Aspectos generales

Los cheques que emite una empresa son formularios pre-numerados suministrados
por un banco y normalmente están contenidos en remesas. Las remesas se deben
ingresar a SAP con el rango de números que corresponde a los cheques recibidos.
Las remesas cumplen la función de controlar la emisión y asignación de cheques en
los pagos.

En SAP hay dos formas de registrar los cheques, cuando son manuales se asignan en
el sistema copiando los datos del cheque físico, la segunda opción, es asignar
automáticamente e imprimir desde SAP. Para cualquiera de los dos casos,
necesitamos que la remesa se haya dado de alta en el sistema.

La transacción FCHK abre el menú completo de la gestión de cheques permitiendo

acceder a las transacciones de creación, modificación, anulación, visualización y
muchas otras que son tan importantes para el tratamiento de los cheques emitidos.

Funcionalidades / Transacciones con Cheques

El Analista de Tesorería durante el proceso de pago con cheques debe tener en

cuenta las distintas opciones que ofrece el sistema para dar solución ante cualquier
eventualidad ocurrida durante la transacción. Por ejemplo, invalidar un cheque por
problemas de impresión, anular un cheque por error de firmas, reimprimir un cheque
antiguo, asignar un número de cheque de forma manual por concepto de pagos sin
impresión entre otras actividades y gestiones que se pueden desarrollar.

Las actividades/funcionalidades contempladas en el sistema para la gestión de

cheques son las siguientes:

FCHI - Crear remesa de cheque

Los cheques suministrados por una institución bancaria o una imprenta se dividen
normalmente en remesas (Intervalo de números de cheques), ya que pueden emitirse
o imprimirse en diferentes procesos. En el Sistema SAP, un rango de números de
cheque representa un intervalo de números de cheques numerados.

El Analista de Tesorería inicia su proceso de control de cheques en el sistema SAP al

crear las remesas en la transacción FCHI. Al código de la remesa se le asignan
intervalos de números de cheques (rangos de números) que correspondan a los
intervalos de números de cheques reales.

El programa de impresión utiliza este rango de números para vincular el cheque al

pago.

Con las remesas de cheques creadas y correctamente clasificadas por banco y cuenta
corriente, se pueden emitir pagos con impresión de formulario de cheques o con
asignación individual en el escenario que no se requiera impresión.

Ahora sí, analicemos los parámetros para ejecutar dicha Trx FCHI, la cual en definitiva
nos permite crear las chequeras en el sistema.
Al ejecutar la transacción, debemos completar la siguiente información:

- Sociedad pagadora
- Banco Propio
- Id de cuenta

Con estas herramientas se puede visualizar y modificar la/las

chequera/s ingresadas para esta combinación de campos mencionada.

Para crear una chequera, presionamos el icono Crear (Shift+F5).

Entonces aparecerá una pequeña pantalla que se debe completar de la siguiente

manera:

 N° remesa: Número que se la internamente a la remesa o chequera.

 N° cheque: Se coloca el primer número de cheque de la chequera en creación.
 Hasta: Se coloca el último número de cheque de la chequera en creación.
 Remesa sgte.: Se le indica al sistema con que chequera continuar luego de
que está chequera finalice.
 No secuencial: Debe marcarse este indicador cuando los números de cheques
no se deben utilizar en orden secuencial, sino en orden opcional.
Una vez finalizada la entrada de datos, se presiona el icono Grabar y se graba el alta
de la chequera.
Se deben completar los campos correspondientes y con las siguientes herramientas
se pueden realizar las actualizaciones correspondientes.

Haciendo doble clic sobre cualquiera de las líneas deseadas, se puede obtener la
información de la chequera en forma de cuadro.

Nota: una vez que los cheques fueron utilizados, no se puede dar de baja la chequera.
Sólo es posible dar de baja una chequera, si nunca tuvo movimiento (el movimiento lo
indica el contador).
FCH1- Visualizar por cheque

Por medio de esta transacción el sistema permite visualizar los cheques emitidos
(manuales e impresos) en SAP.

Al ingresar a la transacción, se debe completar la siguiente información:

- Sociedad pagadora
- Banco propio: banco del cual se emitió el cheque
- ID de cuenta: ID de cuenta del banco seleccionado
- Nº de cheque: seleccione del match Code el nº de cheque emitido que desea
visualizar

Presione Enter.
FCH2 - Visualizar por Documento contable de pago

Por medio de esta transacción, el sistema permite visualizar los cheques emitidos
(manuales e impresos) a través del documento de pago.

Al ingresar a la Trx, debemos completar la siguiente información

Posteriormente, presionar “Ejecutar”

El sistema nos desplegará una pantalla como la siguiente con toda la información
relativa al cheque con el que se efectuó el pago.
FCH3 – Invalidar cheques no emitidos

Por medio de esta Trx el sistema permite invalidar cheques no usados (manuales e
impresos).

Al ejecutarla, debemos completar la siguiente información:

1- Sociedad pagadora: se ingresa el código identificatorio de la sociedad que gestiona los

pagos.
2- De Nº de cheque: se ingresa el Nº de cheque no utilizado que se desea invalidar.
Asimismo, SAP nos permite introducir un rango de nº de cheques a invalidar.
3- Causa de no validez: los cheques anulados van acompañados de una descripción de
por qué no pueden utilizarse como medios de pago: son las denominadas razones de
no validez
Estas razones se identifican con un código de dos dígitos y las podemos visualizar al
hacer clic en la solapa que acompaña al campo en cuestión
Se debe seleccionar una de las mismas: si la razón de no validez no se encuentra, es factible
crearla.

Una vez ingresada la información, hacer clic en Invalidar

Saldrá un mensaje, los cheques XXXXX a XXXXX han sido anulados.

FCH4 – Reenumerar Cheques

Función: Por medio de esta transacción el sistema permite reenumerar cheques

(manuales e impresos) en caso de error al asignar el número del mismo.

Situación: Al Analista de Tesorería se le puede presentar por ejemplo el escenario

donde los números de los cheques en la ejecución del pago e impresión ya no serán
utilizados. Esta transacción anula uno o varios cheques existentes y crea (asigna)
nuevos en su lugar.

Al ejecutarla, debemos completar la siguiente información:

1- Sociedad pagadora: se ingresa el código identificatorio de la sociedad que gestiona los

pagos
2- De número de cheque: se establece el número de cheque que se desea remunerar.
Asimismo, SAP nos brinda la posibilidad de imponer un rango de números de cheque.
3- Causa de no validez: los cheques anulados van acompañados de una descripción de
por qué no pueden utilizarse como medios de pago: son las denominadas razones de
no validez, las cuales se identifican con un código de dos dígitos.
4- Nº cheque: en este campo se rellena con el primer número de cheque nuevo.
Una vez cargada la información, hacer clic sobre Remunerar

Saldrá el mensaje: Se cambió la numeración de cheque xxxx a cheque xxxx.

FCH5 – Asignar Cheques Manuales

Función: Por medio de esta Transacción, el sistema permite asociar un documento de

pago con un cheque manual.

Situación: Se utiliza para asignar manualmente un N° de cheque a documento de pago

generado. El Analista de Tesorería en el Sistema SAP revisa si es necesario que a un
documento de pago que se haya creado sin impresión de cheque, se le asigne un
cheque de forma manual a través de la transacción FCH5.

Al ejecutarla, debemos completar la siguiente información:

3
4

1- Nº documento de pago: señalar el nº del documento con el cual se contabilizó el pago

2- Sociedad pagadora: indicar el código que identifica a la sociedad que gestiona los
pagos
3- Banco propio: con la clave se determinan todos los datos bancarios.
4- ID de cuenta: en combinación con la clave de banco propio, esta clave identifica
unívocamente una cuenta bancaria.
5- Nº cheque: introducir el número del cheque que se desea asignar al documento de
pago.
En Doc. Correspondientes y Documentos de pago, se pueden visualizar el
documento de pago y el asiento de pago.

Para finalizar, una vez ingresada la información, presionar Grabar

FCH6 – Información adicional del cheque

Asimismo el Analista de Tesorería SAP luego de haber finalizado su proceso de pago

tiene la opción de tener un listado de cheques que hayan sido entregados a los
Terceros. En este listado se puede colocar la fecha de entrega, receptor y alguna
referencia.

Ingresar el número de la sociedad

que gestiona los pagos

Señalar el Nº del cheque en cuestión

Posteriormente, presionar “Ejecutar”

Además de visualizar un mayor grado de información en relación al cheque, esta transacción

nos da la posibilidad de modificar algunas cuestiones del cheque, como lo son campos que se
resaltan en la siguiente imagen:
 Fecha en la que el receptor
del pago ha cobrado el
cheque en el banco.

Nombre del receptor de pago

Finalizada la visualización/ modificación de datos, presionar “Grabar “

FCH7 – Reimprimir cheques

Función: Por medio de esta Trx, el sistema permite reimprimir un cheque emitido en
SAP, anulando el otro ya emitido.

Situación: Se anula el cheque asignado, se reimprime otro en su lugar y se reasigna el

nuevo cheque al documento de pago. El Analista de Tesorería luego de proceder con
el pago, si el cheque por algún motivo no se genera en el momento indicado o queda
inutilizado por otros motivos, se puede volver a imprimir uno nuevo.

Al ejecutarla, debemos completar la siguiente información:

2
3

4
5

1- Sociedad pagadora: es la sociedad que gestiona los pagos

2- Banco propio: con la clave se determinan todos los datos bancarios
3- ID cuenta: en combinación con la clave de banco propio, esta clave identifica
unívocamente una cuenta bancaria.
4- Nº cheque: indicar el número de cheque a anular
5- Razón de anulación: los cheques anulados van acompañados de una descripción de
por qué no pueden utilizarse como medios de pago: son las denominadas razones de
no validez, las cuales se identifican con un código de dos dígitos.
 6- Nº de remesa de cheques: los cheques se clasifican en remesas separadas (física y
lógicamente). De esta forma, los cheques entregados por un banco propio o una
imprenta pueden distribuirse entre diferentes impresoras o bien, se pueden prever en
parte para la impresión automática y en parte para rellenarlos a mano. Si han de
emplearse varias remesas en un orden determinado, debe indicarse una remesa
siguiente.
7- Impresora para formularios de pago: aquí se debe indicar la impresora en la que se han
de imprimir los formularios de pago.

Para finalizar, seleccionar Cheque Reimprimir

FCH8 – Anular Cheque

Función: Por medio de esta Transacción el sistema permite anular un pago realizado
por cheque emitido en SAP.

Situación: El Analista de Tesorería puede anular el cheque y reversar las partidas

pagadas colocándolas nuevamente como pendientes de pago en un solo paso a
través de la trx. FCH8.

Al ejecutar la Trx, se debe completar la siguiente información:

4
5

6
7

1- Sociedad pagadora: es la sociedad que gestiona los pagos

2- Banco propio: introducir el código de tres dígitos identificatorio del banco
3- ID de cuenta: identificación de la cuenta bancaria
4- Nº de cheque: cheque a ser anulado
5- Causa de no validez: los cheques anulados van acompañados de una descripción de
por qué no pueden utilizarse como medios de pago: son las denominadas razones de
no validez, las cuales se identifican con un código de dos dígitos. Al hacer clic sobre la
solapa, se presentan las siguientes razones:
 6- Motivo anulación: Es el motivo para efectuar la contabilización inversa o la anulación.
Al hacer clic sobre la solapa que acompaña al campo, están las siguientes opciones:

Las dos opciones que siempre se utilizan son 01= Anulación en período actual y 02= Anulación
en período cerrado.

7- Fecha contabilización: ingresar la fecha de la anulación

8- Período contable: período al que pertenecerá la anulación.

Finalmente, para efectuar la anulación, seleccionar . Se genera el documento

por la anulación del pago y la anulación del cheque.
FCH9 – Anular Cheque

Se utiliza esta transacción para anular los cheques ya emitidos.

Una vez anulado el cheque, se debe proceder a descompensar el documento de pago

y anularlo.

Al ejecutarla, el sistema pondrá frente a nosotros la siguiente pantalla:

1- Sociedad pagadora: se ingresa el código identificatorio de la sociedad que gestiona los

pagos.
2- Nº de cheque: se ingresa el Nº de cheque no utilizado que se desea invalidar.
Asimismo, SAP nos permite introducir un rango de nº de cheques a invalidar.
3- Causa de no validez: los cheques anulados van acompañados de una descripción de
por qué no pueden utilizarse como medios de pago: son las denominadas razones de
no validez
Estas razones se identifican con un código de dos dígitos y las podemos visualizar al
hacer clic en la solapa que acompaña al campo en cuestión
Se debe seleccionar una de las mismas: si la razón de no validez no se encuentra, es factible
crearla.

Una vez ingresada la información, hacer clic en Invalidar

Aparecerá el mensaje: El cheque xxxxx ha sido anulado, documento de pago no.

FCHN – Anular Cheque

Luego de haber realizado todas las gestiones de cheques, como por ejemplo, pago,
anulaciones, invalidaciones, etc., el Analista de Tesorería procede a realizar un
análisis de estatus de todos los cheques a través del reporte FCHN. Aquí tiene la
posibilidad de obtener la siguiente información: Nro. de Cheque, Pago, Fecha de
Pago, Moneda, Importe, Receptor del pago, Causas de no Validez, Cobro/Anulado
(Fecha de compensación), Sociedad, vía de pago, Usuario, entre otras.

Al ejecutar la transacción, debemos completa la siguiente información:

1- Sociedad pagadora: se ingresa el código identificatorio de la sociedad que es

responsable del pago del cheque
2- Clave de banco: es la clave de tres dígitos que identifica a la institución financiera
3- Nº de cheque: es el número identificatorio del cheque en cuestión. En SAP, a cada
cheque se le asigna por sociedad, banco y Nº de cuenta, un Nº de cheque unívoco.
4- Moneda: es la moneda en la cual se emitió el cheque
5- Lista de cheques pendientes: si se tilda esta opción, solo van a figurar los cheques que
aún no han sido cobrados.

Una vez ingresada la información, presionar Ejecutar. A continuación, aparecerá una

pantalla como la siguiente: