Microsoft Word

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Microsoft Word
Autor: Patricia Loose
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uno de los procesadores de texto más habituales y conocidos,
Microsoft Word.
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1. Introducción
[ http://www.mailxmail.com/curso/informatica/microsoftword/capitulo1.htm]
Vamos a iniciar en este tema el estudio de uno de los programas
del mercado más utilizado: Microsoft Word.
Microsoft Word esta enmarcado en el grupo de programas
denominados procesadores de textos, o sea, aplicaciones que
facilitan la creación y manipulación de documentos con gran
rapidez.
Microsoft Word es un programa tremendamente sofisticado y
completo, pero a la vez fácil de usar e intuitivo para todos aquellos
que están acostumbrados a trabajar en el entorno gráfico de
Microsoft Windows, con él podremos crear textos, almacenarlos
para su posterior tratamiento, imprimirlos, corregirlos usando el
corrector ortográfico incorporado, etc., y todo ello de una manera
rápida y transparente.
Microsoft Word también puede mezclar en un documento textos,
fórmulas matemáticas, imágenes, gráficos, tablas, hojas de cálculo,
etc., y mostrar en pantalla una imagen exacta de cómo va a quedar
impreso dicho documento. Esto es lo que se llama una aplicación
WYSIWYG (What You See Is What You Get) tal como lo ve es como lo
obtendrá. Las aplicaciones WYSIWYG son muy fáciles de aprender y
de utilizar. Debido a que los efectos de cada comando o acción
pueden ser inmediatamente observados en la pantalla, los errores
se detectan de inmediato y de ordinario se pueden eliminar con
una simple acción.
Es también muy fácil realizar pruebas hasta conseguir el efecto
deseado en el documento que se está preparando.
Microsoft Word para Windows de Microsoft es el procesador de
textos más difundido tanto en el mundo de los PCs como en el de
Macintosh.

2. Como acceder a Word, Primera Pantalla,

Barras
Cómo acceder a Microsoft Word
El acceso al software dependerá de cómo se haya efectuado la
instalación del producto, esto es desde el paquete Microsoft Office
o desde un instalador de Microsoft Word, también dependerá de la
versión del software instalado. Esto es, podrá Ud. tener un acceso
directo en su escritorio, o deberá acceder a través de la Secuencia
Inicio, Programas y Microsoft Word, tal como observamos en la
figura siguiente:
La pantalla o Ventana de Microsoft Word

Una vez invocado el programa, observará una pantalla similar a la
siguiente, la cual es nuestro primer contacto con Microsoft Word.

Observamos la misma para familiarizarnos con ella e ir conociendo

sus diferentes áreas o sectores.
Comenzando por la parte superior de la pantalla encontramos:
Barra de Menús:
Al hacer clic sobre cada palabra de esta barra, se despliega un

menú desde el cuál podemos seleccionar una serie de comandos.
Observamos Archivo,, Edición,, Ver , etc. Puede notarse que en
cada opción de menú existe alguna de las letras subrayadas, lo que
indica que podremos acceder a dicha opción a través de la
selección con el puntero del ratón (mouse) y haciendo clic con el
botón izquierdo. O por la combinación de la presión de la tecla Alt
y la letra subrayada al mismo tiempo. A esta indicación la
denotaremos en adelante como Alt+A en el ejemplo de la opción
de menú Archivo .
Vamos a probarlo: Haga clic sobre la palabra Archivo y observe el
menú de comandos desplegado.
Desplace el puntero del ratón por este menú, sin hacer clic, y
observe como los distintos comandos se resaltan en vídeo inverso.
observe como los distintos comandos se resaltan en vídeo inverso.
Esto generalmente es letras blancas sobre fondo oscuro.
Haga clic de nuevo sobre la palabra Archivo para cerrarlo o clic
sobre el Area de Edición de Texto.
A partir de ahora llamaremos a cada palabra de esta barra menú,
así hablaremos del menú Archivo o del menú Herramientas...
En Microsoft Word, como en otras aplicaciones que se ejecutan
sobre Microsoft Windows, se utilizan las llamadas barras de
herramientas, en algunos casos Cajas de Herramientas, para una
mayor rapidez a la hora de seleccionar comandos, hay muchas de
estas barras disponibles, nosotros las iremos conociendo poco a
poco.
Si pasamos el puntero del ratón por los botones de una barra se
nos mostrará una etiqueta describiendo su función.

3. Barras de Herramientas
La primera barra de herramientas es la barra Estándar:
Se encuentra justo debajo de la Barra de Menús. Desde aquí

podremos acceder a comandos como Nuevo, Abrir, Guardar...
Cada uno de los iconos, trata de describir visualmente la actividad
que se desarrollará, preste atención a los mismos ya que muchos
de ellos se repiten en la mayoría de las utilidades del paquete
Office y en otros software de gestión o aplicación que se ejecute
sobre los entornos gráficos de Microsoft Windows u otros entornos
similares, tales como los presentados por Unix, Linux, OS etc.
Barra de herramientas de Formato

Esta debajo de la anterior y es una de las más usadas. Desde ella
podremos acceder a comandos como Negrita, Cursiva, Subrayado...
Vamos a describir ahora los componentes de la ventana de
documento:
Área de Texto : En esta zona es donde iremos escribiendo nuestro
documento. Area blanca central.
La Regla :
La regla nos muestra los valores de los márgenes y las tabulaciones

actuales y nos permite cambiarlos, además agrega los sangrados
del documento.
Barras de Desplazamiento :
Nos permiten desplazar el documento tanto horizontal como
verticalmente. La barra de desplazamiento horizontal se encuentra
en la parte inferior y la vertical en la parte derecha de la ventana de
documento.

Barra de Estado :
Se encuentra situada en la parte inferior y muestra información

acerca del documento, concretamente y de izquierda a derecha:
página actual · sección · página actual / total de páginas · distancia
desde el extremo superior de la página al punto de inserción ·
número de línea · número de columna. Luego hay una zona a la
derecha que muestra distintos indicadores, que pueden estar
activados (color negro) o desactivados (atenuados).
Bueno, hasta aquí llega este primer contacto con Microsoft Word.
Vamos a salir del programa, como no hemos escrito ningún texto
no tenemos que grabar nada.

4. Primer Texto en Word

Ahora vamos a empezar a escribir nuestro primer Texto
Ingrese a Microsoft Word de igual forma que lo visto con
anterioridad. Notará que el cursor del puntero de ratón se ubica en
el Area de Texto cual un segmento vertical a la espera del ingreso
de datos.
Comencemos entonces...
Escriba el siguiente texto con las indicaciones que se indican: (El
texto a escribir es el que se observa en cursiva, mientras que las
órdenes están en negrita).
Sistemas Operativos
Pulse la tecla Intro
Los Sistemas Operativos pueden identificarse de diferentes formas,
acorde a la cantidad de usuarios que pueden conectarse al mismo
o por la cantidad de procesos que puede ejecutar, en virtud de ello
se los denota como Monoususario o Multiusuario y como
Monotarea y Multitarea.
Muchas Tecnologías y funcionalidades nuevas, junto con la
correspondiente adaptación del hardware a estas tecnologías, están
dando paso al ordenador del próximo milenio.
Al finalizar de escribir el texto, el cursor se encontrará al final del
texto. Ahora comenzaremos a movernos por el mismo.
Moviéndonos por el Texto
En este apartado vamos a aprender a desplazarnos por el texto,
para ello utilizaremos:
· Las teclas Inicio y Fin, para llevar el cursor al principio o al final
de la frase.

· Las teclas de flechas o desplazamiento, para movernos por el
texto.
· Las teclas Control+Inicio, para ir al principio del documento.
· Las teclas Control+Fin, para ir al final del documento.
Recuerde que la identificación de teclas con un signo + (Por
ejemplo Control+Fin) indica que las teclas deben pulsarse al
mismo tiempo. Antes de comenzar, identifique de forma precisa en
el teclado las teclas de desplazamiento.
Para ir al inicio de la frase donde se encuentra el cursor: Pulse la
tecla Inicio. Note que el cursor se desplaza al comienzo del
renglón, hacia la izquierda.
Para ir al final de la frase o renglón donde se encuentra el cursor:
Pulse la tecla Fin.
Podemos movernos libremente por el documento con las teclas de
flechas:
Pulse 8 veces la Flecha Izquierda.
Pulse 4 veces la Flecha Arriba.
Pulse 5 veces la Flecha Derecha.
Pulse 2 veces la Flecha Abajo.
Recuerde que todas estas acciones pueden hacerse directamente
con el ratón desplazando el puntero hasta la ubicación deseada.
Borrado de Texto
Para borrar uno o varios caracteres haremos uso de dos teclas
básicas:
· La tecla Supr (Del) borra el carácter situado a la derecha del
cursor.
· La tecla Retroceso borra el carácter situado a la izquierda del
cursor.
Ahora vamos a ver como borrar una palabra completa sin
necesidad de hacerlo carácter a carácter, para ello usaremos una
nueva combinación de teclas:

Control+Supr Elimina completamente la palabra situada a la
derecha del cursor.
Control+Retroceso Elimina completamente la palabra situada a la
izquierda del cursor.
Vamos a probarlo borrando la última palabra del texto:
Sitúe el cursor en le 'm' de la palabra 'milenio', usando las teclas de
flechas. Pulse Control+Supr
La palabra ha desaparecido completamente. Aprovechando esto
vamos a ver como Microsoft Word puede recuperar palabras que
hayamos borrado accidentalmente.
Haga clic en el menú Edición , haga clic en Deshacer Escritura, La
palabra aparece nuevamente. Observe que la opción de menú que
acaba de utilizar está precedida por un ícono. Identifique al mismo
en alguna de las barras de herramientas. ¿En cuál se encuentra?.
Observará que también presenta la combinación de teclas que
efectuará la misma acción sin necesidad de entrar al menú. Borre
nuevamente la palabra y deshaga la acción presionando Ctrl+Z. (En
estos casos la Z puede ser mayúscula o minúscula). Recuerde que
como el texto se introduce a partir de la posición del punto de
inserción si olvidamos escribir algo simplemente se ubica el cursor
en la posición adecuada y se ingresa el agregado. De la misma
forma si se desea eliminar texto. Otra forma de borrar es a partir
del uso del mouse, para ello deberá "pintar" o seleccionar la
palabra a eliminar. La selección se logra de la siguiente manera:
Forma 1: Posicione el cursor sobre la palabra y realice un doble
clic. Luego presione la tecla Supr o Retroceso. Se logrará el mismo
efecto.
Forma 2: Sólo cambia la técnica de selección. Posicione el cursor al
comienzo o final de la palabra a eliminar o borrar y luego con el
botón izquierdo del mouse oprimido desplácelo hacia izquierda o
derecha cubriendo la palabra. Luego presione la tecla Supr o
Retroceso.
Algunos conceptos que debemos Conocer Microsoft Word es
capaz de reconocer distintos elementos en el texto como los
siguientes:
Caracteres: el mínimo elemento dentro de un texto. Es todo

símbolo ya sea letra, número, signo, etc.
Palabras: Microsoft Word reconoce las palabras como
combinaciones de letras y números separadas entre si por
espacios, tabulaciones o símbolos de puntuación o matemáticos.
Párrafos: un párrafo es toda combinación de caracteres que se
encuentra entre dos pulsaciones de la tecla ENTER. Siempre que se
pulsa ENTER se crea un párrafo nuevo que esta vacío, es decir una
línea en blanco. Al pulsar ENTER Microsoft Word inserta un símbolo
llamado Salto de Párrafo y que normalmente es invisible (se puede
hacer visible con el comandoHerramientas - Opciones , activado
la opción Marca de párrafo en la ficha Ver o haciendo clic sobre el
icono correspondiente en la Barra de Herramientas Estándar).
Secciones: una sección es toda porción de un documento que tiene
el mismo diseño para las páginas. En forma predeterminada todo
documento nuevo tiene una sola sección y para crear nuevas se
deben insertar saltos de sección. Más adelante en el curso se
vuelve sobre este concepto.
Debemos tener suficientemente claros estos conceptos en virtud
que los utilizaremos permanentemente.

5. Grabando documentos
Vamos a terminar este tema, pero antes deberemos guardar el

texto para no perderlo: Haga clic en el menú Archivo , haga clic en
Guardar como... Se nos presenta una ventana en pantalla en donde
distinguimos las siguientes zonas:
Describiremos ahora el significado de lo que estamos observando:

Guardar en: Aquí indicamos la carpeta en donde quedará
archivado el documento, por defecto aparece la carpeta Mis
Documentos, pero podemos elegir cualquier otra. En este curso
guardaremos todas las prácticas y ejercicios en dicha carpeta, por
lo que no habrá que cambiar nada.
Nombre de archivo: Aquí indicamos el nombre con el que se
grabará el documento, al que acabamos de escribir lo llamaremos
"Ejercicio Nro 1"
Guardar como tipo: Aquí indicamos el formato con el que se
grabará el documento, por defecto aparece Documento de
Microsoft Word (*.doc), que es le formato de Microsoft Word, pero
podemos elegir otros. En este caso y mientras no se diga lo
contrario no lo cambiaremos, continuemos.
Escriba Ejercicio Nro 1 en la casilla Nombre de archivo: Haga clic
Escriba Ejercicio Nro 1 en la casilla Nombre de archivo: Haga clic
en el botón Guardar, el texto ha quedado archivado en el disco
para un uso futuro. Tenga en cuenta que:
SI NO GRABA EL DOCUMENTO LUEGO NO LO PODRÁ

RECUPERAR
Salgamos de Microsoft Word: Haga clic en el menú Archivo Haga

clic en Salir.
Acabamos de grabar nuestro primer archivo y documento.
Observación: Siempre que abra Microsoft Word le generará un
documento en blanco.
Siempre que tenga un documento abierto, si intenta salir del
programa se le preguntará que desea hacer con las modificaciones
a dicho documento:
Recuperar un Documento
Entre en Microsoft Word de la forma que usted ya sabe. Ahora
vamos a ver como podemos recuperarlo:
Haga clic en el menú Archivo , haga clic en la opción Abrir.

Otra forma de acceder es a través de la combinación de teclas

Control+A o por el icono de Abrir, segundo en la barra de
Herramientas Estándar. En pantalla vemos un recuadro que nos
parecerá familiar, ya que es prácticamente idéntico al de la opción
Guardar. El nombre del archivo a recuperar lo teclearemos en el
recuadro etiquetado como Nombre de Archivo:, aunque también
podemos seleccionarlo con el ratón.
Como recordará la carpeta donde guardamos nuestro primer
documento es Mis Documentos, que también es la carpeta que
aparece por defecto en Abrir. En el recuadro del centro aparece un
lista con los documentos que hemos grabado en esa carpeta, por lo
que solo tendremos que seleccionar el nuestro.
Haga clic en el botón Abrir. En pantalla aparecerá el documento tal
como lo grabamos.

6. Diferentes formas de ver un Documento

Diferentes formas de ver un Documento:
Normal: En Microsoft Word, la vista Normal es la vista

predeterminada, que se utiliza para escribir,
modificar y dar formato al texto. La vista Normal muestra el
formato del texto pero simplifica el diseño de la página, de forma
que se puede escribir y modificar rápidamente. En este modo no es
posible ver la zona de márgenes por lo cual no se puede ver en el
mismo los encabezados de página ni los pie de página. El
documento no se ve tal como se imprimirá. Si un documento se
presenta en otra vista, puede pasar a la vista Normal haciendo clic
en Normal en el menú Ver.
Diseño en Pantalla: La vista Diseño en pantalla, una nueva
característica de Microsoft Word, optimiza el diseño con el fin de
hacer que la lectura en pantalla resulte más sencilla. El texto
aparece más grande y se ajusta en la ventana, en vez de mostrarse
como realmente se imprime. De forma predeterminada, la vista
Diseño en pantalla incorpora un panel de desplazamiento que se

puede cambiar de tamaño, denominado Mapa del documento, que
muestra el esquema de la estructura del documento. Al hacer clic
en un tema del esquema del documento, se puede saltar
inmediatamente a esa parte del documento. Para pasar a la vista
Diseño en pantalla, haga clic en Diseño en pantalla en el menú Ver.
Diseño de Página: La vista Diseño de página muestra la forma en
que los objetos aparecerán en la página impresa. Esta vista resulta
útil para modificar los encabezados y los pies de página, ajustar
los márgenes y trabajar con columnas, objetos de dibujo y marcos.
Para pasar a la vista Diseño de página, haga clic en Diseño de
página en el menú Ver.
Esquema: La vista Esquema permite ver fácilmente la estructura de
un documento y mover, copiar y
reorganizar texto arrastrando títulos. En la vista Esquema se puede
contraer un documento para ver solamente los títulos principales o
se puede expandir para ver el documento completo. Para pasar a la
vista Esquema, haga clic en Esquema del menú Ver.
Documento Maestro: Los documentos maestros permiten
organizar y modificar un documento largo de una forma más
sencilla, como por ejemplo un informe con varias partes o un libro
con capítulos. Utilice la vista Documento maestro para agrupar
varios documentos de Microsoft Word en un documento maestro.
De este modo, se pueden realizar cambios en un documento largo,
como agregar un índice o una tabla de contenido o crear
referencias cruzadas, sin tener que abrir cada uno de los
documentos individuales. Para pasar a la vista Documento maestro,
haga clic en Documento maestro del menú Ver.

7. Vista Preliminar
La Vista preliminar presenta varias páginas de un documento en
tamaño reducido.
En esta vista se puede revisar el diseño del documento y hacer los
cambios necesarios antes
de imprimir.
Con el documento abierto. Si no es así ábralo, ahora para pasar a la
Vista preliminar, haga clic en el botón Vista preliminar de la barra
de herramientas Estándar o en la barra de menú Archivo , Vista
Preliminar .
Opciones que se presentan en la barra Vista preliminar.

Imprimir: imprime al archivo activo o a los elementos
seleccionados. Para seleccionar las opciones de impresión haga clic
en Imprimir, en el Archivo .
Aumentar: aumenta un documento en la vista preliminar para
facilitar la lectura. Haga clic sobre el botón y a continuación,
cuando el puntero del mouse (ratón) cambie a una lupa, haga clic
en el documento para aumentar o reducir. El aumento de una
página no afecta el tamaño de impresión.
Una página: gradúa la vista de modificación de modo que pueda
ver toda la página en pantalla.
Varias Páginas: muestra 2 o + páginas en pantalla en vista previa.
Haga clic sobre el botón y, a continuación, arrastre para seleccionar
el n° de páginas que desee mostrar.
Zoom: escriba una variación entre el 10 y el 200 porciento para
aumentar y reducir la presentación del documento activo.
Ver Regla: muestra u oculta las reglas, que puede utilizar para
configurar el tamaño de las páginas, etc.
Reducir hasta Ajustar: reduce un documento para evitar que una

pequeña parte de un documento pase a otra página.
Pantalla Completa: oculta la mayoria de los elementos de pantalla
para que puedo ver más partes del documento. Para volver a la
vista anterior, haga un clic sobre cerrar o el botón Pantalla Completa
Cerrar: sale de la presentación Vista Preliminar y vuelve a la vista
de edición anterior.
Ayuda sencible al Contexto: con esta opción realizando un clic
sobre un objeto, muestra una breve descripción de la acción que
cumple.

8. Menu Archivo
Revisemos el menú Archivo : Toda aplicación Windows dispone
de un menú Archivo el cual contiene las opciones para manipular
archivos. Recuerde que la diferencia con otras aplicaciones podrá
encontrarla sólo en la inclusión de otras opciones propias de la
aplicación.
Crear un documento Nuevo

Archivo - Nuevo... crea un documento nuevo en blanco y lo coloca
en una nueva ventana de documento que abre para tal fin.
Microsoft Word es capaz de tener abierto más de un archivo al
mismo tiempo y la cantidad sólo depende de la capacidad de
memoria que tenga instalada la
computadora. En el cuadro de diálogo Archivo - Nuevo... se opta
por crear un documento o una plantilla. Una plantilla es el
esqueleto de un documento en la cual se guarda información que
se desea usar como predeterminada. Por ejemplo una nota que
siempre tiene la misma forma, puede escribirse lo que siempre se
repite, definir márgenes, etc. y almacenarla como una plantilla. Los

documentos basados en una misma plantilla tendrán la misma
forma general. Para abrir un documento basado en la plantilla
normal simplemente escogemos Archivo - Nuevo... y hacemos clic
en el botón Aceptar del cuadro de diálogo.
También se puede usar en la barra de herramientas Estándar,
ubique el icono (Nuevo) y ejecute un clic sobre él. Le abrirá un
nuevo documento.
La lista del menú Archivo muestra en su parte inferior la lista de
los últimos cuatro archivos que se han abierto (cuatro en forma
predeterminada, se puede cambiar la cantidad con el comando Herramienta
Herramientas - Opciones ficha General ). Se puede abrir uno de
estos archivos haciendo clic en su nombre sin necesidad de usar el
comando Archivo - Abrir .
Cuando se abre un archivo el mismo se ubica en una nueva
ventana. Si ya había archivos abiertos los mismos permanecen sin
modificaciones. De esta forma cada archivo abierto se encontrará
en un ventana de documento distinta.
Ventanas de Documento
De todas las ventanas de documento abiertas sólo una será la
ventana actual en un determinado momento. Cuando la ventana de
documento activa se encuentra maximizada las demás no se verán.
Si se desea cambiar la ventana activa se dispone de varias
alternativas: Usar la combinación de teclas CTRL+F6, cambia
secuencialmente entre las diferentes ventanas abiertas.
Restaurar el tamaño de la ventana actual y hacer clic sobre la
ventana que interese.
Usar el menú Ventana y hacer clic sobre el nombre del documento
que interese en la parte inferior de la lista del menú.
También se puede usar Ventana - Organizar todo: para ver al
mismo tiempo todas las ventanas de los documentos abiertos al
momento. Si hay muchos doc. abiertos cada ventana se verá muy
pequeña.
Cerrar un Archivo
Se usa el comando Archivo - Cerrar para cerrar un documento, es
Se usa el comando Archivo - Cerrar para cerrar un documento, es
decir eliminar el archivo que lo contiene de la memoria RAM de la
computadora. Note que el archivo se descarga de la memoria pero
el mismo permanece almacenado en el disco en que se encuentre
(disco rígido, disquete, etc.). Cuando ya no se trabaja con un
archivo conviene cerrar para liberar memoria de la computadora. El
tener demasiados archivos abiertos hace que la máquina se
comporte en forma lenta. Si se ha modificado el archivo, antes de
cerrarlo le presentará el cuadro de la izquierda. En la figura vemos
que podemos grabar o no los cambios realizados en el documento.
Si pulsamos el botón Cancelar, volvemos nuevamente a la edición
del texto. Recuerde que si responde No, estará negando que se
graben las modificaciones por Ud. realizadas y luego que Cierre no
podrá recuperarlas.
Para probar las acciones, en su documento, acceda a Archivo -
Cerrar y luego cancele la operación.
Almacenar un archivo en Disco
Almacenar un archivo es hacer el proceso inverso a abrirlo. Al
almacenar estamos poniendo en un disco la copia del archivo que
estuvimos modificando en la memoria de la computadora. Este
proceso se realiza a través de uno de estos comandos: Archivo
-Guardar o Archivo - Guardar como...
En los casos que en Guardar como Tipo: Este escrito Documento de
Microsoft Word el documento se grabará con extensión DOC.
Archivo - Guardar: almacena el documento en disco usando el
mismo nombre que el mismo tenía y ubicándolo en el mismo lugar
en el que se encontraba (unidad de discos y directorio). El
documento que se graba es el que está en la ventana actual.
Microsoft Word no despliega ningún cuadro.
Archivo - Guardar como...: abre un cuadro de diálogo, figura
página 5. En el mismo podemos elegir un nombre para el archivo y
escoger la unidad de discos y el directorio en el cual se almacenará
el mismo. Además es posible almacenar el archivo con el formato
de otro tipo de procesador de textos. El documento que se graba
es el que se encuentra en la ventana activa. Cuando un documento
aún no se ha grabado por primera vez, aunque se elija el comando
Archivo - Guardar se activa Archivo - Guardar como . Esto se
debe a que Microsoft Word no sabe que nombre poner al archivo ni
donde almacenarlo.


9. Edición de Texto
En la guía anterior se vio como insertar y corregir texto en un
documento. A este texto se le debe dar forma para realzar su
presentación, ej. poner caracteres en negritas o subrayados,
centrar títulos, destacar textos reencuadrándolos, etc. Esta es la
actividad más asiduamente utilizada cuando estamos trabajando
con Microsoft Word. Todas estas tareas se realizan a través de
comandos que se encuentran en el menú
Formato . Además muchos de estos comandos y sus opciones
tienen claves rápidas del teclado, botones en la barra de
herramientas o se presentan cuando se activa el menú contextual.
Microsoft Word es una aplicación plenamente integrada en estos
sistemas operativos. Una de estas
características es el menú contextual, que se abre cuando se hace
un clic con el botón derecho del ratón sobre un determinado
elemento de la pantalla. Ya lo hemos visto con anterioridad. Los
distintos comandos de Formato se pueden aplicar antes o después
de escribir un texto. Si se elige el formato antes, al tipear el texto el
mismo ingresará ya con "las formas" designadas.
Es importante tener presente que ámbito de aplicación tiene un
determinado comando de Formato para que se aplique el mismo al
elemento deseado y no a otro. Siempre antes de aplicar un formato
debe tenerse presente donde está ubicado el punto de inserción, o
si se debe señalar texto. De esta forma se puede distinguir entre
comandos que se aplican a:
Caracteres: Formato - Fuente , Formato - Cambiar Mayúsculas
y minúsculas... .
Formato - Fuente se puede usar antes o después de tipear o
escribir el texto. Formato - Cambiar Mayúsculas y minúsculas... .
se aplica solo a texto ya escrito. Si se desea cambiar el formato de
caracteres que ya están tipeados, se debe señalar o marcar a los
mismos.
Párrafos: para aplicar un comando que afecta a un párrafo no hace

falta seleccionar todo el texto del mismo sino solamente ubicar el
punto de inserción dentro del párrafo, esto significa que podrá
ubicar el punto de inserción al principio, al final o en cualquiera de
las palabras o caracteres que pertenecen al párrafo. En caso de
desear modificar formatos de varios párrafos consecutivos de una
sola vez, si es necesario, señalar todos los párrafos que se desee
modificar. Cuando se termina de escribir un párrafo y se pulsa
Intro para generar uno nuevo a partir de éste, el nuevo párrafo
hereda todos los formatos de aquel que le dio origen. Es decir su
forma es exactamente la misma. Entre los comandos que afectan a
párrafos están:Formato - Párrafo , Formato -Tabulaciones ,
Formato - Bordes y Sombreados , Formato - Letra Capital ,
Formato - Numeración y viñetas . Cada párrafo termina en el
símbolo de salto de párrafo, el cual normalmente no se ve (está
oculto), para que se vea se usa el comando Herramientas -
Opciones ficha Ver. En este símbolo de fin de párrafo se guardan
todos los formatos del mismo por lo cual se debe tener cuidado de
no borrarlo accidentalmente.
Sección : la definición de sección la veremos en la próxima guía.
Comandos que afectan la sección: Formato - Columnas...
Todo el documento : comandos Formato - Estilo... , Formato -
Numeración de títulos ,
Formato - Autoformato . Algunos de estos comandos también
pueden modificar la plantilla que dio origen al documento.
Repasando entonces, podemos aplicar formato a un Carácter,
Párrafo, Sección o Todo el Documento.
En cada caso se puede iniciar el texto con el formato deseado o
deberá seleccionarse a que deseamos cambiar el formato.
En la presente guía se abordan los primeros dos grupos es decir
comandos que afectan a caracteres y a párrafos. En el menu Formato
Formato , cuando accedemos se nos despliegan las siguientes
opciones que observamos a la izquierda:
Formato de caracteres
La orden más importante para cambiar la forma de caracteres es Formato - F
Formato - Fuente.. .
Siempre se debe asociar la palabra fuente con caracteres en las

distintas aplicaciones Windows. Fuente significa familia de
caracteres. Al activar el comando se abre el cuadro de diálogo que
se ve en la figura:
El mismo presenta tres fichas: Fuente, Espacio entre caracteres y Efectos d

Efectos de texto. Se puede activar el comando desde la barra de
menú o activando el menú contextual, señalando o marcando el
texto a modificar y haciendo sobre él clic derecho.
Opciones de la ficha Fuente :
Fuente: en esta lista se opta por el tipo de letras a aplicar. En la
misma se ve el listado de fuentes disponibles.
Estilo de la fuente: en este cuadro se seleccionan efectos como
negrita o cursiva (itálica) o la combinación de ambos.
Tamaño: tamaños disponibles para la fuente seleccionada. Los
números representan la medida en una unidad llamada punto, 1
punto = 1/72 pulgadas o sea 1 punto = 0,34 milímetros. El
tamaño habitual de las impresoras matriciales es 10 o 12 puntos.
Un número mayor genera una letra más grande de lo habitual y
uno más chico un tamaño menor. El tamaño del carácter es su
altura, más grande significa más alto. El ancho se ajusta
automáticamente en forma proporcional y depende de la fuente
escogida.
Subrayado: se disponen de nueve tipos de subrayados: sencillo,
solo palabras, doble , punteado, grueso, raya, punto raya, punto
punto raya y onda.

Color: fija el color del texto. Para ver texto en color en pantalla es
necesario un monitor en colores. Para imprimir en color es
necesaria una impresora capaz de hacerlo.
Efectos: permite activar otros efectos al tipo de letra, por ej. índice
o subíndice, etc.
El botón Predeterminar almacena las opciones escogidas en la
plantilla de forma tal que cuando se comience un documento
nuevo las mismas ya estén activas.
En lugar de recurrir al comando Formato - Fuente...
por ej. aplicar negritas (N), cursiva (K) y subrayado (S) o
cambiar la fuente o su tamaño. También se dispone de
combinaciones de teclas para aplicar formato de fuente, ej.:
CTRL+N para negrita, CTRL+S para subrayado, CTRL+K para
cursiva. Se puede obtener una lista completa de las claves
rápidas en la ayuda del programa.
En definitiva podemos modificar el formato de caracteres de
cuatro formas:
1) Accediendo al comando Formato - Fuente... desde la
barra de menú.
2) Accediendo a Formato - Fuentes desde el menú
contextual.
3) Usando botones de la barra de herramientas.
4) Aplicando claves rápidas desde el teclado.
Otro comando aplicable a caracteres es Formato - Cambiar
mayúsculas y minúsculas. A diferencia de Formato Fuente...
éste solo se puede aplicar a texto ya tipeado. En su cuadro de
diálogo podemos escoger entre las opciones que muestra la
figura, las cuales no requieren mayor explicación. El mismo
efecto que logra el comando se logra usando la combinación de
teclas SHIFT+F3.
Definir paradas de tabulación

Las paradas del tabulador se establecen usando Formato -

Tabulaciones... . En el cuadro de diálogo se observan las
siguientes opciones:
Posición: aquí se ingresa la posición la parada (en cm contados
desde el margen izquierdo). Debajo en la lista aparecen las
paradas definidas para el párrafo seleccionado.
Alineación: determina como se alinea el texto respecto de la
parada.
Relleno: fija el carácter que se usará para rellenar el espacio
vacío a la izquierda de la parada.
Tabulaciones predeterminadas: establece las paradas
predeterminadas que usa Microsoft Word cuando no se definan
las mismas con Formato - Tabulaciones .
Para definir paradas de tabulación se selecciona el párrafo al
que se le aplicarán y se invoca al comando. En el cuadro de
diálogo se escribe la medida en el cuadro Posición, se elige la
alineación y el relleno y luego clic en el botón Fijar. Para definir
varias paradas se repite esta operación, luego de fijar todas se
hace clic en el botón Aceptar.
Para eliminar un parada se señala su posición en la lista y se
hace clic en el botón Eliminar. Para eliminar todas las paradas
se usa el botón Eliminar todas.
Se pueden definir paradas de tabulación haciendo clic con el
mouse sobre la regla en el lugar escogido sin recurrir al
comando. A la izquierda de la regla hay un botón que muestra
la alineación de parada a usar, haciendo clic sobre el mismo se
la cambia, luego clic sobre la regla y la parada queda definida.
Se pueden arrastrar las paradas sobre la regla para cambiarlas
de lugar. Moviendo una parada fuera de la hoja se la elimina.

10. Enumeraciones
Se pueden crear fácilmente párrafos enumerados o con un símbolo
a su izquierda usando el comando Formato - Numeración y
viñetas... . Su cuadro de diálogo tiene tres fichas:
Viñetas : aplica un carácter al párrafo formateado tal como lo

presentan los párrafos de esta enumeración. Tal carácter no se
puede borrar como los demás sino que es parte del formato del
párrafo (como los bordes), la forma de sacarlo es eliminando el
formato de viñetas.
Números : numera en forma automática los párrafos
seleccionados. Los ejercicios y las preguntas de la
presente guía están numerados aplicando este formato. Cuando se
genera un nuevo párrafo formateado de esta forma el nuevo
también se
encuentra numerado con el número correspondiente. Si se elimina
un párrafo de la lista numerada, los que le siguen acomodan
automáticamente su numeración.
Esquema numerado : similar a los dos anteriores pero aplica
numeraciones en distintos niveles de acuerdo a temas y subtemas.
En los distintos niveles se pueden usar números y/o viñetas.

Las tres fichas disponen de 8 opciones predeterminadas para

aplicar el formato de forma rápida. Además también se dispone en
los tres casos de un botón Personalizar... con el cual se accede a
otro cuadro de
diálogo, con el cual se puede ajustar la presentación de las viñetas,
números o el Esquema numerado de acuerdo a las preferencias. De
esta forma según el caso podemos elegir la viñeta o el tipo de
numeración,
además para numeraciones se puede colocar un texto antes y/o
después del número. Para todos los casos se puede ajustar las
distintas distancias observando en el cuadro Muestra como va
quedando el formato a aplicar.
En la barra de herramientas Formato, dispone de 4 botones
relacionados con este comando: botón Números y botón Viñetas
ambos aplican el formato correspondiente de acuerdo a la última
opción elegida desde el comando.
Los botones Aumentar sangría y Reducir sangría, aumentan o
reducen la sangría izquierda del párrafo en una tabulación
predeterminada (el valor de la tabulación predeterminada se fija
con Formato - Tabulaciones... ). Si al párrafo seleccionado se le
ha aplicado Formato - Numeración y viñetas... con una opción de Esquem
Esquema numerado, al usar el botón Aumentar sangría se reduce
el nivel del mismo (pasa de tema a subtema), y al usar el botón
Reducir sangría se aumenta su nivel (pasa de subtema a tema).

11. Deshacer Errores

En cualquier momento se puede dar marcha atrás en el trabajo si
se cometió un error o simplemente si se cambia de idea. Con Edición - Desh
Edición - Deshacer se deja sin efecto la última acción realizada,
sea lo que haya sido: borrar texto, aplicar un determinado formato,
etc. CTRL+Z es la clave rápida de Edición - Deshacer . De la
misma forma se puede repetir la última acción a través de Edición
- Repetir , clave rápida CTRL+Y.
Además en la Barra de Herramientas Estandar se dispone del botón
Deshacer.
Este presenta una lista desplegable con las últimas 100 acciones
realizadas siendo la última la que aparece en primer lugar en la
lista. De esta forma seleccionando en la lista se puede elegir hasta
qué acción deshacer.
Al lado del botón Deshacer se encuentra el botón Rehacer, el cual
invierte la acción del primero.

12. Conceptos Teóricos

Sección de un documento
Una sección es la porción de un documento que mantiene los
mismos parámetros de impresión en todas sus páginas, por
ejemplo tipo de hoja, márgenes, numeración, número de columnas,
etc. Cuando Microsoft Word comienza un documento nuevo el
mismo contiene solamente una sola sección ya que todos los
parámetros de impresión son los mismos. Si se desea que alguno
de parámetros mencionados cambie a lo largo del documento será
necesario insertar un salto de sección en el lugar que se quiere
provocar el cambio. De esta forma se generan dos secciones a las
cuales se les pueden asignar distintos formatos. El documento
puede contener varias secciones de acuerdo a las necesidades.
En la línea de estado Microsoft Word informa en que sección está
ubicado el punto de inserción. A cada una de las secciones así
definidas luego se le determina el parámetro deseado. Algunos
comandos insertan en forma automática el salto de sección.
Aquellos comandos que modifican la sección insertando un salto
en forma automática incluyen en su cuadro de diálogo una lista
desplegable llamada Aplicar a: (con las opciones A todo el
documento y De aquí en adelante, ver figura de cuadro de diálogo
comando Archivo - Configurar página... ). Si se elige Todo el
documento los cambios adoptados se aplicarán al mismo y no se
inserta salto de sección, en cambio si se elige De aquí en adelante
en la posición del punto de inserción se inserta un salto de sección
quedando el documento
dividido en dos secciones. A partir del salto se aplican las
modificaciones y antes del mismo quedan los valores que estaban.
En presentación Normal se pueden ver los saltos de sección, no así
en presentación Diseño de página si bien en esta última se
pueden apreciar los efectos que el salto provoca.
Tipo de Hoja y Márgenes
Con el comando Archivo - Configurar página... se determina el
tipo de papel a usar, los márgenes, etc.

El mismo presenta un cuadro de diálogo con cuatro fichas como el

que se ve en la figura. Como se mencionó, todas las fichas del
cuadro disponen de una lista desplegable Aplicar a:. En la figura se
puede observar las opciones disponibles. En todas las fichas hay
un cuadro Vista previa con un pequeño dibujo mostrando como
quedará el trabajo con las opciones elegidas.
También todas las fichas disponen de un botón Predeterminar... el
cual transforma a los
valores escogidos en los preestablecidos.
En la ficha Márgenes se determinan los cuatro márgenes de la hoja
a usar, cuanto espacio se dejará para la encuadernación y además
las distancias desde el borde correspondiente a los rótulos
(encabezado o pié de página). La opción Páginas paralelas
se activa para diseñar trabajos a imprimirse en doble faz.
La ficha Tamaño del Papel tiene las opciones para elegir el tipo de
papel a usar, se puede escoger entre tamaños comerciales
preestablecidos, o señalar Tamaño personal al final de la lista y
fijar el ancho y largo correspondiente. Además se puede optar por
usar la hoja en forma vertical u horizontal.
En la ficha Fuente del Papel se establece de donde debe tomar el
papel la impresora. Obviamente las
opciones que aquí aparecen dependen de la impresora que se este
usando.
Finalmente la ficha Diseño establece como comenzará una nueva

sección (opciones: continua, en la misma página; página, inserta un
salto de página con el salto de sección; página par y página impar
se usan en impresiones a doble faz, par equivale a izquierda e
impar a derecha). En las presentaciones Diseño de página y Vista
preliminar se puede apreciar, de acuerdo al zoom, la zona de
márgenes.

13. Menu Insertar

Insertar Saltos de Sección
Como se mencionó al comienzo de la presente guía, una sección es
parte de un documento en la que se establecen determinadas
opciones de formato de página. Puede crear una nueva sección
cuando desee cambiar propiedades como la numeración de líneas,
el número de columnas o los encabezados y pies de página.
Mientras no se inserten saltos de sección, Microsoft Word
considerará el documento. como una sola sección.
Se pueden insertar saltos de sección en forma manual usando el
comando Insertar - Salto... .
En el cuadro de diálogo del comando (figura) se aprecia que se

pueden insertar saltos de página, de columna o de sección y en
este último caso se elige el tipo de salto. Antes de insertar un salto
de sección conviene ajustar todos los parámetros que serán
comunes a todas las secciones de esta forma se fijan solo una vez,
en caso
contrario luego se deberán fijar para cada una de las secciones.
Tipos de saltos de sección:

Números de Página
Es posible numerar automáticamente las páginas a través del
comando Insertar - Números de página... .
Con el mismo se determina en que posición de la hoja se imprimirá
el número y si se debe imprimir en la primer página.
Con el botón Formato se despliega el cuadro con el cual se ajusta la

forma en la cual se comportará la numeración.
En lista Formato del número se puede optar entre números
arábigos (1, 2, 3, etc.), romanos (I, II, III, IV, etc.). El ámbito de
aplicación del comando es la sección por lo tanto si todo el
documento tendrá el mismo tipo de numeración de páginas
conviene determinar la numeración antes de dividir al mismo en
secciones. o letras (a, b, c, etc.). Hay casos en los cuales se desea
que distintas partes del documento tengan distintos tipo de
numeración; para lograr esto se divide el documento en secciones y
luego para cada una se define el tipo de numeración elegido.
Dentro del cuadro de Formato del número de página se fija que la
misma continúe la numeración de la sección anterior o comience
en un número determinado.

Usar Rótulos
Un rótulo es un elemento que se repite en todas las páginas de una
sección. Si el rótulo se ubica en la parte superior de la página se lo
llama Encabezado, y se denota como Pié de Página cuando se
ubica en la parte inferior de la misma.
Para insertar o modificar rótulos se debe activar la presentación

Diseño de página (en presentación Normal no se pueden ven) y
usar el comando Ver - Encabezado y pie de página . Al activarse
el comando el área de inserción de texto queda inactiva (color
atenuado) y el punto de inserción se ubica en la zona de
Encabezado. Al mismo tiempo se activa la barra de herramientas
Encabezado/pié (figura).
Hecho esto se procede a diseñar el encabezado para lo cual se
puede tipear texto, pegar imágenes, etc. Además a todos los
elementos del mismo se le puede aplicar cualquier formato como si
fuese texto normal. Para intercambiar entre la zona de encabezado
y la de pié de página se usa el primer botón de la barra. Finalizado
el encabezado y/o pié se Microsoft Word. Al hacer clic en el botón Cerrar
Cerrar de la barra de herramientas Encabezado/pie con lo cual
Microsoft Word vuelve a la presentación Diseño de página con el
área de texto activa. La barra Encabezado/pié dispone de un botón
para insertar el número de página en forma automática, así como
también un botón para la fecha del sistema y otro para la hora del
sistema. La posición de los Encabezados y Pies de página se fija
con el comando Archivo - Configurar página... , ficha Márgenes
(ver figura correspondiente). Para el Encabezado se establece a que
distancia del borde superior del papel comienza el mismo. Para el
Pié de página se establece la distancia desde el borde inferior a la
cual termina. En la ficha Diseño de página del mismo comando se
puede establecer que la primera página presente encabezados/pies
distintos de las demás. Lo mismo para páginas pares (izquierdas) e
impares (derechas). De activarse estas opciones se debe ubicar en
el encabezado/pié de cada una de las páginas (primera, primera
par, primera impar) y diseñar los encabezados/pies
correspondientes.

14. Tablas
Las tablas se componen de filas y columnas de celdas que se
pueden rellenar con texto y gráficos. Las tablas pueden utilizarse
para alinear números en columnas y posteriormente ordenarlos y
realizar operaciones con ellos. Las tablas también pueden utilizarse
para organizar texto y gráficos, como por ejemplo, párrafos
paralelos en un documento, curriculum, etc.
Crear Tablas
Para crear una tabla en blanco sencilla, haga clic en el icono
Insertar tabla y arrastre para seleccionar el número de filas y
columnas que desee.
Otra forma de insertar una tabla en un documento es por medio
del menú con los comandos
Tabla - Insertar - Tabla
En la misma se deberá ingresar el número de filas y de columnas

que va a tener la tabla.
Si el campo Ancho de columna fijo: está definido como
Automático, las columnas ocuparán el ancho de la página.
Al apretar el botón Aceptar la tabla quedará insertada en el
documento a partir de la posición de dónde se halle el cursor.
En el mismo cuadro de insertar tabla hay un botón denominado Autoformato
Autoformato... el cual permite darle a la tabla ciertos formatos
Autoformato... el cual permite darle a la tabla ciertos formatos
predefinidos. Dichos formatos se encuentran en una lista y
podemos aplicar el formato a los bordes, sombreado, fuentes,
color y activar el autoajuste de la tabla.
Además se puede resaltar de otra forma o no la fila de los títulos

(la primera), la última fila, la primera y/o la última columna. Si ya
tenemos creada una tabla y se quiere utilizar alguno de los
formatos predefinidos por Microsoft Word, se puede acceder a este
cuadro desde el menú con los comandosTabla - Autoformato de
Tablas... primero deberá tener una tabla donde trabajar.
Cuando definimos una tabla sin aplicarle ningún formato, está se
ve en el documento con líneas de puntos o en un gris tenue.
Estas líneas no se imprimen y se pueden activar y desactivar con el
comando del menú Tabla - Ocultar [Mostrar] líneas de división .
Recuerde que con la vista preliminar se puede ver siempre como se
verá la tabla impresa.

También es posible darle formato a la tabla utilizando las

herramientas de borde y sombreado.
Una vez creada la tabla podemos hacer distintas acciones sobre
ella como combinar dos o más celdas en una, para ello, se marcan
las celdas que se quieren unir y se accede al comando Tabla -
Combinar celdas . También se puede hacer la operación inversa,
es decir, dividir una celda en dos o más filas y columnas con Tabla
- Dividir celdas . Además se pueden insertar y eliminar filas y
columnas.
Marque una columna de su tabla. Esto lo hará ubicándose en la
parte superior de la columna y cuando el cursor cambie a una
flecha haga clic.
Una vez seleccionada la columna insertaremos una nueva columna.
Para ello podremos hacerlo desde el menú contextual o desde la
opción de menú Tabla - Insertar Columnas .
Una vez insertada, elimínela desde el menú contextual o desde la
Barra de menú en la opción Tabla.
Acceda ahora a una columna. Selecciónela y en la opción de menú Tabla - A
Tabla - Alto y ancho de celda defina un ancho de 3 cm. ¿Se
modifica el contenido de la columna en sus diferentes filas?.
Ahora seleccione todas las columnas y en el menú contextual opte
por la distribución
uniforme de las columnas . Esta acción la puedo hacer desde el
menú Tabla .
Ordenar Tablas

Una de las tantas ventajas de poder incorporar tablas en un

documento Microsoft Word, es que se puede ordenar el contenido
de la misma utilizando distintos criterios.
Por ejemplo para tener una lista de elementos, ordenada
alfabéticamente de menor a mayor se deben seguir los siguientes
pasos:
· Crear una tabla
· Ingresar los datos (Apellido y nombre)
· Ejecutar el comando del menú Tabla - Ordenar... y aparecerá
el siguiente cuadro:
En este cuadro se ingresa en el campo Ordenar por cual es la

columna que se utilizará para ordenar la tabla (clave primaria), cual
es el tipo de los datos (Texto, Numérico o Fecha) y en que orden se
quiere ordenar (Ascendente o Descendente). En el caso que hubiere
datos repetidos e la primer columna se podrá utilizar una clase
secundaria y otra terciaria que se completan de la misma forma
que la clave primaria.
Además se puede especificar si la lista tiene encabezado o no para
evitar que los títulos de la primer fila se ordenen como si fuesen
datos en la tabla.
Nota: Si se seleccionar algunas celdas de la tabla, el ordenamiento,
se limitará únicamente al rango de dichas celdas. Si no se
selecciona ninguna celda, el ordenamiento será de toda la tabla.
Para poder ordenar una tabla, el cursor debe estar dentro de la
tabla. Ordenar columnas: al organizar una tabla, todas las
columnas se ordenan en forma solidaria cumpliendo la condición
lógica impuesta. Pero a veces sólo es necesario ordenar una sola
columna y no todas. Si éste es el caso, marque la columna en
columna y no todas. Si éste es el caso, marque la columna en
cuestión y corra el comando Tabla/Ordenar . En el diálogo abierto
pulse el botón Opciones y allí marque la casilla de verificación Ordenar sólo
Ordenar sólo columnas. Así, sólo se modificará la columna
seleccionada.
Convertir texto a Tabla
Esta operación es muy útil cuando se tienen datos de otro
programa o procesador de textos y se quiere armar una tabla con
ellos.
Para hacer esto, marcamos todos los datos y ejecutamos el
comando Tabla - Convertir - Convertir texto en tabla... Se
mostrará un cuadro como el siguiente:
En el mismo habrá que definir cual es el separador que está en el

texto y que Microsoft Word utilizará para crear las columnas.
Pueden ser Párrafos, tabulaciones, comas y cualquier otro carácter.
La opción Ancho de columna y el botón de Autoformato son los
mismo que se mencionaron al comienzo de la presente guía.

15. Impresiones
Impresiones
Las impresiones en Microsoft Word se realizan a través del
comando Archivo - Imprimir... , el cual despliega el cuadro de
diálogo de la figura.
En la lista desplegable Imprimir del mismo se determina si se

imprimirá el documento activo o información relacionada con el
mismo (planilla resumen, estilos, elementos de autotexto, etc.
Estos temas se ven más adelante). En la presente guía solo se
aborda la impresión de documentos. Se puede seleccionar imprimir Todo
Todo el documento, solo la Página actual (es la que contiene el
punto de inserción), algunas Páginas: indicando los números como
muestra el cuadro y también se dispone de la opción Selección con
la cual se imprime texto que haya sido señalado antes de activar el
comando.
En la lista desplegable Imprimir sólo: se opta por imprimir el
intervalo elegido de acuerdo a lo comentado en el párrafo anterior
o solamente las páginas pares o impares del mismo (impresiones a
doble faz).
Cuando se imprimen varias copias de más de una página cada una
se puede activar la opción Intercalar copias. De esta forma la
impresión se hace por copias, es decir no comienza la segunda

copia hasta que no se imprimen todas las páginas de la primera.
Se puede iniciar rápidamente una impresión usando el botón Imprimir
Imprimir situado sobre la barra de herramientas Estándar
Con el mismo la impresión se desarrolla de acuerdo a las opciones

que se encuentren escogidas al momento en el comando Archivo -
Imprimir .
El botón Impresora despliega el cuadro de diálogo con las
impresoras instaladas en el sistema. Debe recordarse que Windows
es el encargado de administrar todo el hardware instalado
incluyendo obviamente a las impresoras, por lo tanto los cambios
efectuado aquí afectarán a las demás aplicaciones Windows
instaladas. La operatoria para cambiar la impresora o su
configuración es la misma que trabajando en el Panel de Control de
Windows. Para instalar una nueva impresora necesariamente se
deberá recurrir al Panel de Control.

16. Manipulación de bloques de Texto

Como en toda aplicación Windows en Microsoft Word se puede
señalar textoy usar los comandos Edición - Cortar para trasladarlo
al portapapeles de Windows (el mismo desaparece del documento)
o el comando Edición - Copiar para colocar una copia de lo
señalado en el portapapeles de Windows (el texto permanece en el
documento). Una vez que se tiene el texto en el portapapeles se
puede usar el comando Edición - Pegar para insertar el mismo en
la posición en la que se encuentre el punto de inserción.
Usando el comando Edición - Cortar ubicando el punto de
inserción en el lugar elegido y luego Edición - Pegar se logra el
efecto de mover el texto seleccionado desde una posición original
a un nuevo destino. En cambio si se usa Edición - Copiar , se
ubica el punto de inserción y luego Edición - Pegar , el efecto
logrado es el de duplicar el texto. Es decir el mismo permanece en
su lugar original y además aparece en el nuevo destino.
Si bien en los párrafos anteriores se habla de "texto" en realidad los
comando mencionados son aplicables a cualquier elemento
presente en un documento Microsoft Word (imágenes, gráficos,
etc.).
Edición - Copiar tiene como clave rápida CTRL+C o CTRL+INS,
para Edición Cortar CTRL+X o CTRL+DEL, y para Edición Pegar
CTRL+V o SHIFT+INS. Otra forma de acceder a los comando es
usando el menú contextual (señalar el texto apuntar con el mouse
y clic derecho). Finalmente en la barra de herramientas Estándar
existe un botón para cada uno de estos comandos: En la
figura se aprecian los botones Cortar, Copiar y Pegar en el mismo
orden en que se los menciona. Además de estas posibilidades
Microsoft Word incorpora la facilidad de poder mover o duplicar
texto con un simple arrastre del mouse. Para esto primero se
señala el texto y luego en lugar de usar los comandos visto
simplemente se apunta con el mouse a lo señalado con el puntero
del mouse y se lo arrastra a su nueva posición, cuando el puntero
esta en el lugar deseado simplemente se suelta el botón. Nótese
que en la base de la flecha del puntero aparece un pequeño

rectángulo punteado, lo cual indica que se está trasladando Texto.
Para copiar texto se procede de forma similar salvo que mientras
se arrastra se mantiene pulsada la tecla CTRL, ahora en la base de
la flecha aparece un signo más además del rectángulo lo cual indica
que se está duplicando el texto señalado.
Todas estas operaciones se pueden realizar dentro de un mismo
documento, entre distintos documentos o inclusive desde un
documento Microsoft Word a otra aplicación Windows. Debe
tenerse en cuenta la capacidad multitarea de Windows. Para
trasladar o duplicar texto entre ventanas se procede exactamente
de la misma forma que cuando se trabaja en una ventana salvo que
en el ínterin se cambia la ventana antes de "pegar" o de soltar el
botón del mouse de acuerdo al método empleado.

17. Hallar y Reemplazar Texto

En diversas situaciones es necesario ubicar texto dentro de un
documento ya sea simplemente para posicionarse dentro del
mismo o también para reemplazarlo por otro. Cuando el
documento es extenso resulta tedioso realizar la búsqueda en
forma visual observando la pantalla. Para esto Microsoft Word
provee dos comandos que realizan estas tareas:
Edición - Buscar... encuentra en el documento el texto que se le
indica. El comando se usa a través del cuadro de dialogo de la
figura.
En el cuadro Buscar se tipea el texto que se desea encontrar,

puede ser una palabra, parte de la misma o incluso una frase. Se
debe tipear el mismo en forma exacta, sin errores incluso respetar
la cantidad de espacios, etc.
Al presionar el botón Más muestra criterios de busqueda avanzada,
y cambia al botón Menos, para volver al botón Más, presionamos el
botón Menos y se cierran los cristerios de busqueda avanzada.

En los criterios de búsqueda avanzada se puede escoger Todo

(busca en todo el documento), Hacia atras (desde la posición del
punto de inserción hacia el principio) o Hacia delante (desde la
posición del punto de inserción hacia el final). Si la opción
Coincidir Mayúsculas y minúsculas está desactivada Microsoft
Word busca el texto sin tener en cuenta mayúsculas y minúsculas,
es decir si se busca la palabra "pala" también encontrará "Pala",
"PALA" o "PaLa". En cambio si se activa esta opción Microsoft Word
tiene en cuenta las mayúsculas y minúsculas con que se tipee el
texto en el cuadro Buscar, y si se pide que busque "pala", no
encontrará "Pala", ni "PALA".
La opción Sólo palabras completas al ser activada hace que el
texto indicado se busque como una palabra y desconoce el mismo
como parte de una palabra más extensa, ejemplo si se busca "pala"
no encuentra "palabra". En cambio si esta opción se encuentra
desactivada al pedir que se busque "pala" Microsoft Word encuentra
esta palabra pero también encuentra "palabra".
En el texto se pueden incluir caracteres especiales como saltos de
párrafo, tabulaciones, saltos de página, etc. Para incluir estos
caracteres en el texto a buscar se usa el botón Especial, si la
casilla de verificación Usar caracteres Comodín esta desactivada,
word considera los comodines y los operadores de búsqueda
especiales como texto normal.
Además de texto se puede usar el comando Edición - Buscar...
para encontrar formatos dentro del documento. Para esto se

dispone del botón Formato. Si se desea buscar un texto que
además tenga un formato determinado se escribe el mismo en el
cuadro Buscar y con el botón Formato se especifican aquellos que
debe tener o no tener el texto. Si lo que se desea es buscar
cualquier texto que tenga determinado formato se debe dejar el
cuadro Buscar en blanco y con el botón Formato fijar aquellos
formatos que deba tener o no el texto a buscar. El botón Sin
formato se muestra disponible cuando se han activado búsquedas
de formatos y se emplea para eliminarlas a todas. Una vez que se
especifican todas las opciones bajo las cuales se realizará la
búsqueda, se pulsa el botón Buscar siguiente. Microsoft Word
buscará el texto y/o formatos especificado sin que el cuadro de
diálogo se cierre.
Si el texto o formatos aparecen varias veces en el documento se
puede buscar las siguientes ocurrencias pulsando el botón Buscar
siguiente. La combinación de teclas SHIFT+F4 repite la última
búsqueda de acuerdo a las opciones presentes en ese momento en
el cuadro Edición - Buscar .
A diferencia de la generalidad el cuadro de diálogo del comando Edición - B
Edición - Buscar... permite interactuar con las demás ventanas de
la aplicación. De esta forma se puede usar el mouse para cambiar
el punto de inserción en el documento y realizar modificaciones
mientras permanece el cuadro de diálogo abierto. De la misma
forma se pueden pulsar botones de las barras de herramientas
para elegir los formatos a buscar. Se pulsa el botón de un formato
una vez para indicar que el texto debe tener dicho formato, dos
veces para indicar que el texto no debe contener ese formato y una
tercera para anular la opción de ese formato.
El botón Reemplazar activa el cuadro de diálogo Reemplazar
(figura).

Al cual también se puede acceder directamente empleando el

comando Edición - Reemplazar sin necesidad de activar primero Edición -
Edición - Buscar .
El comando Edición - Reemplazar funciona en forma similar a
Edición - Buscar pero en este caso no solo busca el texto y/o
formatos indicados en el cuadro Buscar sino que además lo
reemplaza por lo indicado en el cuadro Reemplazar con:
Todas las opciones de este cuadro que también están presentes en
el cuadro de Edición - Buscar funciona exactamente de la misma
forma. Las opciones Coincidir mayúsculas y minúsculas se
aplican solo al texto a buscar, el texto que se reemplaza se inserta
siempre tal cual se tipea en el cuadro Reemplazar con. Una vez
establecidas las opciones de búsqueda y reemplaza se pulsa el
botón Buscar siguiente con lo cual Microsoft Word encuentra la
próxima aparición del texto a buscar y lo señala, para confirmar el
reemplazo se pulsa el botón Reemplazar. Si se quiere reemplazar
el texto a buscar de una sola vez en todas sus apariciones en el
documento y sin realizar confirmaciones se pulsa el botón
Reemplazar todos.
Puede optimizar una búsqueda utilizando cualquiera de los
siguientes caracteres comodín.
En el cuadro de diálogo Buscar o Reemplazar, haga clic en Más si
no ve la casilla de verificación Usar caracteres comodín. A
continuación, active la casilla de verificación Usar caracteres
comodín y escriba el carácter comodín y el texto en el cuadro
Buscar.
Caracteres comodín y ejemplos:
Cualquier carácter
? s?l encuentra "sol" y "sal".
individual
Cualquier cadena de
* s*o encuentra "solo" y "son"
caracteres
Uno de los caracteres
[ ] s[io]n encuentra "sin" y "son".
especificados

Cualquier carácter [b-d]ota encuentra "bota" y "cota".
individual incluido en el [-] Los intervalos deben ir en ordén
Intervalo ascendente
Cualquier carácter
individual, excepto los m[!e]ta encuentra "mata" y "mota",
[!] pero no "meta".
caracteres incluidos
entre corchetes
Cualquier carácter
individual, excepto los l[!a-h]s encuentra "lis" y "los",
[!x-z]
caracteres del intervalo pero no "las" ni "les".
incluido entre corchetes
Exactamente n
apariciones del carácter cal{2}a encuentra "calla",
o la {n}
pero no "cala".
expresión anterior
Al menos n apariciones
del carácter o la {n,} cal{1,}a encuentra "cala" y "calla".
expresión anterior
De n a m apariciones del
carácter o la {n,m} 10{1,3} encuentra "10", "100" y
"1000".
expresión anterior
Una o más apariciones

del carácter o la @ per@o encuentra "pero" y "perro".
expresión anterior
<(inter) encuentra "interesante" e
El principio de una
< "interceptar",
palabra
pero no "linterna".
(en)> encuentra "en" y "comen",
El final de una palabra > pero no
"comentario".

Notas:
· Puede usar paréntesis para agrupar los caracteres comodín y
el texto e indicar el orden de evaluación. Por ejemplo, busque
"<(pre)*(do)>" para encontrar "predefinido" y "preestablecido".
· Para buscar un carácter definido como carácter comodín,
escriba una barra inversa (\) delante del carácter. Por ejemplo,
busque "\?" para encontrar un signo de interrogación.
· Puede utilizar el carácter comodín \n para buscar una
expresión y, a continuación, reemplazarla por la misma expresión
en un orden distinto. Por ejemplo, escriba (Hernández) (Cristina) en
el cuadro Buscar y \2 \1 en el cuadro Reemplazar con. Microsoft
Word encontrará "Hernández Cristina" y lo reemplazará por
"Cristina Hernández".

18. Insertar Imágenes

Microsoft Word incluye su propio conjunto de imágenes en la
Galería de imágenes. La Galería de imágenes ofrece una amplia
gama de elementos que permiten mejorar la presentación de los
documentos, ya que dispondrá de imágenes diseñadas
profesionalmente. Encontrará todo tipo de imágenes, desde mapas
y personas hasta edificios y paisajes.
Seleccionar imágenes es muy sencillo. Simplemente señale Imagen

en el menú Insertar , haga clic en Imágenes prediseñadas (del
ítem Imagen )y, a continuación, haga clic en las fichas Prediseñada
o Imagen. La Galería de imágenes incluye la característica Buscar,
que resulta de gran utilidad, ya que facilita la labor de encontrar
las imágenes apropiadas para cada documento. También incluye su
propio sistema de Ayuda, en el que puede encontrar información
para agregar imágenes a la galería, para mantenerla actualizada y
para personalizarla y adaptarla a las necesidades específicas de
cada persona. Para utilizar la característica Buscar o para obtener
ayuda, haga clic en Buscar o en Ayuda de las fichas Prediseñada o
Imagen. Ver grafico:
También puede insertar imágenes y fotografías digitalizadas,

denominadas artes o gráficos importados, desde otros programas
y ubicaciones. Para insertar una imagen de otro programa, haga
clic en Imagen del menú Insertar y, a continuación, haga clic en
Desde archivo . Al seleccionar una imagen, aparece la barra de

herramientas Imagen, con opciones que pueden utilizarse para
recortar la imagen, agregarle un borde y ajustar el brillo y el
contraste.
Existen dos tipos de imágenes:
· mapas de bits: imagen creada a base de una serie de
pequeños puntos que forman líneas y formas. Los mapas de bits se
crean con programas de retoque, como Microsoft Paint, o
digitalizando una imagen. Estas imágenes no se pueden convertir
en objetos de dibujo, aunque es posible ajustar su tamaño,
recortarlos y volver a colorearlos utilizando la barra de
herramientas Imagen. No pueden desagruparse.
· metarchivos , que se pueden desagrupar, convertir en
objetos de dibujo y modificar utilizando las opciones de la barra de
herramientas Dibujo. La mayoría de estas imágenes se encuentran
en formato de metarchivo. Para desagrupar una imagen y
convertirla en un objeto de dibujo, selecciónela y haga clic en
Desagrupar del menú Dibujo. A partir de este momento, podrá
modificarla igual que cualquier otro objeto que dibuje. Por ejemplo,
puede insertar una imagen de una persona, desagruparla y
cambiar el color de su ropa para después agregar la imagen
modificada a otra imagen prediseñada.
Microsoft Word permite insertar numerosos formatos de archivos
gráficos tanto directamente como utilizando filtros gráficos
independientes. No es necesario instalar filtros gráficos
independientes para insertar imágenes con formato de Metarchivo
mejorado (.EMF), Joint Photographic Experts Group (.JPG), Portable
Network Graphics (.PNG), Mapa de bits de Windows (.BMP, .RLE,
.DIB) y Metarchivo de Windows (.WMF). Sin embargo, sí es necesario
instalar un filtro gráfico para insertar los formatos de archivos
gráficos que se mencionan más adelante. Si no instaló el filtro
necesario para importar archivos gráficos cuando realizó la
instalación de Microsoft Word en el equipo, puede ejecutar el
programa de instalación y agregarlo.

19. Barra de Herramientas Dibujo

Si utiliza las opciones de la barra de herramientas Dibujo, también
podrá dibujar sus propias imágenes.
Utilizando las herramientas de Autoformas de la barra de

herramientas Dibujo, podrá crear automáticamente una gran
variedad de formas.
El menú Autoformas contiene varias categorías de formas. Además
de las líneas, incluye formas básicas, flechas de bloque, elementos
de diagrama de flujo, cintas y estrellas, y llamadas.
Para dibujar una Autoforma, haga clic en Autoformas, señale una
categoría y haga clic en la forma que desee.
Haga clic en el documento para agregar la forma con su tamaño
predeterminado o arrástrela para obtener el tamaño que desee.
También puede transformar una Autoforma en otra. Seleccione la
autoforma que desee cambiar, haga clic en Dibujo en la barra de
herramientas Dibujo, señale Cambiar autoforma y seleccione la
nueva forma. Todas las Autoformas tienen controladores de
tamaño y uno o varios controladores de ajuste. Puede arrastrar los
controladores para cambiar su tamaño o forma.
Puede utilizar las herramientas de Líneas del menú Autoformas
para trazar líneas rectas o curvas, líneas de forma libre y flechas
sencillas o dobles.Para trazar una línea o una forma libre, haga clic
en Autoformas en la barra de herramientas Dibujo, señale Líneas,
haga clic en la herramienta que desee y arrastre el mouse (ratón).
En caso de que sólo desee trazar una línea recta, haga clic en Línea
de la barra de herramientas Dibujo.
Puede utilizar las herramientas de formato de la barra de
herramientas Dibujo para modificar líneas, curvas y formas libres.
Por ejemplo, puede dar color a las líneas, cambiar su grosor,
agregar puntas de flecha o convertirlas en líneas punteadas o

rayadas.
Puede agregar texto a cualquier objeto de dibujo, excepto en las
líneas rectas, las formas libres y los conectores, haciendo clic en el
objeto y escribiendo el texto. El texto se adjunta y se mueve con el
objeto.
Si no desea adjuntar el texto a ningún objeto de dibujo, utilice la
herramienta Cuadro de texto de la barra de herramientas Dibujo.
Esta herramienta puede utilizarse para agregar texto a cualquier
parte de la página, por ejemplo para crear títulos para los gráficos.
Puede crear efectos especiales de texto utilizando el nuevo botón
Insertar Microsoft WordArt de la barra de herramientas Dibujo, con
el que podrá utilizar características adicionales, tales como efectos
3D y rellenos con textura. Podemos elegir distintos efectos como
se muestra en la figura:

20. Control Ortográfico y Gramatical

El control ortográfico y de gramática de documentos se realiza con
el comando Herramientas Ortografía y gramática... o F7, desde
su cuadro de diálogo (figura).
Cuando se activa el comando Microsoft Word comienza el control a

partir de la posición del punto de inserción hacia el final del
documento. Si no comenzó desde el principio cuando llega al final
pregunta si desea verificar desde el principio, en caso afirmativo
controla desde el principio hasta la posición en la que se
encontraba el punto de inserción al comenzar el chequeo. Si se
selecciona texto antes de activar el comando el chequeo se hace
solo en el texto marcado.
Microsoft Word incluye un archivo diccionario que consta de una
lista bastante completa de palabras correctamente escritas. El
chequeo consiste en comparar una a una las palabras del
documento con las de la lista. Cuando una de las palabras del
documento no está en la lista se ubica a la misma en el cuadro No
se encontró. Que Microsoft Word no encuentre una palabra en el
diccionario se debe a dos razones: que la misma esté mal escrita o
que la misma este bien escrita pero no se encuentre en el
diccionario.
Si la palabra esta bien escrita y no es de uso frecuente se puede
ignorar la advertencia con el botón Ignorar o con el botón Ignorar
todo (en este caso, si la palabra aparece nuevamente Microsoft
Word no avisa y la ignora automáticamente). Si la palabra se usa
con frecuencia se la puede agregar al diccionario pulsando el botón
Agregar con lo cual la misma se incorpora al diccionario indicado
Agregar con lo cual la misma se incorpora al diccionario indicado
en la lista el cuadro que se activa con el botón Opciones (por
defecto el diccionario es el PERSONAL.DIC).
En el caso de una palabra mal escrita, se selecciona la sugerencia
correcta (si la hay) en la lista Sugerencias y se pulsa el botón
Cambiar o el Botón Cambiar todo (con esta opción la palabra se
cambia por la sugerencia escogida en todas las apariciones en el
documento). Si no hay sugerencias o entre las mismas no está la
correcta se puede escribir la corrección en el cuadro Cambiar por y
luego pulsar Cambiar o Cambiar Todo. Si el error detectado es
muy frecuente se puede usar el botón Autocorrección para que la
palabra mal escrita y su corrección (elegida entre las sugerencias o
escrita en el cuadro Cambiar por) se incorporen en la lista del
comando Herramientas - Autocorrección... para que Microsoft
Word la corrija automáticamente en el momento en que se la vuelva
a escribir de aquí en más.
Luego que la palabra indicada en el cuadro No se encontró se
ignora, agrega o cambia Microsoft Word sigue comparando
palabras con el diccionario y se repite el procedimiento cada vez
que encuentra una que no este en este. En todo momento se puede
dar marcha atrás usando el botón Deshacer para eliminar una a
una las acciones realizadas.
El botón opciones permite el ingreso a la ficha Ortografía del
comando Herramientas - Opciones... (es lo mismo que usar el
comando). En la misma se pueden ajustar distintos parámetros que
determinan la forma en la cual se realiza el control ortográfico. El
cuadro de diálogo en análisis permite que el operador interaccione
con el documento es decir que en cualquier momento se puede
cambiar el punto de inserción de lugar usando el mouse sin
necesidad de cerrar el cuadro de diálogo. Si se desea interrumpir el
control ortográfico se dispone del Botón Cancelar.
EL corrector gramatical que se puede activar o desactivar desde el
cuadro de corrección ortográfica en la opción Revisar gramática.

21. Buscar Sinonimos

Microsoft Word puede buscar sinónimos de palabras para lo cual
simplemente se coloca el punto de inserción en la palabra para la
que se quiere el sinónimo y luego se activa el comando Herramientas - Idiom
Herramientas - Idioma... - Sinónimos... o Shift+F7 para obtener
el cuadro de diálogo de la figura.
En este ejemplo se señalo la palabra "línea" antes de activar el

comando. En el cuadro Sinónimos para se tiene la palabra para la
cual se busca el sinónimo. En el cuadro Significados se ve él o los
significados de dicha palabra (el tipo) y en la lista Reemplazar con
el sinónimo se muestra el listado de sinónimos en donde se puede
elegir el que mejor se ajuste al contexto. Cuando se tenga más de
un significado cambiará la lista de sinónimos de acuerdo al
significado que se elija.
Si en la lista hay un sinónimo que satisface se lo señala y se pulsa
el botón Reemplazar y Microsoft Word directamente reemplaza la
palabra del texto por el sinónimo escogido.
Si no satisface ninguno de los sinónimos propuesto se puede
señalar uno de los mismos y pulsar el botón Buscar para que
Microsoft Word busque un sinónimo de este. Se puede repetir esta
operación buscando "sinónimos de sinónimos". En cualquier
momento se puede volver atrás pulsando el botón Anterior.

22. Guiones Automáticos

A medida que se ingresa texto Microsoft Word se encarga de
controlar que las palabras quepan en la línea que se está
completando. Cuando una palabra no entra entera en la línea pasa
completa a la siguiente en forma automática. Esto hace que queden
espacios en blanco al final de las líneas cuando se usa alineación
izquierda o en el medio cuando se usa alineación justificada
reduciendo la calidad del trabajo.
La forma de disminuir este efecto es buscar cada una de las
palabras que no entro completa en una línea y separarla en dos
usando un guión. Microsoft Word hace esto por medio del comando Herrami
Herramientas - Idioma... - Guiones...
En el cuadro de diálogo (figura) podemos optar por escoger los

lugares en los que se inserte un guión (botón Manual) o dejar que
Microsoft Word los inserte automáticamente a medida que se
escribe (opción División automática del documento activada).
La opción Dividir palabras en mayúsculas le indica a Microsoft
Word que no intente dividir con guiones aquellas palabras que
comiencen con mayúsculas cuando la opción está desactivada.
La zona de división es el espacio en blanco que Microsoft Word deja
al final de la línea sin intentar separación. Un valor grande divide
pocas palabras pero no disminuye el efecto visual de serrucho. Un
valor pequeño minimiza el efecto serrucho pero a costa de insertar
muchos guiones.
Se puede limitar la cantidad de guiones colocados en líneas
consecutivas con la opción Limitar guiones consecutivos a. En la
misma se coloca la cantidad deseada o se escoge No limitar (ver
figura).
figura).
Si se pulsa el botón Manual para decidir en que palabras poner
guiones Microsoft Word despliega el cuadro de confirmación que se
ve en la figura. En este cuadro Microsoft Word muestra la palabra
en la que pretende insertar el guión y el lugar dentro de la misma.
Con el botón Si se acepta la propuesta, con No se deja la palabra
sin separar. Luego de que se pulse Si o No Microsoft Word busca la
siguiente palabra y se repite el procedimiento.
Siempre la búsqueda es desde la posición del cursor hacia el final
del documento. Si antes de activar Herramientas Guiones se señala
texto se insertarán guiones solamente en el texto marcado.
El guión que Microsoft Word inserta usando Herramientas -

Idioma... - Guiones... tiene características especiales. Si luego de
insertar guiones se cambian los márgenes del documento o las
sangrías de párrafos normalmente las palabras que se separaron se
reubicarán quedando en el medio de las líneas. En este caso los
guiones desaparecen. Si se vuelven a colocar los márgenes o
sangrías iniciales las palabras se ubicarán como lo estaban en un
principio y los guiones volverán a aparecer. Obviamente si se
modifican los márgenes de un documento luego de colocar los
guiones manualmente se deberá repetir el proceso. En cambio si en
el cuadro de diálogo de Herramientas Idioma Guiones se deja
activada la opción División automática del documento, al cambiar
los márgenes los guiones se vuelven a insertar automáticamente.
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