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6.3 DISTRIBUIR LA INFORMACIÓN.

Distribuir la Información es el proceso que consiste en poner la información relevante a disposición


de los interesados en el proyecto de acuerdo con el plan establecido. Este proceso se ejecuta a lo
largo de todo el ciclo de vida del proyecto y en todos los procesos de dirección. La distribución
eficaz de la información incluye, entre otras, las siguientes técnicas:
•Modelos
emisor-receptor. -Ciclos de retroalimentación y barreras a la comunicación.
•Elección del medio. -Descripción precisa de las situaciones en las que es preferible una
comunicación escrita u oral, cuándo escribir un memorando informal o un informe formal, y cuándo
comunicarse cara a cara o por correo electrónico.
•Estilo de redacción. -Voz pasiva o voz activa, estructura de las oraciones y selección de
palabras.
•Técnicas de gestión de reuniones. -Preparar una agenda y abordar los conflictos.
•Técnicas de presentación. -Lenguaje corporal y diseño de soportes visuales.
• Técnicas de facilitación. -Lograr el consenso y superar los obstáculos.

GRÁFICO 6-4

6.3.1 Distribuir la Información: Entradas


.1 Plan para la Dirección del Proyecto
- es la Dirección de Proyectos. Sin el Plan para la Dirección de Proyectos no hay metodología
en Dirección de Proyectos, no hay organización, no hay Project Management, no hay Project
Manager, … No hay ni siquiera Proyecto tal y como debe concebirse.
.2 Informes de Desempeño
-son una de las salidas del Proceso de monitorear y controlar los trabajos. Están destinados a
crear conocimiento y a generar decisiones o acciones como, por ejemplo: de avance de reuniones,
de estado del desempeño y entre otras.
.3 Activos de los Procesos de la Organización
-Son los procesos, procedimientos y bases de conocimiento específicos de la organización e
influyen en la dirección del proyecto.
Se suelen agrupar en dos categorías:
Procesos, políticas y procedimientos

6.3.2 Distribuir la Información: Herramientas y Técnicas


.1 Métodos de Comunicación
- Comunicación interactiva. (comprensión común acerca de temas específicos, e incluye reuniones,
llamadas telefónicas, videoconferencias, etc.)
.2 Herramientas para la Distribución de la Información
-el director del proyecto debe asegurarse de que las personas correctas reciban la información
apropiada en tiempo y forma

6.3.3 Distribuir la Información: Salidas


.1 Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización
Entre los activos de los procesos de la organización que pueden actualizarse, se incluyen:
-Notificaciones a los interesados. -Retroalimentación de los interesados.
-Informes del proyecto. -Documentación sobre lecciones aprendidas.
-Presentaciones del proyecto.
-Registro del proyecto.
6.5.2 Informar el Desempeño: Herramientas y Técnicas
.1 Análisis de Variación
.2 Métodos de Proyección
.3 Métodos de Comunicación
.4 Sistemas de Informes

Lo que dice las herramientas de informes y de desempeño es qué deben suministrar información
en un nivel adecuado para cada audiencia. El formato puede variar desde un informe de estado
simple hasta informes más elaborados. Un informe de estado simple puede revelar información
sobre el desempeño, como el porcentaje completado o los indicadores de estado para cada área
(p.ej., el alcance, el cronograma, los costos y la calidad).