Teoría de Sistemas

Taller Unidad 4

Ciclo de Vida de Un Sistema de Información

OSCAR IVAN MIRANDA MENDOZA 88032101

ANA MARÍA GUEVARA SABOGAL 43750718

Grupo: 02

TEORIA DE SISTEMAS

Programa Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología y Archivística

Armenia, 14-11-2018
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Taller Unidad 4

Los solicitado:
Construir un documento en el cual cada estudiante debe realizar el desarrollo de un proyecto practico
a nivel documental, en el cual debe desarrollar cada etapa del ciclo de vida de un sistema de
información, cuya temática u objetivo debe tener una estrecha relación con la formación como
futuros profesionales en CIDBA.

Introducción
El documento aporta ideas para la planificación, diseño e implementación de un sistema de
información en el que se evidencien sus ciclos de vida a reconocer como los son: Planificación,
análisis, diseño, implementación, instalación-despliegue y uso-mantenimiento.

La idea principal se desarrolla alrededor de un Sistema de información que cumpla con los estándares
y la reglamentación del AGN para aplicar en el archivo documental de la Universidad de Pamplona.

El aporte de los autores de este documento esta planteado desde las ideas para el desarrollo de un
Sistema de información pertinente y acorde con los ciclos de vida del mismo, teniendo en cuenta
que la implementación de un real sistema de información es un ejercicio de investigación del
contexto, de estudio de factibilidad, desarrollo con sus fases, pruebas, y demás, por lo que de manera
responsable se plantean desde el documento ideas fundamentadas en los aprendido en el desarrollo
de la asignatura Teoría de sistemas, centrando nuestras ideas en las fases del ciclo de vida de un
sistema de información.

Planteamiento del Problema - Pregunta Problemática

En el centro de archivo documental de la Universidad de Pamplona no se siguen los lineamientos
estipulados por el AGN que se deben cumplir para este tipo de archivos.

¿Puede plantearse una guía de ruta para que las personas vinculadas con el archivo de la Universidad
de Pamplona desarrollen sus funciones acordes a los lineamientos del AGN?

Objetivos Generales y Específicos

Objetivo general del documento

Evidenciar por medio de un documento el aprendizaje alcanzado acerca del ciclo de vida de un
sistema de información con aplicabilidad en el campo de acción de un profesional CIDBA.
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Objetivo del proyecto presentado:

Plantear ideas claves para planificar, diseñar e implementar un sistema de información que permita
el desarrollo ordenado archivístico de la universidad de pamplona, según la dirección de la AGN,
durante la cotidianidad y siga su funcionamiento independiente mente del cambio de personal; lo
anterior basado en las 6 fases del ciclo de vida de un sistema de información.

Objetivos específicos:
Identificar la problemática que servirá de fundamento para plantear ideas que permitan planificar,
diseñar, e implementar el sistema de información.

Desarrollar en un documento escrito las 6 fases de un ciclo de vida de un sistema de información en torno
a la solución de la problemática elegida.

Justificación del Proyecto

Se hace necesario planificar, diseñar e implementar un sistema de información teniendo en cuenta
las 6 fases del ciclo de vida del mismo, las cuales son: Planificación, análisis, diseño,
implementación, instalación-despliegue y uso-mantenimiento, para fortalecer los procesos de
desarrollo archivístico de acuerdo con los lineamientos del AGN de manera permanente, incluso
durante la rotación de personal en las diferentes oficinas, ya que durante estos traslados las personas
que se van llevan consigo la información experiencial de manejo del archivo, y quién llega a cubrir
la necesidad no encuentra la información adecuada para el desarrollo de sus funciones, además con
las ideas para la planificación, el diseño e implementación del S.I. propuesto podemos obtener
resultados de eficiencia operativa para atender a usuarios internos como externos.

Desarrollo de los ciclos de vida de un sistema de información

1-Planificación:

Diseñar un sistema de información para mejora del desarrollo archivístico de la universidad de

pamplona, debido a las necesidades de tener archivos ordenados según la dirección de la AGN, para
que los empleados de la universidad de pamplona tengan buenas practicas archivísticas y además
puedan solucionar necesidades básicas como son guardar, buscar, modificar y eliminar información
de acuerdo a sus funciones orientadas a suplir los requerimientos de los usuarios internos y externos
de la Universidad, ya que actualmente no se cuenta con un sistema de información, se espera que
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este nuevo sistema facilite la consulta de la información y atender los derechos de petición, tutelas
y demás requerimientos en los tiempos que dicta la norma.

2-Análisis
Los usuarios finales del archivo de la Universidad de Pamplona necesitan básicamente: un archivo
ordenado, limpio, con información pertinente, y que responda a las inquietudes de los usuarios de
manera presencial como escrita de acuerdo a lo que dicta la normatividad nacional.

Se considera un proyecto necesario y viable, ya que en el momento no se cuentan con otros sistemas
de información que suplan según la normativa las necesidades básicas mencionadas con anterioridad.

3-Diseño

Recursos de acuerdo con las fases.

Tecnológico:
El sistema esta soportado en servidores servidores apache, lenguajes programación php ,java y jsp
para navegadores web , la base de datos mysql, además se usará el dominio
www.unipamplona.edu.co, para el acceso desde cualquier parte.

El modelo de datos es de red, permitiendo relaciones N: N en una estructura tipo árbol que permite
múltiples padres. Antes de la llegada del modelo relacional, el modelo en red era el más popular para
las bases de datos. Este modelo de red (definido por la especificación CODASYL) organiza datos
que usan en dos construcciones básicas, registros y conjuntos.

Talento Humano:
Se contará con ingenieros de sistema y profesionales en archivística, teniendo en cuenta las nornas
del AGN Archivo General de Nación.

Para el desarrollo de este S.I. contamos con el apoyo tecnológico del CIADTI, además con el
personal profesional de la gestión documental el cual asesora la construcción y alfabetización del
lenguaje de archivos (folios, TRD, etc.)

Económico:
Se tramitará presupuesto con la Secretaría general (del cual depende sistema de gestión documental),
y con la vicerrectoría administrativa y financiera.
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4-Implementación:
En este momento la Universidad de Pamplona cuenta con una red de datos actualizada y con
servidores con espacio suficiente para almacenar datos según nuestro requerimiento, se hace
necesario vincular personal profesional en archivos por un periodo de un año, además el cronograma
de desarrollo de la aplicación por parte del CIADTI se acordó que será de dos meses, previa reunión
con el personal profesional en archivos, para la instalación y prueba “en caliente” con las oficinas
productoras, se verificará si se acomoda a las necesidades o hay que hacer algunos ajustes, durante
estas pruebas se realizarán las respectivas capacitaciones al personal tanto directivo como el
encargado de archivo de cada oficina productora y se hará la entrega del sistema para puesta de su
funcionamiento.

5-Instalación y despliegue

6-Uso y mantenimiento:
Con el sistema de alertas que genera el aplicativo, se realizar las diferentes auditorías a las oficinas
productoras, además se evaluará el sistema para saber si cumple con los objetivos propuestos, donde
se tendrán en cuenta para acciones de mejora, así mismo las modificaciones a las normas de la AGN
Archivo General de la Nación.

Resultados Esperados
Se espera que este nuevo sistema facilite la consulta de la información y atención de los derechos
de petición, tutelas y demás requerimientos con eficiencia operativa para atender a usuarios
internos como externos. en los tiempos que dicta la norma.

Conclusiones
Desarrollar ejercicios prácticos como este nos hace adquirir el rol de diseñador de sistemas de
información desde el detalle y la particularidad pensando siempre en las necesidades de los usuarios.

Con el presente ejercicio se puede visibilizar por parte del estudiante la complejidad del tema de
acuerdo a los diferentes contextos y la responsabilidad de diseñar un sistema de información en el
que no se descuiden los ciclos de vida del mismo.
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