DESCRIPCIÓN DEL CARGO

IDENTIFICACION DEL CARGO

Nombre del Cargo: Jefe de Archivo

Dependencia: Administración Documental
Jefe inmediato:
Cargos bajo su responsabilidad: Auxiliar de archivo
Auxiliar de correspondencia
Mensajero Interno
Mensajero Externo

MISION DEL CARGO

Planear, organizar, dirigir, integrar, controlar, desarrollar y mantener, los procesos
técnicos documentales (correspondencia y archivo) tendiendo a que el sistema
documental se maneje adecuadamente para conservar la memoria documental de la
organización.

RESPONSABILIDADES BÁSICAS - FUNCIONES

- Coordinar la administración, conservación, custodia de los archivos y la memoria
institucional de la entidad, independientemente del soporte en el que esté
contenida la información y mantener la debida reserva.

- Mantener organizada y actualizada la información documental que ingresa y sale

por los diferentes medios que existen en la organización.

- Gestionar los recursos humanos, financieros y tecnológicos necesarios para

cumplir con las políticas, planes y programas documentales de la entidad.

- Adoptar los mecanismos y controles requeridos para el manejo documental.

- Controlar y verificar el cumplimiento de los requisitos de calidad, confiabilidad y

oportunidad de los productos suministrados por el Archivo.

- Supervisar y verificar que el personal a cargo, si aplique las metodologías,

planes, programas, procesos y procedimientos aprobados por la Entidad y
adoptar acciones de mejoramiento.

- Controlar el proceso de producción documental desde la producción hasta el

destino final.

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- Presentar al comité de archivo las tablas de retención, manuales, políticas,
planes y programas necesarios para normalizar la gestión documental en la
entidad.

- Estar en contacto permanente con las instituciones del orden departamental y

nacional que reglamentan la función archivística para el sector público.

- Asesorar a las dependencias de la entidad para el cumplimiento de las normas

archivísticas.

- Capacitar al personal técnico y practicantes de la oficina, en lo relacionado con

las normas de archivo.

- Informar al jefe inmediato sobre el resultado de la gestión realizada.

- Controlar las actividades del mensajero, realizando una programación detallada.

- Proponer y evaluar procesos, personas y herramientas necesarias para el

cumplimiento de las actividades relacionadas con el archivo.

- Desempeñar las funciones asignadas por su jefe inmediato o mediato que no

vayan en detrimento de su integridad como persona y que correspondan a la
naturaleza de los procesos de la dependencia.

RELACIONES MÁS IMPORTANTES

Internas:
 Todas las áreas de la empresa

Externas:
 Visitantes

REQUERIMIENTOS DEL CARGO

 Tiempo de experiencia requerida: 2 años
 Formación: Tecnico /Tecnólogo en Administración Documental ó área a fin.
 Formación Complementaria: Conocimiento de las herramientas de Office, curso
de Tablas de Retención Documental y Tablas De Valoración Documental,
manejo de herramienta técnicas de Archivo ( Bases de datos, scanner, stec)
 Áreas de conocimiento afines al cargo: Bibliotecología, seminarios o cursos
Documentales, relaciones públicas y medios de comunicación.

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HABILIDADES Y CUALIDADES
Transparencia.
Compromiso con la Organización,
Buenas relaciones personales,
Retentiva
Trabajo en equipo
Manejo de la confidencialidad
Adaptabilidad al cambio
Actitud de servicio

PROYECTO: JUAN IGNACIO RESTREPO AVENDAÑO

ELABORÓ: JUAN IGNACIO RESTREPO AVENDAÑO

REVISO Y APROBÓ:

Febrero de 2011

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