Proceso de Gestión Documental Código

TABLA DE CONTROL Y ACCESO Versión 1.0

TABLAS DE CONTROL DE ACCESO PARA EL

ESTABLECIMIENTO CATEGORÍAS ADECUADAS
DE DERECHOS Y RESTRICCIONES DE ACCESO Y
SEGURIDAD APLICABLES A LOS DOCUMENTOS

Secretaría General
Subdirección Administrativa y de Gestión
Humana
GIT Fortalecimiento de las Relaciones con los
Grupos de Interés

Bogotá, Noviembre de 2018

Documento aprobado en Sesión Virtual de Comité MIG No. 27 del
31 de diciembre de 2018

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INDICE

INTRODUCCION …………………………………………………………………………… 3
1. JUSTIFICACIÓN …………………………………………………………………………………. 4
2. ALCANCE …………………………………………………………………………………. 4
3. OBJETIVOS ……………………………………………………………………………………. 4
3.1. OBJETIVO GENERAL ……………………………………………………………………….. 5
3.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS ……………………………………………………………………….. 5
4. Público al cual está dirigido ………………………………………………………………… 5
5. Requerimientos para la construcción de las TCA ……………………………………. 6
6. Niveles de clasificación de la Información ………………………………………………….. 7
7. Tabla de Control y Acceso para el Establecimiento de
categorías adecuadas de derechos y restricciones de
acceso y seguridad aplicables a los documentos (TCA) …………………………… 8

INDICE DE TABLAS

Tabla: 1 Tabla de Control de Acceso (TCA) …………………………………………………………………. 8

INDICE DE FIGURAS

Figura No. 1 Grupos de Interés MinTIC ………………………………………………………………………. 5

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INTRODUCCIÓN

La modernización administrativa en las Entidades del Estado ha generado diferentes avances

encaminados al mejoramiento de la atención de sus grupos de interés, respondiendo a las nuevas
necesidades y requerimientos del contexto contemporáneo del país, en donde se hace necesario que
las Entidades Públicas generen valor agregado a los mismos.

De igual forma, la Gestión Pública en Colombia, a la vanguardia de las exigencias y cambios en el

Sector, ha venido desarrollando estrategias que incrementen su gestión que conllevan al proceso de
cambio en las organizaciones, en aras de ser eficiente y eficaz y así mismo, garantizar la satisfacción
de las necesidades de los ciudadanos ofreciéndoles servicios de mayor calidad.

Es así como, promoviendo la organización técnica de los archivos y garantizando su conservación, su

valor histórico y la consulta de los mismos, surge la Ley General de Archivos la cual se encuentra
enmarcada en la racionalización del trámite de los documentos de la Administración Pública, es por
esto que en el Titulo VI, Artículos 27, 28 y 29 se establecen los primeros lineamientos para el Acceso
y Consulta de los documentos de los archivos públicos.

Así mismo, nace la directriz impartida por el Archivo General de la Nación, en primera instancia en el
Decreto 2609 de 2012, que establece los criterios básicos en materia de Gestión Documental, en su
artículo 8 literal (i), como cumplimiento normativo la creación del instrumento archivístico relacionado
con las Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y
restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos, relacionado entre otros al derecho
en el acceso de la información, el cual contempla la alineación de los activos de información de la
Entidad (Ley 1712 de 2014) con las series y subseries establecidas en las TRD (agrupaciones
documentales) que son susceptibles de uso, consulta y objeto por parte de los grupos de interés.

De igual forma, lo anteriormente descrito se encuentra alineado a la nueva política de Gobierno Digital
la cual promueve la proactividad y la innovación ciudadana, garantizando un mayor empoderamiento
y participación de los grupos de interés en los asuntos del estado.

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1. JUSTIFICACIÓN

De acuerdo con el Decreto Reglamentario de la Ley 594 de 2000, Decreto 2609 de 2012 reglamentado
por el Decreto 1080 de 2015, la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 103 de 2015 por el cual se reglamenta
parcialmente la Ley 1712 de 2014 y se dictan otras disposiciones, se deben crear los instrumentos
archivísticos respectivos en Gestión Documental, que garanticen entre otros, la protección de la
información contra el acceso, recolección, divulgación, eliminación, alteración y/o destrucción no
autorizada.

Se crean las Tabla de Control y Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos
y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos, así mismo alineadas a la Ley 1712
de marzo 6 de 2014: “Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso
la Información Pública Nacional y se dictan otras disposiciones”; Artículo 6: "Definiciones"; en especial
las correspondientes al del literal b, c y d, y el Titulo III: "Excepciones de Acceso a la Información", en
especial en sus artículos 18 y 19 y sus parágrafos, los cuales, aplicados al MINTIC, aunque este
ministerio sea una entidad pública, y por ello su información también sea del interés público; es
necesario establecer las categorías respectivas alineadas a los activos de información existentes,
relacionados con las TRD, series y subseries y tipos documentales que serán objeto de uso, consulta
y acceso por los Grupos de Interés.
La protección del acceso de la información va ligado a las restricciones de ley contempladas entre
otras: seguridad pública y de bienes (físicos o financieros), información personal e íntima, propiedad
intelectual, legales y profesionales, etc.

Tal como lo establece la Política de Gobierno Digital, las Tablas de Control de Acceso generan un
valor público a los grupos de interés, a través de los habilitadores Transversales que se convierten en
elementos fundamentales de Seguridad de la Información, Arquitectura TI y Servicios Ciudadanos
Digitales, que permiten el desarrollo de los componentes de TIC para el Estado y TIC para la Sociedad
y el logro de los propósitos de dicha Política, los cuales permiten entre otros:

“Preservar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información de las

entidades del Estado, garantizando su buen uso y la privacidad de los datos. Este habilitante concentra
todo lo que antes estaba en el componente de seguridad y privacidad de la información; y facilitar y
brindar un adecuado acceso a los servicios de la administración pública haciendo uso de medios
digitales, incluye autenticación electrónica, interoperabilidad y carpeta ciudadana”1.

La elaboración de las Tablas de Control y Acceso le permite a la Entidad identificar los niveles de
riesgos sobre el acceso de la información (vulnerabilidad) y mitigación de los mismos y del impacto
que se pueden generar, implementación de controles adecuados de protección de la información,
identificación de posibles problemas de seguridad.

1 Tomado de: Manual de Política de Gobierno Digital.

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2. ALCANCE

Las Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y

restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos, aplica para los Archivos de Gestión,
Central y Centro de documentación Técnica de la entidad teniendo en cuenta los procesos
archivísticos aplicados a los mismos (producción hasta disposición final) y será implementado en todas
las áreas de la entidad incluidos todos los servidores que manejen y/o produzcan información y
documentos de y para la entidad, en aras de mantener la integridad de los documentos en aras de
garantizas garantizar el acceso de la información a los grupos de Interés con medidas de seguridad
para la protección de la información.

3. OBJETIVOS

3.1. OBJETIVO GENERAL

Crear el instrumento archivístico denominado Tabla de Control y Acceso para el Establecimiento de
categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos
alineado con la Ley 1712 de 2014 y el Decreto 1008 de 2018, como atributo a las actividades de
seguridad que se deben adelantar con la documentación independiente el medio en que se produce,
que contiene la información generada en la Entidad implícita y clasificada de acuerdo a los activos de
información y las TRD (series, subseries y tipos documentales).

3.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Aplicabilidad de los principios de Transparencia y Acceso a la Información
• Clasificación de la series y subseries de acuerdo con la Ley 1712 de 2014: Información pública,
Información Pública clasificada e Información Pública Reservada
• Conservar los niveles de protección, acceso, uso, divulgación y seguridad de la información
• Garantizar el acceso de la información a los grupos de Interés con medidas de seguridad para la
protección de la información
• Proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de información de la
Entidad, garantizando su buen uso y la privacidad de la información de acuerdo con el Decreto
1008 de 2018.

4. Público al cual está dirigido

La Tabla de Control y Acceso para el Establecimiento de categorías adecuadas de derechos y

restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos (TCA), se encuentra dirigida al
Comité del Modelo Integrado de Gestión, a la Alta Dirección y a todas las dependencias del Ministerio
de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones que hacen parte de su estructura
organizacional, con el fin de implementar buenas prácticas en la administración y consulta de la

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información, contenidos en los sistemas de información de la Entidad, bases de datos y en los Archivos
de Gestión y Central.

Así mismo, y en desarrollo de su misión, la Entidad mantiene relación con varios actores identificados
como grupos de interés que se encuentran distribuidos de acuerdo con:

Figura No. 1 Grupos de Interés MinTIC

Gobierno Sector Ciudadanía Servidores
• Presidencia • Entidades Adscritas y • Usuarios de los productos y/o • Funcionarios públicos del
• Congreso vinculadas servicios de las TIC en el MinTIC
• Entidades Adscritas y • Proveedores de Redes y país • Contratistas del MinTIC
vinculadas Servicios • Población en situación de • Pensionados del sector TIC
• Entes Territoriales • Operadores de Servicios vulnerabilidad
• Contraloría Postales
• Procuraduría • Concesionarios
• Fiscalía • Medios de Comunicación
• Comunidad Internacional
• Comercializadores
• Académia
• Agremiaciones (ONG´s -
Sindicatos)

Fuente: Elaboración propia

5. Requerimientos para la construcción de las TCA

El de acceso a la información se basa en el compromiso continuo de publicar la información pública y

responder de buena fe, de manera apropiada, cierta, acertada y posible las solicitudes de acceso
recibidas, lo que contribuye de igual forma a la obligación de generar o capturar la información pública.

Dentro de los requerimientos base para la construcción de las Tablas de Control y Acceso, se tienen
en cuenta:

• Modelo Integrado de Gestión

✓ Objetivos trazados en la Entidad
✓ Procedimientos, procesos y macroprocesos del MIG.
✓ Gestión del Riesgo: análisis, acciones de mitigación entre otros.
✓ Metas Institucionales establecidas
✓ Auditoría y Control

• Instrumentos Archivísticos
✓ PINAR: Plan Institucional de Archivos
✓ PGD: Programa de Gestión Documental
✓ CCD: Cuadro de Clasificación Documental
✓ Inventarios Documentales
✓ Tabla de Retención Documental y Tabla de Valoración Documental vigentes
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• Tecnologías de la Información y las Comunicaciones - TIC

✓ Manual general de Seguridad – Oficina TI
✓ Inventario de Activos de Información: análisis
✓ Plan Estratégico de TIC: acceso a la red institucional, carpetas compartidas, roles y perfiles.
✓ Soporte y formato de la información (digital y/o física)
✓ Política de Gobierno Digital

• Recursos
✓ Equipo de Trabajo del Grupo Interno de Fortalecimiento de las Relaciones con los Grupos de
Interés, con profesionales idóneos en Gestión Documental.
✓ Archivos, documentos e información generada en la Entidad alineado a los procesos
estableciendo etapas del acervo documental de los Archivos de Gestión y Central

• Normatividad
✓ Ley 594 de 2000
✓ Ley 1712 de 2014
✓ Decreto 2609 de 2012
✓ Decreto 1080 de 2015
✓ Decreto 103 de 2015 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 de 2014
✓ Decreto 1008 de 2018
✓ Acuerdos de confidencialidad (Despacho y funcionarios y/o contratistas)

6. Niveles de clasificación de la Información

De acuerdo con lo establecido en el Artículo 6º de la Ley 1712 de 2014: “Por medio de la cual se crea
la Ley de Transparencia y del Derecho de Acceso la Información Pública Nacional y se dictan otras
disposiciones”; en especial las correspondientes al del literal b, c y d, y el Titulo III: "Excepciones de
Acceso a la Información", en especial en sus artículos 18 y 19 y sus parágrafos, se fundan los
siguientes criterios de clasificación:

• Información Pública: Toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o
controle en su calidad de tal. Documentos generados en el ejercicio de sus funciones y sus Y que
pueden ser consultados por cualquier ciudadano sin excepción de ley.

• Información Clasificada: toda aquella información pública, cuyo acceso podrá ser rechazado o
denegado de manera motivada y por escrito, siempre que el acceso pudiere causar un daño a los
siguientes derechos:

✓ El derecho de toda persona a la intimidad, bajo las limitaciones propias que impone la
condición de servidor público, en concordancia con lo estipulado por el artículo 24 de la Ley
1437 de 2011;
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✓ El derecho de toda persona a la vida, la salud o la seguridad;

✓ Los secretos comerciales, industriales y profesionales, así como los estipulados en el
parágrafo del artículo 77 de la Ley 1474 de 2011.

Parágrafo. Estas excepciones tienen una duración ilimitada y no deberán aplicarse cuando la persona
natural o jurídica ha consentido en la revelación de sus datos personales o privados o bien cuando es
claro que la información fue entregada como parte de aquella información que debe estar bajo el
régimen de publicidad aplicable.

• Información Reservada: Toda aquella información pública cuyo acceso podrá ser rechazado o
denegado de manera motivada y por escrito en las siguientes circunstancias, siempre que dicho
acceso estuviere expresamente prohibido por una norma legal o constitucional:
✓ La defensa y seguridad nacional;
✓ La seguridad pública;
✓ Las relaciones internacionales;
✓ La prevención, investigación y persecución de los delitos y las faltas disciplinarias, mientras
que no se haga efectiva la medida de aseguramiento o se formule pliego de cargos, según el
caso;
✓ El debido proceso y la igualdad de las partes en los procesos judiciales;
✓ La administración efectiva de la justicia;
✓ Los derechos de la infancia y la adolescencia;
✓ La estabilidad macroeconómica y financiera del país;
✓ La salud pública.

7. Tabla de Control y Acceso para el Establecimiento de categorías adecuadas de

derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos (TCA)

Tabla: 1 Tabla de Control de Acceso (TCA)

SERIE SUBSERIE TIPO DE ACCESO
Acciones de Cumplimiento INFORMACIÓN PÚBLICA
Acciones de Grupo INFORMACIÓN PÚBLICA
ACCIONES CONSTITUCIONALES Acciones de Inconstitucionalidad INFORMACIÓN PÚBLICA
Acciones de Tutela INFORMACIÓN PÚBLICA
Acciones Populares INFORMACIÓN PÚBLICA
Actas del Comité Modelo Integrado de Gestión INFORMACIÓN CLASIFICADA
Actas del Comité Sectorial de Desarrollo Administrativo INFORMACIÓN CLASIFICADA
Actas Grupos Comités Primarios INFORMACIÓN CLASIFICADA
Actas de la Mesa Técnica de Estadísticas TIC INFORMACIÓN CLASIFICADA
Actas del Comité de Control de Cambios INFORMACIÓN CLASIFICADA
Actas del Comité de Cooperación del Sistema Colombia TIC INFORMACIÓN CLASIFICADA
ACTAS
Actas del Comité de Conciliación y Defensa Judicial INFORMACIÓN CLASIFICADA
Actas del Subcomité Sectorial de Defensa Jurídica INFORMACIÓN CLASIFICADA
Actas del Comité de Coordinación del Sistema de Control
INFORMACIÓN CLASIFICADA
Interno
Actas del Comité de Obligaciones de Hacer INFORMACIÓN CLASIFICADA
Actas del Comité Consultivo de Radio Comunitaria INFORMACIÓN CLASIFICADA

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SERIE SUBSERIE TIPO DE ACCESO

Actas de la Comisión Intersectorial para el Desarrollo de la
INFORMACIÓN CLASIFICADA
Economía Digital
Actas de Reunión del Sindicato Nacional de Trabajadores del
Ministerio de Tecnologías de la Información y las INFORMACIÓN CLASIFICADA
Comunicaciones
Actas del Comité Directivo INFORMACIÓN RESERVADA
Actas del Consejo de la Medalla al Merito INFORMACIÓN CLASIFICADA
Actas del Comité de Contratación INFORMACIÓN CLASIFICADA
Actas del Comité de Seguimiento al Plan Anual de Adquisiciones INFORMACIÓN CLASIFICADA
Actas del Comité de Control y Seguimiento del Fondo de
INFORMACIÓN CLASIFICADA
Tecnologías de la Información y las Comunicaciones
Actas del Subcomité de Asuntos Precontractuales INFORMACIÓN CLASIFICADA
Actas del Subcomité de Seguimiento Correctivo y Preventivo INFORMACIÓN CLASIFICADA
Actas del Subcomité de Seguimiento Ingresos del Fondo INFORMACIÓN CLASIFICADA
Actas del Comité Técnico de Sostenibilidad del Sistema de
INFORMACIÓN CLASIFICADA
Contabilidad
Actas del Comité del Coordinador de Teletrabajo INFORMACIÓN CLASIFICADA
Actas del Comité de Administración de Bienes INFORMACIÓN CLASIFICADA
Actas de Eliminación Documental INFORMACIÓN PÚBLICA
Actas del Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo INFORMACIÓN CLASIFICADA
ACTUACIONES DE VIGILANCIA Y CONTROL N/A INFORMACIÓN CLASIFICADA
Acuerdos de Servicios Estratégicos con Entidades del Sector INFORMACIÓN PÚBLICA
Acuerdos de Liquidación Obligatoria INFORMACIÓN PÚBLICA
Acuerdos de Liquidación Voluntaria INFORMACIÓN PÚBLICA
Acuerdos de Reestructuración de Pasivos INFORMACIÓN PÚBLICA
ACUERDOS
Acuerdos de Reestructuración Empresarial INFORMACIÓN PÚBLICA
Acuerdos de Reorganización Empresarial INFORMACIÓN PÚBLICA
Acuerdo Extrajudicial de Validación INFORMACIÓN PÚBLICA
Acuerdos de Pago INFORMACIÓN PÚBLICA
ACUERDOS INTERNACIONALES Acuerdos Internacionales de Cooperación INFORMACIÓN PÚBLICA
ALIANZAS PUBLICO PRIVADAS NACIONALES
N/A INFORMACIÓN RESERVADA
E INTERNACIONALES
ANTEPROYECTO DE INGRESOS DEL FONDO N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
ANTEPROYECTO DEL PRESUPUESTO DE
N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
INVERSIÓN
AUTORIZACIONES DE COMISIONES AL
N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
EXTERIOR
AUTORIZACIONES DE ENTRADA Y SALIDA DE
N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
ELEMENTOS
BALANCES PRESUPUESTALES N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
Boletines de Caja y Bancos Fondo INFORMACIÓN PÚBLICA
BOLETINES
Boletines de Caja y Bancos Ministerio INFORMACIÓN PÚBLICA
BOLETINES INFORMATIVOS N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
BONOS PENSIONALES N/A INFORMACIÓN RESERVADA
Certificaciones de Cumplimiento INFORMACIÓN PÚBLICA
CERTIFICACIONES Certificaciones para Bono Pensional y Pensiones INFORMACIÓN RESERVADA
Certificaciones de Calidad Estadística INFORMACIÓN PÚBLICA
Certificados de Disponibilidad Presupuestal Fondo INFORMACIÓN CLASIFICADA
CERTIFICADOS Certificados de Disponibilidad Presupuestal Ministerio INFORMACIÓN CLASIFICADA
Certificados de Ica Iva y Renta INFORMACIÓN PÚBLICA
CIRCULARES N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
Cobros Coactivos INFORMACIÓN RESERVADA
COBROS
Cobros Persuasivos INFORMACIÓN RESERVADA
COMPROBANTES CONTABLES Comprobantes Contables de Ajuste INFORMACIÓN PÚBLICA
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SERIE SUBSERIE TIPO DE ACCESO

Comprobantes Contables de Egreso INFORMACIÓN PÚBLICA
Comprobantes Contables de Ingreso INFORMACIÓN PÚBLICA
Comprobantes de Egresos de Elementos de Consumo INFORMACIÓN PÚBLICA
Comprobantes de Egresos de Elementos Devolutivos INFORMACIÓN PÚBLICA
Comprobantes de Ingresos de Bienes INFORMACIÓN PÚBLICA
Comprobantes de Ingresos de Elementos de Consumo INFORMACIÓN PÚBLICA
Comprobantes de Traslado y Reintegro de Bienes entre
INFORMACIÓN PÚBLICA
Funcionarios
COMUNICADOS DE PRENSA N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
Conceptos Técnicos INFORMACIÓN PÚBLICA
Conceptos de Viabilidad a los Proyectos de Inversión INFORMACIÓN PÚBLICA
Conceptos Jurídicos INFORMACIÓN PÚBLICA
CONCEPTOS Conceptos Técnicos sobre Servicios de Telecomunicaciones INFORMACIÓN PÚBLICA
Conceptos Emitidos INFORMACIÓN PÚBLICA
Conceptos de no Procedibilidad INFORMACIÓN PÚBLICA
Conceptos de no Procedibilidad INFORMACIÓN PÚBLICA
Conciliaciones Extrajudiciales INFORMACIÓN PÚBLICA
Conciliaciones Bancarias Cuenta Única Nacional INFORMACIÓN PÚBLICA
Conciliaciones Bancarias Fondo INFORMACIÓN CLASIFICADA
CONCILIACIONES
Conciliaciones Bancarias Ministerio INFORMACIÓN CLASIFICADA
Conciliaciones Bancarias INFORMACIÓN CLASIFICADA
Conciliaciones de Operaciones Reciprocas INFORMACIÓN PÚBLICA
CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES
N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
OFICIALES
Contratos de Arrendamiento del Fondo INFORMACIÓN PÚBLICA
Contratos de Arrendamiento del Ministerio INFORMACIÓN PÚBLICA
Contratos de Ciencia, Tecnología e Innovación del Fondo INFORMACIÓN PÚBLICA
Contratos de Ciencia, Tecnología e Innovación del Ministerio INFORMACIÓN PÚBLICA
Contratos de Comodato del Fondo INFORMACIÓN PÚBLICA
Contratos de Comodato del Ministerio INFORMACIÓN PÚBLICA
Contratos de Compraventa del Fondo INFORMACIÓN PÚBLICA
Contratos de Compraventa del Ministerio INFORMACIÓN PÚBLICA
Contratos de Consultoría del Fondo INFORMACIÓN PÚBLICA
Contratos de Consultoría del Ministerio INFORMACIÓN PÚBLICA
Contratos de Interventoría del Fondo INFORMACIÓN PÚBLICA
Contratos de Interventoría del Ministerio INFORMACIÓN PÚBLICA
CONTRATOS
Contratos de Obra del Fondo INFORMACIÓN PÚBLICA
Contratos de Obra del Ministerio INFORMACIÓN PÚBLICA
Contratos de Prestación de Servicios del Fondo INFORMACIÓN PÚBLICA
Contratos de Prestación de Servicios del Ministerio INFORMACIÓN PÚBLICA
Contratos de Prestación de Servicios Profesionales o Apoyo a
INFORMACIÓN PÚBLICA
Gestión del Fondo
Contratos de Prestación de Servicios Profesionales o Apoyo a
INFORMACIÓN PÚBLICA
Gestión del Ministerio
Contratos de Suministros del Fondo INFORMACIÓN PÚBLICA
Contratos de Suministros del Ministerio INFORMACIÓN PÚBLICA
Contratos Interadministrativos del Fondo INFORMACIÓN PÚBLICA
Contratos Interadministrativos del Ministerio INFORMACIÓN PÚBLICA
Convenios de Asociación del Fondo INFORMACIÓN PÚBLICA
Convenios de Asociación del Ministerio INFORMACIÓN PÚBLICA
Convenios de Cooperación del Fondo INFORMACIÓN PÚBLICA
CONVENIOS
Convenios de Cooperación del Ministerio INFORMACIÓN PÚBLICA
Convenios Interadministrativos del Fondo INFORMACIÓN PÚBLICA
Convenios Interadministrativos del Ministerio INFORMACIÓN PÚBLICA
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SERIE SUBSERIE TIPO DE ACCESO

CONVENIOS DEL CODIGO POSTAL DE LA
N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
REPÚBLICA DE COLOMBIA
Cuentas Bancarias del Fondo INFORMACIÓN RESERVADA
CUENTAS BANCARIAS
Cuentas Bancarias del Ministerio INFORMACIÓN RESERVADA
CUENTAS POR COBRAR Cuentas por Cobrar de Cuotas Partes Pensionales INFORMACIÓN PÚBLICA
CUENTAS POR PAGAR Cuentas por Pagar de Cuotas Partes Pensionales INFORMACIÓN PÚBLICA
CUOTAS PARTES PENSIONALES Cobro Coactivo INFORMACIÓN PÚBLICA
DECLARACIONES TRIBUTARIAS Clasificación Tributaria Contratistas PN Fondo INFORMACIÓN RESERVADA
Declaraciones Tributarias de Obra Pública Fondo INFORMACIÓN CLASIFICADA
Declaraciones Tributarias de Obra Pública Ministerio INFORMACIÓN CLASIFICADA
Declaraciones Tributarias de Retención en la Fuente Fondo INFORMACIÓN CLASIFICADA
Declaraciones Tributarias de Retención en la Fuente Ministerio INFORMACIÓN CLASIFICADA
DECLARACIONES TRIBUTARIAS
Declaraciones Tributarias Estampillas Fondo INFORMACIÓN CLASIFICADA
Declaraciones Tributarias Estampillas Ministerio INFORMACIÓN CLASIFICADA
Declaraciones Tributarias ICA Fondo INFORMACIÓN CLASIFICADA
Declaraciones Tributarias ICA Ministerio INFORMACIÓN CLASIFICADA
DECRETOS N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
DIAGNÓSTICOS DE POLITICA PÚBLICA DE TI
N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
EN POBLACIONES VULNERABLES
Embargos Fondo INFORMACIÓN PÚBLICA
EMBARGOS
Embargos Ministerio INFORMACIÓN PÚBLICA
ESTADOS DE CUENTA N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
ESTADOS FINANCIEROS N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
ESTATUTOS INTERNOS DEL FONDO DE
TECNOLOGIAS DE LA INFORMACIÓN Y LAS N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
COMUNICACIONES
ESTRATEGIAS DE SEGURIDAD Y PRIVACIDAD
N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
DE LA INFORMACIÓN
Estudios de Radiodifusión Sonora INFORMACIÓN PÚBLICA
Estudios en Materia de Gobierno Digital INFORMACIÓN PÚBLICA
Estudios en Transformación Digital INFORMACIÓN PÚBLICA
ESTUDIOS
Estudios en Materia de Industria de Tecnología de la
INFORMACIÓN PÚBLICA
Información
Estudios Sectoriales INFORMACIÓN PÚBLICA
EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO DE CONVENIOS
N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
BANCARIOS
EVIDENCIAS DE LA REUNIÓN DE LAS
ACCIONES INSTITUCIONALES EN EL MARCO N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
DEL CONSENSO SOCIAL
EVIDENCIAS EN EL MARCO DE LA
N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
ARTICULACIÓN TERRITORIAL
FORMULARIOS UNICOS DE REPORTE DE
N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
AVANCES DE LA GESTIÓN - FURAG
HISTORIALES DE BIENES INMUEBLES N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
HISTORIALES DE VEHÍCULOS N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
HISTORIAS LABORALES N/A INFORMACIÓN RESERVADA
Informes a Entes de Control y Vigilancia INFORMACIÓN PÚBLICA
Informes a Otros Organismos INFORMACIÓN PÚBLICA
Informes de Gestión INFORMACIÓN PÚBLICA
Informes de Seguimiento a Ejecución Presupuestal INFORMACIÓN PÚBLICA
INFORMES
Informes de Administración de Riesgos INFORMACIÓN PÚBLICA
Informes de Arquitectura Institucional - Componente Procesos INFORMACIÓN PÚBLICA
Informes de Cultura Organizacional y Apropiación del Modelo
INFORMACIÓN PÚBLICA
Integrado de Gestión

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SERIE SUBSERIE TIPO DE ACCESO

Informes de Seguimiento a las Políticas de Gestión y
INFORMACIÓN PÚBLICA
Desempeño
Informes de Seguimiento, Control y Mejora INFORMACIÓN PÚBLICA
Informes del Eje Articulador - Liderazgo, Gestión del
INFORMACIÓN PÚBLICA
Conocimiento e Innovación
Informes de Estadísticas Sectoriales INFORMACIÓN PÚBLICA
Informe de Participación en el Comité de Estabilidad Jurídica INFORMACIÓN PÚBLICA
Informes de Comisiones Internacionales INFORMACIÓN PÚBLICA
Informes de Gestión Audiovisuales INFORMACIÓN PÚBLICA
Informes de Auditorias de Calidad INFORMACIÓN PÚBLICA
Informes de Auditorias de Gestión INFORMACIÓN PÚBLICA
Informes de Presunto Incumplimiento INFORMACIÓN PÚBLICA
Informes de Seguimiento de Calidad INFORMACIÓN PÚBLICA
Informes de Comisión INFORMACIÓN PÚBLICA
Informes de Control y Seguimiento del Fondo INFORMACIÓN PÚBLICA
Informes de Seguimiento a la Gestión de Ingresos del Fondo INFORMACIÓN PÚBLICA
Informes de Constitución de Cuentas por Pagar INFORMACIÓN PÚBLICA
Informes de Ejecución Presupuestal INFORMACIÓN PÚBLICA
Informes de Revisión de Autoliquidaciones INFORMACIÓN PÚBLICA
Informes de Autenticaciones INFORMACIÓN PÚBLICA
Informes de PQRSD y Derechos de Petición INFORMACIÓN PÚBLICA
Informes de Cálculo Actuarial INFORMACIÓN PÚBLICA
Informes de Participación en Comisiones Técnicas o Normativas INFORMACIÓN PÚBLICA
INSCRIPCIÓN DE OPERADORES EN EL
N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
REGISTRO POSTAL
Banco Terminológico INFORMACIÓN PÚBLICA
Cuadro de Clasificación Documental INFORMACIÓN PÚBLICA
Inventario Documental INFORMACIÓN PÚBLICA
Mapa de Procesos INFORMACIÓN PÚBLICA
INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
Modelos de Requisitos para la Gestión de Documentos
INFORMACIÓN PÚBLICA
Electrónicos
Tablas de Retención Documental INFORMACIÓN PÚBLICA
Tablas de Valoración Documental INFORMACIÓN PÚBLICA
Instrumentos de Control de Salida de Expedientes INFORMACIÓN PÚBLICA
INSTRUMENTOS DE CONTROL Instrumentos de Control de Correspondencia INFORMACIÓN PÚBLICA
Instrumentos de Control de Vehículos INFORMACIÓN PÚBLICA
Actas de Baja de Bienes INFORMACIÓN PÚBLICA
INSTRUMENTOS DE CONTROL PARA
Actas de Decomisos de Bienes INFORMACIÓN RESERVADA
ADMINISTRACIÓN DE BIENES
Formato de Traslado y Reintegro de Bienes INFORMACIÓN PÚBLICA
INSTRUMENTOS DE CONTROL PARA LAS
N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS
Inventarios de Activos de Información INFORMACIÓN PÚBLICA
Inventarios de Almacén INFORMACIÓN PÚBLICA
INVENTARIOS
Inventarios de Elementos Devolutivos INFORMACIÓN PÚBLICA
Inventarios y Conciliaciones de Activos Fijos INFORMACIÓN PÚBLICA
INVENTARIOS DEL MUSEO DE TECNOLOGÍAS
DE LA INFORMACIÓN Y LAS N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
COMUNICACIONES
INVESTIGACIONES EN MATERIA DE
N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN
Legalizaciones de Caja Menor Fondo INFORMACIÓN PÚBLICA
LEGALIZACIONES
Legalizaciones de Viáticos INFORMACIÓN PÚBLICA
LIBROS AUXILIARES Libros Auxiliares de Banco Ministerio INFORMACIÓN PÚBLICA
Solicitudes Licencias de Cadenas Radiales INFORMACIÓN PÚBLICA
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SERIE SUBSERIE TIPO DE ACCESO

Solicitudes Licencias de Emisoras Comerciales INFORMACIÓN PÚBLICA
LICENCIAS DE CONCESIÓN DE SERVICIOS DE Solicitudes Licencias de Emisoras Comunitarias INFORMACIÓN PÚBLICA
RADIODIFUSIÓN SONORA Solicitudes Licencias de Emisoras de Interés Público INFORMACIÓN PÚBLICA
Solicitudes de Licencias de Trans-móviles INFORMACIÓN PÚBLICA
LIQUIDACIÓN DE DERECHOS N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
Manuales de Procesos y Procedimientos INFORMACIÓN PÚBLICA
MANUALES Manuales de Contratación INFORMACIÓN PÚBLICA
Manuales de Funciones y de Competencias Laborales INFORMACIÓN PÚBLICA
MATRICES DE OFERTA INSTITUCIONAL N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
NÓMINA N/A INFORMACIÓN CLASIFICADA
NOTIFICACIONES POR AVISO DE ACTOS
N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
ADMINISTRATIVOS
Órdenes de Pago del Fondo INFORMACIÓN CLASIFICADA
ORDENES DE PAGO
Órdenes de Pago del Ministerio INFORMACIÓN CLASIFICADA
PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS,
N/A INFORMACIÓN CLASIFICADA
SUGERENCIAS Y DENUNCIAS - PQRSD
Planes de Salvaguarda Étnicos INFORMACIÓN PÚBLICA
Planes Anticorrupción y de Atención al Ciudadano INFORMACIÓN PÚBLICA
Planes de Atención a Víctimas y Poblaciones Vulnerables INFORMACIÓN PÚBLICA
Planes de Equidad de Genero INFORMACIÓN PÚBLICA
Planes de Acción INFORMACIÓN PÚBLICA
Planes de Acción Institucionales INFORMACIÓN PÚBLICA
Planes Estratégicos Sectoriales INFORMACIÓN PÚBLICA
Planes Institucionales INFORMACIÓN PÚBLICA
Planes de Divulgación INFORMACIÓN PÚBLICA
Planes de Mejoramiento de Calidad y Gestión INFORMACIÓN PÚBLICA
Planes de Mejoramiento para Contraloría INFORMACIÓN PÚBLICA
PLANES Planes Técnicos Nacionales de Radiodifusión Sonora INFORMACIÓN PÚBLICA
Planes de Mejoramiento INFORMACIÓN PÚBLICA
Planes de Monitoreo y Evaluación de Ciudades Inteligentes INFORMACIÓN PÚBLICA
Planes Estratégicos de Gobierno Electronico del Estado INFORMACIÓN PÚBLICA
Planes de Mejoramiento INFORMACIÓN PÚBLICA
Planes Anuales de Caja PAC INFORMACIÓN PÚBLICA
Planes de Inversión del Fondo - Portafolio INFORMACIÓN PÚBLICA
Planes de Mejoramiento de los Recursos del Fondo INFORMACIÓN PÚBLICA
Planes Anuales de Compras INFORMACIÓN PÚBLICA
Planes Institucionales de Archivos- PINAR INFORMACIÓN PÚBLICA
Planes de Seguridad Vial INFORMACIÓN PÚBLICA
Planes de Seguridad y Salud en el Trabajo INFORMACIÓN PÚBLICA
POLÍTICA DE SERVICIOS POSTALES N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
POLÍTICA NACIONAL DE RADIODIFUSIÓN
N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
SONORA
Políticas de Divulgación y Promoción de Tecnología de la
INFORMACIÓN PÚBLICA
Información y las Comunicaciones
Políticas de Protección de la Información Pública INFORMACIÓN PÚBLICA
Políticas de Trámites y Servicios de la Información Estatal INFORMACIÓN PÚBLICA
POLÍTICAS Evaluaciones de Políticas Gestión de Tecnologías de la
INFORMACIÓN PÚBLICA
Información y Seguridad de la Información
Políticas Públicas de Gestión de Tecnologías de la Información y
INFORMACIÓN PÚBLICA
Seguridad de la Información
Políticas de Gobierno Digital INFORMACIÓN PÚBLICA
PROCESO DE ASIGNACIÓN DIRECTA DEL
N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
ESPECTRO RADIOELECTRICO
PROCESOS Procesos Sancionatorios en las Actuaciones Administrativas INFORMACIÓN CLASIFICADA
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 Proceso de Gestión Documental
TABLA DE CONTROL Y ACCESO
SERIE
PROCESOS DE INFORMACIÓN SECTORIAL
PROCESOS DE SELECCIÓN OBJETIVA
ASIGNACIÓN DE LICENCIAS DE
RADIODIFUSIÓN SONORA
PROCESOS DE SELECCIÓN OBJETIVA DEL
ESPECTRO
PROCESOS DE SELECCIÓN OBJETIVA PARA
ASIGNACIÓN DEL ESPECTRO
RADIOELÉCTRICO
PROCESOS DISCIPLINARIOS
PROCESOS ORDINARIOS
PROGRAMAS
PROYECTOS
Código
Versión 1.0
SUBSERIE TIPO DE ACCESO
Procesos Judiciales de Amparo Policivo INFORMACIÓN CLASIFICADA
Procesos Judiciales de Conflictos de Competencias INFORMACIÓN CLASIFICADA
Procesos Judiciales de Controversias Contractual INFORMACIÓN CLASIFICADA
Procesos Judiciales de Laudo Arbitral INFORMACIÓN CLASIFICADA
Procesos Judiciales de Liquidación Voluntaria INFORMACIÓN CLASIFICADA
Procesos Judiciales de Nulidad INFORMACIÓN CLASIFICADA
Procesos Judiciales de Nulidad por Inconstitucionalidad INFORMACIÓN CLASIFICADA
Procesos Judiciales de Nulidad y Restablecimiento del Derecho INFORMACIÓN CLASIFICADA
Procesos Judiciales de Reparación Directa INFORMACIÓN CLASIFICADA
Procesos Judiciales de Restitución de Tierras INFORMACIÓN CLASIFICADA
Procesos Judiciales Ejecutivos INFORMACIÓN CLASIFICADA
Procesos Judiciales Ordinario Laboral INFORMACIÓN CLASIFICADA
Procesos Penales INFORMACIÓN CLASIFICADA
Procesos Verbales INFORMACIÓN CLASIFICADA
Procesos y Actuaciones Administrativas INFORMACIÓN CLASIFICADA
Procesos Ejecutivos Abiertos de Cobro Coactivo INFORMACIÓN CLASIFICADA
Procesos Administrativos Sancionatorios INFORMACIÓN CLASIFICADA
Procesos de Infraestructura Tecnológica INFORMACIÓN CLASIFICADA
Procesos Administrativos contra los Proveedores INFORMACIÓN CLASIFICADA
N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
Procesos Disciplinarios Verbales INFORMACIÓN RESERVADA
Procesos Ordinarios de Autos Inhibitorios INFORMACIÓN CLASIFICADA
Procesos Ordinarios de Indagación Preliminar INFORMACIÓN CLASIFICADA
Procesos Ordinarios de Investigación Disciplinaria INFORMACIÓN CLASIFICADA
Programas de Ambiente y Cultura Organizacional INFORMACIÓN PÚBLICA
Programas Anuales de Auditorias INFORMACIÓN PÚBLICA
Programas de Vigilancia y Control Preventivos INFORMACIÓN PÚBLICA
Programas Preventivos de Servicios de Telecomunicaciones INFORMACIÓN PÚBLICA
Programas Preventivos de Servicios de Radiodifusión Sonora INFORMACIÓN PÚBLICA
Programas Preventivos de Servicios Postales INFORMACIÓN PÚBLICA
Programas de Ciudades Inteligentes INFORMACIÓN PÚBLICA
Programas de Emprendimiento Digital INFORMACIÓN PÚBLICA
Programas de Tecnologías de la Información en las Entidades
INFORMACIÓN PÚBLICA
del Estado
Programas de Ciudades Inteligentes INFORMACIÓN PÚBLICA
Programas de Gestión Documental INFORMACIÓN PÚBLICA
Programas del Sistema Integrado de Conservación Documental INFORMACIÓN PÚBLICA
Programas de Responsabilidad Social INFORMACIÓN PÚBLICA
Programas de Servicio al Ciudadano INFORMACIÓN PÚBLICA
Programas Institucionales de Gestión Ambiental INFORMACIÓN PÚBLICA
Programas de Capacitación, Bienestar, Incentivos, Seguridad y
INFORMACIÓN PÚBLICA
Salud en el Trabajo
Programas de Incentivos INFORMACIÓN PÚBLICA
Proyectos de Canales de Televisión INFORMACIÓN PÚBLICA
Proyectos de Ley INFORMACIÓN PÚBLICA
Proyectos de Inversión Presupuestal INFORMACIÓN PÚBLICA
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 Proceso de Gestión Documental Código

TABLA DE CONTROL Y ACCESO Versión 1.0

SERIE SUBSERIE TIPO DE ACCESO

Proyectos de Gestión Internos INFORMACIÓN PÚBLICA
Proyectos Normativos INFORMACIÓN PÚBLICA
Proyectos por Obligaciones de Hacer INFORMACIÓN PÚBLICA
Proyectos Técnicos y Normativos INFORMACIÓN PÚBLICA
Proyectos Normativos y de Reglamentos en Materia de
INFORMACIÓN PÚBLICA
Garantías
Proyectos de Inversión Radio Pública INFORMACIÓN PÚBLICA
Proyectos de Inversión INFORMACIÓN PÚBLICA
Proyectos de Tramites, Servicios, Datos, Transparencia y
INFORMACIÓN PÚBLICA
Participación
Proyectos de Presupuesto del Fondo INFORMACIÓN PÚBLICA
Proyectos de Presupuesto del Ministerio INFORMACIÓN PÚBLICA
RECAUDOS N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
REGISTRO DE RADIOAFICIONADOS Y RADIOS
N/A INFORMACIÓN CLASIFICADA
ITINERANTES
REGISTROS DE ASOCIACIONES DE
N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
RADIOAFICIONADOS Y DE BANDA CIUDADANA
REGISTROS DE GESTIÓN DE GARANTÍAS Y
N/A INFORMACIÓN CLASIFICADA
COBRO COACTIVO
REGISTROS DE GESTIÓN DE PLANES DE
N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
ACCIÓN, SEGUIMIENTO Y MEJORA
REGISTROS DE LA GESTIÓN DE TRÁMITES,
REGISTROS, AUTORIZACIONES, LICENCIAS Y N/A INFORMACIÓN CLASIFICADA
PERMISOS
REGISTROS DE PARTICIPACIÓN EN
N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
COMISIONES TÉCNICAS O NORMATIVAS
REGISTROS DE PROVEEDOR DE CAPACIDAD
N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
SATELITAL
Registros Presupuestales de Compromiso Fondo INFORMACIÓN PÚBLICA
REGISTROS PRESUPUESTALES
Registros Presupuestales de Compromiso Ministerio INFORMACIÓN PÚBLICA
REINTEGROS DIRECCIÓN DEL TESORO
N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
NACIONAL MINISTERIO
REQUERIMENTOS DE AJUSTES DE BASES DE
N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
DATOS
Reservas Presupuestales y Cuentas por Pagar del Fondo INFORMACIÓN PÚBLICA
RESERVAS PRESUPUESTALES
Reservas Presupuestales y Cuentas por Pagar del Ministerio INFORMACIÓN PÚBLICA
Resoluciones del Fondo de Tecnologías de la Información y las
INFORMACIÓN PÚBLICA
Comunicaciones
Resoluciones del Ministerio INFORMACIÓN PÚBLICA
RESOLUCIONES
Resoluciones de Subsidios a Internet INFORMACIÓN PÚBLICA
Resoluciones de Subsidios de Telefonía Pública Básica
INFORMACIÓN PÚBLICA
Conmutada
Incorporación en el Registro Postal INFORMACIÓN PÚBLICA
RESOLUCIONES DE HABILITACIÓN DE Resoluciones de Habilitación de Servicios Postales de Pago INFORMACIÓN PÚBLICA
SERVICIOS POSTALES Resoluciones de Habilitación de Servicios Postales para
INFORMACIÓN PÚBLICA
Mensajería Expresa
SOLICITUDES DE EMISIONES FILATELICAS N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
SOLICITUDES DENEGADAS, RECHAZADAS O
N/A INFORMACIÓN PÚBLICA
INADMITIDAS SIN EXPEDIENTE EXISTENTE
Transferencias Documentales Primarias INFORMACIÓN PÚBLICA
TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES
Transferencias Documentales Secundarias INFORMACIÓN PÚBLICA
Fuente: Elaboración Propia. Serie, Subseries TRD 2018

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 Proceso de Gestión Documental Código

TABLA DE CONTROL Y ACCESO Versión 1.0

Control de Cambios
Versión Fecha Descripción
1.0 Creación de Documentos
Elaboró Revisó Aprobó

Nombre: Elvia Visbal Villaba Nombre Nombre GIT Transformación Organizacional

Cargo Coordinadora GITFRGI Cargo Cargo

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