Importancia del Archivo

De un tiempo para acá las organizaciones han implementado una técnica para mantener
la información de forma segura y de manera que al momento de necesitar algún
documento o archivo se encuentre de manera fácil y ordenada y es por ello que el archivo
tiene una gran importancia en cualquier organización o empresa, este método es de gran
importancia ya que promueve el conocimiento de los documentos y custodia de forma
segura la información antigua y/o actual de la organización.
El archivo antiguamente se hacía sobre bases de piedras, pieles o piezas metálicas o de
madera y se guardaban en ligares especiales en donde a climatización debía ser
adecuada para que no se dañaran y se mantuvieran en buen estado normalmente el
archivo en esa época era de acceso restringido solo podían utilizarlo sus creadores u
oficiales administrativos pero tenía que ser con cita previa.
Existen varias etapas del archivo, una de ellas es el archivo de gestión el cual es un
archivo al cual acuden constantemente para tener información de trabajo corriente, este
archivo se ve más que todo en oficinas y tiene un transcurso para estar habilitado de 2 a
5 años aunque el plazo cada vez esta siento más corto ya que periódicamente está
llegando información a la oficina y se va acumulando más, también encontramos el
archivo administrativo o intermedio el cual solo las grandes organizaciones tienen locales
acondicionados para ellos, los archivos administrativos lo tienen que manejar un
archivero que es la persona que está capacitada para realizar este trabajo tras 5 años
de antigüedad se procede a la selección y valoración para conservar la información
pertinente y esta el archivo histórico el cual consiste en la selección de información
significativa y cultural la cual es conservada a perpetuidad en condiciones agradables
que garanticen su integridad para la transmisión a generaciones futuras para la
comunidad.
Los archivos también tienen unas cualidades entre las cuales podemos encontrar los
archivos económicos los cuales contienen perfiles económicos y financieros de la
empresa, los archivos simples identifican el contenido de la información de manera
rápida y sencilla y los archivos funcionales nos permiten la operación de archivar y
consultar los documentos de manera eficiente.
A lo largo del tiempo el archivo ha venido evolucionando ya que ahora los podemos
encontrar de manera más fácil y rápida por los diferentes maneras de archivar los
documentos por su categorización podemos encontrarlos y clasificarlos de diferentes
maneras, los podemos encontrar según su función o uso o su organización los cuales
pueden ser centralizados que son archivos en donde la estructura puede ser una sin
mediar el departamento que haya emitido la documentación y son resguardados en un
mismo organizador para que sean ubicados con facilidad en un mismo espacio o
descentralizados los cuales son archivos que permite que cada área o departamento
maneja su propio archivo para ser más organizados con la documentación.
Los archivos los podemos encontrar de manera digital o en físico, a la medida del tiempo
ha ido evolucionando la forma de archivar documentos en las organizaciones y muchas
personas optan por archivar su información de manera digital ya que ayuda con el medio
ambiente a no hacer mal uso de papel, además los medios digitales son más fáciles de
ubicar eso sí, si la manera en que esta archivada se encuentra organizada.
Otra de la importancia del archivo es saber qué persona se encarga de dicha labor,
puesto que debe tener cualidades exigentes para cumplir con el objetivo que tiene un
archivo, la persona que se encargue de organizar el archivo tiene que ser una persona
responsable, con sigilo profesional y además debe ser una persona amable y honesta.