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REDIGER UNE SYNTHESE


PROFESSIONNELLE

L’outil
Le public
9 pages.
L’outil s’adresse aux managers, aux étudiants ou
La masse des informations disponibles, la aux personnes en formation d’un niveau BAC + 2 à
pratique de la veille technique ou réglementaire BAC + 5.
nécessitent de maîtriser l’exercice de la
synthèse professionnelle.
Formation et coaching
L’outil propose une méthode en 5 étapes :
La formation est proposée en groupe ou en
coaching individuel. En présentiel ou à distance.
DEFINIR LE BUT DE LA SYNTHESE
COLLECTER LES INFORMATIONS
SYNTHETISER L’INFORMATION
REDIGER LA SYNTHESE
L’auteure et la coach :
PRECONISER DES ACTIONS Françoise ADAM
Les outils associés F. ADAM est expert en management et
communication et ingénieur formation. Elle
Sont associés à cet outil : travaille avec les entreprises nationales et
internationales, les collectivités, la fonction
Les fondamentaux de la rédaction professionnelle. publique, les organismes de formation et
La présentation des écrits professionnels. accompagne des managers et des techniciens dans
Rédiger un mémoire professionnel. des parcours personnalisés.
La soutenance d’un mémoire.
La MARP (Méthode d’analyse et de résolution de Aujourd’hui, elle propose avec « Les outils des
problèmes) managers » la synthèse de plus de 30 ans de
Les outils de la communication interpersonnelle. pratique de la formation.

Tags : Rédaction professionnelle. Mémoire professionnel. Ecrits professionnels. Synthèse professionnelle.


Outils de la communication interpersonnelle. Soutenance de mémoire. MARP.

AKENE FORMATION CONSEIL. SIREN 35219930100081 APE 8559A


Contact : fadam@akenes.com Site : http://www.akene-formation-management.com
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REDIGER UNE SYNTHESE


PROFESSIONNELLE
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SOMMAIRE

1. POURQUOI REDIGER UNE SYNTHESE


PROFESSIONNELLE ?

2. CE QU’EST UNE SYNTHESE

3. LA METHODE

• DEFINIR LE BUT DE LA SYNTHESE


• COLLECTER LES INFORMATIONS
• SYNTHETISER L’INFORMATION
• REDIGER LA SYNTHESE
• PRECONISER DES ACTIONS : Notes, instructions et directives.

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REDIGER UNE SYNTHESE


PROFESSIONNELLE

1. POURQUOI REDIGER UNE SYNTHESE


PROFESSIONNELLE ?
La quantité d’informations disponibles est énorme et couvre tous les domaines :
Juridique, réglementaire, normatif, technique, économique, médical, social,
scientifique, etc…Ces informations se périment vite et leur mise à jour est
incessante.

Les utilisateurs et ceux auxquels elles sont destinées sont raremment des
spécialistes. Ils ne disposent ni du temps, ni de la compétence pour assurer
une veille pertinente d’où la nécessité, pour ceux qui ont la charge de maintenir
dans leurs équipes un niveau et une qualité d’information suffisants, d’écrire et
de diffuser des documents ou des notes de synthèse.

2. QU’EST-CE QU’UNE SYNTHESE ?


Une synthèse est un résumé, mais un résumé organisé, structuré dans un but
précis.

Du plus simple au plus complexe

On peut synthétiser un document court, tel un article, une norme, une


réglementation, comme un dossier complet, un livre (fiche de lecture).

On peut aussi rechercher dans des sources diverses, ce qui est dit sur un sujet
précis. Comme par exemple, dans la revue de presse. « Que lit-on aujourd’hui
dans la presse locale sur le thème de la politique ou de l’économie » ?

Dans une opération de veille sur internet, il s’agira de trouver dans des sites
internet, les informations sur les sujets que nous surveillons et que nous
synthétiserons à des fins d’information.

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3. LA METHODE
Comme pour la rédaction de tout autre document, rédiger une synthèse nécessite
d’avoir une stratégie et d’adopter une méthode :

1. DEFINIR LE BUT DE LA SYNTHESE


2. COLLECTER LES INFORMATIONS
3. SYNTHETISER L’INFORMATION
4. REDIGER LA SYNTHESE
5. PRECONISER DES ACTIONS

1. DEFINIR LE BUT DE LA SYNTHESE

Définir le but de la synthèse c’est clarifier à quoi elle va servir, à qui, et comment vous
saurez que le but est atteint.

C’est aussi clarifier si vous la rédigez dans un but d’information, (de sensibilisation),
(Synthèse sur un nouveau salon qui se tiendra prochainement) ou dans un but
d’action. (Nouvelles obligations réglementaires imposée par l’URSSAF).

Pour des raisons pratiques, on peut synthétiser ces premières informations dans un
tableau tel que le suivant :

Nom du document d’origine Les formations au management


Thème Evolution des formations au
managemet
Source et Réf. Solutions RH 5.4.16
But de la synthèse Informer
Destinataires Service formation. Formateurs internes.
Nombre de pages du document à 2
écrire
Autres rubriques à ajouter si vous en …
avez

2. COLLECTER LES INFORMATIONS

La collecte des informations se fait en lecture « en diagonale » et en 2 étapes, à


l’aide d’un stylo surligneur :

1. Recherche de la structure du texte à sythétiser : les titres, les sous-titres, la


hiérarchisation, l’intention de l’auteur.

2. Les informations importantes à relever.

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Cette étape a pour but, non de comprendre et d’analyser le contenu, ce qui se fera à
l’étape suivante, mais de repérer où se situe l’information et comment elle est
organisée.

Si l’on a un accès direct au texte parce que le document sur lequel nous travaillons
est en format word sur notre ordinateur, il est alors possible, (après l’avoir enregistré
dans sa version initiale pour pouvoir y retourner éventuellement), de supprimer tout
ce qui n’est pas important. On dispose alors d’une première ébauche de synthèse.

Si l’on ne dispose pas de cette possibilité, il faut alors recopier les idées-clés avant de
les synthétiser.

Idée 1
Idée 2
Idée 3
Etc…

3. COMPRENDRE ET SYNTHETISER L’INFORMATION

Il est très important, avant de synthétiser, de bien comprendre les idées qui figurent
dans le document source. Il est en effet impossible et très stressant de résumer
quelque chose qu’on n’a pas totalement compris.

Et si cela est nécessaire, il ne faut pas hésiter à rechercher sur internet des
compléments d’information, de manière à compléter notre information. C’est
seulement après, qu’il va être possible de synthétiser.

Synthétiser, nous l’avons dit, c’est résumer, raccourcir, réduire la quantité


d’informations. Mais il faut garder le sens, ne pas distordre, ne pas modifier
l’information.

Pour faire simple, disons que nous allons donner moins d’informations que dans le
texte initial, mais qu’elles seront justes, exactes, bien qu’incomplètes. D’où
l’importance à bien comprendre les textes sources.

Une fois ces synthèses réalisées, il est utile de les compiler dans un tableau. On peut
même, si le volume des informations le permet, réaliser un tableau tel que ci-
dessous :

Idée 1 synthèse
Idée 2 synthèse
Idée 3 synthèse

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4. REDIGER LA SYNTHESE

Rédiger la synthèse est un travail d’exactitude, de traduction et d’élimination :


exactitude des informations restituées mais élimination des termes trop techniques
ou incompréhensibles par un non initié et traduction dans un langage
compréhensible par tous. Si l’on veut être lu, il faut être lisible.

Dans cet exercice, il faut être synthétique : restituer essentiellement des faits, des
informations, en quantité et qualité suffisantes pour atteindre le but que vous vous
êtes fixé au début de l’exercice : à quoi et à qui votre synthèse va-t-elle servir ?

Restituer ou non le plan du document source ?

S’il s’agit d’un document unique, c'est possible. S’il s’agit de plusieurs documents,
c’est impossible, chacun ayant sa structure propre, il va donc être nécessaire de
choisir un plan.

Choisir le bon plan

Il existe différents types de plans permettant d’organiser l’information, vous pouvez,


bien entendu, inventer le vôtre.

Chronologiques : on restitue les évènements dans l’ordre où ils se sont


produits.
Ex : le constat d’accident.

Par thèmes, par rubriques :


Ex : exposé sur un nouveau matériau. On présentera successivement les
fonctionnalités, les performances, les coûts, les avantages, les limites, etc…

Du général au particulier :
Ex : la visite d’entreprise.

Le plan +/-

C’est une sorte de bilan dans lequel on fait figurer d’une part les aspects positifs
et d’autre part les aspects négatifs.

EX : « avantages/inconvénient », « bénéfices/risques ».

Thèse + antithèse = synthèse :


Très utilisée dans les thèses professionnelles et certains mémoires cette
technique est appropriée aux analyses conceptuelles. Elle permet de traiter un
sujet dans son ensemble.

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Les plans pour convaincre

Pour convaincre il faut démontrer, prouver ce qu’on avance. Souvent, les


chiffres parlent d’eux-mêmes.

LA MARP

L’utilisation de la méthodologie de résolution de problèmes (MARP) permet de


poser correctement un problème et de clarifier les problématiques complexes.

On distingue la phase de recherche des causes des problèmes, celle de


recherche de solutions et celle de tests. (Voir l’outil MARP).

Poser un diagnostic : on recherche les faits. Ils doivent être objectifs,


incontestables, mesurés.

Les principaux types de diagnostic (qui peuvent être utilisés ensemble ou


séparément) :

• Le constat : L’observation de l’existant, (constat d’accident),


• L’état des lieux : Approche libre, ce qui existe, ce qui manque, ou les
insatisfactions, etc…
• Le diagnostic : Approche plus organisée avec la prise en compte d’items
préalablement identifiés, de référentiels, de normes.
• Le bilan (les +, les -, les forces, les faiblesses, les ressources, les
dépenses, etc).
• L’inventaire (on comptabilise),
• La mesure (contrôle).

Quel que soit le plan choisi, le style sera factuel, objectif autant que possible.
Dans une synthèse, c’est la parole de quelqu’un d’autre qu’on restitue, pas la
sienne.

5. PRECONISER DES ACTIONS

Il est fréquent qu’une note de synthèse soit rédigée à l’attention d’acteurs


divers, desquels on attend un résultat, un changement de pratiques ou de
comportement. La synthèse est alors accompagnée d’un document permettant
d’orienter l’action. Il s’agit, selon les cas, d’une note, d’une directive ou
d’instructions. Ces documents seront généralement nommés « note » ou « note
de service ».

La note

La note est aussi appelée, « note d’information » ou « note de synthèse ». Elle


a pour but d’informer, de « tenir au courant », sans pour autant nécessiter
d’action particulière.

Ex. à tout le personnel d’un hypermarché : « A partir d’avril 2016, l’utilisation de


sacs plastique est interdite. Ils seront retirés de la vente ».

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La directive

La directive est destinée au personnel d’encadrement d’un organisme. Elle


indique, une direction, le sens, dans lequel aller, les orientations à prendre, et
laisse au dirigeant toute latitude pour le faire.

Ex. à l’ensemble des dirigeants des succursales d’un groupe. « A compter du


… tous les salariés devront avoir renseigné leur dossier « CPF » (Compte
professionnel de formation ». Le style peut être cordial. « Merci d’y veiller ».

Les instructions

Les instructions sont plus directives. Elles indiquent une action à mener, un
changement de pratique ou de comportement, un résultat à obtenir. On les
rédige comme un mode d’emploi, une suite d’injonctions. Le style est directif :
« vous voudrez bien… », « Il est impératif de… ».

Le type de document ne dépend pas du public auquel il s’adresse, mais du but


de l’information. Ainsi, peut-on adresser des instructions à un directeur et des
informations à un salarié.

La standardisation des documents

Pour faciliter la lecture du document, quel qu’il soit, il est pratique de le


standardiser. Il s’agit de créer un modèle et de l’utiliser systématiquement :

EX :

Service xxxxxxxxxxxx NOM prénom de l’émetteur


Fonction
NOTE D’INFORMATION Date de diffusion
DESTINATAIRES XXX XXX XXXX
OBJET :
Pour information Pour action

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Pour aller plus loin, lire aussi :


Rédaction professionnelle. Mémoire professionnel. Ecrits professionnels. Les fondamentaux de
la communication interpersonnelle. Soutenance de mémoire. MARP.

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Contactez-nous : contact@akenes.com ou 06 59 48 63 08

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