CONTEO DE INVENTARIOS

CONTEO DE INVENTARIOS

Recordemos que inventario es donde conocemos la cantidad de mercancía en una empresa

Los métodos mas conocidos son.
 UEPS
 PEPS
 Promedio ponderado

Generalmente se comparan los.

Conteo de inventarios logicos

Responde a un sistema informativo con el fin de que arroje la informacion esperada

Registra todas las entradas y salidas por medio de cardex

Conteo de inventarios reales

Corresponde al inventario fisico que trata de ralizar la confirmacion de las existencias de la empresa

-Cuando el conteo de inventario logico y el conteo de inventario real coincide todo permanece perfecto.

 En el metodo mas simple usado se trata de.

Mientras que un miembro investiga la cantidad de dicho producto, el otro miembro se encarga de anotarla en la hoja de
inventario.

Inventario físico

Se da el nombre de inventario de mercancía a la verificación y confirmación a la existencia de la empresa.

El inventario físico en si, es una estadística física o conteo de materiales existentes.
Sus objetivos son.
 Determinar correctamente el costo
 Verificar que los productos existan
 Comprobar los reportes y ventas
 Verificar eficiencia

Conteo de inventario ciclico

Es mas practica, es mas confiable con mucha mas frecuencia que los demas sistemas es una opcion pura realizar un
control constante y periodico de inventario con bajo costo.

Consiste en emplear un enfoque de pareto al valor unitario de cada item. Cada item se clasifica según su importancia A,B
y C.

Lectura #3

1. LECTURA 3:PROCEDIMIENTOS DE ALIMENTAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y LA UTILIZACIÓN

ADECUADA DE LA DOCUMENTACIÓN. Este es un ensayo elaborado en Noviembre de 2010, basado en
diferentes publicaciones de gestión de calidad y únicamente se realizó con fines pedagógicos.El sistema de
gestión de la calidad de cualquier empresa se soporta en el sistemadocumental, por lo que éste tiene una
importancia relevante en el logro de lacalidad de los procesos y de los productos.Existen varias metodologías
para la implementación de sistemas de gestión de lacalidad, y todas coinciden en considerar como una de sus
etapas principales laelaboración y utilización adecuada de la documentación, ya que ella es el soportedel
sistema de gestión de la calidad y permite a los involucrados operar laorganización, desarrollar los procesos y
tomar decisiones.Existe una metodología para la implementación de sistema de gestión de lacalidad:ETAPA 1.
Determinación de las necesidades de documentación:En ésta es necesario determinar los tipos de documentos
que deben existir en laorganización para garantizar que los procesos se lleven a cabo bajo
condicionescontroladas.Para superar esta etapa con éxito es necesario estudiar en las normas ISO 9000los
elementos de la documentación aplicables a la organización.La norma ISO 9000 vr. 2000, exige la existencia
mínima de los siguientesdocumentos: √ Declaraciones documentadas de una política de calidad y objetivos de
la calidad. √ Manual de Calidad √ Procedimientos documentados para: Control de documentos, control de
registros de calidad √ Auditorias internas √ Control de productos no conformes

2. √ Acciones correctivas √ Acciones preventivas √ La elaboración de los documentos que requiera la empresa
para asegurar el control, funcionamiento y planeación de los procesos √ También se deben documentar las
revisiones efectuadas por la dirección al sistema de gestión de la calidad, las formaciones recibidas, las
habilidades y experiencia del personal involucrado. √ Los procesos para la elaboración de los productos y el
cumplimiento de los requisitos y especificaciones técnicas de los productos. √ Revisión de elementos de
entrada para diseño y desarrollo de productos √ Resultados de la verificación, validación y control de cambios
del diseño y desarrollo √ Evaluación de proveedores √ Control de los equipos de medición y seguimiento
cuando no existen patrones nacionales o internacionales √ Resultados de la verificación y calibración de los
instrumentos de medición √ Auditorias internas √ Autoridad responsable de las puesta en uso de los productos
√ Tratamiento de las no conformidades √ Acciones correctivas y preventivas La segunda tarea importante en
esta etapa es Estudiar las regulaciones específicas del sector en que se desenvuelve la organización para
determinar los documentos que deben responder al cumplimiento de estos requisitos legales. Cada sector
establece determinadas regulaciones que deben ser cumplidas para garantizar la uniformidad de los productos
y servicios que oferten las organizaciones y el cumplimiento de los requisitos legales que impone el estado
como representante de los intereses de la sociedad en su conjunto.ETAPA 2. Determinación de los tipos de
documentos que deben existir y susrequisitos:Con los resultados de las tareas anteriores se deben decidir
cuáles son los tiposde documentos que deben existir en la organización para cumplir con losrequisitos de las
normas ISO 9000 y de las regulaciones propias del sector. Porello es necesario que la organización elabore los
siguientes tipos de documentos.• Manual de Calidad• Manuales de Procedimientos• Procedimientos generales
y específicos

3. • Registros• Planes de Calidad• EspecificacionesAdemás podrán existir otros documentos como:• Planes de
inspección y ensayo.• Expedientes maestros de los productos• Informes• Planos• Dibujos, esquemas•
Etiquetas• Certificados• Prospectos• Reglamentos• Facturas• Tarjetas de almacenamiento• Modelos•
InstruccionesEstos documentos pueden ser útiles para obtener los resultados que laorganización desea en
materia de gestión de la calidad.ETAPA 3. Diagnóstico de la situación de la documentación en
laorganización:En esta etapa es necesario conocer la situación de la documentación en laorganización
comparando lo que existe con las necesidades determinadas en laetapa anterior.Para llevarla a cabo es
necesario:1. Elaborar la guía para el diagnóstico Al elaborar la guía se deben tener en cuenta las necesidades
de documentación determinadas en la etapa anterior así como los requisitos que debe cumplir la
documentación.2. Ejecutar el diagnóstico. Para la ejecución del diagnóstico se debe utilizar la guía y aplicar
técnicas como la observación, la entrevista y la revisión de documentos. Se debe determinar la existencia o no
de los documentos, en qué medida cumplen con los requisitos establecidos para la documentación y si están
siendo utilizados adecuadamente.

4. 3. Elaborar y presentar el informe de diagnóstico.El informe debe contener los documentos existentes por
proceso, su adecuación ono a los requisitos y su utilización correcta o no, de acuerdo con los resultados
deldiagnóstico. Debe presentarse a la alta dirección.ETAPA 4. Diseño del sistema documentalEn esta etapa se
establecer todos los elementos generales necesarios para laelaboración del Sistema Documental. Para logralo
es necesario: 1. Definir la jerarquía de la documentación. Para realizar esta tarea se debe clasificar la
documentación y definir su jerarquía utilizando un criterio único. Usualmente se utiliza el criterio de la pirámide
que aparece en la ISO 10013:94, donde se ubica en el nivel más alto el Manual de Calidad, en el segundo nivel
los procedimientos y en el tercer nivel instrucciones, registros, especificaciones y otros documentos. Otro
criterio es el que clasifica los documentos regulatorios en tres niveles: el primero donde se encuentra el Manual
de Calidad, el segundo donde se encuentran los procedimientos generales y el tercero donde se encuentran
los procedimientos específicos, especificaciones, y otros documentos. Los registros al no ser documentos
regulatorios no entran dentro de esta clasificación. Ambos criterios no ubican en ningún lugar dentro de la
jerarquía la documentación regulatoria de procedencia externa (ejemplo: Normas ISO 9000, Normas
Colombianas aplicables a la entidad específica) pero estos documentos también deben ser controlados. 2.
Definir autoridad y responsabilidad para la elaboración de la documentación a cada nivel. 3. Definir estructura y
formato del Manual de Calidad.Esta estructura contará con las siguientes partes:• Titulo• Resumen acerca del
manual• Tabla de contenido• Breve descripción de la organización• Alcance (incluyendo toda exclusión
permisible)• Términos y definiciones• Sistema de Gestión de la Calidad o Responsabilidad de la dirección o
Gestión de recursos

5. o Materialización del producto o Medición, análisis y mejora.El formato del manual debe tener en cuenta el
cumplimiento de los requisitosestablecidos para la documentación y facilitar su consulta y actualización. 4.
Determinar los procesos de la documentación. 5. Establecer el flujo de la documentación. En esta tarea se
debe organizar el flujo de la documentación de manera que garantice que los documentos estén en el lugar
requerido de manera oportuna y que la información sea accesible a las personas autorizadas. 6. Confeccionar
el plan de elaboración de documentos 7. Planificar la capacitación del personal implicado.Para ello se deben
tener en cuenta las necesidades de capacitación y los recursosdisponibles para llevarla a cabo.ETAPA 5.
Elaboración de los documentosEn esta etapa se elaborar, revisar y aprobar todos los documentos a cada
nivel.Tareas: 1. Capacitar al personal implicado. En esta tarea se llevará a cabo la capacitación planificada en
la etapa anterior. 2. Elaborar los procedimientos generales. Para elaborar los procedimientos generales se
puede utilizar la siguiente estructura: Partes Carácter Contenido Objetivo Obligatorio Definirá el objetivo del
procedimiento Alcance Obligatorio Especificará el alcance de la aplicación del procedimiento
Responsabilidades Obligatorio Designará a los responsables de

6. ejecutar y supervisar el cumplimiento del procedimiento Términos y definiciones Opcional Aclarará de ser
necesario el uso de términos o definiciones no comunes aplicables al procedimiento. Procedimiento Obligatorio
Describirá en orden cronológico el conjunto de operaciones necesarias para ejecutar el procedimiento.
Requisitos de Obligatorio Relacionará todos los registros que documentación deben ser completados durante la
ejecución del procedimiento. Referencias Obligatorio Referirá todos aquellos documentos que hayan sido
consultados o se mencionen en el procedimiento Anexos Opcional Incluirá el formato de los registros, planos,
tablas o algún otro material que facilite la comprensión del procedimiento. 3. Elaborar el Manual de Calidad. El
grupo seleccionado elaborará el Manual de acuerdo con el formato establecido en la etapa de diseño teniendo
en cuenta la necesaria participación de todas las áreas involucradas. 4. Elaborar otros documentos de acuerdo
con el plan trazado en la etapa anterior. Los otros documentos se elaborarán de acuerdo con el plan y
siguiendo las instrucciones confeccionadas para cada tipo de documento que deben haber sido aprendidas
durante la capacitación. 5. Revisar y aprobar todos los documentos por parte del personal competente
autorizado.La revisión y aprobación de la documentación se realizará a medida que ésta sevaya
elaborando.ETAPA 6. Implementación del documental

7. En esta etapa se busca poner en práctica lo establecido en los documentoselaborados.Tareas: 1. Definir el

cronograma de implantación. Para ejecutar esta tarea se deben tener en cuenta las características propias de
la organización y los recursos existentes. 2. Distribuir la documentación a todos los implicados. La
documentación aprobada debe ser distribuida a las áreas en la medida en que vaya siendo aprobada. 3.
Determinar las necesidades de capacitación y actualizar el plan de capacitación. Cuando existan dificultades
con la implantación de un procedimiento y se determinen necesidades de capacitación el plan elaborado debe
ser actualizado y ejecutar la acción correctora en el período de tiempo más breve posible. 4. Poner en práctica
lo establecido en los documentos. 5. Recopilar evidencia documentada de lo anterior.ETAPA 7. Mantenimiento
y mejora del sistemaMantener la adecuación del sistema a las necesidades de la organización a travésde la
mejora continua.Tareas: 1. Realizar auditorias internas para identificar oportunidades de mejora. 2.
Implementar acciones correctivas y preventivas tendientes a eliminar no conformidades en la documentación.

8. ACTIVIDAD INDEPENDIENTE:Realizar un resumen de la lectura número 4 con el fin de presentarse al foro

dediscusión SoluciónPROCEDIMIENTOS DE ALIMENTAR EL SISTEMA DE INFORMACIÓN Y LA
UTILIZACIÓN ADECUADA DE LA DOCUMENTACIÓN.Cualquier empresa se soporta en el sistema
documental ya que este tiene mayorimportancia.Tiene varias metodologías las cuales consisten en la gestión
de la calidad, la organización,la toma de decisiones y el desarrollo de los procesos.METODOLOGIAS: 1.
Determinación de las necesidades de documentación: se determina los tipos de documentos para que las
condiciones sean controladas, se necesita estudiar las normas ISO 9000, también toca estudiar las
regulaciones del sector para así cumplir con los requisitos. 2. Determinación de los tipos de documentos que
deben existir y sus requisitos: se deben decidir cuáles son los tipos de documentos para cumplir son las
normas ISO9000 entre estos están (Manual de calidad, registros, informes, entre otros.) 3. Diagnóstico de la
situación de la documentación en la organización: conocer la situación de la documentación en la organización,
de lleva a cabo: - Elaborar la guía para el diagnostico: se tiene en cuenta las necesidades de la documentación.
- Ejecutar el diagnostico: utilización de guía y aplicación de técnicas, la entrevista y revisión de documentos. -
Elaborar y presentar el informe de diagnóstico: contener documentos existentes, su adecuación, utilización
correcta o no y los requisitos o no. 4. Diseño del sistema documental: Elemento generales para el sistema
documental. - Definir la jerarquía de la documentación: Clasificación de documentación en 3 niveles

9. Utilización del criterio ISO 10013:94 - Definir autoridad y responsabilidad para la elaboración de la
documentación a cada nivel. - Definir estructura y formato del Manual de Calidad: Cumplimiento de requisitos,
actualización. - Determinar los procesos de la documentación. - Establecer el flujo de la documentación.
Organización flujo de la documentación. - Confeccionar el plan de elaboración de documentos - Planificar la
capacitación del personal implicado. Se tiene que tener en cuenta las necesidades de capacitaron y recursos
disponibles.5. Elaborar otros documentos de acuerdo con el plan trazado en la etapa anterior. Elaborar, revisar
y aprobar documentos por cada nivel. 1. Capacitar al personal implicado: Capacitación 2. Elaborar
procedimientos generales. 3. Manual de calidad: Etapa del diseño. 4. Elaborar otros documentos de acuerdo
con el plan trazado en la etapa anterior: acuerdo con el plan 5. Revisar y aprobar todos los documentos por
parte del personal competente autorizado: Revisión, aprobación de documentación.6. Implementación del
documental. Poner en práctica documentos elaborados. 1. Definir el cronograma de implantación:
características propias de la organización y los recursos existentes. 2. Distribuir la documentación a todos los
implicados: La documentación aprobada debe ser distribuida a las áreas 3. Determinar las necesidades de
capacitación y actualizar el plan de capacitación. 4. Poner en práctica lo establecido en los documentos. 5.
Recopilar evidencia documentada de lo anterior.7. Mantenimiento y mejora del sistema Organización a través
de la mejora continua. 1. Realizar auditorías internas para identificar oportunidades de mejora.

10. 2. Implementar acciones correctivas y preventivas tendientes a eliminar no conformidades en la

documentación.