SSO-PGO-015

PROCEDIMIENTO PARA LAS ACCIONES PREVENTIVAS Y DE MEJORAMIENTO

DOCUMENTO DIGITAL CONTROLADO

Código: SSO-PGO-015 Versión: 17 Nº de Páginas: 10 Ejemplar Nº: -

REVISADO POR: APROBADO POR: DESTINATARIO:
USC
Ignacio León Valenzuela
UNIDAD SISTEMAS Juan Pablo Villarroel A.
Jefe Unidad Sistemas de -
DE CALIDAD Auditor interno
Calidad
FECHA: FECHA: FECHA:

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PROCEDIMIENTO PARA LAS ACCIONES PREVENTIVAS Y DE MEJORAMIENTO

1 ALCANCE Y CAMPO DE APLICACION

1.1 Este procedimiento establece el mecanismo para el tratamiento de las acciones preventivas del
Sistema de Gestión del IDIEM. Este procedimiento se debe aplicar cuando se identifiquen
mejoramientos necesarios y potenciales fuentes de no conformidades relativas a aspectos técnicos
como así también atingentes a la gestión de la calidad y de la seguridad y salud en el trabajo.
1.2 Este procedimiento además establece las actividades a seguir para implementar una acción de
mejoramiento
NOTA 1: En el anexo de este procedimiento se dan ejemplos de acciones preventivas y acciones de mejoramiento, respectivamente.

2 REFERENCIAS

SSO-MANUAL 1 : Manual de la calidad para la certificación de productos.

SSO-MANUAL 2 : Manual de la calidad de los laboratorios de ensayo y calibración.

SSO-MANUAL 3 : Manual de la calidad para las inspecciones.

NOTA 2: Para las referencias sin fecha, se aplica la última versión del documento en cuestión.

3 RESPONSABILIDADES
3.1 El auditor interno de la Unidad Sistemas de Calidad, el Jefe de la Unidad Sistemas de Calidad, los
Gerentes, los Jefes de División, Jefes de Sección, Jefes Proyectos y Jefes de Laboratorios son los
responsables del cumplimiento de este procedimiento.

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4 DEFINICIONES
4.1 Acción preventiva: acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra
situación potencialmente indeseable.
NOTA 3: Puede haber más de una causa para una no conformidad potencial.
NOTA 4: La acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda, mientras que la acción correctiva se toma para prevenir que vuelva a
producirse.
NOTA 5: La acción preventiva es un proceso pro-activo destinado a identificar oportunidades de mejoramiento, más que una reacción
destinada a identificar problemas o reclamos, razón por lo cual todo el personal involucrado en las actividades de certificación de
conformidad de productos y en la ejecución de ensayos, calibraciones e inspecciones, puede y debe participar en este proceso.
NOTA 6: Aparte de la revisión de los procedimientos operacionales, la acción preventiva podría incluir el análisis de datos, incluidos el análisis
de tendencias, el análisis de riesgo y el análisis de los resultados de los ensayos de aptitud.
NOTA 7: Para una mejor visualización del concepto ver Anexo de este documento.
NOTA 8: Los mecanismos para identificar acciones preventivas son múltiples, por ejemplo, inspecciones planeadas y no planeadas, auditorías
internas, revisiones por la Dirección, observaciones en terreno, focus group (grupos foco), brainstorming (tormenta de ideas),
retroalimentación de clientes o del personal, etc.

5 SIGLAS
5.1 SSO: Siglas de transición de la Unidad Sistemas de Calidad USC.

6 PROCEDIMIENTO
6.1 Cada Gerencia, División, Sección, Proyecto y Laboratorio debe identificar los mejoramientos necesarios
y las potenciales fuentes de no conformidades tanto técnicas como relativas al Sistema de Gestión.

6.2 Acción preventiva

6.2.1 Implementación de la acción preventiva
6.2.1.1 Cuando sea identificada una acción preventiva que esté relacionada con potenciales desviaciones con
respecto a las políticas y procedimientos generales del Sistema de Gestión, será el Jefe de la Unidad
Sistemas de Calidad quien en función de la temática de fondo de la acción preventiva designará como
responsable de ésta al auditor interno de la Unidad Sistemas de, el cual y según el formato SSO-FOR-
022.

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6.2.1.2 En el caso que sea identificada una acción preventiva relacionada con las operaciones técnicas o
propias del Sistema de Gestión de cada Gerencia, División, Sección, Proyecto o Laboratorio, serán los
Gerentes, Jefes de División, Jefes de Sección, Jefes Proyecto o Jefes de Laboratorios los que designen
al responsable de la acción preventiva, quien y según el formato indicado en el numeral 7 “Registros”
de este procedimiento deberá:
a) Estudiar la causa de la no conformidad potencial.
b) Seleccionar e implementar la acción preventiva con mayor posibilidad de reducir la
probabilidad de ocurrencia de la no conformidad. La acción preventiva deberá ser
adecuada a la magnitud de los problemas potenciales y cuando corresponda, proporcional
a los riesgos de accidentes y enfermedades del trabajo encontrados.
c) Determinar, en conjunto con el funcionario que realizará el seguimiento, el plazo para su
implementación y la fecha de seguimiento.
d) Comunicar los resultados de las acciones implementadas a las partes interesadas.
6.2.1.3 Cuando la acción preventiva identifica peligros nuevos o modificados o la necesidad de controles
nuevos o modificados, el responsable de la acción preventiva deberá requerir que la acción propuesta
sea tomada por medio de una evaluación de riesgos previa a la implementación.
6.2.1.4 Los cambios necesarios, que se originen a partir de una acción preventiva, se deberán hacer de acuerdo
a la documentación del Sistema de Gestión.

6.2.2 Análisis de Causas

6.2.2.1 Para la identificación de las principales causas de un problema se ha definido utilizar el método de
análisis sistemático de preguntas conocido como “los cinco ¿por qué?”.
6.2.2.2 Para utilizar este método se debe identificar una causa probable y comenzar a preguntar ¿Por qué
podría ocurrir la desviación?, ¿Por qué podría…? Por qué…? y así sucesivamente hasta completar a lo
menos cinco preguntas y respuestas.
Nota 9: En ocasiones se podrá ir más allá de las cinco veces preguntando “Por Qué” para poder obtener las causas principales y en otras en
las que no será posible llegar a cinco veces debido a que la causa raíz ya fue encontrada.

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6.2.2.3 La causa encontrada y el análisis realizado se debe completar el formulario SSO-FOR-022 y luego
proceder a la implementación de la acción preventiva con mayor posibilidad de reducir la probabilidad
de ocurrencia de la no conformidad.

6.2.3 Seguimiento de la acción preventiva

6.2.3.1 A fin de verificar la eficacia de una acción preventiva implementada mediante planes de acción (SSO-
FOR-022), ésta será sometida a seguimiento por un funcionario distinto al que la implementó, en un
plazo apropiado y convenido, según la naturaleza de la acción preventiva.
6.2.3.2 En caso de que en el seguimiento de una acción preventiva se determine que ésta no es eficaz, se
informará la causa y la fecha del próximo seguimiento. El responsable del seguimiento deberá ser, en
lo posible, el mismo cargo durante todo el proceso aquí descrito.
6.2.3.3 El auditor interno de la Unidad Sistemas de Calidad o en el caso de las Gerencias, Divisiones, Secciones,
Proyectos y Laboratorios el Coordinador de Calidad o involucrado (o la persona que realice tales
funciones) tomarán las acciones pertinentes en caso de que no se considere eficaz la acción preventiva.
6.2.3.4 El proceso de seguimiento se puede evidenciar de dos formas, mediante el formulario indicado en el
numeral 7 “Registros” o a través de actas de reunión. Se debe indicar en el formulario el tipo de
seguimiento. En caso de ser mediante actas de reunión se hace referencia a las actas de reunión
utilizadas para los seguimientos en el campo “Referencias”, para el caso del seguimiento mediante el
formulario SSO-FOR-022 se completa el formulario en su totalidad.
6.2.3.5 El seguimiento a través de actas de reunión debe contener como mínimo:

 Responsable del seguimiento.

 Fecha en que se realizó el seguimiento.
 Antecedentes o ítemes evaluados.
 Evaluación y resolución de la eficacia de la acción preventiva.

6.3 Acción de mejoramiento

6.3.1 Implementación de la acción de mejoramiento

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6.3.1.1 Cuando sea identificada una acción u oportunidad de mejoramiento, será el Gerente, Jefe de División,
Sección, Proyecto, Laboratorio o de la Unidad Sistemas de Calidad el que designe al responsable de la
ejecución de la actividad, quien y según el formato indicado en el numeral 7 “Registros” de este
procedimiento deberá ejecutar las etapas siguientes.
a) Estudiar la acción de mejoramiento y definir su factibilidad de implementación.
b) Definir el objetivo que se quiere lograr con el mejoramiento.
c) Especificar las actividades a realizar para lograr el objetivo.
d) Determinar, en conjunto con el funcionario que realizará el seguimiento, el plazo para su
implementación y la fecha de seguimiento.

6.3.2 Seguimiento de la acción de mejoramiento

6.3.2.1 A fin de verificar el logro de un objetivo, la actividad de mejoramiento necesario será sometida a
seguimiento por un funcionario distinto al que la implementó, en un plazo apropiado y convenido,
según la naturaleza de la actividad de mejoramiento.
6.3.2.2 En caso de que en el seguimiento de una acción de mejoramiento se determine que no se logra el
objetivo, se informará la causa y la fecha del próximo seguimiento. El responsable del seguimiento
deberá ser, en lo posible, el mismo cargo durante todo el proceso aquí descrito.
6.3.2.3 Los resultados del seguimiento de la acción de mejoramiento pueden ser (ver SSO-FOR-032):
a) Se logra el objetivo planteado.
b) No se logra el objetivo y se da por cerrada la actividad.
c) No se logra el objetivo o sólo hay un logro parcial. Se replanteará la actividad para lograr
el objetivo.
d) Solo se logra parcialmente el objetivo y se da por cerrada la actividad.
e) Otra causa que no permite el logro del objetivo de la actividad de mejoramiento.
6.3.2.4 El proceso de seguimiento se puede evidenciar de dos formas, mediante el formulario SSO-FOR-032 o
a través de actas de reunión. Se debe indicar en el formulario el tipo de seguimiento. En caso de ser
mediante actas de reunión se hace referencia a las actas de reunión utilizadas para los seguimientos

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 en el campo “Referencias”, para el caso del seguimiento mediante el formulario SSO-FOR-032 se
completa el formulario en su totalidad.
6.3.2.5 El seguimiento a través de actas de reunión debe contener como mínimo:

 Responsable del seguimiento.

 Fecha en que se realizó el seguimiento.
 Antecedentes o ítemes evaluados.
 Evaluación y resolución de la eficacia de la acción de mejoramiento.

6.3.2.6 El auditor interno de la Unidad Sistemas de Calidad o en el caso de las Secciones y Proyectos el
Coordinador de Calidad involucrado (o a la persona que realice tales funciones) tomará las acciones
pertinentes en caso que no se dé por cerrada la actividad.

7 REGISTROS
7.1 SSO-FOR-022: Formulario para acciones preventivas.
7.2 SSO-FOR-032: Formulario para acciones de mejoramiento.

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8 ANEXOS
8.1 Ejemplo de acciones preventivas relativas a la Gestión de la Calidad

8.1.1 Ejemplo 1:

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8.1.2 Ejemplo 2: El proveedor calificado y aprobado en lo referido a reactivos químicos no ha respetado los
plazos de entrega en las dos últimas compras. En ambas ocasiones se ha contado con estos insumos
en bodega, de tal forma que la programación de los ensayos ha sido respetada y por ende se han
entregado a tiempo al cliente los informes respectivos (posible no conformidad ya que en la cotización
se establece la fecha y/o plazo de entrega de éstos y por política del laboratorio éstos siempre son
respetados). Acción preventiva: se comenzará a evaluar a otros proveedores de manera que se cuente
con dos o más proveedores de este tipo. Por otra parte, se le comunicará al proveedor que en caso
que caiga en falta una vez más, se le dará de baja y no se le volverá a contratar.
8.1.3 Ejemplo 3: En un laboratorio de control de alimentos donde la estabilidad térmica es un requisito
fundamental al igual que la pureza del aire, se cuenta con un sistema HVAC cuyo plan de mantención
y verificación se cumple en forma rigurosa, en especial lo que a filtros se refiere. Se sabe que en los
próximos meses y a 100 m de distancia, se demolerá una propiedad y posteriormente se construirá un
edificio, lo cual lógicamente genera además de ruido, mucho polvo y material particulado en general,
lo que a su vez podría tapar los filtros del sistema HVAC del laboratorio e impedir su buen
funcionamiento, no cumpliendo así los requisitos de temperatura y pureza del aire especificados (no
conformidad potencial). Acción preventiva: se aumentará la frecuencia de las mantenciones y
verificaciones del sistema HVAC.
8.1.4 Ejemplos de acciones de mejoramiento relativas a la Gestión de la Calidad
8.1.4.1 Ejemplo 1: En un laboratorio de calibración y con el fin de identificar de forma más rápida los
documentos de trabajo y evitar pérdidas de tiempo, se diferenciaron (además de los códigos, títulos,
etc.) por el color de hoja utilizada, es decir, los procedimientos impresos con hoja verde agua son de
calibración de masa, los con hoja amarilla para calibración de temperatura y los de hoja violeta para
calibraciones de longitud.
8.1.4.2 Ejemplo 2: Con el fin de evitar malos entendidos o imprecisiones en las entrevistas realizadas en
auditorías externas, se capacitó al personal de las líneas ejecutivas y operacionales respecto al proceso
de auditorías y como enfrentarlas.

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8.1.4.3 Ejemplo 3: Con el fin de facilitar el proceso de lectura y registro de temperatura y humedad en una
cámara húmeda, se cambió la instrumentación con display análogo por instrumentos con display
digital, además de automatizar el sistema de registro y dejarlo de forma autónoma y continua.

9 CONTROL DE CAMBIOS
9.1 Cambios respecto a la versión anterior:
9.1.1 Se elimina la referencia a los anexos 1 y 2 que se citaban a lo largo del documento.

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