ejecutora: Se debe seleccionar la Estructura de la unidad ejecutora con la cual está asociada
esta caja chica.

Responsable: Se selecciona al responsable de la caja chica, es a nombre de quien va a salir el cheque

de la caja chica.

Nro. Cheque: El número de cheque con el cual se va a dar apertura a la Caja Chica.

Monto Apertura: Es el monto con el cual se va a dar apertura a la Caja Chica.

Al presionar botón aceptar se crea la caja chica y el movimiento de banco para imprimir el cheque
por el módulo de movimientos de banco.

Movimientos de los Fondos

Este módulo nos permite administrar los fondos, Crear, Dar Apertura, Reponer, Reintegrar y
reprogramar un fondo según las necesidades.

Detalles de los Movimientos (Apertura, Reposición, Reintegro)

Para los movimientos de Apertura, Reposición y Reintegro del fondo los detalles serán registrados
en un formulario como el siguiente, donde se debe completar la información de la cuenta
presupuestaria a nivel de partida.

23
Detalle de los Movimientos de Reprogramación
Al crear un movimiento de reprogramación los detalles deben ser registrados a nivel de detalle como
si se estuviera registrando un traspaso.

Crear Fondo

Para crear Fondo se debe completar el siguiente formulario, Seleccionando la Estructura de Ud.
Ejecutora, y el campo Descripción mostrará la información correspondiente a la misma, seleccionar
una cuenta de banco previamente registrada por el módulo de bancos, y seleccionar al cuentadante
responsable de este fondo.

24
Apertura del Fondo

Este movimiento valido que el fondo ya no tenga otro movimiento de apertura en otro estatus que
no sea “NoPr” o “Rechazado” para poder crear un nuevo movimiento. Solo se debe seleccionar la
estructura de la dependencia y darle un concepto. Al este movimiento ser Procesado, el registro no
se crea en el módulo de movimiento de Banco, hay que crearlo manualmente con la información
del estado de cuenta.

Al ser procesado este movimiento se le suma al saldo del fondo el monto total del movimiento y a
la disponibilidad de cada partida el monto solicitado por la misma, a nivel central en el presupuesto
se compromete a nivel de partida, lo que no permite sobregirar los gastos por la misma.

Reposición de Fondo
Este movimiento válida que el fondo ya tenga un movimiento de apertura en estatus
“Procesado”. Solo se debe seleccionar la estructura de la dependencia y darle un concepto. Al este
movimiento ser Procesado, el registro no se crea en el módulo de movimiento de Banco, hay que
crearlo manualmente con la información del estado de cuenta.

25
Reprogramación de Fondos
Para crear un movimiento de reprogramación se debe completar la información necesaria
en el formulario de Reprogramación del Fondo.

En este caso los detalles del movimientos vienen dados por una cuenta origen, y una cuenta destino,
donde la cuenta origen debe estar a nivel de específica y debe poseer disponibilidad en el fondo, y
la cuenta destino debe ser a nivel de detalle.

Reintegro a la Tesorería
Para crear el movimiento de reintegro se debe completar la información del formulario,
incluyendo la cuenta y el número de cheque usado para hacer el reintegro, el mismo al procesar el
movimiento quedará registrado en movimiento de bancos para imprimir el cheque con el que se va
a reintegrar, Los detalles de este movimiento van a nivel de partida.

26
Es importante recalcar que si el cheque de reintegro ya ha sido registrado en movimiento de Bancos
por el módulo de “Agregar Movimiento de Banco” el mismo debe ser eliminado antes de procesar
el movimiento de reintegro, ya que este proceso crea el movimiento en banco y le pone el tipo de
operación “Reintegro” para poder ser relacionado correctamente a la hora de rendir.

Impuestos al Valor Agregado

En esta sección se consiguen toda una serie de funciones referentes al Impuesto al Valor Agregado
(IVA)

CH Reintegro de Retenciones IVA

Cuando se han realizado retenciones de IVA y se desea reintegrar lo retenido durante el periodo
(Consultar Cronograma de retenciones de la Sección de Nómina) se debe generar el cheque de
reintegro por este módulo.

Se selecciona la Ud. Ejecutora, y el periodo a reintegrar seleccionando la fecha de inicio y fecha final,
incluyéndolas, al dar clip sobre el botón de “Totalizar” se calcula todas las retenciones hechas en
ese periodo, mostrando la cantidad de Comprobantes generados y el total del monto retenido, si se
desea ver los comprobantes se debe dar clip en el botón “Ver Comprobantes”. Para generar el
reintegro se debe completar la información del Concepto indicando mes y quincena que se
reintegra, seleccionar la forma de pago, número de cuenta, colocar el número del documento
bancario y fecha del mismo.

Al pulsar el botón aceptar se genera el cheque de reintegro en movimiento de bancos, y los

comprobantes se ponen en un estatus en el que se indica que ya fueron reintegrados. Es
recomendable realizar una sola operación de Reintegro de IVA por periodo para simplificar procesos
y ahorrar material.

Comprobante de Retención de IVA

Al generar un pago por el fondo que contenga retención de IVA se debe generar un comprobante y
varias copias del mismo, para ser entregado al proveedor, al departamento de nómina y archivar,

27
estos comprobantes se generan al momento de procesar el pago, y deben ser impresos por este
módulo.

En la cuadricula se debe seleccionar el comprobante que se desea imprimir y presionando la tecla

“F6” o dando clip sobre el botón “F6: Crear Comprobante” se crea el mismo para ser impreso.

Declaración Informativa
En el módulo de Declaración informativa aparece una lista de los comprobantes de retención de IVA
generados en el sistema.

Cuando se hace un reintegro a tesorería se debe generar un archivo con el resumen de las
operaciones hechas en ese periodo, el mismo se crea presionando la tecla “F6” o dando clip sobre
el botón “F6: Descargar Archivo” aparecerá el siguiente formulario.

28
Se debe seleccionar la Ud. Ejecutora, Nro. Recibo Caja, Periodo a declarar, nombre del archivo a
enviar identificándolo de manera que no se confunda con otro generado por otras dependencias, y
seleccionar la carpeta donde se va a guardar el archivo generado para su fácil ubicación a la hora de
cargarlo a varita a través de Filezilla.

Impuesto Sobre la Renta (ISLR)

CH Reintegro de Retenciones
Cuando se han realizado retenciones de ISLR y se desea reintegrar lo retenido durante el
periodo (Consultar Cronograma de retenciones de la Sección de Nómina) se debe generar el cheque
de reintegro por este módulo.

Se selecciona la Ud. Ejecutora, y el periodo a reintegrar seleccionando la fecha de inicio y fecha final,
incluyéndolas, al dar clip sobre el botón de “Totalizar” se calcula todas las retenciones hechas en
ese periodo, mostrando la cantidad de Comprobantes generados y el total del monto retenido, si se
desea ver los comprobantes se debe dar clip en el botón “Ver Comprobantes”. Para generar el
reintegro se debe completar la información del Concepto indicando mes y quincena que se
reintegra, seleccionar la forma de pago, número de cuenta, colocar el número del documento
bancario y fecha del mismo.

Al pulsar el botón aceptar se genera el cheque de reintegro en movimiento de bancos, y los

comprobantes se ponen en un estatus en el que se indica que ya fueron reintegrados. Es
recomendable realizar una sola operación de Reintegro de ISLR por periodo para simplificar
procesos y ahorrar material.

29
Comprobantes de Retención de ISLR
Al entrar a esta opción se muestra una cuadricula con los comprobantes de retención generados al
pagar facturas grabables con ISLR.

Con la opción “F6: Crear Comprobante”, se genera el comprobante a ser impreso para ser entregado
al proveedor, para el archivo y para el reintegro a la sección de impuestos.

Descargar Archivos
Con la opción “F9: Descargar Archivo”, se genera el archivo que se debe cargar en filezilla en la
carpeta de impop, para que puedan procesar los reintegros de retenciones de Impuestos Sobre la
renta y su posterior declaración al Seniat.

Se deben completar la información requerida para la generación del archivo. El Nro. Recibo Caja es
el número del recibo que ya debe estar creado, Periodo a Declarar con su fecha de inicio y final, el
nombre del archivo a enviar, se recomienda que sea un nombre único, por ejemplo, el código de la
dependencia seguido del número de recibo de reintegro y la carpeta donde se va a almacenar el
archivo generado.

30
Declaraciones ISLR

En esta opción se despliega una cuadricula con la información de los reintegros de ISLR realizados
hasta el momento, al dar doble clip en alguno de ellos se puede ver los detalles de las facturas
reintegradas en cada movimiento.

Rendición de Gastos
En este módulo se hace todo lo referente a las rendiciones de gastos y reintegros, para hacer una
rendición se deben seguir los siguientes pasos:

Preparar Rendición de Fondos en Anticipo

Al entrar en este módulo se despliega una cuadricula con la información de las Unidades Ejecutoras
dependientes de la esa administración que tienen movimientos en el fondo en anticipo por Rendir.

31
Para preparar la rendición de alguna Unidad Ejecutora Basta con darle doble clip sobre el registro
de la unidad a rendir y completar la información del formulario que aparece a continuación.

Se debe colocar la fecha hasta donde se desea rendir y dar clip sobre el botón “Preparar Rendición”,
el sistema validará los datos necesarios y de ser correctos les pedirá que pasen al siguiente módulo
de “Rendición En Proceso”.

Rendición en Proceso
Al entrar a este módulo se desplegará una cuadricula con todas las rendiciones preparadas, es decir,
en proceso.

Se selecciona la rendición con la que se quiere trabajar haciendo doble clip sobre el registro.

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Se deben completar la información, el concepto, si se van a excluir cheques de la rendición de la
rendición se selecciona el registro del cheque y se da clip sobre el botón “Incluir/Excluir”, el botón
“Seleccionar Todo”, selecciona o deselecciona todos los registros.

Para conocer las facturas pagadas por un registro se selecciona y se da clip sobre el botón “Facturas
Canceladas” y se mostrará una pantalla con la información de las mismas.

Después de haber realizado las modificaciones necesarias para estar acorde con la rendición se
deben guardar los datos y salir del formulario.

F6: Resumen Cta Presup

Seleccionando un registro de rendición y activando esta opción se puede conocer un resumen de
las cuentas presupuestarias involucradas en la rendición, el total del gasto de la misma y si requiere
un traspaso y si se está reintegrando por alguna de ellas y el monto del mismo.

33
F7: Traspaso Requerido
Seleccionando un registro de rendición y activando esta opción se puede conocer si alguna de las
cuentas involucradas en la rendición requiere traspaso, es decir, el monto del gasto es mayor a la
disponibilidad presupuestaria por una cuenta. De ser positivo que requiera un traspaso, este mismo
debe realizarse y procesarse antes de que la rendición pueda ser enviada a la UCP.

F9: Detalle del Gasto

Al seleccionar algún registro de alguna de las rendiciones preparadas y seleccionar la opción “F9.
Detalle del Gasto” se genera una planilla similar a la CP-02 para revisión previa de la UAD, comprar
montos, documentos, cuentas, etc. Cuando se esté conforme con la información allí mostrada se
usa la opción “F10: Preparar CP (NoPr)

F10: Preparar CP (NoPr)

Esta función valida que la rendición no requiera traspaso, que el monto sumado de las retenciones
tanto de IVA como de ISLR sea igual al monto Reintegrado, sí la rendición pasa esta validación la
envía a rendiciones efectuadas con estatus “No Procesada” (NoPr) y se le asigna un número de CP
que hasta el momento no posee.

Rendiciones Efectuadas (Por Cuenta Presupuestarias)

En esta sección se va a encontrar una lista de renciones preparadas, el estado inicial de las
rendiciones va a ser NoPr o “No Procesada”, en este estado la rendición posee ya un número de CP
asignado, no se le pueden hacer modificaciones más sin embargo aún se puede eliminar y todos los
documentos relacionados a esa rendición que están en estatus “EnRendicion” pasarán a estado
“xRendir”, para ser relacionados en una nueva rendición.

34
Al dar doble clip sobre alguna de las rendiciones se muestra una relación de las cuentas involucradas
en la misma de manera informativa.

F6: Enviar a la UCP

Sí al realizar la verificación de los datos y documentos de la rendición se está conforme con la
información de la misma se procede a enviar a la UCP, este estatus es necesario para que la Unidad
de Control Presupuestario pueda recibir y procesar la rendición.

F7: Devolver a NoPr

Si al ser enviada la rendición a la UCP se desea hacer alguna modificación, estando aun en estado
“Enviado(U)” aún se puede reversar el estado a “NoPr” con la función “F7: Devolver a NoPr”, si la
rendición ya cambio a estado “EnUCP” no se puede aplicar esta función y para poder modificar la
rendición la misma debe ser rechazada.

F8: Relación de Cheques.

Con esta opción se imprime la planilla de CP-P02, necesaria para que la rendición sea procesada por
UCP.

F9: Planilla
Con esta opción se imprimen dos (2) planillas, que son el “Resumen por Cuenta” y los “Movimientos
Presupuestarios” es necesario Imprimir ambas planillas.

Rendiciones Efectuadas (Por Documentos)

Este módulo es similar al anterior con la diferencia que al entrar a alguna rendición no se ve una
relación de las cuentas presupuestarias relacionadas con la misma sino una relación de los
documentos bancarios (Cheques o Notas de Débitos) involucrada en la rendición.

35
Recibos de Ingreso a Caja
Cuando se hacen movimientos de reintegros a tesorerías de cualquier tipo los mismos deben ir
acompañados de recibos de Ingreso a caja.

Para crear el recibo de Ingreso a caja se debe completar la información que aparece en el siguiente
formulario.

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Se escoge la unidad ejecutora que va a reintegrar, se selecciona la fecha del recibo de ingreso a caja,
Se selecciona el tipo de Ingreso:

• Aranceles.
• Reintegro y
• Otros Ingresos

Se selecciona la forma de Ingreso:

• Cheque.
• Deposito.
• Efectivo.
• Estado de cuenta.
• Nota de crédito.

Y el Anexo:

• CP 01
• CP 02
• CP 03
• CP 04
• Otros
• Relación Anexa.

Sí es un Reintegro se debe completar la Información del Formulario que está resaltado. Y se debe
seleccionar uno de los botones de la parte derecha del formulario según sea el caso que completa
la información del reverso del recibo.

F9 Planilla
Esta Opción nos da la posibilidad de imprimir los diferentes tipos de recibo.

37
Ingresos Propios
En esta opción existen todas las mismas funciones y se trabaja similar a los Fondos en anticipo a
excepción de unas pequeñas diferencias que se explicaran a continuación.

Existen dos tipos de reposición de ingresos propios.

Movimientos de Ingresos Propios

Reposición (CP-P01)
Esta reposición es usada para la certificación de los Ingresos Propios generados por la dependencia,
el proceso para realizar este movimiento varia un poco de como se hace una reposición de Fondo
en Anticipo.

1. Generar Ingresos Propios

2. Registrar el Movimiento de Reposición de Ingresos Propios (CP-P01) y dejar el movimiento
sin Procesar (NoPr).
3. Sí, los ingresos provienen de SAR, Realizar la carga de Datos desde el SAR y relacionarlo con
el movimiento de Reposición con el que se está trabajando.
4. Procesar el movimiento de Reposición e Imprimir las planillas necesarias.

Reposición o Apertura (CP-OP Tipo 4)

Este movimiento es Similar a la reposición de Fondos en Anticipo en su registro y procesamiento,
con la diferencia de que este movimiento puede funcionar como una apertura si la dependencia no
ha generado Ingresos Propios para su Apertura, solo basta con marcar en el campo “Chequear Si es
Una Apertura de Ingresos Propios”

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Ingresos Propios SAR
Cargar Ingresos Propios SAR
Para cargar los Ingresos Propios provenientes del SAR es necesario haber registrado la CP con la que
se va a relacionar, y poseer el archivo proveniente del SAR con los registros.

El Proceso es sencillo, se selecciona la fecha de Carga, la unidad Ejecutora y la CP asociada que debe
estar en estado “NoPr”, el número de recaudación y se busca el archivo a Cargar, Cuando se la clip
sobre el botón cargar datos, el sistema lee los registros provenientes del SAR y muestra un resumen
con la cuenta de Banco, Cantidad de depósitos y el monto total de los Depósitos, para ver una
relación más detalla se debe usar la Opción “F6: Ver deposito SAR”

Ingresos Propios SAR procesados y en Trámite.

Esta Opción muestra una lista de los Ingresos Propios cargados desde el SAR, desde donde se puede
sacar un reporte con los registros relacionados con un movimiento de Ingresos Propios y se pueden
eliminar en caso de ser necesario.

F6: Borrar Registros Seleccionado

Esta función borra todos los documentos de bancos relacionados con una carga de SAR, se usa en
caso de existir un error en los mismos.

F9: Reporte
Imprime un reporte con el resumen de los documentos relacionados con esa carga de datos de SAR.

39
Movimientos Centrales
Registrar Factura

Módulo que en primera instancia nos muestra una cuadricula donde se nos listan todas las
facturas registradas en el sistema para movimientos centrales, con una información básica que nos
permite conocer el Rif del beneficiario, numero de factura, fecha, estado, monto, retenciones,
también nos permite el registro de una nueva factura usando algunos de los métodos ya descritos,
es importante destacar que las facturas que han sido registradas por este módulo serán usadas en
los movimientos centrales, ya sean Ordenes de Pago, Tipo H, etc. La funcionalidad es similar a la de
Fondo en anticipos sin la opción de pagar la factura por caja Chica.

Tesorería
Crear Orden de Pago por Tesorería
Para crear una Orden de Pago por Tesorería se debe haber registrado la factura por el
módulo de facturas de Movimientos Centrales y la misma debe estar en estatus Por Pagar “xPagar”,
al entrar al módulo crear Orden y llenar la información requerida en el formulario.

En el campo Ud Ejecutora se selecciona la Estructura de Unidad ejecutora por la cual se va

a generar la Orden de pago. El campo Beneficiario será llenado con una lista de los RIF de los
proveedores de la factura que la Unidad Ejecutora tiene pendiente de pago, si ese proveedor tiene
un cobrador Autorizado debe ser registrado en el campo Autorizado, y en el campo concepto se
debe dar una pequeña descripción correspondiente a la Orden de pago siguiendo los lineamentos
de la dirección de Presupuesto.

Se cargan las facturas con el Botón “Cargar Fact.”, seleccionando o deseleccionando facturas en el
campo PAGAR de la cuadricula se seleccionan las facturas que se desean pagar con la Orden que se
está generando.

40
Sí a la orden de pago se le deben aplicar deducciones las mismas se cargan por el botón
“Deducciones”, donde se coloca el código de la deducción y el monto de la misma.

Se debe totalizar para conocer el monto total de la Orden de pago con el botón “Totalizar”, luego
de verificar los montos de Retenciones, Deducciones, Anticipo y Facturas se envía la Orden a la UCP.
“Enviar UCP” verifica que presupuestariamente haya disponibilidad para imputar los gastos, de ser
así, compromete el presupuesto involucrado en la misma, le asigna un número de cp y les coloca el
estatus “Enviada(U)”.

Orden de Pago Por Tesorería.

Al entrar en este módulo se despliega una cuadricula con todas las órdenes de pago generadas,
desde este módulo es donde se deben imprimir las planillas y se generan los Archivos de retenciones
que son necesarios para que la sección de Nominas procesen los impuestos.

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F8: Archivo Retenciones
Con esta Opción se genera un archivo con extensión .opf que debe ser cargado a filezilla en la
carpeta IMPOP de la unidad ejecutora para que puedan ser procesados los impuestos de la Orden
de Pago.

En el campo Archivo a Enviar se debe colocar el nombre del archivo que se va a generar, se
recomienda por comodidad colocar el código de la dependencia seguido del número de cp.

En el campo Guardar en la Carpeta se debe seleccionar una carpeta que es donde se va a generar
el archivo .opf, se recomienda que sea una carpeta de fácil acceso para que sea más fácil su carga al
filezilla.

F9 Planilla
Esta opción se usa para imprimir la planilla CP-OP correspondiente a la Orden de Pago con la que se
está trabajando.

Traspaso misma Dependencia

Se usa este módulo para traspasar recursos entre cuentas presupuestarias de la misma
dependencia, es decir, la dependencia de origen y de destino son la misma, el usuario es responsable
de respetar las reglas presupuestaria para los traspasos.

Crear Nuevo Traspaso de Misma Dependencia

Para crear nuevo traspaso se debe completar los campos obligatorios del siguiente formulario.

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Se escoge la unidad ejecutora, fecha del movimiento, Autorizado por, Si requiere autorización con
oficio se debe colocar, el número de Oficio y la fecha del mismo, un breve concepto del por qué se
desea crear ese traspaso.

Los detalles del traspaso consisten de la cuenta de Origen, Cuenta destino, y monto.

F6: Enviar a la UCP

Esta función valida que las cuentas origen posean disponibilidad a nivel de partida y detalle para
poder traspasar la disponibilidad de esa cuenta al destino, esta disponibilidad pasa a compromiso
hasta que el movimiento sea procesado/rechazado en presupuesto, después de los cual pasa esos
montos a disponibilidad, bien sea de la cuenta destino si el movimiento es procesado, o queda en
la misma cuenta de origen si es rechazado.

F7: Devolver a NoPr

Si el traspaso seleccionado está en Estatus “Enviado(U)” es decir aún no ha sido recibido en
presupuesto, no ha cambiado el estatus a “EnUCP” puede ser reversado a tu estado original “NoPr”
para realizar modificaciones en el caso de ser necesario.

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F9: Planilla
Se usa esta opción para imprimir la planilla CP-P03 necesarias para ser presentadas en presupuesto
para que sean procesados los movimientos de traspasos.

Traspaso Entre Dependencias

El comportamiento de este movimiento es similar al anterior, con la diferencia que al ser procesado
afecta tanto el presupuesto de la dependencia que cede el recurso como a la dependencia que lo
recibe, es decir, el traspaso solo deber ser registrado por la dependencia que se cede, y
automáticamente al procesarlo queda registrado en la dependencia que lo recibe. Y la planilla
generada es la CP-P04.

Apartado Presupuestario
Apartado Presupuestario (Crear Y Consultar)
Al entrar a este módulo se despliega una cuadricula con información básica de los apartados que ya
han sido creados.

Para crear un apartado se debe completar la información del siguiente formulario.

44
Fecha del apartado, Ud Ejecutora, Concepto, Autorizado por, Oficio Nro, De Fecha. El detalle
corresponde a una cuenta presupuestaria completa y un monto.

F6: Enviar a UCP

Envía el movimiento de apartado a UCP, pasa los montos del apartado a compromisos hasta que
sea procesado/rechazado por presupuesto, al ser procesado los saldos pasan del compromiso a
saldo de apartados, si por el contrario el movimiento es rechazado los saldos pasan de compromisos
a la disponibilidad de la cuenta.

F9: Planilla
Con esta función se genera la planilla CP-P01 que debe ser consignada a presupuesto para que el
apartado sea procesado.

Crear Gasto Contra Apartado

Para crear un gasto contra un apartado se sigue el procedimiento similar a crear una orden de pago.
Con la diferencia que la orden de pago valida contra la disponibilidad de la cuenta y el gasto contra
un apartado valida la disponibilidad contra el saldo del aparatado.

Consultar Gasto Contra Apartado

En esta opción se despliega una cuadricula donde aparecen los gastos contra apartados que han
sido creados en el módulo anterior.

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Movimiento Para Liberar Saldo de Apartado
Al entrar a este módulo se despliega una cuadricula con información de los movimientos ya creados.

Para crear Un movimiento para liberar Saldo de un Apartado se debe completar la información del
siguiente formulario

Los detalles de este movimiento vienen dados por una cuenta presupuestaria completa y un monto.

F6: Enviar a la UCP

Pone el movimiento en estatus “Enviado(U)” que permite ser recibido en presupuesto para
procesarlo o rechazarlo, al procesar el movimiento pasa el saldo de apartado a disponible.

46
F9: Planilla
Con esta opción se imprime la planilla CP-P01 del movimiento, para ser procesada en presupuesto.

Orden de Pago Financiera

Este módulo se usa para generar una orden de pago financiera, es decir, sin imputación
presupuestaria. Para crear la misma se completa el siguiente formulario.

Al ser una Orden de pago financiera la misma no necesita detalle, solo el beneficiario, una breve
descripción y un monto de pago.

Registro de Comisiones Bancarias

Por este módulo se registran las comisiones bancarias del proyecto FONACIT.

Al entrar a este módulo se despliega una cuadricula con todos los movimientos registrados con un
breve resumen de sus datos.

Crear Nueva Comisión FONACIT

Para crear un nuevo registro se debe completar el siguiente formulario.

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Los detalles del movimiento constan de cuentas presupuestarias a nivel de detalle y de un monto.

El usuario es responsable del uso de cuentas presupuestarias correctas para el proyecto FONACIT.

F6: Enviar UCP

Valida la disponibilidad de los recursos de las cuentas involucradas en el movimiento y coloca el
movimiento en estatus “Enviado(U)” para poder ser procesado en la UCP.

F9: Planilla
Se usa esta opción para imprimir la planilla CP-P01.

Movimiento Tipo “H”

Crear
Para crear un movimiento Tipo H, primero se debe registrar la nota de entrega en el módulo de
Registrar Factura de Movimientos Centrales, luego se debe completar el siguiente formulario
seleccionando la Ud. Ejecutora, El Rif del Proveedor y Seleccionando Correctamente el número de
contrato con el cual está asociado la Nota de Entrega.

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Una vez enviado el Tipo H a UCP no se pueden corregir datos, en caso de errores se debe rechazar
el movimiento y crear uno nuevo.

Consultar
En esta Opción se despliega una lista de las Tipo H que han sido creadas y permite la impresión de
la planilla que debe ser enviada a la UCP para el procesamiento del movimiento.

Consultas
Presupuesto
Al entrar a este módulo se despliega una cuadricula con la información del presupuesto de la Ud.
Ejecutora.

Cuando se hace doble clip en alguno de los registros se puede ver información más detallada de la
cuenta presupuestaria.

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Resumen por Código Presupuestario
Se puede consultar una cuenta en específico sin necesidad de buscarla en la cuadricula con el
presupuesto completo completando el siguiente formulario.

Se pueden hacer consultas Parciales, por ejemplo, solo una fuente de financiamiento, o solo un
proyecto.

Tablas Básicas
Estructura Organizativa
En esta Opción se muestra una cuadricula con la información del código y nombre de las diferentes
dependencias de la Universidad.

50
Estructuras por Proyectos
En esta Opción se muestra una cuadricula con la información del código y nombre de los diferentes
Proyectos.

Fuentes de Financiamiento
En esta Opción se muestra una cuadricula con la información del código y nombre de las diferentes
Fuentes de Financiamiento.

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Clasificador de Egresos
En esta Opción se muestra una cuadricula con la información del código y nombre del clasificador
Presupuestario de Egresos (CPE).

Unidades Ejecutoras
En esta opción se muestra una cuadricula con la información de las Unidades Ejecutoras bajo la
administración de esta dependencia.

Beneficiarios y Proveedores
En esta opción se muestra una cuadricula con la información de los beneficiarios y proveedores. Si
se necesita registrar un nuevo proveedor para posteriormente registrar una factura a nombre del
mismo esto se hace por este módulo.

52
Para crear un nuevo proveedor es necesario completar la información del siguiente formulario, es
prudente verificar la información correcta del proveedor primero en la página
http://contribuyente.seniat.gob.ve/BuscaRif/BuscaRif.jsp

Bancos
Cuentas de Banco
Al entrar en este módulo se despliega la información de las cuentas registradas en el sistema. De
Ser necesario para registrar una nueva cuenta se debe completar la información del Siguiente
formulario.

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#Cuenta: con todos sus 20 dígitos

Banco: Se selecciona el banco a la cual pertenece la cuenta

ID: Una pequeña descripción del uso de la cuenta

Datos Iniciales

Saldo en Libros: Es el saldo en libros de la Ultima Conciliación del Año Anterior

AL: Fecha de la última conciliación del Año Anterior.

Y se debe seleccionar si la cuenta pertenece a Ingresos Propios o al Fondo en Anticipos

En el Área de Resumen existen Una serie de botones que permiten obtener información más
detallada de los movimientos de esa cuenta bancaria.

En los Campos “Del” “Al” se debe seleccionar un periodo de donde se obtendrán los movimientos.

El Botón “Movimientos” muestra todos los movimientos de esa cuenta bancaria en el periodo
seleccionado.

El Botón “En Cero” muestra todos los movimientos anulados del periodo seleccionado.

El Botón “Revisar” muestra los movimientos bancarios que presentan alguna inconsistencia en su
tipo.

El Botón “Calcular” calcula los saldos del banco según los datos iniciales y los movimientos en el
periodo seleccionado y muestra un resumen en los campos derecho del formulario.

El Botón “Reporte” genera un pdf con el reporte de los movimientos en ese periodo.

Bancos
En esta Opción existe una lista con todos los bancos registrados en el sistema, esta es una Opción
de solo consultas.

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Movimiento de Cuenta de Fondo En Anticipos (Ingresos Propios)
Al entrar a este módulo que es de solo consulta se despliega una cuadricula con la información de
los movimientos de bancos cargados al sistemas por sus diferentes módulos.

Aquí se realizan algunas funciones comunes de los movimientos de bancos.

F6: Imprimir Cheques

Se debe seleccionar el registro del cheque que se desea Imprimir, se completa la información en el
siguiente formulario.

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Imprimir en PDF: Al chequear este campo se imprime el documento en un archivo PDF con la
información y el formato similar a que si se estuviera imprimiendo directamente a la impresora del
cheque.

Cheque: Esta opción activa hace que el sistema imprima solo el cheque sin el Voucher.

Voucher: Al chequear esta opción se imprime el Voucher completo del documento bancario.

Modelo del Cheque: En este campo se debe seleccionar el Banco al cual pertenece el cheque o un
banco con un formato de cheque similar al que se desea imprimir.

Al da clip en Aceptar se Mostrará una segunda pantalla pidiendo los datos del administrador y del
cuentadante.

F7 Devolver Pago
Esta Opción es usada si se quiere devolver un documento de pago, liberando las facturas asociadas
al mismo, y eliminando el documento seleccionado del módulo de movimientos de banco, se pide
una confirmación de que si se está seguro que se desea devolver el pago. Para poder devolver un
documento este debe estar en estatus Por Rendir “xRendir”, no se puede devolver un documento
ya Rendido.

F8: Cambiar Cheque

Esta Opción es usada para cambiar un documento por otro, anulando el documento viejo y
asociando al nuevo documento las facturas asociadas al anterior. Para poder cambiar un documento
por otro debe estar en estatus “xRendir”.

56
Solo es necesario seleccionar el número de cuenta del documento nuevo, colocar el número de
cheque y la fecha del mismo con el cual se va a sustituir.

Agregar Movimientos de Bancos (Lote)

Este módulo es usado para agregar a los movimientos de banco un lote de movimientos, para
cargarlos hace falta guardarlos en un archivo en Excel con el formato similar al que se encuentra en
http://varita.adm.ula.ve/publico/SUGPS/ llamado “MOVIMIENTO TRANSITO.xlsx”, es necesario
respetar el nombre de la cabeceras de las columnas para poder que el sistema las reconozca.

Se debe seleccionar la cuenta bancaria, se selecciona el archivo desde donde se van a cargar los
movimientos, y se selecciona la hoja del archivo que contiene la información.

Agregar Movimiento de Banco

En este módulo se registra manualmente un documento en los movimientos de bancos, pero se
realiza a través de un formulario.

Se selecciona la Cuenta de Banco, se selecciona la fecha, y la Ud. Ejecutora asociada al movimiento,

El número de documento, se selecciona el tipo entre Nota de Debito (ND), Cheque (CH), Nota de
Crédito (NC), Deposito (DP), se registra el monto, Estatus, concepto, y el Rif del beneficiario. Al
guardar quedará registrado en movimientos de bancos.

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Eliminar Movimiento de Banco
Este módulo permite Eliminar documentos de banco siempre y cuando cumplan con el requisito de
no ser un documento del tipo pago, reintegro, apertura o reposición de caja chica, Solo se debe
completar el siguiente formulario.

En el botón “Movimientos Eliminados” se puede ver información de los movimientos que han sido
eliminados anteriormente.

En El botón “Movimientos Modificados” se puede ver información de los movimientos que han sido
modificados.

Cuenta a Conciliar
Para conciliar una cuenta bancarias es necesario comenzar preparando la conciliación lo cual se hace
desde el módulo “Cuenta a Conciliar”.

Se selecciona la cuenta a conciliar, si es la primera vez en el periodo fiscal que se va a conciliar la

cuenta el sistema pide en una pantalla aparte que se registre el ultimo monto en libro del ejercicio
anterior y la fecha de la última conciliación.

Es importante suministrar la información correcta ya que a partir de esta se comienzan a calcular

los saldos de las conciliaciones mensuales.

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Conciliar Hasta: En este campo se selecciona la fecha hasta cuándo se va a realizar la conciliación,
generalmente la misma se realiza en periodos mensuales.

Edo. De Cuenta: En esta opción se registra el estado de cuenta digital si se desea que el sistema
haga el cruce automático entre los movimientos del estado de cuenta y los movimientos en libro
(registrado en el sistema), sí no se desea cargar el movimiento de banco en digital se debe ir al
siguiente modulo a puntear manualmente. El archivo de ejemplo para cargar el estado de cuenta se
encuentra en http://varita.adm.ula.ve/publico/SUGPS/ con nombre “EstadoCuentaEjemplo.xlsx”,
se debe respetar el nombre de la cabecera de las columnas.

Hoja: En caso de que se esté cargando un archivo de estado de cuenta y este posea varias hojas, en
este campo se debe seleccionar la hoja donde se encuentra la información del estado de cuenta.

F7 Importar Documentos en Transito: este módulo es usado para agregar a los movimientos de
banco que habían quedado en tránsito al final del ejercicio anterior, los mimos se cargan en un
archivo de Excel con el formato similar al que se encuentra en
http://varita.adm.ula.ve/publico/SUGPS/ llamado “MOVIMIENTO TRANSITO.xlsx”.

NOTA: Si se prepara la conciliación de un mes que ya ha sido conciliado con anterioridad los
movimientos conciliados a partir de ese mes van a pasar a estar por conciliar (xCon) nuevamente, y
los movimientos cargados por estado de cuentas serán borrados del sistema.

Conciliar y Puntear
Es este el segundo paso en la conciliación de una cuenta. Después de haber preparado la conciliación
al entrar a este módulo se encuentra con una cuadricula con todos los movimientos
correspondientes al mes a conciliar y a los meses anteriores pendientes por conciliar.

Sí se cargó el estado de cuenta y el sistema encontró que coincide el número de documento y el tipo
con uno registrado lo coloca como conciliado automáticamente, si no, los deja por conciliar con la
leyenda “SoloEnLibro” o “SoloEnEdoCuenta”.

F6: Cambiar Estatus: Al seleccionar un registro en la cuadricula de “xCon” (Por Conciliar) a “Conc”
(Conciliado) o viceversa activando esta función.

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F7: Invertir Todo: Esta Función para todos los registros que están “xCon” a “Conc” y viceversa.

F8: Movimientos en libros: Muestra una cuadricula con todos los movimientos en libro.

F9: Movimiento en Banco (Edo. De Cuenta): Muestra todos los movimientos en estado de cuenta
cargado en el paso anterior.

Reporte de Conciliación
Luego de haber actualizado el estatus de todos los movimientos en el paso anterior según lo
reflejado en el estado de cuenta se genera el reporte de la conciliación, el mismo va a solicitar le
sean administrado dos datos

El Saldo final en el estado de Cuenta: El monto que aparece en banco en la fecha hasta cuando se
está conciliando:

Ordenar Por: Indica cómo se van a ordenar los documentos en el reporte, puede ser por Número
de Documento (NroDocumento), Concepto, Fecha o monto.

Procesar la Conciliación
Luego de haber ejecutado los pasos anteriores en la conciliación se debe procesar la conciliación
para que los cambios de estatus de los movimientos de banco queden registrados definitivamente
en el sistema. Si no se procesa la conciliación los cambios de la misma serán borrados una vez se
prepare una nueva conciliación. Este proceso actualiza el saldo en banco y fecha de última
conciliación.

Al procesar la conciliación y existir movimientos solo en estados de cuenta, los mismos quedarán
registrados en libro para ser conciliados más adelante.

Configurar Cheque para Imprimir

Impresora de Cheques
En esta opción se debe registrar la impresora instalada en el sistema operativo por el cual se va a
imprimir los cheques directamente desde el sistema.

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Dando clip sobre el botón “…” aparecerá una lista con las impresoras instaladas en el sistema
operativo donde se debe elegir la que se usará para imprimir los cheques.

La impresión de cheques es totalmente independiente de la impresión de reportes y planillas, que

los mismos son impresos en un archivo de pdf, desde donde se pueden mandar a imprimir en
cualquier dispositivo.

Administración
Configurar Estación
Este módulo realiza una configuración básica del sistema, es independiente en cada estación de
trabajo y debe ser configurada cada una por separado, es necesario tener un conocimiento un
poquito más avanzado del sistema operativo para poder configurar exitosamente la estación de
trabajo.

Esto permitirá que el sistema ejecute comando exitosamente para mostrar e iniciar programas
externos a la hora de mostrar información descargada en Excel, Imprimir planillas en pdf.

Estación Nro: Debe ser única en cada equipo de cada dependencia.

Descripción: Una pequeña descripción del equipo de trabajo.

Seleccione Impresora de Cheques: En esta opción se debe registrar la impresora instalada en el

sistema operativo por el cual se va a imprimir los cheques directamente desde el sistema.

Advertir monto mayor que: Muestra un mensaje por pantalla cuando se desea realizar un
movimiento que supere el monto allí registrado.

Tiempo (min) de cierre por inactividad: Cierra el sistema si se supera el este tiempo sin interactuar
con él.

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Excel: Se debe elegir donde se encuentra instalado el ejecutable de EXCEL o su similar, para que
cuando se descarguen datos en este formato el sistema los pueda abrir automáticamente.

WORD: Se debe elegir donde se encuentra instalado el ejecutable de WORD o su similar, para que
cuando se descarguen datos en este formato el sistema los pueda abrir automáticamente.

Calculadora: Se debe elegir donde se encuentra instalado el ejecutable de la CALCULADORA o su

similar, para poder abrirla desde el sistema.

Adobe (pdf): Se debe elegir donde se encuentra instalado el lector de archivos PDF, generalmente
el “adobe reader” o su similar, para que cuando se generen planilla el sistema las muestre
automáticamente por pantalla.

Cuentadantes
En este módulo se debe registrar el o los cuentadantes de la dependencia para poder asociarlos al
fondo al momento de crearlos.

Cédula: Se debe registrar el cuentadante con su Número de Cédula y no con el Rif.

Nombres: Nombres del cuentadante.

Apellidos: Apellidos del cuentadante.

Cargo: Nombre del cargo que ocupa el cuentadante.

Fecha de Inicio: Fecha desde que ocupa el cargo.

Administrador
En este módulo se debe registrar el o los administradores de la dependencia para poder
seleccionarlos al momento de imprimir las planillas.

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Cédula: Se debe registrar del Administrador con su Número de Cédula y no con el Rif.

Nombres: Nombres del Administrador.

Apellidos: Apellidos del Administrador.

Fecha de Inicio: Fecha desde que ocupa el cargo.

Administración de Usuarios
Este módulo permite administrar los usuarios que tienen acceso a la información de la dependencia,
crear, activar y suspender los diferentes usuarios.

Usuarios
Se despliega una cuadricula con los usuarios ya registrados en el sistema.

F6: Suspender/Activar: Usando esta función se puede suspender un usuario para que no pueda
entrar al sistema, o volver a reactivarlo.

Ingresar Nuevo Usuario

Para crear un nuevo usuario se debe ingresas a este módulo y completar el siguiente formulario.

Cédula: Número de cédula del usuario.

Nombres y Apellidos: Nombre y Apellidos del Usuario.

Iniciales: Las iniciales del Usuario.

Perfil: Se debe seleccionar entre los perfiles previamente creados.

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Login: o nombre de usuario, es el seudónimo que el usuario va a usar para entrar al sistema.

Contraseña: Se debe registrar una contraseña temporal, el sistema va a solicitar el cambio de

contraseña la primera vez que el usuario intente entrar al sistema.

Confirme Contraseña: debe repetir la contraseña.

Perfiles de Usuario
Un perfil de usuario consiste en una serie de permisos dados a un grupo de usuarios con el cual se
bloquean, desbloquean o dan permisos de solo consulta a los diferentes módulos del sistema.

Para crear un nuevo perfil se deben seguir los siguientes pasos.

Perfil o tipo de Usuario: Darle un nombre al perfil en el campo.

Perfil de Consulta: Se debe seleccionar si el perfil que se está creando solo va a poder consultar la
información en el sistema.

Descripción: Una breve descripción del Perfil.

Al guardar el perfil se desplegará una segunda venta donde se debe seleccionar las opciones, o
módulos bloqueados para este perfil

Se puede bloquear opción por opción o todo un módulo completo o se le puede dar permiso de solo
consulta.

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Parámetros
Un módulo de solo consulta de algunos parámetros de uso de la dependencia.

Parámetros Globales
Un módulo de solo consulta de algunos parámetros de uso global del Sistema en la Universidad.

Estaciones Instaladas en la dependencia

Un Módulo de solo consulta de las configuraciones de las estaciones instaladas en determinada
dependencia.

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Enviar Solicitud o Comentario
Este módulo muy útil a la hora de hacer una solicitud o un comentario al equipo de Desarrollo y
Soporte del Sistema.

Se puede enviar una solicitud o comentario llenando el siguiente formulario.

Nombre: Nombre del usuario que envía la solicitud

Su Teléfono: Teléfono de contacto.

Escriba Aquí: La descripción de la solicitud o comentario que desea enviar.

Adjuntar Archivo: Si desea enviar un archivo o documento adjunto a la solicitud.

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