Desencadenantes o Disparadores (Access 2013/16)

Desencadenantes
Los Desencadenantes también llamados Triggers o Disparadores son objetos que se asocian con
tablas y se almacenan en la base de datos.

Su nombre se deriva por el comportamiento que presentan en su funcionamiento, ya que se ejecutan

cuando sucede algún evento (acción) sobre las tablas a las que se encuentra asociado.

Estos eventos se activan cuando se realizan las operaciones de inserción, borrado o actualización
de registros de la tabla a la que están asociados.

Desencadenantes en Access

Los Desencadenantes fueron incorporados a Access a partir de la versión 2013, siendo hasta el
momento objetos reservados a grandes gestores de bases de datos como por ejemplo SQL Server
o MySQL.

En Access las acciones que deseamos que se ejecuten cuando se produce el desencadenante se
definen en las llamadas Macros de Datos y Macros con Nombre.

Todo desencadenante de una tabla tiene asociado una Macro de Datos que podemos programar,
desde la cual se llama a las Macros con Nombre encargadas de realizar la lógica de trabajo:
actualizar el stock de un artículo cada vez que se realiza una venta, comprobar si existen suficientes
existencias antes de realizar una venta, incrementar el total de horas de vuelo de un avión cada vez
que finaliza un viaje en el que se ha indicado su duración, etc…

Macros de Datos

Las Macros de Datos son un nuevo tipo de macros incorporadas en Access que se ejecutan cuando
se activa un desencadenante de la tabla para la que han sido definidas.

Podemos encontrarnos con dos grupos de desencadenantes en función del momento en el que
produce el evento:

 Antes de: son los que se ejecutan antes de que se produzca la actualización de los datos:
antes de insertar un registro, antes de actualizar un registro y antes de que se elimine un
registro.
Estos desencadenantes tienen asociadas dos Macros de Datos predefinidas:
o Antes del cambio: para los eventos de inserción y actualización. Podemos
aprovecharlos por ejemplo para impedir que se realice una venta si no hay suficientes
existencias del artículo.
o Validar eliminación: para el evento de eliminación.
 Después de: son los que se ejecutan después de que se haya realizado la actualización de
los datos: después de insertar el registro, después de haber actualizado el registro y después
de eliminar el registro.
Estos desencadenantes tienen asociadas tres Macros de Datos predefinidas:
o Después de insertar: para el evento de inserción. Podemos aprovecharlo para
actualizar el stock de un artículo cuando se realiza una venta.
o Después de actualizar: para el evento de actualización.

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o Después de eliminar: para el evento de eliminación. Podemos aprovecharlo para

llevar un registro de quién y cuándo se ha eliminado un registro.
Las macros asociadas a los eventos ‘Antes de’ son ideales para poder cancelar la acción si no se
cumplen unos requisitos en la lógica de datos. Por ejemplo, no se tendría que permitir realizar la
venta de un artículo sino disponemos de suficientes existencias para satisfacer las unidades
solicitadas.

Las macros asociadas a los eventos ‘Después de’ por el contrario no pueden cancelar la acción
puesto que ya se ha producido. Estas macros las podemos aprovechar para realizar cambios en los
registros de otras tablas una vez se han aprobado los cambios en la tabla a la que están asociados.

Otra diferencia importante de estos dos tipos de macros, es que sólo podremos ejecutar Macros con
Nombre desde las macros asociadas a los eventos ‘Después de’.

Valores actuales y anteriores

Access cada vez que se realiza un cambio en un registro, mantiene temporalmente una copia de los
valores anteriores al cambio para que se puedan consultar desde los desencadenantes.

IDArticulo Unidades PrecioUnd Importe

Registro antes del cambio
36 5 10,5 52,50
El usuario actualiza los datos del registro
IDArticulo Unidades PrecioUnd Importe
Registro después del cambio
36 2 10,5 21,00

Para acceder a los valores actuales de los campos del registro que se ve afectado, simplemente
utilizaremos el nombre del campo que deseamos consultar.

Si deseamos acceder al valor actual del campo Unidades del registro afectado, utilizaremos la
expresión: [Unidades] y obtendremos el valor 2.

Para poder consultar los valores anteriores del registro se utiliza la palabra reservada [Antiguo] que
almacena una copia del registro antes de que sufriera cambios.

Si deseamos acceder al valor anterior del campo Unidades del registro afectado, utilizaremos la
expresión: [Antiguo].[Unidades] y obtendremos el valor 5.

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Ejecutar Macro de Datos Antes del cambio Validar Eliminación

Desencadenantes Antes de

Evento o Acción que Inserción Actualización Eliminación

dispara el
Desencadenante
Desencadenantes Después de

Ejecutar Macro de Datos Después de Insertar Después de Actualizar Después de Eliminar

Macros con Nombre Macro1 Macro2 Macro3 Macro4 MacroN

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Stock Artículos (Aprender con un ejemplo)

Veamos un ejemplo de cómo aprovechar los desencadenantes que nos ofrece Access para llevar un
control del stock de nuestros artículos.

Utilizaremos una BD de nombre Ventas que contiene tres tablas sencillas:

 Articulos, Ventas y Lineas.

Las instrucciones necesarias las ejecutaremos cuando se produzcan las acciones de:
 Inserción, actualización y eliminación de la tabla Lineas que almacena las líneas de venta
realizadas.

Tablas para ilustrar el ejemplo

Artículos donde se almacena su nombre, precio y

stock actual (será el campo que se actualizará cuando
se ejecute un desencadenante)

Facturas de ventas con su número, fecha de venta

y nombre del cliente.

Cada una de las líneas de venta asociadas a una

factura con la ID de Factura a la que pertenece, ID
de Artículo vendido (nos permitirá localizar el artículo
que se tiene que actualizar), Cantidad (será el campo
que utilicemos para actualizar el campo stock de la
tabla de artículos), Precio Unitario del artículo e
importe de la venta (obtenido de un cálculo).

Desencadenantes utilizados

• Después de insertar una nueva línea de venta

• Utilizando la Macro de Datos: Después de Insertar

• Después de actualizar una línea de venta

• Utilizando la Macro de Datos: Después de Actualizar

• Después de eliminar una línea de venta

• Utilizando la Macro de Datos: Después de Eliminar

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Lógica de datos

• Después de insertar una nueva línea de venta:

1. Buscaremos en la tabla de artículos el artículo introducido en la nueva línea de venta.
2. Disminuiremos el stock en tantas unidades como cantidad de artículos se hayan
vendido.

• Después de actualizar una venta ya existente:

1. Buscaremos en la tabla de artículos el artículo que aparece en la línea de venta.
2. Disminuiremos o Incrementaremos el stock según si se han indicado más o menos
unidades que las que componían la venta.

• Después de eliminar una venta:

1. Buscaremos en la tabla de artículos el artículo que figuraba en la línea de venta
eliminada.
2. Incrementaremos el stock con la cantidad que figuraba en la línea de venta eliminada.

Macros necesarias

Macro con Nombre: ActualizaUnidades

Para crear la macro ActualizaUnidades, abriremos la tabla Lineas en vista diseño.

En la ficha DISEÑO de las HERRAMIENTAS DE TABLA, desplegaremos las opciones ‘Crear macros
de datos’ y seleccionaremos ‘Crear macro con nombre’.

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Se nos abrirá la ventana de diseño de macros donde definiremos los parámetros de la macro y las
instrucciones necesarias para actualizar de forma correcta el stock del artículo.

Las macros con nombre definen parámetros (como sucede con las consultas parametrizables o las
funciones), a través de los cuales las Macros de Datos les envían los datos necesarios para poder
desarrollar la lógica de datos.

Nuestra Macro ActualizaUnidades, definirá tres parámetros:

• IDArticulo: recibe el ID del Artículo sobre el que se tiene que trabajar.

• CantidadAntes: valor que tenía el campo Unidades de la línea de venta antes de que
se produjera el evento.

• CantidadDespues: valor que tiene el campo Unidades de la línea de venta después

de que se produzca el evento.

Para crear los parámetros de la macro, pulsaremos sobre el enlace ‘Crear parámetro’ que se muestra
en la parte superior derecha de la sección ‘Parámetros’ tantas veces como parámetros deseemos
crear en la macro.

Introduciremos el nombre que queremos asignarle al parámetro y una descripción que nos permita
identificarlo mejor.

Con estos parámetros la macro ActualizaUnidades realizará las siguientes operaciones:

1. Calculará la cantidad en que se tiene que incrementar o decrementar el Stock del artículo
sumando los parámetros CantidadDespues + CantidadAntes y lo almacenará en una variable
(nombre que nos permite almacenar valores) a la que llamaremos Cantidad.

2. Después buscará en la tabla de Articulos el Artículo cuyo ID coincida con el valor del
parámetro IDArticulo.

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3. Una vez localizado, editará el registro del artículo y modificará el valor del campo Stock
utilizando el valor almacenado en la variable Cantidad por medio de la expresión: Stock +
Cantidad.

Para crear la variable ‘Cantidad’ que almacenará la cantidad que se tiene que sumar al stock del
artículo, desplegaremos el cuadro combinado ‘Agregar nueva acción’ y seleccionaremos
‘EstablecerVariableLocal’.

 En la propiedad Nombre introduciremos el nombre de la variable

 En la propiedad Expresión introduciremos la expresión:
[CantidadDespues] + [CantidadAntes]

Si el valor de [CantidadDespues] es negativo (insertar y actualizar) y mayor que el valor de [CantidadAntes]

obtendremos una cantidad negativa que al sumarla al Stock del artículo disminuirá sus unidades, por el
contrario si es positiva (eliminar) o menor que [CantidadAntes] (actualizar) obtendremos una cantidad positiva
que al sumarla al Stock del artículo aumentará sus unidades.

Para buscar el artículo al que le tenemos que modificarle su Stock, desplegaremos el cuadro
combinado ‘Agregar nueva acción’ y seleccionaremos ‘BuscarRegistro’.

 En la propiedad Buscar un registro en introduciremos el nombre de la tabla Articulos

 En la propiedad Condición WHERE introduciremos la expresión:
[Articulos].[ID]=[IDArticulo]
Para localizar el artículo cuyo ID coincida con el valor del parámetro IDArticulo que recibiremos desde
las macros de datos.

Una vez localizado el registro, seleccionaremos la acción ‘EditarRegistro’ del cuadro combinado de
acciones que se muestra dentro del bloque ‘Buscar un registro en’.

Se añadirá el bloque EditarRegistro, donde seleccionaremos la nueva acción ‘EstablecerCampo’.

 En la propiedad Nombre introduciremos Stock

 En la propiedad Valor introduciremos la expresión: [Stock] + [Cantidad]

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De esta manera le indicaremos que cuando localice el registro, lo edite y actualice el campo Stock
utilizando el valor de la variable Cantidad que hemos definido al principio de la macro.

Para finalizar guardaremos la macro pulsando el botón ‘Guardar’ de la ficha DISEÑO, le asignaremos
el nombre ‘ActualizaUnidades’ y cerramos la ventana de diseño de macros pulsando el botón
‘Cerrar’.

Las Macros de Datos

Las tres macros de datos se encargan de ejecutar (llamar a) la macro con nombre, enviándole el ID
del artículo y los valores anterior y nuevo del campo cantidad de la línea de venta.

Para crear las Macros de Datos, nos aseguraremos primero de haber guardado los cambios de la
tabla Lineas.

En la ficha DISEÑO de las HERRAMIENTAS DE TABLA, desplegaremos las opciones ‘Crear macros
de datos’ y seleccionaremos ‘Después de…’ para cada una de las macros que deseemos crear.

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Se nos abrirá la ventana de diseño de macros donde seleccionaremos la acción

‘EjecutarMacroDeDatos’ de la lista desplegable.

En la propiedad Nombre de la macro, desplegaremos la lista y seleccionaremos la macro con nombre

‘ActualizaUnidades’ que habíamos creado.

En los parámetros iremos introduciendo cada uno de los valores que deseamos enviar a la macro
ActualizaUnidades: IDArticulo, valor del campo Cantidad antes de la actualización y valor del campo
Cantidad después de la actualización.

Una vez establecidos los valores de las propiedades, guardaremos y cerraremos la macro.

A continuación se muestran los valores de los parámetros para cada una de las macros de datos que
tenemos que crear.

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Después de insertar:
 Le envía el ID del artículo que se ha insertado en la línea de venta.
 0 como valor anterior del campo Cantidad ya que no existe un valor anterior.
 El valor del campo Cantidad introducido en negativo para que se reste del Stock.

Después de actualizar:
 Le envía el ID del artículo que se muestra en la línea de venta.
 El valor anterior del campo Cantidad utilizando el objeto especial [Antiguo] que representa
todos los valores anteriores al cambio.
 El valor del campo Cantidad introducido en negativo para que se reste del Stock si el nuevo
valor es superior al anterior.

Después de eliminar:
 Le envía el ID del artículo de la línea de venta eliminada utilizando el objeto especial [Antiguo].
 El valor anterior del campo Cantidad utilizando el objeto especial [Antiguo].
 0 como valor del campo Cantidad después de la eliminación, con lo que siempre incrementará
el Stock del artículo.

Con la creación de estas macros habremos conseguido configurar la lógica de datos para el control
de stocks utilizando los desencadenantes ‘Después de’.

En la próxima entrega veremos cómo impedir realizar ventas o actualizaciones sino disponemos de
suficientes existencias del artículo, utilizando los desencadenantes del grupo ‘Antes de’.

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