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Descubriendo el secreto de la
Cantidad Económica de Pedido
La fórmula EOQ, de la teoría a la práctica en 7 pasos
70%
60%
Porcentaje de costes totales
50%
40%
30%
20%
10%
0%
Fabricación Retail Mayoristas
Una cantidad de pedido desproporcionada causa un nivel de inventario muy alto y caro, riesgos innecesarios
relacionados con obsolescencia y deterioro, y la necesidad de tener una alta capacidad de almacenamiento. Por
otro lado, una cantidad de pedido demasiado pequeña causa operaciones de almacén y transporte innecesarias,
así como costes de administración y de control de calidad que podrían haber sido evitados. Pedir la cantidad
adecuada reducirá sus gastos operativos mientras aumenta la rentabilidad de su inversión en inventario, lo que
resulta en una optimización integral de los costes totales de la cadena de suministro.
La fórmula de la Cantidad Económica de Pedido (EOQ) es un tema muy discutido en la teoría y la práctica. La
fórmula fue originalmente desarrollada por Ford W. Harris en 1913 y actualizada más tarde por Wilson (1915) y Camp
(1922). El modelo tradicional de Ford fue restringido de varias maneras y no podía ser fácilmente aplicado en la
práctica ya que:
1. Se requería un precio fijo (y por lo tanto no tenía en cuenta los descuentos por cantidad)
2. Los resultados se basaban en demanda conocida y estable (que es, en muchos casos, una utopía)
3. Sólo consideraba costes de pedido de la reposición y costes de posesión del inventario.
En este whitepaper explicamos cómo aplicar la Cantidad Económica de Pedido en su empresa. Además, discutimos
los temas de la EOQ “clásica” y proponemos la solución Slimstock: el modelo ‘EOQ en la práctica’.
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• Posesión de inventario
• Transporte
• Operaciones de almacén
• Cantidad del lote (producción o pedido)
• Procesamiento e información de pedidos
• Ubicación (logrando el servicio al cliente)
En lo que respecta a los costes de cantidad de lote, éstos se componen de todos los costes a los que una empresa incurre
cuando maneja ciertas cantidades de lote. Muchas empresas no se dan cuenta de que el manejo de un solo lote implica
muchos procesos diferentes. Tomemos una planta de producción como ejemplo: ¿cuánto cuesta producir un solo lote?
Se tienen que seleccionar y recoger las materias primas adecuadas, poner en marcha una línea de producción, limpieza
después de la producción, hacer frente a los rechazos de la puesta en marcha, etc. Lo mismo sucede para las empresas
que sólo proporcionan logística de valor añadido y mantienen lel inventario. ¿Cuáles son los costes de emisión y recepción
de un pedido de reposición?
Ubicación
Posesión de Cantidad
inventario de lote
Cantidad
de pedido
Operaciones
Transporte
de almacén
Procesamiento e
and Information
información de pedidos
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Inventario
Inventario
Cantidad de Pedido Grande (Q) Cantidad de Pedido Pequeña (Q)
Tiempo Tiempo
Subestimar los requerimientos de capital para la gestión de inventario puede tener como consecuencia decisiones
equivocadas respecto a la selección del modo de transporte, diseño de redes o abastecimiento. En la práctica, a
los costes de inventario no siempre se les da la importancia que tienen, ya que los jefes de compras sólo miran los
costes de pedido y se olvidan de almacenamiento, transporte y otros costes relacionados con el inventario. Una
estimación realista de las necesidades de capital conducirá inevitablemente a inesperados reveses (financieros). Por
lo tanto, las necesidades de inversión del inventario deben equilibrarse con los gastos de explotación mediante una
cuidadosa estimación del coste de capital asociado al inventario.
La gestión del transporte es sólo un ejemplo: el inventario se puede reducir mediante la utilización de modos de
transporte más rápidos que permiten tiempos de entrega más cortos y cantidades más pequeñas. Aunque esto
puede parecer más costoso en un primer momento –ya que los costes de transporte aumentan– el importe total
del inventario y de la cadena de suministro puede bajar, impulsando la mejora en el desempeño financiero general.
Por último, hay que tener en cuenta el impacto de conocer el coste total del inventario en las decisiones de compra.
Muchas empresas tratan de reducir sus costes de compra y, por lo tanto, trasladar su producción a países asiáticos. En la
práctica, la producción lejos de su país de origen a menudo conduce a un aumento de la inversión en inventario, debido
al mayor stock de seguridad e inventario en tránsito. Resulta que la fuente con el coste más bajo del precio de compra
no siempre tiene el total más bajo de precios de entrega.
Nota: Todos los costes pueden variar según el artículo, por lo que hay que hacer una clasificación aproximada, por
ejemplo, de la densidad del valor (precio / volumen) y el tipo de demanda (alta, media y baja rotación).
Costes de capital
El inventario se considera a menudo un activo a corto plazo, también llamado activo corriente. Sin embargo, el fallo
en el argumento de activos a corto plazo es que mientras una empresa continúe teniendo 60 días de inventario, se
deberán invertir 100 millones de euros en el inventario para mantener las ventas actuales. Por lo tanto, el inventario
debe ser considerado un “activo corriente permanente”, a pesar del hecho de que da la vuelta cada 60 días. Esta
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es la razón por el cual se debe utilizar un coste de capital a largo plazo en el cálculo del coste de posesión de
inventario. Su Director Financiero o Controller debe ser capaz de proporcionarle este dato.
Costes administrativos
Los costes administrativos son costes relacionados con la administración y gestión de inventario por parte de los
empleados y sistemas. Ejemplos de ello son el recuento del inventario, sistemas de transacciones de inventario y
software de gestión. Los costes administrativos deben estar entre el 3 y el 6%.
Además de estos costes no asociados al capital, hay algunos otros que también tienen su trascendencia. Como
ejemplos se pueden incluir gastos generales (como calefacción y otros servicios), impuestos o seguros (para
immobiliario, equipo e inventario). Por otra parte, ¿qué pasa con el coste del tiempo de la alta gerencia invertido
en la solución de los problemas de inventario?
La mayoría de las inversiones en inventarios son especulativas, especialmente en los sectores de distribución,
mayoristas y retail. No hay ningún contrato jurídicamente vinculante que diga que sus clientes van a comprar su
inventario. En los casos en que el inventario se mantiene por encargo, a menudo existe la probabilidad de que un
cliente cambie o incluso cancele un pedido sin compensar totalmente a la empresa vendedora por el valor total
del inventario. Por lo tanto, es importante también tener en cuenta estos riesgos potenciales en el momento de
determinar el coste de mantener inventario.
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de mantenimiento del software que se utiliza para el procesamiento de los pedidos. Los costes variables son
proporcionales al número de órdenes de compra procesadas. Estos pueden incluir el coste de la solicitud de una
oferta, el coste de la creación de una orden de compra, el coste de la revisión de los niveles de inventario, los
costes de la recepción y verificación de la mercancía que se recibe por parte del proveedor y el coste de la
preparación y el procesamiento de los pagos al vendedor una vez recibida la factura.
Dado que los costes variables totales pueden estar formados por varios tipos de costes diferentes, los costes de
cantidad de lote pueden aumentar significativamente. La mejor manera de determinar los costes totales de pedido
es mediante la determinación de la cantidad de tiempo que se pasa pidiendo una reposición o preparando un lote
para producción.
En muchas ocasiones, los gestores de las empresas pasan por los costes de pedido,, ya que perciben las actividades
de los empleados –como la comprobación de inventario y controles de calidad de los materiales en su recepción–
como parte de su rutina diaria. Sin embargo, al calcular el coste real de todo el proceso de pedido, descubrirán
que en realidad cuesta dinero tener un elemento o material pedido en su almacén. Suele ocurrir que esto es una
sorpresa, ya que es fácil olvidar que cuesta mucho más crear diez pedidos de compra de cinco artículos cada uno,
que la compra de cincuenta artículos a la vez a un solo proveedor. Es posible hacer un cálculo aproximado del coste
por pedido sumando todos los costes de sistema y dotación de personal, y dividiendo el total por el número total
de líneas de pedido (véase cuadro 1).
Fabricación 14% € 30
Retail 20% € 20
Recambios 32% € 75
Mayoristas 22% € 53
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tercer rango de descuento (150 piezas) conduce al menor coste total, en lugar del rango de descuento de la más
alta (300 piezas).
Una regla general: al ampliar la cantidad de pedido con un mes de demanda más, debería obtener un descuento
en el precio de un 2% como mínimo
1.4 Coste
1.2 Coste
1.0 Coste
OQ OQ OQ OQ OQ OQ OQ OQ OQ OQ
.25E .50E .75E .00E .25E .50E 75E .00E .25E .50E
0 0 0 1 1 1 1. 2 2 2
30
25
Disminuir cantidad mínima de
20 pedido para mejorar inventario
Precio
15
Incrementar cantidad
10 mínima de pedido
para mejorar eficienca
5
0
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
Días de inventario disponible
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cerca de la cantidad de pedido óptima. Al pedir más de la cantidad óptima, los costes aumentan menos que
cuando se pide menos que la EOQ.
Unidades logísticas
Ahora que hemos establecido que el resultado de la fórmula EOQ es relativamente insensible al coste cerca de su
nivel óptimo, podemos utilizar esta información para la optimización de otros costes de la cadena de suministro
pertinentes. Las operaciones de almacenaje y transporte se pueden optimizar mediante la aplicación de las
unidades logísticas, como las capas de palets, palets enteros o incluso cargas completas de camión. Encontrar la
unidad logística cerca de la EOQ mejorará todos los costes de la cadena de suministro.
Estacionalidad
Cuando la demanda de un artículo sigue un patrón estacional significativo, el método EOQ tradicional no siempre
proporciona la solución óptima. Cerca y durante la temporada alta, se pedirá con mayor frecuencia cuando se
aplique una cantidad de pedido fijo. Esto lleva a un incremento de operaciones de recepción de mercancía, y puede
ser perjudicial para las operaciones de preparación de pedidos de su empresa. Por otro lado, cerca y durante la
temporada baja, el inventario puede ser muy alto, lo que provocaría altos costes de inventario que son innecesarios.
Incluso pueden surgir dificultades en las operaciones de almacenamiento.
Cuando se gestionan artículos estacionales se recomienda aplicar el Interval Económico de Pedido (EOI), también
llamado POQ (Periodic Order Quantity). Este método asegura que las cantidades de pedido se ajusten a los
cambios en la demanda debido a la estacionalidad. En el cálculo de la EOI, la longitud del ciclo óptimo se determina
dividiendo la cantidad económica de pedido por el total de la demanda.
2. Determine los distintos costes específicos por grupo de artículos (comenzar con 9 grupos como máximo).
3. Utilice los números y los métodos de este whitepaper para hacer un análisis rápido de sus costes. Puede usar
el gráfico 1 para comprobar los resultados de su organización.
4. Calcule la EOQ para cada artículo, a pesar de la fase del ciclo de vida y las características específicas de la
demanda.
5. Compare los resultados con su cantidades de pedido actuales y vea cuáles difieren más de la EOQ.
6. Haga un análisis de la causa con el fin de especificar las reglas de negocio. ¿Dónde se puede aplicar la EOQ
directamente y dónde necesita reglas adicionales de negocios adicionales?
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7. Aplique la EOQ y vuelva a calcularla con frecuencia, sobre todo si hay algún cambio en los costes y la
demanda.
La EOQ puede ser una herramienta útil para la evaluación de las cantidades de pedido actuales de sus principales
proveedores. Encuentre y analice las diferencias más grandes entre la cantidad actual y la óptima con el fin de
obtener rápidas ganancias. Puede utilizar esta información para revisar sus acuerdos con proveedores (Figura 7)
10
Compra Pedido Posesión Total
9
7
Coste anual por unidad
0
0 50 100 150 200 250 300 350 400
Cantidad de pedido
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Referencias
Harris, E.,1913. How many parts to make at once. Factory, The Magazine of Management, 10 (2): 135 – 136.
Silver, E.A., Pyke, D.E., and Peterson, R., 1998. Inventory Management and Production Planning and Scheduling. John Wiley and Sons.
Muckstadt, J.A. and Sapra, A., 2009. Principles of Inventory Management: When You Are Down to Four Order More. Springer, New York.
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