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Institut Supérieur de commerce et d’administration des entreprises

Mémoire fin d’études:

Conception des tableaux de bord des


fonctions: Gestion des approvisionnements
et import
Société FENIE-BROSSETTE

Fait par: Encadré par:


Marfouk Meriem M. BENDRIOUCH

Année universitaire: 2003-2004


Dédicaces

A Mes parents…….
A Mes frères et sœurs…….
A Mes amis

A l’ISCAE…
Notre cher institut

A vous ….
Cher lecteur
Remerciements
Je tiens à remercier toutes les personnes ayant contribué de près ou de loin
au bon déroulement de mon stage au sein de la société FENIE-BROSSETTE et
à la réalisation du présent mémoire.

Je tiens , aussi, à remercier tout particulièrement:

Monsieur BENDRIOUCH: Professeur à l’Institut Supérieur de Commerce


et d’Administration des Entreprises Casa.

Je tiens aussi à exprimer toute ma gratitude, pour toute l’aide et le soutien


qu’ils n'ont cessé de m’apporter durant le stage, envers :

M.CHOUKRANI : Chef des services import, comptabilité générale et


analytique.

Mlle. ELBIDAOUI : Chef du service gestion des approvisionnements.

M. ELMAHMOUDI : Déclarant.

Je remercie, également, l'ensemble des membres du corps professoral et


administratif de l’ISCAE Casa, pour leur soutien durant ces quatre ans d'études.

Ne pouvant pas citer toutes les personnes de la société FENIE-


BROSSETTE qui nous ont aidé d’une manière ou d’une autre à réaliser ce
travail dans les meilleures conditions, nous espérons qu’ils trouveront dans ce
rapport la confirmation de nos remerciements les plus sincères.

Merci
Introduction

Chapitre préliminaire : Présentation de la société FENIE-BROSSETTE 03

PREMIERE PARTIE : Analyse critique des services gestion et import 10


I- PRESENTATION DU SERVICE GESTION 11
A- Organisation et fonctions du service gestion : 11
B- Les activités du service gestion : 13
1- Le traitement des commandes : 13
2- Détermination des prix de vente : 19
II- PRESENTATION DE L’ACTIVITE IMPORT 20
A- Généralités sur les procédures douanières : 20
B- Description de l’activité import de la société : 29
1- Organisation du service import : 29
2- Activités du service import : 30
3- Le processus du traitement d’une commande : 30
a- Le traitement d’une opération d’importation par voie maritime : 33
b-Le traitement d’une opération d’importation par voie aérien : 40
III- LES DYSFONCTIONNEMENTS SOULEVES ET LES AMELIORATIONS
POSSIBLES 42
1- Service gestion : 42
2- service import : 44
IV- APPORT THEORIQUE DU TABLEAU DE BORD :
1- Intérêt du tableau de bord pour l’entreprise : 45
2- Définition du tableau de bord : 45
3- A quoi sert un tableau de bord ? 45
4- Les caractéristiques générales d’un tableau de bord : 46
5- Les caractéristiques de l’information du tableau de bord : 47
6- Contenu du tableau de bord : 48
7- Indicateurs : 49
8- Elaboration du tableau de bord : 50
9- L’utilisation d’un tableau de bord : 55
10- planning d’établissement de tableaux de bord : 56

DEUXIEME PARTIE : LA CONCEPTION DES TABLEAUX DE BORD : SERVICES

GESTION ET IMPORT :

1- service gestion : 58
a- Mission et attributions : 58
b- Les points clés du succès : 59
c- Choix des indicateurs de performances pour le service : 59
d- Tableau de bord : 65
e- Sources d’information : 66
2- service import : 67
a- Mission et attributions : 67
b- Les points clés du succès : 67
c- Choix des indicateurs de performances pour le service : 69
d- Tableau de bord : 75
e- Sources d’information : 76

3- Le choix du référentiel : 77

Conclusion 78
INTRODUCTION
Le contexte exigeant auquel font face les gestionnaires les oblige à une
gestion plus rigoureuse orientée vers la performance, à un suivi assidu des
activités et des ressources, à une meilleure évaluation des résultats et à une
reddition de compte précise.
Or, le tableau de bord de gestion constitue une excellente réponse
informationnelle à ces exigences, d'abord en regroupant de façon cohérente et
évocatrice l'ensemble des indicateurs de performance et ensuite en utilisant les
plus récentes technologies de l'information pour produire rapidement une
information de gestion à valeur ajoutée : riche, ciblée et bien présentée, plus
facile à analyser, à interpréter et à utiliser. Les gestionnaires peuvent alors mieux
suivre ce qui se passe, être averti de situations anormales, localiser les écarts,
identifier les tendances et les exceptions et décider en connaissance de cause.

Malheureusement, dans la logique de nos entreprises encore porteuses du


poids taylorien, le tableau de bord est utilisé comme un outil de contrôle et non
comme un instrument d'aide au pilotage pour les acteurs/responsables.

Dans les entreprises tayloriennes, le fonctionnement global s’assurait selon


un mode prédéterminé (planification => contrôle => sanction). Dans un contexte
stable, le raisonnement n'est pas réellement critiquable et la performance pouvait
être estimée en termes exclusivement productiviste et financier.

Aujourd'hui, il est parfaitement avéré que ce système est totalement


inadapté à la nouvelle configuration économique caractérisée par le changement
rapide et l'imprévisibilité. Il faut passer d'une logique de planification a priori et
de constat a posteriori, à une logique dynamique et réactive :
mesure/action/réaction. Dans cette logique, le tableau de bord apparaît comme
un véritable instrument de pilotage et de progrès.

Le présent mémoire est un travail individuel qui a pour objet la conception


des tableaux de bord pour deux fonctions d’une grande importance au sein de la
société FENIE-BROSSETTE à savoir la fonction gestion des
approvisionnements et la fonction import.
Il sera scindé en deux parties :
- Première partie : Une analyse critique analyse des fonctions gestion des
approvisionnements et import.
- Deuxième partie : La conception du tableau de bord pour lesdites
fonctions.
Chapitre préliminaire :
Présentation de la société FENIE-BROSSETTE
A – HISTORIQUE DE LA SOCIETE FENIE-BROSSETTE :
1- FENIE-BROSSETTE dans le temps :
Dès le protectorat français et à la fin de la première guerre mondiale, le
groupe français VALLOUREC a voulu s’implanter au Maroc.
Et ce n’est qu’en 1928 que fut créé par ce groupe la société de
vente des produits métallurgiques PAUL FENIE .
En 1962, FENIE-BROSSETTE voit le jour suite au mariage de la société
marocaine des établissements BROSSETTE et la société de vente des produits
métallurgiques PAUL FENIE.
EN 1973, année de la marocanisation, ZELLIDJA, filiale de l’OCP, devient
ainsi le principal actionnaire de ladite société.
L’année 1984 fut celle de la prise de contrôle de ZELLIDJA par la Société
Maroc Arabes-unis de Développement (SOMED).
Entre 1972 et 1990 le capital social de la société est passé de près de
5millions à 20.5 millions.
Son chiffre d’affaire de 250 millions de dhs la situe parmi les entreprises
marocaines de premier plan.

2- FENIE BROSSETTE aujourd’hui :


Actuellement, en plus du négoce des produits métallurgiques, la société a
mis en place une stratégie de diversification multi-sectorielle ( tubes,
robinetterie, sanitaire, métaux, échafaudage, manutention, concassage, travaux
publics, électricité, télécommunication ) et une stratégie d’intégration
progressive (fabrication et installation, affaires clés en main, service après vente.
Son développement a été accompagné par un partenariat technologique et
commercial avec des entreprises de renommées internationales représentées le
plus souvent en exclusivité au Maroc par FENIE-BROSSETTE dans chacun de
ces secteurs.
B- FICHE SIGNALETIQUE DE LA SOCIETE :

Raison sociale : Société FENIE-BROSSETTE


Statut juridique : société anonyme
Capital Social : 20 497 000 dhs
Siège social : 650, boulevard Mohammed V, Casablanca
Activités : Matériels et fournitures pour l’industrie, bâtiments et travaux
publics
Effectif : 260 personnes
Surface : Siège, stockage, magasins et bureaux : 8200 m2
Dépôt Ain Sebaâ 5200 m2
Dépôt Tit Mellil 17000 m2
Directeur général : Mohammed Hjiej
Téléphone: 022 63 91 00 à 07 /022 40 12 48 / 51 –022 40 11 01
Télex : 25088
Téléfax : 022 24 91 32 / 022 24 50 83
Boite postale : 2199
CCP : Rabat 25.67
Registre de commerce : Casa 865
CNSS : 1929100
Patente : 32502640
Prod. Fiscal : 600967
Identifiant fiscal : 01.62.0962
E-mail : fenie @ iam.net.ma
Site web : www.fenie_brossette.ma
C– GAMME DE PRODUITS :

Une gamme diversifiée de produits est offerte par la société répondant aux
besoins actuels du marché marocain.
Fourniture pour bâtiment : Tubes et accessoires, Robinetterie légère,
sanitaire, chauffage et climatisation.
Tuyauterie, robinetterie, pompes : Tubes sans soudure et accessoires,
robinetterie industrielle, tuyauterie et robinetterie d’adduction d’eau
pompes.
Métaux : métaux ferreux et non ferreux ( inox, aluminium, acier,
laiton.
Echafaudage : Echafaudage pour bâtiments et travaux publics,
échafaudage pour industrie, équipement pour festivités, foires et salons.
Stockage, lavage et manutention : rayonnages pour stockage, levage
et manutention ( ponts roulants, palans, chariots élévateurs….)
Bâtiments et travaux publics : Engins de bâtiments et matériels de
compactage
Concassage et foration : Matériels de concassage, matériels et
engins de foration et de démolition.
Eclairage : Eclairage public et décoratif, éclairage de grande
hauteur.
Electricité industrielle et télécommunication : Groupes
électrogènes-moteurs électriques, comptage électrique-instruments de
sécurité, appareils de mesure en électricité et en télécommunication.

D- ORGANIGRAMME DE LA SOCIETE :
Il se présente comme suit :
E- ORGANISATION ET STRUCTURE COMMERCIALE :
Afin de répondre efficacement aux besoins exprimés par un large éventail
de clientèle, les activités commerciales de la société sont réparties an quatre
départements :
Département produits métallurgiques, bâtiments et métaux non
ferreux.
Département Electricité industrielle et hydraulique.
Département mines, carrières et matériel mécanique .
Département électricité et télécommunication .

1- Département produits métallurgiques, bâtiments et métaux non ferreux :


Le département commercialise soit aux utilisateurs, soit à travers un réseau
de revendeurs des produits destinés à l’industrie, tels que tubes soudes, sans
soudure, en cuivre, en acier inoxydable, robinetterie industrielle et une grande
variété d’accessoires donc la grande majorité est vendue sur stock . il participe
en collaboration avec les sociétés d’ingeneering à la création d’unités nouvelles
ou à l’extension d’unités existantes .
De même vis à vis des installateurs en plomberie et des architectes, ce
département est en mesure d’apporter des conseils et des solutions concrètes, et
à livrer rapidement en cas d’imprévu en raison de son stock important .
Une attention particulière est apportée à la robinetterie adduction d’eau qui
intéresse particulièrement les entreprises opérant dans ce domaine en plein
développement .

2- Département échafaudage, matériel de stockage et manutention :


Ce département intervient dans le soutènement et le coffrage des ouvrages
en béton-armé, ouvrages d’art, immeubles, hangars industriels, etc. et
souvent
également lors des manifestations officielles ou sportives ou à l’occasion
d’évènement particulier, tribunes et ouvrages décoratifs .
Par ailleurs, ce département développe son activité dans le domaine du
stockage et du rayonnage ainsi que dans la manutention continue .
Il commercialise également les caillebotis destinés aux usines et dispose de
moyens nécessaires pour la mise aux dimensions souhaitées par le maître
d’œuvre .
L’activité Fabrication de matériels est destinée soit à ce département, soit
au service travaux publics. Il dispose en outre d’un bureau d’études lui conférant
une grande autonomie tant pour la confection et la réalisation d’ouvrages en
constructions tubulaires que pour le développement des produits à fabriquer .
Enfin, vu les grands travaux réalisés par ce département tel que
l’échafaudage de la mosquée HASSAN II, cette activité constitue un support de
publicité pour les autres départements de la société .

3- Département mines, carrières et travaux publics :


Il a pour fonction la commercialisation de tous les engins de forage, de
soudage, les compresseurs, les engins de travaux publics ou de terrassement et
de levage .
Il s’intéresse au secteur minier par la perforation légère ou lourde, à air
imprimée ou hydraulique, par traitement mécanique des minerais et matériaux
de concassage, criblage, levage des produits… et les stations d’air comprime .
Le secteur travaux publics est un important client de ce département aussi
bien pour le matériel de bétonnage léger, fabriqué dans les ateliers de la société,
ou lourd pour les engins de travaux publics, de chargement, de terrassement et
compactage .
Toute l’industrie par ailleurs est intéressée par le levage et la manutention,
ainsi que par les installations d’air comprime et d’automatisme .
4- Département électricité et télécommunication :
Il regroupe des activités variées, dont le dénominateur commun est
l’électricité ou l’hydraulique .
Il opère auprès de toutes les industries à la fois pour l’appareillage de
mesure et de sécurité électrique et par l ‘activité « process » capteurs-
calculateurs, vannes et régulation .
En outre, les industries, les municipalités et l’hôtellerie sont clientes de ce
département pour les machines tournantes, moteurs électriques et groupes
électrogènes .
Pour ce qui est de l’hydraulique, et le cas échéant en association avec des
fournisseurs, ce département s’intéresse à la fois aux groupes motopompes
unitaires de quelques chevaux et aux stations de pompage importantes, ainsi
qu’aux traitements des eaux .

F- IMPORTANTS TRAVAUX REALISES PAR FENIE-BROSSETTE :


- Les travaux de façade et plancher du projet Hassan II pour l’habitat.
- Eclairage décoratif du palais royal
- Eclairage public : Autoroute Rabat-Salé, cité Nawras, Route de
Nouasseur.
- Eclairage de grande hauteur : Aéroport Mohammed V
- Equipement du complexe HASSAN II en tribunes, structures scéniques
(podium, tours d’éclairage et sonorisation)…
- Rayonnage pour stockage au sein de l’ODEP, ONE…
PREMIERE PARTIE :
Analyse critique des fonctions gestion des
approvisionnements et import de la société
FENIE-BROSSETTE
I- PRESENTATION DU SERVICE GESTION DES
APPROVISIONNEMENT:

On a toujours considéré le rôle du service approvisionnement comme étant


celui de répondre adéquatement et rapidement aux demandes d’acquisition de
biens et services provenant de divers responsables de l’entreprise.
Ces demandeurs exigeaient surtout le respect des délais
d’approvisionnement au meilleur coût possible.
Cependant, l’évolution du marché, la concurrence agressive et
l’internationalisation de l’approvisionnement sont autant de facteurs qui
justifient l’importance grandissante et le rôle stratégique de la fonction en tant
qu’arme concurrentiel.
La gestion des approvisionnements aide l’entreprise à atteindre ses objectifs
économiques et commerciaux par la fourniture des produits compétitifs dans les
meilleurs délais. Elle a un effet direct sur l’efficacité et le profit de l’entreprise
commerciale.

A- Organisation et fonctions du service gestion :


Le service gestion au sein de la société FENIE-BROSSETTE fait partie des
services appartenant à la direction commerciale. Il existe deux services gestion
des approvisionnements :
- un service gestion pour le département produits métallurgiques,
bâtiment et métaux non ferreux et le département échafaudage et
fabrication.
- Un service gestion pour le département éclairage, électricité industrielle
et télécommunication et le département mines, carrières et matériels
mécaniques.
Chaque service gestion est composé d’un chef de service, deux à trois
approvisionneurs et d’une assistance.
Le service gestion a pour fonction de procurer à l’entreprise, dans les
meilleures conditions de qualité , de coûts et de délais les produits dont les
agents commerciaux ont besoin.
Les responsables du service veillent alors à :
- connaître les marchés et les sources d’approvisionnement pour toutes les
catégories d’achats et surveiller leurs évolutions,
- chercher , sélectionner les fournisseurs et négocier avec eux,
- programmer et passer les commandes d’achats,
- suivre les livraisons des commandes,
- gérer les stocks (codification des nouveaux articles, éviter les ruptures)
- fournir les informations dans ce domaine à tous les services utilisateurs.

Relations interne et externe du service de l’approvisionnement :

DEMANDE :
MARCHANDISES
MARCHE
POLITIQUES
D’ENTREPRISE
APPROVISIONNEMENT Fournisseurs
-Achats locaux ou Transporteurs
étrangers.
-Qualité
-Liquidités

BESOINS SATISFAITS

-Qualité exigée
-Volume requis
-Délai fixé
-Coût minimal
B- Les activités du service gestion :

1- Le traitement des commandes :


Les commandes sont lancées soit suite à la réception d’une fiche diffusée
tout les quinze jours par le service informatique appelée « fiche
d’approvisionnement » qui permet la définition des besoins (on parle ici des
commandes stocks ), soit à la demande des agents commerciaux (on parle alors
des commandes semi-directes), soit à la demande des magasiniers (la commande
reliquat) .
On va détailler séparément chacun de ces modes d’expression du besoin et
la procédure suivie .

1- Les commandes stocks :


a- Définition :
Les commandes stocks sont des commandes passées auprès des différents
fournisseurs étrangers ou locaux en vue de la constitution des stocks de la
société .
b- Processus de mise en œuvre :
A partir de la fiche d’approvisionnement envoyée par le service
informatique contenant des informations exhaustives sur la quantité en stock de
chaque article, le chef de service Nadia El Bidaoui et en collaboration avec le
chef du département détermine les besoins de la société à commander en chaque
article commercialisé en veillant à ne pas dépasser le stock autorisé par la
direction financière.
Cette fiche contient un certain nombre de renseignements par article à
savoir les ventes en quantité des deux exercices précédents, de l’année en cours,
le stock encore disponible, les commandes en cours, les réservations et les
besoins de la société en ces articles et dont la combinaison permet de déterminer
le besoin réel. Elle est tirée de l’AS400 (voir annexes)
Le chef de service édite également un état intitulé « Le consolidé du stock
du département ». Cet état détermine l’écart existant entre le stock final prévu
pour la période suivante ( généralement la période est de quinze jours) et le
stock autorisé. Le consolidé du stock est déterminé après la préparation des états
mensuels des commandes en cours pour les différentes catégories d’articles. Ces
états mensuels contiennent des informations sur les quantités en stock des
articles, les ventes prévues pour la période, les commandes en cours et les
prévisions des arrivages pour les mois suivants.
Le stock fin de période = stock réel +l’arrivage prévu de la période –les
ventes prévues pour la période.
Le consolidé du stock signé le chef de service et le chef du département par
permet de connaître la quantité des articles qu’on peut commander sans pour
autant dépasser le stock autorisé. (voir les annexes)
Les commandes sont ensuite lancées selon une cadence déterminée. Elles
sont réalisées selon la procédure suivante :
Réalisation d’une série de consultations auprès des fournisseurs pour
s’informer des prix des produits à commander et des conditions de paiement et
de livraison .
On distingue entre :
Les achats déjà négociés : le prix d’un produit peut être déjà fixé avec un
fournisseur préalablement choisi.
La négociation : les approvisionneurs appellent les différents fournisseurs
afin d’obtenir les meilleurs tarifs. Elle se fait par fax ou par téléphone
(essentiellement pour les fournisseurs locaux ).
Après réception des réponses des différents fournisseurs ( actuellement le
nombre de ces fournisseurs à consulter est au moins trois ). Il y a lieu d’effectuer
un traitement aboutissant à l’établissement d’un document appelé le « tableau
comparatif des prix »
Ce tableau permet de faire une comparaison entre les différents prix
proposés par les différents fournisseurs . Les achats des produits de la société
FENIE-BROSSETTE se font le plus souvent auprès des fournisseurs étrangers.
Sur la base de ce tableau, le chef de service choisit le fournisseur offrant le
prix le plus convenable. La sélection des fournisseurs est l’une des plus
importantes décisions et l’évaluation des fournisseurs ne doit pas se limiter au
moment où l’on fait la sélection il faut faire un suivi pour s’assurer de la qualité
de leurs services.
Dans le cas où le produit sera importé ce qui est le plus fréquent, il y a lieu
de calculer le coefficient de charge.
Coefficient de charge = la parité * transport* indice douanier
La parité c’est le cours du jour de l’établissement du tableau comparatif des
prix.
Les frais de transport : on distingue :
- Le transport « départ usine » : toutes les charges du transport sont
supportées par la société depuis le départ de l’usine de l’expéditeur.
- Le transport « FOB » : les charges de transport sont supportées par la
société depuis le port étranger.
- Le transport « CF » : les charges de transport sont supportées par la
société dès l’arrivée de la marchandise commandée au port marocain.
L’indice douanier varie selon le produit et l’origine du produit.
Le coefficient de charge multiplié par le prix unitaire en monnaie étrangère
nous permet d’avoir le prix unitaire en dirhams.

Après le choix du fournisseur, , il y a réalisation d’une série d’opérations :


Etablissement du bon de commande : si le montant de la commande
ne dépasse pas 50000 dhs et le produit n’est pas exporté, on établit alors le
bon de commande sur carnet, sinon on établit le projet de commande qui sera
signé suivant l’importance de la valeur d’acquisition par le chef du service
gestion, le chef de département concerné, le directeur commercial, le
directeur financier ou encore par le directeur général .
Diffusion du bon ou projet de commande au fournisseur et d’une
copie au service import.
réception des factures par le service import qui se charge de la
diffusion d’un exemplaire au service gestion,
Saisie des données de la facture sur le logiciel l’AS400
Réception d’un document appelé « la détermination de la valeur
déclarée Transit » du service import. Sur la base de ce document on effectue
la vérification des éléments figurants sur ce dernier et la facture.
Arrivée de la marchandise commandée .
Rentrée en stock de la marchandise.
Réception de l’état de réception de marchandise du service
magasin.
Vérification quantitativement et qualitativement de la conformité
des éléments de l’état de réception des marchandises avec la facture.
Si tout les éléments sont conforme, l’approvisionneur met le cachet
« stock » et le cachet réception magasin sur la facture et envoie la facture à la
comptabilité pour règlement.
S’il existe une non conformité, il y a lieu de remplir une fiche de
réclamation (cette fiche est devenu une obligation depuis la création de la cellule
qualité), puis l’approvisionneur informe son fournisseur de la non conformité
constatée en lui faxant la fiche de réclamation et selon les cas, soit il y a avoir
soit on attend une livraison prochaine pour les articles manquants .

2- Les commandes semi-directes :


a- définition :
Les produits issus de ces commandes ne sont pas stockés, ils sont
directement livrés aux clients .
En effet, certains produits commandés par les clients ne sont pas
commercialisés par la société et répondent à des critères très spécifiques,
FENIE-BROSSETTE joue alors le rôle d’intermédiaire entre le client et le
fournisseur et se charge ainsi d’acheminer du produit vers le client ; il s’agit des
produits sur commande.

b- processus de mise en œuvre :


L’agent commercial seul connaissant les spécificités du produit commandé
par le client (la qualité technique de l’article à commander étant du ressort
exclusif de l’agent commercial), il est tenu alors de présenter au service gestion
un dossier commercial contenant :
L’offre du fournisseur : ce fournisseur est choisi suite à une demande
de prix effectuée par l’agent commercial du fait qu’il est seul à connaître ce
que veut exactement le client .
Le bon du commande lient
La note de calcul de la marge bénéficiaire faite par l’agent
commercial.
A la réception du dossier commercial, le service gestion établit le projet de
commande accompagné de la fiche de renseignement commande ou marché qui
contient les coordonnées du client et du fournisseur.
Ces deux documents permettent l’établissement du fax adressé au client
contenant le prix de vente que la société FENIE-BROSSETTE propose au client
et le délai de livraison généralement supérieur de deux mois à celui convenu
avec le fournisseur.
Si le client accepte les conditions faxées, à ce moment, il y a lancement de
la commande auprès du fournisseur.
Et après réception de la marchandise, c’est l’agent commercial qui procède
aux négociation avec le client pour par exemple la réduction du délai de
livraison.
La saisie des données relatives à ce genre de commande se fait sur un
programme appelé DEFI.

3- Commande RELIQUAT :
Le reliquat est une fiche établie par le magasinier lorsqu’il constate une
rupture de stock concernant le produit commandé par l’agent commercial ou le
cas échéant lorsque le produit se trouve encore dans l’enceinte du port.
Donc le magasinier mentionne le besoin sur la fiche reliquat et envoie cette
dernière accompagnée du bon de commande au service gestion pour qu’il fasse
le nécessaire.
L’approvisionneur commence tout d’abord par vérifier si le client est pressé
ou pas.
S’il est pressé, il fait un dépannage auprès des fournisseurs locaux. Ces
achats se font généralement à des coûts très élevés.
Si le client n’est pas pressé, l’approvisionneur vérifie s’il existe une
commande en cours du produit faisant l’objet du reliquat, dans ce cas, on attend
l’arrivage de la marchandise.
S’il n’existe aucune commande en cours, on fait appel au fournisseur
étranger.
A la réception du reliquat, on fait une copie. On vérifie si l’article a un code
stock, dans ce cas, on envoie la copie au service magasin pour qu’il établit le
bon de piquage et pour faire les traitements nécessaires.
Si l’article n’a pas un code stock, on passe le reliquat comme une
commande semi-directe.
Dans ce cas, c’est l’agent commercial qui enregistre les données du bon de
commande sur le programme DEFI, il fournit à l’approvisionneur le numéro de
dossier, ce dernier effectue un traitement qui transforme le devis en une
commande semi-directe. Il établit le bon de préparation et remplit le bon de
piquage, il envoie ces deux bons plus le bon de commande au service
comptabilité pour savoir si le client est solvable ou pas.
Si le client est solvable, il y a édition du bon de livraison par le magasin qui
l’envoie au service transport si la livraison est effectuée par les propres moyens
de la société .
Si le client est insolvable, il y a arrêt de livraison jusqu’à paiement.

2- Détermination des prix de vente :


La tarification des prix des produits commercialisés par FENIE-
BROSSETTE est la deuxième mission des services de gestion. L’opération dure
environ deux mois et nécessite un travail ardu pour fixer les prix de plusieurs
milliers d’articles.
En début de chaque année, le chef de service gestion et les commerciaux se
réunissent sous la présidence du chef de département pour établir la liste des
anciens produits à éliminer et des nouveaux articles à commander.
Après réception des catalogues des fournisseurs contenant les prix et les
désignations de l’ensemble des produits commercialisés, le chef de service
gestion établit pour chaque article une note de calcul indiquant le taux de
change, le coefficient d’emballage, mise à FOB et fret, le coefficient de transit et
d’assurance fixé par la direction financière à 1.035, le coefficient des frais
commerciaux fixé à 1.12. la multiplication de tous ces coefficients aboutit au
coefficient de revient hors taxe qui permet de calculer le coefficient de vente
hors taxe par la formule :
coefficient de revient hors taxe
Coefficient de vente hors taxe =
1- marge brute sur le prix de vente en%
Autrement dit, le prix de vente de chaque article est déterminé à partir du
prix d’achat majoré des différents frais (emballage, mise à FOB et fret, transit,
assurance, droits de douane, frais commerciaux) auquel est ajouté une marge
brute indexée sur le prix de vente.
La marge brute sur le prix de vente choisie est une marge maximale servant
à garantir un bénéfice même lorsqu’une remise est accordée au client .
Le coefficient de vente multiplié par le prix d’achat donne le prix public de
vente.
Les agents commerciaux se doivent d’appliquer les prix et les marges fixées
sauf dans le cas où une compensation est assurée par une autre vente sur la
même opération.

II- PRESENTATION DE L’ACTIVITE IMPORT :

Avant de procéder à la description des activités du service import de la


société FENIE-BROSSETTE il est nécessaire tout d’abord de comprendre les
procédures douanières.
En effet, La douane joue un rôle essentiel dans les opérations de commerce
international. Elle a pour but de contrôler la régularité des échanges extérieurs.
Pour bénéficier des facilités offertes et développer leur présence sur la scène
internationale, les entreprises ont intérêt à bien maîtriser la réglementation
douanière, connaître les services douaniers et la procédure de dédouanement.

A- Généralités sur les procédures douanières :


1- Les modalités de dédouanement :
Les modalités de dédouanement consistent à présenter les marchandises à
un bureau de douane et à leur affecter un régime douanier. L'administration des
douanes n'admet que certaines personnes pour dédouaner à savoir :
- le détenteur de la marchandise.
- le déclarant professionnel : le commissionnaire en douane agréé qui est
chargé d'accomplir les formalités de dédouanement pour ses clients.
Les transitaires sont souvent dénommés ainsi. Ils sont en règle général
dotés du système SADOC qui permet d'accélérer le dédouanement.
- les autres déclarants qui sont les titulaires d'une autorisation de
dédouaner.
La mise en douane :
- A l'importation, elle se traduit, quel que soit le mode de transport, par une
déclaration sommaire des marchandises (le manifeste pour les transports aériens
et maritimes, la feuille de route, le volet du carnet TIR pour les transports
routiers), le déchargement (mise en magasin) et la prise en charge par la douane.
- A l'exportation, les déclarations des marchandises doivent être déposées,
dès l'arrivée des marchandises au bureau ou dans les lieux désignés par les
services de douanes. La mise en douane est ici effectuée par le dépôt de la
déclaration en détail ou simplifiée d'exportation.
La mise en magasin et en dépôt :
A la suite de la mise en douane, les marchandises sont soit dédouanées, soit
elles vont en magasins et aires de dédouanement.
Il existe 2 types de magasins et aires de dédouanement :
- Les magasins et aires de dédouanement traditionnels
Ce sont des magasins placés à l'intérieur des enceintes douanières. Ces lieux
de dédouanement ont été créés et développés au fur et à mesure du
développement de l'activité douanière. Les marchandises importées ou destinées
à l'exportation sont ainsi placées dans des magasins sous douane des ports, des
gares routières ou ferroviaires, des aéroports, des bureaux de poste, etc.
La durée de dépôt des marchandises dans ces lieux peut aller jusqu'à 90
jours, en attendant le dépôt d'une déclaration en détail (ce délai peut être dépassé
dans des cas justifiés).
En raison du développement rapide du commerce extérieur et du caractère
trop long de la durée autorisée pour le dépôt des marchandises, ces lieux ont été
vite encombrés et les conditions de gardiennage se sont rapidement détériorées.
L'ensemble de ces facteurs a conduit l'administration des douanes à
autoriser la création des magasins et aires de dédouanement en dehors des ports
et aéroports.

- Les magasins et aires de dédouanement en dehors des lieux traditionnels :


Ces lieux permettent le stockage, pendant 3 mois , des marchandises
importées ou présentées à l'exportation. Mais l'entrée des marchandises dans ces
lieux est conditionnée par le dépôt préalable par l'exploitant d'une déclaration
sommaire.
Il convient cependant de préciser que ces magasins en aires de
dédouanement sont soumis, en permanence, au contrôle des services douaniers,
et ne sont ouverts qu'aux destinataires ou aux expéditeurs des marchandises.

2- La déclaration en douane :
Les formalités douanières sont soumises à la Déclaration Unique de
Marchandises (DUM)
La DUM se présente sous la forme d'une liasse de 6 feuillets délivrés par
les bureaux de douanes. Elle peut être fractionnée en fonction des formalités que
les opérateurs souhaitent accomplir.
D'autres documents seront à présenter au moment des opérations de
dédouanement tels que:
- la facture commerciale
- les titres de transit couvrant le transport
- les certificats de circulation et d'origine (à faire viser par les services des
douanes)
- les certificats de circulation: EUR1,EUR2
3- la détermination des droits de douane :
Les droits de douane sont déterminés selon la valeur en douane. Les
éléments nécessaires à la taxation sont la valeur, l'espèce tarifaire et l'origine.
- La valeur en douane :
La plupart des produits importés sont taxés "ad valorem", c'est à dire
calculés sur une assiette de référence qui est la valeur transactionnelle de la
marchandise au premier point d'entrée au Maroc. L'importateur doit aussi se
renseigner sur l'existence de plafonds ou de suspensions tarifaires et sur
l'ouverture éventuelle de contingents tarifaires.
- L'espèce tarifaire :
Les marchandises importées ou exportées sont classées en espèce tarifaire
selon la nomenclature internationale du "système harmonisé de désignation et de
codification des marchandises" (code de 12 chiffres + 1 lettre).
Celle-ci va définir le taux de droit de douane, le taux de TVA, les taxes
annexes, l'application des contingentements, les normes et les contrôles
sanitaires.
La détermination est parfois très complexe, car il faut connaître la
composition exacte du produit. En cas de doute, l'entreprise consulte le bureau
des douanes.
- L'origine :
C'est le pays dont cette marchandise est considérée comme originaire, à ne
pas confondre avec la provenance. La marchandise est déclarée originaire de son
pays de fabrication. Si la fabrication est issue de plusieurs pays, on tiendra
compte du pays où a eu lieu la dernière transformation. (certificat d'origine)

4- Les procédures de dédouanement :


L'administration des douanes met en place plusieurs procédures de
dédouanement :
Les procédures de dépôt de déclarations sommaires :
Les mécanismes de dépôt des déclarations sommaires ont connu une
évolution importante au cours de ces dernières années. En effet, jusqu'en 1991,
le dépôt des déclarations sommaires se faisait exclusivement par remise
physique de ces déclarations et des documents correspondant au bureau des
douanes concerné.
A partir de 1992, et dans le cadre des nouvelles Réformes douanières, une
nouvelle procédure de dépôt par voie informatique a été rendue obligatoire dans
certains bureaux de douane.
• Le dépôt par voie informatique
Cette nouvelle procédure de dépôt ne concerne , pour l'instant, que les
bureaux douaniers de : Casa-Port, Casa-Colis Postaux, Casa-Nouaceur,
Mohammadia et Tanger.
Pour ce faire, le déposant a le choix entre :
- l'utilisation de son terminal ou de son mini-ordinateur, au cas où il est
connecté au Système Central de l'Administration des Douanes (SADOC).
- l'utilisation des terminaux mis à sa disposition par l'Administration des
douanes dans des salles banalisées.
- le recours aux équipements informatiques appartenant à des tiers : sociétés
de services, associations, etc.
Pour accéder au système SADOC, le déposant doit cependant obtenir de
l'Administration des douanes un code d'identification permettant la signature de
la déclaration déposée et, le cas échéant, la certification.
Cette nouvelle procédure de dépôt de déclarations sommaires par voie
informatique, consiste en une transmission des énonciations que doivent
comporter ces déclarations au Site central de l'Administration des douanes. Cette
transmission se fait selon les mécanismes définis par le "Guide informatique de
l'utilisateur" publié par cette Administration.
Après les opérations de transmission et la signature de la déclaration de
l'intéressé, le Système central enregistre celle-ci et affiche sur le terminal le
Numéro, l'heure et la date de l'enregistrement.
A partir de cet instant, la déclaration engage entièrement le déposant qui
doit remettre également au bureau des douanes concerné une copie écrite et
éventuellement des documents annexes.
• Copie écrite et documents
Dans les 24 heures qui suivent l'heure de l'enregistrement, l'intéressé doit
remettre au bureau des douanes concerné :
- une copie écrite de la déclaration sommaire déposée par voie informatique
- le cas échéant, tout autre document jugé nécessaire par les agents
douaniers.
La non remise de cette copie et de ces documents ne bloque pas les
opérations de dédouanement. L'intéressé est, cependant, exposé aux poursuites,
en vertu des dispositions de la réglementation douanière, et notamment pour non
communication des documents demandés.
Il convient cependant de préciser que les états récapitulatifs éventuels
ne sont pas transmis par voie informatique, ils font plutôt l'objet d'une remise
directe au bureau des douanes concerné qui procède, s'il le juge nécessaire, à la
saisie informatique correspondante.
Les modes de dédouanement personnalisés :
La Procédure de Dédouanement à Domicile (PDD) concerne les entreprises
qui ont des flux réguliers à l'import ou à l'export. Elle leur fait gagner du temps
puisque les formalités de dédouanement s'effectuent dans les installations du
bénéficiaire. L'entreprise doit, pour bénéficier de cette procédure, présenter des
garanties financières et disposer d'un crédit d'enlèvement.
Par contre, les produits ne doivent pas ici être soumis à une licence et entrer
dans le cadre des produits spécifiques.

5- Les régimes douaniers :


Après le dépôt des déclarations sommaires, les déclarants ont, en principe,
un délai de 90 jours pour assigner un régime douanier aux marchandises
déclarées.
Les dispositions en la matière distinguent globalement, 3 types de régimes
douaniers applicables aux marchandises importées ou exportées :
- les régimes fondamentaux
- les régimes économiques en douane
- les régimes particuliers.

Les régimes fondamentaux :


Les 2 principaux régimes douaniers sont le régime de "Mise à la
consommation" et celui de l'"Exportation en simple sortie".

• Le régime de "Mise à la consommation"


Selon l'article premier du Code des douanes et impôts indirects on entend
par "Mise à la consommation" l'admission en libre pratique sur le territoire
assujetti de marchandises en provenance de l'étranger ou de zones franches,
après accomplissement des opérations de dédouanement. C'est donc un régime
qui permet aux marchandises imposées de rester définitivement sur le territoire
assujetti.

• Le régime de l"'Exportation en simple sortie"


C'est un régime applicable aux marchandises qui quittent le territoire
assujetti ; il permet à ces dernières de rester définitivement en dehors de ce
territoire. Il faut cependant préciser que les conditions spécifiques à ce régime
sont beaucoup moins complexes que dans le cas du régime de "Mise à la
consommation"

Les régimes économiques en douane :


C'est un ensemble de procédures mises en place par la réglementation
douanière pour tenir compte des conditions de production et de fonctionnement
des entreprises nationales.
D'une manière générale, les régimes économiques en douane peuvent être
classés en deux catégories : les régimes suspensifs et le drawback
.
• Les régimes suspensifs :
Ils permettent d'obtenir une suspension des droits de douane et des taxes
assimilées, ainsi que la suspension de l'application des prohibitions et des
restrictions prévues par la réglementation des changes et du commerce extérieur.
Sont exclues de ces régimes les marchandises prohibées suivantes : les animaux
et les marchandises en provenance des pays contaminés ; les stupéfiants ; les
armes de guerre ou munitions non destinées à l'armée ; les écrits ou objets de
nature à troubler l'ordre public ; les produits portant une marque ou un signe
comportant une reproduction de l'effigie de S.M. LE ROI, des emblèmes
nationaux, etc. Les marchandises placées sous un régime suspensif doivent-être
couvertes par un acquit à caution.
Globalement, les régimes suspensifs sont au nombre de 6 : entrepôts de
douane ou entrepôts de stockage ; admission temporaire ; importation
temporaire ; trafic de perfectionnement à l'exportation ; exportation temporaire
et le régime de transit.
- admission temporaire qui permet aux personnes disposant d'un
outillage d'importer, en suspension de droits et taxes applicables, des
marchandises destinées à recevoir une transformation, une ouvraison ou un
complément de main d’œuvre pour être réexportées par la suite. Concernant le
délai de séjour des marchandises sous ce régime, il est de 2 ans maximum à
compter de la date
d'enregistrement de la déclaration.
- importation temporaire qui permet d'introduire sur le territoire assujetti
en suspension des droits et taxes applicables les matériels et produits exportables
dans l'état où ils ont été importés ou les objets apportés par des personnes ayant
leur résidence habituelle à l'étranger et venant de séjourner temporairement au
Maroc. Le délai de séjour de ces matériels, produits ou objets sous ce régime
varie entre 6 mois et 2 années, en fonction de la nature de l'élément en question.
- trafic de perfectionnement à l'exportation qui permet d'expédier des
marchandises à l'étranger pour transformation, ouvraison, ou réparation, en
suspension de droits et taxes applicables. La durée de séjour des marchandises
sous ce régime est celle nécessaire à la transformation ou l'ouvraison avec au
maximum une année.
- exportation temporaire qui permet la sortie hors du territoire assujetti, en
suspension de droits et taxes de certains produits et animaux devant être utilisés
à l'étranger et de certains objets destinés à l'usage personnel des personnes ayant
leur résidence habituelle au Maroc. Ces marchandises sont exportées
temporairement et doivent être réimportées, à l'identique, dans un délai
maximum variable en fonction du temps nécessaire à l'utilisation envisagée,
généralement entre 6 mois et une année.
- transit qui autorise le transport de marchandises sous douane, d'un bureau
ou d'un entrepôt de douane à un autre bureau ou à un autre entrepôt de douane,
en suspension des droits et taxes

• Le drawback :
C'est un régime qui permet le remboursement, d'après un taux moyen, des
droits et taxes ayant frappé à l'importation les matières premières ou les demi-
produits utilisés pour la fabrication des marchandises exportées.
Seules les marchandises désignées par décret sont admises au bénéfice du
Drawback. La liste actuellement en vigueur précise par secteur de production :
les produits à transformer pris en considération pour le calcul du taux forfaitaire

de remboursement et les marchandises issues de ces productions pouvant


bénéficier, à leur exportation, du remboursement des droits et taxes.

Les régimes particuliers :


Il s'agit d'un ensemble de dispositions légales qui dérogent en tout ou partie
au droit douanier commun. Ces dérogations peuvent concerner : les conditions
de mise en libre pratique de certaines marchandises, les conditions de
consommation en dehors des territoires assujettis, les procédures de
dédouanement dans des cas particuliers.

B- Description du service import de la société FENIE-BROSSETTE:

1- Organisation du service import :


Le service import se situe au cœur des activités de la société FENIE-
BROSSETTE puisque cette dernière commercialise essentiellement des
produits importés.
Il fait partie des services appartenant à la direction financière et il comprend
le chef du service import « M. Choukrani », le déclarant « ELMahmoudi », le
commis, deux aides déclarants et une secrétaire.
Le travail est réparti entre les deux aides déclarants comme suit :
La répartition des tâches entre les deux aides déclarants s’effectue en
fonction des transporteurs :
M Izem s’occupe en plus des opérations de dédouanement au port de
Tanger et des relations de la société avec l’ODEP.
Et M.Alaoui s’occupe du calcul du prix de revient.
Les personnes travaillant dans ce service sont tenues de posséder certaines
compétences spécifiques et des connaissances en matière de Législation des
douanes, des assurances, droit international, réglementation du transport, de
maîtriser plusieurs langues et d’avoir des qualités relationnelles et de la
réactivité.

2- Activités du service import :


L'activité principale du service import est de gérer les importations des
marchandises. Ils effectuent toutes les opérations nécessaires à l’acheminement
de la marchandise aux magasins de la société et en informe le service
commercial concerné.

Les principaux acteurs en relation avec le service :


En interne : - Les différents services commerciaux de la société
- Le service gestion des approvisionnements.
- La comptabilité générale et la comptabilité analytique.
En externe : - Les transporteurs
- L’administration douanière
- L’ODEP
- Les sociétés d’assurance
- Les banques

La réussite de sa mission repose à la fois sur son organisation propre, les


fournisseurs (transporteurs, compagnies aériennes), la capacité à gérer
documents et les formalités douanières.

3- Le processus du traitement d’une commande :


Le processus de traitement d’une commande import se présente comme
suit :
Une fois la commande est passée auprès du fournisseur étranger, la
secrétaire du service Gestion envoie le projet de commande signé par le chef du
service à la secrétaire du service import pour s’occuper de la suite du processus.

Le premier travail effectué par le déclarant du service import consiste à


distinguer les différents articles commandés dans la nomenclature et voir à
quelle liste ils appartiennent.
En effet, pour les articles de la liste A qui concernent les produits dont
l’importation est permise on exige un engagement d’importation, pour ceux de
la liste B qui concernent les produits en prohibition d’importation, un certificat
d’importation est obligatoire.
Puis, le déclarant mentionne le numéro de nomenclature du produit à
importer : chaque produit ayant un numéro de nomenclature permettant de
l’identifier en douane, la secrétaire ouvre un dossier et enregistre les
coordonnées de la commande : valeur, numéro de la commande, département
concerné, nom du fournisseur ; elle classe les dossiers par section en attente des
factures fournisseur .
Une fois que la secrétaire reçoit la facture proforma du service gestion, elle
vérifie les modalités de paiement, origine et provenance, poids brut, poids net, le
cachet et signature du fournisseur, et elle inscrit le numéro de nomenclature
douanière sur la facture proforma.
Elle remplit l’engagement d’importation qui sera transmis à la banque pour
domiciliation.
L’engagement d’importation est un titre qui permet d’une part :
- à l’administration des douanes de constater l’entrée effective de la
marchandise dans le territoire douanier. Cette constatation est matérialisée
par ce qu’on appelle communément « l’imputation douanière » : une
annotation portée sur le titre d’importation, mentionnant la qualité, la date
et le numéro de la déclaration douanière et d’autre part ;
- à la banque domiciliataire, d’effectuer le paiement en faveur du
fournisseur sur la base de la valeur indiquée par l’imputation douanière et
conformément aux modalités de règlement prévues dans le contrat
commercial.
La validité de l’engagement d’importation est de 6 mois.
Puis, la secrétaire sort le dossier, inscrit la date d’ouverture du titre et le
nom du banque, avise le service gestion pour l’accord du domiciliation du titre
et l’envoie à la banque pour domiciliation (engagement d’importation + 2 copies
de la facture proforma).
En domiciliant le titre auprès de sa banque, l’importateur s’engage à
effectuer auprès de celle-ci toutes les formalités bancaires nécessaires à la
réalisation de la transaction commerciale et ce conformément à la
réglementation du commerce extérieur et des changes.
Pour la banque domiciliataire du titre d’importation, il s’agit d’effectuer
pour le compte de son client toutes les formalités prévues par la réglementation
du commerce extérieur des changes. Elle s’engage, en effet, à réunir pour le
compte de l’Office de changes les documents commerciaux et financiers
permettant de contrôler la régularité des opérations effectuées.
En outre, l’imputation douanière portée sur le titre d’importation est une
indication précieuse pour le banquier devant exécuter le transfert des devises en
faveur du fournisseur étranger.
L’étape suivante consiste en le choix du transporteur, ce choix se fait ou
bien par le service gestion ou bien suite à un appel d’offre effectué par le
déclarant auprès des différents transporteurs (cas le plus fréquent) pour
s’informer des prix. A la réception des réponses, le déclarant remplit un
document s’intitulant « Etat de transport Fret » sur la base duquel le chef du
service import choisit le transporteur offrant le meilleur prix et ayant fait preuve
d’une bonne prestation.
Ensuite, la secrétaire procède à l’envoi du fax « feu vert » pour obtenir des
informations concernant le nom du bateau, la date d’arrivée du matériel au
port… Le fax feu vert est signé par le déclarant et le chef du service import.

a- Le traitement d’une opération d’importation par voie maritime :


Une fois la marchandise se trouvant dans l’enceinte du port, toute une série
d’opérations au sein du service import voient le jour et qui commencent par la
réception du pli-cartable .
Le pli-cartable est envoyé par les fournisseurs soit à travers la compagnie
de transport soit par la banque si le fournisseur est nouveau et n’est pas sûr
quant à la solvabilité de la société.
Ce pli-cartable contient :
Les factures définitives originales : en matière de dédouanement
la non présentation de ce document entraîne l’irrecevabilité de la
déclaration.
Le connaissement : c’est le document de base du transport
maritime, il constitue à la fois une matérialisation du contrat de transport
et une preuve de prise en charge de la marchandise par le transporteur.
C’est le titre représentant la propriété de la marchandise
Le certificat d’origine : on l’appelle l’EUR1 pour les marchandises
qui ont comme origine la communauté européenne, il certifie l’origine des
marchandises et détermine pour certains pays celles qui peuvent
bénéficier d’un régime privilégié de taxation en douane
La liste de colisage
Une fois ces documents reçus, il y a ouverture du transit pour le suivi de
l’opération : il s’agit de porter les informations contenues dans les documents
reçus sur le dossier en lui donnant un numéro, une date d’ouverture tout en
mentionnant la nature de la marchandise, le poids, la provenance, le nom de la
compagnie de transport…Ces informations seront complétées au fur et à mesure
du déroulement de l’opération .
La secrétaire remplit par la suite la fiche d’assurance après consultation du
déclarant qui détermine s’il s’agit d’une assurance TR (Tout Risque) ou FAP
(Franc d’Avarie Particulière) le type d’assurance dépend de la nature de la
marchandise importée. Cette fiche d’assurance est adressée au service maritime
qui met son cachet puis à l’assurance CNIA.
L’échange de documents se fait par le commis qui se charge de l’échange
avec la compagnie de transport : muni du document de transport original ou le
cas échéant une lettre de garantie pour absence de document de transport plus
une copie de l’engagement d’importation et d’un chèque de péage contre la
facture de transport en deux exemplaires et le bon à délivrer en un
exemplaire (cachet au verso du connaissement).
L’étape suivante consiste en la reconnaissance de l’existence de la
marchandise.
Ainsi, l’aide déclarant, suivant les informations contenues sur le bon à
délivrer notamment le lieu de magasinage de la marchandise, se présente pour
s’assurer de lui même que la marchandise est bien arrivée au port, vérifier la
marque, prendre connaissance des avaries s’il y a lieu..
Ensuite il remet le bon à délivrer à l’agent de l’ODEP qui imprimera par
ordinateur sur le verso de celui-ci un visa de reconnaissance contenant un certain
nombre d’informations concernant l’arrivée du bateau, la mise à quai des
marchandises et leurs lieux de magasinage ainsi que le dépotage éventuellement.
Après visa de reconnaissance, la secrétaire établit le fax de réserves pour se
prémunir contre les risques d’avarie ou de perte….

La déclaration de marchandises :
De retour au bureau, l’aide déclarant reporte les informations de visa de
reconnaissance sur le dossier de l’opération en cours, notamment le code du
magasin, le numéro du manifeste (obtenu éventuellement par ordinateur ), le
code du bateau, sa provenance, ainsi que la marque et le numéro de colis.
Le manifeste est un document douanier qui récapitule toutes les
marchandises embarquées ou débarquées lors d’une escale.

Après cela, l’aide déclarant procède au calcul de la valeur à déclarer dont la


démarche est la suivante :
Valeur totale à déclarer = (Montant de la facture + fret)*le taux de change
+ Assurances
Ensuite, le déclarant consultera le livre de nomenclature général des
produits (NGP) pour déterminer le numéro d’ordre des articles importés et le
taux de la marchandise à déclarer, puis procédera à une consultation des diverses
circulaires de l’administration des douanes portant objet de traitement particulier
ou d’exonération de TVA ou des droits de douane concernant ces marchandises
ou éventuellement des conventions tarifaires entre le Maroc et le pays de
provenance cela lui permettra de déterminer le régime de déclaration qui dépend
des conventions entre pays mais aussi de l’utilisation de la marchandise :est ce
qu’il s’agit d’une importation temporaire dans ce cas la marchandise ne subit
aucune transformation et sera exportée et donc il n’y aura pas paiement des
droits de douane ; ou bien il s’agit d’une admission temporaire : la marchandise
importée subira une transformation avant d’être exportée, dans ce cas également
il n’y aura pas paiement des droits de douane ou bien la marchandise sera
vendue sur le marché en état et c’est dans ce cas qu’il y a paiement des droits de
douane

Etablissement de la déclaration unique de marchandises :


La valeur totale à déclarer ainsi calculée va être reportée sur la déclaration
unique de marchandise « DUM », celle-ci va être préparée soit par la secrétaire
soit par l’aide déclarant. La DUM est remplie manuellement par le déclarant
avant qu’elle soit saisie par la secrétaire sur le système SADOC ( système de
l’administration des douanes et de l’office de change) reliant le transitaire à
l’administration des douanes et impôts indirects.
Après vérification par le déclarant, la déclaration unique des marchandises
sera enregistrée et validée sur le système.
L’enregistrement de la DUM se traduit sur le plan pratique par l’affichage
d’un numéro d’enregistrement et de la date du jour.

La vérification des documents :


Le dépôt de la DUM se fait par les aides déclarants auprès des services
douaniers (les aides déclarant se répartissent le travail en fonction des
compagnies de transport) qui procèdent au contrôle des exemplaires 4 et 5
de la
déclaration unique des marchandises et des documents annexes qui doivent
être déposés immédiatement après l’enregistrement de la DUM car tout retard se
traduit par des frais supplémentaires.
Sur le système informatique de la douane s’affiche
automatiquement « admis conforme » ou « visite » .
Dans le cas de « visite », les marchandises vont être soumises à la visite
douanière.
Cette étape de vérification comporte à la fois des opérations de vérification
et des opérations d’identification .
Les opérations de vérification :
Elles portent sur : l’origine et la provenance de la marchandise
Les prohibitions et restrictions en vigueur
Les titres d’importation
Les opérations d’identification :
Elles concernent : les marchandises et les colis
Les droits et taxes applicables
Les quotités applicables en la matière
Pour les services douaniers, cette vérification consiste à une confrontation
d’une manière relationnelle des données contenues dans les différents
documents composant le dossier douanier. La moindre inadéquation entre les
documents donne lieu au paiement d’un contentieux.
Cette vérification prend fin quand l’inspecteur écrit au dos du sixième jeux
de la DUM intitulé « visite » la mention * vu et identifié conforme à la
marchandise* accompagné de son cachet.
La visite douanière :
La vérification se rapporte à la visite de la marchandise . L’administration
se réserve le droit de procéder, si elle le juge utile à la vérification de tout ou
partie des marchandises déclarées.
Le contrôle s’effectue en présence du déclarant ou de l’aide déclarant et
c’est ce dernier qui manipule la marchandise et ouvre les colis.
Si à l’expiration d’un délai de six jours à compter de la date
d’enregistrement de la déclaration, le déclarant ne s’est pas présenté pour
assister à la visite, l’administration le fait d’office.
L’objet de la déclaration matérielle est de permettre une reconnaissance
claire et précise des produits importés, notamment à travers la vérification de
l’espèce (examen physique du produit) et de l’origine ( repérer les indices
permettant d’apporter des précisions en ce domaine, en analysant les inscriptions
éventuelles sur les plaques, emballages, prospectus…).
Après visite, le bon à délivrer est remis au magasinier de l’ODEP qui
constatera sur le cachet de la programmation de la visite ( au verso du bon à
délivrer ) que la marchandise a bien été visitée par la douane en mentionnant la
quantité prélevée à titre d’échantillon éventuellement.

Liquidation des droits de douane :


Une fois que la marchandise est reconnue conforme aux documents, l’agent
douanier procédera à l’imputation du titre d’importation sur lequel il portera les
indications suivantes :
- code du bureau de douane
- la signature de l’agent
- numéro et date de la DUM
- date d’imputation
- quantité et valeur de la marchandise

Ensuite, il inscrira au verso de la DUM ( le deuxième exemplaire) la


mention suivante « BON A ENLEVER APRES PAIEMENT DES DETTES »,
et il remet à l’aide déclarant une fiche de liquidation .

Paiement des droits et taxes :


Le bon à enlever ainsi obtenu, et la fiche de liquidation seront présentés par
le commis pour le paiement des droits et taxes d’importation .
Cette étape peut être réalisée soit par :
Paiement au comptant
Paiement à crédit

Enlèvement de la marchandise :
Une fois que le paiement des droits et taxes est effectué et l’autorisation
d’enlèvement accordée, l’aide déclarant peut procéder à l’enlèvement de sa
marchandise bien sur après apurement du manifeste et paiement de la taxation
ODEP.
L’apurement du manifeste :
C’est une opération d’apurement de la marchandise sommaire déposée lors
de la conduite en douane des marchandises.
Pour se faire, le commis, muni du bon à enlever et d’une copie de
connaissement se présente au service du manifeste pour opérer la déclaration
sommaire. Cette opération consiste globalement à :
Indiquer sur le manifeste le nombre de colis, le code et le numéro
de la DUM
Apporter sur le bon à enlever un cachet portant mention « manifeste
apuré », numéro du guichet, signature de l’agent ayant procédé à l’apurement.

La taxation ODEP :
La taxation ODEP se fait sur la base du bon à délivrer ou du bon à taxer
comportant le visa du magasinier.
Il s’agit ici pour l’ODEP de facturer les différentes prestations qu’il fournit
aux usagers .
Dans l’ensemble l’ODEP taxe trois catégories de taxes.
• ACONAGE : ce sont les frais d’embarquement et de débarquement
• TAXE AD VALOREM
• TAUX DE MAGASINAGE
L’aide déclarant dépose ensuite le bon à enlever aux services douaniers et
le bon de sortie contre remise de l’exemplaire 6 de la DUM.

Le post dédouanement :
Pour cette dernière étape, l’aide déclarant achemine la marchandise
dédouanée aux magasins de la société après paiement des frais portuaires.
De retour au bureau, il remet à la secrétaire les documents suivants :
- la DUM visée par la douane (exemplaire redevable le sixième jeux de la
DUM)
- l’engagement d’importation imputé par la douane
- la fiche de liquidation
- la quittance
Tout au long du processus de dédouanement, la société doit veiller à réduire
ses délais car tout retard se traduit par des coûts supplémentaires pour
l’entreprise .
L’aide déclarant procède à la fin du mois au calcul du prix de revient des
différentes commandes dédouanées.
Cette opération qui doit normalement être effectuée à la suite du traitement
de chaque transit se fait pour tout les transits du mois à la fin du mois vu les
charges importantes de l’aide déclarant.
Le calcul du prix de revient se fait tout d’abord manuellement puis sur
l’AS400. Le premier traitement consiste à remplir deux états : La note de frais et
le bordereau du prix de revient. Le traitement automatique aboutit également à
deux états : la détermination de la valeur déclarée Transit et l’état du prix de
revient.
Pour chaque transit l’aide déclarant prépare un dossier qui contient une
copie des différentes pièces justificatives et les états de détermination du prix de
revient.
Les dossiers des différents transits du mois sont transmis par la suite à la
comptabilité analytique accompagnés d’une fiche tirée sur l’AS400 qui contient
les numéros de tous les transits du mois avec les différents frais supportés
constituant les prix de revient des différentes commandes effectuées auprès des
fournisseurs étrangers.
Le même aide déclarant remplit manuellement une fiche « état du coût
local » (voir annexes) puis procède à sa saisie sur l’Excel. Elle contient
l’ensemble des transits ainsi que les différents frais supportés durant le mois.

b- Le traitement d’une opération d’importation par avion:


C’est le même processus que la voie maritime sauf que la société fait appel
à d’autres transitaires ( TTAM, DHL…) pour le dédouanement de la
marchandise importée.
Les transitaires procèdent à plusieurs actions qui sont analogues à celles
concernant le dédouanement des marchandises transportées par voie
maritime ( retrait du pli cartable; remise du titre d’importation au client
pour domiciliation, établissement et dépôt de la DUM…….)
Au niveau de l’Administration des douanes et impôts indirects, l'action qui
déclenche les formalités de dédouanement commence à partir de la saisie du
manifeste par la RAM :
- validation du dépôt physique de la DUM et, simultanément, cotation et
sélectivité :
- admis conforme ou vérification physique ;
- contrôle documentaire. ;
- bureau de valeur (cas des importations sans paiement) ;
- émission de la fiche de liquidation et du BAE. ;
- paiement éventuel des droits de douane ;
- apurement du manifeste ;
- retrait bon de sortie RAM.
Les frais supportés au niveau du transport aérien sont facturés en totalité
par le transitaire et sont généralement abstraction faite des droits de douanes:
Les frais portuaires
Les honoraires
Les frais de compagnie
Transport jusqu’à la société

Il faut distinguer au niveau du transport par avion entre :


-Transport par messagerie qui est plus cher pour l’entreprise du fait que la
marchandise de l’entreprise sera importée toute seule
-Transport par groupage : la marchandise importée sera groupée avec
d’autres marchandises et donc moins cher.
III- LES DYSFONCTIONNEMENTS SOULEVES ET LES
AMELIORATIONS POSSIBLES :

1- Service gestion :
L’entreprise évalue ses stocks au coût moyen unitaire pondéré. Lors
d’une opération de vente, Les sorties de la société se réalisent au coût moyen
unitaire pondéré du mois précédent ( coût historique ) du fait de l’impossibilité
du calcul d’un CMUP après chaque entrée en stock .
Lors d’une commande reliquat, l’entreprise fait d’habitude dépannage
auprès des fournisseurs locaux.
Ces achats, qui se font le plus souvent, coûtent énormément cher à la
société, ils se font le plus souvent à un prix supérieur de plus de 70 % de leur
valeur habituelle, ce qui entraîne des ventes à perte et nuit ainsi à la marge
bénéficiaire .

Les raisons de l’existence des commandes reliquat sont :


L’inexistence d’un stock d’alarme pour répondre aux besoins des
agents commerciaux pendant le délai d’approvisionnement ou d’un stock de
sécurité pour les articles les plus vendus pour faire face à une accélération
imprévisible des ventes ou au retard de livraison .
La limite de la capacité interne de stockage : vu la quantité énorme
des articles vendues par la société, il existe un stock autorisé à ne pas dépasser.
Même si la société prévoit une accélération de la demande pour un produit elle
ne doit en aucun cas dépasser le stock autorisé ce qui peut se traduire par à une
rupture de stock et donc commande reliquat.
La quantité énorme des produits commercialisée par la société qui
rende la gestion difficile.
Le service gestion a intérêt à minimiser les commandes reliquat, pour
cela le chef de service doit prévoir et tenir un stock critique et un stock de
sécurité pour les articles les plus vendus et/ou qui font souvent l’objet de
commandes reliquat.
Le tableau comparatif des prix établi par l’approvisionneur permet de
choisir le fournisseur offrant le meilleur produit, les meilleurs prix et conditions
de paiement et de livraison .
Cependant, elle reste le plus souvent confrontée à des problèmes de retard
de livraison des fournisseurs ou de non conformité des articles livrés avec ce qui
est commandé.
La direction commerciale vient d’exiger du service magasin l’envoi au
service gestion l’état de réception en stock, ce document qui n’existait pas
auparavant est devenu une obligation, il permet au service gestion dès l’arrivée
de la marchandise aux magasins de constater la non conformité qui donne lieu
par la suite à une fiche de réclamation adressée au fournisseur : cette fiche a été
exigée par le responsable de la cellule qualité .
Le retard de livraison ou l’attente d’une livraison prochaine risque de créer
des problèmes avec les clients chose qui peut nuire à l’image de la société.

Il doit être pris en considération de la performance du fournisseur en


matière du respect des délais et la conformité des articles livrés, Ces
informations peuvent être tirées à partir d’un calcul d’un certain nombre
d’indicateurs pour chaque fournisseur . cela permettra une bonne connaissance
et compréhension des performances des fournisseurs et l’efficacité du réseau
fournisseurs de la société.
La surcharge du travail : la performance du travail est menacée par la
charge excessive du travail .
Aussi, la répartition du travail entre les différents approvisionneurs doit être
équitable pour une meilleure efficience au travail .
2- service import :
L’activité essentielle de la société est l’importation des marchandises, le
problème dont souffre le service import de la société FENIE-BROSSETTE est
le retard de dédouanement des marchandises qui est d’un côté dû à la surcharge
du travail qui nuit à la performance des responsables dudit service et conduit au
dépassement de la période de franchise car tout retard à un niveau quelconque
du processus de dédouanement de la marchandise se répercute négativement sur
la société en terme des coûts supplémentaires et non maîtrise du coût de revient.
De plus la surcharge de travail conduit nécessairement à des erreurs
(exemple : une fois l’aide déclarant, qui est submergé de travail, a calculé le prix
de revient deux fois pour le même transit ce qui a conduit à une double
comptabilisation : pour le même mois deux erreurs du genre ont été détectées).

D’un autre côté, le retard du traitement des dossiers a pour origine :


Le fournisseur qui envoie les documents concernant la marchandise
importée tardivement ou omis d’envoyer certains documents ; c’est pour cela le
service gestion doit exiger du fournisseur que tous les documents
essentiellement l’EUR1, qui fait bénéficier la société des réductions au niveau
des droits de douanes, soient envoyés le plus tôt possible et qu’il évite tout
manque de document : les documents doivent être envoyés avec la marchandise.
Ou encore, la banque refuse de traiter le dossier lorsqu’il existe une erreur
au niveau des documents (exemple : le montant facturé ou tonnage est différent
de celui figurant sur les autres documents. On perd donc du temps et en parallèle
le coût du magasinage augmente et on paye en même temps les frais du
contentieux) ;
VI- APPORT THEORIQUE DU TABLEAU DE BORD :

1-Intérêt du tableau de bord pour l’entreprise :

Toute entreprise ayant fixé ses objectifs :


• doit apprécier les résultats à partir des moyens mis en place ;
• doit réagir si les résultats ne sont pas conformes aux objectifs
(prévisions) ;
• doit communiquer avec ses salariés, actionnaires ;
• accélérera ainsi la production de ses comptes annuels à travers cet
outil de contrôle mensuel ;
• changera l’état d’esprit : outil de motivation (réunions périodiques) ;
• améliorera de ce fait le niveau de performance de l’entreprise.

2- Définition du tableau de bord :

Le tableau de bord est un ensemble d’indicateurs et d’informations


essentiels permettant d’avoir une vue d’ensemble, de déceler les perturbations et
de prendre les décisions d’orientation et de gestion pour atteindre les objectifs
prévus. Il permet enfin de donner un langage commun à l’entreprise.

3- A quoi sert un tableau de bord ?

Outil de contrôle pendant l’action ;


Outil de communication entre responsables ;
Outil de prise de décision;
Outil de motivation pour les collaborateurs;
Instrument de veille
4- Les caractéristiques générales d’un tableau de bord :

A- Tout d’abord, il est évident que le tableau de bord ne saurait être


identique pour toutes les entreprises. L’architecture générale peut en être
conservée, mais les éléments composants différent.
- Selon la nature de l’activité.
- Selon ce qu’on gère et son importance pour l’entreprise
- Selon la hiérarchie des objectifs
- Selon le système mis en place lui même, qui est à même de fournir, de
façon plus ou moins régulière, les informations souhaitées.
- Selon le nombre des fonctions concernées.
Il s’ensuit que les tableaux de bord sont dissemblables par le contenu des
éléments choisis et par la périodicité souhaitée d’obtention de ces éléments.

B- Ensuite, la composition du tableau de bord dépend de la structure


fonctionnelle de l’entreprise. L’examen de l’organigramme permet de délimiter
exactement les fonctions (et leurs exactes attributions) concernées ainsi que
leurs positions hiérarchiques respectives.
En fait, plus le niveau de hiérarchie est élevé, plus les informations fournies
doivent présenter un caractère synthétique.
De la même façon, dans la mesure où la mission du tableau de bord est de
permettre à chaque responsable de mesurer son efficacité, la définition précise
de ses objectifs et missions est nécessaire :
• Les acheteurs sont chargés du suivi, de la sélection et des
négociations avec les fournisseurs,
• Le marketing a des objectifs de chiffre d’affaires, parts de
marché…,
• La production doit minimiser les coûts de fabrication,
• L’entrepôt doit assurer une logistique efficace et au moindre
coût des mouvements de marchandises (manutention, livraison,
réception…),
• La fonction finance-comptabilité est responsable des équilibres
de trésorerie et de l’analyse des coûts,
• L’approvisionnement doit assurer au moindre coût les qualités
de service demandées,
• La direction veille au respect des choix stratégiques adoptés.
L’ensemble d’un tableau de bord s’inscrit donc dans le cadre d’une
direction par objectifs.

C- Finalement, chaque fonction dispose d’informations issues de la


fonction elle-même, des autres fonctions et de l’environnement.

5- Les caractéristiques de l’information contenue dans le tableau de bord :


Elles sont de trois de trois ordres :
A- Tout d’abord, ces informations sont représentatives,
synthétiques et simples :
Représentatives, pour correspondre précisément aux soucis de
chaque fonction concernée.
Leur nombre est donc nécessairement limité aux valeurs essentielles.
Trop d’informations, disparates peut être aussi, nuisent à la qualité du
service du tableau de bord,
Synthétiques, pour donner une idée précise et rapide de la
situation examinées,
Simples, pour fournir des indications dont le degré de
précision doit être volontairement limité. Des ratios comportant
plusieurs décimales sont tout à fait inappropriés.
B- Ensuite, ces informations permettent de connaître :
La situation à l’instant de l’observation (photo instantanée),
situation qui peut être comparée soit aux objectifs, s’ils ont été
décomposés, soit à des situations instantanées, observées à des
périodes antérieures similaires,
L’évolution de cette situation depuis une date de référence,
La situation prévisionnelle issue de l’évolution constatée, et qui
est comparée à ce qui fut prévu. Ceci est indispensable, si l’on veut se
donner les moyens de remoduler les moyens d’actions et de redéfinir
les objectifs eux-mêmes. (Ces informations devront donc être, le cas
échéant, désaisonnalisées.

C- Enfin, les informations permettent surtout des comparaisons qui


débouchent sur des analyses d’écarts.
Ces précisions apportées, on peut indiquer les éléments à respecter pour
apprécier l’efficacité de la fonction .

6- Contenu du tableau de bord :


Le tableau de bord de chaque responsable doit être conçu pour faciliter la
prise de décision, pour cela il doit comparer les réalisations aux objectifs,
permettre de déceler ce qui est anormal, d’analyser les causes d’écart en reliant
les faits entre eux et de faciliter le dialogue entre les gestionnaires en apportant
des chiffres incontestables.
Les indicateurs qu’il est censé contenir peuvent être regroupées en 5
grandes natures :
-Les indicateurs d’activité
-Les indicateurs de coût/rentabilité
-Les indicateurs d’efficacité
-Les indicateurs sur la qualité
-Les indicateurs sociaux
7-Indicateurs

a- Qu’est ce qu’un indicateur ?


Un indicateur est un élément ou un ensemble d’éléments d’information
représentative par rapport à une préoccupation ou un objectif, résultant de la
mesure tangible ou de l’observation d’un état, de la manifestation d’un
phénomène, d’une réalisation.
C’est une donnée objective qui décrit une situation du strict point de vue
quantitatif.

b- Caractéristiques des Indicateurs :


• Pertinents & Synthétiques
• Claires
• Fiables, Précis & Justes
• Répondre à un besoin

b- Les formes des indicateurs :


• Données brutes
• Ratios : Rapport entre deux grandeurs significatives de la structure
d’organisation de l’entreprise
• Graphiques : Ils servent à visualiser rapidement et directement les
évolutions, et appréhender directement les changements de rythme ou
tendance
• Clignotants : Ce sont des seuils limites, des normes
(correspondant le plus souvent à l’objectif) :
Pour attirer l’attention des responsables par le fait qu’ils
s’allument.
Pour témoigner d’une anomalie, d’une dégradation ou d’un écart
par rapport à l’objectif ;
Pour concentrer l’action sur l’urgent et l’essentiel.
• Ecarts Budgétaires : différence entre norme et prévision

8- Elaboration du tableau de bord :

Mission du centre de Définir les objectifs de l’unité


responsabilité utilisatrice du tableau de bord

Retenir les éléments importants


Points clés de la gestion permettant d’atteindre l’objectif,
influençant le résultat.

Recenser tous les indicateurs


Paramètres exprimant les
points clés possibles et imaginables.

Tester l’indicateur ou les


Choix des indicateurs les indicateurs pour en retenir les plus
plus représentatifs pertinents.

a- Comment définir les objectifs ?

Les objectifs sont à définir avec le responsable


Ils porteront sur les résultats attendus de l’unité et sur les activités et les
ressources critiques pour atteindre ces objectifs
L’objectif doit être :
Clairement rédigé et précis
Quantitatif ou qualitatif
Concrétisé par une seule action
Réaliste, réalisable et relativement souple

b- Comment retenir les points-clés de gestion ?

Identifier les éléments relevant du champ d’activité du


responsable conduisant à la réalisation des objectifs ;
Définir et choisir des critères caractéristiques pour produire un
ensemble synthétique.

c- Comment recenser les indicateurs ?

Il faut mesurer
Définition du champ
de mesure
Sur quoi est-il Choix des objectifs
intéressant pour Que cherche-t-on à
n o u s d e fa ir e le faire dans le champ
p o in t ? de mesure ? Que peut-on suivre
pour savoir où on
est par rapport à
l’objectif ?

d- Comment choisir les indicateurs ?

Identification des variables Test d’indicateur

Choix des paramètres


mesurables
Sélection des
Que peut-on mesurer indicateurs
sur la variable dont Comment combiner
on veut suivre les paramètres
l’évolution ? mesurables ? Suis-je vraiment
capable de faire
le point sur le
champ choisi ?

Validation des
indicateurs sélectionnés
Elaboration du tableau
d e b o rd
Comment visualiser
les indicateurs ?
e- Comment Tester un indicateur ?

Analyse de sa signification
Étude des actions qu’il induit
Étude de son équité
Étude de sa fiabilité

f- Les qualités requises pour des indicateurs pertinents :

Un indicateur doit être techniquement et conceptuellement apte à mesurer,


avec une précision acceptable, le phénomène qu'il est censé mesurer et demeurer
pertinent.
Les qualités nécessaires pour y parvenir sont de 3 ordres :
des qualités d'usage : nous pourrions dire, un ensemble de qualités de bon
sens qu'il est malheureusement rare de réunir toutes ensemble, dès lors que le
champ à instrumenter intègre des aspects humains ;
des qualités métrologiques : un indicateur est un instrument de mesure, il
doit satisfaire aux qualités requises de tout instrument de mesure ;
des qualités systémiques : l'indicateur s'insère dans un ensemble visant à
assurer une conduite dans la bonne direction (celle de la politique définie).
1- Les qualités d'usage :
1.1 Simplicité :
Il faut donc que les indicateurs soient d'interprétation simple, du point de
vue des acteurs chargés de le produire et responsables de son niveau.
Quelques recommandations :
Choisir des unités "naturelles", notamment à l'acteur responsable de son
niveau et/ou au champ exploré.
On peut être amené à instrumenter deux grands types de champs :
- un champ propre aux activités opérationnelles concernant le métier de
l'entreprise : la qualité de la production, l'optimisation du processus, le bon
usage des matières, tous phénomènes de nature non financière ;
- un champ proprement financier concernant l'équilibre économique de
l'entreprise : la définition des enjeux pour fixer les priorités puis apprécier
l'efficacité économique des programmes d'amélioration.
Pour instrumenter ces champs, on peut choisir deux types d'unités de
mesure :
- des unités financières (dh en interne, $ au niveau mondial) ;
- des unités non financières (tonnes, heures) que nous qualifierons en
raccourci d'unités physiques.
Les unités "physiques" sont d'autant plus naturelles qu'on est proche du
"terrain" (de l'atelier), l'unité financière l'est d'autant plus qu'on est proche de la
direction.
1.2 Représentativité
Pour être correctement représentatif de l'objectif dont il mesure la
performance ou de l'action à piloter, le bon indicateur doit rassembler
simultanément 3 qualités :
- quantification : c'est la définition même d'un indicateur
- exhaustivité : une représentation complète de l'objectif ou de l'avancement de
l'action
- objectivité : être exempt de conventions de calcul pouvant faire l'objet de
débat.
L'indicateur idéal de ce point de vue est la valeur affichée en fin de journée
sur un compteur électrique. Elle est :
- quantifiable ;
- exhaustive : elle représente bien la totalité de la consommation électrique
dans le secteur couvert ;
- objective : à partir du moment où le compteur est correctement étalonné.
De tels indicateurs deviennent rares dès que l'on quitte le domaine de la
technique pour mesurer des phénomènes emprunts d'"humanité".
Quelques règles générales de quantification :
Chaque fois que cela a un sens et ne présente pas d'inconvénients, il est
préférable de construire les indicateurs de telle façon qu'ils augmentent quand la
situation s'améliore. Il vaut mieux calculer un taux de qualité qu'un taux de
rebut. Pourquoi ?
- parce que ce qui monte est jugé intuitivement de manière positive,
- parce que la combinaison d'indicateurs entre eux est plus simple et directe
si tous les indicateurs constituants sont construits dans le même sens ;

1.3 Opérationnalité :
Un indicateur a vocation à orienter l'action (indicateurs de performance) ou
à l'ajuster (indicateurs de pilotage). Pour cela, il faut que l'information qu'il
fournit au moment t1 soit valide au moment où l'action sera conduite.
2- Les qualités métrologiques :
Un indicateur est un moyen de mesure. Il doit donc satisfaire aux conditions
requises d'un bon instrument de mesure, à savoir :
- la justesse : c'est la capacité à donner la valeur vraie (dans une
fourchette de précision déterminée)
- la fidélité, constance ou reproductibilité : c'est la capacité de l'instrument
à donner la même mesure lorsqu'il est mis dans des situations identiques.
- la précision : c'est la fourchette contrôlée à l'intérieur de laquelle se
trouve la valeur mesurée.
On remarquera que la justesse inclut la fidélité.

2.1 Spécificité métrologique des indicateurs :


Les instruments de mesure courants ont été construits spécifiquement pour
un usage déterminé et en fonction de cet usage (le m pour mesurer des
longueurs, le m3 des volumes... ) et sont donc parfaitement adaptés par
définition à ces mesures.
On retrouve cette perfection dans des indicateurs élémentaires, tels que le
nombre de pièces produites par une machine munie d'un compteur.
Aussi, faut-il juger les qualités de l'indicateur en fonction du champ qu'il
prétend éclairer (le point clé dont il prétend mesurer le degré de maîtrise) et bien
avoir en tête les hypothèses souvent implicites qui garantissent sa validité.

3 Les qualités systémiques :


Les indicateurs ont vocation à mesurer la performance (pour les uns) et à
piloter (pour les autres). L'ensemble des indicateurs doit satisfaire 3 qualités.
Pertinence : Des indicateurs pertinents se définissent en identifiant bien
quels sont tous les "clients" de l'entité mise sous contrôle.
Cohérence : C'est l'assurance qu'une amélioration constatée sur tel
indicateur contribue bien à une amélioration à un niveau plus général.
Convergence : C'est l'assurance qu'une amélioration constatée sur tel
indicateur ne s'est pas faite au détriment de la performance d'une autre entité de
même niveau. Les problèmes de convergence sont fréquents entre services
d'approvisionnement et services de production (une minimisation exagérée des
stocks peut entraîner des difficultés de fonctionnement en production) et entre
services de production et services commerciaux (une personnalisation excessive
des offres peut entraîner d'autres difficultés de production).
Une quatrième qualité, la synergie, est induite par un développement
harmonieux de ces trois premières qualité.

9- L’utilisation d’un tableau de bord

Les gestionnaires utilisent le TB pour voir, comprendre, apprécier les


situations, évaluer l'importance des variations et des écarts et en faire le suivi,
localiser les problèmes, décider et agir. S'ils sont fournisseurs d’information, ils
voudront la contester avec des conditions existantes, en dégager une perspective
d'ensemble et y insérer des explications et commentaires, avant de le présenter
aux destinataires de la reddition de compte.

10- planning d’établissement de tableaux de bord :


1- Planning :
Nommer un responsable pour :
-conceptualisation
-animation et suivi
2- Mettre les procédures en place
-collecte
-saisie
-mise en forme
3- Respecter les calendriers d’établissement et de suivi
4- Discuter des résultats en réunion régulièrement et
systématiquement
5- Actualisation annuelle avec comparatif comptes annuels et
établissement nouveaux budgets.
DEUXIEME PARTIE :
Conception des tableaux de bord
LA CONCEPTION DES TABLEAUX DE BORD : SERVICES

GESTION ET IMPORT :

1- service gestion :

a- Mission et attributions :
Le service gestion des approvisionnements vise à mettre à la disposition
des commerciaux les produits dont ils ont besoin selon le niveau de qualité
exigé, en quantité et en volume requis, dans le délai et temps fixé, le tout au
moindre coût possible, les responsables de la fonction tentent de réduire les prix,
d’assurer un approvisionnement continu des marchandises, d’assurer une qualité
régulière et d’établir et de maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs.
Ils gèrent donc et négocient les achats de marchandises. Ils prennent un
certain nombre de décisions importantes concernant l’aspect qualité, les sources
d’approvisionnement, le prix à payer, les modes d’acquisition, les quantités à
acheter et le moment de les acquérir.
Plus globalement, ils assurent :
- la gestion et le suivi des stocks, l'organisation et la rationalisation des flux
de stocks. A ce titre, il doit tout particulièrement éviter les ruptures de stocks et
veiller à la qualité des produits stockés ;
- la gestion des approvisionnements, ce qui comprend la planification des
approvisionnements en fonction des demandes clients, la passation des
commandes auprès des fournisseurs, et gestion administrative des commandes
(facturation, gestion d'un fichier produits et tarifs, etc.) ;
En plus, ce service s’occupe du :
- le contrôle quantitatif et qualitatif de la livraison,
- la gestion des litiges avec les fournisseurs,
- la réalisation du planning d’approvisionnement en collaboration avec le
chef du département.

b- Les points clés du succès :


Activité et efficacité de l’organisation du travail : l’efficience et la
performance du service gestion .
La fiabilité des délais fournisseurs : la qualité du fournisseur en
matière du respect du délai convenu .
La qualité des marchandises livrés : la conformité des articles livrés
avec ce qui est convenu .
La minimisation des commandes reliquat : le service doit veiller à la
réduction des commandes passées en urgence .
Eviter les ruptures de stock : minimiser les ruptures possibles des
stocks et veiller à la bonne rotation des produits .
Optimisation des conditions de passation des commandes .
le coût du service gestion

c- Choix des indicateurs de performances pour le service :


Je vais proposer une liste d’indicateurs de performance qui ont trait aux
différents points clés de succès qui concernent la gestion des
approvisionnements en indiquant avec quelle périodicité ces éléments devront
être fournis, qui en est responsable et à qui ils seront destinés.

Activité et efficacité de l’organisation du travail :


Nombre de commandes stock par approvisionneur
Nombre de commandes semi-directes par approvisionneur
Ces deux indices permettent de mesurer l’activité de chaque
approvisionneur pour chaque type de commande et de porter un jugement sur la
qualité de répartition du travail entre approvisionneur .
On peut fixer un nombre moyen de commandes passées par
approvisionneur et calculer l’écart des commandes passées par rapport à la
moyenne .
Destinataire : Chef du service
Responsable : approvisionneur
Périodicité : Mois

Le nombre de commandes passées :


Cet indice est calculé en rassemblant le nombre de commandes pendant une
durée déterminée .
Il permet aussi de comparer le nombre des commandes passées pour la
période par rapport à une période antérieure et ainsi apprécier le développement
de l’activité du service .
On peut calculer une moyenne et comparer l’écart par rapport à la
moyenne.
Destinataire : Chef du service
Responsable : approvisionneur
Périodicité : Mois

Le taux d’efficacité :
Ce ratio est ainsi calculé :
Nombre de demandes d’achat traitées
Nombre de demandes d’achat à traiter

Il mesure l’efficacité de l’organisation du travail administratif


Destinataire : Chef du service
Responsable : approvisionneur
Périodicité : Mois
Le temps moyen de passation d’une commande :
Cet indice permet d’apprécier le délai de traitement d’une commande de la
demande d’achat à l’envoi au fournisseur .
Le temps moyen peut être calculé en divisant le temps de passation de
toutes les commandes du mois par le nombre de commandes du mois pour
chaque approvisionneur .
Cet indice calculé par commande permet de juger la qualité du service .
Il permet de suivre la performance de chaque approvisionneur et son
développement dans le poste .
Destinataire : Chef du service
Responsable : approvisionneur
Périodicité : Mois

La fiabilité des délais fournisseurs :

Ecart délai fournisseur observé et délai annoncé :


Cet indice permet de mesurer l’écart existant entre le délai annoncé par le
fournisseur et le délai réel de livraison .
Il est calculé pour chaque fournisseur et chaque type de commande, il
permet de mesurer la conformité des livraisons avec les délais annoncés .
Destinataire : Chef du service
Responsable : approvisionneur
Périodicité : Mois

Pourcentage des livraisons reçues en retard :


Il s’agit de calculer le pourcentage des livraisons retardées par rapport
aux livraisons totales du mois. Il permet d’évaluer le réseau fournisseurs de
l’entreprise en fonction de leur performance en matière de respect des délais .
Destinataire : Chef du service
Responsable : approvisionneur
Périodicité : Mois

La qualité des marchandises livrés :


Le nombre de fiches de réclamation remplies :
Pour la période, on calcule la somme des fiches de réclamation envoyées
aux fournisseurs pour non conformité, il serait plus intéressant de calculer pour
chaque fournisseur le nombre fiches de réclamation remplies ou le nombre de
fois où il y a retour de marchandise .
Destinataire : Chef du service
Responsable : approvisionneur
Périodicité : Mois

% des commandes complètes :


Il mesure la conformité des livraisons avec les quantités commandées, il est
calculé ainsi :
Nombre des commandes complètes
Nombre de commandes
Il est calculé pour chaque fournisseur .
Destinataire : Chef du service
Responsable : approvisionneur
Périodicité : Mois

La minimisation des commandes reliquat :


Pourcentage des demandes d’achat reliquat :
Il s’agit de déterminer combien représentent les commandes reliquat de la
somme des commandes passées du mois .
La commande reliquat constate une rupture de stock pour les articles y
figurant .
Destinataire : Chef du service
Responsable : approvisionneur
Périodicité : Mois

Eviter les ruptures de stock :


La fréquence de rupture de stock :
La fréquence de rupture de stock est obtenue à partir du compteur de cas de
rupture, et du nombre des commandes reliquat déclenchés depuis le début du
mois.
Elle peut être éventuellement comparée à une fréquence maximale fixée
initialement .
Destinataire : Chef du service
Responsable : approvisionneur
Périodicité : Mois

Le taux de rupture de stock :


Le taux de rupture des stocks doit être connu par article, par catégorie et
pour l’ensemble de la collection .
Destinataire : Chef du service
Responsable : approvisionneur
Périodicité : Mois

Optimisation des conditions de passation des commandes :


Nombre de fournisseurs moyen consultés par commande :
Nombre de consultations de la période / le nombre des commandes .
Plus ce nombre est élevé plus on a une multitude de choix et on est assuré
d’avoir fait le bon choix du fournisseur .
Destinataire : Chef du service
Responsable : approvisionneur
Périodicité : Mois

Le nombre moyen d’achats déjà négociés :


C’est le nombre des achats déjà négociés divisé par le nombre des
commandes de la période .
Cet indice est un pourcentage qui détermine le niveau de consultations
effectuées par le service gestion .
Destinataire : Chef du service
Responsable : approvisionneur
Périodicité : Mois

Le taux d’importation :
Les achats à l’étranger
Le total des achats

Il permet de connaître la part des importations dans les achats et de suivre .


Destinataire : Chef du service
Responsable : approvisionneur
Périodicité : Mois

Le pourcentage des achats par origine :


L’origine des produits est importante ( nationale, européenne….), les
services gestion des approvisionnements doivent disposer des moyens beaucoup
plus importants pour sélectionner et négocier avec les fournisseurs étrangers.
Le coût de commande aux fournisseurs étrangers est donc beaucoup plus
élevé . Par ailleurs, ces responsables font peser, du fait de la monnaie de
facturation choisie, un éventuel risque de change, dont le coût de couverture
peut être onéreux .
Destinataire : Chef du service
Responsable : approvisionneur
Périodicité : Mois

les achats par fournisseur :


Cet indice permet de connaître les fournisseurs habituels de l’entreprise.
Les achats par fournisseur ne concerne éventuellement que les fournisseurs
principaux .
On peut calculer un autre ratio :
Achats actuel par fournisseur/ Achats t-1
Cet indice permet de comparer le montant des achats faits à un fournisseur
sur la période actuelle, et de ce montant sur les mêmes périodes l’an passé .
Destinataire : Chef du service
Responsable : approvisionneur
Périodicité :Mois

le coût du service gestion :


Pourcentage des charges de la fonction par rapport aux charges
globales :
Il s’agit de mesurer l’importance des charges du service gestion par rapport
aux charges de la société .
Cet indice permet de comparer les charges supportées par chaque
département .
Destinataire : directeur financier
Responsable : Chef du service
Périodicité : Ans

d- Tableau de bord :
Société : FENIE-BROSSETTE
Fonction :approvisionnement
Responsable : Chef du service gestion
Tableau de bord du……..2004
INDICATEURS DE GESTION Contenu Calcul Prévisions R/P Commentaire
C1 C2 C3 Somme
Activité et efficacité de l’organisation du travail
Le nombre de commandes passées ∑ commandes

Le taux d’efficacité Nb commandes traitées /


Nb commandes à traiter
Evaluation de la performance des fournisseurs
Pourcentage des livraisons reçues en retard : Nb Livraisons retardées/
Nb Livraisons
Taux de conformité
Nb commandes complètes/
Nb commandes
La minimisation des commandes reliquat :
Pourcentage des demandes d’achat reliquat
Nb commandes reliquat/
Eviter les ruptures de stock : Nb commandes

La fréquence de rupture de stock


Optimisation des conditions de passation des
commandes :
Nombre de fournisseurs moyen consultés par
Nb consultations/ Nb
commande Commandes

*C1 : commandes stock, C2 : commandes semi-directes, C3 : commandes reliquat


e- Sources d’information :
Les informations essentielles présentées dans le tableau de bord gestion :

Type d’information Source


Total commandes : Service gestion :
-Stock Calcul manuel à partir des commandes stocks
passées
-Semi-directes A partir du logiciel DEFI
-Reliquat Calcul manuel à partir des fiches reliquat
Nombre commandes à traiter Service gestion
Nombre commandes traitées Service gestion :Calcul manuel ou à partir de
l’AS400 et DEFI ( commandes semi-directes)
Nb Livraisons retardées Service gestion : pour les commandes
effectuées auprès des fournisseurs étrangers on
peut avoir l’information du service import
Nb Livraisons Service gestion ou magasin
Nb commandes complètes Service gestion : calcul manuel à partir des états
de réception des marchandises envoyés par le
service magasins
La fréquence de rupture de Service gestion : calcul manuel du nombre des
stock commandes reliquat et du nombre des ruptures
constatés sur les fiches d’approvisionnement
Nb consultations Service gestion : calcul manuel à partir des
tableaux comparatifs des prix
2- service import :

a- Mission et attributions :
Le service import exerce a pour mission essentielle l’acheminement des
produits importés depuis le port jusqu’aux magasins de la société dans les
meilleurs délais et aux moindres coûts.
Les responsables de ce service s'occupent de tous les papiers et formulaires
administratifs nécessaires au transport des marchandises (documents
d'expédition, contrats d'assurance, factures, attestations simples ou particulières,
etc.). Ils sont en contact permanent avec les transporteurs routiers, aériens,
maritimes, etc., pour négocier les modalités du transport. Ils assurent le
dédouanement des marchandises et les déplacements de la marchandise
jusqu'aux magasins de la société

b- Points clés du succès :


D’après les différents entretiens que j’ai eu avec le chef et les
responsables du service import j’ai pu identifier les points clés de
succès liés à l’activité import qui peuvent être résumés en :

1- Activité du service import :


2- La réduction du coût de transit local :
En effet, ce point constitue un souci majeur pour le service.
Le coût du transit local est composé des frais suivants :
Vérification ou frais portuaires
Désarrimage et dépotage compagnie
Chargement ou frais d’élevage
Transport aux magasins
Honoraires
Magasinage
Contentieux
Surestaries : c’est en quelque sorte le loyer du container
Aconage (ODEP) qui comprend l’aconage, le magasinage et la taxe ad
valorem.

3- La réduction du coût du transit étranger : les frais du transport étranger


4- Minimiser les contentieux :
L’entreprise doit réduire au maximum le nombre de fois où elle a à payer
les frais du contentieux .
Des exemples de contentieux où la société avait à payer ces frais :
- Commande mal saisie par la secrétaire dans le système de la douane
SADOC
- Non conformité de la facture et la liste de colisage : erreur au niveau du
poids qui empêche la possession de la marchandise.
- Erreur au niveau du numéro de la nomenclature : le dernier contentieux a
coûté la société 45000 dhs.
La société voit également son image auprès de l’administration de la
douane se détériorer quand il existe une non conformité ou erreur sans oublier
bien entendu que l’administration des douanes peut retirer l’autorisation à
l’expéditeur ou au destinataire agréé qui ne satisfait plus aux conditions, qui
n’observe pas les obligations ou qui enfreint à maintes reprises des dispositions
légales.

5- Respect de la période de franchise :


La société se trouve confrontée à des situations qui augmentent le délai de
dédouanement et donc les charges de la société d’où la nécessité d’un suivi
des délais pour pouvoir les maîtriser.
En plus, si le délai de dédouanement des marchandises est élevé, les agents
commerciaux se trouvent en possession tardive de la marchandise ce qui

engendre des problèmes avec les clients de la société et des frais


supplémentaires pour la société .
En effet, il faut qu’il existe un respect rigoureux des délais :
Ainsi :
L’enregistrement de la déclaration unique des marchandises doit se faire au
maximum dans les deux jours qui suivent la réception des documents si
bien entendu tout les documents sont disponibles.
La saisie du manifeste doit se faire dans le même jour que la déclaration
unique des marchandises.
La date d’enregistrement de la DUM et la fiche de liquidation des droits de
douane doivent se faire dans le même jour.
Le délai de dédouanement ne doit pas dépasser la période du
franchise .
6- Efficacité de l’organisation du travail
7- Le coût du service

c- Choix des indicateurs de performance pour le service import:


Voici une liste exhaustive des indicateurs pouvant être reportés à au service
import de la société FENIE-BROSSETTE.

1- Activité du service :
Nombre de transits dédouanés :
On calcule la somme des transits dédouanés, on peut calculer le
nombre de transit par département ou encore pour chaque service gestion
Responsable : l’aide déclarant
Destinataire : chef du service import
Périodicité : Mois

Le temps moyen de traitement d’un transit :


Le temps moyen peut être calculé en divisant le temps de traitement de tous
les transit du mois par le nombre de transit du mois depuis la réception du projet
de commande jusqu’à l’arrivée de la marchandise à la société .
Responsable : l’aide déclarant
Destinataire : chef du service
Périodicité :Mois

2- La réduction du coût du transit local :


Pourcentage total des frais par rapport au total des valeurs
déclarées :
Cet indice permet de connaître combien représentent les frais du total
des valeurs déclarées et de comparer cet indice par rapport aux mois
précédents .
On peut aussi calculer ce rapport pour chaque type de frais et aussi par
type de transport : aérien, maritime ou routier.
Responsable : l’aide déclarant ( qui calcule le coût de revient)
Destinataire : chef du service import
Périodicité : Mois

Total des frais par kilogramme importé :


Il est calculé ainsi :
Total des frais
Poids de taxation
Il permet de mesurer le coût moyen local de frais de dédouanement
pour 1 Kg de produit importé .
Responsable : l’aide déclarant ( qui calcule le coût de revient)
Destinataire : chef du service import
Périodicité : Mois

La réduction du coût du transit étranger :

Le coût moyen fret :


Cet indice est ainsi calculé :
Total des frais étrangers
Poids de taxation
Il permet de mesurer le coût moyen de transport étranger par
kilogramme transporté, il permet de faire des comparaisons avec les mois
précédents.
On le calcule pour le fret en Euro car la majorité des transactions
s’effectuent avec les pays de l’Europe.
On peut calculer ce ratio pour les différents modes de transport utilisés
.
Responsable : le déclarant
Destinataire : chef du service import
Périodicité : Mois

% Fret par rapport à la valeur marchande :


Il se calcule de la manière suivante :
Fret
Valeur marchande
Il permet de connaître combien représente le transport du montant de la
facture fournisseur. On le calcule également pour les différents modes de
transport utilisés.
Responsable : le déclarant
Destinataire : chef du service import
Périodicité : Mois

Nombre moyen d’appels d’offre :


Il se calcule comme suit :

Nombre d’appels d’offre de la période


le nombre des commandes
Plus ce ratio est élevé plus on a une multitude de choix et on est assuré
d’avoir choisi le transporteur offrant les meilleurs conditions
A noter que l’entreprise ne choisit son transporteur que dans le cas du
transport FOB ou Départ Usine.
Responsable : le déclarant
Destinataire : chef du service import
Périodicité :Mois

Minimiser les contentieux :

Nombre de contentieux payés :


C’est la somme du nombre de fois où la société a payé les frais de
contentieux .
C’est un indicateur de performance du service et d’image de la société, car
moins la société paye de frais de contentieux plus elle est bien réputée
auprès de l’administration douanière .
Responsable : l’aide déclarant
Destinataire : chef du service
Périodicité :Mois
Le montant des frais du contentieux :
Cet indice nous permet de connaître combien la société a payé comme
frais de contentieux.
Responsable : chef du service
Destinataire : directeur financier
Périodicité :Mois

Respect de la période de franchise


Le nombre des transits dédouanés en retard :
C’est le nombre de fois où les responsables du service ont dépassé la
période de franchise.
Responsable : l’aide déclarant
Destinataire : chef du service
Périodicité :Mois

Le pourcentage des transits dédouanés en retard :


Il se mesure comme suit :
Nombre de transits dédouanés en retard
Total des transits dédouanés
Ce ratio permet de mesurer l’efficacité du travail des différents
responsables dans le service import .
Responsable : l’aide déclarant
Destinataire : chef du service
Périodicité :Mois

La durée de magasinage :
C’est la différence entre la date de paiement de la facture ODEP et la date
de saisie du manifeste.
C’est ce délai qui entraîne des coûts supplémentaires car plus le temps de
magasinage augmente plus la société payera de frais.
Le service transit doit veiller à ce que la période de transit ne dépasse pas la
période de franchise .
Pour chaque transit, on compare la période de franchise avec le temps du
magasinage .

Responsable : l’aide déclarant


Destinataire : chef du service
Périodicité :Mois

Ecart entre date de réception des documents et date


d’enregistrement de la Déclaration Unique des Marchandises ( DUM ):
Cet écart ne doit pas dépasser deux jours si tout les documents sont
complets et ne contiennent pas d’erreur .
Responsable : l’aide déclarant
Destinataire : chef du service
Périodicité : Mois

Ecart entre date de saisie du manifeste et de l’enregistrement de


la DUM :
Généralement il ne doit pas y avoir d’écart car la saisie du manifeste et
l’enregistrement de la DUM doivent se faire le même jour .
Responsable : l’aide déclarant
Destinataire : chef du service
Périodicité : Mois
Ecart date fiche de liquidation et date dépôt de la DUM :
La fiche de liquidation doit être remis à l’aide déclarant dans le même jour
du dépôt de la DUM .
Responsable : l’aide déclarant
Destinataire : chef du service
Périodicité : Mois

Le coût du service :
Pourcentage des charges de la fonction par rapport aux charges
globales :
Il s’agit de mesurer l’importance des charges du service import par rapport
aux charges de la société .
Responsable : chef du service
Destinataire : directeur financier
Périodicité : Ans

d- Tableau de bord :
Société : FENIE-BROSSETTE
Fonction : import
Responsable : Chef du service import
Tableau de bord du……..2004
Indicateurs de gestion Réalisations Prévisions Réalisé/P Commentaire
Transport Transport Colis postaux Somme
maritime aérien
-Activité du service :
Nombre de transits dédouanés
Taux d’efficacité
-Coût du transit local :
% des frais par rapport au total des valeurs
déclarées.
-Coût du transit étranger :
Le coût moyen fret.
% Fret par rapport à la valeur marchande
-Les retards de dédouanement :
Le nombre des transits dédouanés en retard
- Efficacité de l’organisation du travail :
-les contentieux :
Le montant des frais du contentieux
e- Sources d’information :

Les informations essentielles présentées dans le tableau de bord import :

Type d’information Etat utilisé Source

Total des frais locaux Etat des frais locaux Service import
Total des frais étrangers Statistiques mensuels
Poids de taxation Etat des frais locaux
Fret Statistiques mensuels
Valeur marchande Statistiques mensuels

Le montant des frais du Etat des frais locaux Service import


contentieux

Le nombre des transits Service import


dédouanés en retard
3- Le choix du référentiel :
Il faut prévoir par la suite les références des indicateurs choisis, un
indicateur chiffré sans base de comparaison ne sert en effet à rien car il est
impossible de l’interpréter. « un chiffre ne parle jamais seul » : il doit donc
toujours être accompagné d’un autre qui permet au lecteur de savoir si la
situation est bonne ou non.
Parmi les sources possibles pour les références, on mentionnera les
suivantes :
-Le budget ou l’objectif que l’on s’est fixé,
-L’année précédente ou une période précédente de référence .
-La concurrence .
-Un établissement comparable de la même entreprise,
De toutes ces références, deux doivent être privilégiées chaque fois que
possible :
• le budget ou l’objectif qui est, lorsque le budget est bien fait, la
meilleure des références car il indique la cible à atteindre compte tenu de
le période concernée et des moyens dégagés. Cette références est en
particulier supérieure à celle de l’année précédente qui est peu utile si
l’environnement ou la structure de l’entreprise ont évolué fortement ;
• La référence concurrentielle, car la compétitivité de
l’entreprise ne réside pas dans la performance absolue de l’entreprise telle
qu ‘on peut la lire dans le budget mais dans sa performance relative. Il ne
suffit pas d’atteindre les cibles que l’on s’est fixées, il faut faire aussi
bien, voire mieux que les autres.

Le choix des références est une étape importante de la construction du


tableau de bord car, outre la pertinence des chiffres utilisés, se joue également le
volume d’information convoyé.
Conclusion
Pour les dirigeants d’entreprise, connaître en temps réel les résultats et les
performances est plus que jamais une nécessité impérative et la présence d’une
source d’information minutieuse, rapide et pertinente comme le tableau de bord
s’avère une condition sine qua none pour le succès organisationnel.
La mise en place d’un réseau de tableau de bord donne à chaque
opérationnel une autonomie de gestion. Chaque responsable, sur son tableau de
bord, suivra le ou les axes le concernant, la décision devient donc un processus
coopératif, où chacun agit dans son domaine de compétences et de prérogatives.
Dans le présent mémoire, j’ai intenté de mettre en place une conception des
tableaux de bord pour deux services d’une importance stratégique pour la
société FENIE-BROSSETTE à savoir le service gestion des approvisionnements
et le service import.
Faute de temps, je n’ai pu concevoir les tableaux de bord que pour ces deux
services alors qu’il s’agit d’un système qu’il faut instaurer.
Cependant, le tableau de bord ne se révélera performant que dans la mesure
où il est une aide à la décision. Malheureusement, l'utilisation du tableau de bord
comme outil de "constat" perdure encore de nos jours.
Au niveau des outils de pilotage et d’aide à la décision, les principaux
problèmes recensés sont liés à la façon dont on conçoit la chose. En effet, Le
tableau de bord est conçu comme étant :
Un outil de contrôle : Le tableau de bord est vu au sein de nos
sociétés comme outil de compte-rendu d'activité. Censé faciliter le suivi des
activités placées sous l'autorité d'un responsable, il est le plus couramment
exploité pour le contrôle des subordonnés.
Un outil d'animation des réunions : Il est aussi très courant d'attacher plus
d'attention à l'esthétique pure de la présentation qu'à sa pertinence; la qualité des
données présentées passant alors au second plan.
Ce type d'utilisation permet souvent de conserver les apparences lors de
réunions mais demeure totalement inutile sur le plan de la prise de décision.
Un outil de Constat : Les tableaux de bord utilisés jusqu’alors au sein
de ces sociétés se limitent à afficher une comparaison entre le "Prévu" et le
"Réalisé" et ne permettent pas de réagir lorsqu'il était encore temps de corriger.

Dans notre monde d'incertitude et de changement permanent, il n'est plus


possible de se reposer sur ce principe dépassé. Il faut réformer cette conception
et définir un véritable instrument d'aide au pilotage.
Bibliographie

Ouvrages :

« Contrôle de gestion », Michel GERVAIS, Économica


« Le contrôle de gestion, pour améliorer la performance de l’entreprise »,
Norbert Guedj édition des organisations,
« Concevoir le tableau de bord », Caroline Selmer, édition Dunod.
« Contrôle de gestion », G.Langlois- C Bonnier
« Tableau de bord », Michel Leroy
« Contrôle de gestion » , DECF, Claude Alazard, Sabine Separi
« Contrôle de gestion : organisation et mise en œuvre »,Hélène Loning

Sites Internet :

www.google.com
www.afav.asso.fr
www.management.free.fr
www.univ-nancy2.fr/