COMMUNAUTE DE COMMUNES AU PAYS DE LA ROCHE AUX FEES

Réalisation d’un schéma

directeur des systèmes
d’information
communaux
Cahier des clauses techniques particulières

CCTP
1 Schéma directeur informatique
Sommaire
1 Préambule ...................................................................................................................................................... 3
2 Objet du marché............................................................................................................................................. 5
3 Contenu de l’étude ......................................................................................................................................... 5
3.1 Phase 1 : Etat des lieux et diagnostic des systèmes d’information ....................................................... 6
3.2 Phase 2 : Recensement et analyse des besoins ..................................................................................... 7
3.3 Phase 3: Définition des axes stratégiques et scénarios ........................................................................ 8
3.4 Phase 4 : Définition du programme d’actions ....................................................................................... 8
4 Assistance à maitrise d’ouvrage – Bon de commande ................................................................................... 9
5 Déroulement de l’étude et livrables............................................................................................................. 10
6 Eléments attendus dans la réponse ............................................................................................................. 11
1 Préambule

La Communauté de communes « Au Pays de la Roche aux fées » (CCPRF) est un établissement public de
coopération intercommunale créé en décembre 1993.

Elle se compose actuellement de 16 communes regroupant 25 780 habitants. Située dans le sud de l’Ille et
Vilaine, elle est traversée par l’axe Rennes – Angers.
Le territoire se structure autour de 3 pôles répartis du nord au sud, sur les communes de Janzé, de Retiers, et
de Martigné – Ferchaud.

Fonctionnement CCPRF

La Communauté de communes « Au Pays de la Roche aux fées » est dotée de compétences obligatoires et
facultatives transmises par les communes pour élaborer des projets d’intérêts intercommunaux.
L’organisation interne de la CCPRF distingue les services fonctionnels qui déclinent ses compétences (pôles
Economie-emploi, Habitat-tourisme-culture, Etablissement d’enseignements artistiques intercommunal,
Animation sportive, Enfance-jeunesse, Environnement, Urbanisme-transport) et les services ressources
(Administration générale et marchés publics, Finances, Ressources humaines, SIG-Informatique-TIC, Service
technique et Communication) qui se positionnent davantage en tant que « prestataires de services » auprès
des autres services de la Communauté de communes et des communes.

Le siège social dispose d’un réseau informatique dont bénéficient les agents, et le public. Ce système
d’information est accessible sur trois sites distincts de la collectivité via un réseau MPLS mis en place en 2014.
Ces équipements sont maintenus par un prestataire de service chargé de l’infogérance du système et du réseau
de la Communauté de communes. Ces équipements ont fait l’objet d’un renouvellement récent.

Il n’existe pas à l’heure actuelle de réseau ou de service informatique mis à disposition des communes. De plus
chaque commune gère indépendamment son propre système d’information.

L’EPCI et les communes dans une démarche de mutualisation

Depuis la fin de l’année 2013 et sous l’impulsion de la loi pour la réforme des Collectivités territoriales du 16
décembre 2010, la CCPRF et les communes du territoire se sont engagées dans une réflexion autour de la
mutualisation. Appréhendée comme une coopération des collectivités en vue d’améliorer le service public, la
mutualisation peut être protéiforme, d’un point de vue organisationnelle : entre communes, entre l’EPCI et les
communes ainsi que sur les éléments de son application : mutualisation de services, de matériel, de
commande, de prestations…. Sans tendre vers une uniformisation des pratiques, l’intérêt se porte sur la
mutualisation de ressources ou solutions métier utilisées par plusieurs collectivités et sur la définition de
besoins similaires.
Au-delà d’une rationalisation purement budgétaire, la mutualisation peut apporter une meilleure visibilité sur
les projets du territoire, dynamiser les réseaux d’acteurs, stimuler l’émergence de nouvelles et bonnes
pratiques.

Le développement des usages du numérique : un axe fort pour le territoire

La Communauté de communes « Au Pays de la Roche aux fées » s’est engagée depuis 2012 dans une démarche
globale de dématérialisation de son administration. Cette démarche volontariste a été déployée
progressivement. Dans un premier temps, avec la dématérialisation des actes (délibérations) et de la chaine
comptable et financière. La commande publique fut ensuite l’objet de ce processus. Puis dernièrement, un
service d’archivage électronique à valeur probatoire fut déployé sur les services précédemment cités. La
prochaine étape s’oriente vers la dématérialisation de ses instances communautaires.
Ce processus de dématérialisation est également engagé dans plusieurs communes du territoire.

Au-delà de l’e-administration, la collectivité intègre dans son projet de territoire le développement des usages
numériques répondant à son souhait de service aux citoyens.

Cependant, aujourd’hui, une grande disparité dans l’usage des outils numériques est constatée :

- Une grande disparité selon les secteurs économiques : certains secteurs sont très en avance du fait de
projets spécifiques de mise en réseau : la mise en réseau des bibliothèques, des circuits numériques
de découverte du territoire, des espaces collaboratifs de travail…

- Une grande disparité géographique : Certaines communes, sous l’impulsion d’élus ou d’agents
moteurs ont un niveau très avancés d’utilisation des outils numériques, alors que d’autres présentes
un retard significatif

- Une grande disparité dans l’organisation des ressources et compétences autour de la maintenance et
le support des outils : internalisation dans certaines communes, externalisation dans d’autres
communes
 - Une grande disparité dans l’efficience des systèmes d’informations mis en œuvre : unification accès
téléphonie, internet, politique de sécurité, de sauvegarde

Une grande disparité dans le niveau de connaissance des bonnes pratiques informatiques, des
obligations réglementaires, des innovations à venir, ….

Malgré ces disparités constatées, cette sensibilité numérique particulière du territoire fut réaffirmée par un
engagement fort lors des dernières élections communautaires avec la création de deux groupes de travail
réunissant des élus communautaires et municipaux autour de deux thématiques : le développement des
infrastructures numériques et le développement des usages numériques. L’élaboration d’un projet politique
numérique pour le territoire est amorcée et doit se finaliser au deuxième semestre 2015.
Afin d’accueillir ce développement de nouveaux usages, mutualisés ou non, les élus ont exprimé le souhait
d’établir un diagnostic et de formaliser un schéma directeur des systèmes d’informations communaux.

2 Objet du marché
Le présent marché a pour objet la réalisation d’un schéma directeur des systèmes d’information communaux,
pour une prospective de 4 ans, intégrant la démarche de mutualisation.

Cette étude se compose d’une part :

- D’une tranche ferme devant couvrir le périmètre des actions, projets, services et établissements
communaux pour chacune des phases de réalisation du schéma directeur des systèmes d’information.

- D’une tranche conditionnelle devant couvrir le périmètre des actions, projets, services et établissements
communaux pour chacune des phases de réalisation du schéma directeur des systèmes de téléphonie.

3 Contenu de l’étude

Le schéma directeur objet de ce marché devra s’appuyer sur un audit des systèmes d’information communaux,
définir des axes stratégiques traduisant les besoins et les projets des communes. Devront également être
explicités les moyens à mettre en œuvre pour atteindre les objectifs définis dans le cadre de cette étude. Enfin
un plan pluriannuel d’actions nécessaires à l’évolution des systèmes d’information actuels sera élaboré et
précisera les points inhérents à chaque commune.

Tout au long de cette étude, les spécificités de chaque commune devront être exprimées, et la démarche de
mutualisation devra être intégrée.

Une attention particulière devra être portée à l’utilisateur final du système d’information.

L’étude se déroulera en plusieurs phases, décrites ci-dessous.

3.1 Phase 1 : Etat des lieux et diagnostic des systèmes d’information

Tranche ferme – Phase 1

Cette première phase doit donner lieu à la réalisation d'un diagnostic des systèmes d'information existants
dans les différentes communes, et sur les différents sites communaux : les mairies, les annexes administratives
ou techniques, les CCAS, les écoles publiques, les bibliothèques et les centres d’accueil de loisirs.

Ces sites sont recensés dans l’annexe 1, cette liste est donnée à titre indicatif

Le titulaire doit présenter une approche technique et organisationnelle. Parmi les prestations attendues,
citons, pour chaque site :

- Inventaire exhaustif du matériel : caractéristique technique, date d’acquisition, système d’exploitation,

suite bureautique

- Existence d’un contrat de maintenance matériel

o Existence d’un Marché ? date d’échéance
o Nom du prestataire
o Nature de la prestation : ticket, forfait
- Inventaire exhaustif des logiciels
o Editeur
o Version
o Description succincte du périmètre fonctionnel du logiciel
o Existence d’un contrat de support spécifique
o Niveau de maturité d’utilisation du logiciel
o Nombre d’utilisateurs
- Fonctionnement en réseau
o Composants : hub, switch, routeur, ….Adressage IP statique ou dynamique, ….
o Présence d’un serveur ? Système d’exploitation,
o Authentification centralisée, partage réseau, …
o Présence de VPN, …
- Sécurité
o Solution Antivirus
o Solution d’archivage / sauvegarde
- Internet
o Fournisseur
o Type d’accès
o Débit constaté
- Organisation
o Présence d’un référent informatique
o Niveau d’intervention : support niveau 1, déploiement matériel, formation spécifique suivie, …
- Site Internet
o Année de création
o Propriétaire du NDD
o Hébergeur
o Administrateur des contenus
o Technologies
o Déclaration CNIL ?
o Existence d’un marché ? titulaire, échéance
o Technologies : CMS, ….
Ce diagnostic fera état de l’architecture réseau, précisera les failles de sécurité et le taux de disponibilité du
système d’information.
L’audit précisera le nombre d’agents ayant accès au système d’information. Il intègrera également les agents
ayant des missions temporaires, ou étant accueillis régulièrement dans les locaux des communes.

Tranche conditionnelle - Phase 1

Un diagnostic est demandé sur l’infrastructure téléphonique existante.

- Opérateur, mainteneur
- Présence de téléphonie IP, mutualisation de l’accès Internet/téléphonie
- Présence d’un standard téléphonique
- Moyenne annuelle des couts de communication
- Nombre de postes et d’agents ayant accès à un téléphone.

3.2 Phase 2 : Recensement et analyse des besoins

Cette deuxième phase fera l’objet d’un recensement et d’une analyse des besoins des utilisateurs, des élus et
acteurs des systèmes d’information.

Tranche ferme - Phase 2

Le recensement et l’analyse des besoins s’effectuent sur le périmètre précisé en phase 1, soit l’ensemble des
agents, des services communaux.

Le prestataire cherchera à consolider la vision des agents sur leur utilisation de l’outil informatique et aussi la
vision qu’ont les élus sur l’usage fait des outils numériques par leurs services.

Certains sujets apparaissent déjà comme étant essentiels, sans pour autant constituer une liste exhaustive.
Ainsi les points suivants devront à minima être étudiés :

· les contraintes législatives et réglementaires, spécifiques aux collectivités territoriales

· La mise en conformité des systèmes d‘information au regard de la CNIL
· La sécurité et la disponibilité des systèmes d’information
· La mise à niveau, l’homogénéisation des applications métier et logiciel de bureautique
· La stratégie de dématérialisation (archivage, actes budgétaires)
· La pertinence de démarches de mutualisation sur certaines thématiques :
o Groupement d’achat,
o Support et assistance
o prêt de matériel
o Animation d’un réseau de référents informatiques, consolidation des bonnes pratiques, …
· Une évaluation du niveau moyen d’usage de l’outil informatique

Des préconisations communes à toutes les communes devront être définies en termes de sécurité et de
pérennité des systèmes d’information

Tranche conditionnelle - Phase 2

Un audit et une analyse des besoins sont demandés sur les systèmes de communications téléphoniques.
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Ces deux premières phases se termineront par une présentation au comité de pilotage d’un diagnostic sur
l’existant en matière de système d’information et d’une synthèse des besoins exprimés.
Le prestataire livrera pour chacune des communes un diagnostic, précisant les sites et personnes rencontrées,
l’inventaire réalisé et son analyse.
3.3 Phase 3: Définition des axes stratégiques et scénarios

Tranche ferme – Phase 3

Cette phase doit donner lieu à la définition des axes stratégiques du schéma directeur en s’appuyant sur le
diagnostic de l’existant et la synthèse des besoins, phases 1 et 2, en apportant une vigilance sur la cohérence
des différents éléments.
Elle doit décrire la situation à atteindre et les moyens d’y parvenir. Pour cela, il sera présenté différents
scénarios mettant en avant des possibilités organisationnelles et techniques.
Pour chacun de ces scénarios devront être identifiés :

- Les différentes contraintes et impacts organisationnels

- Une estimation globale des coûts d’investissement et de fonctionnement
- Les solutions techniques envisagées
- L’évolution possible de l’architecture choisie
- Les ressources humaines nécessaires pour la réalisation du scénario
- Le taux de réalisation des axes directeurs

Tranche conditionnelle – Phase 3

Intégration de la téléphonie dans le schéma directeur et les scénarios

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Cette phase se déroulera en plusieurs étapes avec dans un premier temps une validation par le comité de
pilotage des axes stratégiques et une orientation vers un scénario préférentiel

Dans un deuxième temps une présentation des éléments ci-dessus, un échange puis une prononciation sur le
scénario préférentiel par le bureau communautaire.

3.4 Phase 4 : Définition du programme d’actions

Tranche ferme – Phase 4

Définition des éléments pour la mise en œuvre opérationnelle du schéma directeur informatique Dans cette
phase le titulaire du marché devra définir les actions permettant au maître d’œuvre d’assurer ultérieurement
une mise en œuvre cohérente et efficiente des axes directeurs à travers le scénario retenu précédemment.

Ainsi il est demandé une identification des étapes, de nature technique et organisationnelle, de mise en œuvre
du scénario retenu, un outil de pilotage et d’évaluation du système d’information cible ainsi que l’ensemble des
documents techniques nécessaires.

Définition des étapes de mises en œuvre du schéma directeur

Pour cela il devra être précisé :

- L’identification des actions à mener (acquisition de matériel, déploiement, recette, formation,

communication…)
- Les coûts d’investissement, de fonctionnement
- Les ressources humaines nécessaires, leurs missions, leur mutualisation (si cette solution est
pertinente)
- Un échéancier de mise en œuvre intégrant les coûts de financement
- Les risques / points de vigilance et impacts de chaque actions.
Outil de pilotage

Un outil de pilotage et d’évaluation de la mise en œuvre du projet devra être proposé et s’articulera en deux
niveaux :
- le suivi de l’avancement des actions et des ressources qu’ils consomment,
- le suivi de résultats à travers des indicateurs globaux.

Tranche conditionnelle – Phase 4

Intégration du domaine de la téléphonie dans cette phase

Une restitution finale sera organisée avec le comité de pilotage et en bureau ou conseil communautaire.

4 Assistance à maitrise d’ouvrage – Bon de

commande
Assistance à maîtrise d’ouvrage – Phase 5

Elle s’applique sur les tranche ferme et tranche conditionnelle

Rédaction de pièces techniques – Phase 5.1

Il sera demandé l’élaboration du ou des CCTP (cahiers des clauses techniques particulières + annexes) pour une
ou des consultations concernant l’acquisition, l’installation et la maintenance des matériels et logiciels
nécessaires à la réalisation des ces différentes étapes. Le prestataire devra s’assurer de la bonne cohérence des
pièces techniques entre les différents éléments d’un même marché ou de différents marchés.
Le comité de pilotage mobilisé lors des phases précédentes sera également mobilisé sur cette tranche
conditionnelle si elle est affermie.
Ainsi les pièces techniques seront présentées aux membres du comité de pilotage. Ces derniers pourront
formuler des modifications qui devront être intégrées au document par le prestataire, si ces remarques restent
cohérentes techniquement et fonctionnellement au projet arrêté préalablement à la rédaction des pièces.

Lorsqu’un prestataire rédige des pièces techniques d’un marché, il est autorisé à répondre à ces mêmes
marchés dans la mesure où tous les candidats ont le même niveau d’information.
Néanmoins un même prestataire ne peut répondre à une consultation et assister la maitrise d’ouvrage pour
l’analyse des offres y afférentes.

Assistance dans l’analyse des offres – Phase 5.2

Il est attendu du prestataire un accompagnement de la collectivité dans l’analyse des offres. Pour cela il
définira au préalable une grille d’analyse qui sera validée par le pouvoir adjudicateur. Les analyses seront
présentées, synthétisées et argumentées au comité de pilotage ou commission d’appel d’offre. Le prestataire
rédigera un rapport d’analyse des offres.
Le prestataire sera convié à suivre les négociations s’il y a lieux (formulation des questions, audition, analyses
des réponses et réévaluation des offres).

Assistance dans le suivi de marché – Phase 5.3

Le prestataire accompagnera la Communauté de communes ou les communes dans le suivi des marchés.
Ainsi le prestataire devra participer aux réunions de lancement, aux réunions d’avancement et aux travaux de
recette. Le prestataire sera destinataire des comptes rendu de réunion et devra formuler toutes modifications
jugées nécessaire.
Il devra également s’assurer de la validation des livrables, de leur exactitude et exhaustivité.

5 Déroulement de l’étude et livrables

Gouvernance :

Le prestataire devra travailler en étroite collaboration avec le comité de pilotage (COPIL) désigné par le pouvoir
adjudicateur qui regroupera des élus du territoire, des agents communaux et intercommunaux. Le comité de
pilotage orientera et amendera l’étude aux différentes phases du projet.
Le Bureau Communautaire sera amené à se prononcer sur les choix effectués en COPIL.
Le prestataire aura pour interlocuteur de suivi de projet, la responsable Informatique / usages numériques et
Système d’information géographique de la Communauté de communes.
De son côté, le prestataire identifiera clairement un Chef de projet référent pour l’ensemble de la prestation.

Planification des rencontres avec les communes :

La Communauté de communes livrera au prestataire la liste des contacts (élus et agents) pour chacune des
communes. Le prestataire aura à sa charge de contacter les communes afin de planifier les RDV.

En cas de difficultés le prestataire devra en informer la Communauté de communes.

Déroulement de l’étude :

Une réunion de lancement se déroulera en présence du comité de pilotage.

Celui-ci sera de nouveau réuni pour une présentation à la fin de la phase 2 récapitulant les deux premières
phases.
Une deuxième présentation devant le comité de pilotage sera effectuée en phase 3 pour la présentation des
axes stratégiques et scénarios. Le COPIL qui orientera son choix sur un scénario préférentiel.
L’audit et le scénario préférentiel seront présentés en bureau communautaire qui se prononcera sur ces
éléments.
Enfin, une présentation de l’étude devant le bureau ou le conseil communautaire sera effectuée après sa
validation en comité de pilotage

Le prestataire informera régulièrement de l’avancement de ces travaux par le biais de compte rendu une fois
tous les quinze jours.

Les dates de réunion seront arrêtées en accord avec la maîtrise d’ouvrage. Le prestataire rédigera un
diaporama de présentation spécifique à chacune de ces réunions. Le projet de diaporama sera adressé à la
maîtrise d’ouvrage, pour avis préalable avant envoi, au plus tard quatre jours ouvrés avant la date de réunion.
Le prestataire rédigera les comptes-rendus de chacune de ces réunions. Les projets de compte-rendu seront
adressés à la maîtrise d’ouvrage pour avis avant envoi, au plus tard, une semaine après la date de réunion.

Livrables :

Le titulaire devra réaliser des documents clairs et pédagogiques, en particulier pour les présentations en
bureau et conseil communautaire.
Le prestataire fournira au maître d’ouvrage, les éléments de restitution de chaque phase, le tout en version pdf
et compatible « Office » (diaporama, texte, tableurs…) sous un format facilement exploitable.
Un document complémentaire dit de synthèse sera remis à la fin de la mission à titre de document de
communication diffusable par le maître d’ouvrage.
Le document et ses annexes seront propriétés de la Communauté de communes qui pourra en faire une
diffusion sans restriction.

6 Eléments attendus dans la réponse

Dans sa réponse, le candidat devra présenter une méthodologie globale spécifiant les différentes phases
décrites ci-dessus.

Pour chacune des phases, le candidat devra préciser les actions envisagées, les moyens humains affectés, les
charges de travail (en heures ou jours-homme) au niveau de son équipe et l’engagement attendu au niveau des
communes, agents et élus.

Le candidat devra également présenter un calendrier prévisionnel. La durée totale des 4 premières phases ne
devra pas excéder 4 mois hors période de validation du maître d’ouvrage.

Le candidat fournira un tableau synthétique de ses références sur des missions similaires :

- Nom du client - Interlocuteur référent

- Montant global de la mission confiée, durée
- Date de début de mission, date de fin de la mission
- Etat d’avancement / résultats obtenus

Le candidat devra préciser également les éléments nécessaires au bon déroulement de l’étude (document,
rencontres…).

Il est précisé aux candidats que les tranches conditionnelles seront affermies par ordre de service, notifiées au
prestataire, au fur et à mesure des besoins de la personne publique. En cas de non-affermissement, elles ne
donneront pas lieu à indemnité.