RESOLUCIÒN DEL CASO PRACTICO TEMA 3 DESARROLLO PROYECTOS

INFRAESTRUCTURA

Tema 3. Desarrollo Proyectos Infraestructuras

Caso de Estudio

Lanzamiento de tu Nuevo Proyecto: FORMAMEDIDA

Agosto del 2017, concretamente hoy estamos a día 30. Eres Jefe de Proyecto en la empresa
FORMAMEDIDA, S.L. Llevas poco tiempo trabajando en esta empresa pero cuentas con un
importante background como Jefe de Proyecto en el sector de fabricación de maquinaria
industrial. FORMAMEDIDA te contrató hace 4 meses porque el Director General de tu empresa,
tras atender una serie de conferencias en el Círculo de Empresarios bajo la temática “Nuevas
Tendencias en la Gestión de Operaciones en España”, pensó que una buena idea sería invertir en
una estructura basada en metodología de Gestión de Proyectos, sus objetivos eran dos:
Incrementar la eficiencia de sus operaciones y lograr una ventaja diferenciadora respecto a la
competencia. Es entonces cuando te contrataron, existe por tanto en tu nueva empresa un firme
propósito de evolucionar hacia un modelo más profesionalizado y sustentado en la Gestión de los
Proyectos.

Los primeros 4 meses desde tu incorporación han transcurrido muy deprisa, has estado trabajando
de lleno en una profunda redefinición de los procesos internos de FORMAMEDIDA, en este tiempo
has aprovechado para ir soltando pequeñas píldoras, en forma de cursos improvisados de Gestión
de Proyectos a tus compañeros de FORMAMEDIDA. Estás contento en tu nueva empresa, el
balance es positivo, te encuentras en una empresa joven, el ambiente es excelente, y en líneas
generales, siempre hay alguna excepción… tus compañeros tienen motivación por aprender
nuevos métodos que les permitan ser más eficientes. Independientemente de lo anterior, eres
consciente de que el estado de madurez en Gestión de Proyectos de FORMAMEDIDA es bajo.

Sabes que hoy mismo te van a asignar un nuevo proyecto !! El Responsable Comercial de tu
empresa, Juan Francisco Bonet, se encuentra en la Fase final de la Venta de una importante
operación para el futuro y sostenibilidad de la empresa. Se trata de un concurso de un proyecto de
consultoría dividido en dos fases. En la primera, hay que llevar a cabo un estudio de externalización
del área de RRHH, concretamente del Departamento de Formación de la empresa AVANZA, S. A.
Posteriormente, en la segunda fase, origen de un nuevo proyecto, habrá que proceder a realizar la
implantación física de la externalización del servicio en la empresa cliente.

Acabas de recibir una llamada de Juan Francisco Bonet, te comenta que le acaban de dar la buena
nueva de que somos los adjudicatarios del contrato. El acuerdo se va a formalizar en las próximas
horas, mediante la firma del contrato entre el cliente y nuestro Director General, Ricardo González.
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Juan Francisco Bonet te ha ido comentando detalles superficiales del concurso en el transcurso de
los últimos meses. Tú, como buen Jefe de Proyecto, le sugeriste en su día que podrías colaborar
con él en la Fase de la Venta del proyecto con objeto de aumentar la probabilidad de adjudicación,
de definir convenientemente los requisitos del cliente y de hacer un primer análisis de riesgos y
oportunidades asociado a la operación. Juan Francisco, en un primer momento se mostró muy
receptivo con tu idea pero cuando observó que le pedías mucha información, fue perdiendo
interés y finalmente terminó por no darte input alguno del proyecto. Además, se dio la
circunstancia de que tú te encontrabas en pleno proceso de redefinición de los procesos de
Gestión de Proyectos de FORMAMEDIDA, la alta carga de trabajo a la cual estabas sometido,
ocasionó que no insistieras demasiado en el asunto, simplemente lo dejaste pasar. Finalmente, y
tras prácticamente 5 meses de Fase de Venta, AVANZA ha decidido adjudicar el contrato a
FORMAMEDIDA.

Conozcamos un poco más en detalle a qué se dedica FORMAMEDIDA. Estamos hablando de una
empresa de reciente creación, 9 años de existencia desde su fundación. Tiene como misión el
ayudar a las personas a que alcancen sus objetivos en la vida. Su principal fuente de conocimiento
es la aplicación de técnicas de coaching, logran que sus clientes alcancen mejoras de sus
competencias personales y profesionales, esta mejora conlleva una diferenciación de sus perfiles
en sus empresas y que sean vistos como recursos valiosos por los demás. Las personas que
contraten los servicios de FORMAMEDIDA serán capaces de generar a su alrededor un entorno
profesional y personal estable.

Ricardo González, Fundador y Director General, cuando habla de FORMAMEDIDA siempre comenta
que se trata de una organización pequeña pero con altas dosis de ambición y con el objetivo de
continuar creciendo progresivamente. Actualmente cuenta con una facturación anual en torno a
1,5 M€ y con una plantilla de 28 empleados:

 12 Coachs Profesionales.

 2 Responsables Comerciales/Key Account Managers.

 1 Responsable de Calidad. –

 3 Técnicos de Operaciones.

 2 Administrativos Documentales.

 1 Administrativo Financiero.

 4 Becarios.

 1 Responsable de RRHH.

 1 Responsable de Operaciones.

 Y ahora, 1 Jefe de Proyecto.

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 El Servicio de Prevención lo tienen subcontratado.

Ricardo González, Director General, con la ilusión del crecimiento sostenido de su idea
empresarial, está desde hace mucho tiempo tras nuevos nichos de mercado. En este sentido, y
aunque FORMAMEDIDA está especializada en suministrar servicios de apoyo a la formación de
empresas y particulares en materia de Mejora de sus Competencias Personales y Profesionales,
Ricardo está tratando de aumentar su cartera de operaciones, una oportunidad que considera
fantástica es la de “Entrar hasta la cocina” en las empresas clientes ofreciendo los servicios de
Implant a sus Departamentos de Formación, una práctica cada vez más frecuente que beneficia a
los clientes gracias a la reducción de sus costes estructurales mediante la externalización de
aquellas operaciones que no están dentro de su negocio.

FORMAMEDIDA lleva 3 años trabajando en distintas tareas de formación con AVANZA, existe una
excelente relación con el Responsable del Área de Formación de AVANZA, durante el último año se
le ha ido vendiendo el servicio de externalización como una solución al problema que AVANZA
padece en los últimos de años de fuga de talento de sus mejores profesionales hacia empresas de
la competencia. AVANZA proporciona una excelente formación a sus empleados pero cuando estos
maduran y alcanzan el estado Senior, no ven en AVANZA el plan de carrera que están buscando y se
marchan a empresas de la competencia.

El Responsable de Formación de AVANZA, Julián Rodrigo, sin duda nuestro principal valedor en su
empresa, cree firmemente en la idea y ha logrado convencer a su Management en relación al
lanzamiento del proyecto que acaban de adjudicar a FORMAMEDIDA, vamos por tanto nosotros a
estudiar la viabilidad de externalizar el citado servicio.

AVANZA nos ha contratado con la idea de abrir una puerta a la mejora continua de sus empleados
mediante la subcontratación de los servicios de coaching de mejora de sus competencias
profesionales. Vamos a “prestar” RRHH, los implants (Professional Coachs) de FORMAMEDIDA
deberán dar respuesta a las necesidades de desarrollo profesional de los empleados de AVANZA.
Los implants de FORMAMEDIDA estarán integrados dentro del departamento de RRHH, área de
formación, y tendrán un responsable al que rendir cuentas dentro de la empresa del cliente. Julián
Rodrigo es el Responsable de Formación de AVANZA, nuestro interlocutor y máximo responsable
del proyecto en la empresa cliente. La persona a la que rendiremos cuentas durante el ciclo de vida
del proyecto.

Los beneficios que desea obtener AVANZA con el proyecto son los siguientes:

1) Mejora de la productividad de sus mandos intermedios mediante el desarrollo de sus

competencias personales y profesionales.

2) Mayor identificación con la empresa.

3) Mensaje de estabilidad a los mandos intermedios, la empresa ha diseñado un plan de formación

ajustado a su medida y necesidades.

4) Finalmente reducir la tasa de rotación para garantizar el futuro de la organización.

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Estás excitado. Es el primer proyecto de envergadura que vas a llevar como Jefe de Proyecto en
FORMAMEDIDA. Además se trata de un proyecto novedoso, nunca anteriormente la empresa
había acometido un proyecto de este tipo, hoy mismo, tan pronto ha llegado la confirmación del
cliente de que somos la empresa adjudicataria, te ha llamado Ricardo González para reunirse
contigo en su despacho, te ha pedido que por favor pongas en marcha todos los procesos de
Gestión de Proyectos y que los hagas cumplir fielmente, también te ha pedido que le mantengas
informado del avance del proyecto con algún tipo de indicador, te recuerda que es un proyecto
muy importante para la empresa y que el cliente debe concluir totalmente satisfecho con nuestro
servicio puesto que será la carta de presentación de nuevos proyectos con otros clientes en un
futuro corto plazo. Al abandonar el despacho del Director General, estás contento y confiado
porque tienes una oportunidad excelente para demostrar tu valía profesional pero, al mismo
tiempo, hay un cierto sentimiento de incertidumbre y nerviosismo que recorre tu interior,
evidentemente derivado de la importancia del proyecto y de la “presión” que te ha transmitido el
Director General, algunas cuestiones que se plantean en tu cabeza son las siguientes:

 No sabes con certeza si podrás contar en FORMAMEDIDA con los perfiles

necesarios para generar un buen equipo de proyecto.

 Ricardo González, tu Director General, te ha transmitido una elevada dosis de

presión al comentarte su gran preocupación por ser un proyecto pionero que constituye
una oportunidad única de abrir un nuevo segmento de mercado. Tampoco te ha definido
con exactitud los objetivos del proyecto, te ha comentado que es muy importante, que
espera informes de avance pero no sabes qué es lo que realmente espera de ti y de tu
equipo.

 A estas horas de la tarde, realmente se puede decir que no tienes ningún dato,
ningún requisito del cliente, en definitiva información fehaciente relativa al proyecto… esto
hace que sientas un escalofrío por tu cuerpo, estás generando estrés por momentos.

A.- CUESTIONES.

1. Con la información que dispones actualmente reflexiona en referencia a si

lo que vas a emprender es un proyecto o por el contrario es una operación.
Debes dar una respuesta argumentada.
La diferencia entre operaciones y Proyectos es que las operaciones son una función de la
organización que efectúan permanentemente actividades que generan un mismo producto
o proveen un mismo servicio de manera repetitiva, a diferencia de los Proyectos, que son
esfuerzos temporales encaminados a conseguir un resultado único.

Para el caso, considero emprender un Proyecto ya que Ricardo Gonzales, manifiesta que
es una gran y única oportunidad de abrir un nuevo segmento de mercado, por lo que
asumo la responsabilidad de llevar adelante el proyecto buscando la información
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requerida con los involucrados anteriormente en el proceso de adjudicación, así como
tener en agenda una pronta reunión con Ricardo Gonzales a fin de garantizar la metas del
proyecto.

2. Prepara un resumen ejecutivo donde identifiques las claves del proyecto

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RESUMEN EJECUTIVO

1.- Antecedentes y Justificación

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