PROYECTO DE INVESTIGACIÓN

DIAGNOSTICO EN GESTIÓN DOCUMENTAL EN DEPARTAMENTO DE

CONTABILIDAD DE LA EMPRESA AGROPECUARIA LONDOÑO
JARAMILLO.

INSTRUCTOR
MARTÍN MORENO MÚÑOZ

APRENDICES
PEDRO PETRO
LUIS LLORENTE
MARIO VERONA
SERGIO ARCIRIA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

PROCESAR INFORMACIÓN DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DE LA
ORGANIZACIÓN
ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
NUMERO DE FICHA: 1838771-2
SAN PELAYO – CÓRDOBA
2019
 AQP​.

A= AGROLONJA.
Q= OFICINA DE CONTABILIDAD.
P= DEFICIENCIAS EN LA ORGANIZACION DE ARCHIVOS.

CAUSAS​.

- AUSENCIA DE IMPLEMENTACION ADECUADA DE PROCEDIMIENTOS DE GESTION

DOCUMENTAL.

CONSECUENCIAS​.

- DESORDEN.
- RETRASOS EN LA RECUPERACION DE DOCUMENTOS.
- PERDIDA PERMANENTE DE DOCUMENTOS.

APORTE​.

- REALIZAR DIAGNOSTICO DEL ESTADO ACTUAL DEL ARCHIVO.

- PROPORCIONAR RECOMENDACIONES ENCAMINADAS A OPTIMIZAR EL MANEJO
DE LOS ARCHIVOS.

OBJETIVOS ESPECIFICOS.

- Evaluar el estado actual del archive permanente.

- Procesar la información recaudada de la forma más objetiva posible.
- Realizar el diagnóstico de la situación.
- Determinar y consolidar las recomendaciones pertinentes.

OBJETIVO GENERAL.

Realizar un diagnóstico, y en base a él, determinar las recomendaciones a

que alla lugar dado el estado actual de los archivos, tanto de gestión, como
central, en la oficina de contabilidad de la empresa Agropecuaria Londoño
Jaramillo S.A.

INTRODUCCIÓN.

El rol que cumple el tratamiento documental dentro del ámbito administrativo

y organizacional en una entidad influye directamente en el buen desarrollo de
las funciones que allí se desempeñan; es así como el archivo es un área de
soporte administrativo muy importante para la gestión institucional.

Sin embargo el manejo documental ha presentado una problemática histórica

de planeamiento conceptual y metodológico desde sus inicios, lo cual ha
desencadenado graves consecuencias al momento de recuperar la
información.
En Colombia el Archivo General de la Nación es el ente rector de la política
archivística, promotor de las adecuadas prácticas en cuanto administración
de documentos y mediante el programa de Sistema Nacional de Archivos,
busca plantear lineamientos de normalización de los procesos archivísticos
que sensibilicen y eduquen a la sociedad de la información en la toma de
decisiones dentro de sus procesos documentales como el de analizar,
diseñar y desarrollar sistemas, métodos, instrumentos y técnicas de
tratamiento, almacenamiento, recuperación y difusión de la información,
soportando de esta forma la preservación del conocimiento particularmente
como patrimonio documental de la nación.
La Ley 594 de 2000 (LGA) en su Artículo 21.”Programas de Gestión
Documental”.
Establece que: Las entidades públicas deberán elaborar programas de
gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y
soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos
archivísticos., en este marco, las entidades públicas o privadas que cumplen
función pública están obligadas a llevar a cabo de manera eficaz y eficiente
todos los procesos archivísticos rigiéndose a la normatividad y
reglamentación emanada por el Archivo General de la Nación (AGN).
JUSTIFICACIÓN.

Agropecuaria Londoño Jaramillo es una empresa con visión empresarial que

necesita de manera urgente buscar una
organización documental, la cual le ayude a consolidar en forma permanente
bases sólidas que le permitan realizar todas sus actividades en pro de su
crecimiento. Es por esto que se elabora una propuesta apropiada a las
necesidades de la empresa.
La propuesta de una reorganización documental, permitirá llevar a cabo la
estandarización de procesos en cada una de las áreas de funcionamiento
para conseguir el éxito administrativo, financiero y del talento humano.
La Agropecuaria Londoño Jaramillo, es una empresa que se dedica a la
comercialización y distribución de productos y servicios para el sector
agropecuario, la cual nació en el año 2007 en el municipio de San Marcos
Sucre, bajo la administración de la familia Londoño de origen Antioqueño.
Debido a las necesidades que se evidencian en la empresa en lo que
respecta a gestión documental, se hace necesaria una intervención
administrativa que redireccione y organice todas las actividades de índole
archivística que desarrolla interna y externamente en el departamento de
contabilidad ubicado en el municipio de cereté – Córdoba.

PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA.

Deficiencias en la organización de los archivos, y ausencia de

implementación adecuada de procedimientos de gestión documental​.
FORMULACIÓN DEL PROBLEMA (FORMA DECLARATIVA)

.
Determinación de las deficiencias en la organización de los archivos, tanto de
gestión, como central, en la oficina de contabilidad de la empresa
Agropecuaria Londoño Jaramillo S.A.
MARCO DE REFERENCIA.
 MARCO TEÓRICO.

Con relación al marco teórico se va a definir la Gestión Documental, en

términos de procesos durante el ciclo vital del documento, su metodología,
procesos, actividades, flujos de información, formatos establecidos y
aplicables.
Señalando la normatividad vigente y las orientaciones impartidas por el
Archivo General de la Nación y demás normas aplicables a la Gestión
Documental.

Definición de documento.

El Consejo Nacional de Archivos define documento como: "Toda expresión

testimonial de las actividades del hombre, de los grupos humanos y de las
instituciones en cualquier lenguaje y en cualquier tipo de formato o soporte
material. “Según el artículo 251 del Código de Procedimiento Civil “Son
documentos los escritos, impresos, planos, dibujos, cuadros fotografías,
cintas cinematográficas, discos, grabaciones magnetofónicas, radiografías,
talones, contraseñas, cupones, etiquetas, sellos y, en general, todo objeto
mueble que tenga carácter representativo o declarativo, y las inscripciones en
lápidas, monumentos, edificios o similares.”

El Archivo General de la Nación define el documento como: “Información

registrada, cualquiera sea su forma o el medio utilizado.”

Definición de archivo.
El Reglamento General de Archivos establecido por el Archivo General de la
Nación, el cual expresa que: "Archivo es uno o más conjuntos de documentos
sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un
proceso natural por una persona o institución pública o privada en el
transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para servir
como testimonio o información para la persona o Institución que los produce,
para los ciudadanos o para servir de fuente de historia".

Definición Gestión Documental

El Archivo General de la Nación en la Ley 594 de 2000 define Gestión
Documental como “Conjunto de actividades administrativas y técnicas
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final
con el objeto de facilitar su utilización y conservación”
Por otro lado la ISO (Organización Internacional para la Estandarización)
define
Gestión Documental como Disciplina encargada del control eficiente y
sistemático de la creación, recepción, mantenimiento, uso y eliminación de
records, incluyendo el proceso de captura y mantenimiento de las evidencias
e informaciones acerca de actividades de negocio y transacciones en la
forma de records.

Objetivos de la Gestión Documental:

● Cumplir completamente la reglamentación del Archivo General de la

Nación
● Controlar la cantidad y la calidad de los documentos producidos en
virtud de sus funciones.
● Establecer y mantener mecanismos de control con respecto a la
creación de documentos en orden de prevenir creaciones innecesarias
● Simplificar actividades, sistemas, y procesos de creación documental
de su uso y mantenimiento.
● Preservar y disponer de la información en acuerdo con los estatutos
gubernamentales.
● Controlar los documentos desde su inicial creación hasta su final
disposición
 MARCO CONCEPTUAL.

TERMINOLOGIA DE GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVO.

Acceso a documentos de archivo: ​Derecho de los ciudadanos a consultar

la información que conservan los archivos públicos, en los términos
consagrados por la Ley.

Acervo documental​: Conjunto de documentos de un archivo, conservados

por su valor sustantivo, histórico o cultural.

Administración de archivos​: Conjunto de estrategias organizacionales

dirigidas a la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos,
tecnológicos, financieros y del talento humano, para el eficiente
funcionamiento de los archivos.

Almacenamiento de documentos​: Acción de guardar sistemáticamente

documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación
apropiadas.

Archivista​: Profesional del nivel superior, graduado en archivística.

Archivística​: Disciplina que trata los aspectos teóricos, prácticos y técnicos

de los archivos.

Archivo​: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte

material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad
pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando
aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o
institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el
funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos
transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su
consulta es constante.
Archivo de gestión​: Archivo de la oficina productora que reúne su
documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta
administrativa.

Archivo electrónico​: Conjunto de documentos electrónicos producidos y

tratados conforme a los principios y procesos archivísticos.

Archivo general de la nación​: Establecimiento público encargado de

formular, orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina
el Sistema Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del
patrimonio documental de la nación y de la conservación y la difusión del
acervo documental que lo integra y del que se le confía en custodia.

Archivo histórico​: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del

archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente
Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que
adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo
también puede conservar documentos históricos recibidos por donación,
depósito voluntario, adquisición o expropiación.

Carpeta​: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los

documentos para su almacenamiento y preservación.
.
Ciclo vital del documento​: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en
la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo
con la estructura orgánico - funcional de la entidad productora (fondo,
sección, series y/o asuntos).

Comunicaciones oficiales​: Comunicaciones recibidas o producidas en

desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado. En el proceso de organización de
fondos acumulados es pertinente el uso del término "correspondencia", hasta
el momento en que se adoptó la definición de "comunicaciones oficiales"
señalada en el Acuerdo 60 de 2001, expedido por el Archivo General de la
Nación.

Conservación de documentos​: Conjunto de medidas preventivas o

correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los
documentos de archivo.
D

Depósito de archivo​: Local especialmente equipado y adecuado para el

almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo.
Depuración: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por
la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios,
para su posterior eliminación.

Descripción documental​: Fase del proceso de organización documental que

consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones,
y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta.
.
Digitalización​: Técnica que permite la reproducción de información que se
encuentra guardada de manera analógica (Soportes: papel, video, casettes,
cinta, película, microfilm y otros) en una que sólo puede leerse o interpretarse
por computador.

Digitar​: Acción de introducir datos en un computador por medio de un

teclado.

Disposición final de documentos​: Decisión resultante de la valoración

hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las
tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su
conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de
reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la
información.

Distribución de documentos​: Actividades tendientes a garantizar que los

documentos lleguen a su destinatario.

Documento​: Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio

utilizado.

Documento original​: Fuente primaria de información con todos los rasgos y

características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en
ejercicio de su cargo o con su intervención.

Empaste​: Técnica mediante la cual se agrupa folios sueltos para darles

forma de libro. La unidad producto del empaste se llama "legajo".
Encuadernación​: Técnica mediante la cual se cose uno o varios cuadernillos
de formato uniforme y se cubren con tapas y lomo para su protección. La
unidad producto de la encuadernación se llama "libro".

Estantería​: Mueble con entrepaños para almacenar documentos en sus

respectivas unidades de conservación.

Expediente​: Unidad documental compleja formada por un conjunto de

documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia
productora en la resolución de un mismo asunto.

Fechas extremas​: Fechas que indican los momentos de inicio y de

conclusión de un expediente, independientemente de las fechas de los
documentos aportados como antecedente o prueba. Fecha más antigua y
más reciente de un conjunto de documentos.

Foliar​: Acción de numerar hojas.

Folio​: Hoja.

Folio recto​: Primera cara de un folio, la que se numera.

Folio vuelto​: Segunda cara de un folio, la cual no se numera.

Fondo abierto​: Conjunto de documentos de personas naturales o jurídicas

administrativamente vigentes, que se completa sistemáticamente.

Fondo acumulado​: Conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio

de organización archivística.

Fondo cerrado​: Conjunto de documentos cuyas series o asuntos han dejado

de producirse debido al cese definitivo de las funciones o actividades de las
personas naturales o jurídicas que los generaban.

Fondo documental​: Conjunto de documentos producidos por una persona

natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades.

Fuente primaria de información​: Información original, no abreviada ni

traducida. Se llama también "fuente de primera mano".

Función archivística​: Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer

archivístico que comprenden desde la elaboración del documento hasta su
eliminación o conservación permanente.

Gestión documental​: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,

tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final
con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Guía​: Instrumento de consulta que describe genéricamente fondos

documentales de uno o varios archivos indicando sus características
fundamentales, como organismos que los originan, secciones y series que los
forman, fechas extremas y volumen de la documentación.

Identificación documental​: Primera etapa de la labor archivística, que

consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y
archivísticas que sustentan la estructura de un fondo.

Índice onomástico​: Listado de nombres de personas naturales o jurídicas.

Índice temático​: Listado de temas o descriptores.

Índice toponímico​: Listado de nombres de sitios o lugares.

Información​: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenidos en

cualquier documento que los sujetos obligados generen, obtengan,
adquieran, transformen o controlen.

Inventario documental​: Instrumento de recuperación de información que

describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo
documental. Se realiza en el formato único de Inventario Documental (FUID).
La normatividad sobre transparencia lo denomina inventario de activos.

Legajo​: Conjunto de documentos atados o empastados para facilitar su

manipulación.

Legislación archivística​: Conjunto de normas que regulan el quehacer

archivístico en un país.

M
Manuscrito​: Documento elaborado a mano.

Marca de agua (Filigrana​): Señal transparente del papel usada como

elemento distintivo del fabricante.

Microfilmación​: Técnica que permite registrar fotográficamente documentos

como pequeñas imágenes en película de alta resolución.

Muestreo​: Técnica estadística aplicada en la selección documental, con

criterios cuantitativos y cualitativos.

Normalización archivística​: Actividad colectiva encaminada a unificar

criterios en la aplicación de la práctica archivística.

Ordenación documental​: Fase del proceso de organización que consiste en

establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en
la fase de clasificación. Organigrama: Representación gráfica de la estructura
de una institución. En archivística se usa para identificar las dependencias
productoras de los documentos.

Organización de archivos​: Conjunto de operaciones técnicas y

administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en
forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales.

Organización documental​: Proceso archivístico orientado a la clasificación,

la ordenación y la descripción de los documentos de una institución.

Patrimonio documental​: Conjunto de documentos conservados por su valor

histórico o cultural.

Principio de orden original​: Se trata de un principio fundamental de la teoría

archivística por el cual se establece que la disposición física de los
documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. Es
prioritario para la ordenación de fondos, series y unidades documentales.

Principio de procedencia​: Se trata de un principio fundamental de la teoría

archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una
institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.
Producción documental: Generación de documentos hecha por las
instituciones en cumplimiento de sus funciones.

Radicación de comunicaciones oficiales​: Procedimiento por medio del cual

las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas
o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío,
con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la ley.

Recepción de documentos​: Conjunto de operaciones de verificación y

control que una institución debe realizar para la admisión de los documentos
que le son remitidos por una persona natural o jurídica.

Recuperación de documentos​: Acción y efecto de obtener, por medio de

los instrumentos de consulta, los documentos requeridos.

Registro de comunicaciones oficiales​: Procedimiento por medio del cual

las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o
destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de
radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de
respuesta (si lo amerita), entre otros.

Reglamento de archivo​: Instrumento que señala los lineamientos

administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.

Retención documental​: Plazo que los documentos deben permanecer en el

archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de
retención documental.

Sección​: En la estructura archivística, unidad administrativa productora de

documentos.

Selección documental​: Disposición final señalada en las tablas de retención

o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de
escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su
conservación permanente. Úsense también “depuración” y “expurgo”.

Serie documental​: Conjunto de unidades documentales de estructura y

contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor
como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos:
historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

Subserie​: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una

serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus
características específicas.

Tabla de retención documental​: Listado de series, con sus

correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Tabla de valoración documental​: Listado de asuntos o series documentales

a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así
como una disposición final.

Tipo documental​: Unidad documental simple originada en una actividad

administrativa, con diagramación, formato y contenido distintivos que sirven
como elementos para clasificarla, describirla y asignarle categoría
diplomática.

Transferencia documental​: Remisión de los documentos del archivo de

gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de
retención y de valoración documental vigentes.

Unidad de conservación​: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos

de tal forma que garantice su preservación e identificación.
Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas,
las cajas, y los libros o tomos.

Unidad documental​: Unidad de análisis en los procesos de identificación y

caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por
un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando
un expediente.

V
Valor administrativo​: Cualidad que para la administración posee un
documento como testimonio de sus procedimientos y actividades.

Valor contable​: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el

conjunto de cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos
económicos de una entidad pública o privada.

Valor fiscal​: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o
Hacienda Pública. Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos
que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de
información, útiles para la reconstrucción de la memoria de una comunidad.

Valor jurídico o legal​: Valor del que se derivan derechos y obligaciones

legales, regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la
ley.
Valor permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos
que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en
un archivo.

Valor primario​: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde

que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativos,
fiscales, legales y/o contables.

Valoración documental​: Labor intelectual por la cual se determinan los

valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer
su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital.
 RESUMEN​.

Agrolonja (AGROPECUARIA LONDONO JARAMILLO Y CIA S EN C) es una

organización 100% colombiana comprometida con la innovación tecnológica,
la generación de conocimiento y la tecnificación del sector agropecuario
colombiano. Agrolonja se encuentra ubicada en el municipio de San Marcos
(Sucre) y cuyas oficinas administrativas y contables se encuentran en el
municipio de Cereté (Córdoba), es pionera en la implementación de procesos
agropecuarios sostenibles, basados en la implementación de tecnología de
punta y en el cumplimiento de los más altos estándares de producción, que
dan como resultado productos de calidad superior garantizada.

Sus líneas de negocio son:

• La producción ganadera.
• La producción y comercialización de silo de maíz.
• La distribución de tecnología agropecuaria.
• La formación académica del sector agrícola colombiano.

La gestión documental dentro de toda organización es de vital importancia,

pues es allí donde se consigna toda aquella información relevante tanto de la
empresa como de aquellas con quienes maneja relaciones, contratos u otro
tipo de convenios o concesiones.
La organización en su departamento de contabilidad guarda sus archivos
desde sus inicios en carpetas, AZ y cajas; a la fecha se ha realizado un
regular proceso en lo que concierne a la clasificación de la documentación
que se tiene, motivo por el cual su dependencia de Archivo se encuentra
saturada de información, ocasionando de esta manera pérdidas de
información y demoras en la búsqueda de esta. Desde hace algunos años se
han presentado pérdidas de información debido a la forma equivocada en la
que se están guardando los archivos sin haber realizado montajes de las
estructuras adecuadas para la preservación y selección de los mismos.
Debido a esta situación se busca el planteamiento de una propuesta
metodológica, archivística y legal, con la que se establezca criterios para la
preservación de documentos (Programa de Gestión Documental)
encaminado al buen manejo y organización de la documentación producida y
recibida por la organización desde su origen hasta su destino final, con el
objeto de facilitar su producción, trámite, utilización y conservación, y de esta
forma un alivio en todo lo relacionado con el manejo de archivos.
Dentro de toda organización la gestión documental es de mucha importancia,
pues es con ayuda de ella que puede quedar consignada toda aquella
información relevante tanto de la empresa como de aquellas con quienes
esta tiene relaciones. Actualmente el departamento de Contabilidad es un
ente que maneja una carga de información tanto en físico, como en digital,
que es mediana. Pero debido a no prestar la atención que se debe a esta
temática su dependencia de Archivo se encuentra saturada de información y
duplicidad de documentos.
 METODOLOGIA.

Hace algún tiempo atrás, los archivos eran considerados lugares oscuros,
fríos y empolvados donde se acumulaban papeles sin orden alguno, ni
función y donde se encontraba el archivista, cuyo oficio era considerado de
poca importancia para la entidad. Con el pasar del tiempo y gracias a la
legislación que obliga a las entidades colombianas (públicas) a manejar
principios archivísticos de organización a los documentos, se ha logrado
posicionar al archivo como parte esencial del funcionamiento de dichas
entidades, lo que ha influido poderosamente en que las organizaciones
privadas reconozcan la importancia del manejo documental y adopten
principios y técnicas para la organización y control de los documentos con el
objetivo de fortalecer sus procesos y la trasparencia en el ejercicio de sus
actividades.

La organización documental se ha convertido en un aspecto de gran

importancia para cualquier tipo de organización; incluso aquellas que son de
carácter privado y que no están obligadas a llevar un control exhaustivo de
los documentos, ya están implementando programas de gestión documental
o mecanismos sencillos de control de la documentación para asegurar el
acceso y conservación de los mismos.

Enumeramos algunos de los beneficios que brinda la organización del

archivo:
1. Proporcionar una estructura lógica que represente la documentación
producida o recibida en el ejercicio de las actividades de la entidad.
2. Facilitar su localización
3. Facilitar la consulta de cada documento o expediente, así como su eficaz
control y manejo

En este sentido, la empresa Agropecuaria Londoño Jaramillo a pesar de ser

una entidad privada también puede entrar a contemplar y aplicar principios
básicos que permitan un manejo adecuado de la documentación que reciben
y generan en desarrollo de sus actividades.

Este proyecto va encaminado a la realización de varias actividades, las

cuales consisten en visitas al lugar de estudio, el cual es el departamento de
contabilidad de la empresa Agropecuaria Londoño Jaramillo del municipio de
Cereté, se le hará el debido reconocimiento a la parte de archivo de la
entidad y se conocerán los por menores de sus procesos de organización
documental. A los trabajadores que la integran se les realizará una encuesta,
esta se va a llevar a cabo durante la investigación, con el fin de que nos
permitan reconocer aspectos tales como la recuperación de la información y
el manejo de los documentos. También conocer todas las condiciones dentro
del clima laboral de los empleados. Por medio de la información obtenida, se
realizará el debido análisis e interpretación de los resultados, llegando a la
elaboración de los documentos finales que contendrán los datos que han sido
recopilados.

Se utilizara una metodología de tipo descriptiva, cualitativa. Puesto que

implica el estudio y análisis de aspectos de infraestructura, físicos, de
procedimientos, relacionados con la conservación de documentos.
Los instrumentos de recolección de información utilizada fueron:
La entrevista en profundidad y conversaciones grupales e individuales
abiertas.
 ANÁLISIS DE RESULTADOS.

DESCRIPCIÓN Y DELIMITACIÓN.
La empresa organiza los documentos en carpetas, sin establecer series
documentales y sin tablas de retención. Sumado a esto, su disposición final
se realiza en un depósito inadecuado para la conservación y organización de
los mismos, dificultando y retrasando así la búsqueda de información.
El departamento de contabilidad posee un Archivo de Gestión impecable,
posee las características adecuadas para su óptimo funcionamiento. En este
archivo reposan los documentos generados en los procesos de gestión
administrativa y contable. El tiempo de permanencia de la documentación en
este departamento depende fundamentalmente de la carga que se presente
de ellos, esto quiere decir que solo se llegan a transferir al archivo central
cuando se cierra un ciclo contable o cuando ya definitivamente ocupan
demasiado espacio en la oficina. No existe trámite o normas internas
indicadas en alguna TRD que señale cuando se va a efectuar algún traslado
al archivo central.
Igualmente, no posee un archivo central, ya que los archivos existentes son
de gestión o de las oficinas productoras de los documentos, sin que hasta la
fecha se haya realizado un análisis de dicha documentación. Cada mes se
abren nuevas carpetas y las ya existentes (aunque son empastadas) son
enviadas al archivo inactivo, relacionadas en cajas sin marcar y estanterías a
medio caer.
Se manejan diferentes tipos documentales como libros de cuentas, recibos,
balances e inventarios, manuales y procedimientos de control de calidad,
nota de pedido o de compra, nota de ventas, facturas, notas débito, notas
crédito, cheques, recibos, etc., archivados en carpetas en orden cronológico.
Por otra parte, no cuenta con el personal idóneo para la administración del
archivo, se capacitó a un Auxiliar Contable para que ayude en dicho proceso,
el cual es realizado de manera aun rudimentaria.
DIAGNOSTICO PRELIMINAR​.

Valoración archivística.

Era importante decidir el tiempo que debían permanecer los documentos en

el archivo de gestión y en el intermedio, y cuando se tenían que migrar a
otros formatos de conservación.
Dentro del propio archivo de gestión debe ser creado un archivo intermedio
para trasladar la documentación que ya se ha tramitado pero que todavía se
consulta con frecuencia. De esta forma no ocupa espacio en el archivo de
gestión pero está accesible.

Análisis de las actividades de la organización​.

Es necesario obtener una visión estructurada de las funciones, actividades y

operaciones del departamento contable a través de la creación de
clasificaciones, elaboradas por los Jefes de Departamento y coordinadas por
el servicio de documentación, con el fin de emplear una misma nomenclatura
para los documentos, aplicar normas de archivo y darle coherencia a todo el
proyecto.
Se trataba de crear un archivo como un servicio único que integrara todo el
ciclo de la evolución documental. Para ello era necesario usar una única
clasificación.
Diseñar un mapa documental​.

Como es sabido los mapas documentales responden a las necesidades de

cada organización, por lo que no tienen una estructura fija. En el caso del
departamento contable debe ser creado un mapa que clasifique y agrupe los
documentos, indica cuál es su soporte, específica su valor para la
organización y marca políticas de conservación y transferencia documental.
Dada la variedad no tan amplia de tipos documentales, estos pueden estar
descritos con detalle, enumerados y agrupados en las clasificaciones.

Crear procedimientos​.

Otra de las etapas que se debe cumplir es el establecimiento de normas y

procedimientos para la gestión y mantenimiento con el objetivo de que se
aseguren la coherencia, sinergias, y rentabilidad de las tareas documentales,
en definitiva se trataba de crear un modelo de datos que diera respuesta
adecuada a las nuevas necesidades.

Elección del gestor documental​.

Esta es otra recomendación crucial para el adecuado desarrollo del proyecto,

ya que de una elección correcta dependía la eficacia en el almacenamiento y
la captura de información y la mejora de la gestión de la información en la
empresa. El principal objetivo es encontrar una aplicación que cumpliera los
siguientes requerimientos:
• Almacenar la documentación en un repositorio único
• Reducir los tiempos de búsqueda.
• Automatizar el control de los documentos a través de los ciclos de
vida.
• Asegurar el acceso a la última versión del documento y coordinar de
modo global los cambios y disponibilidades.
• Compartir la información.
• Mantener la confidencialidad.
• Garantizar la seguridad mediante pistas de auditoria y trazabilidad
• La herramienta debe ser intuitiva para que la gestión del archivo no
fuera una tarea añadida para el usuario.
• La inversión del tiempo en tareas de archivo de los usuarios debía ser
mínima y las prestaciones máximas.

CONCLUSIÓN.
Hacer frente a la gestión documental en la empresa privada es todo un reto,
ya que cada proyecto debe ser diseñado a medida, se dispone de poco
tiempo y además el trabajo diario en esta no puede ser entorpecido ni
paralizado. Por otra parte la gestión del cambio debe alterar lo menos posible
las labores de los usuarios ya que el tiempo es caro y valioso, más en este
caso en el que los empleados son productores y usuarios de los documentos
e interactúan constantemente entre departamentos. Por lo tanto la
planificación previa de las actuaciones y la forma en la que se llevaran a cabo
será determinante en el éxito del proyecto.
La implantación del proyecto de un Sistema de Gestión Documental ha de
suponer para el departamento de contabilidad un cambio sustancial respecto
a su actual situación, desde el momento en que se apliquen las normativas
para que su archivo no sea un conjunto de documentos agrupados en
directorios (digital) o en carpetas (papel), distribuidos por diversos equipos y
con duplicidades, sino documentos únicos que se sabe dónde están y que
hay que conservar clasificados y ordenados. Los documentos ya no estarán
agrupados siguiendo criterios personales, sino mediante una clasificación
aprobada y consensuada, no se conservan o eliminan arbitrariamente, sino
con unos criterios únicos de conservación, transferencia y eliminación.
Ya no existirá dificultad para encontrar y consultar un documento porque se
realiza de forma inmediata a través de una herramienta de gestión
documental, parametrizada a medida del archivo y de las necesidades de la
empresa.
La aplicación de las normas de archivo y el uso de una herramienta de
gestión documental convertirá la documentación que genera el departamento
de contabilidad en el desarrollo de su actividad, en un archivo en el que se
respeta el ciclo de vida de los documentos, el origen de procedencia, y que
asegura por una parte la disponibilidad real de la información y los
documentos, por otra la localización adecuada de estos, y finalmente mejora
la eficacia y preserva el patrimonio documental de la organización. Por último
es importante tener en cuenta que el culminar con éxito un proyecto de
gestión documental supone, además de un cambio sustancial en la forma de
trabajo de la empresa, la integración de un documentalista/archivero en el
entramado de la organización como referente en el desarrollo y en la
sostenibilidad del proyecto.

1. BIBLIOGRAFIA.
 ANEXOS

ENCUESTA TRABAJADORES.

1. ¿Existe una ubicación claramente estipulada para los archivos?

Si [ ] No [ ]

2. ¿Los procedimientos relacionados con la Gestión Documental son

conocidos dentro de la oficina de Contabilidad?
Si [ ] No [ ]

3. ¿Cuantas personas cumplen la función de manejo de archivos dentro

de la oficina de Contabilidad?

__________

4. ¿Se cumple el ciclo vital de los documentos dentro de esta

dependencia?

Si [ ] No [ ]

5 Basados en la respuesta a la pregunta anterior, explique a que se

debe esta situación.

______________________________________________________________
______________________

______________________________________________________________
______________________

______________________________________________________________
______________________

6. ¿Cuál cree usted que son los puntos débiles del sistema de gestión
documental dentro de esta dependencia?

______________________________________________________________
______________________

______________________________________________________________
______________________

______________________________________________________________
______________________

7. ¿Existe algún tipo de soporte digital de la información que se

encuentra en los archivos?

Si [ ] No [ ]
8. ¿Cómo mira la empresa (departamento de contabilidad) la gestión
documental?

- Como un hermano de la eficiencia administrativa.

- Como una camisa de fuerza.
- Le es indiferente.

9. ¿Se entiende claramente que la eliminación de documentos sin

ninguna planeación archivística o el almacenamiento de estos
documentos en cualquier lugar sin ninguna valoración pone en peligro
su existencia, su memoria institucional, su patrimonio económico y su
defensa legal?

Si [ ] No [ ]

10. Cuál de los siguientes instrumentos archivísticos identifica que se

están utilizando o tienen algún tipo de desarrollo en esta dependencia.

• Tabla de Retención Documental (TRD) [ ]

• Cuadro de Clasificación Documental (CCD) [ ]

• Tablas de Valoración Documental (TVD) [ ]

• Reglamento Interno de Archivo (RIA) [ ]

 CRONOGRAMA.

MAYO JUNIO
2019 SEMANA. SEMANA.
ACTIVIDADES. 1-5 6-12 13-19 20-26 27-31 1-2 3-9 10-16 17-23 24-30 1-7 8-
LLUVIA DE IDEAS.
OBJETIVOS GENERAL
Y ESPECIFICOS.
AQP PARA
PROYECTO.
MARCO TEORICO.
MARCOS:
CONCEPTUAL Y
REFERENCIAL.
CRONOGRAMA.
REALIZAR VISITA 1.
REALIZAR VISITA 2.
JUSTIFICACIÓN,
DESCRIPCIÓN DEL
PROBLEMA.
RESULTADOS.
DIAGNOSTICO.
2. EVIDENCIAS.