SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

ADMIISTRACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD

Importancia de los archivos

Evidencia numero 2

Hilda María Galindo Castro

FICHA 1963959
 AA1 Evidencia 2 Comentario importancia de los archivos.

Estimado aprendiz en este formato usted debe desarrollar correctamente los ejercicios
dispuestos en la guía de aprendizaje, como evidencia de que ha alcanzado el resultado de
aprendizaje propuesto para esta actividad de aprendizaje número 1.

Recuerde que todas las actividades deben ser enviadas en éste mismo archivo por el
enlace destinado para envió de la evidencia número 2 y debe leer el material de estudio para
poder desarrollar con éxito cada uno de los ítems de la actividad.

Actividad 1 Evidencia 2 Comentario importancia de los archivos.

Una vez leído el material de estudio responda las siguientes preguntas:

Entregar un documento utilizando terminología archivística sobre la Importancia de los archivos

teniendo como base su origen, evolución, sus cualidades, clasificación, categorización y
aplicación en medio actual.

Recuerde que el resultado de esta actividad, se verá reflejado en el enlace “Mis Calificaciones”
del menú principal.
 SOLUCION

Historia de los Archivos

La historia de los archivos se remonta a la época de las primeras escrituras donde se da a

conocer diversos materiales y escritos de forma muy organizada, plasmada en papeles, muros,
pieles, templos, donde se plasmaban diferentes tipos de información, haciendo cálculos
cercanos o exactos de lo que se quería comunicar, los primeras culturas que hicieron uso de
este tipo de herramientas fueron los Egipcios quienes tallaban en los muiros de los tempos para
dejar registros claros acerca de su cultura.

La civilización Romana, Grecia, arcaicos, sumerios, y babilónicos hacían testamentos donde

daban a conocer todo tipo de información de carácter ecomico, politico, cultural y religioso en la
gran mayoría de veces, ellos tallaban estos escritos en madera y en mármol, piel de animales.

Para los siglos XII, XIII Y XIV, se tienen indicios de lo que fue el primer archivo financiero, del
que se tiene registro en la actualidad y para el siglo XIV se ha demostrado archivos ya
organizados y clasificados de forma organizada, semejados a los de la actualidad, uno de esos
datos reales que se encuentran son los planos de mapas de los primeros cartógrafos ,
realizados por la corona española y los cuales permanecían junto con hallazgos importantes
realizados en la época, considerados estos últimos como pioneros de los archivos,

Es de esta forma como va tomando importancia los archivos físicos y la organización de los
archivos

dando un orden exacto que confirmara eventos y sucesos importantes, como lo fue la
revolución francesa donde se archivaron documentos de importancia para la nación .

IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS

Son documentos que cuentan como evidencia de un momento, suceso, plasmado con el fin de
informar e imprescindibles para la ejecución de decisiones sin importar el carácter de este.

Tipos de archivos

CENTRALIZADOS DESCENTRALIZADOS
Una sola dependencia controla las demás. Aquella que lleva los archivos de forma
independiente, sin controlar las demás
dependencias

Existen según su uso:

Archivo activo: se caracterizan por tener

información del año actual, tramites,
resoluciones, contratos

Archivo semiactivo: son aquellos que son poco

consultados y su duración es de corto tiempo.

Archivo inactivo: con durabilidad perpetua

Según su Naturaleza:

Archivo Publico: pertenece a los documentos

del estado

Archivo privado de interés público: este tipo de

archivos hace referencia a documentación de
tipo científico, cultural, e investigativo.

Archivo privado: de carácter personal y de

personas naturales
Ventajas de los archivos:

1. Aporta elementos de competitividad, sin importar si el archivo es físico o digital.

2. Ahorro en tiempo y dinero ya que teniendo un archivo en las mejores condiciones, solo
necesita de una persona que este encargada, capacitada y que conozca muy bien de la
organización de los mismos, optimizando al máximo el tiempo y esto se ve reflejado en la
prontitud del servicio.

3. Permite el almacenar de forma segura todo tipo de información, algunos de ellos con el pasar
del tiempo se convierten en datos históricos.

4. Aporte de información, conocimientos.

Categorías de los archivos

Hace referencia al orden territorial y hace parte del artículo 7 de la ley de archivos de Colombia

Es un ente que regula las sanciones .

 Archivo general del departamento

 Archivo general del municipio

 Archivo general del distrito

Territorialidad

Articulo 8 de la ley general de archivos de Colombia, se clasifican desde la jurisdicción a

la cual corresponda.

Organización del estado

Artículo 9 de la ley general de archivos de Colombia y se clasifican según la rama u organismo
de control.