MANUAL DE CARGO Y FUNCIONES

Contienen información valida correspondiente a las labores que realizan los empleados,
para el desarrollo de la estrategia de la distribuidora LAP, ya que determina y delimita los
campos de actuación de cada área de trabajo, así como de cada puesto de trabajo, describe
las responsabilidades especificas, indicadores de gestión y todas aquellas habilidades y
competencias que debe tener quien ocupe el cargo|. En esta se miden responsabilidades,
objetivos del cargo, funciones que desempeñan autoridad y responsabilidad.
Calameo y Ourse

Conocimientos que requieren los cargos:

NOMBRE DEL CARGO: Área comercial y mercadeo

CARGO DEL JEFE: Director Comercial
ESTUDIOS SUPERIORES: Universitarios y/o Técnicos al perfil
TITULOS: Ingeniero en mercado internacional, Ingeniero de producción, Ingeniero de
Alimentos.
IDIOMA: Español y Ingles
NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL CARGO:1
ESPERIENCIA LABORAL: 2 años de experiencia en ventas y mercadeo, publicidad,
promoción, y manejo en sistemas informáticos.

Resumen del cargo:’ Es la persona encargada de la coordinación del mercadeo y publicidad

de los eventos, además realiza los lanzamientos, divulgaciones y promociones de productos
y servicios. Se hace responsable de diseñar estrategias que faciliten captar la atención de
nuestros clientes logrando así éxito en las ventas. Es el encargado de la coordinación y
ejecución de eventos.

FUNCIONES:

 Formular estrategias de merchandising para productos y servicios teniendo en

cuenta su naturaleza y segmentación de mercado.
 Elaborar diagnostico situacional del portafolio de productos y servicios de acuerdo
con los objetivos del plan de mercadeo.
 Coordinar la información de relaciones públicas de acuerdo con las políticas de
comunicación y el tipo de eventos.
  Diseñar estrategias de servicios a partir de las expectativas del cliente dentro del
tiempo establecido.
 Presentar informe de resultados según necesidades especificas del área de
mercadeo.
 Cumplir con las metas de ventas.
 Desarrollar nuevos negocios.
 Contratar nuevo personal y gestionar su capacitación y evaluación permanente.

NOMBRE DEL CARGO: Área de centro

CARGO DEL JEFE: Jefe de Centro Distribución
ESTUDIOS SUPERIORES: Universitarios y/o Técnicos al perfil
TITULOS: Ingeniero en mercado internacional, Ingeniero de producción, Ingeniero de
Alimentos.
IDIOMA: Español y Ingles
NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL CARGO:1
ESPERIENCIA LABORAL: 2 años de experiencia en ventas y mercadeo, publicidad,
promoción, y manejo en sistemas informáticos.

Resumen del cargo:

Los gerentes de distribución se encargan de organizar la recepción, almacenamiento y

entrega de bienes a los clientes o puntos de venta. Pueden ser empleados por fabricantes,
minoristas o empresas mayoristas que utilizan sus propios medios de transporte. Por otra
parte, los empleadores pueden ofrecer servicios a las empresas en la base de contratos de
terceros.

FUNCIONES:

 Las obligaciones de los gerentes de distribución varían considerablemente en

función del tamaño y tipo de empresa para la que trabajan. Las áreas de trabajo
también varían; las más típicas incluyen operaciones, almacén, cadena de
suministro y gerente de logística.
 Los gerentes de distribución tienen la responsabilidad general de controlar la
distribución más rentable de productos y/o materias primas. Se aseguran de que la
los bienes se encuentren en el lugar correcto en el momento adecuado, para que su
empresa pueda maximizar las ventas y los beneficios
 Puede ser que deban encargarse del almacenaje, y el control del inventario del
stock, así como del procesamiento de pedidos y el embalaje de los bienes.

 Los gerentes de distribución supervisan y dirigen al personal, y en ocasiones deben

encargarse de la contratación y formación de dicho personal.

 Los gerentes de distribución tienen que cumplir los plazos de entrega de los bienes,
por lo que deben encargarse de la planificación y programación de entregas y del
control de las flotas de vehículos. Se aseguran de que los empleados cargan los
bienes correctamente en los vehículos para poder hacer el uso más eficiente de
transporte.

 Si la empresa no dispone de su propia flota de transporte, el gerente de distribución

debe contratar transporte y servir de enlace con la empresa que les ofrece el
servicio.

 El flujo eficiente de los bienes es esencial para obtener la máxima rentabilidad de

una empresa. Los gerentes siempre deben mantener y mejorar la eficiencia y reducir
al mínimo los costes. Tienen en cuenta desarrollo futuro de la empresa y buscan la
manera de mejorar la fuerza de trabajo y el uso de los recursos.

 Los gerentes de distribución utilizan habilidades de gestión financiera, leen los

balances y analizan la obtención de beneficios y pérdidas, a la vez que realizan
previsiones para controlar presupuesto de su departamento.

 Los gerentes de distribución utilizan sistemas informáticos que manejan toda la

información necesaria para hacer funcionar los centros de distribución. El análisis y
la interpretación de los datos es una parte muy importante de las funciones del
gerente de distribución.

 En la actualidad, algunos o todos de los sistemas de almacenamiento de una

empresa pueden ser automatizados. Estos sistemas automatizados se encargan de:
 Asignar áreas en el almacén para el almacenamiento de diferentes productos.
 Mantener registros sobre los bienes recibidos y enviados.
 Tomar nota de los pedidos que entran y se envían.
 También pueden planificar rutas para las entregas.
  Los gerentes de distribución a menudo deben tratar problemas importantes y
situaciones de emergencia, como cuando un producto se retrasa por alguna razón,
o si hay una repentina escasez de un producto. Deben estar en contacto con
compradores, proveedores y clientes al por menor, así como con su propio personal.
.

NOMBRE DEL CARGO: Distribución Comercial

CARGO DEL JEFE: Coordinador de Alimentos
ESTUDIOS SUPERIORES: Universitarios y/o Técnicos al perfil
TITULOS: Ingeniero Industrial, Ingeniero de producción, Ingeniero de Alimentos.
IDIOMA: Español
NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL CARGO:1
ESPERIENCIA LABORAL: No requiere experiencias.

Resumen del cargo:

El jefe de producción tiene a su cargo el manejo el

departamento técnico, total autoridad en el manejo de personal a su cargo, autorizada
para la contratación de personal temporal para proyectos, contratación de personal
definitivo junto con la gerencia general.

FUNCIONES:

 Cumplir con el Horario asignado

 Realizar las funciones asignadas por el jefe inmediato gerente-

 Informar al gerente o a quien corresponda, de cualquier anomalía que

se presente.

 Participar en las reuniones de personal cuando se considere necesario

su presencia.

 Llevar al día los requisitos para el control de los operarios

 Supervisar que los productos salgan con las especificaciones requeridas.

 Coordinar esfuerzos para lograr productos de excelente calidad.

 Motivar y conducir personas hacia una determinada dirección.

 Planear estrategias de producción

  Comunicación continua con el área de mercado.

NOMBRE DEL CARGO: Área de Aseo

CARGO DEL JEFE: Coordinador de Aseo
ESTUDIOS SUPERIORES: Bachiller y/o Técnicos
TITULOS: Bachiller Académico y/o Técnicos
IDIOMA: Español
NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL CARGO:1
ESPERIENCIA LABORAL: No requiere experiencias.

Resumen del cargo:

Realizar las labores de aseo, limpieza y cafetería, para brindar comodidad a los funcionarios
en los sitios de trabajo del área a la cual está prestando los servicios, conforme a las normas
y procedimientos vigentes.

FUNCIONES:

 Asear las oficinas y áreas asignadas, antes del ingreso de los funcionarios y velar
que se mantengan aseada.
 Mantener los baños y lavamanos en perfectas condiciones de aseo y limpieza y con
la dotación necesaria.
 Clasificar la basura empacando desechos orgánicos, papeles y materiales sólidos
en bolsas separadas.
 Mantener limpios los muebles, enseres, ventanas, vidrios, cortinas, paredes y todo
elemento accesorio de las áreas de la oficina.
 Prestar el servicio de cafetería a los funcionarios en sus oficinas y atender las
reuniones que se lleven a cabo en las oficinas del área de su trabajo.

NOMBRE DEL CARGO: Área Logística

CARGO DEL JEFE: Coordinador de Logística
ESTUDIOS SUPERIORES: Universitarios y/o Técnicos al perfil
TITULOS: Ingeniero Industrial, Ingeniero de producción, Ingeniero de Alimentos.
IDIOMA: Español
NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL CARGO:1
ESPERIENCIA LABORAL: 1 año de experiencia en el cargo o similar.
Resumen del cargo:’ Es el encargado de gestionar las etapas del proceso de producción
en una empresa, desde la concepción o materialización del producto hasta la entrega y
distribución en los diferentes puntos de venta.

FUNCIONES:

 Definir e implementar los planes de acción para el área logística lo cual incluye el
establecimiento de metas parciales y a largo plazo.
 Supervisar actividades diarias de los equipos de trabajo. Los jefes de logística
directores de personal, no importa cuál sea el número de personas que tengan a
cargo. Su labor es seguir, orientar, supervisar y monitorizar todas las acciones de
los procesos de la cadena productiva.
 Atender los requerimientos de los clientes. También tienen’ trato directo con los
clientes de los productos, lo cual le exige habilidades sociales como la distribuidora
LAP, la escucha activa, la negociación, la inteligencia emocional, entre otras.
 Gestionar el lanzamiento de nuevos productos, de todos los planes del área de
logística que debe liderar, el jefe de esta área enfatizar especialmente en el
lanzamiento de nuevos productos, pues por lo general requieren esfuerzos mayores
a los que demandan otros tipos de proyectos.
 Otras que le sean asignadas por el gerente.

NOMBRE DEL CARGO: Asesor Comercial Junio y Senior

CARGO DEL JEFE: Asesor Comercial
ESTUDIOS SUPERIORES: Universitarios y/o Técnicos al perfil
TITULOS: Administración de Empresa, Ingeniero Industrial.
IDIOMA: Español
NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL CARGO:1
ESPERIENCIA LABORAL: 2 años de experiencia.

Resumen del cargo: Orientar a los clientes de manera proactiva y asertiva sobre los
productos que se comercializarán en la distribuidora LAP, poniendo en prácticas la políticas
de mercadeo propuestas por la gerencia de la distribuidora.

FUNCIONES:
 Conocer el mercado, un amplio conocimiento del mercado abarca no sólo tener
información precisa sobre el objeto de la venta, sino también investigar y conocer
las necesidades reales del cliente, para poder ofrecerle el producto o servicio
que mejor se adapte a sus requerimientos.

Conocer el mercado también le permitirá al asesor comercial poder detectar

clientes potenciales, saber dónde están y cómo llegar a ellos.

 Conocer el producto o servicio que ofrecen; no hay mejor forma de dar una buena
asesoría comercial que probando el producto o servicio que se ofrece y colocarse
por un momento en los zapatos del cliente.

De esta manera, el vendedor estará en capacidad de responder cualquier

pregunta que el comprador pueda hacer e incluso anticiparse a ésta, dándole la
información exacta que está buscando.

 Ser un asesor activo, la gran diferencia entre un vendedor y un asesor comercial,

tal vez sea la posición activa frente a la venta de éste último respecto al primero.

No se trata de limitarse a responder las preguntas que pueda hacer el cliente,

sino de intentar hurgar sobre sus necesidades, escucharlo con atención y poder
ofrecer la mejor alternativa, aunque ésta pueda ser totalmente diferente a la que
inicialmente buscaba el comprador.

 Proporcionar información pertinente; en sintonía con todo lo anteriormente dicho,

el asesor comercial tiene que tener a mano toda la información sobre el producto.

Esto se logra leyendo los instructivos y descripciones de la mercancía, pero

también probándola, investigando sobre sus atributos y deficiencias,
aplicaciones y precauciones.
 Un vendedor busca el artículo que el comprador le solicitó. Un asesor comercial
indaga sobre la necesidad que el cliente quiere cubrir con la adquisición de ese
artículo y aconseja mejores opciones o ratifica la utilidad del seleccionado.

 Mantener una comunicación eficiente, el asesor comercial debe tener las

herramientas apropiadas para poder establecer una buena comunicación con su
cliente.

Esto implica una buena comunicación oral y escrita, pero también saber
escuchar, aplicar la psicología para obtener del cliente la información necesaria
para poder ofrecerle la mejor opción y hacerlo cambiar de opinión si es necesario.

Una comunicación eficiente incluye también ser perceptivo y comprensivo y tener

sentido de la oportunidad, tanto con el cliente como con los compañeros de
trabajo y los directivos de la empresa.

 Tener una actitud proactiva, pensando siempre en la satisfacción del cliente y la

solución de sus problemas, el asesor comercial debe adelantarse a sus
necesidades.

Esto solo es posible conociendo bien al cliente, sabiendo qué busca y por qué,
llevando un récord de su cartera: qué ha comprado, cuál es su estilo de vida, sus
gustos y aficiones, cómo está compuesto su núcleo familiar, etc.

De esta forma, el asesor comercial estará en condiciones de anticiparse y

ofrecerle a su cliente beneficios y opciones incluso antes de que él descubra que
los necesita, como por ejemplo nuevos lanzamientos o versiones actualizadas
de mercancía que ya posee.

 Estar muy bien informado, la labor del asesor comercial se verá notablemente
beneficiada en la medida que tenga la más completa información a su alcance,
no sólo de los productos o servicios que comercializa, sino de su competencia y
de las características de su mercado.
 Esto implica ser curioso, investigar y estar al día sobre novedades, lanzamientos,
productos discontinuos, cambios en las políticas comerciales o de fabricación,
leyes y todo lo que pudiera afectar o incidir en la venta.

 Hacer seguimiento de los clientes, esta es una de las partes más importantes de
la atención al cliente e implica no sólo hacer un seguimiento a los compradores
sino también a aquellos que no encontraron en el comercio la satisfacción de su
necesidad.

Al cliente habitual hay que mantenerlo fidelizado, pero al que no es cliente hay
que intentar captarlo en todo momento.

Para lograr ambas cosas es necesaria y útil la creación y mantenimiento de una

base de datos que le permita al asesor comercial mantener el contacto son sus
clientes (reales y potenciales) una vez que han abandonado el establecimiento
comercial.

Esto se logra a través de contactos telefónicos o vía correos electrónicos para

informarlos sobre novedades que podrían ser de su interés.

 Conjugar intereses, en la acción de venta intervienen tres actores: el comprador,

el vendedor y el producto o servicio que se comercializa, que en este caso viene
a representar a la empresa.

En toda relación comercial el objetivo es que todos los actores obtengan un

beneficio, es decir, el cliente obtiene la satisfacción de una necesidad, la
empresa obtiene dinero a cambio y el vendedor gana una comisión por esa venta.

Para que esta relación sea equilibrada y duradera, es necesario que el asesor
comercial, que no es otra cosa que el puente que comunica a la empresa con su
cliente, pueda mantener a todos satisfechos y conformes.
 Esto se logra gracias a la buena comunicación entre las tres partes y siendo
honesto y claro con la información que se proporciona a ambos extremos de la
relación comercial.

NOMBRE DEL CARGO: Auxiliar de Transporte

CARGO DEL JEFE: Auxiliar
ESTUDIOS SUPERIORES: Tecnológico y/o Técnicos al perfil
TITULOS: Técnico o Tecnológico.
IDIOMA: Español
NUMERO DE PERSONAS QUE OCUPAN EL CARGO:1
ESPERIENCIA LABORAL: 1 años de experiencia.

Resumen del cargo:

Registrar en el aplicativo de la distribuidora el ingreso, almacenamiento clasificación y
entrega de materiales y productos con respecto a la normatividad vigente.

FUNCIONES:

 Acomodar las mercancías en los pallets de forma adecuada, evitando que puedan
caerse durante el movimiento.

 Embalar las cargas en los pallets que lo requieran antes de realizar cualquier
movimiento. Los pallets con los productos terminados situados en planta serán
plastificados con el objetivo de unificar su carga y hacer más factible su traslado
hacia bodega. A la vez constituye una garantía para mantener la calidad de los
mismos.

 Verificación y preparación de alisto.

El ayudante de conductor recibe el pre alisto con la relación de los productos del
pedido a preparar. Verifica la existencia de los productos, la descripción y las
cantidades de los mismos. Estos datos (peso en kg., cantidad de unidades, número
de bultos), lo va anotando para entregarlos al Jefe de Logística, que con la
existencia real elaborará el alisto.

Con el alisto elaborado, realizará el acondicionando de los productos hasta

completar la totalidad del pedido. Mientras se confecciona la factura que respalda el
pedido.
 Despacho y carga de los productos. Las mercancías preparadas serán despachadas
contra el alisto, realizando el correcto conteo de los bultos seleccionados por pedidos.
Los productos ubicados en las estibas son llevadas al camión en el montacargas. Si
para completar el pedido faltaran algunos bultos sueltos, serán llevados al camión por
el Ayudante de conductor.

 El Ayudante del Conductor procederá a desembalar las estibas de producto terminados

con el fin de contar los bultos, retirar la parte de las etiquetas que queda en bodega para
realizar el control del pedido, esta operación es supervisada por el Conductor. El número
de etiquetas retiradas coincidirá con el número de bultos del pedido.
Apoyar en la descarga de mercancías para el levantamiento de pallets en caso de
ser necesario.

 Operaciones relacionadas con la limpieza y organización de la bodega. Los envases

vacíos (cajas, cartones, sacos, etc.), se separan y ordenan fuera de la Bodega
Informar sobre las existencias y estado en que se encuentran las mercancías, si se
percata de posible deterioro o pérdida de calidad de las mismas.
Reubica los pallets vacíos en orden para ser ubicados en la sección de pallets sin uso
destinado para este fin.
 BENEFICIOS DE ESTE PROCESO

Beneficios y utilidad que tiene un manual de funciones: Al determinar y delimitar los

campos de actuación de cada colaborador, permite que las personas interaccionen
con un mayor conocimiento de su rol dentro de la empresa, lo que ayuda en el
proceso de comunicación, integración y desarrollo.

El aporte que le damos a la distribuidora LAP , para su buen funcionamiento y tenga un

éxito en el mercado competitivo es darle unas ideas para que las tengan cuenta y puedan
coordinar mejor en sus desempeños laborales.

Estos son:

 Mejorar la coordinación y organización de las actividades de la distribuidora LAP.

 Designar responsabilidades en la ejecución de las tareas.
 Ayuda a fines y repartir mejor las cargas del trabajo.
 Nos proporciona información detallada de las obligaciones y características de
cada puesto.
 Nos ayuda a detectar posibles duplicidades de tareas en los puestos de trabajo y
corregirlos.
 A la persona que ocupa ese puesto de trabajo, le hace conocer con precisión y
seguridad las tareas que debe realizar.
 Hacer que resulten los méritos de la persona que ocupa el puesto de trabajo e
indica también los fallos y aciertos.
 Facilita los procesos de selección y contratación de personal, ya que indica las
aptitudes y competencias que debe tener la persona que ocupa el puesto de
trabajo.
 Proporcionar buena información a la hora de realizar evaluaciones de desempeño.
 Capacitar periódicamente al personal que labora en la distribuidora LAP.