MANUAL DE GERENCIA DE PROYECTOS DE

CONSTRUCCION

Carlos Renato Gomez

Ingeniero Civil
Master en gerencia de proyectos

Agosto del 2019

Guayaquil, Ecuador
Tabla de contenidos
1. Iniciando un proyecto ............................................................................................................... 6
1.1 Introducción a la interfaz del programa.............................................................................. 6
1.2 Creando un nuevo proyecto................................................................................................ 6
1.2.1 Conceptos básicos de gerencia de proyectos ............................................................ 10
1.2.2 El proceso de gestión de proyectos según el PMBOK ................................................ 11
1.2.3 Métodos de creación de proyectos en Ms. Project ................................................... 12
Como ya lo mencionamos anteriormente existen varias formas de iniciar un proyecto en
ms ente las más importantes tenemos: .............................................................................. 12
1.2.4 Plantillas de proyectos ............................................................................................... 13
1.2.5 Creación de un proyecto desde cero ......................................................................... 13
1.3 Visualización de la información y propiedades del proyecto............................................ 13
1.4 Creación y modificación de calendarios de trabajo .......................................................... 15
1.5 Ejemplo y ejercicio de aplicación de conocimientos......................................................... 16
2. Cronogramas de actividades ................................................................................................... 18
2.1 Creación de un cronograma de actividades ...................................................................... 18
2.1.1 Tareas programadas automáticamente vs tareas programadas manualmente ........ 18
2.1.2 Ingreso de tareas en Project ...................................................................................... 18
2.1.3 Ventana de información de tareas ............................................................................. 19
2.1.4 Tareas Trabajo vs Duración ........................................................................................ 19
2.2 Información de las tareas .................................................................................................. 19
2.3 Duración de las tareas ....................................................................................................... 20
2.4 Duración vs Trabajo ........................................................................................................... 20
2.5 Dependencias entre tareas ............................................................................................... 20
2.6 Lag time (tiempo de retraso) ............................................................................................ 21
2.7 Lead (holgura) ................................................................................................................... 22
2.8 Restricciones de tareas ..................................................................................................... 23
2.9 Plazos de tareas................................................................................................................. 23
2.10 Cronograma programado manualmente ........................................................................ 24
2.3 Creación y modificación de la estructura de las tareas..................................................... 24
2.4 Insertar tareas ................................................................................................................... 25
2.5 Reprogramando tareas ..................................................................................................... 26
2.6 Dividir tareas ..................................................................................................................... 26
2.7 Gestión de múltiples proyectos ........................................................................................ 27
3. Gestión de recursos del proyecto ........................................................................................... 29
3.1. Ingreso y edición de la información de recursos ............................................................. 29
 3.1.1. Recursos de trabajo ................................................................................................... 29
3.1.2. Recurso de costo ....................................................................................................... 29
3.1.3. Recurso material ....................................................................................................... 29
3.1.4. Hoja de recursos........................................................................................................ 29
3.1.5. Cuadro de diálogo de información de recursos ........................................................ 29
3.1.6. ¿Cómo agregar recursos? .......................................................................................... 30
3.1.7. Grupo de Recursos (Resource pools) ........................................................................ 30
3.1.8. Cuadro de diálogo “Compartir recursos” .................................................................. 31
3.1.9. ¿Cómo compartir recursos? ...................................................................................... 31
3.1.10. Calendario ............................................................................................................... 31
3.1.11. Disponibilidad de recursos ...................................................................................... 32
3.1.12. ¿Cómo crear un calendario de recursos? ................................................................ 32
3.2. Ingreso y edición de asignaciones de recursos ................................................................ 33
3.2.1. Asignación de recursos .............................................................................................. 33
3.2.2. Métodos para asignar recursos ................................................................................. 34
3.2.3. ¿Cómo asignar recursos? .......................................................................................... 35
3.3. Resolver conflictos de los recursos .................................................................................. 35
3.3.1. Sobreasignación ........................................................................................................ 35
3.3.2. Métodos para resolver conflictos de recursos .......................................................... 36
3.3.3. Panel del inspector de tareas .................................................................................... 36
3.3.4. Team Planner View ................................................................................................... 37
3.3.5. Nivelación automática de recursos ........................................................................... 37
3.3.6. Comandos para nivelación de recursos .................................................................... 37
3.3.7. Cuadro de diálogo de nivelación de recursos ........................................................... 37
3.3.8. Diagrama de Gantt de nivelación .............................................................................. 38
3.3.9. Cómo resolver conflictos de recursos ....................................................................... 38
3.4. Costos del proyecto modelo ............................................................................................ 39
3.4.1. Costos fijos y variables .............................................................................................. 39
3.4.2. Costos de recursos .................................................................................................... 39
3.4.3. Cómo ingresar costos de recursos ............................................................................ 39
4. Seguimiento y análisis de un proyecto.................................................................................... 40
4.1. Información de ruta crítica ............................................................................................... 40
4.1.1. Herramientas de diagrama de Gantt ........................................................................ 40
4.1.2. Personalización del diagrama de Gantt .................................................................... 40
4.1.3. Estilos de Barra .......................................................................................................... 40
4.1.4. Ruta de tareas ........................................................................................................... 41
 4.1.5. Ruta Critica ................................................................................................................ 41
4.1.6. ?Cómo ver información sobre la ruta crítica? ........................................................... 42
4.2. Establecer y mantener Línea base ................................................................................... 43
4.2.1. Línea Base.................................................................................................................. 43
4.2.2. Líneas de base en un plan de proyecto ..................................................................... 43
4.2.3. The Set Baseline Dialog Box (Definir la linea base) ................................................... 44
4.2.4. Tabla de diálogo de la línea de base ......................................................................... 44
4.2.5. Planes provisionales .................................................................................................. 44
4.2.6. ?Cómo establecer y mantener líneas de base?......................................................... 45
4.3. Actualización del progreso real del proyecto................................................................... 46
4.3.1. Progreso de tareas .................................................................................................... 46
4.3.2. Estado de la fecha (status date) ................................................................................ 46
4.3.3. Mark On Track ........................................................................................................... 47
4.3.4. Actualización de tareas ............................................................................................. 47
4.3.5. Seguimiento del progreso contra la duración ........................................................... 47
4.3.6. Tabla de trabajo ........................................................................................................ 48
4.3.7. Seguimiento del progreso contra el trabajo ............................................................. 48
4.3.8. Cómo actualizar el progreso de la tarea?.................................................................. 49
4.4. Comparación del progreso con una Línea de base .......................................................... 50
4.4.1. Variaciones ................................................................................................................ 50
4.4.2. Estadísticas del proyecto ........................................................................................... 50
4.4.3. Líneas de base en el diagrama de Gantt ................................................................... 51
4.4.4. Slippage ..................................................................................................................... 52
4.4.5. Seguimiento de la vista de Gantt .............................................................................. 52
4.4.6. Cómo comparar el progreso contra una línea de base? ........................................... 53
5. Comunicación del proyecto y generación de informes ....................................................... 55
5.1 Aplicación y modificación de vistas ................................................................................... 55
5.2 Compartir información con otras personas ...................................................................... 56
5.2.1 Compartir información en otros formatos ..................................................................... 56
5.2.2 Compartir la línea de tiempo de nuestro proyecto........................................................ 57
5.2.3 Reportes visuales ........................................................................................................... 57
5.3 Configuración y visualización de reportes......................................................................... 58
5.3.1 Dashboards................................................................................................................. 58
5.3.2 Recursos ..................................................................................................................... 59
5.3.3 Costos ......................................................................................................................... 60
5.3.4 Progreso ..................................................................................................................... 61
 5.4 Compartir información de nuestro proyecto con SharePoint........................................... 61
5.5 Ampliar las capacidades del programa con herramientas externas ................................. 62
5.5.1 Office Add-ins ............................................................................................................. 62
5.5.2 Macros ........................................................................................................................ 63
5.5.3 OneDrive..................................................................................................................... 63
5.6 Ejercicio de aplicación de conocimientos ............................................................................. 64
6. Opciones avanzadas de Ms. Project ........................................................................................ 65
6.1 Campos personalizados ..................................................................................................... 65
6.2 Tablas ................................................................................................................................ 65
6.3 Formulas ............................................................................................................................ 66
6.4 Indicadores gráficos .......................................................................................................... 67
1. Iniciando un proyecto
Microsoft Project es una herramienta de administración de proyectos muy flexible y fácil de
utilizar. Este software se puede utilizar para administrar cualquier tipo de proyecto en cualquiera
de sus etapas. Es una herramienta muy utilizada en el sector de la ingeniería y la construcción.
Tiene funciones muy avanzadas y puede llegar a ser muy complejo, pero para entender todas
estas funciones es importante empezar desde sus funciones básicas.

1.1 Introducción a la interfaz del programa

La pantalla principal del programa se encuentra dividida en tres partes principalmente. En la
parte superior se encuentra la cinta de opciones, y mas arriba se encuentran los iconos de
accesos rápidos. La cinta de opciones esta dividida en varios campos correspondientes a tareas,
recursos, reportes, proyecto, vistas, ayuda y formato.

1.2 Creando un nuevo proyecto

Existen diferentes formas de crear un nuevo proyecto. Cuando iniciamos el programa Ms Project
podemos ver la siguiente la pantalla en la cual tenemos las opciones de iniciar proyecto por:
Plantilla, proyecto nuevo, proyecto existente, y crear un proyecto a partir de una hoja de Excel.
Cuando creamos un proyecto en blanco la pantalla que nos aparece es la pantalla principal
descrita anteriormente. Si utilizamos la opción abrir un proyecto existente tenemos que abrir la
ruta en donde grabamos nuestro proyecto con anterioridad. Para crear un proyecta a partir de
una hoja existente de Excel tenemos que tener un archivo de Excel con la información del
proyecto tales como tareas, duraciones, predecesores etc. Luego cuando elegimos el archivo de
Excel se muestra el asistente de ms Project el cual nos va ayudar a importar nuestra hoja de
Excel en Project.
Debemos de seguir los pasos que nos indica el asistente de ms Project. Damos clic en siguiente
(next) y luego damos clic en la opción que dice mapa nuevo o (new map). Luego nos mostrara
una opción donde tenemos que elegir la opción importar como proyecto nuevo o import as new
Project. A continuación, marcamos la casilla que dice Tasks y luego elegimos si queremos
importar también los títulos de las secciones que vamos a importar.
Luego tenemos que elegir la hoja dentro de nuestro archivo de Excel donde se encuentra la
información. Esto lo desplegamos en las opciones de select worksheet name (seleccionar
nombre de la hoja de cálculo) la cual se muestra en la siguiente imagen.

Luego a cada columna de nuestra hoja de Excel le tenemos que asignar el nombre de una
columna de las predeterminadas en el programa Ms. Project. Es decir, si en nuestro archivo de
Excel teníamos una columna con las actividades de la obra, en Ms Project tenemos que asignar
a estar columna la propiedad de nombre de tareas. Como lo vemos a continuación. Lo mismo
con la columna de duración de actividades, procedemos a asignar la propiedad duración a la
misma.
Una vez que hemos seleccionado las propiedades para nuestras dos columnas podemos dar click
en la opción siguiente y luego en la opción finalizar (finish).

El resultado es que vamos a tener nuestras actividades tal y como se muestra en la pantalla. Ya
vemos que se ven las actividades y la duración de las mismas representadas con barras en el
diagrama de Gantt del lado derecho. Es importante recordar que mas adelante en este curso
vamos a explicar con detalle la creación de tareas en el programa, por ahora solo hacemos
énfasis en los diferentes tipos de creación de proyectos.

1.2.1 Conceptos básicos de gerencia de proyectos

Para comprender la gerencia de proyectos es muy importante primero entender unos conceptos
básicos y sus definiciones, referentes a la materia. Los mas importantes son los siguientes:

Proyecto.- Es un emprendimiento temporal, creado para producir un producto, servicio o

resultado. Ejemplo: la construcción de una casa, un proyecto para mejorar la situación de una
empresa, proyecto de educación en una universidad, estudio de impacto ambiental, etc.
No son ejemplos de proyectos iniciativas con una duración indefinidas tales como la creación de
una empresa o una fundación cuya duración en el tiempo es indefinida.

Alcance del proyecto. - Es la suma de los productos, servicios o resultados provistos por el
proyecto. El alcance del proyecto es el trabajo realizado para entregar un producto, servicio o
resultado con características específicas y funciones específicas. Expansión del alcance se refiere
a la expansión incontrolada del alcance de un producto o proyecto sin realizar ajustes de tiempo,
costos o recursos.

Plan. - Es el documento que describe como el proyecto va a ser ejecutado, monitoreado y

controlado.

Tareas. - Las tareas son el trabajo o esfuerzo que necesita ser completado para ejecutar el plan
del proyecto y alcanzar el resultado deseado.

Recursos. - Un recurso es cualquier elemento que es necesario para la ejecución de una tarea
del proyecto. Esto incluye personas, equipos, materiales, y otros costos y gastos.

Asignaciones. - Es el enlace o link entre un recurso y una tarea. En la mayoría de los casos, esto
significa asignar una persona especifica o equipo especifico para realizar una tarea.

1.2.2 El proceso de gestión de proyectos según el PMBOK

El instituto de gestión de proyectos o Project Management Institute (PMI), Es la organización de
gerencia de proyectos mas importante de los Estados Unidos y la mas reconocida a nivel
mundial. Este instituto publica frecuentemente una guía para la gestión de proyectos la es
conocida como PMBOK (Project Management Body of Knowledge) el cual es la guía que tiene
los conocimientos fundamentes la para gestión de proyectos presentados de una manera
organizado y aplicada a la realidad.

De acuerdo con lo definido en esta guía tenemos que un proyecto está compuesto por grupos
de procesos en las diferentes fases del proyecto las cuales son:

Inicio.- Este grupo de procesos definen un proyecto o una nueva fase del proyecto, obteniendo
autorización para empezar el proyecto o fase.

Planeación.- Estos procesos son requeridos para establecer el alcance del proyecto, refinar los
objetivos, y definir el curso de acción requerido para alcanzar los objetivos que el proyecto es
propuesto alcanzar.

Ejecución.- Estos procesos son ejecutados para completar las tareas definidas en el plan de la
gestión del proyecto para satisfacer las especificaciones del proyecto.

Monitoreo y Control.- Estos procesos son requeridos para hacer seguimiento, revisar y regular
el progreso y estado del proyecto. Identificar áreas en las cuales el proyecto puede necesitar
cambios, e iniciar los correspondientes cambios.

Cierre.- Estos procesos son realizados para la correcta finalización de las actividades para cerrar
de manera formal in proyecto o fase del proyecto.

Es vital recordar que la gestión de proyectos es un proceso iterativo. Es decir que muchos de
estos grupos de procesos ocurren mas de una vez en un proyecto. Por ejemplo, cuando un
proyecto se ejecuta, más planeación puede ser necesaria y monitoreo y control constante es
necesario durante toda la duración del proyecto. Para entender mejor los procesos y grupos de
procesos es necesario revisar la guía PMBOK la cual será adjuntada con los materiales de este
curso.

1.2.3 Métodos de creación de proyectos en Ms. Project

Como ya lo mencionamos anteriormente existen varias formas de iniciar un proyecto en
ms ente las más importantes tenemos:
• Proyecto en blanco
• Abrir un proyecto existente
 • Abrir un proyecto a partir de una hoja de Excel
• Abrir un proyecto a partir de un archivo de SharePoint
• Abrir un archivo a través de una plantilla predefinida

1.2.4 Plantillas de proyectos

Las plantillas de proyectos contienen los detalles de un proyecto particular, como fases, tareas,
recursos etc. Las cuales pueden ser modificadas para un proyecto especifico o ser utilizadas
como modelo para darle forma a tu propio plan de gestión de proyectos.

En el programa predeterminadamente existen muchas plantillas que podemos utilizar. Además

de estas podemos descargar muchas más a través de la herramienta de buscar plantillas en la
web la cual esta en la pantalla de inicio del programa.

Además de esto nosotros podemos crear nuestras propias plantillas. Si ya tenemos un proyecto
que hemos realizado con anterioridad y queremos utilizar este como modelo para un proyecto
futuro podemos guardarla como plantilla en la opción guardar como.

1.2.5 Creación de un proyecto desde cero

La mayor parte de las veces nos encontraremos en la situación en la que tenemos que crear un
proyecto desde cero. En este curso nos centraremos principalmente en este tipo de proyecto.

En el mismo damos clic en la opción de la pantalla principal que dice crear proyecto en blanco.
Y pues podemos empezar a crear nuestras actividades, las cuales definiremos mas adelante.

1.3 Visualización de la información y propiedades del proyecto

Un proyecto contiene mucha información, para visualizar esta en el programa Ms Project
tenemos que dar el clic en el botón de la cinta de opciones correspondiente a proyectos. Tal
como se muestra en la siguiente imagen.
Cuando damos clic en esta opción automáticamente nos va a aparecer un cuadro de texto donde
se muestran las principales características de nuestro proyecto. Tales como la fecha de inicio del
proyecto, la fecha de finalización del proyecto, la fecha de control, el tipo de programación, el
calendario del proyecto, y la prioridad del mismo. Este valor de prioridad del proyecto esta
definido por un valor de 500. En caso de tener varios proyectos enlazados en un megaproyecto
el programa del dará mayor importancia a los proyectos con mayor prioridad.

Para ver más información acerca del proyecto y datos de la empresa que realiza el proyecto
tenemos que ir a archivo y en la parte donde dice info o información podemos ver la opción
advanced properties o propiedades avanzadas. En esta opción nos mostrara un cuadro con la
información mas importante de nuestro proyecto la cual podemos modificar de acuerdo con
nuestra información tales como nombre de la empresa, el tema del proyecto, nombre, autor del
mismo, y comentarios, et.
Microsoft Project por defecto selecciona la fecha actual como la fecha de inicio del proyecto y
la fecha de finalización como la suma del tiempo que duren todas las actividades a partir de la
fecha actual.

Parte de la información esencial de nuestro proyecto es la manera en la que las actividades seran
programadas. Ya sea a partir de la fecha de finalización del proyecto o a partir de la fecha de
inicio del proyecto la cual es la mas recomendada por el autor de este manual.

1.4 Creación y modificación de calendarios de trabajo

Cada proyecto está ubicado en tiempo y espacio con características diferentes. Es asi que un
proyecto en Ecuador y un proyecto en Colombia no deberían de usar el mismo marco de
referencia de tiempo o calendario del proyecto. Para modificar el calendario de nuestro
proyecto tenemos que dar clic en la cinta de opción de proyecto, en el icono que dice Change
Working time o cambiar horas de trabajo. Se nos desplegara la siguiente ventana donde
podemos modificar los días laborables, horas de trabajo y feriados.

En el lado izquierdo de la ventana de cambiar el tiempo de trabajo de nuestro proyecto podemos

ver donde dice leyenda o legends, las diferentes simbologías representadas en el calendario. Se
ven representados diferentes tipos de días tales como días no laborables, excepciones, días
normales, días no predeterminados, etc.

En una obra de construcción normalmente no se trabajan los días de feriado por lo tanto estos
días va a ser definidos como excepciones, y por lo tanto como días no laborables. Para ingresar
los feriados vamos a ir a la lista que se muestra en la imagen de arriba y vamos a enlistar todos
los feriados que apliquen al lugar donde estamos realizando nuestros proyectos.

Si queremos crear un nuevo calendario personalizado de acuerdo con nuestro proyecto daremos
clic en la parte superior izquierda de la ventana en la opción create new calendar o crear nuevo
calendario.

1.5 Ejemplo y ejercicio de aplicación de conocimientos

Para repasar y aplicar los conocimientos obtenidos en el presente capitulo los estudiantes
deberán realizar la siguiente actividad:

Ejercicio 1:

1. Crear un proyecto en blanco

2. Cambiar el nombre del archivo a Proyecto de construcción 1

3. Modificar la información del proyecto con los siguientes datos:

Fecha de inicio: 30 de octubre del 2019

Fecha de fin: de acuerdo con las actividades

Titulo: vivienda de 2 plantas

Nombre de la empresa: Constructora Manta S.A

Gerente del proyecto: Ingeniero Zambrano

Comentarios: Proyecto de construcción de una vivienda de 2 plantas ubicado en Manta

4. Ingresar actividades

Ingresar las siguientes actividades

- Limpieza de terreno - Duración: 1 día

- Replanteo y trazado - Duración: 1 día
- Excavaciones - Duración: 5 días
- Cimentación - Duración: 10 días
- Estructura - Duración: 15 días
- Albañilería - Duración: 10 días
- Instalaciones eléctricas – Duración: 15 días
- Instalaciones sanitarias – duración: 15 días
- Acabados – duración 20 días

5. Cambiar el calendario de trabajo

En nuestro proyecto crearemos un calendario con el nombre “ Calendario Ecuador 2020” en este
calendario ingresaremos los siguientes Feriados:
Feriados 2019:

Feriados 2020:

Ejercicio 2: Luego realizaremos el mismo ejercicio a partir de una hoja de Microsoft Excel en la
cual crearemos dos columnas. Una con las actividades y otra con la duración de las actividades.
Luego mediante el proceso descrito importaremos las actividades a nuestro proyecto en Ms.
Project.
2. Cronogramas de actividades
2.1 Creación de un cronograma de actividades
2.1.1 Tareas programadas automáticamente vs tareas programadas manualmente
Cuando creamos un plan o cronograma en Microsoft Project nos muestra dos opciones de como
programar nuestras tareas. Estas son tareas programadas automáticamente y tareas
programadas manualmente.

En la parte inferior de la pantalla principal del diagrama de Gantt donde se encuentran las
actividades podemos ver estas opciones.

Además, en la barra de tareas y cinta de opciones también podemos modificar una a una las
tareas que deseemos que sean programadas automáticamente.

Se recomienda siempre trabajar nuestros proyectos en la opción tareas programadas

automáticamente, ya que así aprovecharemos las ventajas de programación que ofrece este
programa.

2.1.2 Ingreso de tareas en Project

Para ingresar las tareas en ms Project simplemente nos ubicamos en la parte izquierda de
nuestra pantalla donde se encuentra una hoja con celdas similares a la de Excel y empezamos a
escribir los nombres de nuestras tareas en la columna que dice Task name o nombre de tarea.
Lo mismo puede ser realizado para la duración de las tareas.

Escribir aquí el
nombre de la
tarea

Programación
automática o manual

En esta hoja de ingreso de tareas tenemos varias filas. De izquierda a derecha: información, tipo
de tarea, nombre de la tarea, duración de la tarea, fecha de inicio, fecha de finalización,
predecesores, y cualquier otro elemento que queramos agregar en las columnas siguientes.
2.1.3 Ventana de información de tareas

2.1.4 Tareas Trabajo vs Duración

En la gestión de proyectos, los conceptos de duración y trabajo no son lo mismo. La duración es

el número total de períodos de trabajo (sin incluir días festivos u otros períodos no laborables
requeridos para completar una actividad de cronograma o un componente de estructura de
desglose del trabajo. Generalmente se expresa como días laborables o semanas laborales. A
veces se equipara incorrectamente con el tiempo transcurrido. Contraste con esfuerzo. * El
trabajo es la cantidad de tiempo que llevará completar la tarea (la duración), multiplicada por el
nivel de esfuerzo que se le dará a la tarea por los recursos asignados a ella. Por ejemplo, si la
tarea "permiso de trabajo seguro" tiene una duración de 3 días y el recurso "Jack" le dará un
50% de esfuerzo a la tarea, entonces el trabajo para la tarea es de 1,5 días.

Para las tareas con una cantidad fija de trabajo, puede disminuir la duración de la tarea
aumentando el nivel de esfuerzo a través de más recursos. Por ejemplo, si la tarea "realizar
pruebas de calidad" tiene una duración de 6 días y se asigna un único controlador de calidad a
la tarea con un nivel de esfuerzo del 100%, asignar otro controlador de calidad a la misma tarea
con un nivel de esfuerzo del 100% reduciría la duración a 3 días.

2.2 Información de las tareas

Cuando abre una tarea desde la vista Diagrama de Gantt, aparece el cuadro de diálogo
Información de la tarea. Puede ver y modificar toda la información para la tarea desde las seis
pestañas dentro del cuadro de diálogo.
2.3 Duración de las tareas
En el cuadro de diálogo Información de la tarea, el campo Duración muestra la cantidad de
tiempo que llevará completar la tarea específica. En la mayoría de los casos, sabrá cuánto tiempo
llevará completar la tarea, por lo que ingresará esta cantidad en el campo Duración. La unidad
de tiempo predeterminada para la duración de la tarea es días, pero si es necesario, también
puede ingresar la duración en minutos, horas, semanas o meses.

2.4 Duración vs Trabajo

En la gestión de proyectos, los conceptos de duración y trabajo no son lo mismo. La duración es
el número total de períodos de trabajo (sin incluir días festivos u otros períodos no laborables
requeridos para completar una actividad de cronograma o un componente de estructura de
desglose del trabajo. Generalmente se expresa como días laborables o semanas laborales. A
veces se equipará incorrectamente con el tiempo transcurrido. Contraste con esfuerzo. * El
trabajo es la cantidad de tiempo que llevará completar la tarea (la duración), multiplicada por el
nivel de esfuerzo que se le dará a la tarea por los recursos asignados a ella. Por ejemplo, si la
tarea "permiso de trabajo seguro" tiene una duración de 3 días y el recurso "Jack" le dará un
50% de esfuerzo a la tarea, entonces el trabajo para la tarea es de 1,5 días.

Para las tareas con una cantidad fija de trabajo, puede disminuir la duración de la tarea
aumentando el nivel de esfuerzo a través de más recursos. Por ejemplo, si la tarea "realizar
pruebas de calidad" tiene una duración de 6 días y se asigna un único controlador de calidad a
la tarea con un nivel de esfuerzo del 100%, asignar otro controlador de calidad a la misma tarea
con un nivel de esfuerzo del 100% reduciría la duración a 3 días.

2.5 Dependencias entre tareas

Una dependencia es una relación entre una tarea y su predecesor. O también se conoce como
Relación Lógica en la 6ta Edición de la Guía PMBOK®. Una relación lógica es una dependencia
entre dos actividades, o entre una actividad y un hito. * Todas estas relaciones se muestran en
la pestaña Predecesores del cuadro de diálogo Información de la tarea.
Hay cuatro tipos de dependencias:

Finish-to-start (FS): una relación lógica en la que una actividad sucesora no puede comenzar
hasta que una actividad predecesora haya finalizado. Ejemplo: La ceremonia de premiación
(sucesor) no puede comenzar hasta que la carrera (predecesora) haya terminado.

Start-to-Start (SS): una relación lógica en la que una actividad sucesora no puede comenzar
hasta que una actividad predecesora haya comenzado. Ejemplo: el concreto nivelado (sucesor)
no puede comenzar hasta que comience el vertido de cimientos (predecesor).

Finish-to-Finish (FF): una relación lógica en la que una actividad sucesora no puede finalizar
hasta que una actividad predecesora haya finalizado. Ejemplo: es necesario escribir un
documento (predecesor) para finalizar antes de poder editar el documento (sucesor).

Start-to-Finish (SF): una relación lógica en la que una actividad sucesora no puede finalizar hasta
que se haya iniciado una actividad predecesora. Ejemplo: el primer turno de guardia de
seguridad (sucesor) no puede finalizar hasta que comience el segundo turno de guardia de
seguridad (predecesor).

2.6 Lag time (tiempo de retraso)

En una relación típica Finish-to-Start (FS) entre tareas en un plan de proyecto, no hay demora ni
superposición entre el final de la tarea predecesora y el inicio de la tarea sucesora. Sin embargo,
puede haber momentos en los que haya un retraso entre las tareas o una superposición entre
ellas. Esto se llama retraso y plomo.

Retraso es la cantidad de tiempo por el cual una actividad sucesora se retrasará con respecto a
una actividad predecesora. * En una relación FS, esto significaría que la tarea sucesora se
programaría para comenzar algún tiempo después de que se complete la tarea predecesora, en
lugar de inmediatamente después de que termine

Por ejemplo, cuando está haciendo un pastel de cumpleaños, debe hornear el pastel antes de
ponerle glaseado. Entonces, hay una relación FS entre la tarea de hornear el pastel y la tarea de
glasear el pastel. Sin embargo, después de hornear el pastel, debe dejar que se enfríe antes de
comenzar a glasearlo. El retraso entre el horneado y el glaseado, mientras el pastel se enfría, es
el tiempo de retraso.

Puede agregar tiempo de retraso entre tareas abriendo el cuadro de diálogo Información de la
tarea para la tarea sucesora y en la pestaña Predecesores, ingresando un valor positivo en el
campo Lag para la tarea predecesora.

2.7 Lead (holgura)

Plomo es la cantidad de tiempo durante el cual una actividad sucesora puede avanzar con
respecto a una actividad predecesora. * En una relación FS, esto significaría que la tarea sucesora
se programaría para comenzar cuando la tarea predecesora aún está en progreso, como 50 %
completado, en lugar de cuando se completa.

Por ejemplo, cuando está haciendo su pastel de cumpleaños, debe mezclar todos los
ingredientes antes de poder hornear el pastel. Por lo tanto, existe una relación FS entre la tarea
de mezclar los ingredientes y la tarea de hornear el pastel. Sin embargo, debe precalentar el
horno para hornear mientras mezcla los ingredientes, de modo que el horno esté a la
temperatura adecuada para hornear una vez que haya mezclado sus ingredientes. La
superposición entre mezclar y hornear, mientras el horno se precalienta, es el tiempo de
entrega.

Puede agregar tiempo de espera entre tareas abriendo el cuadro de diálogo Información de la
tarea para la tarea sucesora y en la pestaña Predecesores, ingresando un valor negativo en el
campo Retraso para la tarea predecesora. (En resumen, el retraso negativo es técnicamente
líder)
2.8 Restricciones de tareas
Una restricción de tarea es una limitación basada en la fecha que se coloca en una tarea para
controlar las fechas de inicio y finalización. Los parámetros de restricción se seleccionan en la
pestaña Avanzado del cuadro de diálogo Información de la tarea.

Hay ocho tipos de restricciones de programación:

1. Lo más tarde posible (que es el valor predeterminado para proyectos programados

desde una fecha de finalización)
2. Tan pronto como sea posible (que es el valor predeterminado para proyectos
programados desde una fecha de inicio)
3. Acabado no antes de…
4. Terminar a más tardar el…
5. Debe comenzar en…
6. Debe terminar en …
7. Comience no antes de…
8. Comience a más tardar el día…

En general, querrá mantener la restricción predeterminada asignada a su tarea, para asegurarse

de que su programación sea lo más flexible posible. Sin embargo, puede elegir un tipo de
restricción y una fecha de restricción diferentes si tiene una tarea específica cuya fecha de inicio
o finalización es crítica para el éxito del proyecto.

2.9 Plazos de tareas

En términos generales de gestión de proyectos, una fecha límite es la última fecha en la que
debe completarse algo (una tarea, una fase, incluso un proyecto completo). En Microsoft
Project, se puede establecer una fecha límite para una tarea, a fin de realizar un seguimiento de
cuán estrechamente se alinea su fecha de finalización con la fecha límite. Establecer una fecha
límite para una tarea no afecta el cronograma, sino que le brinda un indicador visual en el
diagrama de Gantt, en forma de una pequeña flecha verde, que puede usar para monitorear
fácilmente su progreso. Si su tarea se extiende más allá de la fecha límite, verá un diamante rojo
como advertencia en el campo Indicadores de la tabla Entrada de tareas.
Puede establecer una fecha límite para una tarea en la pestaña Avanzado del cuadro de diálogo
Información de la tarea, seleccionando la fecha apropiada en el campo Fecha límite.

2.10 Cronograma programado manualmente

Microsoft Project le permite utilizar la programación controlada por el usuario, en la que puede
ingresar tareas en modo programado manualmente, con o sin información específica de la tarea
para duraciones, fechas de inicio o fechas de finalización. En cambio, puede ingresar esta
información como texto, en lugar de fechas o unidades de tiempo específicas, para crear un
cronograma que sea más una documentación de estimaciones y suposiciones, en lugar de un
plan basado en fechas.

2.3 Creación y modificación de la estructura de las tareas

Una estructura de desglose del trabajo (WBS) es una descomposición jerárquica del alcance total
del trabajo que debe realizar el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear
los resultados necesarios. * La WBS para su proyecto debe crearse durante el proceso de
planificación y debe detallar el alcance completo del trabajo que debe realizarse para completar
el proyecto; en resumen, debe abarcar todas las tareas del proyecto. Esto es importante para
estimar los costos del proyecto, asignar recursos y programar efectivamente su proyecto. Su
progreso se basará en la comparación del trabajo real que se ha completado durante la
ejecución y lo que se detalla en la WBS durante la planificación.
Un hito es un punto o evento significativo en un proyecto, programa o cartera. * Si bien un hito
en las prácticas de gestión de proyectos más tradicionales no es una tarea verdadera, no tiene
tiempo ni esfuerzo asociado, en Microsoft Project, un hito es una tarea con duración cero (pero
puede tener duración si corresponde). En la vista del diagrama de Gantt, los hitos se indican en
el gráfico con un diamante.

Puede crear un nuevo hito utilizando el comando Insertar hito en el grupo de comando Insertar
en la pestaña Tarea, o puede insertar una nueva tarea en la tabla Entrada de tarea y establecer
la duración en cero y Microsoft Project lo cambiará automáticamente a una tarea de hito . Puede
convertir una tarea regular existente en un hito al ver la información de la tarea y marcar la
casilla Marcar tarea como hito en la pestaña Avanzado del cuadro de diálogo Información de la
tarea. En este caso, la tarea de hito conservará su duración y recursos.

2.4 Insertar tareas

Además de agregar una tarea a la lista de tareas, hay otras opciones que puede elegir del menú
desplegable Insertar tarea mientras se encuentra en la vista Diagrama de Gantt:

Seleccione Tarea recurrente para insertar una tarea repetitiva, como una tarea que desea que
se realice en un día determinado de cada mes.

Seleccione Fila en blanco para insertar filas en blanco en su lista de tareas para separar las tareas
entre sí.
Seleccione Importar tareas de Outlook para convertir una tarea creada en Microsoft Outlook en
una tarea de Microsoft Project.

2.5 Reprogramando tareas

Si ocurre un retraso en su proyecto, es probable que deba reprogramar tareas en el plan del
proyecto. Afortunadamente, Microsoft Project puede reprogramar automáticamente cualquier
trabajo restante en función de los cambios que realice en una tarea o tareas. Para hacerlo,
seleccione las tareas que necesita reprogramar y use el comando Actualizar proyecto para
especificar cuándo desea reprogramar el trabajo incompleto para esas tareas.

Por ejemplo, puede tener un corte de energía imprevisto que detiene todo el trabajo realizado
en los sistemas de hardware para una actualización del sistema de software. Puede seleccionar
las tareas que están afectadas en el plan del proyecto y luego especificar la fecha después de la
cual ese trabajo puede reanudarse en el campo Reprogramar trabajo incompleto para comenzar
después del campo en el cuadro de diálogo Actualizar proyecto.

2.6 Dividir tareas

Cuando asigna un recurso a una tarea en el plan del proyecto, Microsoft Project asume que esa
persona estará trabajando en esa tarea hasta que se complete. En realidad, sin embargo, este
no es siempre el caso: el recurso asignado puede necesitar trabajar en una tarea en dos o más
partes de tiempo. Esto se llama dividir una tarea. En Microsoft Project, puede dividir
manualmente una tarea seleccionando el comando Dividir tarea del grupo de comandos
Programar en la pestaña Tarea. Luego, en el diagrama de Gantt, seleccione la barra de tareas
para la tarea que debe dividirse y arrastre la pieza dividida a la fecha en el futuro cuando se
realizará la segunda parte del trabajo. Microsoft Project conectará las dos mitades de la tarea
dividida con una línea de puntos en el diagrama de Gantt.
2.7 Gestión de múltiples proyectos
Un proyecto maestro es un proyecto que está vinculado a uno o más subproyectos más
pequeños. Por el contrario, un subproyecto es un proyecto que está vinculado a un proyecto
maestro más grande. Si está administrando un proyecto grande y complejo que se compone de
varios proyectos más pequeños relacionados, es posible que le resulte más fácil crear un plan
de proyecto para cada uno de los proyectos pequeños y combinarlos en un plan maestro de
proyecto. Por ejemplo, el proyecto maestro Construccion refineria.mpp podría estar compuesto
por los siguientes subproyectos:

• Movimiento de tierras.mpp
• Vias e infraestructura.mpp
• Instalacion de planta industrial.mpp
• Edificio administrativo.mpp
• Muelle de carga y descarga.mpp

Una de las ventajas de combinar sus subproyectos en un proyecto maestro es que le permite
ver todos sus recursos en todos sus proyectos y asegurarse de que no estén sobreasignados.
Para vincular un subproyecto a un proyecto maestro, seleccione el comando Insertar
subproyecto del grupo de comandos Insertar en la pestaña Proyecto.

Para insertar un subproyecto en un proyecto maestro, debe estar en una vista relacionada con
la tarea, como Gantt Chart o Task Usage. Si está en cualquier otro tipo de vista, como Calendar
o Team Viewer, el comando Insertar subproyecto estará inactivo.
Cuando los subproyectos están vinculados a un proyecto maestro, puede establecer
dependencias entre las tareas de los subproyectos o entre las tareas del proyecto maestro y sus
subproyectos. Estas relaciones se establecen exactamente como se hacen para un proyecto
individual, utilizando el comando Vincular las tareas seleccionadas. Sin embargo, si vincula
tareas entre tareas en diferentes proyectos, es importante recordar que los cambios que realice
en una tarea vinculada afectarán a sus sucesores, incluso si esos sucesores existen en otro
archivo de proyecto.
3. Gestión de recursos del proyecto
3.1. Ingreso y edición de la información de recursos
3.1.1. Recursos de trabajo
Un recurso de trabajo, es un recurso que se utilizará en el proyecto sobre una base de tiempo.
Los recursos de trabajo más comunes, son las personas, quienes son los que realizarán las tareas
del proyecto (a menudo llamados “Recursos Humanos”), pero también incluye cualquier otro
recurso que se necesite para programar o realizar el seguimiento de los costos por tiempo, como
equipos, espacio de trabajo, entre otros.

En el proyecto, también se puede identificar al recurso de trabajo por nombre (Sara Davis) o en
generic labels (Ingeniero), dependiendo lo que se necesite. También se puede especificar la
cantidad máxima de unidades de tiempo que un recurso de trabajo puede trabajar en el
proyecto.

3.1.2. Recurso de costo

Un recurso de costo, es utilizado para determinar los gastos o hacer seguimiento al presupuesto.
Los recursos de costo estándar se asignan a las tareas para realizar un seguimiento de los gastos
asociados con la tarea, como: gastos de viaje, compra de licencias de hardware o software, entre
otros. Un recurso presupuestario es un tipo de recurso de costos especial, dado a que se utiliza
para realizar un seguimiento de los costos contra el presupuesto durante todo el ciclo de vida
del proyecto. Los recursos presupuestarios sólo se pueden asignar a la tarea de resumen del
proyecto y se utilizan para realizar un seguimiento del presupuesto a nivel de proyecto.

3.1.3. Recurso material

Un recurso material es un recurso que se mide por la cantidad de unidades que se utilizan. Por
ejemplo, se puede utilizar metros lineales, metros cúbicos, kilos, litros. poner ejemplo.

3.1.4. Hoja de recursos

Para ver información de los recursos que se han asignado al proyecto, seleccione el comando
Hoja de recursos en la opción Vistas de recursos en la pestaña Vista. La Hoja de recursos
muestra todos los recursos que ha definido para su proyecto y toda la información pertinente
para cada uno, incluido el tipo de recurso, la cantidad máxima disponible, las tarifas estándar y
horas extras (para recursos humanos), la tasa de acumulación, entre otros.

3.1.5. Cuadro de diálogo de información de recursos

En la Hoja de recursos, si hace doble clic en cualquiera de los campos de un recurso, se abrirá el
cuadro de diálogo Información del recurso. Este cuadro de diálogo contiene toda la información
del recurso, agrupada en cuatro pestañas. La pestaña General muestra los campos que
corresponden a varias de las columnas de la Hoja de recursos, incluido el nombre del recurso,
las iniciales, el grupo, el tipo de recurso, entre otros.

Nota: La información de costos que se muestra en la Hoja de recursos se muestra en la pestaña

Costo del cuadro de diálogo información de recursos.

3.1.6. ¿Cómo agregar recursos?

Los recursos son las personas, herramientas y materiales que se utilizan para realizar las tareas
en el proyecto. Asignar los recursos que se necesitan para planificar y realizar seguimiento a los
gastos, será crucial para mantener el proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Estos son los
pasos generales que utilizará para agregar recursos a un plan de proyecto.

Agregar un recurso a la hoja de recursos

Para agregar un nuevo recurso a la Hoja de recursos:

En la pestaña Vista, en el grupo Vistas de recursos, seleccione Hoja de recursos.

En la vista Hoja de recursos, seleccione la primera celda vacía de la columna Nombre del
recurso.

Escriba un nombre de recurso, como Recurso 1.

En el campo Tipo, elija el tipo de recurso: trabajo, costo o material.

Si crea un recurso de material, en el campo Etiqueta de material, ingrese el tipo de unidad que
corresponde (ejemplos: toneladas, pies cuadrados, libra, paleta).

Ingrese cualquier otro dato necesario en las columnas de la Hoja de recursos, para cada recurso.

3.1.7. Grupo de Recursos (Resource pools)

Un grupo de recursos es un archivo central único que contiene información para todos los
recursos que se utilizan en varios proyectos para una organización. Esta opción se puede usar
para ver los recursos disponibles, ver la asignación de recursos entre proyectos e identificar
conflictos de asignación.
Los grupos de recursos se crean guardando un archivo de proyecto en blanco que contiene solo
la información del grupo de recursos. Si la organización utiliza un grupo de recursos
empresariales a través de Microsoft PPM, no se necesita crear otro grupo de recursos.

3.1.8. Cuadro de diálogo “Compartir recursos”

Después de haber creado un grupo de recursos, toda la información de los recursos, como las
asignaciones, las tasas de costos y la disponibilidad, se almacenan en esta ubicación. Luego, esta
información se puede compartir con otros integrantes del proyecto, para que puedan utilizar
esos recursos dentro de sus propios planes de proyecto.

Cuando se ha compartido un grupo de recursos, se puede elegir entre usar sus propios recursos
locales o un grupo de recursos en el cuadro de diálogo Compartir recursos. Se debe seleccionar
la opción Sharer takes precedence, solo si se desea que la información del proyecto anule
cualquier información conflictiva del grupo de recursos.

3.1.9. ¿Cómo compartir recursos?

➢ Crear un grupo de recursos

Para crear un grupo de recursos se debe realizar lo siguiente:

1. En la pestaña Archivo, seleccione Nuevo, luego Proyecto en blanco para crear un

archivo en blanco.
2. En la pestaña Vista, en el grupo Vista de recursos, abra la Hoja de recursos.
3. Ingrese o importe los recursos para el grupo de recursos.
4. Guarde el archivo del proyecto.

➢ Usar el grupo de recursos

1. Abrir el archivo del proyecto que contiene el grupo de recursos.
2. Abrir el archivo del proyecto en el que desea usar el grupo de recursos compartidos.
3. En la pestaña Recurso, desde el grupo Asignaciones, seleccione Grupo de recursos,
luego Compartir recursos.
4. En la lista desplegable Usar recursos (se requiere al menos en el grupo de recursos
abiertos), seleccione el archivo que abrió en el Paso 1.

3.1.10. Calendario
Si se creó y aplicó un calendario base para el proyecto previamente en el proceso de
planificación, ese calendario se usará automáticamente como el calendario base para cada
recurso de trabajo que agregue al proyecto. Sin embargo, si los tiempos de trabajo y no trabajo
(nonworking) del calendario del proyecto no coinciden con la disponibilidad de un recurso,
puede crear un calendario de recursos que sea específico para ese recurso en particular.

3.1.11. Disponibilidad de recursos

Puede haber momentos durante el proyecto en los que un recurso tendrá una disponibilidad
variable para trabajar en el proyecto. Quizás en el proyecto se necesite contratar a un
desarrollador de software que no podrá comenzar a trabajar hasta una fecha determinada. O
tal vez usará un equipo que debe devolverse en una fecha determinada. En este caso, puede
usar la tabla Disponibilidad de recursos en el cuadro de diálogo Información de recursos para
establecer una fecha de inicio o finalización específica para cada recurso. También puede surgir
en el cronograma cuando uno de sus recursos tiene disponibilidad limitada para trabajar en el
proyecto. En este caso, se puede establecer las Unidades del recurso en la tabla Disponibilidad
de recursos en un porcentaje que refleje con mayor precisión su disponibilidad durante ese
período de tiempo, como el 50% para un recurso que solo puede dedicar la mitad de su tiempo.

3.1.12. ¿Cómo crear un calendario de recursos?

➢ Agregar una excepción

Para agregar una excepción de horario de trabajo:

1. En la Hoja de recursos, seleccione el nombre de un recurso y en el grupo

Propiedades de la pestaña Recurso, seleccione Información para abrir el
cuadro de diálogo Información del recurso.
2. En la pestaña General, seleccione Cambiar horario de trabajo.
3. Seleccione una fecha o varias fechas en el calendario.
 4. En la tabla Excepciones, seleccione la celda resaltada e ingrese un nombre
para la excepción.
5. Seleccione Aceptar en cada cuadro de diálogo para guardar sus cambios y
cerrar el cuadro de diálogo.

➢ Establecer el tiempo de trabajo de una excepción

Para establecer el tiempo de trabajo de una excepción:

1. En la Hoja de recursos, seleccione el nombre de un recurso y en el grupo

Propiedades de la pestaña Recurso, seleccione Información para abrir el
cuadro de diálogo Información del recurso.
2. En la pestaña General, seleccione Cambiar horario de trabajo.
3. En la tabla Excepciones, seleccione una excepción, luego el botón Detalles a la
derecha.
4. Debajo del botón de Horas de trabajo, modifique una hora Desde o Hasta,
seleccione la celda e ingrese la nueva hora. Para eliminar una fila de tiempos
Desde y Hasta, seleccione la fila y presione Eliminar.
5. Seleccione Aceptar en cada cuadro de diálogo para guardar sus cambios y
cerrar el cuadro de diálogo.

➢ Cambiar disponibilidad de recursos

Para cambiar la disponibilidad de un recurso:

1. En la Hoja de recursos, seleccione el nombre de un recurso y en el grupo

Propiedades de la pestaña Recurso, seleccione Información para abrir el
cuadro de diálogo Información del recurso.
2. En la pestaña General, en la tabla Disponibilidad de recursos, cambie las
columnas Disponible desde y / o Disponible hasta para reflejar las fechas de
inicio y / o finalización del cambio en la disponibilidad del recurso.
3. Configure parámetros de disponibilidad adicionales:
➔ Si desea aumentar o disminuir el porcentaje de tiempo del recurso
dedicado a trabajar en tareas, cambie el campo Unidades.
➔ Si desea especificar plazos adicionales para cambiar la disponibilidad,
agregue filas adicionales a la tabla Disponibilidad de recursos.
4. Seleccione Aceptar en el cuadro de diálogo Información de recursos.

3.2. Ingreso y edición de asignaciones de recursos

3.2.1. Asignación de recursos
Una vez que ya se haya creado el grupo de recursos, se debe comenzar a asignar esos recursos
y su esfuerzo de trabajo asociado a las tareas del proyecto. La asignación de recursos es la
conexión entre una tarea y el recurso o recursos que se utilizarán para completar la tarea.
3.2.2. Métodos para asignar recursos

➢ A través de la columna Nombres de recursos

En el menú desplegable Nombres de recursos para una tarea en la tabla Entrada de

tareas, se puede seleccionar un solo recurso o múltiples recursos para asignarlos a la
tarea correspondiente.

➢ A través del cuadro de diálogo Asignar recursos

En la lista de recursos de proyecto disponibles en la tabla Recursos en el cuadro de

diálogo Asignar recursos, se puede seleccionar un solo recurso o múltiples recursos y
asignarlos a una sola tarea o a múltiples tareas que haya seleccionado en la lista de
tareas.

➢ A través del cuadro de diálogo de información de la tarea

 ➢ A través del formulario de tareas

3.2.3. ¿Cómo asignar recursos?

➢ Asignar recursos utilizando la columna de nombres de recursos

➢ Asignar recursos mediante el cuadro de diálogo Asignar recursos

➢ Asignar recursos mediante el cuadro de diálogo de información de la tarea

➢ Asignar recursos usando el formulario de tareas

➢ Editar asignaciones de recursos utilizando el cuadro de diálogo de información de la tarea

3.3. Resolver conflictos de los recursos

3.3.1. Sobreasignación

La asignación es el acto de programar tareas y los recursos para realizarlas, teniendo en cuenta
tanto la disponibilidad de recursos como la duración del proyecto. La sobreasignación ocurre
cuando un recurso ha sido asignado para hacer más trabajo en un proyecto del que puede
dentro de su capacidad de trabajo normal.
3.3.2. Métodos para resolver conflictos de recursos

Cuando se identifica que hay recursos de trabajo sobreasignados en el proyecto, se necesita

nivelarlos. La nivelación de recursos es una técnica en la que las fechas de inicio y finalización se
ajustan en función de las limitaciones de recursos con el objetivo de equilibrar la demanda de
recursos con la oferta disponible.

Hay varios métodos que se puede usar para nivelar la asignación de recursos para una tarea:

1. Aumentar la duración de una tarea. (Este enfoque se utiliza cuando los recursos son
fijos).
2. Aumentar el número de recursos asignados a una tarea. (Este enfoque se utiliza cuando
la duración de la tarea es fija).
3. Reasignar la tarea a otro recurso que esté disponible.
4. Reprogramar la tarea en que el recurso esté disponible.

3.3.3. Panel del inspector de tareas

El panel del Inspector de tareas muestra los factores que actualmente afectan el cronograma de
una tarea. Si la tarea tiene recursos sobreasignados, el panel Inspector de tareas le
proporcionará información sobre los conflictos de recursos y, si está disponible, cualquier acción
que pueda tomar para resolverlos rápidamente. Por ejemplo, puede hacer que Microsoft Project
reprograme la tarea para que comience en la fecha en que el recurso ya no está sobreasignado
y disponible.
3.3.4. Team Planner View
Es la forma más fácil de ver cómo se asignan sus recursos entre las tareas del proyecto. Puede
ver el Planificador de equipo seleccionándolo en cualquiera de los menús desplegables Ver que
están disponibles en las diversas pestañas de la cinta.

Todos los recursos de trabajo se muestran en el panel izquierdo y las tareas a las que están
asignados se muestran en el panel derecho, trazados contra la línea de tiempo del proyecto. Las
tareas no asignadas se muestran en el panel inferior. Los recursos sobreasignados aparecerán
en rojo en el panel izquierdo y la tarea sobreasignada respectiva mostrará corchetes rojos.

3.3.5. Nivelación automática de recursos

La nivelación funciona dividiendo las tareas o agregando un retraso a las tareas hasta que los
recursos que se les asignan ya no están sobreasignados. Al realizar esta nivelación automática,
Microsoft Project no cambia quién está asignado a cada tarea y no nivela los recursos materiales,
los recursos de costos o los recursos propuestos; solo nivela los recursos de trabajo, recursos
genéricos y recursos comprometidos. Debido a estos cambios, la nivelación puede retrasar la
fecha de finalización de algunas tareas y, en consecuencia, también retrasar la fecha de
finalización del proyecto.

3.3.6. Comandos para nivelación de recursos

Todas las acciones de nivelación se encuentran en el grupo Nivel en la pestaña Recurso.

3.3.7. Cuadro de diálogo de nivelación de recursos

Para nivelar sus recursos, debe seleccionar Opciones de nivelación y luego configurar los
parámetros de nivelación en el cuadro de diálogo Nivelación de recursos.
3.3.8. Diagrama de Gantt de nivelación
Cuando utiliza la función de nivelación automática de Microsoft Project, se realizarán muchos
cambios en el proyecto sin que usted los vea. Puede ser útil revisar estas modificaciones
utilizando el Diagrama de Gantt de nivelación, muestra una comparación de su plan de proyecto
antes de nivelar y después de nivelar. En el diagrama de Gantt de nivelación, cada tarea
aparecerá con dos barras de colores diferentes, una para su colocación en el cronograma del
proyecto antes de la nivelación y para después de la nivelación. También puede ver el retraso
causado por la nivelación en la columna Retardo de nivelación

3.3.9. Cómo resolver conflictos de recursos

A medida que se asigna recursos a las tareas, es fácil asignar más trabajo a un recurso de lo que
debería hacer en un día (u hora, semana o mes). Si dicha asignación no es intencional, puede
corregirla mediante uno de varios métodos.

➢ Administrar la asignación de recursos utilizando la vista de Team Planner.

➢ Resolver manualmente un conflicto de recursos utilizando el Inspector de tareas
➢ Resolver automáticamente un conflicto de recursos
 ➢ Analizar los resultados de la nivelación automática

3.4. Costos del proyecto modelo

3.4.1. Costos fijos y variables
Cuando se trata de los costos asociados con un proyecto, en realidad hay dos tipos: costos fijos
y costos variables.

Los costos fijos son aquellos que permanecen constantes a lo largo del proyecto y no cambian
porque son independientes de su producción. Estos costos incluyen cosas como alquiler,
edificios, equipos, etc.

Los costos variables son aquellos que aumentan a un ritmo constante a lo largo del proyecto y
varían porque están directamente relacionados con su producción. Estos costos incluyen cosas
como salarios, servicios públicos, materiales, etc.

3.4.2. Costos de recursos

La pestaña Costos del cuadro de diálogo Información de recursos muestra los costos asociados
con un recurso específico. En las tablas de tasas de costo, puede ver, agregar o modificar los
costos del recurso, incluida la configuración de las tasas salariales (tasa estándar y tasa de
tiempo extra) y la cantidad de costo que se acumula cada vez que se utiliza el recurso (costo por
uso). También se puede especificar diferentes tarifas para períodos de tiempo específicos,
utilizando el campo Fecha de vigencia.

Sin embargo, los recursos no siempre tienen las mismas tasas durante toda la vida de un
proyecto. Un empleado podría obtener un aumento que surta efecto durante el proyecto, o un
contratista podría tener tasas variables según el tipo de trabajo que se realiza. En la pestaña
Costos, puede capturar estos tipos de cambios en la tasa de recursos utilizando las diversas
pestañas de las tablas de Tasas de costo, cada una de las cuales puede contener tasas para el
recurso que se utilizará durante un período de tiempo específico. Por ejemplo, puede usar la
pestaña A (Predeterminado) para especificar las tarifas predeterminadas que cobra un
contratista durante la temporada alta, y usar la pestaña B para especificar las tarifas de
descuento que cobrará durante la temporada baja.

3.4.3. Cómo ingresar costos de recursos

➢ Agregar tarifas de costos para un recurso

➢ Cambiar una tasa de costo para un recurso

4. Seguimiento y análisis de un proyecto
4.1. Información de ruta crítica
4.1.1. Herramientas de diagrama de Gantt
Cuando se tiene habilitada la vista de diagrama de gantt, la pestaña Formato de herramientas
de diagrama de Gantt se muestra en la cinta. Se puede usar los comandos para formatear cómo
se muestra la información en el diagrama de Gantt.

Por ejemplo, se puede formatear una vista de Diagrama de Gantt para identificar rápidamente
tipos específicos de tareas, o agregar texto a barras específicas para ayudar a identificarlas.

4.1.2. Personalización del diagrama de Gantt

Para mostrar información crítica del proyecto en el diagrama de gantt, se utilizarán los
comandos que se encuentran en la Barra de Estilos en la pestaña Formato de herramientas de
diagrama de Gantt. Esto permitirá personalizar de qué manera deben aparecer las barras en el
gráfico, qué tipos de tareas se muestran y cómo aparecen en el gráfico, y si se debe mostrar o
no otros factores críticos en el gráfico para realizar seguimiento y analizar el progreso del
proyecto.

4.1.3. Estilos de Barra

Para determinar las tareas específicas del proyecto, como un hito o una tarea de resumen, se
puede personalizar la forma en la que aparezcan en el diagrama de Gantt en la opción Formatear
estilos de barra del menú Formatear estilos de barra en el grupo Estilos de barra. En el cuadro
Estilos de barra, permite seleccionar entre una variedad de opciones de personalización para
cambiar la apariencia de las barras de tareas, como su color, forma o patrón, para tipos
específicos de tareas, con el fin de distinguirlas entre sí en el diagrama de Gantt.
4.1.4. Ruta de tareas
La función Ruta de tareas, ayuda a resaltar de qué manera están vinculadas las tareas entre sí
en la programación. Además, se puede seleccionar cualquier tarea en la lista de tareas y luego
ver la cadena de tareas predecesoras y tareas sucesoras que están vinculadas a ella. También
puede diferenciar y ver predecesores de conducción y sucesores de conducción, cuya
programación está dirigida por la tarea seleccionada. Se puede elegir mostrar uno, todos o
cualquier combinación de estos tipos de tareas para la tarea seleccionada en el diagrama de
Gantt. Una vez seleccionada la tarea, se debe elegir el tipo de tareas que se desea ver en la
cadena conectada en el menú Ruta de tareas destacadas, del grupo Estilos de barra, en la
pestaña Formato de herramientas de diagrama de Gantt.

4.1.5. Ruta Critica

La ruta crítica es la secuencia de actividades que representa la ruta más larga a través de un
proyecto, que determina la duración más corta posible.

En resumen, la duración del proyecto no puede ser más corta que la duración total de todas las
tareas en la ruta crítica. En general, un proyecto solo tendrá una única ruta crítica, aunque
algunos proyectos más complejos podrían tener más de uno.

La ruta crítica se calcula automáticamente, pero no la muestra de manera predeterminada. En

la vista de diagrama de Gantt, se debe marcar la casilla de verificación Tareas críticas del grupo
de comandos Estilos de barra en la pestaña Formato de herramientas de diagrama de Gantt.
Luego, las tareas en la ruta crítica se mostrarán en rojo en el diagrama de Gantt.
4.1.6. ?Cómo ver información sobre la ruta crítica?

La ruta crítica es un componente importante del proyecto. Estos son los pasos generales para
ver información sobre la ruta crítica en el diagrama de Gantt.

➢ Utilizar la función de ruta de tareas en el diagrama de Gantt

1. En la opción Vistas de tareas de la pestaña Vista, seleccione Diagrama de Gantt.

2. Seleccione una tarea para la que desee observar información sobre
predecesores y sucesores.
3. En el grupo Estilos de barra de la pestaña Formato de herramientas de
diagrama de Gantt, seleccione Resaltar ruta de tarea.
4. En el menú desplegable Ruta de tareas destacadas, seleccione los tipos de
tareas relacionadas que desea resaltar en el diagrama de Gantt:
● Seleccione Predecesores para resaltar los predecesores de la tarea
seleccionada en color amarillo.
● Seleccione Conducir predecesores para resaltar los predecesores que
afectan directamente la tarea seleccionada en color naranja.
● Seleccione Sucesores para resaltar los sucesores de la tarea
seleccionada en magenta.
● Seleccione Sucesores controlados para resaltar en color púrpura los
sucesores que se ven directamente afectados por la tarea seleccionada.

➢ Ver la ruta crítica en un diagrama de Gantt

Para ver la ruta crítica de un proyecto en la vista de diagrama de Gantt:

 1. En la opción Vistas de tareas de la pestaña Vista, seleccione Diagrama de Gantt.
2. Seleccione la pestaña Formato de herramientas de diagrama de Gantt.
3. En el grupo Estilos de barra, marque la casilla de verificación Tareas críticas.
4. En el panel derecho de la vista Diagrama de Gantt, desplácese vertical y
horizontalmente para encontrar barras y flechas en rojo.

4.2. Establecer y mantener Línea base

4.2.1. Línea Base
Una línea de base es la versión aprobada de un producto de trabajo que solo se puede cambiar
a través de procedimientos formales de control de cambios y se utiliza como base para la
comparación. La línea de base del proyecto es una instantánea del alcance, el tiempo y el costo
planificados del proyecto de acuerdo con el plan de proyecto aprobado. A medida que se ejecuta
el proyecto, puede comparar su alcance, tiempo y costo reales con la línea de base para medir
el rendimiento del proyecto.

Se puede plantear una serie de preguntas para determinar si su proyecto está encaminado en
comparación con la línea de base:

➢ ¿Estamos realizando las tareas que planeamos?

➢ ¿Estamos realizando tareas diferentes de lo que anticipamos?
➢ ¿Estamos realizando más o menos tareas de lo que anticipamos?
➢ ¿Estamos a tiempo?
➢ ¿Estamos retrasados?
➢ ¿Estamos por delante de lo previsto?
➢ ¿Estamos dentro del presupuesto?
➢ ¿Estamos por debajo del presupuesto?
➢ ¿Estamos por encima del presupuesto?

4.2.2. Líneas de base en un plan de proyecto

Para ayudar a monitorear el progreso del proyecto, se puede configurar hasta 11 líneas de base
diferentes, para usar como puntos de comparación. Una vez que se aprueba el proyecto, la línea
de base inicial mostrará la línea de base para el proyecto con las tareas tal como han sido
programadas. A medida que el trabajo comienza y el proyecto progresa, se puede establecer
líneas de base adicionales para capturar los cambios que se han realizado en el proyecto y medir
su progreso con respecto a ellos. Debido a que una línea de base proporciona los puntos de
referencia con los que comparará el progreso real del proyecto, debe incluir las mejores
estimaciones para las fechas de inicio y finalización, la duración de las tareas, los costos y
cualquier otra variable de proyecto que desee monitorear.

Es posible que establecer múltiples líneas de base sea útil para proyectos largos o para proyectos
en los que ha habido cambios significativos en tareas programadas o costos que han hecho que
la línea de base original sea irrelevante. La información de línea de base que difiere
constantemente de sus datos reales puede indicar que su plan original del proyecto ya no es
preciso, porque el alcance debe revisarse o los elementos esenciales del proyecto han cambiado.
4.2.3. The Set Baseline Dialog Box (Definir la linea base)
Para establecer una línea base para el proyecto debe dirigirse a Opciones para seleccionar la
pestaña Proyecto, luego desde el comando Programar, en el menú desplegable Establecer línea
base, seleccione la opción Establecer línea base.

En la opción Establecer línea de base, seleccionará los parámetros para su línea de base que se
utilizarán para crear la programación de su proyecto en este momento en particular.

4.2.4. Tabla de diálogo de la línea de base

Una línea de base se compone de puntos de referencia principales en cinco categorías: duración,
fechas de inicio, fechas de finalización, estimaciones de trabajo y estimaciones de costos. La
tabla Línea base, muestra la línea base que ha establecido para su plan de proyecto con valores
para cada uno de estos cinco puntos de referencia específicos.

4.2.5. Planes provisionales

Un plan provisional, es una instantánea de las fechas de inicio y finalización actuales del proyecto
que se puede comparar con la línea de base del proyecto para ver cómo avanza el proyecto con
el cronograma del proyecto. Se puede guardar hasta 10 planes provisionales en un plan de
proyecto.
Si necesita mantener registros de los grandes cambios que se realizan en el proyecto, se
recomienda que establezca varias líneas de base en lugar de utilizar planes provisionales, o
utilizar una combinación de ambos, para así capturar estos datos. Por ejemplo, es posible que
desee establecer una línea de base en cada hito de planificación importante; luego, si necesita
guardar solo las fechas de inicio y finalización de la tarea después de que comience el trabajo,
puede establecer varios planes provisionales (tal vez mensualmente o trimestralmente).

4.2.6. ?Cómo establecer y mantener líneas de base?

Para poder establecer, actualizar y borrar las líneas de base y establecer un plan provisional,
debe seguir los siguientes pasos:

➢ Establecer y actualizar una línea base

1. En la opción Programación de la pestaña Proyecto, seleccione Establecer línea

base y luego Establecer línea base nuevamente.
2. Seleccione el botón de opción Establecer línea de base y, en la lista desplegable,
seleccione la línea de base que desea establecer.
3. Déjelo en la línea de base predeterminada para usar los campos de línea de base
estándar.
4. Se pueden establecer líneas de base adicionales a lo largo del proyecto, por
ejemplo al final de las fases, utilizando la Línea de base 1, la Línea de base 2, etc.
5. Verifique que esté seleccionado el botón de opción Proyecto completo.
Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

➢ Borrar una línea de base

1. En la pestaña Proyecto, opción Programación, seleccione Establecer línea base,

luego Borrar línea base.
2. En la opción Borrar línea de base, seleccione el Borrar plan de línea de base y
seleccione la línea de base que desea borrar.
3. Verifique que esté seleccionado el botón de opción Proyecto completo y
seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

➢ View the Baseline Table

1. En la pestaña Vista, en la opción Datos, seleccione:

Tablas → Más tablas → Línea de base.

2. Seleccione Aplicar
3. Vea los valores en Duración de línea de base, Inicio de línea de base, Final de
línea de base, Trabajo de línea de base y Costo de línea de base para la línea de
base aplicada.
 ➢ Establecer un plan provisional

1. En la pestaña Proyecto, en la opción Programación, seleccione Establecer línea

base y luego Establecer línea base nuevamente.
2. Seleccione el botón de opción Establecer plan provisional.
3. En la lista desplegable Copiar, seleccione los valores de inicio y finalización o de
línea de base que desea guardar. (El inicio y el final actuales, y los valores de
referencia no están numerados).
4. En la lista desplegable Into, seleccione el nombre del plan provisional en el que
desea copiar los valores. Los planes provisionales se almacenan en los campos
de inicio y finalización.
5. Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.

4.3. Actualización del progreso real del proyecto

4.3.1. Progreso de tareas
Cuando el proyecto se encuentra en la fase de ejecución y se está trabajando contra las tareas,
se debe capturar el progreso de la tarea para mantener actualizado el proyecto. El progreso de
la tarea puede incluir la fecha de inicio real en que comenzó el trabajo, el porcentaje de trabajo
que se ha completado y la fecha de finalización real o proyectada de la tarea dados los otros dos
factores.

Cuando se actualiza el progreso de una tarea, automáticamente se actualiza la cantidad de

trabajo completado y el costo asociado según la configuración de la tarea. Además, cualquier
tarea sucesora programada automáticamente que dependa de la tarea que está actualizando se
reprogramará automáticamente si la actualización provoca un cambio en la fecha de
dependencia.

4.3.2. Estado de la fecha (status date)

El status date se usará para informar sobre el estado del proyecto. Cuando se actualiza el estado
de una tarea, se puede especificar si ese estado es a la fecha actual o a la fecha de estado. Por
ejemplo, si su equipo le informa el estado de su tarea el viernes y usted ingresa sus
actualizaciones el lunes siguiente, puede establecer la fecha de estado a la fecha del viernes
anterior para que sus informes y estimaciones sean precisos.

Se puede usar el cuadro de diálogo Fecha de estado para cambiar la fecha de estado del
proyecto. Para acceder a esta opción, diríjase a la pestaña Proyecto, desde el grupo de
comandos Estado.
4.3.3. Mark On Track
El comando Mark on track actualizará una tarea seleccionada para que esté en la fecha
programada a partir de la fecha de estado. En función de las fechas y la duración de la tarea y la
cantidad de trabajo que podría haberse completado para la tarea en ese período de tiempo,
actualizará el porcentaje de que una tarea está completa y la cantidad de tiempo real (o ya
utilizada) y restante en la duración de la tarea. Por ejemplo, si tiene una tarea que está
programada para durar dos semanas y el trabajo está progresando como debería después de la
primera semana, al seleccionar el comando Mark on track se actualizará el progreso al 50% a
partir de la fecha de estado. Incluso puede seleccionar varias tareas y marcarlas como en curso
a partir de la fecha de estado de una sola vez.

Se accede al comando Mark on track desde el menú desplegable Mark on track en el grupo de
comandos Programar en la pestaña Tarea.

4.3.4. Actualización de tareas

Si necesita o desea tener aún más control sobre la actualización de una tarea, puede usar el
comando Actualizar tareas del menú desplegable Mark on track en el grupo de comandos
Programar. El comando abre el cuadro de diálogo Actualizar tareas, donde puede actualizar el
progreso de la tarea manualmente, a un nivel mucho más detallado.

Una de las actualizaciones de progreso de la tarea que puede realizar en el cuadro de diálogo
Actualizar tareas es a las fechas reales de inicio y finalización de una tarea. Por ejemplo, si una
tarea no comenzó en la fecha en que se suponía que debía hacerlo de acuerdo con el proyecto,
debe actualizar la fecha de inicio real de la tarea para evitar que su retraso afecte a todo el
proyecto (como podría suceder) si acaba de marcar la tarea en el camino) y para mantener un
registro preciso del progreso del proyecto. O, si una tarea que comenzó según lo programado
termina antes o después de la fecha de finalización planificada, debe actualizar la fecha de
finalización real de la tarea.

4.3.5. Seguimiento del progreso contra la duración

➢ Porcentaje completo
El porcentaje completo, es la cantidad de la tarea que se ha completado, es decir, el
porcentaje de lo que se ha finalizado. Una tarea que no se ha iniciado está al 0% y una
tarea que está completada llega al 100%. Cuando una tarea está en progreso y desea
 actualizar su progreso durante el proyecto, puede ingresar un valor porcentual entre 0
y 100 para representar el estado de la tarea. Esta cantidad se muestra y actualiza en el
campo% completado.

➢ Duración real
La duración real es la cantidad de la duración programada que se ha ejecutado en una
tarea hasta la fecha, calculada como la duración programada multiplicada por el
porcentaje de duración completada. Este valor se muestra y se actualiza en el campo
Real.

➢ Duración restante
La duración restante es la cantidad de la duración programada que queda para
completar la tarea. Si ingresa un valor para la duración real, se calcula como la duración
programada menos la duración real. Si ingresa un valor para el porcentaje completado,
se calcula como la duración programada menos la duración real multiplicada por el
porcentaje completado. Este valor se muestra y actualiza en el campo Restante.

4.3.6. Tabla de trabajo

La tabla Trabajo muestra información sobre el trabajo programado para el proyecto.

Nota: También se puede insertar columnas en la tabla para mostrar campos adicionales, como
Trabajo de tiempo extra real, que puede usar para realizar un seguimiento de su progreso en el
trabajo.

4.3.7. Seguimiento del progreso contra el trabajo

➢ Trabajo actual
El trabajo actual, es la cantidad de trabajo que ya han completado sus recursos para la
tarea asignada. Esta cantidad se muestra y actualiza en el campo Trabajo actual.

➢ Trabajo de tiempo extra real

El trabajo de tiempo extra real es la cantidad de trabajo de tiempo extra (trabajo
programado para realizarse más allá de las horas normales de trabajo del recurso), que
ya ha gastado sus recursos para la tarea asignada. Esta cantidad se muestra en el campo
Trabajo de tiempo extra real, en caso de que se ha agregado.
 ➢ Trabajo restante
El trabajo restante es la cantidad de trabajo todavía programado y / o requerido para
completar la tarea. Se calcula de la siguiente manera: la cantidad de trabajo programado
menos la cantidad de trabajo real ya completado. Esta cantidad se muestra en el campo
Trabajo restante.

4.3.8. Cómo actualizar el progreso de la tarea?

➢ Establecer la fecha del estado del proyecto

1. En el grupo Estado de la pestaña Proyecto, seleccione el símbolo Calendario al

lado de Fecha de estado.
2. Seleccione o ingrese una fecha.

➢ Actualización del estado de la tarea

1. Seleccione una vista relacionada con la tarea (como el diagrama de Gantt).

2. Seleccione la tarea que desea actualizar.
3. Si la tarea está programada, con respecto a la Fecha de estado, seleccione en
el grupo Programación de la pestaña Tarea, seleccione el botón Mark on track.
4. Si la tarea no está programada, seleccione la flecha desplegable junto al botón
Mark on track.
5. Seleccione la opción Actualizar tareas.
6. Actualice los campos% completado, duración real, duración restante, inicio
real y final real según corresponda.
7. Seleccione Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Actualizar tareas.

➢ Actualización del trabajo usando la tabla de trabajo

 1. En el grupo Datos en la pestaña Ver, seleccione Tablas, luego seleccione
Trabajar.
2. Seleccione una tarea, luego ingrese la cantidad de Trabajo real y Trabajo
restante según corresponda. La columna de variación indicará si se proyecta
que la tarea termine por encima de la cantidad de trabajo de referencia (valor
positivo) o por debajo (valor negativo).

4.4. Comparación del progreso con una Línea de base

4.4.1. Variaciones
En la gestión de proyectos, la variación es la diferencia entre la línea de base y el rendimiento
real para cualquiera de las restricciones clave de un proyecto: alcance, tiempo y costo. La
variación puede ser positiva, lo que indica que el proyecto está excediendo el plan; o puede ser
negativo, lo que indica que el proyecto está bajo el plan. Microsoft Project incluye una serie de
herramientas integradas que mostrarán la variación de los tres factores clave para el proyecto:

➢ La tabla de variaciones muestra las variaciones en las fechas y duración planificadas y

reales.
➢ La tabla de trabajo muestra las variaciones en el trabajo planificado y real.
➢ La tabla de costos muestra la variación entre los costos planificados y los reales.

Para observar los respectivos comandos, debe ingresar al menú desplegable Tablas del grupo
de comandos Datos en la pestaña Ver.

4.4.2. Estadísticas del proyecto

El cuadro de diálogo Estadísticas del proyecto muestra estadísticas generales de cinco categorías
clave para su proyecto: fechas de inicio y finalización, duración, trabajo y costo.

Para las fechas de inicio y finalización, muestra las fechas de inicio y finalización actuales, las
fechas de inicio y finalización establecidas en la línea de base inicial, las fechas de inicio y
finalización reales (si el proyecto está en progreso, solo se mostrará un valor para la fecha de
inicio) , y la variación entre las fechas de inicio y finalización de la línea de base y las fechas de
inicio y finalización reales.
Para la duración, el trabajo y el costo, muestra las cantidades actuales de tiempo programado,
horas de trabajo y costos que existen en el plan del proyecto; el tiempo programado, las horas
de trabajo y los costos establecidos en la línea de base inicial; la cantidad real de tiempo, horas
de trabajo y costos ya gastados en el proyecto; y la cantidad restante de tiempo, horas de trabajo
y costo restante del proyecto.

Puede abrir el cuadro de diálogo Estadísticas del proyecto seleccionando el comando

Información del proyecto en el grupo de comandos Propiedades en la pestaña Proyecto y luego
seleccionando el botón Estadísticas.

4.4.3. Líneas de base en el diagrama de Gantt

Para comparar el estado actual del proyecto con cualquiera de las líneas de base que ha creado
para su proyecto, puede ver la línea de base en el diagrama de Gantt. En la vista Diagrama de
Gantt, seleccione la línea de base que desea ver en el menú desplegable Línea de base del grupo
de comandos Estilos de barra en la pestaña Formato de herramientas de diagrama de Gantt.
Se mostrará barras de línea de base debajo de la barra de tareas en un color diferente, para
mostrar las tareas tal como fueron programadas inicialmente en la línea de base seleccionada.
4.4.4. Slippage
El Slippage es la cantidad de duración del cronograma adicional causada por no cumplir con una
fecha programada en el proyecto. Por ejemplo, perder el plazo para un hito porque una tarea
tomó una semana más de lo planeado podría causar dos semanas adicionales de deslizamiento
en el proyecto cuando se contabilizan todas las tareas y recursos posteriores afectados.

Con el Slippage podrá ver qué tareas se han deslizado de su programación inicial en la línea de
base. En la vista Diagrama de Gantt, seleccione la línea de base con la que desea ver el Slippage
en el menú desplegable del comando Deslizamiento en el grupo de comandos Estilos de barra
en la pestaña Formato de herramientas de diagrama de Gantt. Microsoft Project muestra el
Slippage de las tareas deslizadas con una línea entre la barra de línea de base y la barra de
tareas.

4.4.5. Seguimiento de la vista de Gantt

Con el seguimiento de la vista de Gantt, se puede ver cómo progresan las tareas con el tiempo
y si sus fechas de inicio y finalización están disminuyendo. El seguimiento de Gantt compara las
fechas de inicio y finalización de sus tareas tal como se planificaron inicialmente en la línea base
seleccionada y las fechas de inicio y finalización programadas o reales para sus tareas tal como
existen en el cronograma actual del proyecto.

Para ver la diferencia entre su plan inicial y la programación actual, seleccione Tracking Gantt en
cualquiera de los menús desplegables del comando Ver. Se mostrará la barra de línea de base
debajo de la barra de tareas, con las tareas que forman parte de la ruta crítica en rojo.
4.4.6. Cómo comparar el progreso contra una línea de base?
➢ Ver tablas que muestran la variación del proyecto

1. En la pestaña Vista del grupo Datos, seleccione la tabla que muestra los datos
del proyecto que desea ver:
● Para mostrar la variación entre la fecha de inicio y las fechas de inicio y
finalización programadas actualmente, seleccione Variación en la lista
desplegable Tablas.
● Para mostrar la variación entre la línea de base y el trabajo programado
actualmente, seleccione Trabajar en la lista desplegable Tablas.
● Para mostrar la variación entre la línea base y los costos programados
actualmente, seleccione Costo en la lista desplegable Tablas.

➢ Ver estadísticas del proyecto

1. En el grupo Propiedades de la pestaña Proyecto, seleccione Información del
proyecto.
2. En la parte inferior del cuadro de diálogo Información del proyecto, seleccione
Estadísticas.

➢ Show the Baseline in the Gantt Chart

1. En la pestaña Formato de herramientas de diagrama de Gantt, del grupo

Estilos de barra, seleccione Línea de base y, en la lista desplegable, seleccione
la línea de base que desea mostrar.
2. Para eliminar las barras de la línea base, siga el paso 1 y borre la marca de
verificación junto a una línea base.
➢ Ver el Slippage del proyecto

1. En la pestaña Formato de herramientas de diagrama de Gantt del grupo

Estilos de barra, seleccione Slippage y, en la lista desplegable, seleccione la
línea de base con la que desea comparar el deslizamiento. Las líneas a la
izquierda de las barras de Gantt reflejan cuánto tiempo se ha deslizado cada
tarea.
2. Para eliminar las líneas de deslizamiento, siga el paso 1 y borre la marca de
verificación junto a las líneas de base.

➢ Mostrar la vista de seguimiento de Gantt

1. En la pestaña Vista del grupo Vistas de tareas, seleccione Otras vistas, luego
seleccione Más vistas, luego seleccione Gantt de seguimiento, luego
seleccione Aplicar.
5. Comunicación del proyecto y generación de informes
5.1 Aplicación y modificación de vistas
Existen diferentes formas de desplegar la información de nuestro proyecto, y están tendrán una
determinada utilidad dependiendo de quién las vea. Las vistas más comunes y utilizadas en el
programa son las siguientes:

1. Calendario
2. Diagrama de Gantt
3. Diagrama de redes
4. Formulario de recursos
5. Hoja de recursos
6. Uso de recursos
7. Formulario de tareas
8. Hoja de tareas
9. Uso de tareas
10. Team planner (planeamiento del equipo)
11. Timeline (línea de tiempo)
12. Tracking Gantt (Gantt de seguimiento)

Existen diferentes métodos para ver la información en el programa, en la pestana View o vista
en la pestana zoom y data podemos observar estas opciones, de las cuales las más útiles son:

• Sort.- Este comando se puede utilizar para ordenar nuestras tareas de acuerdo con
criterios preestablecidos. Por fechas, por prioridad, por costo etc.
• Outline.- Con este comando podemos modificar que nivel de tareas queremos que se
desplieguen en nuestro proyecto. Si queremos que solo se muestren las tareas
principales, o también las sub tareas y así sucesivamente.
• Tables.- Con este comando se pueden visualizar múltiples tablas con la información que
hayamos ingresado en nuestras distintas tareas.
• Highlight.- Permite subrayar tareas
• Filter.- Permite filtrar tareas de acuerdo con criterios definidos
• Group by .- Permite agrupar tareas
• Timescale.- Muestra la escala de tiempo

Además de las vistas predefinidas que nos muestra el programa nosotros también podemos
agregar muchas mas de una lista. Para esto vamos a dar clic en la opción más vistas (more views)
También si deseamos crear un tipo de vista personalizado podemos dar clic en la opción new o
crear nueva vista. Esto nos va a desplegar un menú de opciones para crear nuestra nueva vista.
Estas vistas pueden ser vistas o combinadas.

Si no deseamos crear una nueva vista, también tenemos las opciones editar, copiar y organizar
como se muestra en la imagen anterior. La opción organizer u organizador es muy útil cuando
queremos compartir elementos de nuestro proyecto guardándolos en una base de datos para
usarlo en proyecto que vayamos a realizar a futuro.

5.2 Compartir información con otras personas

Muchas son las personas que se ven involucradas en todas las fases de un proyecto. Es por esto
que es necesario compartir la información entre los involucrados. Es importante recordar que
los involucrados tienen distintos niveles de conocimientos y distintas habilidades por lo que no
toda la información se presentara de la misma manera para cada uno de ellos.

5.2.1 Compartir información en otros formatos

Muchas veces integrantes de nuestro equipo de trabajo no tienen el programa Project instalado
en sus computadoras o no lo saben usar. Existen casos en los que personas relacionadas al
proyecto manejan otro tipo de programa como Excel, Word o SharePoint. Como Project esta
basado en una hoja de calculo similar a la de estos programas, las actividades que sean
compartidas por otras personas pueden simplemente ser copiadas y pegadas en las celdas
correspondientes o importadas directamente a Project a través del asistente de importación de
archivos.

Si seleccionamos la opción guardar como no vas a aparecer este recuadro el cual nos va a
mostrar los distintos formatos en los cuales podemos grabar un archivo de Project.

Cuando guardamos un archivo de Project en otro formato diferente al del programa, por
ejemplo, en formato txt automáticamente el programa nos va a abrir el asistente de exportación
de archivos para configurar el mapa de exportación. Cuando estamos exportando a un archivo
de Excel el programa tiene predefinidos diferentes mapas para nuestros reportes, los cuales se
aconseja elegir.
5.2.2 Compartir la línea de tiempo de nuestro proyecto
Si queremos modificar la forma en la que se muestra la información del proyecto en la línea de
tiempo debemos ir a formato, línea de tiempo. En esta cinta de opciones se mostrarán distintos
elementos, los cuales podemos agregar a nuestra línea de tiempo.

La línea de tiempo de nuestro proyecto puede ser una representación de nuestras tareas muy
útil. Si se desea compartir con otras personas relacionadas al proyecto se puede hacer lo
siguiente: Vamos a las opciones y damos clic en el icono que se muestra en la pantalla (copy
time line) y se nos mostraran las siguientes opciones.

5.2.3 Reportes visuales

Con la función Informes visuales, puede exportar los datos de su proyecto a otra aplicación que
pueda mostrarlos de una manera más visual, como Excel o Visio. Puede elegir qué campos
(incluidos los campos personalizados) mostrar en un informe visual mientras lo ve y modificar
cómo se muestra directamente en la aplicación, sin tener que volver a ejecutar el informe en
Microsoft Project. Cuando se genera un informe visual en Excel, se muestra como una tabla
dinámica, que contiene datos del plan del proyecto; y un gráfico dinámico, que es un gráfico
interactivo que representa gráficamente esos datos en la tabla dinámica.
El comando Visual Reports se encuentra en el grupo de comandos Exportar en la pestaña
Informe. Cuando lo selecciona, se abre el cuadro de diálogo Informes visuales - Crear informe,
donde puede elegir qué plantilla incorporada de Excel o Visio desea usar y qué escala de tiempo
incluir en el informe. El informe que se genera se abrirá automáticamente como un nuevo
archivo en su aplicación respectiva. Luego puede ver y modificar el archivo para adaptarlo a sus
necesidades y guardarlo en el formato de archivo generado.

5.3 Configuración y visualización de reportes

Microsoft Project tiene una serie de informes integrados, a los que puede acceder desde el
grupo de comandos Ver informes en la pestaña Informe. Los informes integrados se agrupan en
cuatro tipos y se pueden encontrar en sus respectivos menús desplegables de comandos:
paneles, recursos, costos y en curso.

Los paneles son informes dinámicos que muestran el estado del proyecto e indicadores
importantes. Hay cinco informes de panel, cada uno de los cuales proporciona una vista
diferente y llamativa de la información del proyecto.

5.3.1 Dashboards
5.3.1.1 Burndown
Muestra dos gráficos de líneas uno al lado del otro. El cuadro de desglose del trabajo muestra
cuánto trabajo se ha completado y cuánto queda. El cuadro de resumen de tareas muestra
cuántas tareas se han completado y cuántas quedan. Utilidad: Para ver si su proyecto está
adelantado a lo previsto, a tiempo o retrasado. Por ejemplo, si la línea Trabajo acumulativo
restante o Tareas restantes es más pronunciada que las otras, entonces el proyecto podría estar
retrasándose.

5.3.1.2 Resumen de costos

Muestra tres widgets que muestran el costo total, el costo restante y el porcentaje completado,
y dos gráficos y una tabla que ilustran el estado de los costos del proyecto. El progreso versus el
costo muestra el progreso realizado en comparación con el costo gastado en el tiempo. La tabla
de estado de costo muestra el estado de costo para las tareas de nivel superior en un formato
de tabla, mientras que el cuadro de estado de costo lo muestra gráficamente. Utilidad: Para ver
si su proyecto está por debajo del presupuesto, dentro del presupuesto o por encima del
presupuesto. Por ejemplo, si la línea de Porcentaje acumulado completo está por debajo de la
línea de Costo acumulado, su proyecto puede estar por encima del presupuesto.

5.3.1.3 Descripción del proyecto

Muestra un widget que muestra el porcentaje completado, y un gráfico y dos tablas que ilustran
el estado de las tareas del proyecto. El gráfico% completado muestra el estado de todas las
tareas de nivel superior. La tabla Milestone Due muestra las tareas de hitos que se completarán
pronto. La tabla Tareas tardías muestra las tareas vencidas. Utilidad: Para ver cuánto de su
proyecto está completo.

5.3.1.4 Próximas tareas

Muestra un widget que muestra el porcentaje de trabajo completado, y un gráfico y una tabla
que ilustran las tareas que comienzan o finalizan en la próxima semana. La tabla Tareas que
comienzan pronto muestra el estado de las tareas programadas para comenzar en los próximos
7 días, mientras que el cuadro Tareas restantes muestra el estado de las tareas programadas
para terminar en los próximos 7 días. Utilidad: Para ver cuánto de su proyecto aún debe
completarse y qué tareas están programadas para completarse pronto.

5.3.1.5 Resumen del trabajo

Muestra tres widgets que muestran el porcentaje de trabajo completado, el trabajo restante y
el trabajo real y cuatro gráficos que ilustran los datos de trabajo y recursos. El cuadro Work
Burndown muestra cuánto trabajo se ha completado y cuánto queda. El gráfico de estadísticas
de trabajo muestra cuánto trabajo se ha completado y cuánto queda para las tareas de nivel
superior. El gráfico de estadísticas de recursos muestra cuánto trabajo se ha completado y
cuánto queda para cada recurso. El gráfico de Disponibilidad restante muestra la disponibilidad
de trabajo restante para cada recurso. Utilidad: Para ver cuánto trabajo se ha completado y
cuánto trabajo aún debe completarse.

5.3.2 Recursos
Los informes de recursos muestran información importante sobre los recursos asignados a su
proyecto. Hay dos informes de recursos, cada uno de los cuales proporciona una vista diferente
de la información de su recurso.

5.3.2.1 Recursos sobreasignados

Muestra dos cuadros que ilustran la información sobre sus recursos sobreasignados. El cuadro
de estado del trabajo muestra el trabajo real y restante para recursos sobreasignados. El gráfico
de sobreasignación muestra el trabajo excedente asignado a recursos sobreasignados. Utilidad:
Para ver a qué recursos se les asigna más trabajo del que pueden lograr en el tiempo asignado.
5.3.2.2 Resumen de recursos
Muestra dos gráficos y una tabla que ilustran la información sobre los recursos de su proyecto.
El gráfico de estadísticas de recursos muestra cuánto trabajo se ha completado y cuánto queda
para cada recurso. La tabla de estado del trabajo muestra el porcentaje de trabajo completado
por cada recurso. La tabla Estado del recurso muestra la cantidad de trabajo restante para cada
recurso. Utilidad: Para ver el estado de todos los recursos del proyecto.

5.3.3 Costos
Los informes de costos muestran información importante sobre los costos asociados con su
proyecto. Hay cinco informes de costos, cada uno de los cuales proporciona una vista diferente
de su información de costos.

5.3.3.1 Flujo de fondos

Muestra cuatro widgets que muestran los costos reales, de referencia y restantes y la variación
de costos, y un gráfico y una tabla que ilustran los costos generales del proyecto. El gráfico
muestra el costo acumulado del proyecto y el costo por trimestre. La tabla muestra información
de costos para todas las tareas de nivel superior. Uso: para ver cuánto se ha gastado en el
proyecto hasta la fecha.

5.3.3.2 Sobrecostos
Muestra dos cuadros y dos cuadros que ilustran cuánto se ha gastado en exceso en las tareas y
recursos del proyecto. El cuadro y la tabla de variación de costo de la tarea muestran la variación
de costo para todas las tareas de nivel superior. El cuadro y la tabla de variación de costos de
recursos muestran la variación de costos para cada recurso. Uso: para ver qué tareas y recursos
están por encima del presupuesto.

5.3.3.3 Informe de valor ganado

Muestra tres widgets que muestran el costo estimado al finalizar (EAC), el costo real del trabajo
realizado (ACWP) y el costo presupuestado del trabajo realizado (BCWP) y tres gráficos que
ilustran el valor ganado para el proyecto. El gráfico Valor acumulado en el tiempo muestra el
valor ganado del proyecto durante la vida del proyecto hasta la fecha. El gráfico de variación a
lo largo del tiempo muestra las variaciones de costos y cronogramas durante la vida del proyecto
hasta la fecha. El gráfico de Índices a lo largo del tiempo muestra los indicadores de rendimiento
de costos y cronogramas durante la vida del proyecto hasta la fecha. Uso: para ver si el proyecto
está retrasado o por encima del presupuesto.

5.3.3.4 Resumen de costos de recursos

Muestra dos gráficos y una tabla que ilustran los costos generales de los recursos. El gráfico de
estado de costos muestra el costo actual asociado con cada recurso. El gráfico de Distribución
de costos muestra cómo los costos se distribuyen entre los diferentes tipos de recursos. La tabla
Detalles de costos muestra detalles de costos para cada recurso. Uso: para ver el estado de los
costos de todos los recursos del proyecto.

5.3.3.5 Descripción general del costo de la tarea

Muestra dos gráficos y una tabla que ilustran los costos generales de la tarea. El gráfico de
estado de costos muestra el costo actual asociado con cada tarea. El gráfico de Distribución de
costos muestra cómo los costos se distribuyen entre las tareas del plan del proyecto. La tabla
Detalles de costos muestra detalles de costos para las tareas de nivel superior. Uso: para ver el
estado del costo de todas las tareas del proyecto.
5.3.4 Progreso
5.3.4.1 Tareas críticas
Muestra un gráfico circular y una tabla que ilustran el estado actual de todas las tareas en la ruta
crítica. Para ver el progreso de todas las tareas en la ruta crítica.

5.3.4.2 Tareas tardías

Muestra un gráfico circular y una tabla que ilustra todas las tareas que actualmente se rastrean
tarde de acuerdo con la programación. Para ver qué tareas están atrasadas.

5.3.4.3 Informe de hito

Muestra tres tablas y un gráfico que ilustran el estado actual de los hitos del proyecto. La tabla
de hitos tardíos muestra los hitos vencidos. La tabla Milestones Up Next muestra los hitos que
vencen en los próximos 30 días. La tabla Hitos completados muestra hitos que están 100%
completos. El gráfico rastrea las tareas programadas restantes contra las tareas reales restantes.
Para ver el estado de todos los hitos del proyecto.

5.3.4.4 Tareas resbaladizas

Muestra un gráfico y una tabla que ilustran todas las tareas que actualmente están retrasadas.
El gráfico rastrea el trabajo acumulado restante contra el trabajo real acumulativo restante. La
tabla muestra tareas deslizadas (donde la fecha de finalización está más allá de la fecha de
finalización de la línea base). Para ver qué tareas se han completado o se completarán más tarde
de lo planeado.

5.4 Compartir información de nuestro proyecto con SharePoint

Si su organización usa Microsoft SharePoint, puede sincronizar su lista de tareas en Microsoft
Project con una lista de tareas en SharePoint para sincronizar automáticamente los cambios
realizados en cualquier ubicación. Los miembros del equipo del proyecto podrán ver el
cronograma actual y actualizado en SharePoint; Cuando realice cambios en el plan del proyecto
en Microsoft Project, actualizará automáticamente la programación en SharePoint. Por el
contrario, cuando los miembros del equipo actualizan su progreso de trabajo en la lista de tareas
de SharePoint, verá sus cambios automáticamente en el plan del proyecto en Microsoft Project.

Puede sincronizar su plan de proyecto con SharePoint de dos maneras: desde la pantalla Guardar
como o la pantalla Compartir. En la pantalla Guardar como, seleccionará la opción Sincronizar
con SharePoint. En la pantalla Compartir, seleccionará el botón Ir a Guardar como, que lo llevará
a la pantalla Guardar como.
En la pantalla Sincronizar con la lista de tareas de SharePoint, tiene la opción de sincronizar con
un nuevo sitio de SharePoint o uno existente. En cualquier caso, necesitará el enlace a una
dirección de sitio de SharePoint válida (y un nombre de usuario y contraseña válidos para
acceder a ella). Una vez que haya sincronizado el plan del proyecto con SharePoint, puede
continuar realizando cambios en las tareas en su plan de proyecto y enviar esos cambios a la
lista de tareas de SharePoint. A medida que los miembros del equipo actualizan el progreso de
su tarea en la lista de tareas de SharePoint, puede desplegar sus cambios en el plan del proyecto
en Microsoft Project

5.5 Ampliar las capacidades del programa con herramientas externas

Además de las funciones y complementos de Project con Excel y SharePoint existen muchas mas
las cuales se describirán a continuación:

5.5.1 Office Add-ins

Los complementos de Office son aplicaciones útiles, desarrolladas por proveedores externos,
que puede insertar en su entorno de Microsoft Project para mejorar la aplicación y ayudarlo a
trabajar de manera más eficiente. Algunos complementos son de uso gratuito, mientras que
otros deben comprarse. Puede ver e instalar cualquiera de los complementos disponibles en la
Tienda Office seleccionando el comando Examinar Tienda Office en la pestaña Proyecto. Puede
acceder y administrar cualquier complemento que haya instalado previamente seleccionando el
comando Mis complementos.

Se abrirá la ventana Complementos de Office, donde muestra los complementos que mejor se
adaptan para trabajar con Microsoft Project. También puede filtrar los complementos por las
categorías enumeradas a la izquierda o puede buscar una palabra clave específica mediante la
barra de búsqueda. Seleccione el icono de una aplicación para obtener más información y, si lo
desea, agregarlo a su entorno de Microsoft Project.
5.5.2 Macros
Una macro es una serie de comandos o instrucciones que puede ejecutar como un solo comando
para hacer que una aplicación realice una tarea común automáticamente. Puede usar macros
para automatizar tareas que realiza con frecuencia, como aplicar cambios de formato que usa
habitualmente. Puede escribir una macro desde cero utilizando el código de Visual Basic para
Aplicaciones (VBA) o puede grabar una secuencia de acciones que componen la macro.

Para crear una macro con código VBA o grabar una macro para usar, necesitará personalizar la
cinta para mostrar la pestaña Desarrollador (está oculta de forma predeterminada). Una vez que
la haya habilitado, los comandos para crear y administrar sus macros están disponibles en el
grupo de comandos de Código.

Una vez que haya creado una macro, puede ejecutarla usando el comando Macros en la pestaña
Ver o usando la combinación de teclas de acceso directo que configuró para la macro.

5.5.3 OneDrive
OneDrive es el servicio de almacenamiento basado en la nube de Microsoft. Cuando guarda sus
archivos en su cuenta de OneDrive, puede acceder a esos archivos en cualquier dispositivo con
conexión a Internet, a través de un navegador web o la aplicación OneDrive.

De manera predeterminada, los programas de Office guardarán su trabajo en su cuenta de

OneDrive, a menos que elija una ubicación diferente. También puede elegir guardar sus archivos
en su cuenta de OneDrive desde la pantalla Guardar como.

Nota: es posible que tenga una cuenta personal de OneDrive y una cuenta comercial de
OneDrive. Asegúrese de seleccionar la ubicación correcta. Una cuenta personal se mostrará
como OneDrive - Personal y una cuenta comercial se mostrará como OneDrive - [Nombre de la
organización].
5.6 Ejercicio de aplicación de conocimientos

Ejercicio 1:

En el siguiente ejercicio se creará un proyecto de construcción con las siguientes características.

Además, se deberán preparan informes para exponer a involucrados en el proyecto los cuales
deben ser de los siguientes tipos:

Resumen de los costos del proyecto

Resumen de los tiempos del proyecto

Estado del proyecto según EVM

Estado de las tareas criticas

Además, se creará una macro para mostrar en color rojo los nombres de las tareas críticas.

Ejercicio 2:

Guardar un archivo en una dirección de SharePoint y modificarlo en tiempo real para apreciar
las funciones de esta aplicación

Ejercicio 3:

Explorar los diferentes Add-ins que existen en el programa. Identificar uno que sea útil,
descargarlo y explorar sus funciones aplicadas a nuestro proyecto de construcción.
6. Opciones avanzadas de Ms. Project
Existen un sin numero de opciones avanzadas en Ms Project. En este capítulo cubriremos las
más usuales.

6.1 Campos personalizados

Los campos personalizados son campos de datos que puede configurar para satisfacer sus
propias necesidades únicas de proyecto o necesidades organizativas específicas. Microsoft
Project en realidad incluye una serie de campos personalizados que existen como marcadores
de posición, pero puede personalizar estos campos para que sean suyos.

Hay una variedad de formas en que puede usar campos personalizados en sus planes de
proyecto. A través de un campo personalizado, puede:

-Insertar datos específicos que sean importantes para su organización.

-Escribir fórmulas para realizar cálculos.

-Agregar tablas de búsqueda para que su entrada de datos sea más precisa. Construya
indicadores gráficos para llamar la atención sobre elementos importantes.

-Crear estructuras de codificación jerárquicas.

Cuando creas un campo personalizado, debes especificar el tipo de datos que se ingresarán en
él. El texto es el tipo de datos predeterminado, pero también puede seleccionar otros tipos de
datos como Costo, Fecha, Duración, Número, etc. Al crear un campo personalizado, está
disponible para su uso en la aplicación, pero no aparecerá en ninguna de sus tablas, vistas o
informes hasta que lo agregue manualmente.

6.2 Tablas
Una tabla de búsqueda es un conjunto de valores predefinidos que crea o importa, y ayuda a
garantizar la integridad de los datos al agregar información a un campo. Se puede rellenar un
campo con los valores en una tabla de búsqueda para que pueda seleccionar solo esos valores
predefinidos; agregar cualquier cosa que no sea un valor definido en la tabla de búsqueda daría
como resultado un error.

Por ejemplo, puede crear una tabla de búsqueda llamada Nivel de prioridad que incluiría los
valores Bajo, Medio y Alto. Luego, al agregar datos al campo de Nivel de prioridad
correspondiente, solo podrá seleccionar Bajo, Medio o Alto en la lista desplegable.
6.3 Formulas
Una fórmula es un script que genera un valor al realizar un cálculo utilizando los valores de otros
campos seleccionados. En otras palabras, puede usar los valores ingresados en otros campos y
calcular un nuevo valor en otro campo usando la ecuación que defina. Por ejemplo, puede crear
un campo personalizado que muestre el número de días restantes, desde la fecha actual, hasta
que cada una de sus tareas esté programada para comenzar. El valor en el campo personalizado
se calcularía calculando cuántos días hay entre la fecha actual y la fecha ingresada en el campo
Fecha de inicio de la tarea.

Nota: Al crear un campo de fórmula personalizado, asegúrese de elegir el tipo de campo que
coincida con el resultado de su fórmula. Por ejemplo, en el caso de la fórmula de ejemplo donde
desea calcular el número de días entre las dos fechas, el resultado es un número y no una fecha;
por lo tanto, necesitaría crear un tipo de campo Número y no un tipo de campo Fecha.

Cuando selecciona el botón Fórmula en el cuadro de diálogo Campos personalizados, se abrirá

el cuadro de diálogo Fórmula. En el cuadro de diálogo, ingresará o creará la ecuación para
calcular el valor deseado en el campo. Hay tres formas de ingresar su fórmula. Usted puede:

1. Escribe la fórmula.
2. Cree la fórmula utilizando el campo, la función y los controles del operador
proporcionados.
3. Importe una fórmula preexistente de otro archivo de Microsoft Project.
6.4 Indicadores gráficos
Cuando selecciona el botón Indicadores gráficos en el cuadro de diálogo Campos personalizados,
se abrirá el cuadro de diálogo Indicadores gráficos. En el cuadro de diálogo, configurará señales
visuales personalizadas que se mostrarán en el campo según los criterios que defina. Por
ejemplo, puede crear un campo personalizado llamado Overage Alert que muestre un icono de
advertencia si los costos reales de una tarea exceden su costo de referencia.