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Importancia de la organización

documental

Instituto Federal de Acceso a la información Pública


Postulado

Las Organizaciones y sus


administradores requieren de la
información contenida en los
documentos que generan en el
ejercicio de sus actividades
actividades..

El término documento debe entenderse en su sentido amplio, comprende todos los


tipos de soportes de la información, desde el papel a los documentos electrónicos
que nos ofrecen las tecnologías de información (TI
(TI´´s).
s).
Política de tratamiento de documentos

S finalidad
Su fi lid d es la l planificación
l ifi ió y la
l
implementación de técnicas para lograr
un control eficaz y rentable del manejo
y conservación de los documentos que
una institución pproduce o recibe en el
ejercicio de sus actividades.
actividades.

Debe aprovechar al máximo la


información disponible y necesaria para
la toma de decisiones
decisiones..
Una política de tratamiento de
documentos no es de aplicación
mecánica
mecánica, sino que,
que debe ser
adaptada a la entidad que debe
servir y cada uno de sus
componentes será diseñado a la
medida de la institución
institución..
Administración documental

Un programa completo de
administración de documentos, no se
limita a clasificarlos, facilitar su
recuperaciónó y eliminarlos llegado el
momento.

Va más allá, implica un esfuerzo


sostenido de planificación,
planificación debe
responder a las expectativas de los
emisores y receptores que son quienes
justifican la existencia de los
documentos.
Objetivos
„ Asegurar una adecuada organización y administración
d
documental.
t l
„ Simplificar los sistemas de creación y custodia de la
información.
„ Mejorar los procedimientos de organización
archivística y recuperación de los documentos.
„ Lograr un abatimiento en los costos almacenamiento
en los
l archivos.
h
„ Asegurar las tareas archivísticas.
„ Cumplir
p su función administrativa: Proporcionar
p
servicios.
„ conseguir economía y eficacia en la creación,
mantenimiento,, uso y disposición
p de los documentos.
„ Satisfacer las necesidades administrativas de la
Institución
Problemática

Las administraciones actuales cada vez


aumentan más el volumen de información
que manejan, y por ende, los soportes
documentales, esta situación no tiene una
respuesta adecuada en cuanto a los
espacios para su almacenamiento.
almacenamiento.

Se presenta así, más dificultades en la


clasificación, recuperación y conservación.
conservación.

Los tiempos actuales exigen velocidad y


eficiencia en el manejo documental, para
poder ser localizada de manera rápida.
Retos de las administraciones modernas

¿Se puede conservar toda la


documentación?

¿Cuál es la utilidad de guardar


información que en la mayoría de casos
tiene una corta existencia?

¿Es redituable la implementación de


sistemas informáticos ante esta edad de la
Como lograrlo

A través de una serie de técnicas y


herramientas archivísticas orientadas
a asegurar la creación, control y
accesibilidad de documentos
auténticos, fiables, íntegros y
disponibles a lo largo del tiempo
tiempo..
Ciclo Vital de la documentación

Documento
1. Activo

2. Semiactivo

3. Inactivo

Nociones de valor primario (justificación


administrativa del documento) y el valor
secundario (testimonio histórico de los
documentos).
Valores

Valor primario máximo.


C
Corresponde
d a lal etapa d
de permanencia
i
de los documentos en los archivos de
gestión u oficina.
g

Valor primario atenuado.


C
Corresponde
d a lla etapa d de permanencia
de los documentos en los archivos
intermedios ((centrales,, administrativos))

Valor secundario.
C d l d
Principios fundamentales de la archivística

Principio de procedencia
– establece que los documentos producidos por una
institución u organismo no deben mezclarse con los
de otros

Principio de respeto a la estructura


– establece que la clasificación interna de un fondo debe
responder a la organización y competencias de la
unidad productora

Principio de respeto al orden original


– establece que no se debe alterar la organización dada
al fondo por la unidad productora, cualquiera que sea
dicha organización.
Documentos y expedientes
„ El documento de archivo solo se concibe integrado
en expedientes, series y fondos.

„ El expediente es la base de la organización


documental.

„ En los archivos se clasifican y ordenan expedientes


no documentos sueltos.
Operaciones de la organización documental

LA CLASIFICACIÓN
Ó
LA ORDENACIÓN

„ S
Son dos
d acciones
i di
distintas
ti t con su
propia metodología
„ Primero se clasifica y luego se ordena
Descripción
p

ƒ 1993 ISAD (G) Norma Internacional General de la


Descripció
Descripci ón Archiví
Archivística

ƒ ISAAR (CPF) Norma Internacional sobre los


archivísticos relativos a
encabezamientos autorizados archiví
entidades, personas y familias.

„ Norma ISO 15489

„ Modelo de Requisitos de la Unión Europea (MoReq)


Conclusión

El fin
fi primordial
i di l de
d los
l esfuerzos
f
invertidos en clasificación y
conservación ió de
d los
l d
documentos,t es
facilitar el acceso a la información
que contienen
contienen.
ti .