3.

4 TRANSFERENCIA DEL CONOCIMIENTO

3.4.1. ESTUDIOS DE CASO 1:

La entidad comercial en la que usted labora, ha aumentado sus recursos físicos,

técnicos y humanos, pero no ha implementado el Manual de Correspondencia y
Archivo. La distribución poco efectiva de los documentos ha generado retraso y
equivocaciones en la entrega y hasta pérdida de documentos valiosos. ¿Qué
medidas implementaría para solucionar esta situación problemática?

RTA: La medida que efectuaría como lo informa la ley 594 de 2000 artículo 2 seria:

1. Incorporar un sistema de información ( SOFTWARE) de gestión y este lo

dirigido a todas las oficinas de la compañía y tener una mejora de
eficiencia y productividad
2. Tener encuentra en cuenta el ciclo vital del documento en sus diferentes
etapas que son : producción, recepción, trámite, distribución,
organización, consulta, conservación y disposición
3. Elaborar la Tabla de Retención Documental como lo dispone en el
(Acuerdo 39 del 31 de octubre d 2001).

CASO 2:

Es su primer día de labores en la oficina de archivo y correspondencia de la empresa

comercial. Hay varios documentos para su despacho: unos remisorios sin anexos,
otros con una firma ilegible estampada con sello de tinta, algunos presentan errores
de ortografía y los demás pasan la revisión previa ¿Qué haría usted con los unos,
los otros, los algunos y los demás?

RTA:

1. Dejar constancia del estado actual de la Oficina de Correspondencia y

Archivo; verificar que sistema implementa la empresa para el recibo y el
despacho de los documentos
2. los de la revisión previa se clasifican si los documentos son externas o
internas

Las externas son las que se cruzan entre entidades, instituciones o personas
naturales

Las internas son las pasan entre las dependencias de la misma empresa y
se deben establecer controles que permitan realizar un seguimiento,
utilizando los códigos de las dependencias, la numeración consecutiva. Se
puede observar en el Art 7 del acuerdo 060 del 2001.
 3. Los de la firma ilegible estampados con sello, se consideran anónimos y se
remiten sin radicar a la oficina de su competencia, donde se determinarán
las acciones a seguir.
4. los remisorios sin anexos, se devuelven y se deja la observación en la
planilla de recepción de documentos
5. los errores ortográficos no se pueden hacer nada, se hace su radicación
correspondiente

CASO 3:

Lucía Pérez Ossa, todos los días visita las oficinas preguntando ¿a quién le presté
documentos?, en razón a que, no ha logrado recopilar 12 documentos que prestó a
distintos compañeros de trabajo y no recuerda con certeza a quien, porque no
conoce sus nombres, ni las dependencias en las cuales trabajan. Usted, ¿qué
sugerencias le haría a Lucía y cuáles

 RTA: llevar un control de préstamo de los documentos, y utilizar las tablas de

retención documental (TRD), Y formato de préstamo documental (FPD).