Actividad 4 – Selección de Software

Ubicación en el Programa 4.3

Tema Business Intelligence
Autores Noelia Massone, Barbara Michalla, German Grin

En base a los resultados del análisis económico de las alternativas, Jose II decide
avanzar con la opción de implementar en forma local una herramienta de BI. Los
responsables de llevar adelante el proyecto serán Marcelo Agucha y Marisa
Alvarado.
El primer paso será seleccionar la herramienta que mejor se ajuste a las
características y necesidades de AliMun. Para esto deberán contactarse con
diferentes proveedores y solicitarles información detallada acerca de las
herramientas que comercializan, y un presupuesto de implementación.
Para definir las características a evaluar de cada proveedor, Marisa y Marcelo, se
reúnen con personal de sus sectores, y de otras áreas involucradas, les explican de
qué se trata el proyecto y les piden sus opiniones. A continuación se resumen
algunos comentarios surgidos en las reuniones:

Gerencia de Compras

“Los reportes tienen que poder modificarse fácilmente, siempre necesitamos

agregar o sacar columnas, cambiar fórmulas o cambiar el formato. Si los reportes
son estáticos, o no podemos crear reportes a medida, vamos a seguir teniendo
problemas para obtener rápido la información.”
“A veces, para un mismo reporte, necesitamos cruzar información del sistema, con
datos externos, por ejemplo, una planilla de cálculo con indicadores del mercado, o
datos del sistema de stock.”
“También necesitamos que la información se pueda ver a distintos niveles, por
ejemplo, ver las compras del mes, por proveedor, y luego poder explotar la
información de un proveedor en particular. Necesitamos poder ver los datos
fácilmente sin pedir un nuevo reporte a sistemas, porque lleva tiempo, y es muy
necesario para nosotros poder analizar la información para poder tomar decisiones
correctas.”
“Siempre nos lleva tiempo aprender a usar los sistemas nuevos. Si no es fácil de
usar vamos a tardar más en sacar la información, y las pérdidas van a seguir
continuando.“
“Me parece buena la idea, pero no se mucho de computación. Aprendí a hacer los
informes con planillas de cálculo, pero tengo miedo de que con un programa nuevo
sea difícil de hacer y me lleve mucho tiempo.”
“Uno de nuestros mayores problemas está a la hora de planificar, necesitamos
hacer análisis de escenarios, hacerlos manualmente es muy engorroso. Si no
podemos resolver esto, la solución va a ser incompleta.”
“Tiene que permitir hacer reportes con diferentes gráficos, tipo tableros. Nosotros
hacemos muchos análisis con gráficos. Además, ayudan a hacer los informes más
simples y claros.”
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“Sería bueno poder acceder vía web, para poder ver nuestros reportes cuando
vamos a otras plantas, y también para compartirlos con otras personas.”
“Para poder contar con la información a tiempo, necesitamos que los jefes de
compras de las plantas, carguen los datos correctamente. Tenemos muchas idas y
vueltas para corregir los datos.”

Gerencia de Tecnología

“Una nueva herramienta nos implica nuevos equipos y nuevo software para
administrar, mantener y monitorear, necesitamos que el proveedor nos garantice un
buen de nivel de servicios, para que nos respondan en tiempo y forma. El tiempo de
respuesta es un problema constante con los proveedores y los usuarios nos
reclaman a nosotros porque no pueden realizar su trabajo.”
“El proveedor tiene que tener experiencia con la herramienta, y en el rubro. Tuvimos
casos de implementaciones con proveedores importantes, pero que no conocían el
rubro, y siempre se demoraron mucho los proyectos porque tenían que entender el
negocio. Algunas veces tuvimos que dedicar más recursos propios para trabajar en
la implementación y, además de que se vuelve más caro, actualmente no tenemos
personal disponible.”
“Sería útil para nosotros que tengan documentación completa y clara.”
“Hay que tener en cuenta que les debe resultar fácil de usar a los usuarios para que
no requieran tanto soporte de nuestro lado. Cuando son difíciles de usar las
herramientas, les incomodan a los usuarios en su trabajo diario y nos requieren más
esfuerzo.”
“La integración del resto de los procesos de la empresa nos está llevando mucho
tiempo, si este nuevo proyecto nos lleva muchas horas, se va a retrasar el resto.”
“Me parece importante que sea de fácil administración y mantenimiento, para que
no nos requiera demasiado tiempo.”
“Tiene que ser compatible con el software de base que conocemos y utilizamos:
Linux CentOS que es el sistema operativo que tenemos en los servidores de
aplicación, y base de datos MS SQL Server. Las PC de escritorio tienen Windows
Vista y Windows 7. Mantener software de base diferente va a requerir nuevos
recursos sólo para este nuevo sistema, y es muy costoso para la empresa.”
“Sería bueno que el proveedor tenga varios consultores y que tengan experiencia,
para que puedan ayudarnos si surge algún problema en particular.”
“Es valorable que salgan actualizaciones periódicamente, que solucionen errores o
mejoren la funcionalidad, esto muestra que el fabricante continúa trabajando en
mejorar el producto.”

Seguridad Informática

“La seguridad de los accesos es importante. Cómo mínimo requisito, deben poder
crearse roles para restringir el acceso a los reportes sólo a usuarios autorizados.
También debe poder diferenciarse entre quienes pueden editar un informe y quiénes
pueden sólo consultarlo.”

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“Tenemos un directorio de usuarios centralizado, que nos permite quitar fácilmente
los accesos a las personas que se van de la empresa o cambian de área. Además,
es más cómodo para los usuarios porque usan siempre la misma contraseña. Si
bien no es obligatorio, es valorable que tenga compatibilidad con LDAP, que es la
tecnología que usa este directorio.”

Gerencia Económico-Financiera

“Las pérdidas por pedidos que no pueden cumplirse y por descuentos no

conseguidos con los proveedores son bastante importantes para la empresa, es
necesario reducirlas lo antes posible.”
“Probablemente requeriremos financiación, pero si se mantienen los valores
acordes al análisis económico que se realizó, la empresa está en condiciones de
afrontar el costo del proyecto.”

Dirección

“Me interesa que los gerentes y yo podamos acceder a los informes y tableros, y
navegar por ellos desde nuestros celulares o tabletas.”
“Quiero que podamos reducir las pérdidas cuanto antes, no importa que sea la
herramienta más barata, tiene que ser la que mejor cubre nuestras necesidades.”

Se Pide – Identificación de necesidades

1. En base a las necesidades planteadas por las distintas áreas, identifique
aquellas que son relevantes para el proyecto, y confeccione una lista de
características a evaluar para cada proveedor. Clasifíquelas en
funcionales, técnicas (o no funcionales) y comerciales.

Se Pide – Selección de Software

Marcelo Agucha y Marcela Alvarado se contactaron con algunos proveedores,
buscaron información sobre ellos y, junto a miembros de sus equipos, participaron
de las respectivas demostraciones de los productos. Luego de un mes de
investigación, recabaron la siguiente información:

Opción 1 – Software propietario, de código cerrado

 Posibilidad de creación de varios tipos de reportes y tableros de comando.

Posee plantillas para facilitar el diseño.
 Permite navegar la información de un reporte en diferentes direcciones (drill
down, drill across), así como agregar nuevos indicadores y filtros a un
reporte, en tiempo real, por lo que es posible realizar reportes ad-hoc.
 Gran variedad de gráficos.
 Permite exportar los informes en diferentes formatos: archivo de texto, MS
Word, MS Excel, PDF, Adobe Flash, HTML.

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 Acceso web (compatible con los principales navegadores) y móvil (Android,
iOS, Windows 8)
 Permite realizar análisis de escenarios de manera simple, pero requiere que
el usuario tenga experiencia con la herramienta.
 Funcionalidad básica para datamining. Incluye diversos modelos predictivos.
 Seguridad: distintos niveles de acceso a la información (por áreas de
información, por reportes, etc.) tanto para lectura como para edición de
reportes. Compatible con LDAP.
 La versión actual no permite utilizar distintas fuentes de datos para un mismo
reporte.
 El proveedor es partner del fabricante de la herramienta, desde hace 6 años.
Tiene experiencia en latinoamérica, en diversos proyectos, pero sólo 2 de
ellos en el rubro de alimentos.
 La empresa cuenta con un equipo de 10 consultores en el país, con distintos
niveles de seniority.
 El fabricante actualiza al menos una vez por año la aplicación con mejoras y
nuevas funcionalidades. Además, publican frecuentemente versiones con
correcciones de errores.
 De acuerdo a lo visto en las demostraciones, los futuros usuarios coinciden
en que la interfaz resulta muy amigable. Sin embargo, el módulo de
administración, posee gran cantidad de opciones de configuración, por lo que
su uso puede resultar complejo al inicio.
 Un colega de José II, que utiliza la herramienta en su empresa hace tiempo,
le comentó que la curva de aprendizaje es corta.
 El sitio web de documentación de la herramienta posee manuales
actualizados en varios idiomas (incluye español), así como un foro que,
según lo que Marcelo pudo ver, tiene mucha participación de los usuarios.
 El proveedor garantiza una primera respuesta dentro de las 2 horas para
incidentes críticos en el ambiente de producción, y 36 hs para el resto de los
casos.
 Compatible con el software de base utilizado en AliMun.
 La implementación incluye:
o Definición del modelo de datos del datawarehouse y creación de
cubos.
o Creación de los procesos de ETL
o Configuración del modelo de datos en la herramienta y creación de 10
reportes básicos
o Horas de capacitación
 Tiempo de implementación: 2 meses
 Costo de implementación (incluye también hardware y software necesarios,
y soporte y actualizaciones durante el primer año): $ 800.000
 Mantenimiento anual y soporte: $80.000

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Opción 2 – Software gratuito, de código abierto

 Posibilidad de creación de varios tipos de reportes y tableros de comando.

Posee plantillas para facilitar el diseño.
 Permite navegar la información de un reporte en diferentes direcciones (drill
down, drill across), así como agregar nuevos indicadores y filtros a un
reporte, en tiempo real, por lo que es posible realizar reportes ad-hoc.
 Poca variedad de gráficos.
 Permite exportar los informes en diferentes formatos: texto, MS Word, MS
Excel y PDF.
 Acceso web (compatible con los principales navegadores) y móvil (sólo
Android)
 La funcionalidad de análisis de escenarios es limitada.
 Seguridad: distintos niveles de acceso a la información (por áreas de
información, por reportes, etc.) tanto para lectura como para edición de
reportes. No compatible con LDAP.
 Permite conectarse a diferentes fuentes de datos para un mismo reporte.
 El proveedor es una consultora de sistemas que implementa la herramienta
desde hace 4 años. Tiene experiencia en Latinoamérica, y realizó 3 proyectos
en el rubro de alimentos.
 La empresa cuenta con un equipo de 5 consultores en el país, todos con
amplia experiencia.
 El fabricante no posee una política establecida de periodicidad en las
actualizaciones, y el proveedor desconoce cuáles serán las próximas
mejoras. Se publican frecuentemente versiones con correcciones de errores
o pequeñas mejoras.
 De acuerdo a lo visto en las demostraciones, los futuros usuarios coinciden
en que la interfaz resulta muy amigable. El módulo de administración y la
aplicación de actualizaciones, son muy simples.
 El sitio web de documentación de la herramienta posee manuales sólo en
inglés. La participación de usuarios en los foros es poco frecuente.
 El proveedor garantiza una primera respuesta a los casos, dentro de las 48
hs.
 Compatible con el software de base utilizado en AliMun.
 La implementación incluye:
o Definición del modelo de datos del datawarehouse y creación de
cubos.
o Creación de los procesos de ETL
o Configuración del modelo de datos en la herramienta y creación de 10
reportes básicos
o Horas de capacitación
 Tiempo de implementación: 1 mes

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  Si bien la licencia de la herramienta es gratuita, se debe abonar un costo
anual para obtener soporte.
 Costo de implementación (incluye también hardware y software necesarios,
y soporte durante el primer año): $ 600.000
 Soporte anual: $50.000

Se Pide – Selección de Alternativas

a) Elija una alternativa a recomendar a la dirección, utilizando las

herramientas estudiadas de selección de software, y tomando como base
los ítems definidos en la actividad 2.1 (si lo cree conveniente, agregue
nuevos ítems o agrúpelos)
b) La alternativa seleccionada, ¿satisface todas las necesidades
planteadas? ¿qué ocurre con aquellas funcionalidades no solicitadas?
Indique cómo resolvería esta brecha, y determine si correspondería
incluirla en el proyecto.

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