CÓMO ARCHIVAR

Generalmente, la tarea de archivar resultar necesaria en el trabajo y en casa. Si pasas por alto la tarea de archivar
durante mucho tiempo, puedes llegar a acumular una gran pila de papel, la cual te tomará horas o incluso días para
clasificar. Para mantener tu buzón de entrada libre de desorden, ordena cualquier documento que recibas diariamente.
Luego, crea un sistema para archivar que funcione para ti. ¡Utiliza un sistema para ordenar papeles de forma que puedas
acceder fácilmente a los documentos importantes cuando lo necesites.
METODOS
ENCARGARSE DE LA AFLUENCIA DIARIA DE PAPELES
-Establece un buzón de entrada principal para conservar los papeles hasta que puedas ordenarlos. El buzón de entrada
principal es donde colocarás todos los papeles que lleguen a tu escritorio o a tu buzón de correo diariamente. Esto
puede ayudar a mantenerte organizado hasta que tengas tiempo para ordenar y encargarte de cada elemento.
Puedes utilizar una pequeña caja de cartón como buzón de entrada principal, o conseguir una caja, cesta, o bandeja
especial para este propósito. Coloca la caja en la esquina de tu escritorio, en una mesa cerca de la puerta principal, o en
algún otro lugar visible para que no te olvides de su existencia.

-Revisa el buzón de entrada diariamente y separa los elementos importantes. Mira cada uno de los artículos en el buzón
de entrada una vez al día para buscar aquellos elementos que requieran de tu atención inmediata. Esto puede incluir las
facturas que se venzan pronto, invitaciones a fiestas, o formularios que cuenten con un límite de tiempo. Pon estos
elementos a un lado para que puedas encargarte de ellos inmediatamente.
Es posible que necesites conseguir una segunda caja de un color diferente a la primera caja para colocar los elementos
urgentes. Por ejemplo, podrías conseguir una caja roja para indicar que se trata de elementos urgentes.

-Coloca los elementos que desees archivar en un fichero. Conserva una tercera caja al lado del buzón de entrada
principal y la caja de elementos urgentes. Utiliza esto como un punto de almacenamiento de los artículos que desees
archivar. Esto te ayudará a mantenerlos organizados hasta que estés listo para archivarlos.
Asegúrate de que esta caja sea de un color diferente a las otras cajas. De lo contrario, podrías confundir las cajas.

-Desecha los elementos innecesarios en una papelera de reciclaje. Cualquier correo basura u otro elemento innecesario
que termine en el buzón de entrada puede ir directamente a la papelera de reciclaje. Identifica estos elementos a
medida que clasifiques los documentos y envíalos a la papelera inmediatamente para ayudar a mantener el buzón libre
de desorden.
Mantén la papelera de reciclaje en el suelo para no confundirla con las otras cajas.
Si alguno de los elementos innecesarios contiene información personal, tritúralo antes de desecharlo.
ELEGIR UN SISTEMA DE ARCHIVADO
-Designa un archivo mensual y diario si tienes bastantes tareas que administrar. A esto se le conoce como el sistema de
archivado Tickler (recordatorios) y es una gran manera de mantener un registro de lo que se necesita hacer diariamente.
Designa una carpeta de archivos para cada mes y una carpeta para cada día del mes. Luego, introduce elementos en los
archivos. Archiva los elementos de acuerdo a las fechas en las que necesitarás encargarte de ellos.[6]
Por ejemplo, si necesitas pagar una factura el 23 de septiembre, entonces introduce la factura en la carpeta asignada a
esa fecha.

-Organiza las carpetas de forma alfabética para mantener los documentos importantes a la mano. Archivar elementos de
forma alfabética es útil para encontrar los archivos de personas individuales, empresas o asuntos. Esto puede resultar
ideal si cuentas con bastantes clientes y deseas conservar un archivo de cada uno, o si deseas contar con una manera
sencilla de gestionar la organización de los archivos en casa.
Asegúrate de primero colocar el apellido de las personas en las etiquetas de los archivos, tal como "Pérez, Susana" o
"Castillo, David".
-Ignora las palabras tales como "La", "Un" y "Una" cuando archives según el nombre de la empresa. Por ejemplo, si
tienes un cliente cuya empresa se llama “La Diosa del Pastel,” entonces organiza el elemento según la “D” en la palabra
“Diosa”, e ignora la letra “L” presente en “La” al momento de archivar.
Elige un sistema de archivado numérico para cubrir las necesidades de organización a corto plazo. Si tienes un proyecto
a corto plazo para el cual deseas conservar registros, entonces un sistema de archivado numérico puede ser la mejor
opción. Esto sucede cuando se asigna un número a cada documento y se lo archiva de acuerdo a ese número. Sin
embargo, ten en cuenta que también tendrás que llevar un registro acerca de qué documento corresponde a cada
número, por ejemplo, mediante el uso de una hoja de cálculo.[8]
Por ejemplo, puedes asignar todos los elementos que hayas recibido durante la semana del 14 de marzo a una carpeta
de archivo etiquetada como el número 1, luego todos los elementos para la semana del 21 de marzo en un archivo
etiquetado con el número 2, y así sucesivamente.
Otra opción es etiquetar los archivos según la fecha y organizarlos cronológicamente. Por ejemplo, los elementos
recibidos el 2 de mayo de 2018 podrían guardarse en un archivo etiquetado como 2/5/2018.
-Codifica los archivos según el color para hacer más rápida y fácil la búsqueda de elementos. Designa un color por cada
categoría de archivos. Esto te ayudará a localizar una categoría de archivos a simple golpe de vista.[9]
Por ejemplo, usa el color rojo para las facturas médicas, el azul para los impuestos, y el verde para los seguros.
Asigna un color a un rango numérico o alfabético para codificar los archivos numéricos o alfabéticos según el color,
mediante la creación de archivos tales como verde 1-25 o A-G, púrpura 25-50 o H-M, y amarillo 50-75 o N-R.

-Incluye información adicional relevante en la carpeta del archivo. Añadir información adicional para describir el
contenido del archivo o cualquier acción requerida también ayudará a hacer que el sistema de archivado sea más
eficiente. Para hacerlo, es posible que necesites agregar 1 o más de los siguientes elementos:[10]
número o nombre del archivo
título del archivo
fecha en la que se abrió y cerró el archivo
nombre del departamento o equipo
número de registro informático
fecha de eliminación y método de eliminación

ORGANIZAR LOS DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS

-Coloca el documento más reciente en la parte superior del archivo. Utiliza la fecha que aparezca en el documento para
ayudarte con esto. Después de que tengas los documentos listos para archivar y el sistema de archivado definido,
puedes comenzar a colocar artículos en los archivos. Asegúrate siempre de mantener los documentos más recientes
para cada archivo en la parte superior, de forma que sean más fáciles de acceder.[11]
Por ejemplo, si tienes un archivo de tu seguro de propiedad, entonces necesitarás colocar el registro de pago más
reciente del seguro de propiedad en la parte superior del archivo.

-Conserva los archivos adjuntos junto con los documentos a los cuales se encuentren asociados. Si tienes algún recibo
relevante u otros documentos que necesiten guardarse junto a otro documento, asegúrate de conservarlos juntos
dentro del mismo archivo. Es posible que incluso necesites grapar o utilizar un sujetapapeles para adjuntar elementos en
la parte posterior del documento.[12]
Por ejemplo, si tienes un recibo por haber pagado la factura de electricidad, grápalo detrás de la factura en caso de que
necesites consultarlo.

-Coloca los documentos grandes en sobres separados. Puedes archivar estos sobres detrás de los archivos con los que se
relacionen. Asegúrate de incluir una descripción del contenido en la parte frontal del sobre. Esto ayudará a eliminar el
desorden de archivos y mejorar la eficiencia de tu sistema de archivado.[13]
Por ejemplo, si tienes los planos de un proyecto en el que estés trabajando, podrías colocarlos en un sobre grande.

-Archiva el documento original y elimina cualquier copia. No archivar duplicados ayudará a evitar la confusión cuando
busques un elemento en los archivos. Si te topas con algún duplicado, deshazte de él y archiva solamente el documento
original.[14]
Si no estás seguro acerca de cuál documento es el original, entonces es posible que necesites archivar ambos elementos
para asegurarte de contar el original. ¡Sin embargo, trata de no hacerlo muy a menudo o los archivos se acumularán
rápidamente.
Consejos
Si no estás seguro acerca de si debes o no archivar o reciclar un artículo, guárdalo durante 30 días y luego vuelve a
analizarlo.
Escanear los documentos de poca relevancia es otra buena manera de limpiar el desorden de documentos mientras que
a la vez se mantiene la información dentro de un documento en caso de necesitarlo.
FUNDAMENTOS DE ARCHIVOS

Equipos y Sistemas de Archivos

Fundamentos de un Archivo:

Organizan y optimizan el funcionamiento de una empresa, ente, organismo u oficina.

Sus materiales:

Varían según las funciones o el uso de la empresa u organización.

Pueden contener:

Expedientes, legajos, notas, fotos, ordenanzas, memorandos, resoluciones.

Niveles de Archivos:

Según el grado o frecuencia de utilización:

Archivo Activo: Contienen todo los documentos de recién entrega o que son de consulta frecuente.

Archivo Semiactivo: Los documentos que allí se encuentran son provenientes de archivos activos y no tienen
regularidad en la frecuencia de la búsqueda en sus documentos pero si tienden en ocasiones a ser utilizados.

Archivo Inactivo: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional, conservan valor
histórico, político, o documental.

IMPORTANCIA DEL PROCESO DE ARCHIVAR:

Es la memoria colectiva de una empresa y de suma importancia para su supervivencia y buen funcionamiento. Su
correcta y ordenada organización permitirá agilizar cualquier proceso y sobre todo demostrara la actividad y ordenado
funcionamiento de las actividades que en la organización, ente o institución.

FUNCIONES DEL ARCHIVO:

Conservación de documentos (La Ley obliga en plazos mínimos conservación documentos por que podrían ser
requeridos).

Conservar los documentos ordenados y clasificados.

Proporciona información sobre el funcionamiento y asuntos tratados.

Eficaz cuando se encuentra rápidamente lo que se busca.

Es el centro activo de información.

Sirve como medio de consulta cuando se pretende indagar en las actuaciones del pasado.

Sirve como elemento probatorio cuando el organismo o entidad pretende demostrar la realización de un acto o la forma
de hacerlo.

CICLO DE VIDA DE UN DOCUMENTO COMERCIAL:

Consta de Cinco (5) Etapas:

Creación: El uso de los diferentes documentos que se crean, se entregan o se reciben en una empresa, organización y
otros deben ser guardados.

Archivo y Protección: Todos estos documentos deben ser guardados, clasificados y protegidos para su posterior uso
(comprobación o respaldo de actividades, negocios o diligencias).

Utilización: Todo lo archivado se guarda para ser utilizado en actividades futuras puede ser para una comprobación,
justificación, etc.

Transferencia: Esto se realiza cuando existen ciertos documentos que ya no son consultados con frecuencia o cuando
forman parte del archivo inactivo.

Eliminación: Este paso se realiza cuando el archivo ya no es útil, necesario, imprescindible o valioso para la empresa, por
lo tanto según leyes y protocolos deben ser destruidos.

MOBILIARIO, EQUIPOS Y MATERIALES PARA ARCHIVAR

Tipos de Archivadores:

Unidades verticales: Los más corrientes en todo departamento de archivo. Son de dos, tres o cuatro gavetas, unas sobre
otras. se colocan juntos, unos al lado de otros, en tal forma que dan aspecto de orden y para aprovechar el espacio,
para consultas y circulación del personal.

Unidades horizontales:Estos muebles consisten en gavetas colocadas una al lado de otra. Su uso más frecuente es para
organizaciones y oficinas pequeñas.

Unidades independientes: Consisten en una gaveta, bajo una sólo marca común. Ejemplo de ellas son los muebles que
se usan en una biblioteca para el catálogo de tarjetas.

Equipos y materiales de archivo

Partes básicas del archivo

Índice de archivadores. Los índices pueden ser: Alfabéticos; Numéricos y Mixtos.

Marbetes

Tipos de archivadores

Gancho o espigón

Kardex.

Nido de paloma o casillero.

Archivo de caja.

Carpeta de fuelle o acordeón.

Archivos móviles.

archivos alfabéticos.

Materiales de Oficina

Las carpetas: • Manila • Cartón prensado. • De fibras. • De luxe.

Pestañas de las carpetas: Pestaña corrida: Pestaña cortada: Pestaña reforzada.

Bases para carpetas.

Guías.

Rótulos.

DISPOSITIVOS DE ALMACENAMIENTO SECUNDARIOS:

Disco Duro: Son en la actualidad el principal subsistema de almacenamiento de información en los sistemas
informáticos. Es un dispositivo encargado de almacenar información de forma persistente en un ordenador, es
considerado el sistema de almacenamiento más importante del computador y en él se guardan los archivos de los
programas.

Disquette o Disco flexible: Un disco flexible o también disquette (en inglés floppy disk), es un tipo de dispositivo de
almacenamiento de datos formado por una pieza circular de un material magnético que permite la grabación y lectura
de datos, fino y flexible (de ahí su denominación) encerrado en una carcasa fina cuadrada o rectangular de plástico. Los
discos, usados usualmente son los de 3 ½ o 5 ¼ pulgadas, utilizados en ordenadores o computadoras personales, aunque
actualmente los discos de 5 ¼ pulgadas están en desuso.

DISPOSITIVOS ÓPTICOS:

El CD-R: Son discos compactos de 700 MB de capacidad que puede ser leído cuantas veces se desee, pero cuyo
contenido no puede ser modificado una vez que ya ha sido grabado. Dado que no pueden ser borrados ni regrabados,
son adecuados para almacenar archivos u otros conjuntos de información invariable.

CD-RW: posee la capacidad del CD-R con la diferencia que estos discos son regrabables lo que les da una gran ventaja.
Las unidades CD-RW pueden grabar información sobre discos CD-R y CD-RW y además pueden leer discos CD-ROM y CDS
de audio. Las interfaces soportadas son EIDE, SCSI y USB.

DVD-ROM: es un disco compacto con capacidad de almacen ar 4.7 GB de datos en una cara del disco, un aumento de
más de 7 veces con respecto a los CD-R y CD-RW. Y esto es en una sola cara. Los futuros medios de DVD-ROM serán
capaces de almacenar datos en ambas caras del disco, y usar medios de doble capa para permitir a las unidades leer
hasta cuatro niveles de datos almacenados en las dos caras del disco dando como resultado una capacidad de
almacenamiento de 17 GB. Las unidades DVD-ROM son capaces de leer los formatos de discos CD-R y CD-RW. Entre las
aplicaciones que aprovechan la gran capacidad de almacenamiento de los DVD-ROM tenemos las películas de larga
duración y los juegos basados en DVD que ofrecen videos MPEG-2 de alta resolución, sonido inmersivo Dolby AC-3, y
poderosas graficas 3D.
DVD-RAM: este medio tiene una capacidad de 2.6 GB en una ca ra del disco y 5.2 GB en un disco de doble cara, Los DVD-
RAM son capaces de leer cualquier disco CD-R o CD-RW pero no es capaz de escribir sobre estos. Los DVD-RAM son
regrabables pero los discos no pueden ser leídos por unidades DVD-ROM.

PEN DRIVE O MEMORY FLASH: Es un pequeño dispositivo de almacenamiento que utiliza la memoria flash para guardar
la información sin necesidad de pilas. Los Pen Drive son resistentes a los rasguños y al polvo que han afectado a las
formas previas de almacenamiento portable, como los CD y los disquetes. Los sistemas operativos más modernos
pueden leer y escribir en ello sin necesidad de controladores especiales. En los equipos antiguos se necesita instalar un
controlador de dispositivo.

Sistema de Archivo alfabético:

Sigue una secuencia lógica, basada en el arreglo de los nombres de acuerdo con el alfabeto, muy similae al usado en
los dicccionarios. Este sistema se ajusta a casi todos los negocios.

Ventajas: La organización de carpetas y guías es sencilla; no necesita de un archivo auxiliar; los apellidos y nombres se
agrupan con facilidad en estricto orden alfabético.

Reglas para ordenar alfabéticamente: Usado directa o indirectamente encasi todos los sistemas de archivar, pues
constituyen la base fundamental de todos los sistemas. Existen varias reglas básicas para clasificar y estas son de uso
universal. Para ordenar de esta manera las reglas son en el caso de:

Mujeres casadas.

Casas Comerciales.

firmas comerciales.

Nombres Geográficos y Abreviaturas.

Según sea el caso, cada uno tiene sus reglas para posicionar o tomar en cuenta al momento de archivar.

Archivo geográfico
Es el sistema de archivar los documentos por el nombre de la localidad en que residen los interesados en los asuntos; es
decir los documentos de un solo asunto, para formar un expediente, se agrupan o ligan por el lugar, o sea; naciones,
estados, ciudades, provincias, etc.

Para el ordenamiento de los expedientes dentro de los muebles archivadores, se usan guías divisionarias a cinco cortes
en cuyas pestañas se anotan los nombres geográficos en el orden de su división política: nación, estado, ciudad, pueblo,
etc.; ordenadas alfabéticamente, o bien, por los apellidos y nombres de los interesados en los asuntos, empleando
siempre juegos de guías y en una distribución alfabética dentro de cada lugar.

En tales condiciones el sistema es puramente geográfico, o una combinación del geográfico con el alfabético de nombres
de personas físicas o morales, o asuntos. Este sistema de Archivos, es directo si se contrae a los lugares geográficos en
ordenamiento estrictamente alfabéticos; pero requiere del catálogo si hay que determinar, por los apellidos y nombres
personas o instituciones y por asuntos, el lugar en que radican. La alfabetización se hace siguiendo la regla general de la
materia.

En cuanto a la redacción de los nombres geográficos, y a fin de evitar repeticiones, se tratará en las reglas de redacción
de catálogos.