Manual Contratista

SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
VERSIÓN No. 01
MANUAL DE CONTRATISTA
FECHA 05/03/2018 PÁGINA 1 de 27
CONTENIDO
INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................. 3
JUSTIFICACIÓN.................................................................................................................................... 4
1. OBJETIVOS............................................................................................................................... 5
1.1. Objetivo General:..................................................................................................................... 5
1.2. Objetivos Específicos:...............................................................................................................5
2. ALCANCE................................................................................................................................. 5
3. FORMATOS MANEJADOS...........................................................................................................6
4. DEFINICIONES.......................................................................................................................... 6
5. MARCO DE REFERENCIA LEGAL Y TÉCNICO..................................................................................8
6. DESARROLLO.......................................................................................................................... 11
6.1 PREVIO A LA CONTRATACIÓN...............................................................................................11

6.1.1 ESTUDIO DE LA ACTIVIDAD A CONTRATAR.......................................................................11
6.1.2 PARA CONTRATISTAS QUE REALICEN TRABAJOS EN LAS DIFERENTES SEDES DE ASOCIACION DE
CULTIVADORES DE CAÑA DE AZUCAR DE COLOMBIA ASOCAÑA........................................................12
6.1.3 FORMACIÓN DEL PERSONAL DEL CONTRATISTA...............................................................12
6.2 ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO.............................................................................................12
6.2.1 REVISIÓN DE AFILIACIONES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL.........................12
6.2.2 PLAN BÁSICO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE......................13
6.2.3 INDUCCIÓN EN EL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO
AMBIENTE A CONTRATISTAS......................................................................................................... 14
6.3 REPONSABILIDADES............................................................................................................. 14
6.3.1 CONTRATISTA PERSONA NATURAL..................................................................................15
6.3.2 CONTRATISTA PERSONA JURÍDICA..................................................................................15
6.3.3 CONTRATISTAS PERSONA NATURAL O JURÍDICA...............................................................16
6.3.4 LOS DIRECTIVOS........................................................................................................... 17
6.3.5 SALUD OCUPACIONAL Y MEDIO AMBIENTE.....................................................................17
6.3.6 SUPERVISOR DEL CONTRATISTA POR PARTE DE ASOCIACION DE CULTIVADORES DE CAÑA DE
AZUCAR DE COLOMBIA ASOCAÑA.................................................................................................18
6.4 ORDEN Y ASEO.................................................................................................................... 18
6.5 PROHIBICIONES A LOS TRABAJADORES DE LAS EMPRESAS CONTRATISTAS.................................19
7. REPORTE E INVESTIGACIÓN DE LOS ACCIDENTES E INCIDENTES DE TRABAJO Y AMBIENTALES......20
8. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO..................................................................................................21
VERSIÓN No. 01
9. INDICADORES DE GESTIÓN......................................................................................................21
10. ANEXOS................................................................................................................................. 21
VERSIÓN No. 01
INTRODUCCIÓN
La Seguridad y Salud en el Trabajo en Colombia se ha convertido en los últimos años en prioridad nacional,
razón al incremento de casos mórbidos y mortales, a los altos costos que por atención y tratamiento en
salud se requiere, incluyendo la rehabilitación, los pagos de indemnizaciones y el impacto social como
consecuencia de los accidentes laborales y las enfermedades Laborales.
ASOCIACION DE CULTIVADORES DE CAÑA DE AZUCAR DE COLOMBIA ASOCAÑA. considera que los

contratistas son vitales para lograr sus objetivo, de ahí que el acatamiento de las normas expuestas en el
presente manual son de indispensable cumplimiento, en tanto que hacen parte de las directrices
establecidas por Empresa, para las contrataciones que se celebren con todos sus contratistas, bien sea de
manera escrita o verbal en las sedes, generando estándares básicos que determinan los criterios
relacionados en el Sistema de Gestión en Seguridad y Salud en el Trabajo y medio ambiente para la
selección de contratistas, así como la suscripción y ejecución de contratos con personas naturales y jurídicas
que presentan propuestas y/o prestan servicios a ASOCIACION DE CULTIVADORES DE CAÑA DE AZUCAR DE
COLOMBIA ASOCAÑA.
VERSIÓN No. 01
JUSTIFICACIÓN
La Seguridad y Salud en el Trabajo es una herramienta necesaria para la empresa por que busca minimizar
los riesgos existentes, garantizando condiciones seguras de trabajo y al mismo tiempo ofreciendo resultados
productivos dependiendo de cada cargo. Igualmente es una estrategia para evitar sanciones por
incumplimiento de la legislación, demandas en casos de accidentes de trabajo o enfermedades laborales
que involucren personal de la empresa, visitantes y/o contratistas.
Cabe anotar, que la Empresa es responsable de lo que le pueda ocurrir dentro de sus instalaciones a
cualquier persona, incluyendo a personal contratista. Por ello es necesario establecer normas en seguridad y
salud en el Trabajo, que propendan por generar procedimientos de trabajo seguros y una visión preventiva
ante los accidentes de trabajo y las enfermedades laborales.
VERSIÓN No. 01
1. OBJETIVOS
1.1 Objetivo General:

Establecer normas generales que regulen las relaciones contractuales entre ASOCIACION DE CULTIVADORES
DE CAÑA DE AZUCAR DE COLOMBIA ASOCAÑA., contratistas y subcontratistas, en los requerimientos en
seguridad, salud ocupacional y medio ambiente.
1.2 Objetivos Específicos:

 Establecer las responsabilidades del contratista y ASOCIACION DE CULTIVADORES DE CAÑA DE AZUCAR
DE COLOMBIA ASOCAÑA., para la exigencia y control de los requerimientos del Sistema de Gestión en
Seguridad y Salud en el Trabajo y medio ambiente, que se tienen en cuenta en los procesos de selección
de proveedores y ejecución de contratos realizados por la Empresa.
 Determinar las tareas que son consideradas de alto riesgo.
 Identificar los lugares y equipos donde se requieran permisos para trabajos de Alto Riesgo (en altura, en
caliente, energía cero, instalaciones locativas y espacios confinados), dentro y fuera de las instalaciones
de la Empresa.
 Aplicar el diligenciamiento del permiso para realizar trabajos de alto riesgo.
 Verificar que los requerimientos y especificaciones se cumplan totalmente antes, durante y después de
la ejecución del trabajo objeto del permiso.
 Proporcionar instrumentos de evaluación y seguimiento de los requerimientos de seguridad, salud
ocupacional y medio ambiente para contratistas, personas jurídicas y naturales.
2. ALCANCE
Este documento aplica a todos los contratistas de las diferentes sedes de ASOCIACION DE CULTIVADORES
DE CAÑA DE AZUCAR DE COLOMBIA ASOCAÑA, que desarrollan labores de alto riesgo, que prestan
servicios dentro de las instalaciones de la Empresa (servicios de aseo y cafetería, mantenimiento de
instalaciones locativas, mantenimiento de redes eléctricas e informáticas, mantenimiento de aire
acondicionado, entre otros), así como la suscripción y ejecución de contratos con personas naturales y
personas jurídicas que presenten propuestas y/o presten servicios a la empresa.
Las disposiciones establecidas en este manual serán de obligatorio cumplimiento en la actividad contractual.
3. FORMATOS MANEJADOS
 Permisos para Tareas de Alto Riesgo

VERSIÓN No. 01
 Lista de Chequeo para Tareas de Alto Riesgo

 Hoja de Vida Equipos de Alturas
 Inspección Contratistas
4. DEFINICIONES
Accidente de Trabajo: Según la Lay 1562 del 2012

Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por causa o con ocasión del trabajo, y que
produzca en el trabajador una lesión orgánica, una perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la
muerte.
Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del empleador, o
contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del lugar y horas de trabajo.
Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los trabajadores o
contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando el transporte lo suministre el
empleador.
También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la función sindical,
aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el accidente se produzca en
cumplimiento de dicha función.
De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de actividades
recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en representación del empleador o de la
empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de empresas de servicios temporales que se encuentren
en misión.
Enfermedad Laboral: Según la Lay 1562 del 2012

Es enfermedad laboral la contraída como resultado de la exposición a factores de riesgo inherentes a la
actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha visto obligado a trabajar. El Gobierno Nacional,
determinará, en forma periódica, las enfermedades que se consideran como laborales y en los casos en que
una enfermedad no figure en la tabla de enfermedades laborales, pero se demuestre la relación de
causalidad con los factores de riesgo ocupacionales será reconocida como enfermedad laboral, conforme lo
establecido en las normas legales vigentes.
ARL: Administradora de riesgo laborales
ATEP: Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional
Contratistas: Un contratista es una persona contratada temporalmente por una empresa, para el desarrollo
de un proyecto, con fines específicos, se puede contratar en meses o años.
Elemento de Protección Personal (EPP): Según la Guía Técnica (GTC 45)

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Dispositivo que sirve como barrera entre un peligro y alguna parte del cuerpo de una persona.
Equipo de Protección Personal (EPP): Según la Guía Técnica (GTC 45)

Dispositivo que sirve como medio de protección ante un peligro y que para su funcionamiento requiere de
la interacción con otros elementos. Ejemplo, sistema de detección contra caídas.
Riesgos: Según la Guía Técnica (GTC 45)

Combinación de la probabilidad de que ocurra(n) un(os) evento(s) o exposición(es) peligroso(s), y la
severidad de lesión o enfermedad, que puede ser causado por el (los) evento(s) o la(s) exposición(es) (NTC-
OHSAS 18001)
Higiene Industrial: Según la resolución 1016 de 1989

Tiene como objeto la identificación, reconocimiento, evaluación y control de los factores ambientales que se
originen en los lugares de trabajo y que puedan afectar la salud de los trabajadores.
Identificación del Peligro: Según la Guía Técnica (GTC 45)

Proceso para reconocer si existe un peligro.
Incidente: Según la Guía Técnica (GTC 45)

Evento(s) relacionado(s) con el trabajo, en el (los) que ocurrió o pudo haber ocurrido lesión o enfermedad
(independiente de su severidad) o víctima mortal
Peligro: Según la Guía Técnica (GTC 45)

Fuente, situación o acto con potencial de daño en términos de enfermedad o lesión a las personas, o una
combinación de éstos.
Residuo: Es un material o producto cuyo propietario o poseedor desecha y que se encuentra en estado
sólido o semisólido, o es un líquido o gas contenido en recipientes o depósitos, y que puede ser susceptible
de ser valorizado o requiere sujetarse a tratamiento o disposición final.
Incidente: Evento que pudo generar un incidente o que tuvo el potencial para llegar a serlo, sea laboral o
ambiental.
Trabajador autorizado: Trabajador que posee el certificado de capacitación de trabajo seguro en alturas o el
certificado de competencia laboral para trabajo seguro en alturas.
Tarea de alto riesgo: Se considera toda actividad que por su naturaleza o instalación donde se realiza, lleva
implícita la exposición a riesgos adicionales o intensidades mayores a las que normalmente se desarrollan.
Trabajos con energía y/o equipos energizados: Trabajo que requiera que toda la energía y presión residual
almacenada en los equipos sea liberada y/o bloqueada: energía hidráulica, neumática, gravedad, presión en
las tuberías, equipos, instalación de equipos de seguridad electrónica y sistemas de monitoreo.
Trabajo en alturas: Trabajo que realice un operario a una altura de 1.50 mts. o superior, y labor realizada en
plataformas, donde las condiciones de seguridad como barandas y retenciones no estén presentes.
VERSIÓN No. 01
Trabajo en caliente: Trabajo que produzca chispa, llama, reacción calórica por fricción mecánica, por energía
eléctrica o reacción química tales como oxicorte, soldadura, esmerilado, etc., y en presencia de vapores,
gases, líquidos inflamables o combustibles que puedan desencadenar un incendio o explosión.
Trabajo en instalaciones locativas: Trabajo que se requiera para reparaciones locativas, que involucren
procesos de demolición, excavaciones, pinturas, concentración de vapores, gases, etc.
Espacio Confinado: Tiene medios limitados para entrar y salir. Se entiende por medios limitados, a todo
aquello que no se permite una entrada ni una salida en forma segura y rápida de todos sus ocupantes; no
cuenta con una ventilación natural que permita asegurar una atmosfera apta para la vida humana antes y
durante la realización de los trabajos.
5. MARCO DE REFERENCIA LEGAL Y TÉCNICO
A continuación, se presenta las normas jurídicas y técnicas que soportan los requerimientos en seguridad y
Salud en el Trabajo y Medio Ambiente que se plantean en este manual para contratistas de la empresa.
Tipo de norma Año Entidad Descripción

Restablece las normas preservar, conservar y mejorar la salud
Congreso de la
Ley 9 título III 1979 de los individuos en sus ocupaciones.
republica
Establece algunas disposiciones sobre vivienda, higiene y
Ministerio de trabajo y
Resolución 2400 1979 seguridad en los establecimientos de trabajo.
seguridad social
Por el cual se determinan las bases para la organización y
Ministerio de trabajo y administración de seguridad ocupacional en el país.
Decreto 614 1984
seguridad social
Reglamenta la organización de funcionamiento de los comités

Ministerio de trabajo y de medicina higiene y seguridad industrial en los lugares de
Resolución 2013 1986
seguridad social trabajos.
Resolución Ministerio de trabajo y Determina los requisitos para la prestación de servicios en

1986
18575 seguridad social salud ocupacional.
Reglamenta la organización, funcionamiento y forma de los

Resolución 1016 1989 programas de salud ocupacional que deben desarrollar los
seguridad social
patronos o empleadores del país.
Ministerio de trabajo y Valores límites permisibles para la exposición ocupacional al

Resolución 1792 1990
seguridad social ruido.
1990 Ministerio de trabajo y Modifica lo establecidos en la resolución 18575 correspondiente

Resolución 7515
seguridad social a las prestaciones de servicio en salud ocupacional.
Resolución 1075 Ministerio de trabajo y Obligar a las empresas a realizar campañas de prevención de
1992
seguridad social fármaco dependencia, alcoholismo y tabaquismo.
VERSIÓN No. 01
Crear e implementar el nuevo sistema de seguridad social

1993 Ministerio de trabajo y
integral.
Resolución 1075 seguridad social
Congreso de la
Ley 55 1993 Manejos de sustancias químicas.
republica
Determina la organización y administración del sistema general

Decreto ley 1295 1994 Ministerio de gobierno
de riesgos profesionales.
Ministerio del medio

Resolución 0541 1994 Manejo de desechos de la construcción.
ambiente
Decreto 1772 1994 Afiliación a los sistemas generales de riegos profesionales.
seguridad social
Ministerio del me Prevención y control de la contaminación atmosférica y

Decreto 0948 1995
medio ambiente protección de la calidad del aire.
Por el cual se regulan el manejo, transporte y disposición final

Decreto 0357 1997
de escombros y materiales de construcción.
Por el cual se dictan normas sobre la organización,

Congreso de la
Ley 776 2002 administración y prestaciones de los sistemas generales de
republica
riesgo profesionales.
Por el cual se modifica la tabla de calificaciones de actividades

Decreto 1607 Misterio de trabajo y
2002 económicas para el sistema general de riesgos profesionales y
seguridad social
se dictan otras disposiciones.
Ministerio de A filiación a riego profesionales de contratistas y trabajadores
Decreto 2800 2003
protección social independientes.
Ministerio de
Resolución 0627 Por la cual se establece la norma nacional de emisión de ruido y
2006 ambiente, vivienda y
ruido ambiental.
desarrollo territorial
Resolución 1401 Ministerio de Por la cual se reglamenta la investigación de incidente y
2007
protección social accidente de trabajo.
Ley 1562 Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se

2012 Congreso de Colombia
dictan otras disposiciones en Materia de Salud Ocupacional
Resolución 1409 Por la cual se establece el Reglamento de Seguridad para

2012 Ministerio de Trabajo
protección contra Caídas en Trabajo en Alturas
Por la cual se dictan disposiciones para la implementación del
Decreto 1443 2014 Ministerio de Trabajo Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG –
SST)
Decreto 0472 2015 Ministerio de Trabajo Por la cual se reglamentan los criterios de graduación de las
multas por infracción a las normas de Seguridad y Salud en el
Trabajo y Riesgos Laborales, se señalan normas para la
aplicación de la orden de clausura del lugar de trabajo o cierre
VERSIÓN No. 01
definitivo de la empresa y paralización o prohibición inmediata

de Trabajo o Tareas y se dictan otras disposiciones
Decreto 1072 Por medio de la cual se expide el Decreto Único Reglamentario

2015 Ministerio de Trabajo
del Sector Trabajo
Tipo de normas y guías

Números Nombres Descripción
técnicas
Guía estructura básica del Suministrar los lineamientos para estructura y
GTC 34 programa de salud desarrollar un programa de salud ocupacional para
ocupacional las empresas establecidas en Colombia.
guía para el diagnóstico de
condiciones de trabajo o Contiene definiciones, requisitos escalas para la
GTC 45 panoramas de factores de valoración de riego que generan enfermedades
riesgos identificación y profesionales.
valoración
Higiene y seguridad Establece definiciones, colores de seguridad colores

NTC 1461 colores y señales de de contraste diseños de símbolos gráficos y
seguridad clasificación de señales.
Establece guías para el uso de redes de seguridad, las

Higiene código de cuales tiene por objetos dar protección contra
prácticas ara el uso de lesiones en el caso de que personas caigan cuando
NTC 2095
redes de seguridad en están trabajando en labores de construcción,
trabajos de construcción demolición mantenimiento y de proteger a las
personas de objetos que caiga
Esta norma específica los requisitos para mallas de
seguridad industrial, construidas con fibra sintéticas
Higiene y seguridad mallas o naturales y diseñadas para atrapar personas y
NTC 2771
para seguridad industrial escombros que caigan mientras se trabaja en
edificios altos, en estructuras o en construcciones
navales
6. DESARROLLO
Implica todas las áreas de ASOCIACION DE CULTIVADORES DE AZUCAR DE COLOMBIA ASOCAÑA, a nivel
nacional, tanto administrativas como técnicas y operativas, en todas las etapas de contratación, desde la
elaboración de los pliegos, evaluación de las ofertas presentadas, evaluación del desempeño, hasta la
culminación del contrato.
6.1 PREVIO A LA CONTRATACIÓN
6.1.1 ESTUDIO DE LA ACTIVIDAD A CONTRATAR

Se consideran todas las actividades a realizar por los contratistas que ejecuten labores dentro de las
instalaciones de la empresa, que generen riesgo y/o considerados de alto riesgo.
VERSIÓN No. 01
6.1.2 PARA CONTRATISTAS QUE REALICEN TRABAJOS EN LAS DIFERENTES SEDES DE ASOCIACION DE
CULTIVADORES DE AZUCAR DE COLOMBIA ASOCAÑA.
El área contratante revisa y analiza el tipo de contratista que requiera; de acuerdo a la actividad establecida
se realiza el proceso Contractual ordenado por el área encargada con la aplicación de los diferentes formatos
de acuerdo a la necesidad a contratar, una vez aprobada se inicia el proceso de contratación y los
requerimientos que se tienen en cuenta desde el punto de vista de calidad, seguridad, salud ocupacional y
medio ambiente deben quedar específicos en las cotizaciones. Para los contratos que impliquen
adecuaciones eléctricas, redes telefónicas, o de comunicaciones el área contratante informa al
Departamento de sistemas, para definir los requerimientos relacionados con las adecuaciones y coordinar
con este Departamento, las especificaciones técnicas requeridas, si es necesario cotización y aprobaciones.
Para los contratos que impliquen adecuación en las instalaciones locativas de las sedes se procede a
informar al área de Infraestructura y Mantenimiento, Para los contratos que impliquen Trabajo en alturas,
Trabajo en espacios confinados, Trabajos en caliente, etc., se aplica lo definido en el Protocolo para Tareas
de Alto Riesgo.
Para todos los trabajos que se realicen en las instalaciones de la Empresa, se evalúan los riesgos
ocupacionales y los impactos ambientales que se puedan generar en las instalaciones del cliente y la forma
de cumplimiento de los requerimientos del mismo en Seguridad y Salud en el Trabajo y medio ambiente.
6.1.3 FORMACIÓN DEL PERSONAL DEL CONTRATISTA

Dentro del proceso previo a la contratación el área contratante, verifica que el contratista cumpla con los
requerimientos específicos para sus trabajadores que realicen trabajos de alto riesgo, quienes requieren los
certificados vigentes o formación que los acredite como personal competente para prestar servicios en las
diferentes sedes de ASOCIACION DE CULTIVADORES DE AZUCAR DE COLOMBIA ASOCAÑA.
6.2 ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO

Posterior a la aprobación del trabajo a realizar, se informa a los Encargados de Seguridad y Salud en el
Trabajo y Medio Ambiente, para revisar los siguientes requerimientos.
6.2.1 REVISIÓN DE AFILIACIONES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

Antes de ingresar a las instalaciones de la compañía, el Guarda de Seguridad de la Portería o encargado en
cada sede verifica la afiliación de los contratistas al Sistema de Seguridad Social, solicitando pago vigente a
este sistema (EPS, ARL y AFP). El incumplimiento de este ítem no permite el inicio de los trabajos, hasta que
todo el personal esté al día con las respectivas afiliaciones al Sistema de Seguridad Social Integral.
La empresa contratista entrega el certificado de afiliación vigente a salud, pensiones y riesgos laborales
según la normatividad vigente al área de contratación o Supervisor Encargado de ASOCIACION DE
CULTIVADORES DE AZUCAR DE COLOMBIA ASOCAÑA. De igual manera el contratista entrega copia de los
formularios de pago a EPS, ARL y AFP, de acuerdo a lo establecido en la Ley.
Todos los contratistas entregan certificación suscrita por el Representante Legal de su empresa, en la cual
conste que cuenta con Políticas escritas de Salud Ocupacional, Seguridad y Medio Ambiente, encaminadas a
la prevención de accidentes de trabajo, enfermedades profesionales, preservación del medio ambiente,
VERSIÓN No. 01
promoción y protección de la salud de todos los trabajadores de la empresa contratista que prestará los
servicios a la Empresa y de sus subcontratistas sin importar la relación contractual que posean.
Para quienes realicen trabajos de alto riesgo se anexa certificado médico laboral, la certificación de la norma
técnica para trabajos en alturas, y certificación de capacitación y entrenamiento vigente.
6.2.2 PLAN BÁSICO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE

Todo contratista (persona natural o jurídica) entrega al Responsable de Salud Ocupacional y Medio Ambiente
el Plan Básico Legal en Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, el cual consta de lo siguiente:
 Matriz de Peligros (cada que se generen cambios).

 COPASST
 Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial.
 Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo
 Matriz de Elementos de Protección Personal (cada que se generen cambios).
 Estadísticas de Accidentalidad (mensual).
Dichas estadísticas contemplan como mínimo:
 Número de accidentes ocurridos en el mes, con o sin incapacidad.

 Días de incapacidad por accidente causados en el mes.
 Tipo de accidente (caídas, golpes, etc.).
 Causas de los accidentes.
 Medidas correctivas y /o preventivas tomadas.
 Para quienes realicen trabajos de alto riesgo, Certificado de Aptitud Médico Laboral y certificado para
Trabajo Seguro en Alturas vigente
Gestión Ambiental:
 Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales y/o Programa de Gestión Ambiental.
La compañía realiza reuniones semestralmente, donde se evalúa el desempeño y cumplimiento de los

contratistas con relación a Seguridad y Salud en el Trabajo, medio ambiente y cumplimiento de los requisitos
legales, dejando evidencia de dicha reunión en un acta de Reuniones.
Los contratistas suministran la dotación completa y los elementos de protección personal básicos EPP, de
uso obligatorio, cumpliendo las especificaciones técnicas requeridas. Los empleados contratistas utilizan
durante la prestación del servicio únicamente la ropa de dotación, evitando utilizar aretes, cadenas, relojes,
anillos, etc. que pongan en peligros sus vidas.
Todas las sustancias y/o productos químicos que utilice el contratista tienen su hoja de seguridad MDS y ésta
es remitida al Encargado de Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, antes de ser ingresadas a las
instalaciones de la empresa, con el fin de identificar las medidas preventivas que se requieren durante su
uso y almacenamiento en las instalaciones de la Empresa. En caso que se requieran reenvasar estas
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sustancias, son identificadas, etiquetadas y almacenadas en los lugares dispuestos para tal fin, y dispuestas
de acuerdo a lo establecido en el manual de medio Ambiente
Cualquier tipo de Residuo que se genere durante la prestación del Servicio en las Instalaciones de la
ASOCIACION DE CULTIVADORES DE CAÑA DE AZUCAR DE COLOMBIA ASOCAÑA, tiene su correcta disposición
de acuerdo a la Normatividad Legal Ambiental vigente y de acuerdo al manual de Gestión Ambiental.
6.2.3 INDUCCIÓN EN EL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO

AMBIENTE A CONTRATISTAS
Previo al inicio de las labores, se realiza la Inducción en Seguridad y Salud en el Trabajo y medio ambiente, a
la cual asiste el personal que realizará las obras, el Jefe Encargado y un Representante de la administración
de la firma contratista.
Esta inducción se realiza en la Sede Principal, de parte de los Analistas de las personas encargadas de Salud
Ocupacional y Medio Ambiente, sobre temas relacionados con salud ocupacional (políticas, normas de
seguridad, procedimientos establecidos para el desarrollo de las actividades que generen alto riesgo, obras
civiles, trabajos en altura, trabajos en caliente, trabajos con equipos energizados y trabajos en espacios
confinados, cumplimiento de requerimientos legales.
Las inducciones se realizan con previa Inscripción mínimo dos (02) días con anticipación en el departamento
de Salud Ocupacional, dicha Inducción tiene como fechas establecidas las cuales se indicarán de acuerdo a la
inscripción de los mismos.
6.3 REPONSABILIDADES
6.3.1 CONTRATISTA PERSONA NATURAL

El contratista cuando es persona natural, se compromete con ASOCIACION DE CULTIVADORES DE CAÑA DE
AZUCAR DE COLOMBIA ASOCAÑA, en lo dispuesto en el presente documento y en:
 Procurar el cuidado integral de la salud, y participar en las actividades de salud ocupacional y medio
ambiente programadas por la compañía.
 Cumplir el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo de la ASOCIACION DE CULTIVADORES
DE CAÑA DE AZUCAR DE COLOMBIA ASOCAÑA, y participar en las actividades programadas por el
Encargado de Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
 Entregar oportunamente a la compañía los documentos requeridos copia de las afiliaciones a seguridad
social (ARL, EPS y AFP), copia del pago mensual a seguridad social.
 Prestar sus servicios a ASOCIACION DE CULTIVADORES DE CAÑA DE AZUCAR DE COLOMBIA ASOCAÑA.
con los uniformes de dotación y EPP básicos requeridos para mitigar los riesgos ocupacionales.
En caso que el Encargado de Salud Ocupacional y Medio Ambiente notifique por escrito situaciones
anormales relacionadas con seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, el contratista se compromete
mediante un Acta de Reuniones a solucionar lo pertinente en el plazo que se le establezca en reunión, el
cual para entrega o reposición de elementos de protección personal y dotación de seguridad es máxima de
24 horas.
VERSIÓN No. 01
6.3.2 CONTRATISTA PERSONA JURÍDICA

El contratista cuando es persona jurídica, se compromete con la compañía en lo dispuesto en el presente
documento y en:
 Afiliar a sus trabajadores a EPS, ARL y AFP, antes de iniciar algún tipo de labor en la Empresa.
 Entregar oportunamente a sus trabajadores copia del contrato laboral, carnés de afiliación al Sistema de
Seguridad Social (ARL, EPS y AFP)
 Suministrar a los trabajadores los uniformes de dotación de acuerdo a lo establecido por la Ley 1 y EPP
básicos requeridos para mitigar los riesgos ocupacionales
 Exigir el uso a sus trabajadores de la dotación y los elementos de protección acordes con los riesgos
propios de su trabajo.
 Garantizar condiciones seguras para sus trabajadores y subcontratistas.
 Acatar las modificaciones o sugerencias de seguridad dadas por el departamento de Salud Ocupacional y
Medio Ambiente los procedimientos o las actividades que va desarrollar, cuando existan condiciones
inseguras para el contratista, sus trabajadores, subcontratistas, estas deberán ser informadas de manera
escrita al departamento de Salud Ocupacional y Medio Ambiente en el reporte de novedades.
En caso que el Encargado de Salud Ocupacional y Medio Ambiente notifique por escrito situaciones
anormales relacionadas con seguridad, salud ocupacional y medio ambiente, el contratista se compromete
mediante un acta de reuniones a solucionar lo pertinente en el plazo que se le establezca en reunión, el cual
para entrega o reposición de elementos de protección personal y dotación de seguridad es máxima de 24
horas.
6.3.3 CONTRATISTAS PERSONA NATURAL O JURÍDICA

El contratista cuando es persona jurídica o natural, se compromete con la compañía durante la prestación de
servicios en las instalaciones de ASOCIACION DE CULTIVADORES DE CAÑA DE AZUCAR DE COLOMBIA
ASOCAÑA. En lo dispuesto en el presente documento, dado que ASOCIACION DE CULTIVADORES DE CAÑA
DE AZUCAR DE COLOMBIA ASOCAÑA puede cancelar temporal o definitivamente el contrato suscrito con
aquellos contratistas que no cumplan con las siguientes disposiciones y en general con las recomendaciones
que en tal sentido, efectúe el Departamento de Gestión Humana en materia de salud ocupacional y medio
ambiente y en:
 Cumplir en su integridad el contrato suscrito con la Empresa

 Aplicar permanentemente las medidas preventivas, de seguridad, sanitarias y de salubridad que
prescriba la compañía, con el fin de evitar accidentes de trabajo y enfermedades profesionales.
 Propender para que los trabajadores no fumen en el sitio de trabajo.
 Suspender labores en caso de accidente de trabajo y buscar atención médica básica oportuna,
legalizando de inmediato el accidente de trabajo con el Encargado de Salud Ocupacional y la ARL a la
que se encuentra afiliado (plazo máximo para el reporte 48 horas).
 Facilitar la capacitación de sus trabajadores en Medicina Preventiva y del Trabajo, e Higiene y Seguridad
Industrial.
 Iniciar sus labores puntualmente en buenas condiciones de aseo personal y presentación.
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VERSIÓN No. 01
 No ingresar a las instalaciones de la compañía en estado de embriaguez, enfermo o bajo el efecto de

sustancias alucinógenas.
 No permanecer, ni ocupar áreas de trabajo diferentes a las pactadas en el contrato, salvo que sea
autorizado por algún Jefe Inmediato o Supervisor Encargado de la Empresa.
 Entregar cada fin de mes al Encargado de Salud Ocupacional y Medio Ambiente o Supervisor Encargado
un listado actualizado con los nombres y números de identificación de sus trabajadores, para los
controles de vigilancia interna establecidos por la Empresa.
 Realizar sus tareas observando el mayor cuidado posible, para evitar que estas no se traduzcan en actos
inseguros para sí mismos, para sus compañeros y para el personal de ASOCIACION DE CULTIVADORES DE
CAÑA DE AZUCAR DE COLOMBIA ASOCAÑA., o que conlleven a algún tipo de Impacto Ambiental
negativo.
 Verificar que su trabajo ha quedado completamente terminado, que no ha dejado obras o montajes
inconclusos o sin terminar, que ofrezcan riesgo de accidente para ellos mismos y/o para los trabajadores
de la compañía, igualmente efectúa limpieza y ordena los sitios de trabajo una vez hayan concluido sus
labores.
 Disponer adecuadamente los residuos generados durante los trabajos que se realicen en las
instalaciones de la compañía, según el Manual del Sistema de Gestión Ambiental y la Normatividad
Legal Ambiental vigente. En caso de generarse escombros en la etapa inicial del contrato determinar la
responsabilidad de la disposición, si la efectúa el contratista o la asume la Empresa.
 Conservar los Certificados de Disposición y los demás documentos soporte que se generen de cualquier
tipo de residuo, debido a que el Encargado de Salud Ocupacional y Medio Ambiente solicita estos
certificados y soportes al contratista en cualquier momento.
 Notificar al Encargado de Salud Ocupacional y Medio Ambiente todo derrame que se presente durante
la manipulación de productos y/o sustancias químicas, fuga de gases, o cualquier tipo se
incidente/accidente que pueda generar impacto ambiental negativo, para el manejo adecuado. Estas
notificaciones se realizan de manera inmediata al Responsable de Salud Ocupacional y Medio Ambiente
en las sedes de la empresa.
6.3.4 LOS DIRECTIVOS

Comprometidos con lo dispuesto en el presente documento, y en:
 Liderar la política del presente manual y establecer los mecanismos más adecuados para su difusión y
cumplimiento en toda ASOCIACION DE CULTIVADORES DE CAÑA DE AZUCAR DE COLOMBIA ASOCAÑA.
 Asignar los recursos necesarios para el cumplimiento de las acciones preventivas y correctivas que
requiere realizar la compañía en mejora de las condiciones laborales y ambientales.
 Implementar acciones preventivas y correctivas en materia de salud ocupacional y medio ambiente,
participando activamente en las actividades programadas para tal fin.
 Asegurar la continuidad y permanencia en el tiempo de las acciones planeadas.
 Evaluar permanentemente las acciones desarrolladas para la mejora continua, incluyendo la revisión de
la política, objetivos, metas, análisis estadístico de accidentalidad, inspecciones de seguridad, resultado
de auditorías e implementación de acciones preventivas y correctivas.
6.3.5 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE

El Encargado de SST y medio ambiente, se compromete con lo dispuesto en el presente documento y en:
VERSIÓN No. 01
 Realizar inspecciones técnicas, verificando el cumplimiento de los requerimientos establecidos en el

presente documento, para lo cual utiliza el formato de inspección contratista y/o el formato para
permisos de alto riesgo de manera aleatoria.
 Comunicar al responsable del Contrato y al contratista por escrito de manera oportuna, los hallazgos
que requieran solución y que hayan sido identificados por el Encargado de Salud Ocupacional y Medio
Ambiente, determinando el plazo que éste tiene para solucionarlos.
 Realizar inducciones tanto a personal propio como contratista, previa información por parte del área
contratante, en temas de salud ocupacional, seguridad industrial y medio ambiente.
 Realizar reinducción en salud ocupacional y medio ambiente teniendo en cuenta la accidentalidad
laboral, enfocada a la reducción o mitigación de la repetitividad de los accidentes de trabajo de un
trabajador de la empresa y contratista.
 Conservar los documentos relacionados con salud ocupacional y medio ambiente (Plan Básico Legal) de
los contratistas, mínimo durante el tiempo de contratación o prestación del servicio.
6.3.6 SUPERVISOR DEL CONTRATISTA.

ASOCIACION DE CULTIVADORES DE CAÑA DE AZUCAR DE COLOMBIA ASOCAÑA, o Área Contratante que
requiera los servicios de contratistas, cumple lo definido en el presente manual para contratista persona
natural y los requisitos definidos en el presente documento, además de:
 Revisar y analizar el tipo de contratista que requiera de acuerdo a la actividad establecida, recibiendo las
cotizaciones o propuestas
 Informar al Encargado de Salud Ocupacional y Medio Ambiente el tipo de trabajo a realizar, con el fin de
identificar la necesidad de inspecciones antes del inicio de los trabajos y los permisos que se requieran.
 Informar al Encargado de Salud ocupacional y Medio Ambiente los tipos de trabajos a realizar, en las
instalaciones, para que, a su vez, el Encargado de Salud Ocupacional y Medio Ambiente le indique la
clase de personal idóneo para la realización de las labores (exámenes médicos ocupacionales,
certificados y formación).
 Revisar que, al momento de ingreso de un nuevo trabajador por parte del contratista, se encuentre al
día con su seguridad social, de no ser así, el trabajador no se autoriza ingresar a las instalaciones de la
compañía o realizar las labores para las cuales fue contratado.
 Informar al Encargado de Salud Ocupacional y Medio Ambiente los nuevos ingresos de personal, bien
sea propios o contratistas, para la entrega de la documentación del trabajador al Departamento
administrativo, de acuerdo a lo indicado en el presente documento, y realización de la inducción de
acuerdo a lo programado.
6.4 ORDEN Y ASEO

El personal de ASOCIACION DE CULTIVADORES DE CAÑA DE AZUCAR DE COLOMBIA ASOCAÑA y contratistas
se comprometen con lo dispuesto en el presente documento, y en:
 Mantener el lugar de trabajo en orden y aseo, con las herramientas y elementos necesarios en su lugar,
sin basuras ni objetos innecesarios, con buenas instalaciones eléctricas, alumbrado, y almacenamiento
adecuado de los materiales.
 Devolver las herramientas en su lugar, cuando termine de utilizarlas.
 Mantener en la zona de trabajo, sólo el equipo que se está reparando y las herramientas para el trabajo
que se realiza.
VERSIÓN No. 01
 Mantener pasillos, escaleras, andamios, plataformas y otras áreas libres de obstrucciones.

 Mantener despejado el acceso a interruptores eléctricos, extintores, teléfonos y otros equipos de
emergencia.
 Minimizar el riesgo de tropezones y resbalones, manteniendo las zonas de circulación libres de
materiales, cables, derrames de aceite, sustancias químicas o agua, solicitando la ubicación de vallas con
avisos alrededor de las áreas lisas.
 Mantener los pisos libres de herramientas, chatarra, virutas, etc.
 No lanzar objetos de un piso a otro, ni dejarlos caer.
 Mantener en condiciones higiénicas apropiadas los dispensadores de agua potable.
 Disponer los residuos en recipientes adecuados.
 Utilizar adecuadamente los puntos ecológicos que la ASOCIACION DE CULTIVADORES DE CAÑA DE
AZUCAR DE COLOMBIA ASOCAÑA. ha dispuesto en cada sede.
 Mantener las sustancias químicas en su envase original con la identificación requerida o identificar
sustancias químicas reenvasadas de acuerdo a lo definido en el manual de gestión ambiental.
 Almacenar el aceite, la grasa, los trapos sucios con grasa y aceite, y otros materiales combustibles en
recipientes cerrados, separados de otros materiales.
 Mantener los disolventes, líquidos inflamables y trapos empapados en líquidos inflamables con
tratamiento especial y realizando la correcta disposición de estos.
 No ingresar ni mantener sustancias químicas en los lugares destinados para Cafetería, Cocina o sitios
similares.
 Mantener limpias y con todos sus accesorios en buen estado las instalaciones sanitarias.
 Reportar situaciones inseguras que puedan generar riesgos ocupacionales e impactos ambientales
negativos de manera oportuna, al Encargado de Salud Ocupacional.
6.5 PROHIBICIONES A LOS TRABAJADORES DE LAS EMPRESAS CONTRATISTAS

 Realizar trabajos de alto riesgo sin haber recibido inducción en salud ocupacional y medio ambiente.
 Desatender las normas, procedimientos o instrucciones de ejecución o de higiene y seguridad,
impartidas para el trabajo dado.
 Atentar contra cualquier disposición sobre aseo, higiene, medio ambiente o seguridad que haya
impartido el empleador o los Encargados de vigilar por la seguridad y salud en el trabajo.
 Simular un accidente de trabajo o lesión, con el propósito de engañar la compañía o ser testigo falso,
para que un trabajador pueda pasar una lesión o enfermedad común, por accidente de trabajo.
 Obligar a un trabajador a efectuar un trabajo cuando exista riesgo evidente de accidente.
 Destruir o deteriorar material de propaganda visual o de otro tipo, destinado a la promoción de la
prevención de riesgos.
 Ingresar bolsos, paquetes u otros elementos sin previa revisión del servicio de seguridad privada o
protección.
 Negarse a mostrar el contenido de bolsos, bolsas, mochilas y/o paquetes al momento de retirarse de las
instalaciones de la Empresa.
 Trabajar sin el debido equipo de seguridad, sin la ropa de trabajo o los EPP necesarios.
 Disponer residuos dentro de las instalaciones de la Empresa, en lugares no habilitados para ello o donde
se desarrollan labores.
 Escribir en las paredes, pegar afiches, distribuir panfletos, arrojar residuos o desperdicios en los servicios
higiénicos, centros de trabajo y demás dependencias de la empresa.
 Presentarse al trabajo bajo los efectos alcohol o drogas de cualquier naturaleza.
VERSIÓN No. 01
 Portar, consumir, introducir y/o vender bebidas alcohólicas y/o drogas ilícitas, dentro de las instalaciones
de la compañía o del cliente.
 Fumar en lugares en que esté expresamente prohibido o que por sus condiciones atenten contra la salud
y seguridad de los demás trabajadores o bienes materiales.
 Depositar o botar fósforos, colillas de cigarrillos o cualquier elemento encendido o caliente en tarros
basureros, tambores o recipientes vacíos.
 Bloquear cualquier equipo de seguridad como extintores, hidrantes, monitores, pulsadores de alarma,
de emergencia, lava ojos, vías de salida de evacuación, entre otros.
 Operar o mover equipo, o cualquier dispositivo de la compañía sin estar autorizado por la compañía o el
cliente.
 Efectuar bromas o juegos al interior de la compañía o instalaciones del cliente.
 Almacenar productos o sustancias químicas en recipientes inadecuados, sin su respectivo rótulo y/o
etiquetado.
 Verter a las alcantarillas y drenajes de la compañía sustancias tóxicas o peligrosas (pintura, thinner,
aceites, etc.), que puedan causar alteración a los vertimientos finales y que generen impacto ambiental
negativo.
 Usar sanitarios que no sean asignados para ellos.
 Tomar productos o bienes propiedad de compañía o del cliente sin autorización previa de estos.
 Dañar o pisa las zonas verdes y jardines de las instalaciones de la compañía y del cliente, cuando
aplique.
7. REPORTE E INVESTIGACIÓN DE LOS ACCIDENTES E INCIDENTES DE TRABAJO Y AMBIENTALES

El personal de la ASOCIACION DE CULTIVADORES DE CAÑA DE AZUCAR DE COLOMBIA ASOCAÑA, y
contratistas se comprometen cumplir con las siguientes actividades:
 Informar los accidentes e incidentes de trabajo y ambientales de manera inmediata al Jefe Inmediato o
al Encargado de Salud Ocupacional y Medio Ambiente, y al Representante del contratista, para que se
realice el reporte ante la ARL, en caso de accidente de trabajo.
 Garantizar el traslado y la atención inmediata del accidentado, al momento en que se presente un
accidente e incidente de trabajo y ambiental, y tomar medidas necesarias para evitar un impacto
ambiental negativo.
 Realizar la investigación del accidente e incidente de trabajo y ambiental o participar en ella, junto con el
Supervisor de ASOCIACION DE CULTIVADORES DE CAÑA DE AZUCAR DE COLOMBIA ASOCAÑA., el
responsable del contratista en la compañía y un representante de Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
 Generar acciones correctivas para atacar las causas básicas e inmediatas, evitando que el evento se
repita o que, de ser así, la consecuencia sea mucho menor.
 Mantener en archivo el registro del resultado de la investigación y del plan de acción, el cual incluye los
responsables de las implementaciones de las acciones correctivas y las fechas límite para que éstas se
cumplan
8. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO
ASOCIACION DE CULTIVADORES DE CAÑA DE AZUCAR DE COLOMBIA ASOCAÑA, a través de evaluaciones

observa el compromiso y cumplimiento de los contratistas, en todo lo relacionado con salud ocupacional y
medio ambiente. Estas evaluaciones se realizan de manera ANUAL, es decir cada año, por el Encargado de
VERSIÓN No. 01
Salud Ocupacional y Medio Ambiente en ASOCIACION DE CULTIVADORES DE CAÑA DE AZUCAR DE

COLOMBIA ASOCAÑA., del Representante que la empresa contratista asigne, de la siguiente manera:
 Revisión y cumplimiento del Plan Básico Legal.

 Resultados de las inspecciones o permisos de trabajo.
 Resultados de las investigaciones de AT y estadísticas de accidentalidad.
 Respuesta oportuna a los requerimientos y recomendaciones.
Después de contar con los resultados de esta evaluación se realiza el informe para la Dirección del Desarrollo
del Recurso Humano, para orientar a la empresa en la identificación del cumplimento de los contratistas, en
lo relacionado con temas legales de salud ocupacional y medio ambiente.
9. INDICADORES DE GESTIÓN
Los siguientes indicadores de gestión se calculan semestralmente, para medir la gestión de los contratistas.
Cobertura: (No. de contratistas capacitados / No. de contratistas que ingresaron en el período) x 100
Gestión: (No. de AT ocurridos a contratistas / No. total de contratistas en el periodo) x 100
Los resultados de estos indicadores por sede se entregan a la Dirección de Desarrollo del Recurso Humano,
para la evaluación de los contratistas y toma adecuada, y oportuna de decisiones.
10. ANEXOS
ANEXO 1.
LISTA DE CHEQUEO PARA LA VERFICACION DE REQUERIMIENTOS GENERALES EN SEGURIDAD SALUD

OCUPACIONAL Y AMBIENTE PARA PERSONAS NATURALES
A1. Cuando sean seleccionados y con los demás documentos exigidos por la sección de contratación debe
cumplir con los siguientes requerimientos.
N° REQUERIMIENTOS CUMPLE OBSERVACIONES

SI NO NA
1 Entrega de Certificado de afiliación
vigente a Salud y ARL.
2 Entrega de plan de mitigación para
el control de ruido, Material
articulado, gases y/o vapores.
3 Si tiene subcontratistas exigir los
mismos documentos a estos.
4 Es necesario representante de SST Este punto lo establece el profesional de salud
ocupacional y se determina por la magnitud y el
nivel de riesgo de la obra.
VERSIÓN No. 01
A2. Durante la ejecución de las actividades, el contratista debe cumplir los siguientes requerimientos.

SI NO NA
1 Presentar copia de los formularios de
pago a Seguridad Social
2 Presentar carnet de afiliación y
cedula de ciudadanía de los
trabajadores.
3 Si tiene subcontratistas exigir los
mismos documentos a estos.
4 Usan vestimenta adecuada y EPP
acordes a la actividad y al factores de
Riesgo presente
5 Los E.P.P cumplen con las
especificaciones técnicas exigidas por
la legislación.
7 Mecanismo de reporte de accidente
laboral
8 El contratista tiene su propio extintor
9 Se acatan las ordenes dada por el
funcionario de la empresa
ANEXO 2
LISTA DE CHEQUEO PARA LA VERIFICACION DE REQUERIMIENTOS EN SEGURIDAD, SALUD OCUPACIONAL Y

AMBIENTE PARA PERSONAS JURIDICAS.
B.1 Documento que el proponente debe entregar con la propuesta.

SI NO NA
1 Carta firmada por el representante legal
donde establezca el compromiso a cumplir
con los procedimientos y requerimientos
en materia de salud ocupacional y medio
ambiente en el tiempo de la ejecución del
trabajo.
2 Entrega de plan de mitigación para el
control de ruido, Material articulado, gases
y/o vapores.
3 Si tiene subcontratistas exigir los mismos
documentos a estos.
4 Es necesario SISOMA. Este punto lo establece el
profesional de salud ocupacional y
se determina por la magnitud y el
VERSIÓN No. 01
nivel de riesgo de la obra.
B2. Durante la ejecución de las actividades, el contratista debe cumplir los siguientes requerimientos.

SI NO NA
1 Presentar copia de los formularios de
pago a EPS y ARL.
2 El contratista notifica al interventor del
contrato o de la orden contractual cada
vez que hay cambios de personal.
3 Todas las personas que realizan
actividades para la empresa presentan
carnet de afiliación cedula.
4 El contratista entrega y controla los E.P.P
al personal según riesgo.
5 Los E.P.P cumplen con las
especificaciones técnicas exigidas por la
legislación.
6 Los E.P.P cumplen con las normas
técnicas NTC. Y las extranjeras como la
NIOSH y ANSI Mecanismo de reporte de
accidente laboral.
7 El contratista inspecciona y mantiene el
inventario suficiente de E.P.P para
remplazo en caso de daño.
8 En caso de accidente laboral el
contratista tiene un procedimiento para
garantizar el traslado y la atención
inmediata del accidentado.
9 El contratista realiza investigación de
accidentes y genera acciones para
atacar las causas básicas y evitar que
esto se presente.
10 En cumplen con las recomendaciones
realizadas por el funcionario de la
empresa en cargado de salud
ocupacional.
ANEXO 3
LISTA DE CHEQUEO PARA LA VERIFICACION DE REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS PARA CONTRATISTAS DE

OBRAS CIVILES
VERSIÓN No. 01
Además de aplicar el anexo B, el interventor debe verificar que las personas jurídicas que realicen obras
civiles o de mantenimiento, cumplan con los siguientes requerimientos.

SI NO NA
1 Antes de iniciar la obra el contratista
debe realizar un plan de mitigación que
incluye, control de material particulado.
2 Control de líquidos y gases y vapores
3 Control de Ruido incluye control en
horas y días no avilés métodos
alternativos para realizar las actividades
barreras a aplicar.
4 Se realiza demarcación y control de
áreas para evitar el ingreso de personal
no autorizado, para evitar accidentes
por caída o proyección de partículas.
5 El lugar que se encuentra el escombro
está señalizado.
6 Las zonas verdes se encuentran libres de
escombros.
7 Al finalizar la obra todos los espacios
utilizados en la empresa para el
almacenamiento de escombros
quedaron libres.
8 El contratista entrego al interventor una
certificación de una escombrera
autorizada durante y al finalizar la obra.
ANEXO 4
LISTA DE CHEQUEO PARA LA VERIFICACION DE REQUERIMIENTOS ESPECIFICOS PARA CONTRATISTAS DE

CAFETERIAS
Además de aplicar el anexo B, el interventor debe verificar que las personas jurídicas que presten servicio de
cafetería y aseo, cumplan con los siguientes requerimientos.

SI NO NA
1 Antes de abrir la cafetería o restaurante
el contratista presento al interventor el
registro sanitario.
2 Verificar formato de inspección para
cafeterías
3 Cumplimiento de Protocolo para
Cafeterías
VERSIÓN No. 01
Anexo 5
ELEMENTOS EQUIPOS Y PROTECCIÓN PERSONAL
a) El contratista es responsable de dar a conocer y hacer cumplir entre sus trabajadores las normas en
materia de elementos de protección personal.
b) Le corresponde al contratista utilizar y suministrar a sus trabajadores, los equipos de protección

requeridos.
c) Siempre que se necesite, todo contratista o su trabajador, tienen que usar los equipos de protección
adecuados (guantes, monogafas, protección respiratoria, protección auditiva, arneses, botas, casco,
etcétera.), de acuerdo al riesgo existente y según las instrucciones de Salud Ocupacional. Equipos
que deben estar en buenas condiciones.
d) Los trabajadores del contratista deben usar el uniforme de trabajo y el calzado definido para el
desempeño de sus labores.
e) Sin limitación ni excusa, los elementos de protección personal y la dotación deben ser entregados al
trabajador por parte del contratista, al iniciar la labor o al efectuar su reposición por deterioro.
f) Todo trabajo en alturas requiere de arneses de seguridad con líneas de vida.
g) Protección para manos y brazos: todo el personal debe usar protección en las manos para trabajos
específicos como se detalla a continuación:
h) Manejo de materiales calientes: guantes resistentes al calor, mangas de cuero.
i) Manejo de materiales cortantes, ásperos, herramientas, piezas pesadas, materiales filudos, cables
de acero, hojas metálicas: guantes y zapatos dieléctricos que cumplan la norma.
j) Manejo de alto voltaje: guantes y zapatos dieléctricos que cumplan con la norma.
k) Manejo de químicos y agentes corrosivos: guantes de caucho, neopreno, vinilo y otras

impermeables resistentes a químicos, pantalón, chaqueta, delantal y protección respiratoria.
l) Soldadura: guantes extra largos de cuero.
m) Trabajos rutinarios, eléctricos, instrumentistas, mecánicos, operarios: guantes de carnaza y guantes

tipo industrial.
n) Para todo el personal de operaciones y mantenimiento está prohibido el uso de anillos, argollas,
cadenas, esclavas, relojes de pulso metálico, dentro de la Empresa.
VERSIÓN No. 01
o) Para el cuerpo de acuerdo al área se deben usar los siguientes elementos de protección personal:
p) Trabajo con materiales calientes, afilados: delantal de cuero.
q) Soldadores: polainas, pecheras y delantal.
Protección de Ojos:
a) El personal que por prescripción médica deba usar lentes de contacto puede usarlos siempre y
cuando use gafas de seguridad conjuntamente.
b) El uso de lentes foto cromáticos o de sol está prohibido en el interior de la fábrica, con excepción de
los que poseen prescripción médica.
c) Los trabajadores de la empresa
d) deben utilizar los diferentes tipos de gafas de acuerdo con los riesgos presentes en su sitio de
trabajo.
e) Descargue de productos químicos: mono gafas de ventilación indirecta
f) Manipulación de productos químicos: mono gafas de ventilación indirecta
g) En laboratorios que manipulen reactivos químicos: mono gafas de ventilación indirecta
h) Manejo de agua caliente: mono gafas de ventilación indirecta
i) Trabajos en esmeriles: gafas de seguridad para tornero y careta.
j) Trabajos de soldadura oxi-acetileno y eléctrica hasta 30 amperios: gafas con lente oscuro hasta N° 7.
k) Trabajos de corte: careta de vidrio protector.
l) Trabajos de corte y soldadura que se realicen en áreas de manejo de químicos: mono gafas de
ventilación indirecta por debajo de la careta
m) Para escoriar una vez se levante la careta: gafas de seguridad
n) Para trabajos de esmerilado, pulidores, guadañadores, se debe usar por encima de las gafas de
seguridad: careta de protección facial y gafas.
Protección de la Cabeza:
VERSIÓN No. 01
a) Los cascos de seguridad deben cumplir con la norma ANSI Z89.1 y estos no deben ser modificados
de su diseño original: no deben ser perforados, ni pintados, etcétera.
b) Está prohibido el uso de cascos de aluminio en la fábrica.
Protección de los Pies:
a) El uso de calzado con puntera de acero debe cumplir con las normas de Salud Ocupacional.
b) Las botas de seguridad deben ser usados por todo el personal de mantenimiento.
c) Las botas de caucho con puntera de acero se deben utilizar en trabajos con exposición a químicos o
humedad.
Protección Auditiva:
a) Todo el personal de mantenimiento que se encuentre expuesto a ruido, debe utilizar tapones de
protección auditiva.
Protección Contra Caídas:
a) Para cualquier trabajo por encima de 1.5 metros, si no está protegido por barandas, se debe usar
dispositivo de protección contra caídas.
b) Los dispositivos como: arneses de seguridad, cuerdas de salvamento y cualquier otro equipo que
evite o detenga las caídas desde alturas, son de uso obligatorio para trabajos en estas condiciones.
c) Estos deben cumplir con las normas de salud ocupacional.
d) Si por algún motivo un cinturón o arnés se usó para detener la caída libre de alguien debe sacarse de
servicio y desecharse.
e) Las cuerdas de salvamento deben resistir carga muerta de 5.400 libras.
f) Todo equipo de protección contra caídas debe revisarse antes de cada uso y a la menor señal de
estar defectuoso (sabe deshilado, cuero rajado, pretinas rotas), debe desecharse inmediatamente.
Protección Respiratoria:
a) El personal expuesto a partículas suspendidas, al igual que el personal de aseo, deben utilizar
respirador contra el polvo.
b) Todo personal que labora o que trabaje con producto químicos deberá cargar un respirador
adecuado para la exposición.
Maquinaria, Equipos Herramientas:

VERSIÓN No. 01
a) Toda máquina utilizada por el contratista debe ofrecer un trabajo seguro y eficiente; por cual, es
obligación del contratista revisarla periódicamente.
b) Todos los equipos a presión, deben someterse a prueba hidrostática, a inspección visual y a revisión
de válvulas.
c) Todo equipo eléctrico debe tener conexión a tierra y el supervisor de mantenimiento tiene que
verificarlo.
d) Cualquier provisión eléctrica que requiera el contratista debe tener la aprobación del supervisor de
mantenimiento.
e) Para trabajos con soldadura oxiacetilénica, el equipo debe instalarse en el lugar de trabajo, de forma
ordenada y sin que interfiera con la libre circulación o con las instalaciones: las uniones o empalmes
a los tubos y al soplete, deben ser tipo estanco con abrazaderas, las mangueras de conexión deben
ser apropiadas para estas tareas y no presentar empalmes, a menos que la distancia a salvar sea
mayor que la longitud de los tramos comerciales.
f) El equipo generador de acetileno debe estar provisto de sus correspondientes válvulas de seguridad.
g) Los manómetros y válvulas reductoras de presión deben estar en perfectas condiciones de

funcionamiento.
h) El cabezal del tubo de oxígeno debe contar con el capuchón de protección y encontrarse libre de
materias grasas.
i) No deben colocarse piezas de cobre (armaduras, caños u otros) en las instalaciones de acetileno,
puesto que el cobre forma con el gas una combinación explosiva.
j) Equipos tales como máquinas de soldar y compresores no deben ser desplazados cuando estén con
el motor funcionando.
k) Ninguna herramienta debe ser lanzada de un nivel a otro.
Escaleras y Andamios:
a) Toda escalera debe estar en buenas condiciones y tener: la longitud necesaria para el trabajo a
realizar, las partes metálicas galvanizadas y las zapatas antideslizantes y ajustables.
b) Toda escalera recta deber ser amarrada o estar sostenida por otra persona.
c) Para subir o bajar la escalera se debe tener las manos libres, para lograr un ascenso o descenso
seguro. Nunca hay que subir el último peldaño de una escalera.
VERSIÓN No. 01
d) No usar escaleras metálicas para realizar trabajos eléctricos.
e) Toda escalera de mano usada para acceder a niveles altos, debe sobrepasar mínimo 1m. del lugar
más alto al que se requiera subir.
f) El área alrededor de la parte baja de la escalera debe estar libre de sustancias resbalosas o de
objetos que pongan en peligro la vida del trabajador o trabajadores.
g) No utilizar como andamios: escaleras, cajas, huacales, estibas ni montacargas.
h) Cuando se construya un andamiaje debe ser certificado de acuerdo a la última normatividad vigente
hay que tener en cuenta las necesidades de cargas, el lugar y la protección para operarios o equipos
ubicados del mismo. Todo andamio debe ser revisado por el supervisor de mantenimiento.
i) Si el andamio se encuentra a más de 60cm. Por encima o por debajo de un nivel, hay que buscar la
manera segura de subir o bajar el andamio, por ejemplo una escalera o una rampa. No utilizar los
soportes diagonales.
j) La base del andamio tiene que ser firme y contar con placas-base pegadas a las patas. Se
recomienda que estas placas-base salgan por lo menos 30cm de cada pata.
k) Un andamio con una altura cuatro veces mayor que el ancho de su base, debe estar amarrado a
postes de apoyo o a la estructura de la edificación.
Para trabajo en andamio hay que construir una plataforma de trabajo con las siguientes características:
superficie mínima de 60 cm. De ancho, una baranda a 90 cm de altura, una barra intermedia a 45 cm. Y un
roda pie a 20 cm.; que sobresalga al menos 30 cm del borde de postes de apoyo; que este equipada con un
travesaño u otro mecanismo para evitar el movimiento en los apoyos.

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SISTEMA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

1.1. Objetivo General:..................................................................................................................... 5

1.2. Objetivos Específicos:...............................................................................................................5

5. MARCO DE REFERENCIA LEGAL Y TÉCNICO..................................................................................8

6.1 PREVIO A LA CONTRATACIÓN...............................................................................................11

ASOCIACION DE CULTIVADORES DE CAÑA DE AZUCAR DE COLOMBIA ASOCAÑA. considera que los

1.1 Objetivo General:

1.2 Objetivos Específicos:

 Permisos para Tareas de Alto Riesgo

 Lista de Chequeo para Tareas de Alto Riesgo

Accidente de Trabajo: Según la Lay 1562 del 2012

Enfermedad Laboral: Según la Lay 1562 del 2012

ARL: Administradora de riesgo laborales

ATEP: Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional

Elemento de Protección Personal (EPP): Según la Guía Técnica (GTC 45)

Equipo de Protección Personal (EPP): Según la Guía Técnica (GTC 45)

Riesgos: Según la Guía Técnica (GTC 45)

Higiene Industrial: Según la resolución 1016 de 1989

Identificación del Peligro: Según la Guía Técnica (GTC 45)

Incidente: Según la Guía Técnica (GTC 45)

Peligro: Según la Guía Técnica (GTC 45)

5. MARCO DE REFERENCIA LEGAL Y TÉCNICO

Tipo de norma Año Entidad Descripción

Reglamenta la organización de funcionamiento de los comités

Resolución Ministerio de trabajo y Determina los requisitos para la prestación de servicios en

Reglamenta la organización, funcionamiento y forma de los

Ministerio de trabajo y Valores límites permisibles para la exposición ocupacional al

1990 Ministerio de trabajo y Modifica lo establecidos en la resolución 18575 correspondiente

Crear e implementar el nuevo sistema de seguridad social

Determina la organización y administración del sistema general

Ministerio del medio

Ministerio del me Prevención y control de la contaminación atmosférica y

Por el cual se regulan el manejo, transporte y disposición final

Por el cual se dictan normas sobre la organización,

Por el cual se modifica la tabla de calificaciones de actividades

Ley 1562 Por la cual se modifica el Sistema de Riesgos Laborales y se

Resolución 1409 Por la cual se establece el Reglamento de Seguridad para

definitivo de la empresa y paralización o prohibición inmediata

Decreto 1072 Por medio de la cual se expide el Decreto Único Reglamentario

Tipo de normas y guías

Higiene y seguridad Establece definiciones, colores de seguridad colores

Establece guías para el uso de redes de seguridad, las

6.1 PREVIO A LA CONTRATACIÓN

6.1.1 ESTUDIO DE LA ACTIVIDAD A CONTRATAR

6.1.3 FORMACIÓN DEL PERSONAL DEL CONTRATISTA

6.2 ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO

6.2.1 REVISIÓN DE AFILIACIONES AL SISTEMA DE SEGURIDAD SOCIAL INTEGRAL

6.2.2 PLAN BÁSICO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE

 Matriz de Peligros (cada que se generen cambios).

Dichas estadísticas contemplan como mínimo:

 Número de accidentes ocurridos en el mes, con o sin incapacidad.

 Matriz de Aspectos e Impactos Ambientales y/o Programa de Gestión Ambiental.

La compañía realiza reuniones semestralmente, donde se evalúa el desempeño y cumplimiento de los

6.2.3 INDUCCIÓN EN EL SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO

6.3.1 CONTRATISTA PERSONA NATURAL

6.3.2 CONTRATISTA PERSONA JURÍDICA

6.3.3 CONTRATISTAS PERSONA NATURAL O JURÍDICA

 Cumplir en su integridad el contrato suscrito con la Empresa

 No ingresar a las instalaciones de la compañía en estado de embriaguez, enfermo o bajo el efecto de

6.3.4 LOS DIRECTIVOS

6.3.5 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE

 Realizar inspecciones técnicas, verificando el cumplimiento de los requerimientos establecidos en el

6.3.6 SUPERVISOR DEL CONTRATISTA.

6.4 ORDEN Y ASEO