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PEDAGOGIA
A situação do secretário escolar após a recente aprovação da Deliberação no. 16, em complemento
às 20 áreas do ensino técnico profissionalizante, estabelecidas pela LDB, definiu-se que para o
exercício da função de secretário escolar é necessário o diploma do curso de técnico em Secretaria
Escolar ou de licenciatura plena em Pedagogia (qualquer área) ou de pós-graduação lato sensu de
360 horas em universidade credenciada.
O secretário escolar é um profissional essencial para o estabelecimento de ensino, o seu papel hoje
é de Gestor Administrativo. Suas atribuições compreendem atividades essenciais como: indicar
aos gestores (diretores) decisões a serem adotadas; receber a comunidade; analisar os documentos
dos alunos e averiguar se há irregularidades; estabelecer ação conjunta com a orientação
pedagógica e demais setores.
É ele que juntamente com seus gestores, responde administrativamente e legalmente pela
documentação escolar, além de ser o elo de ligação entre a administração e a equipe pedagógica.
O secretário escolar é o responsável por planejar, coordenar e executar as ações da secretaria da
escola, respondendo por suas imputações de modo a assegurar o mais perfeito e regular
desenvolvimento dos trabalhos administrativos, dentro dos prazos estabelecidos.
Na qualidade de profissional que trabalha diretamente com a clientela da escola externa (aqueles
que compram os serviços da escola) e interna (os colaboradores dentro da escola) precisa
evidenciar o bom atendimento, que desde aí ou a partir daí caberá causar a boa impressão da
escola (nunca haverá um segundo momento para você causar uma primeira boa impressão) e uma
série de qualidades pessoais e profissionais como iniciativa, dinamismo, segurança, estabilidade
emocional, bom senso, cooperação, honestidade, respeito, discrição, organização, liderança,
atenção, cortesia, responsabilidade e humanização. Além disso, incluem traços de personalidade e
caráter que definem comportamentos nas relações sociais de trabalho, como: capacidade de
iniciativa, comunicação, disponibilidade para inovações e mudanças, assimilação de novos valores
de qualidade, produtividade, competitividade, saber trabalhar em equipe, ser capaz de decidir
problemas e desempenhar trabalhos novos e diversificados.
É essencial que ele efetue adequadamente os registros dos alunos desde seu ingresso na instituição
de ensino, observando os prazos. Todo o controle deve estar sobre seu comando, que manterá
todas as informações e registros atualizados.
Como é a pessoa responsável pela gestão da Secretaria Escolar, tendo por responsabilidade a
escrituração e expedição de documentos escolares, autenticando-os pela aposição de sua
assinatura, bem como a guarda e inviolabilidade dos arquivos escolares pelo registro de todos os
atos escolares, a ética profissional no trato de todo esse trabalho administrativo é importantíssima.
> Conservar o regimento da escola em local de fácil acesso a toda a comunidade escolar. Oferecer
visibilidade às concepções pedagógicas, às normas e às diretrizes da escola.
> Gerenciar os processos de matrícula e de transferência dos alunos, observando a transcrição fiel
dos documentos originais – documento legível sem rasuras e incorreções.
> Examinar e prestar esclarecimentos aos órgãos do sistema de ensino, quando necessário, bem
como, acompanhar e fornecer todas as informações necessárias a Supervisora da Diretoria de
Ensino, quando se sua visita à unidade escolar.
O secretário escolar, por condições legais e regimentais, exerce uma ação ao mesmo tempo
centralizadora e abrangente, porque seu setor relaciona-se com todos os demais setores envolvidos
no processo pedagógico e na vida escolar.
Atualmente, o profissional da Secretaria Escolar deve estar preparado para a utilização das novas
tecnologias da informação e da comunicação. É, também de suma importância estar sempre se
atualizando através de cursos, palestras, seminários etc., para o bom desempenho de suas
atividades.
E, lembre-se a Secretária Escolar é parte fundamental da engrenagem educacional, pois, o
primeiro contato que os pais fazem com a escola é feito pessoalmente ou através de telefonemas
atendidos pela Secretária Escolar. Caberá a você, “encantar” os pais (clientes) e isto significa
conquistar o respeito e a credibilidade do seu cliente.
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Muitas vezes, esquecemos uma funcionária fundamental para que tudo funcione
perfeitamente no dia a dia escolar, que coloca as matrículas e históricos em ordem,
lida com a legislação, pensa estratégias pedagógicas, dentre outras várias funções.
Você sabe quem é?
Essa profissional trabalha nos bastidores para que as atividades ocorram da melhor
maneira possível, para toda a comunidade escolar. Sua posição é fundamental, tanto
que um dos requisitos para que uma instituição escolar possa funcionar é a presença
de uma secretária credenciada. Pode-se dizer, então, que o papel da secretária se
parece, em boa medida, com a de um administrador. A organização da escola e sua
capacidade de atender às necessidades das comunidades, tanto interna quanto
externa, dependem muito do trabalho da secretária. Vamos conhecer mais sobre o
trabalho dela?
Liderança da secretaria
Como o próprio nome da função indica, a secretária é, antes de tudo, responsável
pela secretaria da escola. Ela deve organizar o trabalho do setor, responsabilizando-se
pelo seu funcionamento, planejando, avaliando e controlando suas atividades,
sempre ao lado da diretoria, de quem cumpre as determinações. Mas como isso
acontece?
Vale dizer que o seu trabalho deve primar pela eficiência, a fim de evitar o
desperdício, seja de recursos financeiros, tempo ou espaço. Por isso, ela precisa saber
simplificar os métodos de trabalho – o que pode ser bastante complexo, pela
quantidade de funções e arquivos que cabem a ela.
Organização da papelada
Uma das atribuições mais importantes da secretária é a documentação e escrituração
escolar. Ou seja, a profissional deve ser responsável pelo arquivamento e
fornecimento de documentos importantes, como a matrícula, a declaração escolar, os
resultados das avaliações, o diploma e o histórico, dentre outros.
Pense que todos os alunos possuem esses documentos e imagine, então, o quanto
uma boa organização é importante. E ainda têm os ex-alunos, além das pastas dos
servidores!
A secretária deve zelar pela guarda e sigilo de toda essa documentação, bem como
manter os arquivos de legislação de ensino atualizados, dos quais é responsável pelo
cumprimento. Além disso, ela deve acompanhar as reuniões dos conselhos de classe,
registrando os resultados finais, bem como assinar, com o diretor, a documentação
dos alunos.
Dados e informações não estão aí apenas para juntar mofo ou ocupar espaço no
computador, certo? A partir deles, e junto a um olhar atento sobre a comunidade
escolar, ela pode interpretar os sujeitos e as situações, como as ausências dos alunos
e o abandono escolar, por exemplo, e traçar estratégias para melhorar esse
panorama. É uma função que envolve, dessa forma, a gestão escolar, na construção
de uma proposta político-pedagógica.
Viu só como são muitas as atribuições de uma secretária escolar? E essas são apenas
as principais delas. Como podemos ver, essa é uma profissional muito importante
para que uma escola funcione, e, por isso, devemos sempre nos lembrar dela
também. Sem ela, a escola seria uma confusão!
Se você tem alguma outra função da secretária que ficou faltando na nossa
lista, deixe nos comentários.
Cargos Relacionados
1.- Secretária
2.- Técnico em Secretariado
SECRETARIA ESCOLAR
GESTÃO EDUCACIONAL
Há quem diga que a Secretaria é o coração da escola, pois sem ela não
existe história do aluno, do corpo docente, dos funcionários e da
instituição como um todo. É muito importante valorizar este departamento
e considerá-lo dentro da política escolar, pois é a Secretaria a responsável
por todos os eventos burocráticos e legais de funcionamento da
instituição.
melhor
funcionamento da escola, competindo-lhe a organização e
responsáveis
Organização e administração da
secretaria nas unidades educativas
A Secretaria da Escola é o órgão que assume o relevante encargo de
arquivos.
trabalhos que lhe são conferidos, é ela quem dá valor legal à ação da
escola.
cada coisa e cada coisa no seu lugar”; pastas para leis, portarias,
para consulta.
Cada papel antes de ser arquivado no lugar que lhe convém, deve
falsificação ou
Secretaria;
autoridades superiores;
distribuídos à Secretaria;
Escolar.
seu cliente.
LEIA MAIS EM: Boletim escolar online ou impresso: Qual a melhor opção?
Fontes:
https://www.portaleducacao.com.br
http://www.pmf.sc.gov.br
O que faz: Secretário Escolar
O trabalho do Secretário Escolar é atuar em secretarias de instituições de ensino com atendimento ao público e
organização de documentos e arquivos, além de demais atividades pertinentes à área educacional.
Escolaridade: Nível Médio
Salário médio: R$1.200,00
Área de atuação: Área de educação
Atributos necessários: Organização, ética, empatia
Sobre a profissão
O profissional de secretariado é uma peça importante na organização dos processos de uma escola. É uma função
que trabalha com diversos tipos de públicos e tem a função de tirar dúvidas, resolver problemas e auxiliar em
rotinas de processos pedagógicos.
Mercado de trabalho
O Secretário Escolar pode atuar em diferentes tipos de instituições de ensino
A rotina do trabalho
O Secretário Escolar deve ser uma pessoa que gosta de lidar com o público, já que pode trabalhar em escolas com
o atendimento ao público externo (alunos e pais de alunos) e interno (colaboradores). Essa função é importante
pois costuma ser o principal canal dos alunos com a instituição.
É importante que o profissional tenha conhecimentos de informática, pois uma de suas funções é a organização de
arquivos, que muitas vezes são digitalizados em computadores atualmente. Outras atribuições também são
impressão de documentos, atendimento à ligações telefônicas, além de outras atividades pertinentes à área
pedagógica.
Perfil profissional
Organizado, gostar de lidar com público, motivado.