INSTRUCTIVO RECEPCIÓN

1. Clave del computador: 500522

2. Manejo de Teléfono:

Ítem Bloquear Desbloquear

Se oprime la tecla 10 hasta que Se oprime la tecla 10 hasta que aparezca
aparezca night mode, luego oprimir Day Mode , luego oprimo tecla 11 y
Conmutador
tecla 12 y aparece en la pantalla aparece Dial une Locked y cuelgo.
Dial Une Locked y cuelgo.
Teléfono
Tecla 12 y colgar Tecla 11 y colgar
Pequeño

 La tecla 5 es para realizar llamadas Vonage (llamada internacionales) de acuerdo al archivo

que contiene el mismo nombre.
 Cuando le solicitan una llamada internacional y no dan indicativo se llama a la línea 179 y la
operadora le remite la llamada al país que desee solo con el número de teléfono.
 Para hacer una llamada puente se toma la llamada, se oprime transfer y se toma la línea según
necesidad, marca número y cuelgo.
 Se cuentan con 4 líneas de celular.
 Las llamadas que sean para los Duque o Claudia Arango se le transfieren a Maryori.
 Quien valida las referencias laborales es Sandra Sanchez

3. Archivos de uso diario: Estos archivos se encuentran en Documentos.

Archivo Descripción
Directorio General En este archivo se encuentra los teléfonos personales del
personal de la compañía (administrativos, lideres…) se usa en
caso de que la persona no se ubique en la extensión.
Puntos de venta En este archivo se encuentra relacionado la dirección y números
de teléfono de los puntos de venta (Diane and Geordi,
Paguemenos y Tiendas del Blumer). Se usa para marcar los
sobres de la correspondencia y pasar las llamadas según
solicitud.
Control salas de En este archivo se lleva el control de las salas de capacitación,
capacitación allí se registra cuando las apartan, se encuentran 3 pestañas
(Recepción, Sala 2do piso y Sala de Capacitación)

Relación de Envíos En este archivo se relacionan todos los envíos para llevar control
(manejamos la de los mismos, allí se relaciona Fecha de envió, quien lo envía,
transportadora envía) destino del envió.
Los sobres los deben entregar antes de las 02:00 pm,
debidamente marcados, lo único que haces es poner dirección y
teléfonos y la transportadora pasa a las 04:00 pm por los sobres.
Manejo de Plataforma Envía En la plataforma de envía online en la opción de capturar envíos
se registran los envíos………
De allí se imprimen las guías para pegar en cada sobre y la
relación de los envíos la cual firma el funcionario de envía y se
archiva en la A-Z de Envíos.
Vonage En este archivo se encuentran los números de teléfonos para
realizar las llamadas internacionales, solo las personas que están
relacionadas aquí se pueden llamar por la tecla Vonage.
 Facturas 
En este archivo se relacionan todas las facturas que llegan a
(Las facturas se reciben hasta recepción y se pasan a costos.
el 25 de cada mes), cuando  Se reciben y distribuyen de acuerdo a cada caso, estas
son arriendos y servicios facturas que se distribuyen para que los responsables le
públicos se recibe todo el relacionen centro de costos se relación en la planilla para
tiempo, se pasan a costos llevar el control:
Tania salgar a las 08:00 am o Las facturas de ETB y Claro se entregan a Nubia Sotelo
a las 03:00 pm y se envía la  Las facturas de Movistar se entregan a Emelina
respectiva relación  Las facturas que viene de la aduana, en dólares o aerolíneas
son para Alexandra Ruiz.
 Facturas de ropa son para Adriana Leal o Marlen Aunca
 Facturas de telas son para Ivan Triana
 G4S, Monitoreo, relacionado con carros, vigila+|ncia se
entrega a Jose Varon
Extensiones Actualizadas ( En este archivo se encuentra las extensiones de toda la planta.
este archivo se encuentra en
Escritorio)

4. Correspondencia: la recepciona seguridad y la relaciona en un libro en el cual se lleva el control

de lo que llega, se valida que le correspondencia y se toma lo que pertenece a recepción y se
relaciona en el libro a quien se lo entrega con su respectiva firma, el restante se deja para que la
persona encargada de contabilidad recoja los sobres.
Si la correspondencia es ropa se entrega a Adriana Leal o Marlen Aunca.

Cuando la correspondencia la entregan los conductores del cedí se relaciona en el libro y se

procede a realizar lo anterior.

5. Fax: Se debe dar clic en la ventana cuando indique que está entrando un fax, ya que si no se hace
el fax se pierde y no ingresa.

6. Certificaciones: se recepcionan las solicitudes tanto en llamada, como personalmente los días
Lunes, en la carpeta se solicitud de certificaciones e indicar que se entregan los días viernes
después de las 02:00 pm, la certificación se debe entregar personalmente al dueño, si viene un
tercero debe traer autorización para solicitarla, y no se debe pasar la carpeta para que la persona
la busque.

Cuando se entrega certificado de ingresos y retención se debe informar que se entrega una vez en
el año.