IMPORTANCIA DE LAS FUNCIONES ORGANIZACIÓN, CONTROL Y STAFF

APRENDIZ: ALEJANDRA PATRICIA RAMOS ÁLVAREZ

INSTRUCTOR: LUIS ALBERTO OÑORO GUTIERREZ

CONTROLES Y SEGURIDAD INFORMÁTICA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA) VIRTUAL

MEDELLIN – ANTIOQUIA
17/10/2019
LA FUNCION ORGANIZACIÓN: La organización es un producto humano, y como
tal nunca seria perfecta, pero si susceptible a perfeccionarse.
Esta función provee la estructura del personal, instalaciones y flujo de información
para alcanzar las metas y objetivos a ser cumplidos.
El departamento de servicios de información debe ser colocado en un nivel
suficientemente alto dentro de la estructura organizacional para así poder lograr una
independencia con los departamentos de los usuarios.
Consiste en el diseño y fijación de las estructuras, procesos, funciones,
responsabilidades, métodos y técnicas que ayudan a simplificar el trabajo, con el
propósito de obtener la maximización de los recursos materiales, financieros,
tecnológicos y humanos, para la realización de los fines que la empresa persigue.

 FUNDAMENTOS BASICOS
 Es de carácter continuo.
 Es un medio a través del cual se establece la mejor manera de lograr
los objetivos del grupo social.
 Suministra los métodos para que se puedan desempeñar las
actividades eficientemente, con un mínimo de esfuerzos.
 Evita la lentitud e ineficiencia en las actividades, reduciendo los
costos e incrementando la productividad.
 Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos, al delimitar funciones y
responsabilidades.

La organización es una de las partes esenciales de una empresa, porque tiene uno
de los puntos de enlace para construir las mecánicas de la administración, en donde
se especifican las funciones y actividades con base que sea conveniente especificar
las relaciones de autoridades, responsabilidades, y las obligaciones entre las
funciones y los puestos. Establecer líneas de comunicación e interrelación de cada
uno de los departamentos para poder especificar las necesidades que tiene la
empresa

FUNCION DE CONTROL: El control es una etapa primordial en la administración,

pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura
organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar
cuál es la situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore
e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
El concepto de control es muy general y puede ser utilizado en el contexto
organizacional para evaluar el desempeño general frente a un plan estratégico.

 REQUISITOS DE UN BUEN CONTROL

 Corrección de fallas y errores: El control debe detectar e indicar
errores de planeación, organización o dirección.
 Previsión de fallas o errores futuros: el control, al detectar e indicar
errores actuales, debe prevenir errores futuros, ya sean de planeación,
organización o dirección.
 IMPORTANCIA DEL CONTROL
Una de las razones más evidentes de la importancia del control es porque
hasta el mejor de los planes se puede desviar. El control se emplea para:

 CREAR MEJOR CALIDAD: Las fallas del proceso se detectan y el

proceso se corrige para eliminar errores.

 ENFRENTAR EL CAMBIO: Este forma parte ineludible del ambiente

de cualquier organización. Los mercados cambian, la competencia en
todo el mundo ofrece productos o servicios nuevos que captan la
atención del público. Surgen materiales y tecnologías nuevas. Se
aprueban o enmiendan reglamentos gubernamentales. La función del
control sirve a los gerentes para responder a las amenazas o las
oportunidades de todo ello, porque les ayuda a detectar los cambios
que están afectando los productos y los servicios de sus
organizaciones.

 PRODUCIR CICLOS MÁS RÁPIDOS: Una cosa es reconocer la

demanda de los consumidores para un diseño, calidad, o tiempo de
entregas mejorados, y otra muy distinta es acelerar los ciclos que
implican el desarrollo y la entrega de esos productos y servicios
nuevos a los clientes. Los clientes de la actualidad no solo esperan
velocidad, sino también productos y servicios a su medida.

 AGREGAR VALOR: El principal objetivo de una organización debería

ser “agregar valor” a su producto o servicio, de tal manera que los
clientes lo comprarán, prefiriéndolo sobre la oferta del consumidor.
Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una calidad
por encima de la medida lograda aplicando procedimientos de control.

 FACILITAR LA DELEGACIÓN Y EL TRABAJO EN EQUIPO: La

tendencia contemporánea hacia la administración participativa
también aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que
los empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la
responsabilidad última de la gerencia. Por el contrario, cambia la
índole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control permite
que el gerente controle el avance de los empleados, sin entorpecer su
creatividad o participación en el trabajo.
FUNCION DE STAFF: Administrar las actividades de su Área en función de las
políticas y cultura de la organización, proporcionando una organización y estructura
de personal, que establezca la cantidad de personal y las funciones requeridas en
cada área manteniendo una fluida comunicación con los responsables de las
distintas Áreas a fin de planificar en forma estratégica las actividades en función
de las necesidades del conjunto, diseñando en cada caso los planes que
permitan el cumplimiento eficaz de los objetivos de la organización y promoviendo
la equidad y la eficiencia.
También deberá orientar a los responsables de las distintas Área para un mejor
aprovechamiento de los Recursos Humanos disponibles, trasmitiendo los valores
de la Organización en todos los niveles, teniendo en cuenta que las Organizaciones
son Sistemas Sociales dado que las personas atraviesan toda la organización.

Podemos deducir que una buena administración de cada una de estas funciones
conlleva al éxito, ya que es el proceso de lograr que las cosas se realicen por medio
de la planeación, organización, delegación de funciones, integración de personal,
dirección y control de otras personas, creando y manteniendo un ambiente en el
cual la persona pueda obrar entusiastamente en conjunto con otras, sacando a
relucir su potencial, eficacia y eficiencia y lograr así fines determinados.
Las importancias de cada una de estas funciones nos trazan un propósito
estratégico, el cual se enfoca en el ambiente interno de la organización, e implica
identificar sus recursos, valores, capacidades y aptitudes para darles impulso y
aprovecharlos al máximo y de esta manera alcanzar sus metas en el ambiente
competitivo.