Manual de La Calidad Act. 04

Código
Manual de la Calidad IAMIB-900-MC-001/15

Fecha de vigencia
Instituto Autónomo Minas Bolívar 26 JUN 2017
Instituto Autónomo de Minas
Página N°
Actualización N° 04 1
Elaborado por:
Coordinación de Planificación y
Control de Gestión
Ing. Jerika Suarez
Firma:
Fecha:
Autorizado por:
Presidente Instituto Autónomo Minas

Bolívar
Ing. Armando John Madero
Firma:
Fecha:
Revisado por:
Coordinación de Planificación y
Control de Gestión
Geog. Yolimar Martínez
Firma:
Fecha:
Aprobado por:
Presidente Instituto Autónomo

Minas Bolívar
Ing. Armando John
Firma:
Fecha:
Código
Fecha de vigencia
Página N°
Capítulo 0 GENERALIDADES
0.1 Introducción.................................................................... 5
0.2 Datos de la Dependencia............................................... 5
0.3 Antecedentes………………………………………………. 6
0.4 Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad………… 8
0.5 Exclusiones………………………………………………… 9
0.6 Términos y Definiciones…………………………….….... 10

Capítulo 1 DIRECTRICES DE CALIDAD
1.1 Política de la Calidad………………………………………

13
1.2 Objetivos de la Calidad……………………………………
13
Capítulo 2 AUTORIDAD, FUNCIONES Y RESPONSABILIDAD EN
EL SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
2.1 Estructura Organizativa……………………………………

14
2.2 Funciones Principales…………………………………….
15
2.3 Matriz de Responsabilidades……………………………..
29
Capítulo 3 PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTION DE LA
CALIDAD
3.1 Mapa de Procesos…………………………………………

32
3.2 Interacción de los Procesos………………………………
33
3.3 Descripción de los Procesos……………………………...
34
Capítulo 4 SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
4.1 Requisitos Generales……………………………………...

38
Código
Fecha de vigencia
Página N°
4.2 Requisitos de la Documentación…………………………

40
Capítulo 5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION
5.1 Compromiso de la Dirección……………………………...

45
5.2 Enfoque al Cliente………………………………………….
46
5.3 Política de la Calidad………………………………………
46
5.4 Planificación………………………………………………...
47
5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación…………...
48
5.6 Revisión por la Dirección………………………………….
50
Capítulo 6 GESTION DE RECURSOS
6.1 Provisión de Recursos…………………………………….

52
6.2 Recursos Humanos………………………………………..
53
6.3 Infraestructura………………………………………………
54
6.4 Ambiente de Trabajo………………………………………
55
Capítulo 7 REALIZACION DEL PRODUCTO
7.1 Planificación de la Realización del Servicio………….

56
7.2 Procesos Relacionados con el Cliente…………………..
57
7.3 Diseño y Desarrollo………………………………………..
60
7.4 Compras…………………………………………………….
60
7.5 Producción y Prestación del Servicio……………………
62
7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y Medición
65
Capítulo 8 MEDICION, ANALISIS Y MEJORA

Código
Fecha de vigencia
Página N°
8.1 Generalidades……………………………………………...
67
8.2 Seguimiento y Medición…………………………………...
68
8.3 Control del Producto No Conforme……………………...
71
8.4 Análisis de Datos…………………………………………..
72
8.5 Mejora……………………………………………………….
73
ANEXOS Anexo 1: Compromiso de la Dirección
75
Anexo 2: Carta de Designación del Representante de la
76
Dirección
Anexo 3: Cuadro de Mando de la Filosofía de la Calidad 77

Código
Fecha de vigencia
Página N°
CAPÍTULO 0.
GENERALIDADES
0.1 Introducción:
El Instituto Autónomo Minas Bolívar desarrolló, implementó y formalizó el Sistema
de Gestión de la Calidad con el fin de:
 Cumplir con los requisitos de la Norma Internacional ISO 9001:2008.
 Documentar las mejores prácticas del Instituto.
 Entender y satisfacer las necesidades y las expectativas de sus clientes.
 Mejorar la administración global del Instituto.
El manual describe nuestro Sistema de Gestión de la Calidad, perfila los campos

de autoridad, las relaciones y los deberes del personal responsable del
desempeño de la empresa.
El manual está dividido en ocho secciones que están directamente relacionadas

con los requisitos de la norma ISO 9001:2008. Cada sección comienza con una
declaración que expresa el deber del Instituto Autónomo Minas Bolívar, de
implementar y satisfacer los requisitos básicos de la norma a la que se hace
referencia.
Este manual se utiliza internamente para orientar a los empleados del Instituto
Autónomo Minas Bolívar, con respecto a los diversos requisitos de la norma ISO
9001:2008 que deben ser cumplidos y mantenidos para asegurar la satisfacción
del cliente, la mejora continua y brindar las directivas necesarias que generen una
fuerza laboral dotada de poder, autoridad y responsabilidad.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
0.2 Datos de la Dependencia:

 Dependencia: Instituto Autónomo Minas Bolívar (IAMIB).
 Rif.: G-20002790-8
 Dirección Principal: Edificio La Fortuna, sector Fuente Luminosa, Parroquia
Catedral, Municipio Heres.
 Ubicación: Ciudad Bolívar, Estado Bolívar, Venezuela.
 Número de Trabajadores: 50 (Cincuenta).
0.3 Antecedentes
0.3.1 Reseña Histórica
El Instituto Autónomo Minas Bolívar (IAMIB), se creó mediante Gaceta Oficial del
Estado Bolívar, Extraordinaria Nº 89, de fecha 30 de mayo de 2002, con el objeto
de regular las actividades mineras regidas por la Ley de Minas del Estado Bolívar,
realizándolas de manera científica y racional, procurando siempre la óptima
recuperación o extracción del recurso minero, con arreglo al principio del
desarrollo sustentable; garantizando a su vez la organización, recaudación y
control de los impuestos respectivos.
En virtud de la entrada en vigencia de la nueva Ley de Minas, modificada

parcialmente y promulgada el 06 de agosto del 2014, mediante Gaceta Oficial
Ordinaria del Estado Bolívar Nº 1503, se plantearon como puntos relevantes entre
otros los siguientes:
 Adaptar el cuerpo normativo de la Ley, en lo que respecta a la realidad
productiva asociada a los volúmenes de factibilidad económica de los
concesionarios.
 Controlar la demanda y circulación de agregados que se emplean en el
sector construcción (arcillas, arena de minas, arena lavada, granza, piedra
picada, entre otros).
 Implementar un nuevo sistema de declaración tributaria, el cual contempla
la aplicación de Unidades Tributarias, en razón del mineral extraído o valor
porcentual con base al precio de comercialización, el que resulte mayor.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
 Exigir a los representantes de los derechos mineros, proyectar la

producción para cada ejercicio fiscal; considerando una oferta al Ejecutivo
Regional, de al menos el treinta por ciento (30%) de la producción anual, a
un precio, que permita cubrir la estructura de costos, o con una ganancia
razonable entre un diez y un veinte por ciento (10 y 20 %), conforme a los
parámetros de la Ley de Costos y Precios Justos.
 Corregir errores materiales inmersos en la vigente Ley.
0.3.2. Filosofía de Gestión

Misión:
Ejercer la competencia exclusiva sobre la exploración, explotación, organización,
administración y aprovechamiento sustentable de los recursos minerales no
metálicos en el Estado Bolívar, no reservados al Poder Ejecutivo Nacional,
garantizando la recaudación y control de los impuestos, la autogestión y la
prestación de servicios de calidad a satisfacción de nuestros clientes,
promoviendo el desarrollo económico de la región con marcada responsabilidad
social.
Visión:
Ser reconocido a nivel nacional, como entidad modelo, autogestionaria,
respetuosa del ambiente, innovadora, con altos estándares de desempeño en sus
funciones; promotor del desarrollo integral de la Minería no Metálica del Estado
Bolívar.
Valores:
 Honestidad
 Excelencia
 Innovación
 Compañerismo
 Compromiso
Código
Fecha de vigencia
Página N°
0.4 Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad:

El Manual de la Calidad traza las políticas, los procedimientos y los requisitos del
Sistema de Gestión de la Calidad. El sistema está estructurado de tal forma que
cumpla con las condiciones establecidas en la Norma ISO 9001:2008.
Las disposiciones contenidas en este Manual deben ser conocidas y acatadas por
todas las unidades de la organización, es decir, el mismo es de uso interno
(divulgación del sistema y entrenamiento del personal) pero también puede
destinarse con propósitos externos para demostrar la forma como el Instituto
Autónomo Minas Bolívar busca satisfacer las necesidades y expectativas de
nuestros usuarios y usuarias, además de ser utilizado como documento básico en
auditorias de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad internamente y por
terceras partes.
El Sistema de Gestión de la Calidad establecido en el Instituto Autónomo Minas

Bolívar aplica a los procesos “Otorgamiento de Derechos Mineros” y
“Recaudación Minera No Metálica” desarrollados por el personal de la Gerencia
de Operaciones y Gerencia de Fiscalización y Recaudación, respectivamente; con
la ayuda de los procesos Estratégicos y de Apoyo que hacen posible el desarrollo
de los objetivos del Sistema de Gestión de la Calidad y el cumplimiento de los
requisitos de la Norma NVF-ISO 9001:2008.
 Otorgamiento de los Derechos Mineros: Servicio que presta la Institución

para otorgar a un particular la potestad para explorar, explotar y/o
comercializar minerales no metálicos, no reservados al Poder Ejecutivo
Nacional, a través de Autorizaciones de Explotación para la Pequeña
Minería y/o Artesanal, Concesiones Mineras, Permisos Temporales y/o
Eventuales, Mancomunidades Mineras, Autorizaciones Especiales de
Explotación en Territorios Indígenas, Transformación, Procesamiento y
Código
Fecha de vigencia
Página N°
Comercialización, cuyos requisitos se encuentran establecidos en la Ley de

Minas y su Reglamento.
 Recaudación Minera No Metálica: Proceso mediante el cual se ejerce el

seguimiento y control a la determinación de los tributos y el cumplimiento
de la normativa en materia de regulación de las actividades mineras
ejecutadas dentro del ámbito de la Ley de Minas del estado Bolívar por
particulares, sujetos pasivos de tales obligaciones, garantizando el
cumplimiento de todas las normas de ordenación, conservación, defensa y
mejoramiento del ambiente, de acuerdo a las normativas legales vigentes.
0.5 Exclusiones:
El Instituto Autónomo Minas Bolívar ha determinado que los siguientes requisitos
no son aplicables a las operaciones de esta institución y se encuentra
documentado como una exclusión:
7.3 Diseño y desarrollo:

Por la naturaleza del servicio no se diseña ni se desarrollan productos o servicios,
debido a que los procesos de Otorgamiento de Derechos Mineros y Recaudación
Minera No Metálica, se encuentran basados en la aplicación de la Ley de Minas
del estado Bolívar y su reglamento.
7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del Servicio:

En el Instituto Autónomo Minas Bolívar no se realizan productos / servicios que no
puedan ser verificados mediante actividades de seguimiento o de medición
posteriores, por lo cual no requiere validar los procesos de producción.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
0.6 Términos y Definiciones:

Las siguientes definiciones fueron tomadas de la Norma Venezolana ISO,
Sistema de Gestión de la Calidad Fundamentos y Vocabulario ISO 9000:2006 y la
Real Academia Española (RAE):
 Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no

conformidad detectada u otra situación no deseable.
 Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no

conformidad potencial u otra situación potencial no deseable.
 Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más

alto nivel de una organización (ISO 9000:2006).
 Aprovechamiento: Emplear útilmente algo (nuestros espacios), hacerlo

provechoso o sacarle el máximo rendimiento para la obtención de un beneficio.
 Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar
el grado en que se cumplen los criterios de auditoría.
 Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con

los requisitos.
 Cliente: Organización o persona que recibe un producto.
 Copia Controlada: Son copias de un documento que son distribuida dentro del
Sistema de Gestión de la Calidad mediante el uso de la lista maestra.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
 Copia No Controlada: Son copias de un documento que pertenece al Sistema

de Gestión de la Calidad al cual no se le lleva un control de su total entrega.
 Manual de la Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la

Calidad de la Organización.
 Mapa de Procesos: Representación gráfica de los procesos que intervienen

en el Sistema de Gestión de la Calidad, en ellos se identifican los procesos de
gestión, los procesos claves y los procesos de apoyo.
 No Conformidad: Incumplimiento de un requisito
 Objetivos de la Calidad: Algo ambicioso o pretendido con relación a la

calidad.
 Procedimiento: documento del Sistema que se ha establecido, documentado,

implementado y mantenido, no es más que la forma especificada para llevar a
cabo una actividad o un proceso.
 Procedimiento Obligatorio: Procedimiento requerido por las normas

aplicables al Sistema de Gestión de la Calidad.
 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,

las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
 Producto: El artículo final, que se alcanza cuando se cumplen todos los

términos y condiciones del contrato. (Por ejemplo: bienes manufacturados,
mercancías, servicios, etc.).
Código
Fecha de vigencia
Página N°
 Producto Suministrado por el Cliente: Cualquier tipo de servicio o material

suministrado para ser utilizado en la fabricación, modificación o reparación de un
bien propiedad del cliente.
 Programa de la Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para

un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
 Promoción: Es el conjunto de acciones cuyo objetivo es fomentar la

realización o desarrollo de una actividad.
 Proveedor: organización o persona que proporciona un producto.
 Registros de Calidad: La documentación de actividades hecha según se

especifica en los documentos a nivel Procedimientos o Instrucciones de Trabajo,
según se aplique.
 Satisfacción del Cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han
cumplido sus requisitos
 Servicio: Es el resultado de llevar a cabo necesariamente al menos una

actividad en la interfaz entre el proveedor y el cliente y generalmente es
intangible.
 Sistema: conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan

(ISO 9000:2006).
 Sistema de Gestión de la Calidad (SGC): Sistema de Gestión para dirigir y

controlar una organización referente a la calidad.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
CAPÍTULO 1.
DIRECTRICES DE CALIDAD
1.1 Política de la Calidad
1.2 Objetivos de la Calidad

Código
Fecha de vigencia
Página N°
CAPÍTULO 2.
AUTORIDAD, FUNCIONES Y RESPONSABILIDAD EN EL SISTEMA DE
GESTIÓN DE LA CALIDAD
2.1 Estructura Organizativa:

La estructura organizativa del Instituto Autónomo Minas Bolívar, relacionada con
los procesos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad es la siguiente:
Código
Fecha de vigencia
Página N°
2.2 Funciones Principales:
2.2.1 Junta Directiva

Entre sus funciones principales esta:
 Ejercer la máxima representación del Instituto y aplicar las políticas
implantadas por el Consejo de Planificación de Políticas Públicas del estado
Bolívar.
 Aprobar el Reglamento Interno del Instituto, una vez que sea sometido a la
consideración del Gobernador del Estado.
 Considerar los proyectos y solicitudes que le sean presentados a los fines de
su aprobación.
 Aprobar y ordenar la ejecución del presupuesto de Ingresos y Egresos de cada
ejercicio fiscal, así como los traslados de partidas.
 Aprobar el régimen de personal del Instituto de conformidad con lo que
establezca el Reglamento Interno de Funcionamiento.
 Aprobar la celebración de compromisos financieros.
 Autorizar al Presidente para nombrar apoderados judiciales, quienes ejercerán
la representación del Instituto en los términos que señalen los respectivos
mandatos.
 Autorizar la adquisición, enajenación o cesión de bienes, créditos o derechos
del Instituto, previo cumplimiento de las normas legales pertinentes cuando
dichas operaciones excedan de 2500 U.T.; pudiendo delegar igualmente en el
Presidente del Instituto Autónomo Minas Bolívar, dichas operaciones cuando
estas no excedan de las Unidades Tributarias previstas en el presente
numeral.
 Autorizar la constitución de gravámenes, así como el otorgamiento de fianzas
o garantías a favor de terceros.
 Presentar al Gobernador del Estado, por órgano del Presidente, el informe de
la cuenta de la gestión del Instituto al cierre de cada Ejercicio Fiscal.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
 Autorizar las solicitudes de ausencia temporal de los Directores, siempre que

éstas excedan de quince (15) días y convocar al suplente respectivo. Las
ausencias del Presidente que excedan de quince (15) días, serán suplidas por
el Director que designe el Gobernador del Estado. En caso de ausencia
absoluta el Gobernador designará un nuevo Presidente.
 Aprobar los planes operativos del Instituto.
 Aprobar anualmente el informe de la cuenta de su gestión y los Estados
financieros del Instituto.
 Resolver acerca de la creación, ampliación, reducción o supresión de servicios
y dependencias del Instituto.
 Aprobar, la constitución de empresas y/o la adquisición de acciones o
participaciones en sociedades cuyas actividades sean afines o conexas con su
objetivo, previa autorización del Gobernador del estado Bolívar.
 Establecer planes para la formación y capacitación del personal que sea
necesario para su funcionamiento.
 Aprobar la aplicación de las causales de caducidad
2.2.2 Presidente del Instituto

Son atribuciones del Presidente:
 Ejercer la representación legal del Instituto.
 Convocar a Sesiones Extraordinarias a la Junta Directiva.
 Otorgar y revocar poderes judiciales y extrajudiciales, a objeto de defender los
intereses del Instituto, previa aprobación de la Junta Directiva.
 Conocer y resolver todos los actos, operaciones y negocios que afecten al
Instituto.
 Abrir y movilizar cuentas bancarias, firmar los contratos, órdenes de pago y
cheques de conformidad con lo dispuesto en el Reglamento de esta Ley.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
 Dirigir, organizar, coordinar y formular las Normas de Operación de

Procedimientos Administrativos, de Organización y de Funcionamiento,
cuidando del efectivo cumplimiento de los objetivos de la presente Ley.
 Nombrar, remover o destituir el personal del Instituto y establecer las
remuneraciones correspondientes de conformidad con las leyes, el
Reglamento Interno de Funcionamiento y previa aprobación por la Junta
Directiva.
 Elaborar el Reglamento Interno del Instituto, presentarlo a la Junta Directiva y
elevarlo al Gobernador del Estado para su consideración.
 Cumplir y hacer cumplir las decisiones de la Junta Directiva.
 Elaborar el Proyecto de Presupuesto del Instituto, presentarlo a la Junta
Directiva y remitirlo al Gobernador del Estado para su aprobación.
 Ejecutar el presupuesto.
 Otorgar Autorizaciones Eventuales, Temporales y Especiales de Explotación,
Traslado, Transformación, Procesamiento; y de Comercialización de minerales
no metálicos; incluyendo los secundarios de conformidad con lo establecido en
el Parágrafo Tercero del artículo 56 de la presente Ley.
 Previa aprobación de la Junta Directiva del Instituto, presentar al Ciudadano
Gobernador la solicitud para el otorgamiento de Concesiones Directas de
Explotación.
 Previa delegación de la Junta Directiva y en el cumplimiento de las normas
legales pertinentes, adquirir, enajenar o ceder bienes, créditos o derechos del
Instituto, cuando dichas operaciones no excedan de 2500 U. T.
 Dictar, previa aprobación del Ciudadano Gobernador del Estado, la
Resolución de caducidad o prórroga de los derechos mineros otorgados
conforme a la Ley de Minas del Estado Bolívar, bajo la modalidad de
concesión; Concesión de explotación directa, autorizaciones de explotación
para el ejercicio de la actividad minera artesanal y de pequeña minería,
autorizaciones especiales de explotación en territorios indígenas, por las
Código
Fecha de vigencia
Página N°
mancomunidades mineras, asociaciones cooperativas, consejos comunales,

empresas de producción social y empresas mixtas; y concesión de exploración
y subsiguiente explotación.
 Dictar previa aprobación del Ciudadano Gobernador del Estado la Resolución
de caducidad de los derechos mineros otorgados conforme a esta Ley, bajo la
modalidad de concesión; Concesión de explotación directa, autorizaciones de
explotación para el ejercicio de la actividad minera artesanal y de pequeña
minería, autorizaciones especiales de explotación en territorios indígenas, por
las mancomunidades mineras, asociaciones cooperativas, consejos
comunales, empresas de producción social y empresas mixtas; y concesión de
exploración y subsiguiente explotación, cuando estas hayan expirado por su
tiempo de vigencia.
 Las demás atribuciones que le señale esta Ley, su Reglamento y el
Reglamento Interno del Instituto.
2.2.3 Gerencia de Operaciones

 Revisar el inventario de los recursos minerales existentes en el territorio del
estado Bolívar, mediante la implementación de estudios geográficos y
geológicos del potencial minero no metálico.
 Planificar, coordinar, asignar y supervisar todas las actividades del personal a
su cargo.
 Autorizar las normas, procesos y procedimientos así como los formularios
requeridos y de las unidades adscritas y determinar los mecanismos de mejora
continua.
 Revisar y aprobar los indicadores de Gestión correspondientes a la Gerencia y
departamentos adscritos.
 Coordinar la elaboración de los estudios geológicos y de investigación para la
evaluación de los recursos mineros, prestar asistencia técnica, servicios de
Código
Fecha de vigencia
Página N°
laboratorio y de consultoría en las diferentes áreas de su actividad a personas

naturales, jurídicas, publicas y privadas.
 Diseñar y ejecutar programas y políticas de investigación geológica-minera.
 Garantizar la elaboración del Catastro Minero Estadal en el ámbito de
aplicación de la Ley de Minas y su reglamento, fomentando el ordenamiento
territorial.
 Garantizar la elaboración de la cartografía geología minera no metálica del
estado Bolívar a diferentes escalas.
 Realizar investigaciones sobre tecnologías aplicables a la actividad minera no
metálica en sus distintas escalas y a la recuperación ambiental.
 Tramitar y evaluar las solicitudes de derechos mineros de los particulares, de
acuerdo lo establecido en la Ley de Minas y su reglamento, para la exploración
y explotación de los recursos minerales no metálicos, existentes en el Estado
Bolívar.
 Determinar la factibilidad financiera – económica y técnica de los estudios o
proyectos mineros.
 Controlar, planificar y dirigir las labores de catastro minero estadal en el ámbito
de aplicación de la ley de minas vigentes.
 Controlar y planificar la elaboración de planos, croquis, mapas de áreas de
estudio geológico – minero.
 Promover el desarrollo y uso de los sistemas de información geográfica como
una herramienta para el análisis ambiental y de recursos naturales, para el
desarrollo de planes y programas en materia de protección ambiental y como
apoyo a la toma de decisiones.
 Controlar la sistematización de la información alfanumérica y gráfica de las
diferentes direcciones técnicas y su representación a través de Sistemas de
Información Geográfica.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
 Establecer acuerdos de colaboración con las áreas generadoras y usuarias de

información ambiental a fin de contar con información geográfica suficiente,
confiable y oportuna y aumentar la difusión y uso de la información ambiental.
 Establecer lineamientos y estándares para la producción de información
geográfica.
 Contribuir con el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestión de la
Calidad del Instituto.
 Cumplir con los deberes y atribuciones que le corresponda por la naturaleza
de sus funciones, que no contravengan con el marco jurídico de la República y
que le sean especialmente asignados por el Presidente del IAMIB.
2.2.4 Gerencia de Fiscalización y Recaudación

Entre sus funciones principales se encuentran:
 Vigilar, inspeccionar y controlar la explotación, almacenamiento, tenencia,
beneficio, transporte, circulación y comercio de las sustancias minerales que
establezca la Ley de Minas del Estado Bolívar y su reglamento.
 Controlar el volumen de explotación de mineral no metálico que sirve de base
imponible a la determinación de los tributos bajo la competencia del IAMIB,
mediante la recepción y análisis de los informes de producción mensual y
anual entregado por los concesionarios o titulares de derechos mineros.
 Controlar el registro de información de los titulares de derechos mineros,
transportes, bloqueras, marmoleras y graniteras.
 Verificar y controlar la organización y actualización del registro de los titulares
de derechos mineros.
 Verificar la aplicación de los procedimientos de fiscalización tributaria sobre el
cumplimiento de los deberes formales y el pago de tributos.
 Practicar inspecciones y fiscalizaciones sobre uno o varios periodos fiscales.
 Realizar las inspecciones técnicas necesarias para evaluar las acciones
minero-ambientales de los titulares de derechos mineros.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
 Planificar y ejecutar labores de recaudación de los tributos y otros ingresos por

servicios prestados que corresponde administrar al IAMIB.
 Controlar la emisión, venta y seguimiento de las guías de circulación de los
minerales no metálicos.
 Controlar las liquidaciones de tasas y otros ingresos derivadas de los servicios
prestados por el IAMIB.
 Verificar las declaraciones presentadas por los contribuyentes y responsables.
 Controlar la emisión y anulación de planillas de los tributos a pagar por los
contribuyentes y responsables originados por los reparos efectuados, así
como también, el monto de las penas pecuniarias e intereses moratorios que
haya lugar.
 Verificar y controlar la tramitación, decisión y registro de los reintegros y
compensaciones solicitados por los contribuyentes y responsables, conforme a
la normativa legal vigente.
 Elaborar y mantener actualizada las estadísticas relativas a las actividades
mineras, de producción y control de ingresos.
 Establecer sistemas de información y de análisis estadístico, económico y
tributario.
 Verificar la gestión de cobro administrativo de derechos pendientes de pago,
que correspondan a obligaciones líquidas y exigibles conforme la
determinación prevista en la normativa legal.
 Preparar, controlar y elaborar las normas relativas a la orientación e
instrucción del contribuyente de acuerdo a la legislación vigente.
 Orientar a los contribuyentes que así lo requieran, respecto a la determinación
de los tributos bajo la potestad del IAMIB.
 Planificar y programar las actividades de educación tributaria y divulgación,
especialmente aquellas que tiendan a crear una conciencia cívico- tributaria.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
 Controlar y verificar la emisión de las resoluciones resultantes de los

procedimientos de fiscalización, en cuanto sea procedente la aplicación de
sanciones por el incumplimiento de pagos de tributos o deberes formales.
 Sustanciar el sumario administrativo, con base a las actas de reparo
generadas en el proceso de fiscalización, hasta la emisión de la resolución de
determinación de tributos omitidos y sus accesorios; así como la aplicación de
sanción de multa.
 Supervisar, controlar y evaluar las investigaciones de fiscalización que se
realicen a los concesionarios o titulares de derechos mineros.
 Diseñar los planes y programas anuales de investigación fiscal y coordinar su
ejecución en el nivel operativo y aprobar ejecución de programas.
 Proponer y desarrollar métodos para analizar y detectar formas de evasión y
fraudes tributarios y la medida de prevenirlos.
 Realizar controles y estadísticas para determinar los sectores de mayor índice
de ilícitos tributarios mineros definidos la Ley de Minas del Estado Bolívar.
 Diseñar, desarrollar y ejecutar investigaciones y persecución de las acciones u
omisiones violatorias de las normas tributarias.
 Realizar los análisis de los informes anuales y mensuales de los indicadores
de gestión de las concesiones entregadas.
 Elaborar las normas, procesos y procedimientos así como los formularios
requeridos por la unidad y determinar los mecanismos de mejora continua.
 Revisar y aprobar los indicadores de Gestión correspondientes a su Gerencia
y los de sus departamentos adscritos.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
2.2.5 Gerencia de Administración
 Planificar y dirigir, coordinar, supervisar y controlar la ejecución y

administración de los recursos financieros, presupuestarios, y de
recursos humanos de conformidad con las disposiciones legales
vigentes y garantizar la prestación de los servicios administrativos para
el buen funcionamiento y mantenimiento del IAMIB.
 Planificar, coordinar, asignar y supervisar todas las actividades del
personal a su cargo
 Autorizar las normas, procesos y procedimientos, así como los
formularios requeridos por las unidades adscritas a la Gerencia y
determinar los mecanismos de mejora continua.
 Revisar y aprobar los indicadores de Gestión correspondientes a la
Gerencia y departamentos adscritos.
 Consolidar la información de la situación contable, financiera,
presupuestaria y de recursos humanos para la elaboración de informes
de gestión trimestral por las dependencias adscritas a la Gerencia.
 Evaluar la eficiencia, eficacia y calidad de las operaciones, con
fundamento en los índices de gestión generados por las dependencias
adscritas.
 Ordenar la apertura, manejo, control y cierre del fondo de caja chica del
instituto.
 Velar por la ejecución de Pólizas de Seguros Patrimoniales de fidelidad
del IAMIB.
 Verificar y garantizar que los registros contables de las operaciones
financieras se realicen conforme a las normas legales vigentes y
principios establecidos.
 Avalar los estados financieros del Instituto.
 Presentar el estado financiero anual a la Contraloría General del Estado
Bolívar, a la Secretaria de Finanzas del ejecutivo regional y a la
Coordinación de Planificación y Control de Gestión del IAMIB.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
 Participar en la formulación del proyecto presupuestario anual de

ingresos y gastos del IAMIB.
 Dirigir el sistema de la ejecución del proyecto presupuestario del
instituto, bajo un enfoque metodológico uniforme y ajustado a la norma
legal vigente.
 Analizar la ejecución financiera del presupuesto anual y presentar los
reportes sobre las situaciones específicas del proyecto a las diferentes
unidades medulares, estratégicas y de apoyo.
 Presentar informe mensual de la ejecución de las partidas a la Dirección
de Presupuesto del ejecutivo regional.
 Ejecutar los créditos del presupuesto, con sujeción a las leyes,
reglamentos y decretos respectivos.
 Velar por la correcta distribución de las partidas en cuanto a las
modificaciones presupuestarias durante el ejercicio fiscal.
 Coordinar, dirigir y aprobar las operaciones de tesorería.
 Coordinar, controlar, verificar y autorizar la emisión de órdenes de pago
(cheques y/o trasferencias).
 Revisar y avalar las retenciones que aplique según la modalidad de
contratación a los proveedores de bienes y servicios y enterar las
cantidades en bolívares que corresponden por ese concepto a sus
legítimos beneficiarios.
 Supervisar la disponibilidad financiera a través de los estados de
cuentas bancarios y la relación de ingresos y egresos.
 Aprobar las conciliaciones bancarias.
 Desarrollar de acuerdo a la planificación anual de compras la adquisición
de bienes, materiales y servicios requeridos por las diferentes unidades
adscritas al IAMIB, garantizando el cumplimiento oportuno de los
proyectos.
 Revisar, controlar y avalar el procediendo para la adquisición de bienes,
materiales y servicios requeridos por las diferentes unidades adscritas al
IAMIB de acuerdo a la planificación anual.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
 Garantizar el control y registro de los bienes muebles e inmuebles

adscritos al Instituto de acuerdo a la legislación vigente.
 Velar por la formación, actualización e identificación anual del inventario
de bienes adscritos al instituto.
 Dirigir, planificar, supervisar, controlar y evaluar lo concerniente al
mantenimiento y reparación de los bienes muebles e inmuebles
adscritos al instituto, desarrollando un plan de prevención anual y
controlando su correcta ejecución.
 Supervisar el plan semanal de mantenimiento general de las
instalaciones y servicios básicos del instituto.
 Autorizar el movimiento de bienes muebles internos.
 Ordenar la ejecución de las decisiones que dicte el Presidente del
Instituto en materia de Recursos Humanos.
 Revisar lo relacionado con el reclutamiento (provisión), selección,
clasificación, remuneración, evaluación, ascensos, cambios de
denominación, ajustes salariales, transferencias, traslados,
reclasificaciones, asignaciones de primas de los empleados del IAMIB.
 Autorizar los planes y programas de capacitación dirigidos a la mejora
continua del personal según su área de desarrollo y perfil del cargo.
 Revisar y aprobar los resultados de la aplicación del sistema de
evaluación de desempeño del personal administrativo del IAMIB.
 Avalar la elaboración de las nóminas de pago del personal del IAMIB.
 Contribuir con el desarrollo y mantenimiento del Sistema de Gestión de
la Calidad del Instituto.
 Cumplir con los deberes y atribuciones que le corresponda por la
naturaleza de sus funciones, que no que no contravengan con el marco
jurídico de la República y que le sean especialmente asignados por el
Presidente del IAMIB.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
2.2.6 Coordinación de Planificación y Control de Gestión

Adscrita en nivel de staff a la Presidencia del IAMIB. Entre sus funciones
principales se encuentran:
 Coordinar la elaboración, seguimiento y control de la formulación y ejecución
del Plan Presupuestario de Ingresos y Egresos del Instituto, de acuerdo a los
lineamientos emitidos por el Ejecutivo Regional.
 Asesorar a las unidades administrativas en la elaboración del presupuesto
anual, de acuerdo a los manuales de procedimientos, normas y políticas
establecidas
 Revisar con el personal directivo de la Institución los objetivos y alcances de
los programas y proyectos de la Institución
 Evaluar planes y proyectos a fin de realizar los correctivos y ajustes
necesarios, que orienten la gestión del Instituto.
 Coordinar, revisar y evaluar los indicadores de gestión del Instituto y sus
unidades adscritas, para identificar desviaciones y formular recomendaciones.
 Coordinar, revisar y gestionar ante la Gobernación del estado Bolívar, la
rendición de cuentas de las acciones específicas, sujetas al Plan Operativo
Anual.
 Coordinar la elaboración del Informe de Gestión Anual del Instituto.
 Asesorar y sensibilizar a las unidades organizativas del Instituto Autónomo
Minas Bolívar, en materia de Sistema de Gestión de la Calidad.
 Elaborar los Indicadores de Gestión de la unidad.
de sus funciones, que no contravengan con el marco jurídico de la República
y que le sean especialmente asignados por el Presidente del IAMIB.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
2.2.7 Consultoría Jurídica

 Planificar, dirigir, coordinar, supervisar y evaluar las actividades de la
dependencia de Consultoría Jurídica.
 Revisar desde el punto de vista legal, los proyectos de Decretos,
Resoluciones, Contratos, Convenios, y otras Disposiciones que se elaboren
para el Instituto.
 Asesorar al Presidente y a la Gerencia de Administración, desde el punto de
vista jurídico, en las dudas que surjan durante el desarrollo de los
procedimientos de selección de contratistas para la adquisición de bienes,
materiales y servicios.
 Asesorar al Presidente del IAMIB y las unidades adscritas al instituto sobre las
actuaciones e informes levantados por los órganos de control fiscal.
 Analizar las leyes, decretos y demás actos de interés para el Instituto en
materia de minería no metálica y la administración tributaria, a fin de precisar
su impacto en el mismo.
 Elaborar proyectos de reforma a Ley de Minas del estado Bolívar y su
reglamento, a los fines de ser presentados ante el Concejo Legislativo del
Estado Bolívar.
 Preparar dictámenes y opiniones jurídicas para la consideración del Presidente
del IAMIB, en relación con las consultas que formulen las unidades adscritas al
Instituto y por otros entes de la Administración Publica, en relación a Derecho
Administrativo, Tributario, Financiero, Laboral, Civil, Mercantil, y
Presupuestario, entre otras.
 Analizar desde el punto de vista legal Proyectos de Resoluciones, para
determinar la procedencia del otorgamiento del beneficio de jubilación y de
pensiones de incapacidad e invalidez.
 Analizar desde el punto de vista legal Proyectos de Resoluciones y
expedientes de los funcionarios para determinar la procedencia de ajustes a
los montos de jubilaciones, pensiones de incapacidad o invalidez.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
 Unificar los criterios de interpretación, en el proceso de aplicación de la

legislación tributaria, de sus diferentes disposiciones legales reglamentarias y
procedimentales que rigen la actividad minera no metálica.
 Crear los lineamientos de interpretación jurídica y de políticas que unifiquen
los criterios jurídicos sobre la admisibilidad de deducciones, donaciones,
exenciones, exoneraciones, y de los recursos interpuestos tanto en vía
administrativa como en vía jurisdiccional.
 Elaborar los convenios de cooperación efectiva en el área de la minería no
metálica, con entes públicos, privados, nacionales e internacionales, previo
cumplimiento de las disposiciones legales respectivas.
de sus funciones, que no que no contravengan con el marco jurídico de la
República y que le sean especialmente asignados por el Presidente del IAMIB.
2.2.8 Oficina de Informática

 Incorporar métodos y técnicas actualizados de procesos automatizados en los
sistemas existentes en el Instituto.
 Administrar y supervisar el diseño de la página WEB de la institución.
 Participar en el procedimiento de adquisición de equipos y programas de
computación ejecutado por la Gerencia de Administración.
 Elaborar, ejecutar y controlar el plan de mantenimiento preventivo y correctivo
de los equipos, sistemas y redes informáticos y de telefonía del instituto, con el
fin de garantizar la operatividad de los mismos.
 Controlar y corregir el desarrollo de las distintas etapas de los proyectos
informáticos implementados en el Instituto.
 Utilizar técnicas y disciplinas informáticas para desarrollar sistemas en el área
administrativa, organizacional, estadística y control de proyectos del Instituto.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
 Estudiar la factibilidad técnica de las alternativas para satisfacer las

necesidades de información del Instituto.
 Sistematizar y automatizar procesos y procedimientos administrativos del
Instituto.
 Realizar respaldos de los sistemas informáticas, base de datos, las
aplicaciones y cualquier otro archivo de las unidades del IAMIB.
 Elaborar los Indicadores de Gestión de la unidad.
2.3 Matriz de Responsabilidades:
CAPÍTULOS DE LA
RESPONSABILIDADES / REQUERIMIENTOS
NORMA ISO PROCESO RESPONSABLE (S) DEL PROCESO
ISO 9001
9001:2008
4 Sistema de Gestión de la Calidad

Todos l os res pons a bl es de l os
4.1 Requi s i tos Genera l es Todos l os proces os
proces os
4.2 Requisitos de la Documentación
4.2.1 Genera l i da des
4.2.2 Ma nua l de Ca l i da d Todos l os res pons a bl es de l os
Todos l os proces os
4.2.3 Control de Documentos proces os
4.2.4 Control de l os Regi s tros de l a Ca l i da d
5 Responsabilidad de la Dirección
5.1 Compromi s o de l a Di recci ón
Al ta Di recci ón / Repres enta nte
5.2 Enfoque a l Cl i ente Ges ti ón de l a Di recci ón
por l a Di recci ón
5.3 Pol íti ca de l a Ca l i da d
5.4 Planificación
5.4.1 Objeti vos de l a Ca l i da d Pl a ni fi ca ci ón y Segui mi ento Coordi na dor de Pl a ni fi ca ci ón y
de Ges ti ón Control de Ges ti ón
5.4.2 Pl a ni fi ca ci ón del Si s tema de Ges ti ón de l a Ca l i da d
5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación
5.5.1 Res pons a bi l i da d y Autori da d
Ges ti ón de l a Di recci ón /
Al ta Di recci ón / Repres enta nte
5.5.2 Repres enta nte de l a Di recci ón Pl a ni fi ca ci ón y Segui mi ento
por l a Di recci ón
de Ges ti ón
5.5.3 Comuni ca ci ón Interna
Código
Fecha de vigencia
Página N°
CAPÍTULOS DE LA
ISO 9001
9001:2008
5.6 Revisión por la Dirección
5.6.1 Generalidades
Gestión de la Dirección / Alta Dirección / Representante por la
5.6.2 Información para la Revisión Planificación, Seguimiento y Control Dirección
5.6.3 Resultados de la Revisión
6 Gestión de los Recursos
Alta Dirección / Representante de

6.1 Provisión de los Recursos Provisión de Recursos
Gerencias y Coordinadores
6.2 Recursos Humanos

6.2.1 Generalidades
Recursos Humanos
6.2.2 Competencia, Toma de Conciencia y Formación
Gerente de Administración / Jefe de
6.3 Infraestructura Mantenimiento de Equipos e Recursos Humanos
Infraestructura
6.4 Ambiente de Trabajo
7 Realización del Producto
Todos los responsables de los
7.1 Planificación de la Realización del Producto Todos los procesos
procesos
7.2 Proceso Relacionado con el Cliente
Determinación de los Requisitos Relacionados con el
7.2.1 Producto
7.2.2 Otorgamiento de Derechos Mineros Gerencia de Operaciones y Gerencia

Revisión de los Requisitos Relacionados con el Cliente y Recaudación Minera No metálica de Fiscalización y Recaudación
7.2.3 Comunicación con el Cliente
7.3 Diseño y Desarrollo
7.4 Compras
7.4.1 Procesos de Compras
Analista de Compras y Gerente de
7.4.2 Información de Compras Compras
Administración
7.4.3 Verificación de los Productos Comprados
7.5 Producción y Prestación del Servicio
Control de la Producción y de la Prestación del Servicio

7.5.1
Verificación de los Procesos de la Producción y de la
7.5.2 Prestación del Servicio Gerente de Operaciones, Gerente de
7.5.3 Identificación y Trazabilidad Otorgamiento de Derechos Mineros
Fiscalización y Recaudación y todos los
y Recaudación Minera No metálica
7.5.4 Propiedad del Cliente responsables de los procesos
7.5.6 Preservación del Producto
Control de los Dispositivos de Seguimiento y de Medición

7.6
8 Medición, Análisis y Mejora
Todos los responsables de los
8.1 Generalidades Todos los procesos
procesos
8.2 Seguimiento y Medición
Gerente de Fiscalización y
Gerencia de Fiscalización y
Recaudación, Gerente de Operaciones
8.2.1 Satisfacción del Cliente Recaudación y Gerencia de
y todos los responsables de los
Operaciones
procesos
Código
Fecha de vigencia
Página N°
CAPÍTULOS DE LA
ISO 9001
9001:2008
Planificación y Seguimiento de
8.2.2 Auditoria Interna
Gestión Coordinador de Planificación y Control
de Gestión
Seguimiento y Medición de los Procesos Todos los procesos
8.2.3
8.2.4 Seguimiento y Medición del Producto Planificación y Seguimiento de Coordinador de Planificación y Control
Control del Producto no Conforme Gestión de Gestión
8.3
Todos los Procesos Todos los Responsables de Procesos
8.4 Análisis de Datos
8.5 Mejora
8.5.1 Mejora Continua
8.5.2 Acciones Correctivas Todos los Procesos Todos los Responsables de Procesos
8.5.3 Acciones Preventivas
Código
Fecha de vigencia
Página N°
CAPÍTULO 3.
PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
3.1. Mapa de Procesos:

Código
Fecha de vigencia
Página N°
3.2 Interacción de los procesos:

Código
Fecha de vigencia
Página N°
3.3 Descripción de los Procesos:

En esta sección se describe cada uno de los elementos fundamentales aplicables
a los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad implementado en el Instituto
Autónomo Minas Bolívar y estructurados en tres niveles:
 Procesos Estratégicos
 Procesos Medulares
 Procesos de Apoyo
Los Procesos Estratégicos son los que marcan las directrices a los demás
procesos, es decir, proporcionan las pautas a seguir con base en la estrategia
global del Instituto Autónomo Minas Bolívar. Como procesos de Dirección se han
identificado los procesos Gestión de la Dirección y Planificación y seguimiento de
Gestión.
El proceso de Gestión de la Dirección es administrado por la Alta Dirección,

representada por el Presidente de la Institución quien delega al Representante por
la Dirección, la responsabilidad de Implementar y Mantener el Sistema de Gestión
de la Calidad. A partir del estudio y análisis de los resultados obtenidos por el
Instituto Autónomo Minas Bolívar durante la gestión, se realiza la planificación
estratégica y operativa, se procuran los recursos necesarios para el cumplimiento
de los objetivos del Sistema de Gestión de la Calidad y se emanan lineamientos
que conlleven al mejoramiento continuo y la satisfacción del cliente.
El proceso de Planificación y Seguimiento de Gestión, es administrado por la

Coordinación de Planificación y Control de Gestión. A través de este proceso se
asegura el desarrollo y la implementación del Sistema de Gestión de la Calidad,
así como su mejora continua.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
Los Procesos Medulares son los que se dirigen a cumplir los requerimientos de
los clientes, desde su determinación hasta la prestación propiamente del servicio
para satisfacer sus necesidades.
Lo conforman el Otorgamiento de Derechos Mineros y la Recaudación Minera

No Metálica, los cuales incluyen, actividades de medición que permiten evaluar
los resultados en torno a la satisfacción del cliente y el control de servicios no
conformes. Para ello se aplica el formulario “Medición de la Satisfacción de los
Usuarios y Usuarias Código IAMIB-800-FM-007/15.
Otorgamiento de los Derechos Mineros: Servicio que presta la Institución a

través del cual se otorga a un particular la potestad para explorar, explotar y/o
comercializar algunos minerales no metálicos, no reservados al Poder Nacional,
mediante la figura de Autorizaciones de Explotación para la Pequeña Minería y/o
Artesanal, Concesiones Mineras, Permisos Temporales y/o Eventuales,
Mancomunidades Mineras, Autorizaciones Especiales de Explotación en
Territorios Indígenas, Transformación, Procesamiento y Comercialización,
Este proceso inicia cuando se recibe una solicitud de Derecho, el procedimiento a

aplicar dependerá del tipo de solicitud, cuyos requisitos se encuentran
establecidos en la Ley de Minas y su Reglamento. Si es una Concesión o una
Autorización de Pequeña Minería la Aprobación definitiva dependerá del
Ciudadano Gobernador del Estado Bolívar, previa aprobación del Presidente y
autorización de la Junta Directiva, las demás modalidades son autorizadas y
aprobado por el Presidente de la Institución. Para ello se utiliza el procedimiento
“Otorgamiento de Derechos Mineros” Código IAMIB-004-PR-003/13.
Una vez otorgado el respectivo Derecho Minero, el expediente conformado se

envía a la unidad de Archivo General y se le notifica a la Gerencia de
Código
Fecha de vigencia
Página N°
Fiscalización y Recaudación, donde se da inicio al siguiente proceso medular:

Recaudación Minera No Metálica.
La Recaudación Minera No Metálica, es el proceso mediante el cual se ejerce el

seguimiento y control a la determinación de los tributos y el cumplimiento de la
normativa en materia de regulación de las actividades mineras ejecutadas dentro
del ámbito de la Ley de Minas del estado Bolívar por particulares, garantizando el
cumplimiento de todas las normas de ordenación, conservación, defensa y
mejoramiento del ambiente, de acuerdo a las normativas legales vigentes. Se
activa una vez que el titular del Derecho Minero inicia la exploración o explotación
de los recursos minerales. Dicho proceso se lleva a cabo a través del
procedimiento denominado Gestión de Recaudación Minera No Metálica,
Código IAMIB-003-PR-007/15.
Los Procesos de Apoyo, son los que proporcionan los medios y recursos
necesarios para la adecuada ejecución de los demás procesos, se han
identificado como procesos de apoyo los siguientes:
El Proceso de Provisión de Recursos, tiene como objetivo garantizar el recurso

para la realización de las actividades de la Institución, así como la capacitación
del personal con el fin de asegurar las competencias necesarias logrando obtener
el desarrollo de las funciones y el desarrollo organizacional garantizando así la
vigencia de la estructura organizativa, descripción de cargos, proveer los bienes,
materiales y servicios requeridos por los demás procesos en forma oportuna y con
calidad, este proceso está desglosado de la siguiente manera:
 Mantenimiento de Infraestructura, desarrollado por la Gerencia de

Administración, cuyo objetivo es establecimiento de normas técnicas,
estándares y procedimientos de desarrollo y seguridad en materia de
Código
Fecha de vigencia
Página N°
infraestructura y en los procesos requeridos por las Unidades

Organizativas responsables de la implementación y mantenimiento del
Sistema de Gestión de la Calidad.
 Recursos Humanos, desarrollado por el Departamento de Recursos

Humanos, adscrito a la Gerencia de Administración, cuyo objetivo es la
capacitación del personal con el fin de asegurar las competencias
necesarias para el desarrollo de las funciones y el Desarrollo
Organizacional.
 Gestión Financiera, desarrollado por el Departamento de Servicios

Administrativos, adscrito a la Gerencia de Administración, quien se
encarga de realizar la administración de los recursos.
 Compras, desarrollado por el Departamento de Servicios

Administrativos, cuyo objetivo es proveer los bienes y Materiales
requeridos por los demás procesos en forma oportuna y con calidad.
 Informática, Proporciona el mantenimiento a los equipos de

computación (hardware) y a los programas informáticos (software).
Asimismo brinda el mantenimiento de los medios de comunicación
interna a través tanto de la red interna como de la INTRANET.
El Proceso de Servicios Externos es coordinado por la Gerencia de

Administración cuando se requiere contratar empresas, cooperativas y personas
naturales para ejecutar un determinado servicio.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
CAPÍTULO 4.
SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
4.1 Requisitos Generales:

El Instituto Autónomo Minas Bolívar (IAMIB) tiene establecido, documentado,
implementado y mantiene un Sistema de Gestión de la Calidad, para mejorar de
forma continua de acuerdo con los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, a fin de
asegurar la calidad de los servicios ofrecidos a sus clientes en relación al
cumplimiento de sus requerimientos para satisfacer sus necesidades.
Para ello, el Instituto Autónomo Minas Bolívar (IAMIB):
a) Determina los procesos que conforman este Sistema de Gestión de la Calidad

a través del Mapa de Procesos (sección 3.1) y en los documentos denominados
“Descripción de Proceso” (Sección 3.3), garantizando su aplicación a través de
sus unidades mediante los procedimientos documentados y demás documentos
que soportan el Sistema de Gestión de la Calidad.
b) Determina la secuencia e interacción de los procesos, mostrada en la sección

3.2, con el objetivo de tener una clara orientación a cumplir con las necesidades
del cliente, tanto interno como externo.
c) Determina los criterios y métodos necesarios para asegurar la eficacia de la

operación y control de sus procesos, a través de los procedimientos de trabajos
identificados como Referencia, en el contenido del Manual. Asimismo, a través de
la planificación para la ejecución de los diferentes servicios, se identifican las
actividades y mecanismos de control para el desarrollo de los procesos
medulares.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
d) Asegura la disponibilidad de los recursos e información necesaria para apoyar

la operación y el seguimiento de los procesos mediante el Plan Operativo Anual
(POA), control presupuestario, reuniones de revisión por la dirección, reuniones
de seguimiento y planes de formación.
e) Realiza el seguimiento, medición y análisis de sus procesos mediante la

recolección y análisis de los datos obtenidos en la ejecución de los mismos, a
través de los “Resultados de Gestión” aplicando técnicas estadísticas, auditorías
internas y analizando periódicamente los resultados para evaluar la gestión.
f) Con base en los resultados obtenidos, se implementan acciones correctivas y

preventivas para alcanzar los resultados planificados y la mejora continua de sus
procesos, a través del Plan de Acciones, Seguimiento de las Acciones y del Plan
de Mejora Continua.
El Instituto Autónomo Minas Bolívar gestiona estos procesos de acuerdo con los
requisitos establecidos en la Norma NVF-ISO 9001:2008. Cuando opta por
contratar servicios externos para realizar actividades que puedan afectar la
conformidad de los servicios, el tipo y grado de control a aplicar sobre dichos
procesos contratado externamente están definidos en el Procedimiento de
Adquisición de Bienes, Materiales y Servicios código IAMIB-002-PR-009/14
perteneciente al Departamento de Servicios Administrativos de la Gerencia de
Administración y son controladas mediante inspecciones y evaluaciones de las
actividades que conforman y regulan el servicio.
REFERENCIA:
IAMIB-002-PR-009/14 Adquisición de Bienes, materiales y Servicios
Código
Fecha de vigencia
Página N°
4.2 Requisitos de la Documentación

4.2.1 Generalidades
El Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Autónomo Minas Bolívar,
incluye la siguiente documentación:
a) Declaración documentada de la Política de la Calidad y Objetivos de la

calidad (sección 1.1. y 1.2 de este manual).
b) Manual de la Calidad, (descrito en el requisito 4.2.2) en este documento.
c) Procedimientos y registros requeridos en la Norma ISO 9001:2008 y otros

procedimientos considerados necesarios para el adecuado desarrollo de los
procesos. Estos procedimientos documentados y registros exigidos por la
Norma ISO 9001:2008 son:
IAMIB-900-PR-001/12 Procedimiento de Elaboración y Control de

Documentos
IAMIB-900-PR-002/12 Procedimiento de Control de Registros
IAMIB-900-PR-003/12 Procedimiento de Servicio No Conforme
IAMIB-900-PR-004/12 Procedimiento de Auditoría de Calidad
IAMIB-900-PR-005/12 Procedimiento de Acciones Correctivas y/o
Preventivas
d) Otros documentos necesarios por la organización, incluidos los registros

para asegurar la planificación, operación y control de los procesos son:
 Manual de Organización
 Manual Descriptivo de Cargos
 Descripción de Procesos
Código
Fecha de vigencia
Página N°
4.2.2 Manual de la Calidad

El Instituto Autónomo Minas Bolívar (IAMIB), establece y mantiene este manual,
en el cual se incluyen:
a) El alcance del Sistema de Gestión de la Calidad, con las exclusiones y
sus justificaciones, descritas en la sección 0.4 y 0.5 de este manual.
b) Las referencias a los procedimientos documentados establecidos para el
Sistema de Gestión de la Calidad.
c) Una descripción de la interacción de los procesos del Sistema de
Gestión de la Calidad.
REFERENCIA
IAMIB-900-MC-001/15 Manual de la Calidad
4.2.3 Control de los Documentos

La documentación utilizada en este requisito es proporcionada y controlada por la
Coordinación de Planificación y Control de Gestión, contando con un
procedimiento controlado, IAMIB-900-PR-001/12, Elaboración y Control de
documentos. Los registros son un tipo especial de documentación y son
controlados de acuerdo a los requisitos establecidos en el procedimiento control
de registros. Se establece de la siguiente forma:
a) Los documentos requeridos por el Sistema de Gestión de la Calidad y

necesarios por la Organización, son aprobados y controlados según lo establecido
en el Procedimiento “Elaboración y Control de Documentos” Código IAMIB-
900-PR-001/12, antes de su emisión y divulgación.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
b) Los ajustes, modificaciones y/o actualizaciones que sean necesarios realizar,

se deben efectuar mediante el procedimiento “Elaboración y Control de
Documentos” Código IAMIB-900-PR-001/12.
c) Las actualizaciones son revisadas y aprobadas nuevamente, a través del
formulario “Revisión de Elaboración, Actualización y Anulación de
Documentos” Código IAMIB-900-FM-001/12, donde se identifican los cambios,
y se publican en la intranet con el estado y versión de vigencia.
Cuando las áreas requieren modificar algún documento de su aplicación, se
notifica a la unidad controladora para su revisión. Una vez aprobadas y
registradas las actualizaciones, la unidad controladora actualiza la “Lista Maestra
de Documentos” Código IAMIB-800-FM-041/14.
d) Las unidades controladoras resguardan todos los documentos originales

(Manuales, Procedimientos, Formularios y Descripción de Procesos, entre otros),
y aseguran que toda la documentación vigente esté disponible en la intranet.
e) Las unidades controladoras se aseguran de que los documentos controlados

permanezcan legibles y fácilmente identificables. Y aquellos documentos que se
encuentren en físico se consideraran como No Controlado, exceptuando el
documento Manual de la Calidad, cuando sea remitido a un Órgano de tercera
parte para realizar auditorías externa, llevara en sello húmedo la palabra
“DOCUMENTO CONTROLADO”.
f) Los documentos de origen externo, tales como normas, leyes y reglamentos,

son identificados y se controlan de acuerdo a lo establecido en el procedimiento
de “Elaboración y Control de Documentos” Código IAMIB-900-PR-001/12.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
g) La versión anterior de los documentos vigentes serán controlados y se

identificarán con un sello húmedo en original en cada una de sus páginas con
frase OBSOLETO una vez actualizados.
REFERENCIA
IAMIB-900-PR-001/12 Procedimientos de Elaboración y Control de
Documentos.
IAMIB-900-FM-001/12 Revisión de Elaboración, Actualización y Anulación
de Documentos.
IAMIB-800-FM-041/14 Lista Maestra.
IAMIB-800-FM-003/12 Entrega de Documentos.
4.2.4 Control de los Registros

La documentación utilizada para este requisito es proporcionada y controlada por
la Coordinación de Planificación y Control de Gestión. Los registros constituyen la
evidencia de la conformidad con los requisitos, así como de la operación eficaz
del Sistema de Gestión de la Calidad. Se cuenta con un procedimiento
documentado para definir los controles necesarios para la identificación,
almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición de los
registros, asegurando su exactitud, legibilidad y que sean fácilmente identificables
y recuperables.
Los registros de calidad pueden estar en físico o en medios electrónicos, siendo

esta última, responsabilidad del usuario y controlado a través del Formulario
IAMIB-900-FM-006/12 “Índice de Archivo” indicando el período de preservación
de los registros de la calidad y la forma de cómo están almacenados y
clasificados, está definido en el procedimiento IAMIB- 900-PR-002/12 “Control
de Registros”, y ubicados en las diferentes unidades organizativas.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
El encargado de cada área tiene la responsabilidad de archivar, conservar y

eliminar, según corresponda, todos los registros de los procesos que le competen
y protegerlos de daños y deterioro.
REFERENCIAS
IAMIB-900-PR-002/12 Procedimiento de Control de Registros
IAMIB-900-FM-006/12 Índice de Archivo
Código
Fecha de vigencia
Página N°
CAPÍTULO 5.
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIÓN
5.1 Compromiso de la Dirección:

La Alta Dirección representada por el Presidente y el Representante por la
Dirección, definen, desarrollan e implementan el Sistema de Gestión de la
Calidad, estableciendo su compromiso (ver anexo 1) así como la mejora continua
de la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad, mediante las actividades
siguientes:
a) Comunicando a la organización la importancia de satisfacer tanto los
requisitos de los clientes (internos y externos) como los legales y
reglamentarios, a través de: charlas, carteleras, reuniones de trabajo, la
intranet, correo electrónico, entre otros.
b) Estableciendo una Política de la Calidad que es comunicada y entendida
por toda la organización descrita en la sección 5.3 de este manual.
c) Estableciendo los Objetivos de la Calidad en los niveles y en las funciones
correspondientes dentro de la empresa. Asegurando que todos los
responsables de ejecutar actividades vinculadas con el Sistema de Gestión
de la Calidad, entiendan el compromiso de cumplir con los mismos.
d) Conduciendo reuniones periódicas de Revisión por la Dirección, para
evaluar la adecuación y eficacia del sistema, la importancia de cumplir con
los requisitos del cliente, los requisitos legales y reglamentarios e identificar
oportunidades de mejora y los cambios necesarios.
e) Garantizando la disponibilidad de los recursos necesarios para el
mejoramiento continuo de los procesos y el mantenimiento del Sistema de
Gestión de la Calidad descrito en este Manual, específicamente en el Plan
Operativo Anual.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
5.2 Enfoque al Cliente

Para satisfacer los requisitos de los clientes y para superar sus expectativas, El
Instituto Autónomo Minas Bolívar se esfuerza continuamente en identificar las
necesidades presentes y futuras de ellos.
Nuestro proceso de comunicación garantiza que los requisitos de los clientes así
como también aquellos de la ley sean determinados, comprendidos, convertidos
en requerimientos internos y comunicados a los clientes y a las personas
apropiadas de nuestra organización. Para ello, la Alta Dirección a través de las
diferentes Unidades Organizativas que prestan servicios tiene establecido el
mecanismo de encuestas para medir la satisfacción del cliente (Medición de la
Satisfacción de los Usuarios y Usuarias, Código IAMIB-800-FM-007/15) con el
objetivo de hacer el seguimiento y mejora de la misma.
REFERENCIAS
IAMIB-800-FM-007/15 Medición de la Satisfacción de los Usuarios y
Usuarias
5.3 Política de la Calidad

La Política de la Calidad se encuentra descrita en la sección 1.1 de este manual y
la Alta Dirección se compromete y asegura que la Política de la Calidad es:
a) Adecuada al propósito del Instituto Autónomo Minas Bolívar.
b) Incluye un compromiso de cumplir con las necesidades y expectativas de
los clientes, y de implantar acciones de mejora continua que promuevan la
eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.
c) Es utilizada como marco de referencia para establecer y revisar los
objetivos de la calidad.
d) Es comunicada, entendida, implantada y mantenida por todos los miembros
de la organización y de los demás procesos que conforman el Sistema de
Código
Fecha de vigencia
Página N°
Gestión de la Calidad, mediante charlas, carteleras informativas y otros

medios impresos o electrónicos.
e) Es revisada a través de la Revisión por la Dirección, para su continua
adecuación a los propósitos de la organización.
5.4 Planificación
5.4.1 Objetivos de la calidad
Los Objetivos de la Calidad son establecidos y aprobados por la Alta Dirección del
Instituto Autónomo Minas Bolívar en los niveles y en las funciones
correspondientes dentro de la empresa, a fin de implementar la política de la
calidad. Estos objetivos son específicos, mensurables y conformes a la Política de
la Calidad, son registrados en el formato Objetivos de la Calidad Código IAMIB-
900-OC-001/12.
Los Objetivos de la Calidad se muestran en la sección 1.2 de este manual y su

cumplimiento, evaluación y control, se registra en el formulario “Resultados de
Gestión” Código IAMIB-900-FM-013/14, a través de los cuales se evalúan los
resultados y se establecen actividades de control para el logro de las metas y se
comunica el progreso a la Alta Dirección.
5.4.2 Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad

La alta dirección del Instituto Autónomo Minas Bolívar asegura que:
a) Los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad son planificados para

asegurar su adecuación al propósito de la Organización, considerando la Política
de la Calidad (sección 1.1) y los Objetivos de la Calidad (sección 1.2). Se tiene
definido en el Plan Operativo Anual (POA) y el cuadro de mando de la filosofía de
la calidad (Anexo 3).
Código
Fecha de vigencia
Página N°
b) Adicionalmente, la Alta Dirección asegura la integridad del Sistema de Gestión

de la Calidad cuando se planifican e implementan cambios en éste, y delega la
Planificación y Control de Gestión para evaluar y determinar la conveniencia de
aprobar los cambios, para que éstos, puedan ser posteriormente divulgados e
implementados.
Los cambios en el Sistema de Gestión de la Calidad son presentados en la

“Revisión por la Dirección”, considerando resultados de procesos, auditorías
internas y otros aspectos; los cambios pueden ser en respuesta a circunstancias
cambiantes, tales como productos, servicios, procesos, capacidad, cambios
operativos u organizacionales; cambios legales o reglamentarios relacionados con
los procesos o para mejorar la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad.
REFERENCIA
IAMIB-900-PR-014/12 Formulación del Plan Operativo Anual

Cuadro de mando de la Filosofía de la Calidad (Anexo 3).
5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación

5.5.1 Responsabilidad y Autoridad
La Alta Dirección mediante la gestión del Departamento de Recursos Humanos,
asegura que a través del Manual de Organización, el Manual Descriptivo de
Cargo, Estructura Organizativa, así como otros documentos, están definidas las
responsabilidades y autoridades del personal que conforman el Sistema de
Gestión de la Calidad del Instituto Autónomo Minas Bolívar. De igual forma,
asegura que dichas responsabilidades sean comunicadas y entendidas por el
personal antes mencionado a través de la intranet o con la entrega de una copia
de la descripción de cargo.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
REFERENCIA
IAMIB-900-MO-001/15 Manual de la Organización.
IAMIB-900-MC-001/15 Manual Descriptivo de Cargo.
5.5.2 Representante de la Dirección

El Presidente del Instituto Autónomo Minas Bolívar designa a un Representante
por la Dirección quien, con independencia de otras responsabilidades, está
autorizado y es responsable de:
a) Asegurarse de que se establezcan, implementen y mantengan los procesos

necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad, a través de las
revisiones por la dirección y evaluación de los resultados de gestión.
b) Informar a la Alta Dirección de la Institución a través de Informes

Ejecutivos, el desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad y de
cualquier necesidad de mejora.
c) Asegurarse que se promueva la toma de conciencia de los requisitos del

cliente en todos los niveles de la organización. Esta designación fue
divulgada en la organización mediante Memorando Interno Nº 008 de fecha
31/01/2012, cuya copia se anexa en este Manual. (Anexo 2)
5.5.3 Comunicación Interna

La Alta Dirección asegura la aplicación de procesos de comunicación eficaces y
apropiados al personal, a través de comunicados por escrito, reuniones de trabajo
periódicas, comunicación directa a todos los niveles de la organización, correos
electrónicos, red interna, entre otros, en las que se informa sobre temas tales
como: Política de la Calidad, cambios al Sistema de Gestión de la Calidad,
Código
Fecha de vigencia
Página N°
documentación, eventos o reuniones relacionados con la calidad, entre otros. La

eficacia de estos procesos se demuestra mediante la participación del personal y
el cumplimiento con sus compromisos. De los resultados de dichas acciones se
toman medidas en los casos en que la comunicación no sea eficaz.
5.6 Revisión por la Dirección
5.6.1 Generalidades
La Alta Dirección del Instituto Autónomo Minas Bolívar a través del Representante
por la Dirección, revisa y hace seguimiento al Sistema de Gestión de la Calidad
de la organización, de acuerdo al Procedimiento Revisión por la Dirección
Código IAMIB-001-PR-008/14, con la finalidad de asegurar su conveniencia,
adecuación y eficacia continua para así evaluar oportunidades de mejoras y
efectuar cambios.
Dichas revisiones son realizadas al menos una (01) vez al año, manteniendo
registros de las mismas en el Formulario Revisión por la Dirección Minuta
Código IAMIB-001-FM-034/14, donde se indican los puntos tratados, las
acciones a aplicar o decisiones tomadas y las fechas de compromiso para su
implementación.
5.6.2 Información de entrada para la revisión

Para la revisión se toman en cuenta las siguientes fuentes de datos, con el fin de
asegurar la conveniencia, adecuación y eficacia continua del sistema:
a) Resultados de auditorías.
b) Retroalimentación del cliente
c) Desempeño de los procesos y conformidad del servicio.
d) Estado de las acciones correctivas y preventivas.
e) Acciones de seguimiento de revisiones por la dirección previas.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
f) Cambios que podrían afectar el Sistema de Gestión de la Calidad,

incluyendo la política y los objetivos de la calidad.
g) Recomendaciones para el mejoramiento continuo.
5.6.3 Resultados de la Revisión

Los resultados de la revisión incluyen todas las decisiones y acciones
relacionadas con:
a) La mejora de la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad y sus
procesos
b) La mejora del servicio en relación con los requisitos del cliente
c) Las necesidades de recursos
REFERENCIAS
IAMIB-001-PR-008/14 Procedimiento de Revisión por la Dirección
IAMIB-001-FM-034/14 Minuta de Revisión por la Dirección
IAMIB-001-DP-008/14 Gestión de la Dirección
Código
Fecha de vigencia
Página N°
CAPÍTULO 6.
GESTIÓN DE LOS RECURSOS
6.1 Provisión de Recursos:

La provisión de recursos es determinada por el proceso de Provisión de Recursos
(Gestión Financiera).
a) A través de la formulación presupuestaria elaborada por la Coordinación de

Planificación y Control de Gestión y la Gerencia de Administración, se
identifican los recursos necesarios para implementar y mantener el Sistema de
Gestión de la Calidad. Con la información recabada, se elabora la Ley de
presupuesto y esta contiene todas las necesidades operativas de las Unidades
que Conforman el Sistema de Gestión de la Calidad, las cuales son reflejadas
en el Plan Operativo Anual (POA). La ejecución del presupuesto es llevado a
cabo a través del Departamento de servicios administrativos de la Gerencia de
Administración. Si durante su ejecución surge la necesidad de realizar
modificaciones al presupuesto inicialmente aprobado, estas son tramitadas
ante la Dirección de Presupuesto de la Gobernación del estado Bolívar.
b) En el Plan Operativo Anual (POA), se evidencia el desarrollo de las actividades

y las metas así como los responsables y los recursos necesarios para cumplir
los objetivos de la Calidad y metas planteadas, en materia de Recursos
Humanos, Materiales, Suministros, Servicios y de esta manera aumentar la
satisfacción del cliente mediante el cumplimiento de sus requisitos.
REFERENCIAS
IAMIB-900-PR-014/12 Formulación del Plan Operativo Anual
IAMIB-002-DP-004/15 Provisión de Recursos (Gestión Financiera)
Código
Fecha de vigencia
Página N°
6.2 Recursos Humanos
6.2.1 Generalidades
El Instituto Autónomo Minas Bolívar, a través del Departamento de Recursos
Humanos, procura el desarrollo de las competencias y formación del trabajador
que incide directamente en la conformidad de los requisitos del servicio prestado,
proporcionando educación e incrementando sus habilidades y experiencias, con el
propósito de hacerlos competentes en las funciones que desempeñan.
6.2.2 Competencia, Formación y Toma de Conciencia
En cumplimiento con la Norma en el Instituto Autónomo Minas Bolívar:

a) En base a los requerimientos de los cargos, que se tienen definidos en el
Manual Descriptivo de Cargos, se determinan las competencias y habilidades que
debe cumplir y/o desempeñar cada ocupante.
b) Igualmente, el supervisor inmediato evalúa las competencias de los

trabajadores bajo su responsabilidad, así como las debilidades que presentan en
el desarrollo de sus actividades y/o tareas, con el fin de determinar los aspectos
que requieran reforzar o mejorar y de esta manera efectuar el plan de
capacitación y desarrollo de personal y otras acciones de formación mencionadas
en el Procedimiento Capacitación y Desarrollo de Personal Código IAMIB-900-
PR-006/14, que permita satisfacer dichas necesidades.
c) Se evalúa la capacitación recibida por los empleados para determinar la

eficacia de la formación, a través del Formulario Evaluación de la Eficacia de la
Capacitación Código IAMIB-900-FM-017/14.
d) La Organización asegura que el personal sea consciente del impacto e

importancia de sus actividades en el desempeño del Sistema de Gestión de la
Código
Fecha de vigencia
Página N°
Calidad y de cómo contribuyen al logro de los Objetivos de la Calidad, a través de

la divulgación de los Manuales de Organización y Descriptivo de Cargos realizada
por el Departamento de Recursos Humanos.
e) El Instituto Autónomo Minas Bolívar, a través del Departamento de Recursos

Humanos resguarda los expedientes de cada trabajador, en donde se encuentran
los registros que evidencian su educación, formación, habilidades y experiencias.
REFERENCIAS
IAMIB-900-PR-006/14 Capacitación y Desarrollo de Personal
IAMIB-900-DC-001/15 Manual Descriptivo de cargos
IAMIB-900-MO-001/15 Manual de la Organización
IAMIB-900-FM-017/14 Evaluación de la Eficacia de la Capacitación
IAMIB-900-DP-002/15 Provisión de Recursos (Recursos Humanos)
IAMIB-002-FM-036/15 Plan de Capacitación y Desarrollo del Personal
6.3 Infraestructura
El Instituto Autónomo Minas Bolívar determina, proporciona y mantiene la
infraestructura necesaria para lograr la conformidad con los requisitos del servicio
requerido. La infraestructura incluye:
a) Dos (02) niveles ubicados en el Edificio La Fortuna sector Fuente Luminosa,

donde se ubican en el primer nivel (PB) la Oficina de Recepción, Archivo
General, Oficina de Informática, Gerencia de Fiscalización y Recaudación,
Consultoría Jurídica, Auditoría Interna y la Coordinación de Planificación y
Control de Gestión. En el segundo nivel (Primer piso) la Presidencia, Gerencia
de Administración y Gerencia de Operaciones; además de depósitos, baños,
ambientes.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
b) Equipos utilizados para el cumplimiento de los procesos, tales como: equipos

de computación (hardware), programas informáticos (software), entre otros.
c) Servicios de apoyo, tales como equipos de comunicación a través de internet,

fax, teléfonos y transporte.
A través del proceso de Provisión de Recursos (Mantenimiento de Infraestructura

e Informática), se asegura la conservación y adecuación de la infraestructura que
requieren los demás procesos para su desarrollo.
REFERENCIA
IAMIB-900-DP-006/14 Provisión de Recursos (Mantenimiento de
Infraestructura)
IAMIB-005-DP-003/15 Provisión de Recursos (Informática)
6.4 Ambiente de Trabajo

El Instituto Autónomo Minas Bolívar, determina y gestiona el ambiente de trabajo
necesario para el adecuado desempeño de los procesos que conforman el
Sistema de Gestión de la Calidad. Esto lo hace a través de la motivación del
personal a la participación activa para que ponga de manifiesto su potencial
humano, organizando jornadas que permitan al personal cuidar y mantener su
lugar de trabajo.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
CAPÍTULO 7.
REALIZACIÓN DEL PRODUCTO
7.1 Planificación de la Realización del Servicio:
El Instituto Autónomo Minas Bolívar a través de los procesos de Otorgamiento de

Derechos Mineros y la Recaudación Minera No Metálica, planifica y ejecuta las
actividades orientadas a satisfacer los requerimientos de los usuarios y usuarias,
considerando y siendo coherente con la Planificación de la Calidad, código IAMIB-
900-FM-012/14 y los objetivos indicados en el Plan Operativo Anual (POA).
Durante la planificación de la realización del servicio, El Instituto Autónomo Minas
Bolívar, cuando sea apropiado determina lo siguiente:
a) Las actividades requeridas para el cumplimiento de los objetivos operativos y

los Objetivos de la Calidad del Sistema de Gestión de la Calidad.
b) Se establecen procedimientos y documentación específica para determinar los

recursos necesarios para cumplir con el servicio.
c) La planificación se realiza de acuerdo a las solicitudes de Derechos Mineros

emitidas por los usuarios y usuarias, tanto en el proceso de “Otorgamiento de
Derechos Mineros” como en el de “Recaudación Minera No Minera No Metálica”
se contemplan las actividades de verificación, validación, seguimiento, medición e
inspección, para el producto, así como los criterios para la aceptación del mismo,
los cuales están expresos en la Ley de Minas del estado Bolívar.
d) Se dispone de una serie de registros necesarios para proporcionar evidencia

de que los procesos y los servicios resultantes cumplen los requisitos, tales como:
actas de verificación de requisitos, informes técnicos de revisión, reportes de
Código
Fecha de vigencia
Página N°
recaudación, entre otros, los cuales son generados en diferentes etapas de la

prestación del servicio.
El resultado de esta planificación permite a las áreas involucradas contar con una
metodología de operación adecuada para la realización de los servicios y que sea
coherente con los otros procesos que conforman el Sistema de Gestión de la
Calidad.
REFERENCIAS
IAMIB-800-DP-002/15 Otorgamiento de Derechos Mineros.

IAMIB-004-PR-003/13 Otorgamiento de Derechos Mineros.
IAMIB-003-DP-010/14 Recaudación Minera No Metálica.
IAMIB-00003-PR-007/15 Gestión de Recaudación Minera No Metálica.
IAMIB-900-PR-014/12 Formulación del Plan Operativo Anual.
IAMIB-900-FM-012/14 Planificación de la Calidad.
7.2 Procesos Relacionados con el Cliente:
7.2.1 Determinación de los Requisitos Relacionados con el Servicio
El Instituto Autónomo Minas Bolívar determina que:
a) Los requisitos relacionados con el servicio solicitado por los usuarios y

usuarias, se describen en el procedimiento “Otorgamiento de Derechos
Mineros Código IAMIB-004-PR-003/13” y en el caso de la “Recaudación
Minera No Metálica” están explícitos en el procedimiento de “Gestión de
Recaudación Minera No Metálica Código: IAMIB-003-PR-007/15”. En ambos
casos se encuentran disponibles en la intranet del Instituto y en físico (Trípticos,
para el otorgamiento de Derechos Mineros) en la recepción.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
b) Aquellos requisitos que no fueron establecidos por los usuarios y usuarias, pero
necesarios para responder a la solicitud o lograr la conformidad del servicio.
c) Los requisitos legales o reglamentarios aplicables al servicio prestado, tales

como los definidos en la Ley de Minas del estado Bolívar y su Reglamento,
específicamente en los Artículos 42, 49, 50, 52, 60 y 40 respectivamente.
d) Cualquier requisito adicional que la Institución considera necesario para

responder la solicitud del usuario y usuaria.
7.2.2 Revisión de los Requisitos Relacionados con el Servicio
El Instituto Autónomo Minas Bolívar tiene un proceso definido para la revisión de

los requisitos relacionados con los servicios. En el proceso de Otorgamiento de
Derechos Mineros, la revisión se realiza antes de la aceptación de la solicitud por
parte de las Gerencias de Operaciones, Gerencia de Fiscalización y Recaudación
y la Consultoría Jurídica. En el proceso de Recaudación Minera No Metálica la
revisión se realiza a través de la Coordinación de Planificación y Control de
Gestión conjuntamente con la Gerencia de Fiscalización y Recaudación. El
proceso garantiza que:
a) Que los requisitos del servicio estén claramente definidos y se dispongan en

forma escrita.
b) Se resuelven las discrepancias entre lo solicitado previamente y el alcance
de la prestación del servicio se realizan las aclaratorias pertinentes a través
del contacto con el cliente, por comunicación escrita, vía telefónica, correo
electrónico etc.
c) IAMIB tiene capacidad para cumplir con los requisitos definidos.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
d) Se mantienen registros de los resultados de la revisión y de las acciones

originadas por la misma.
e) Cuando el cliente no presente o proporcione una declaración documentada
de los requisitos, el IAMIB confirma los requisitos del cliente antes de la
aceptación.
De otra manera, cuando se cambian los requisitos del servicio, el IAMIB se

asegura de que la documentación pertinente sea modificada y de que el personal
correspondiente sea consciente de los requisitos modificados.
7.2.3 Comunicación con el Cliente
El Instituto Autónomo Minas Bolívar informa a los usuarios y usuarias acerca de la

naturaleza de los servicios que son ofrecidos a través de sus procesos, mediante
la comunicación directa, con el fin de conocer su percepción en cuanto al
cumplimiento de sus requisitos y la calidad de los servicios ofrecidos y a través de
otros medios tales como cartelera informativa, página web y buzón de
sugerencias, para emitir o solicitar información relacionada con la prestación del
servicio a fin de:
a) Especificar información acerca de los servicios ofrecidos.

b) Consultar acerca del estado de avance del servicio ofrecido.
c) La retroalimentación del cliente, incluyendo formular sus quejas, en caso de
algún reclamo.
REFERENCIA
IAMIB-900-FM-035/14 Recepción de Felicitaciones, Quejas, Reclamos y/o
Sugerencias.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
7.3 Diseño y Desarrollo
Este requisito está excluido debido a su naturaleza no se diseña ni se desarrollan

productos o servicios, debido a que el servicio que otorga el Instituto Autónomo
Minas Bolívar, está plenamente definido por la Ley de Minas del estado Bolívar,
su Reglamento y demás disposiciones de carácter legal.
7.4 Compras
7.4.1 Proceso de compra

El Instituto Autónomo Minas Bolívar a través de la Gerencia de Administración
asegura que el producto y el servicio contratado adquirido cumplan con los
requisitos de compra especificado, seleccionando y evaluando a los proveedores
en función de su capacidad, para suministrar productos y servicios de acuerdo
con los requisitos de la organización.
Considerando la descripción de proceso “Provisión de Recursos (Compras),

código IAMIB-002-DP-006/15 y el procedimiento “Adquisición de Bienes,
Materiales y Servicios” Código IAMIB-002-PR-009/14, los proveedores son
evaluados de acuerdo con los criterios de tiempo de entrega, cumplimiento de
especificaciones, condiciones del producto y satisfacción del cliente.
Todos los proveedores con evaluaciones satisfactorias son considerados

elegibles para los procesos de compras y los procesos de contratación de
servicios. Los registros de la evaluación son conservados por la gerencia de
administración donde permanece el expediente que contiene la solicitud, la orden
de compra, certificación presupuestaria, requisición de bienes y materiales,
evaluación/re-evaluación del desempeño del proveedor, verificación de las
compras.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
Las solicitudes de compra y/o de servicios que se generan en el Instituto

Autónomo Minas Bolívar, contienen los datos que describen claramente el
producto y el servicio solicitado, comprenden en la medida que corresponda, el
tipo, clase, modelo o cualquier otra identificación precisa del producto, tales como
dibujos, estándares de cumplimiento y otros datos técnicos aplicables. Todos
estos datos se anexan a la requisición de compra la cual es tramitada por la
gerencia de administración y en la solicitud del servicio, como referencia para
describir adecuadamente el producto y el servicio en las solicitudes de
cotizaciones que se envían al proveedor. Cualquier diferencia entre el producto
solicitado y el ofrecido por el proveedor, es acordada y aclarada entre las partes.
7.4.2 Información de las compras

El procedimiento Adquisición de Bienes y Servicios, Código IAMIB-002-PR-
009/14, describe en forma detallada el proceso para realizar la compra de bienes
y servicios, que demanda la organización a través del Formulario Solicitud de
Bienes Materiales y/o Servicios Código IAMIB-900-FM-004/14.
Los documentos de compra se revisan para garantizar que los requisitos sean
adecuados, antes de realizar pedidos al proveedor.
7.4.3 Verificación de los Productos Comprados

La verificación del producto comprado se realiza a través del Formulario
“Verificación de las compras” Código IAMIB-002-FM-002/13 y la entrega del
bien y/o servicio Formulario “Control de entrega interno de bienes y
materiales” Código IAMIB-002-FM-009/14.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
Si la organización o el cliente hacen la verificación en las instalaciones del

proveedor, las disposiciones de la verificación y los métodos para liberar el
producto quedan documentados en la información de compra.
REFERENCIA
IAMIB-002-PR-009/14 Adquisición de Bienes y Servicios.
IAMIB-900-FM-004/14 Solicitud de Bienes Materiales y/o Servicios.
IAMIB-900-FM-029/14 Evaluación/ Re-evaluación de Desempeño del
Proveedor Del Instituto Autónomo Minas Bolívar.
IAMIB-002-FM-002/13 Verificación de las Compras.
IAMIB-002-FM-009/14 Control de entrega interno de bienes y materiales.
IAMIB-002-DP-006/15 Provisión de Recursos (Compras).
7.5 Producción y Prestación del Servicio
7.5.1 Control de la Producción y de la prestación del Servicio

La prestación de los servicios se mantiene bajo control mediante las siguientes
condiciones cuando sea aplicable:
a) La disponibilidad de información que describa las características del
servicio.
b) La disponibilidad de instrucciones de trabajo, cuando sea necesario.
c) Los requisitos de capacitación de las personas que intervienen en la
generación y prestación del servicio.
Otras condiciones que requieren ser controladas para asegurar la prestación del
servicio son:
a) La disponibilidad de materiales necesarios para la ejecución del servicio.
b) La disponibilidad de la mano de obra para la asignación de carga de
trabajo.
c) La designación y distribución de herramientas e insumos.
d) El transporte del personal.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
e) El seguimiento al desarrollo del servicio, para asegurar el cumplimiento de

lo planificado en los lapsos previstos.
7.5.2 Validación de los procesos de la Producción y de la Prestación del

Servicio
Este requisito está excluido debido a que los servicios prestados “Otorgamiento
de Derechos Mineros” y “Recaudación Minera No Metálica”, no llevan consigo
seguimientos que puedan verificarse durante las actividades de prestación del
servicio y/o posterior a él. Este requisito se inserta con el fin de mantener la
secuencia de la Norma ISO 9001:2008.
7.5.3 Identificación y Trazabilidad

Para facilitar la trazabilidad, se elabora un expediente por cada solicitud recibida,
donde se van anexando todos los registros relacionados con el trámite, desde que
el cliente solicita el servicio, las revisiones, análisis e inspecciones, revisiones por
la Consultoría Jurídica hasta que se efectúa la evaluación final con el punto de
cuenta o resolución, según sea el caso para el otorgamiento del derecho. En el
caso de las Concesiones Mineras la asignación del código la realiza la
Consultoría Jurídica una vez que recibe el expediente con su respectivo punto de
cuenta firmado por el Presidente, para posteriormente remitirlo a la Gobernación
del estado Bolívar, para su publicación en Gaceta Oficial.
En el caso de las demás modalidades de Derecho Minero (Autorizaciones de

Explotación para la Pequeña Minería y/o Artesanal, Permisos Temporales y/o
Eventuales, Autorizaciones Especiales de Explotación en Territorios Indígenas,
Transformación, Procesamiento), la asignación del código es emitida a través de
la Presidencia del IAMIB, quien se encarga de entregar el permiso temporal al
solicitante, posteriormente remite otro original firmado con el recibido a la
Código
Fecha de vigencia
Página N°
Gerencia de Operaciones para la remisión del expediente completo al Archivo

General.
El código que se otorga a las concesiones mineras está constituido de la siguiente

forma: Título Minero N° xx-xx, después de la palabra Título Minero se coloca el
número asignado por la Consultoría Jurídica y después del guion los dos últimos
dígitos del año de emisión. Para las demás modalidades, el código está
constituido de la siguiente forma: PIAMIB/AUT/N° xxx/xxxx, donde los primeros
dígitos corresponden a las siglas de la Institución, las siguientes tres letras AUT
seguido de un número correlativo de tres dígitos y al final los cuatro dígitos del
año de emisión. En la modalidad de Prorroga de Derechos Mineros se coloca el
siguiente código: PIAMIB/N° xxx/xx, donde los tres primeros dígitos
corresponden al número asignado por Consultoría Jurídica y los dos últimos al
año de emisión.
En el caso de la Recaudación Minera No Metálica, la Coordinación de

Planificación y Control de Gestión remite a la Gerencia de Fiscalización y
Recaudación el Presupuesto de Ingresos de acuerdo al procedimiento
Formulación del Plan Operativo Anual Código IAMIB-900-PR-014/12, una vez
aprobado, el cual a través de sus coordinaciones ejecutara las acciones
necesarias para el cumplimiento de los objetivos establecidos, para llevar a cabo
el proceso de Recaudación Minera No Metálica.
Al recibir el presupuesto en la Gerencia, y luego de registrar la información en la

base de datos de ingresos, se procede a realizar las gestiones de cobro a los
titulares de derechos minero o contribuyentes según corresponda el servicio
solicitado, a través la emisión de oficios, estados de cuenta, fiscalizaciones,
inspecciones técnico-minero-ambiental, revisión de informes mensuales,
resoluciones, entre otros.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
Luego que el usuario efectúe el respectivo pago, notificado al instituto por escrito,
y una vez que el presidente gire las instrucciones respectivas, es registrado el
monto recaudado en la base de datos de ingresos, para la activación del servicio
requerido, indicando el final del proceso. Todo este proceso de recaudación es
reportado mensualmente ante la Presidencia del Instituto y la Coordinación de
Planificación y Control de Gestión a través de reportes mensuales.
REFERENCIA
IAMIB-004-PR-003/13 Procedimiento de Otorgamiento de Derechos Mineros.
IAMIB-003-PR-007/15 Procedimiento de Gestión de Recaudación Minera No
Metálica.
7.5.4 Propiedad del Cliente

Este apartado no es de aplicación a los procesos y actividades de prestación de
servicio por el IAMIB, en cuanto que sus funciones se encuentran claramente
definidas por la Ley de Minas del Estado Bolívar y su Reglamento.
7.5.5 Preservación del Producto

De acuerdo con la naturaleza de los servicios ofrecidos por El Instituto Autónomo
Minas Bolívar, las actividades de preservación a los registros que son parte
constitutiva del servicio que se aplican son: Identificación, manipulación,
almacenamiento y protección; no se requiere embalaje de los productos, ya que
se trata de servicios de Otorgamiento de Derechos Mineros que se efectúan en la
instalación de la Institución, tratando de responder de manera inmediata las
solicitudes recibidas.
7.6 Control de los equipos de Seguimiento y de Medición

El Instituto Autónomo Minas Bolívar, asegura que los equipos de inspección,
medida para el levantamiento topográfico estén aptos para realizar las
verificaciones de coordenadas en áreas otorgadas y/o solicitadas para la
Código
Fecha de vigencia
Página N°
explotación de minerales no metálicos. Este procedimiento aplica a todos los

equipos de medida necesarios utilizados por el Instituto. Cuando se requiera la
validez de los resultados, los equipos de medición deben:
a) Calibrarse o verificarse, o ambos, a intervalos especificados o antes de su

utilización, comparado con patrones de medición trazables a patrones de
medición internacionales o nacionales; de no existir tales patrones debe
registrarse la base utilizada para la calibración o la verificación.
b) Ajustarse o reajustarse según sea necesario.
c) Estar identificado para poder determinar su estado de calibración.
d) Protegerse contra ajustes que pudieran invalidar el resultado de la
medición.
e) Protegerse contra los daños y el deterioro durante la manipulación, el
mantenimiento y el almacenamiento.
El Analista de Bienes y Mantenimiento se encarga del control y resguardo de los

equipos necesarios para las verificaciones de coordenadas en áreas otorgadas
y/o solicitadas para la explotación de minerales no metálicos.
REFERENCIA
IAMIB-002-FM-039/14 Plan de Mantenimiento de Equipos Topográficos
Código
Fecha de vigencia
Página N°
CAPÍTULO 8.
MEDICIÓN, ANÁLISIS Y MEJORA
8.1 Generalidades:
El Instituto Autónomo Minas Bolívar (IAMIB) está comprometido con la
satisfacción del cliente tal como lo establece en su Política de la Calidad, es por
ello que la organización tiene planes e implementa los procesos de monitoreo,
medición, análisis y mejora, según corresponda para:
a) Demostrar la conformidad del Sistema de Gestión a través del cumplimiento de

los requisitos de las solicitudes.
b) Asegurar la conformidad del Sistema de Gestión a través del cumplimiento de
los requisitos de los usuarios y usuarias del sistema de Gestión de la Calidad y se
encuentra establecido en las descripciones de proceso.
c) Mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad a
través la realización de revisión por la Dirección, auditorías internas al Sistema de
Gestión de la Calidad, los Informes Ejecutivos de Gestión para el seguimiento del
resultado de los procesos establecidos, el seguimiento a la implementación de
acciones correctivas, la aplicación de encuestas para medir la satisfacción de los
clientes, entre otras, como mecanismos de seguimiento, medición y mejora del
Sistema de Gestión de la Calidad. Para ello, la organización se apoya en datos
estadísticos recogidos en los diferentes procesos del Sistema de Gestión de la
Calidad, los cuales son analizados para tomar acciones / decisiones que
conlleven al cumplimiento de los objetivos.
8.2 Seguimiento y Medición

8.2.1 Satisfacción del cliente
Como una de las medidas del desempeño del Sistema de Gestión de la Calidad,
el Instituto Autónomo Minas Bolívar supervisa la información relacionada con la
Código
Fecha de vigencia
Página N°
percepción del cliente tanto interno como externo con respecto al grado en que la
organización ha satisfecho sus requerimientos.
El método para la obtención y análisis de esta información está identificado en el

procedimiento Medición de Satisfacción de Usuarios y Usuarias, código
IAMIB-800-PR-004/15 y el formulario Medición de la Satisfacción de los
Usuarios y Usuarias, código IAMIB-800-FM-007/15. A través de la Coordinación
de Planificación y Control de Gestión se evalúa la satisfacción de los clientes
internos por medio de encuestas, para asegurar que los procesos que conforman
el SGC generan resultados que fortalecen la cadena de valor de la organización.
A través de las Gerencias de Operaciones y Fiscalización y Recaudación, se

evalúa la satisfacción del cliente externo, es decir la comunidad en general que
solicita los servicios del Instituto Autónomo Minas Bolívar.
REFERENCIA
IAMIB-800-PR-004/15 Medición de Satisfacción de Usuarios y Usuarias
IAMIB-800-FM-007/15 Medición de la Satisfacción de los Usuarios y
Usuarias.
8.2.2 Auditoria Interna:

En el Instituto Autónomo Minas Bolívar a través de la Coordinación de
Planificación y Control de Gestión, realiza auditorías internas a intervalos
programados con el fin de establecer si el Sistema de Gestión de la Calidad:
a) Se ajusta a los acuerdos planeados, a los requisitos de esta Norma
Internacional y a los requisitos del Sistema de Gestión de la Calidad
establecido por la Institución.
b) Está eficazmente implementado y mantenido.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
El Programa Anual de Auditoría, IAMIB-007-FM-008/12 se planifica tomando en

cuenta el estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como
los resultados de auditorías previas. Previo a la ejecución de la auditoría, se
definen los criterios de auditoría, el alcance de la misma, su frecuencia y
metodología. Las auditorías son ejecutadas por personal distinto al área auditada,
para asegurar la objetividad e imparcialidad el proceso.
Los responsables de los procesos auditados aseguran que se implementen las

acciones necesarias para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas.
Posterior a ello, a través de la Coordinación de Planificación y Control de Gestión
se realiza seguimiento y se verifica que la implementación de las acciones
correctivas haya sido efectiva. Se generan registros de los resultados de la
verificación.
Se tiene establecido un procedimiento documentado denominado “Auditoria de

la Calidad”, Código IAMIB-007-PR-010/14, que describe las responsabilidades y
requisitos para la planificación y la realización de auditorías, a manera de
presentar los resultados y mantener los registros.
REFERENCIA
IAMIB-007-PR-010/14 Procedimiento de Auditoria de Calidad
IAMIB-007-FM-008/12 Programa Anual de Auditoría
8.2.3 Seguimiento y Medición de los Procesos

Los responsables de los procesos, realizan seguimiento y cuando sea aplicable
medición a los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad, a través de
indicadores de gestión que muestran la capacidad de los procesos para alcanzar
los resultados planificados. Cuando no se alcancen los resultados planificados, se
Código
Fecha de vigencia
Página N°
llevan a cabo correcciones y acciones correctivas, según sea conveniente, para

asegurar la conformidad de los resultados.
Cada responsable de proceso establece sus propios mecanismos para la

recopilación de los datos acerca del desempeño de sus procesos y traducirlos en
información que conlleve a la mejora de los mismos, los cuales se consolidan en
el formulario IAMIB-900-FM-012/14 “Resultados de Gestión”.
El Representante por la Dirección, realiza seguimiento al desempeño de los

procesos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad, mediante reuniones
e implementación del formulario “Informe Ejecutivo de Gestión” Código IAMIB-
001-FM-016/15, en forma periódica donde se realiza la consolidación de los
“Resultados de Gestión” realizada por la Coordinación de Planificación y
Control de Gestión, donde los responsables o dueños de los procesos presentan
los informes con los resultados de sus procesos, realizando análisis de causas de
las desviaciones con respecto a las metas y las acciones correctivas necesarias a
implementar.
REFERENCIA
IAMIB-900-FM-012/14 Resultados de Gestión.
IAMIB-001-FM-016/15 Informe Ejecutivo de Gestión.
8.2.4 Seguimiento y Medición del Producto:

El Instituto Autónomo Minas Bolívar, a través de la Gerencia de Operaciones mide
y hace seguimiento de las características del servicio para verificar que se
cumplen los requisitos del mismo. Esto debe realizarse en conjunto de acuerdo
con la planificación de la realización del servicio ya definidas en el apartado 7.1.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
Durante la prestación del servicio, se llevan a cabo revisiones para verificar la

conformidad de las actividades señaladas en los planes de trabajo.
La prestación del servicio no tiene lugar hasta que todas las disposiciones
planificadas se han concluido satisfactoriamente, a menos que algo distinto sea
aprobado por una autoridad competente y, cuando sea el caso, por el cliente.
8.3 Control del Producto No Conforme:

El Instituto Autónomo Minas Bolívar, se asegura que el servicio que no sea
conforme con los requisitos, se identifica y controla para prevenir su uso o entrega
no intencional, de igual manera en las diferentes unidades que desarrollan los
procesos que conforman este sistema. Los controles, las responsabilidades y
autoridades relacionadas con el tratamiento del producto no conforme, están
definidos en el procedimiento documentado Servicio No Conforme IAMIB-900-
PR-003/12.
Como algunos de los productos o servicios no conformes que se puedan

presentar en la prestación del servicio que no cumpla con los requisitos del
usuario o usuaria se plasmara mediante el formulario Control Del Servicio No
Conforme, Código: IAMIB-900-FM-007/12.
Los productos no conformes son tratados mediante las siguientes maneras:

a) Tomando acciones para eliminar la no conformidad detectada.
b) Autorizando su uso, liberación o aceptación bajo concesión cuando el
cliente lo apruebe.
c) Tomando acciones para impedir su uso.
d) Cuando se detecta un producto no conforme después de la entrega o
cuando ha comenzado su uso, el Supervisor del trabajo, es responsable
de tomar las acciones apropiadas respecto a los efectos, identificando el
Código
Fecha de vigencia
Página N°
destino final del producto, recuperándolo en caso de ser posible y

corrigiendo o elaborando un producto nuevo, según aplique.
Se mantienen registros de la naturaleza de las no conformidades y de las
acciones tomadas. Cuando un producto no conforme se corrige, es inspeccionado
para demostrar su conformidad con los requisitos.
REFERENCIA
IAMIB-900-PR-003/12 Procedimiento de Servicio No Conforme
IAMIB-900-FM-007/12 Control del Servicio No Conforme
8.4 Análisis de Datos:

Los responsables de los procesos determinan, recopilan y analizan los datos para
demostrar el cumplimiento de los objetivos del proceso. A través de la
Coordinación de Planificación y Control de Gestión se revisan y se consolidan
estos resultados que son elevados a la Representante por la Dirección para
demostrar la idoneidad y la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad y para
evaluar donde puede realizarse la mejora continua.
El análisis de los datos proporciona información sobre:
a) La satisfacción del cliente
b) La conformidad de los requisitos del producto
c) Las características y tendencias de los procesos y de los productos.
d) Los proveedores
8.5 Mejora:
8.5.1 Mejora Continua
El Instituto Autónomo Minas Bolívar, mejora continuamente la eficacia del Sistema
de Gestión de la Calidad a través de la evaluación periódica del desempeño de
los procesos, el uso de la política de calidad, los objetivos de calidad, los
Código
Fecha de vigencia
Página N°
resultados de auditoría, la satisfacción del cliente, el análisis de los datos, las

acciones correctivas y preventivas y la Revisión de la Dirección.
REFERENCIA
IAMIB-900-FM-019/14 Plan de Mejora Continua.
8.5.2 Acciones Correctivas

Todos los procesos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad
presentado en este manual, toman acciones para eliminar las causas de no
conformidades con objeto de prevenir que vuelva a ocurrir. Se tiene establecido
un procedimiento documentado denominado Acciones Correctivas y/o Preventivas
IAMIB-900-PR-005/12, donde se definen los requisitos para:
a) Revisar las no conformidades
b) Determinar las causas de las no conformidades.
c) Evaluar la necesidad de adoptar las acciones para asegurarse de que
las no conformidades no vuelvan ocurrir.
d) Definir e implementar acciones necesarias.
e) Registrar los resultados de las acciones tomadas.
f) Revisar la eficacia de las acciones correctivas tomadas.
REFERENCIA
IAMIB-900-PR-005/12 Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas
8.5.3 Acciones Preventivas

Cuando se identifican unas no conformidades potenciales, se determinan y se
implementa una acción preventiva para eliminar las causas potenciales con el fin
de evitar su ocurrencia. Se tiene establecido un procedimiento documentado
denominado Acciones Correctivas y/o Preventivas código IAMIB-900-PR-
005/12, donde se definen los requisitos para:
Código
Fecha de vigencia
Página N°
a) Determinar las no conformidades potenciales y sus causas.

b) Evaluar la necesidad de actuar para prevenir la ocurrencia de no
conformidades.
c) Determinar e implementar acciones necesarias.
d) Registrar los resultados de las acciones y revisar las acciones tomadas.
e) Revisar la eficacia de las acciones preventivas tomadas.
REFERENCIA
IAMIB-900-PR-005/12 Procedimiento de Acciones Correctivas y/o
Preventivas.
Código
Fecha de vigencia
Página N°
Anexo 1. Compromiso de la Dirección

Código
Fecha de vigencia
Página N°
Anexo 2. Carta de Designación del Representante de la Dirección

Código Código
Manual de la Calidad
IAMIB-900-MC-001/15
Fecha de vigencia Fecha de vigencia
Instituto Autónomo Instituto
Minas Bolívar 26 JUN
Autónomo Minas 2017
Bolívar 19 Mayo 2016
Página N°
Instituto Autónomo de Minas Actualización N° 04Actualización N° 02 77 Página N°
77
Anexo 3. Cuadro de Mando de la Filosofía de la Calidad
Política de la
Objetivos de la Calidad Indicadores Meta
Calidad
Eficacia de Derechos Mineros Otorgados
Administrar los ≥80%≤100%
 Administrar los recursos minerales no Derechos Mineros Otorgados
%DMO= ___________________________________ x 100%
recursos minerales no
metálicos en el estado Bolívar, no reservados Solicitudes de Derechos Recibidas
metálicos en el estado al Poder Ejecutivo Nacional, a través del
Bolívar, no reservados otorgamiento de Derechos Mineros y la Eficacia de la Recaudación Minera no Metálica
al Poder Ejecutivo Recaudación Minera No Metálica.
Bs. Recaudados
%RMNM=_____________________________ x 100% ≥80%≤100%
Nacional, a través del
otorgamiento de Bs. Programados
Derechos Mineros y la
Eficacia de satisfacción del usuario
Recaudación Minera No
 Aumentar el nivel de satisfacción del cliente. Satisfactorio = ΣExcelente + Muy Bueno
Metálica, satisfaciendo %satis= ≥75%≤100%
oportunamente las No Satisfactorio = ΣRegular + Deficiente
necesidades de los
clientes, con un recurso Eficacia de actividades de mejoras
humano competente, Documentos Revisados=Documentos para aprobados +

 Mejorar continuamente el sistema de gestión de %AD = Documentos Actualizados+ Documentos Anulados+ ≥85%≤100%
mejorando
la calidad. Documentos No Aprobados = 100%
continuamente la
eficacia del sistema de Auditorias Ejecutadas __ x 100%
%AI = __________________ 100%
gestión de la calidad. Auditorias Programadas
Código Código
Manual de la Calidad
IAMIB-900-MC-001/15
Fecha de vigencia Fecha de vigencia
Instituto Autónomo Instituto
Minas Bolívar 26 JUN
Autónomo Minas 2017
Bolívar 19 Mayo 2016
Página N°
Instituto Autónomo de Minas Actualización N° 04Actualización N° 02 78 Página N°
78
Anexo 3. Cuadro de Mando de la Filosofía de la Calidad
Política de la
Objetivos de la Calidad Indicadores Meta
Calidad
Acciones correctivas cerradas

%AC = x 100% ≥85%≤100%
Administrar los
Acciones correctivas recibidas
recursos minerales no  Mejorar continuamente el sistema de
metálicos en el estado gestión de la calidad.
Acciones preventivas cerradas x 100%
%AP= ________________________________ ≥85%≤100%
Bolívar, no reservados
Acciones preventivas recibidas
al Poder Ejecutivo
Nacional, a través del
%PM = Planes de Mejora Cerrados x 100%
____________________________ ≥85%≤100%
otorgamiento de
Planes de Mejora recibidos
Derechos Mineros y la
Recaudación Minera No
Metálica, satisfaciendo
oportunamente las
Eficacia de la Formación del Talento Humano
necesidades de los
clientes, con un recurso Cursos Ejecutados
 Fortalecer de forma permanente el desarrollo %CR= _____________________ x 100% ≥85%≤100%
humano competente, Cursos programados
del recurso humano.
mejorando
continuamente la Trabajadores capacitados
eficacia del sistema de %TC = X 100% ≥85%≤100%
Trabajadores programados para capacitación
gestión de la calidad.

Manual de La Calidad Act. 04

Transféré par

Informations du document

Copyright

Formats disponibles

Partager ce document

Partager ou intégrer le document

Options de partage

Avez-vous trouvé ce document utile ?

Ce contenu est-il inapproprié ?

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Manual de La Calidad Act. 04

Transféré par

Droits d'auteur :

Formats disponibles

Código

Manual de la Calidad IAMIB-900-MC-001/15

Presidente Instituto Autónomo Minas

Presidente Instituto Autónomo

0.2 Datos de la Dependencia............................................... 5

0.4 Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad………… 8

0.6 Términos y Definiciones…………………………….….... 10

1.1 Política de la Calidad………………………………………

2.1 Estructura Organizativa……………………………………

3.1 Mapa de Procesos…………………………………………

4.1 Requisitos Generales……………………………………...

4.2 Requisitos de la Documentación…………………………

Capítulo 5 RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION

5.1 Compromiso de la Dirección……………………………...

6.1 Provisión de Recursos…………………………………….

7.1 Planificación de la Realización del Servicio………….

Capítulo 8 MEDICION, ANALISIS Y MEJORA

Anexo 3: Cuadro de Mando de la Filosofía de la Calidad 77

El manual describe nuestro Sistema de Gestión de la Calidad, perfila los campos

El manual está dividido en ocho secciones que están directamente relacionadas

0.2 Datos de la Dependencia:

En virtud de la entrada en vigencia de la nueva Ley de Minas, modificada

 Exigir a los representantes de los derechos mineros, proyectar la

0.3.2. Filosofía de Gestión

0.4 Alcance del Sistema de Gestión de la Calidad:

El Sistema de Gestión de la Calidad establecido en el Instituto Autónomo Minas

 Otorgamiento de los Derechos Mineros: Servicio que presta la Institución

Comercialización, cuyos requisitos se encuentran establecidos en la Ley de

 Recaudación Minera No Metálica: Proceso mediante el cual se ejerce el

7.3 Diseño y desarrollo:

7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del Servicio:

0.6 Términos y Definiciones:

 Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no

 Acción Preventiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no

 Alta Dirección: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al más

 Aprovechamiento: Emplear útilmente algo (nuestros espacios), hacerlo

 Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener

 Calidad: Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con

 Cliente: Organización o persona que recibe un producto.

 Copia No Controlada: Son copias de un documento que pertenece al Sistema

 Manual de la Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestión de la

 Mapa de Procesos: Representación gráfica de los procesos que intervienen

 No Conformidad: Incumplimiento de un requisito

 Objetivos de la Calidad: Algo ambicioso o pretendido con relación a la

 Procedimiento: documento del Sistema que se ha establecido, documentado,

 Procedimiento Obligatorio: Procedimiento requerido por las normas

 Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan,

 Producto: El artículo final, que se alcanza cuando se cumplen todos los

 Producto Suministrado por el Cliente: Cualquier tipo de servicio o material

 Programa de la Auditoría: Conjunto de una o más auditorías planificadas para

 Promoción: Es el conjunto de acciones cuyo objetivo es fomentar la

 Registros de Calidad: La documentación de actividades hecha según se

 Servicio: Es el resultado de llevar a cabo necesariamente al menos una

 Sistema: conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan

 Sistema de Gestión de la Calidad (SGC): Sistema de Gestión para dirigir y

1.2 Objetivos de la Calidad

2.1 Estructura Organizativa:

2.2 Funciones Principales:

2.2.1 Junta Directiva

 Autorizar las solicitudes de ausencia temporal de los Directores, siempre que

2.2.2 Presidente del Instituto

 Dirigir, organizar, coordinar y formular las Normas de Operación de

mancomunidades mineras, asociaciones cooperativas, consejos comunales,

2.2.3 Gerencia de Operaciones