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Les aspects juridiques et réglementaires

d’une association

Introduction

Pourquoi créer une association ?


Face aux forces et aléas de la mondialisation et
devant l’ampleur des problèmes socio-économiques et
culturels qu’elle engendre, les associations fondées sur
des valeurs de solidarité, de démocratie, d’autonomie
et de responsabilité peuvent constituer un contre-poids
à ces forces en jouant un rôle important dans la dyna-
mique de développement durable.
Autrefois, la sphère d’intervention des associations
au Maroc se limitait exclusivement aux activités
caritatives, culturelles, artistiques et sportives qui
ne devraient procurer à ses membres que des
satisfactions morales.
Actuellement, les associations sont de plus en plus
sollicitées pour servir de support institutionnel à
des activités socio-économiques, sanitaires, envi-
ronnementales, etc. Elles inscrivent leurs actions
dans l’effort national de lutte contre la pauvreté et
l’exclusion, de la préservation de l’environnement,
de l’intégration de la femme dans le développe-
ment, des droits de l’homme, d’alimentation en
eau, etc.
Elles sont devenues un enjeu important pour la
satisfaction des besoins sociaux et apparaissent
comme l’un des outils permettant de construire une
société civile autonome et responsable.
De par leur caractère spécifique, elles œuvrent pour
plusieurs finalités : d’abord développer la démocratie,
défendre les droits de l’homme, renforcer la capacité
d’autogestion de la population, favoriser les initiatives
propres de la population, soutenir les populations
démunies (personnes handicapés, enfants abandonnés
ou exploités), renforcer les liens sociaux, etc.
En plus, les associations, du fait de leurs liens de
proximité avec les populations cibles, représentent

Guide pratique d’information des associations 4 Aspects juridiques, réglementaires et fonctionnels des associations 5
un outil de choix pour mieux répondre aux attentes et la composent. La concrétisation de la permanence
aux besoins de ces dernières afin de compléter les nécessite la présence et l’implication des membres
efforts et le travail accompli par l’Etat. Elles sont le dans l’association. Cet élément permet de distinguer
porte-parole des populations et leurs catalyseurs. l’association de la simple réunion, voire de certains
Elles les aident à s’organiser afin de leur donner les contrats de prestations.
moyens et les outils nécessaires pour participer de n Les personnes groupées en association doivent
manière active et volontaire à leur propre développe- avoir un but commun qui est clairement expliqué
ment, etc. Bref, les associations sont devenues dans les statuts et qui peut être mentionné dans la
des acteurs incontournables de développement au dénomination de l’association. L’association n’a
Maroc. pas pour objet principal la recherche du profit pour
récompenser le capital comme c’est le cas dans
L’association et ses caractéristiques les sociétés. Elle poursuit un but désintéressé
d’intérêt général.
Définition n L’association ne peut distribuer les bénéfices entre

L’article premier du dahir du 15 novembre 1958 les membres : une association peut réaliser des
réglementant le droit des associations au Maroc tel bénéfices sur ses activités, mais il lui est interdit de
qu’il a été modifié et complété stipule que : les partager entre les membres comme c’est le
cas dans les sociétés ou la coopérative. Les gains
L’Association est la convention par laquelle deux que l’association réalise ne doivent pas permettre
ou plusieurs personnes mettent en commun, d’une l’enrichissement personnel des adhérents ni pen-
façon permanente, leurs connaissances ou leurs dant la vie de l’association ni à sa dissolution.
activités dans un but autre que de partager des n Les membres d’une association sont tenus de ne
bénéfices. mettre en commun que leurs connaissances ou
leurs activités. A défaut, le contrat ne saurait être
Caractéristiques
qualifié de convention d’association. De ce fait,
Au vu de cet article l’association ne peut avoir un capital comme c’est
n L’association est une convention, un contrat de droit le cas dans les sociétés ou la coopérative.
privé entre au moins deux personnes physiques ou n Une gestion démocratique et participative : tous les

morales. En général, un contrat d’association n’est membres de l’association sont sur le même pied
pas formalisé par un écrit. Ce sont les statuts et les d’égalité en ce sens que toute hiérarchie fondée
formalités légales de constitution qui permettent sur des considérations économiques (participation
d’apporter la preuve de l’existence de cette au capital) ou juridique (subordination juridique)
convention ; est exclue.
n C’est un groupement permanent c’est-à-dire que Comme corollaire de cet élément caractéristique : la
même si les membres de l’association changent, primauté de l’homme aux dépens du capital.
l’association poursuit son fonctionnement. La
notion de permanence en matière juridique est Les membres d’une association disposent d’une seule
destinée à distinguer le contrat d’association des voix au niveau de la prise de décision et d’élection des
autres contrats de droit commun en ce sens que gérants de l’association alors que dans la société
ce contrat donne lieu à la naissance d’une personne c’est le capital qui prime “une action égal une voix”.
morale appelée à une vie juridique permanente
dissociée de la vie des personnes physiques qui

Guide pratique d’information des associations 6 Aspects juridiques, réglementaires et fonctionnels des associations 7
Typologie juridique des associations physique et aux sports acquièrent de plein droit la
reconnaissance d’utilité publique. Cette reconnais-
Le dahir du 15 novembre 1958 tel qu’il a été modifié sance est conférée par décret.
et complété en juillet 2002 fait état de plusieurs caté-
gories d’associations. On cite, principalement, entre Association marocaine et association étrangère
autres : Au vu de l’article 21 du dahir du 15 novembre 1958
n Association ordinaire (AO) ; précité tel qu’il a été modifié et complété, sont
n Association reconnue d’Utilité Publique (ARUP) ; réputées “Associations étrangères” les institutions
n Association marocaine (AM) ; qui ont les caractéristiques d’une association et qui
n Association étrangère (AE). réunissent les conditions suivantes :

Association ordinaire (AO) et association reconnue Associations étrangères


d’utilité publique (ARUP)
Ces deux formes d’associations se différencient n Ont leurs Sièges au Maroc dont
par le fait que les ARUP présentent une plus grande les administrateurs sont
n

sièges à l’étranger
capacité patrimoniale que celles qui sont régulière- des étrangers.
ment déclarées. Outre la notoriété, elles peuvent La moitié des membres
sont des étrangers
n

percevoir des dons et legs, posséder des fonds et


des biens meubles et immeubles (actions…), faire (au minimum).
appel à la générosité publique.
Pour bénéficier d’une reconnaissance d’utilité publique,
l’association doit : Sur le plan de la capacité juridique, le droit marocain ne
fait aucune distinction entre associations marocaines et
“Exercer trois années d’activité (en pratique), pour- association étrangère. Elles profitent des mêmes
suivre un but d’intérêt général et être apolitique”. attributs juridiques sans aucune discrimination.
“Faire une demande écrite d’utilité publique auprès La seule limite apportée par le Dahir du 15 novembre
de l’autorité administrative locale. Cette dernière 1958 tel qu’il a été modifié et complété à l’exercice de
mène une enquête sur la mission et les moyens de la capacité juridique par une association étrangère
travail de l’association. Elle est tenue, dans un délai consiste dans l’interdiction d’effectuer les opérations
de 6 mois à compter du dépôt de la demande, de autorisées par la capacité juridique d’une association
répondre soit : ordinaire (art.6) avant l’expiration du délai de trois
n favorablement à mois prévu par l’article 24 du dahir de 15 novembre
cette demande ............ décret de reconnaissance ; 1958 précité.
de refuser cette
Formalités légales de constitution
n
demande ..................... Dans ce cas, une lettre
motivée est adressée Toute association, pour se constituer régulièrement,
à l’association”. doit suivre les deux étapes suivantes :
n Tenir une assemblée générale constitutive ;
Remarque : les associations et les fédérations
n Entreprendre les démarches administratives de
sportives habilitées conformément aux dispositions
de l’article 17 de la loi, N° 06-87 relative à l’éducation déclaration.

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Assemblée générale constitutive Conformément à l’art. 5 du dahir / du 15 novembre
Elle réunit toute personne qui décide de s’engager 1958 tel qu’il a été modifié et complété en 2002
dans le projet associatif. Elle est convoquée, généra- “toute association devra faire l’objet d’une déclaration
au siège de l’autorité administrative locale dans le
lement par un comité des fondateurs qui délimite les
ressort duquel se trouve le siège de l’association,
points de l’ordre du jour. directement ou par l’intermédiaire d’un huissier de
Avant l’ouverture des délibérations, les fondateurs justice”. Cette déclaration comporte :
élisent ou désignent par consensus :
n Nom et objet Siège de l’association.
n Un président provisoire pour présider la réunion
n

de l’association.
jusqu’à l’élection des membres du Conseil Nombre et sièges de ses
Liste des prénoms, noms,
d’Administration ;
n
n
succursales, filiales ou
nationalité, âge, date établissements détachés,
n Deux scrutateurs pour veiller au bon déroulement et lieu de naissance, créés par elle,
des élections des membres du Conseil d’adminis- profession et domicile fonctionnant sous sa
tration ; des membres du bureau direction ou en relation
n Un rapporteur chargé de consigner le déroule- dirigeant. Qualité dont constante avec elle et
ment des travaux de l’assemblée générale et les ces membres disposent dans un but d’action
pour représenter
décisions prises dans un Procès Verbal (PV). commune. Les statuts
l’association sous quelque seront joints à la
Les fondateurs prennent les décisions essentielles dénomination que ce soit déclaration.
sur la vie de leur institution, à savoir : copies de leurs CIN,
n L’approbation du projet des statuts ;
ou pour les étrangers de
leurs cartes de séjour
n L’élection des membres du Conseil d’administra-
et des copies du casier
tion ; judiciaire.
n L’approbation du projet de plan d’action, du pro-

gramme d’activités et du budget. Trois exemplaires de ces pièces ainsi que le PV de


l’assemblée générale constitutive seront déposés au
Démarches administratives de déclaration siège de l’autorité administrative locale qui en trans-
/ Les déclarations de constitution mettra un au secrétariat général du gouvernement.

L’association est tenue de déposer au siège de l’au- La déclaration et les pièces y annexées devront être
torité administrative locale une lettre de présentation signées et certifiées conformes par l’auteur de décla-
de la déclaration. ration. Elles seront assujetties au timbre de dimension
à l’exception de deux exemplaires.
Lorsque la déclaration remplit les conditions exigées,
un récépissé définitif de la déclaration est délivré
obligatoirement dans 60 jours. A défaut, l’association
peut exercer son activité conformément à l’objet
prévu dans ses statuts.
/ Les déclarations modificatives

Au fur et à mesure de la vie de l’association, les


personnes changent et les objectifs de l’association

Guide pratique d’information des associations 10 Aspects juridiques, réglementaires et fonctionnels des associations 11
peuvent être adaptés à des situations nouvelles. Les actes instrumentaires
Donc, toute modification ou changement affectant (statuts et règlement intérieur)
les statuts, la création de succursales, filiales, éta-
blissements détachés et les membres du Conseil Les statuts constituent une pièce maîtresse du
d’Administration fera l’objet d’une réunion de dossier de constitution d’une institution. Ils doivent
l’Assemblée générale et d’une déclaration modifi- en principe prévoir les modalités de constitution, de
cative. fonctionnement et de dissolution d’une association.
Les règlements Intérieurs complètent et précisent
Exemple :
les dispositions statutaires.

Association Ennahda tient Les statuts


une Assemblée Générale Pour être régulièrement déclarée et bénéficier de
extraordinaire la capacité juridique, l’association est obligée de
déposer ses statuts auprès de l’autorité locale du
Ordre lieu du siège social. L’existence des statuts est une
du jour condition fondamentale à la régularisation de toute
association.

Amendement de certaines La rédaction des statuts revêt aussi un intérêt pratique


dispositions des statuts puisqu’elle constitue l’expression de la volonté des
fondateurs de l’association et la charte de son
organisation. Aussi, les associations qui souhaitent
demander la reconnaissance d’utilité publique,
Ce que le dossier de déclaration modificative doit devront adopter les conditions statutaires dont le
contenir : contenu est fixé par les pouvoirs publics et celles qui
n Lettre de déclaration modificative ; souhaitent solliciter des subventions auront l’obligation
n Procès Verbal de l’Assemblée générale extraordi-
d’insérer dans leurs statuts certaines dispositions
naire ; donnant des garanties à l’Etat et aux collectivités
locales publiques concernées / (le droit de contrôle).
n Statut modifié.

Les modifications et les changements ne sont opposa- Les statuts comportent,


généralement, les dispositions générales suivantes :
bles aux tiers qu’à partir du jour où ils ont été déclarés.
Les déclarations et pièces y annexées devront être Dispositions Contenu et observations

signées et certifiées conformes par l’auteur de décla- Chaque association choisit librement sa dénomination sous
ration. Elles seront assujetties au timbre de dimension Dénomination
réserve que les termes utilisés ne créent pas de confusion avec
celle d’une autre association. Il est préférable que la dénomina-
à l’exception de deux exemplaires. tion de l’association reflète son identité c’est à dire sa mission,
ses objectifs, sa stratégie ou l’un de ces éléments.
Dans le cas où aucun changement dans le personnel C’est le but que l’association s’est fixée ou les objectifs qu’elle
de direction n’est intervenu, les intéressés doivent en Objet
s’est assignée. Les statuts doivent les délimiter avec précision.

faire la déclaration à l’époque prévue statutairement Toute association doit avoir un siège social (adresse). Il s’agit
par ledit renouvellement. Un récépissé cacheté et de son domicile juridique et de l’endroit où elle est située pour
l’application des règles de droits.
daté sur-le-cham est délivré pour toute déclaration
Siège social
Les statuts devront mentionner que le siège social peut être
transféré par simple décision du Conseil d’administration et
de modification ou de non modification. sous réserve de la ratification de l’assemblée générale.

Guide pratique d’information des associations 12 Aspects juridiques, réglementaires et fonctionnels des associations 13
Dispositions Contenu et observations Les dispositions relatives à l’Assemblée générale

Les modalités d’admission sont fixées par les statuts en fonction Dispositions Contenu et observations
des besoins et objets de l’association. La définition des critères
Conditions d’admission résulte d’un compromis entre impératif d’ouverture Tous les membres qui ont payé leur cotisation annuelle et
Composition
et de démocratie et nécessité de cohésion et d’efficacité de inscrit dans le registre des adhérents.
l’organisation.
Type
Les statuts peuvent prévoir les cas où la qualité des membres L’assemblée se réunit en assemblée ordinaire et extraordinaire.
de réunion
se perd par :
Exclusion • démission ;
A l’initiative du Président du conseil d’administration ou du 1/3
• décès ;
Convocation des membres ou, en cas d’urgence, par le commissaire au
• non paiement de la cotisation.
compte.
Pour laisser aux associations plus de possibilités de manœuvre
et éviter de changer souvent cette disposition, il est préférable Elle est appelée à se prononcer sur :
Ressources que les statuts stipulent que l’association perçoit les ressources Assemblée
• Le rapport moral, le rapport d’activités et le rapport financier ;
autorisées par la législation en vigueur. Le règlement intérieur générale
• La nomination des administrateurs et du commissaire au
délimite la nature de ces ressources. annuelle
compte.

Elle est convoquée pour statuer sur :


Les dispositions organisationnelles Assemblée
• la modification des statuts ;
relatives au Conseil d’Administration générale
• l’adhésion de l’association à une union ;
extraordinaire
• la dissolution.
Dispositions Contenu et observations
Mentionner par exemple :
Mode de • A la 1ère convocation : au moins _ des membres présents ;
Elu par l’assemblée générale; durée du mandat (3 ans,…)
désignation Quorum • A la 2ème convocation : au moins _ des membres présents ;
et majorité • Les décisions sont prises à la majorité absolue des suffrages
Les membres requise exprimés (AGO) ;
Le nombre doit être divisible par trois au cas où les statuts
du conseil • Les décisions sont prises à la majorité des 2/3 des suffrages
prévoient le renouvellement du tiers des membres du conseil
d’administra- exprimés (AGEO).
d’administration chaque année.
tion
L’Assemblée générale est présidée par le président du conseil
La gestion de l’association doit se faire conformément aux orien-
d’administration, en cas d’absence ou d’empêchement, par le
tations et résolutions de l’assemblée générale. L’assemblée Présidence,
Attributions vice président. A défaut, par un membre désigné par le CA. A
générale mandate le conseil d’administration pour assurer la Scrutateurs,
défaut, l’Assemblée générale nomme son Président, deux
gestion quotidienne de l’association. Secrétaire
Scrutateurs et un Secrétaire lettrés parmi les membres pré-
sents à l’Assemblée générale
Les membres du conseil d’administration ne peuvent être révo-
Révocation
qués que par un vote de l’Assemblée générale.

/ La référence au règlement intérieur


En cas de cessation anticipée des fonctions d’un administrateur,
Modalités de le conseil d’administration peut nommer un remplaçant pour la
remplacement durée restante du mandat. Ces ratifications doivent être soumi-
ses à l’assemblée générale la plus proche. Les statuts devraient prévoir l’élaboration d’un règle-
Les membres du conseil d’administration sont responsables ment intérieur par le Conseil d’Administration qui
Responsabilité
individuellement ou solidairement, suivant les cas, envers sera approuvé par l’assemblée générale ordinaire.
l’association et les tiers des fautes qu’ils auraient commises
dans leur gestion.
Le règlement intérieur est destiné à fixer les divers
Les statuts peuvent prévoir l’élection parmi le conseil d’adminis-
points qui ont trait à l’administration interne de l’asso-
Bureau
exécutif
tration d’un bureau exécutif (président, trésorier, secrétaire et ciation
leurs adjoints) en délimitant les attributions de chaque membre.
/ La dissolution de l’association
Les délibérations du conseil d’administration nécessitent,

Les statuts prévoient que l’association est dissoute


pour être valable, la présence, au moins, de la moitié de ses
Quorum
membres.
par :
et majorité
Les décisions sont prises à la majorité des membres pré-
requise
sents. En cas de partage égal des voix, celle du président est
prépondérante. n Une dissolution volontaire par ses adhérents pour
un motif quelconque ;

Guide pratique d’information des associations 14 Aspects juridiques, réglementaires et fonctionnels des associations 15
n Une dissolution statutaire : lorsque le but statutaire Dispositions Questions traitées
de l’association a été atteint ou lorsque l’association
a été fondée pour une durée limitée, elle doit être
• Mode de convocation ;
Modalités
• Ordre du jour ;
dissoute conformément aux dispositions indi-
détaillées du
• Délais de la convocation ;
fonctionnement
quées dans les statuts ;
• Conditions du quorum et de la majorité ;
des assemblées
• Limitation de procuration ;
délibératives
• Procès verbaux.
n Une dissolution judiciaire : elle peut être prononcée
par voie de la justice, à la requête de tout intéressé Comités
et/ou sections
Nombre et mode de fonctionnement
ou du ministère public dans le cas de faute relevant
du droit pénal. Fonction
des membres
Décrit et délimite les tâches de chaque membre du CA
(Président, Trésorier, Secrétaire Général et leurs adjoints
du Conseil
/ Dévolution de l’actif disponible d’administration
respectifs)

Les statuts prévoient que la dévolution de l’actif • Droit et mode d’adhésion ;


disponible après paiement des dettes est dévolu à Spécification
• Montant de la cotisation ;
• Aides du secteur privé ;
une institution à but non lucratif.
des ressources
• Subventions publiques ;
de l’association
• Contribution d’une partie étrangère (ONG…)

Règlement Intérieur
• Facturation des services

La rédaction du règlement intérieur n’est pas obliga-


Exercice Délimite l’exercice comptable (il commence de la date j(1) et
comptable finit à la date j(n)). En général, l’année civile.
toire sauf s’il est prévu par les statuts. Toutefois, vu
son extrême utilité pratique, il est souhaitable d’y Sanctions
disciplinaires
Enumération et détail de la procédure disciplinaire.
recourir pour compléter et préciser les dispositions
statutaires.
/ A titre d’exemple Aspects fonctionnels
Si les statuts prévoient la possibilité de la constitution et organisationnels d’une association
des sections et des comités en délimitant leurs objets
et représentativités dans les instances décisionnelles,
le règlement intérieur, lui peut décrire leurs modalités Organes constitutifs
de fonctionnement. Pour réaliser les objectifs qu’elle s’est fixée, l’associa-
Si les statuts prévoient la possibilité de se doter de tion fonctionne, en général, par le biais des organes
moyens financiers dans le cadre de la législation en suivants :
vigueur, le règlement intérieur peut préciser le détail n L’Assemblée générale ;

de ces ressources. n Le Conseil d’Administration ;

Le règlement intérieur est établi, après une période n Les comités ;

de fonctionnement, par le Conseil d’Administration et n Le personnel rémunéré.

approuvé par l’Assemblée générale. Sa rédaction est


libre, la seule exigence est qu’il ne doit pas com- Assemblée générale
porter de dispositions qui sont en contradiction / Pouvoir
avec les statuts.
C’est l’instance suprême de l’association. Elle est
Il traite, généralement, les questions suivantes : composée de tous les membres régulièrement

Guide pratique d’information des associations 16 Aspects juridiques, réglementaires et fonctionnels des associations 17
inscrits dans le registre des adhérents. Ses déci- Le Conseil d’Administration peut élire parmi ses
sions sont obligatoirement applicables par tous les membres un bureau exécutif chargé de diriger et
membres y compris les absents et les opposants. gérer les affaires administratives courantes. Le
bureau se compose, le plus souvent, d’un président,
/ Attributions
d’un secrétaire général, d’un trésorier et de leurs
L’Assemblée générale se réunit généralement à l’ini- adjoints respectifs.
tiative du Conseil d’Administration :
En Assemblée générale ordinaire : pour statuer sur Tâches des membres du bureau exécutif

les questions ordinaires qui relèvent statutairement Tâches Tâches Tâches


de leurs compétences, telles que : du Président du secrétaire général du trésorier

n L’approbation ou le rejet du rapport d’activité et du • Convoque la réunion • Rédige les procès • Tient et veille sur la
rapport financier ; du CA et de l’AG et en verbaux et les comptes tenue de la comptabilité

n La nomination ou/le renouvellement des membres


assure la présidence ; rendus des réunions et et son organisation ;
les signe conjointement
du conseil d’administration. • Représente l’associa-
tion devant les pouvoirs
avec le président et le
trésorier ;
• Veille sur les disponibi-
lités monétaires et tous
publics, les établisse- les documents compta-
En Assemblée générale extraordinaire : au cours ments publics et privés • Rédige les correspon- bles et financiers ;
de laquelle les décisions importantes et urgentes et d’une manière
générale envers les
dances ;
• Prépare les projets de
doivent être prises, telles que : tiers ; • Tient tous les registres budget de l’association ;
administratifs, toutes
n La modification des statuts ; • Exécute les décisions les correspondances et • Signe conjointement
avec le président les
n La dissolution de l’association ;
du CA et de l’AG tous les documents à
et en assure le suivi ; caractère administratif documents comptables,
n L’adhésion de l’association à une Fédération ou à et organisationnel les chèques, les bons
• Signe les documents de dépenses et tous les
une Union. de l’association et ses documents bancaires.
correspondances.

Conseil d’Administration
En cas d’absence ou d’empêchement, les statuts prévoient que ces tâches sont
/ Pouvoir
exercées par leurs adjoints

L’association est administrée par un Conseil / Responsabilité


d’Administration élu par l’Assemblée générale
Les membres du Conseil d’Administration sont
parmi ses membres et révocables par cet organe.
responsables individuellement et solidairement,
Le Conseil d’Administration reçoit une délégation
de l’Assemblée générale pour gérer les affaires envers les tiers et les membres adhérents, des fautes
courantes de l’association et assurer son fonctionne- qu’ils avaient commises dans leur gestion. Cette
ment. Il doit rendre compte de son mandat à l’AG. responsabilité peut être civile ou pénale.
n Responsabilité civile : Elle est le plus souvent mise
/ Attributions en cause à la suite d’un accident survenu à un
membre de l’association lors d’une activité spéci-
Le Conseil d’Administration est chargé de l’adminis-
fique. Elle peut être causée à un tiers du fait de la
tration de l’association dont il assure le fonctionne-
mauvaise exécution d’un contrat (responsabilité
ment. Il dispose des pouvoirs les plus étendus pour
contractuelle) ou par une faute quelconque (res-
administrer les affaires de l’association sans aucune
ponsabilité délictuelle). Cependant, il faut répa-
limitation autre que celle des pouvoirs et attributions
rer le dommage ou préjudice.
expressément réservés à l’Assemblée générale par
n Responsabilité pénale : L’association peut être
les statuts.
poursuivie pour des infractions de négligence et

Guide pratique d’information des associations 18 Aspects juridiques, réglementaires et fonctionnels des associations 19
d’imprudence, notamment en cas d’homicide ou entre ses membres bénévoles. Lorsque les tâches
blessure involontaire résultant d’un manque de quotidiennes de l’association deviennent importantes,
mesures de sécurité. La sanction peut se limiter à il est préférable que l’association s’oriente vers le
l’amende mais elle peut aller jusqu’à la dissolution recrutement du personnel permanent moyennant
de l’association. une rémunération.
Comités Aussi, lorsque le personnel salarié est nombreux, le
Conseil d’Administration peut déléguer une partie de
Lorsqu’il s’agit d’étudier une question en pleine liberté
ses pouvoirs, si les statuts ou l’Assemblée générale
d’action ou que l’Assemblée n’a pas les renseigne-
l’y autorisent, à un “Directeur” en fixant avec lui les
ments voulus pour se prononcer immédiatement ou
qu’il existe d’autres raisons pour en ajourner l’étude modalités de contrat de son travail.
définitive, on la renvoie habituellement à un comité Le directeur peut être chargé de la gestion quotidienne
qui sera chargé de lui consacrer une attention spé- des affaires de l’association et de l’exécution des
ciale et de faire un rapport de ses conclusions à décisions du Conseil d’administration. Il exerce ses
l’Assemblée générale. pouvoirs sous contrôle et surveillance de ce dernier.
La dynamisation des comités est un moyen pour Il représente le Conseil d’Administration dans la limite
impliquer et faire participer les membres à la vie de des pouvoirs qui lui sont conférés à cet effet par ce
leur association. Il existe, en général, deux catégo- dernier.
ries de comités : Le personnel rémunéré est placé sous les ordres et
n Les comités spéciaux sont créés temporairement l’autorisation du Directeur.
pour accomplir une mission bien déterminée et
limitée dans le temps. Ils se terminent après pré- Fonctions de gestion
sentation d’un rapport des conclusions sur l’objet
spécial pour lequel ils ont été constitués. La gestion se définit, en général, comme étant l’art
n Les comités permanents sont nommés aussi long-
de diriger et d’orienter les activités économiques
temps que donnent les pouvoirs de l’assemblée d’une entreprise ou d’un groupe de personnes, en
générale. vue d’atteindre un ou plusieurs objectifs acceptés en
commun accord avec les intéressés. D’une manière
Ces comités sont prévus dans le règlement inté- générale, les tâches fondamentales de gestion se
rieur. Ils peuvent étudier les diverses questions de résument :
leur ressort qui pourront être soulevées au cours des
n A la planification ;
séances et que l’Assemblée décide de les renvoyer
n A l’organisation ;
pour étude approfondie.
n A la dotation en personnel ;
Ils prennent eux-même l’initiative d’attirer l’attention
n Au suivi et contrôle ;
de l’Assemblée sur toutes les questions qui peuvent
n A l’évaluation.
relever de leurs compétences et présenter
leurs conclusions dans des rapports soumis à On peut affirmer qu’indépendamment de la taille
l’Assemblée. d’une association, ces différentes fonctions de direc-
tion doivent être appliquées d’une façon ou d’une
Personnel rémunéré
autre.
Généralement, le Conseil d’Administration gère les
affaires de l’association par répartition des tâches

Guide pratique d’information des associations 20 Aspects juridiques, réglementaires et fonctionnels des associations 21
/ Planification
Outils et supports de gestion administrative
Les statuts d’une association fixent le ou les objectifs.
Ces objectifs doivent donner lieu à des orientations Définition
stratégiques et à un plan d’action sur plusieurs années La gestion administrative d’une association est
avec prévision en terme de moyens techniques et l’ensemble des opérations qui visent à garantir une
financiers nécessaires. Ce plan pluriannuel doit être bonne organisation du travail, et ce dans le souci
découpé en tranches en temps plus courts (1 année). d’avoir une rentabilité optimale du temps, une
Ce sont ces tranches qu’on appelle “programme transparence et une crédibilité vis-à-vis de son
d’activités”. Ce dernier ne peut être réalisé sans un environnement.
budget conséquent.
Outils et supports de gestion
/ Organisation
Parmi les principaux outils et supports de gestion, on
La direction doit mobiliser et gérer au mieux les trouve :
ressources humaines et financières disponibles
/ Le procès verbal (PV)
pour réaliser les objectifs et activités prévus.
C’est l’outil où sont consignés tous les éléments
/ Dotation en personnel
discutés ainsi que les différentes décisions prises
La direction doit inciter le Conseil d’Administration à lors des différentes réunions entre les membres du
recruter un personnel suffisant en fonction des besoins CA ou de l’AG ou avec les partenaires.
en menant une politique appropriée d’embauche et Il constitue également un élément de référence
promotion du personnel. pour les membres de l’association pour revenir aux
/ Suivi et contrôle décisions déjà prises. D’une manière générale, le
procès verbal contient les points suivants :
Pour assurer une gestion conforme aux objectifs fixés, n Titre de la réunion ;
il est nécessaire d’établir des systèmes de contrôle et n Lieu, date et heure ;
de vérification conformément à la planification prévue n Liste des membres présents et absents ;
pour corriger les écarts dans les réalisations.
n Ordre du jour ;

/ Evaluation n Résumé des interventions et observations ;

n Décisions prises ;
Elle consiste à analyser de façon critique les activités
n Date et signature du président et du Secrétaire.
planifiées de l’association à la fin d’une période
donnée. Cette analyse s’étend, généralement, à tous / Le rapport d’activités
les domaines (degré de réussite, impact, performance
financière…). L’écart entre les activités planifiées C’est l’outil qui permet de justifier les efforts déployés
et celles réalisées sert à identifier les problèmes par l’association pour la réalisation de sa mission.
afin d’en apporter les corrections nécessaires. Il constitue un élément fondamental de suivi et
d’évaluation des activités. C’est aussi un outil de
Une fois l’évaluation terminée, la direction commence communication avec son environnement externe et
le cycle complet de planification, d’organisation, une mémoire collective de l’histoire de l’association.
d’équipement en personnel, de suivi, contrôle et
évaluation. Généralement, le rapport d’activité contient les points
suivants :

Guide pratique d’information des associations 22 Aspects juridiques, réglementaires et fonctionnels des associations 23
n Période sur laquelle s’étend le rapport ; / Dossier d’approbation d’un projet
n Rappel des objectifs et des activités programmées ; n Proposition du projet (version finale) ;
n Réalisations durant la période ; n Plan d’action et budget approuvés ;
n Problèmes rencontrés durant la période, particuliè- n Convention signée avec le partenaire ;
rement ceux en relation avec les réalisations des n Rapports d’activité et financier ;
différents objectifs ; n Fiche de suivi et d’évaluation.
n Conclusions et recommandations.
/ Dossier du Conseil d’Administration
/ Le registre des correspondances (départ/arrivée) n Liste des membres, PV, copies CIN, fiche des
Il est important d’enregistrer tous les courriers reçus compétences, statuts, règlement intérieur, charte,
ou envoyés par l’association dans un registre spécial etc.
de correspondance. Cela permet une conservation / Dossier comptable et financier
et un référentiel d’information.
n Livres comptables, pièces de justification compta-
Le registre des correspondances (départ et arrivée) ble, chéquiers, situation financière et budget de
comporte les informations suivantes : date, N° d’ordre, comparaison, rapports d’audit, rapports de
objet, destinataire et ses coordonnées et sa signature. contrôle, etc.
/ Le Répertoire des adresses / La gestion de la petite caisse
Il est important que l’association constitue sa propre La gestion quotidienne des activités de l’association
base de données d’informations minimales de tous nécessite des dépenses urgentes. Il est recommandé
ses partenaires dans un registre d’adresses utiles. de prévoir une petite caisse dont le montant est fixé
par une décision du CA. Sa gestion est assurée par
/ L’enregistrement et le classement des dossiers
une personne autre que le trésorier et le comptable.
Il est recommandé que l’association y procède selon
/ La gestion du fond documentaire
un système simple permettant une recherche facile
d’informations. La bibliothèque de l’association doit avant tout répon-
Exemples de dossiers administratifs : dre aux besoins des membres qui veulent compléter
leur formation. Pour chaque document disponible et
/ Le dossier du personnel (permanent, animateurs, cacheté, il faut établir une fiche d’information com-
bénévoles) doit comporter entre autres prenant : */Code, */Titre de l’ouvrage, */Catégorie et
n Demande d’emploi ; Auteur.
n Curriculum vitea ; Ces fiches doivent être rassemblées dans un fichier
n Copies des diplômes ; en carton du format des fiches et classées selon un
n Copie de la CIN ; ordre alphabétique ou par titre ou par catégorie ou
n Casier judiciaire ; par auteur, etc.
n Description des tâches ; Chaque prêt d’ouvrage donne lieu à une fiche de prêt
n PV de sélection ; qui comporte ce qui suit :
n Registre de congés ; Nom de l’association, N° d’ordre, titre de l’ouvrage,
n Contrat de travail ou de consultation. Auteur, nom du bénéficiaire, CIN, date de prêt, date
de restitution et signature du bénéficiaire.

Guide pratique d’information des associations 24 Aspects juridiques, réglementaires et fonctionnels des associations 25
Conseils pratiques

Phase préparatoire de la création d’une association


Cette phase revêt une importance capitale dans la
réussite du projet associatif. Il est souhaitable qu’au
cours de cette phase, les fondateurs entretiennent
des contacts préliminaires pour affirmer la cohésion
des groupes. Les réunions préliminaires entre les
fondateurs ont pour objet :
/ D’étudier la viabilité de l’idée du projet associatif

Cela suppose de répondre aux questions suivantes :


n Quelle est la demande à laquelle répond le projet ?

n Quels sont les groupes et les zones cibles ?

n Quels sont les ressources et les moyens disponibles


et mobilisables pour la réalisation des objectifs
attendus ?, etc.
/ De sensibiliser les fondateurs potentiels sur les
spécificités du projet associatif et ses valeurs, sur
les droits et devoirs des adhérents, etc. ;
/ De s’entendre sur un projet de statut préparé par
un spécialiste en la matière ;
/ De désigner un comité ou une commission prépa-
ratoire qui sera chargé d’entreprendre tous les
contacts préliminaires pour la préparation et l’organi-
sation de l’assemblée générale de constitution.

Remarques et recommandations
n La réussite de l’assemblée générale dépend de la
qualité de sa préparation (projet associatif, qualité
des fondateurs, etc.) ;
n Saisir l’occasion de l’assemblée générale consti-
tutive pour vulgariser le projet associatif, ses
principes et ses valeurs ;
n Le règlement intérieur n’est pas obligatoire, mais
vu son extrême utilité pratique, il est conseillé de le
préparer après une période de fonctionnement
pour déceler les caractères imprécis de certaines
dispositions et difficultés de fonctionnement.

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