Excel Intermedio

Microsoft
Manual
Excel 2010
Desarrollar en el participante administrativo las competencias apropiadas para
que resuelva sus necesidades de manejo de listas y bases de datos de
complejidad intermedia, utilizando las funciones especiales que para este objeto Nivel
cuenta Excel; así mismo afianzará la forma de aplicar tablas y gráficos dinámicos.
Incluyendo la habilidad de proteger los datos y formulas ante eventos no
Intermedio
planeados
TABLA DE CONTENIDO
Aplicar validación de datos a celdas .............................................................................................................. 3
Información general sobre la validación de datos ........................................................................................ 3
Funciones lógicas (referencia)...................................................................................................................... 20
Funciones de texto (referencia) ................................................................................................................... 20
Funciones estadísticas (referencia) .............................................................................................................. 21
Funciones de base de datos (referencia) .................................................................................................... 23
BDPROMEDIO (función BDPROMEDIO)....................................................................................................... 24
CONSULTAV (función CONSULTAV)............................................................................................................. 34
Qué es un informe de tabla dinámica.......................................................................................................... 39
Formas de trabajar con un informe de tabla dinámica .............................................................................. 40
Qué es un informe de gráfico dinámico....................................................................................................... 41
Comparar un informe de tabla dinámica y un informe de gráfico dinámico ............................................ 42
Usar un origen de datos externo para crear una tabla dinámica o un gráfico dinámico ........................ 44
Cambiar los datos de origen de un informe de tabla dinámica existente................................................. 45
¿Qué es la segmentación de datos? ............................................................................................................ 46
Asistente para importar texto ....................................................................................................................... 54
Trabajo con conexiones de datos externos ................................................................................................. 59
Importación de datos desde una base de datos de Access ....................................................................... 60
Establecer un vínculo a datos de Excel desde Access ................................................................................ 62
Importar datos de Excel a Access ................................................................................................................ 62
Importación de archivos de texto ................................................................................................................ 63
Obtener información sobre los pronósticos y cómo mostrar tendencias en gráficos .............................. 64
Líneas de tendencia lineales ......................................................................................................................... 65
Líneas de tendencia logarítmicas ................................................................................................................. 65
Líneas de tendencia polinómicas.................................................................................................................. 66
Líneas de tendencia de potencia .................................................................................................................. 66
Líneas de tendencia exponenciales.............................................................................................................. 67
Agregar una línea de tendencia ................................................................................................................... 68
Minigráficos .................................................................................................................................................... 71
Resumen para la Creación de Gráficos ......................................................................................................... 72
Excel Intermedio Página 1 de 96

Ejercicio ....................................................................................................................................................... 73
Intercambiar libros con usuarios que trabajan con versiones anteriores de Excel .................................. 74
Distribuir libros a usuarios que no tienen Excel .......................................................................................... 74
Distribuir versiones fijas de los datos para verlas e imprimirlas utilizando el formato PDF o XPS ......... 74
Distribuir libros en otros formatos de archivo ............................................................................................. 75
Permitir que varios usuarios modifiquen un libro al mismo tiempo .......................................................... 76
Distribuir copias de un libro y, después, combinar o consolidar los datos de cada copia....................... 77
Información general del control de cambios ............................................................................................... 79
Cómo funciona el control de cambios.......................................................................................................... 79
Formas de usar el control de cambios ......................................................................................................... 80
Aceptar y rechazar cambios.......................................................................................................................... 81
Compartir un libro ......................................................................................................................................... 85
Personalizar la cinta de opciones ................................................................................................................. 90
Cambiar fichas, grupos o comandos predeterminados .............................................................................. 90
Restablecer la cinta de opciones .................................................................................................................. 93
¿Para qué sirve la ficha Complementos? ..................................................................................................... 94
Bibliografía ..................................................................................................................................................... 95
Vínculos Interesantes .................................................................................................................................... 95

Aplicar validación de datos a celdas
La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por
ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con
una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos.
En este artículo se describe el funcionamiento de la validación de datos en Excel y las diferentes técnicas de validación de
datos existentes. No analiza la protección de celdas que es una característica que permite "bloquear" u ocultar ciertas
celdas de una hoja de cálculo para que no se puedan editar ni sobrescribir.
Información general sobre la validación de datos

¿Qué es la validación de datos?
La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o
se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no
válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando intenten
hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como
instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.
Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir únicamente números de cuenta de tres
caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:
Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la celda, como un número de dos o de
cinco dígitos, puede mostrarles un mensaje de error específico.
En un escenario un poco más avanzado, podría usar la validación de datos para calcular el valor máximo permitido en una
celda según un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4.000 dólares en
la celda E7, lo cual supera el límite máximo especificado para comisiones y bonificaciones.

Si se aumentara o redujera el presupuesto de nómina, el máximo permitido en E7 también aumentaría o se reduciría
automáticamente.
Las opciones de validación de datos se encuentran en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos.
La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos.
¿CUÁNDO ES ÚTIL LA VALIDACIÓN DE DATOS?

La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organización y desea
que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes.
Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:
 Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista Por ejemplo, puede limitar los tipos de departamentos a
Ventas, Finanzas, Investigación y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de valores a partir de un rango
de celdas que se encuentren en otra parte del libro.
 Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico Por ejemplo, puede especificar un
límite mínimo de deducciones de dos veces el número de hijos en una celda específica.
 Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por ejemplo, puede especificar
un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días siguientes.
 Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico Por ejemplo, puede especificar
un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas después.
 Limitar la cantidad de caracteres de texto Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10 caracteres
o menos. De forma similar, puede establecer la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) en la longitud
actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), más 10 caracteres.
 Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas Por ejemplo, puede usar la validación de datos para
establecer un límite máximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dólares, según el valor de nómina proyectado
general. Si los usuarios escriben un valor de más de 3.600 dólares en la celda, aparecerá un mensaje de validación.
MENSAJES DE VALIDACIÓN DE DATOS
Lo que los usuarios vean al escribir datos no válidos en una celda depende de cómo se haya configurado la validación de
datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Los mensajes de entrada suelen
usarse para ofrecer a los usuarios orientación acerca del tipo de datos que debe especificarse en la celda. Este tipo de
mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, puede mover este mensaje y dejarlo visible hasta que el usuario pase a otra
celda o presione ESC.

También puede elegir mostrar un mensaje de error que solo aparecerá cuando el usuario escriba datos no válidos.
Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:
ICONO TIPO SE USA PARA

Detener Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones:
Reintentar o Cancelar.
Advertencia Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un
mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en Sí para aceptar la entrada no válida, en No para
editarla o en Cancelar para quitarla.
Información Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje
de error es el más flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Información, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar
para aceptar el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo.
Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo, los usuarios verán un mensaje
predeterminado.
Los mensajes de entrada y de error sólo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celdas. No aparecen
en los siguientes casos:
 El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.
 Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido.
 Una macro especifica datos no válidos en la celda.
SUGERENCIAS PARA TRABAJAR CON LA VALIDACIÓN DE DATOS

En la siguiente lista, encontrará sugerencias para trabajar con la validación de datos en Excel.
 Si tiene previsto proteger la hoja de cálculo o el libro, hágalo después de haber terminado de configurar la validación.
Asegúrese de desbloquear cualquier celda validada antes de proteger la hoja de cálculo. De lo contrario, los usuarios no
podrán escribir en las celdas.
 Si tiene previsto compartir el libro, hágalo únicamente después de haber configurado la validación y la protección de
datos. Después de compartir un libro, no podrá cambiar la configuración de validación a menos que deje de compartirlo
pero Excel continuará validando las celdas que haya designado mientras el libro esté compartido.
 Puede aplicar la validación de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante, Excel no le notificará
automáticamente que las celdas existentes contienen datos no válidos. En este escenario, puede resaltar los datos no
válidos indicando a Excel que los marque con un círculo en la hoja de cálculo. Una vez que haya identificado los datos no
válidos, puede ocultar los círculos nuevamente. Si corrige una entrada no válida, el círculo desaparecerá
automáticamente.
 Para quitar rápidamente la validación de datos de una celda, seleccione la celda y a continuación abra el cuadro de
diálogo Validación de datos (ficha Datos, grupo Herramientas de datos). En la ficha Configuración, haga clic en
Borrar todos.
 Para buscar las celdas de la hoja de cálculo que tienen validación de datos, en la ficha Inicio en el grupo Modificar, haga
clic en Buscar y seleccionar y a continuación en Validación de datos. Una vez que haya encontrado las celdas que
tienen validación de datos, puede cambiar, copiar o quitar la configuración de validación.
 Cuando crea una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (ficha Fórmulas, grupo Nombres definidos)
para definir un nombre para el rango que contiene la lista. Después de crear la lista en otra hoja de cálculo, puede ocultar
la hoja de cálculo que contiene la lista y proteger el libro para que los usuarios no tengan acceso a la lista.
Si la validación de datos no funciona, asegúrese de que:
Los usuarios no están copiando datos ni rellenando celdas. La validación de datos está diseñada para mostrar
mensajes y evitar entradas no válidas sólo cuando los usuarios escriben los datos directamente en una celda. Cuando se
copian datos o se rellenan celdas, no aparecen mensajes. Para impedir que los usuarios copien datos y rellenen celdas
mediante la operación de arrastrar y colocar, desactive la casilla de verificación Permitir arrastrar y colocar el controlador
de relleno y las celdas, en la categoría Avanzadas del cuadro de diálogo Opciones de Excel (pestaña Archivo, comando
Opciones) y, a continuación, proteja la hoja de cálculo.

La actualización manual está desactivada. Si la actualización manual está activada, las celdas no calculadas pueden
impedir que los datos se validen correctamente. Para desactivar la actualización manual, en la ficha Fórmulas, en el grupo
Cálculo, haga clic en Opciones para el cálculo y a continuación haga clic en Automático.
Las fórmulas no contienen errores. Asegúrese de que las fórmulas de las celdas validadas no causen errores, como
#REF! o #DIV/0!. Excel pasará por alto la validación de datos hasta que se corrija el error.
Las celdas a las que se hace referencia en las fórmulas son correctas. Si una celda a la que se hace referencia se
cambia de forma tal que una fórmula de una celda validada calcula un resultado no válido, no aparecerá el mensaje de
validación de la celda.
Manejar una alerta de validación de datos
Cuando intenta escribir o cambiar datos en una celda de hoja de cálculo, se muestra un mensaje de error de validación de
datos. Este mensaje de error significa que el propietario del libro aplicó la validación de datos a la celda para impedir que los
usuarios escriban datos no válidos e implementó el mensaje de error para indicarle que los datos que escribió no son
válidos.
Solo puede escribir datos válidos en las celdas que tienen la validación de datos aplicada. Si desconoce la validez de los
datos que puede especificar, debe ponerse en contacto con el propietario del libro.
Si heredó el libro, puede modificar o quitar la validación de datos a menos que la hoja de cálculo esté protegida con una
contraseña que no conoce. Si es posible, puede ponerse en contacto con el propietario anterior para que lo ayude a
desproteger la hoja de cálculo. También puede copiar los datos en otra hoja de cálculo y, a continuación, quitar la validació n
de datos.
Agregar validación de datos a una celda o rango
RESTRINGIR LA ENTRADA DE DATOS A VALORES DE UNA LISTA DESPLEGABLE
No es posible cambiar la fuente o el tamaño de la fuente de los elementos de una lista.
1. Seleccione las celdas que desea validar.
2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: El comando Validación de datos no está disponible.
3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.
4. En el cuadro Permitir, seleccione Lista.
5. Haga clic en el cuadro Origen y, a continuación, escriba los valores de la lista separados por el carácter separador de
listas de Microsoft Windows (comas de forma predeterminada).
Por ejemplo:
 Para limitar la entrada a una pregunta, como "¿Tiene hijos?", a dos opciones, escriba Sí, No.
 Para limitar la reputación de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones, escriba Baja, Media, Alta.
También puede crear las entradas de la lista mediante referencia a un rango de celdas ubicadas en otra parte del
libro.
Nota El ancho de la lista desplegable está determinado por el ancho de la celda que tiene la validación de
datos. Es posible que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar el ancho de las entradas válidas
que son mayores que el ancho de la lista desplegable.
6. Asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Celda con lista desplegable.
7. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla de verificación Omitir
blancos.
Nota Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en
blanco en cualquier lugar del rango, cuando se activa la casilla de verificación Omitir blancos, se puede escribir
cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante
fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, cuando se activa la casilla de
verificación Omitir blancos se puede escribir cualquier valor en la celda validada.
8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.
1. Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada.
2. Asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.
3. Rellene el título y el texto del mensaje.
1. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.
1. Haga clic en la pestaña Mensaje de error y asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar mensaje de error
si se escriben datos no válidos esté activada.
2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
 Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Información.
 Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione
Advertencia.

 Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.
3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).
2. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.
Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como
pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.
Sugerencia Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los
cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo
Validación de datos y luego active la casilla de verificación Aplicar estos cambios a otras celdas con la
misma configuración en la ficha Configuración.
RESTRINGIR LA ENTRADA DE DATOS A UN NÚMERO ENTERO DENTRO DE LÍMITES

Problema: el comando Validación de datos no está disponible.
4. En el cuadro Permitir, seleccione Número entero.
5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior,
seleccione entre.
6. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva un
valor de número.
Por ejemplo, para definir un límite mínimo de deducciones a dos veces el número de hijos en la celda F1,
seleccione mayor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la fórmula, =2*F1, en el cuadro Mínimo.
blancos.
blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla de verificación Omitir blancos permite escribir
fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla de
verificación Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

Advertencia.
RESTRINGIR LA ENTRADA DE DATOS A UN NÚMERO DECIMAL DENTRO DE LÍMITES

4. En el cuadro Permitir, seleccione Decimal.
5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior,
seleccione entre.
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6. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. Tam bién puede escribir una fórmula que devuelva un
valor de número.
Por ejemplo, para definir un límite máximo de comisiones y bonificaciones del 6% del sueldo de un vendedor en la
celda E1, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la fórmula, =E1*6%, en el cuadro
Máximo.
Nota Para permitir a un usuario escribir porcentajes, por ejemplo, 20%, seleccione Decimal en el cuadro
Permitir, seleccione el tipo de restricción que desea en el cuadro Datos, escriba el valor mínimo, máximo o
específico como decimal, por ejemplo, ,2 y a continuación muestre la celda de validación de datos como
porcentaje seleccionando la celda y haciendo clic en Estilo porcentual en el grupo Número de la ficha
Inicio.
blancos.
Advertencia.
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RESTRINGIR LA ENTRADA DE DATOS A UNA FECHA DENTRO DE UN PERÍODO DE TIEMPO

4. En el cuadro Permitir, seleccione Fecha.
5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir las fechas posteriores a un día
determinado, seleccione mayor que.
6. Escriba la fecha de inicio, de finalización o la fecha específica que desee permitir. También puede escribir una fórmula
que devuelva una fecha.
Por ejemplo, para definir un período de tiempo entre la fecha actual y 3 días desde la fecha actual, seleccione
entre en el cuadro Datos, escriba =HOY() en el cuadro Mínimo y escriba =HOY()+3 en el cuadro Máximo.
blancos.
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Advertencia.
RESTRINGIR LA ENTRADA DE DATOS A UNA HORA DENTRO DE UN PERÍODO DE TIEMPO

4. En el cuadro Permitir, seleccione Hora.
5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir horas antes de una hora
determinada del día, seleccione menor que.
6. Escriba la hora de inicio, de finalización o la hora específica que desee permitir. También puede escribir una fórmula que
devuelva una hora.
Por ejemplo, para definir un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en la que se abre el
restaurante (el valor en la celda H1) y cinco horas después de abierto, seleccione entre en el cuadro Datos,
escriba =H1 en el cuadro Hora de inicio y a continuación, escriba =H1+"5:00" en el cuadro Hora de finalización.
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blancos.
Advertencia.
RESTRINGIR LA ENTRADA DE DATOS A TEXTO DE UNA LONGITUD ESPECÍFICA

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4. En el cuadro Permitir, seleccione Longitud del texto.
5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir un número máximo de
caracteres, seleccione menor que o igual a.
6. Escriba la duración del texto mínima, máxima o específica que desee permitir. También puede escribir una fórmula que
devuelva un valor de número.
Por ejemplo, para definir que la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) sea la longitud actual
de un campo de nombre (A1) y un campo de apellido (B1) más 10, seleccione menor que o igual a en el cuadro
Datos y escriba =SUMA(LEN(A1);LEN(B1);10) en el cuadro Máximo.
blancos.
NOTA Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en
Advertencia.
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CALCULAR QUÉ SE PERMITE SEGÚN EL CONTENIDO DE OTRA CELDA

4. En el cuadro Permitir, seleccione el tipo de datos que desee.
5. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee.
6. En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos, haga clic en la celda que desee usar para especificar qué
se permite.
Por ejemplo, si desea permitir entradas para una cuenta solo si el resultado no superará el presupuesto de la
celda E4, seleccione Decimal para Permitir, menor que o igual a para Datos y, en el cuadro Máximo, escriba
=E4.
blancos.
cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia media nte
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Advertencia.
USAR UNA FÓRMULA PARA CALCULAR QUÉ SE PERMITE

5. En el cuadro Permitir, seleccione Personalizado.
6. En el cuadro Fórmula, escriba una fórmula que calcule un valor lógico (VERDADERO para las entradas válidas o FALSO
para las no válidas). Por ejemplo:
PARA ASEGURARSE DE QUE ESCRIBA ESTA FÓRMULA
La celda para la cuenta del picnic (B1) solo se puede =Y(D1=0;D2<40000)
actualizar si no se presupuesta nada para la cuenta
discrecional (D1) y el presupuesto total (D2) es menor que
los 40.000 dólares asignados.
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La celda que contiene una descripción de producto (B2) sólo =ESTEXTO(B2)
contiene texto.
Para la celda que contiene un presupuesto de publicidad =Y(E1<=800;E2<=97000)
proyectado (B3), el subtotal para subcontratistas y servicios
(E1) debe ser menor que o igual a 800 dólares y el importe
del presupuesto total (E2) debe ser menor que o igual a
97.000 dólares.
La celda que contiene una antigüedad de empleado (B4) es =SI(B4>F1+18;VERDADERO;FALSO)
siempre mayor que el número de años completos de empleo
(F1) más 18 (la antigüedad mínima de empleo).
Todos los datos del rango de celdas A1:A20 contienen =CONTAR.SI($A$1:$A$20,A1)=1
valores únicos.
Debe escribir la fórmula en la validación de datos para la celda A1 y, a continuación,
rellenar las celdas A2 a A20 de manera que la validación de datos para cada celda
del rango tenga una fórmula similar, pero el segundo argumento para la función
CONTAR.SI coincidirá con la celda actual.
La celda que contiene un nombre de código de producto =Y(IZQUIERDA(B5; 3) ="ID-";LARGO(B5) > 9)
(B5) comienza siempre con el prefijo estándar de ID- y tiene
al menos 10 caracteres de longitud.
blancos.
Advertencia.
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Funciones lógicas (referencia)
Haga clic en los vínculos de la siguiente lista para ver una ayuda detallada acerca de la función.
Función Descripción
FALSO Devuelve el valor lógico FALSO
NO Invierte el valor lógico del argumento
O Devuelve VERDADERO si cualquier argumento es VERDADERO
SI Especifica una prueba lógica que realizar
SI.ERROR Devuelve un valor que se especifica si una fórmula lo evalúa como un error; de lo contrario, devuelve el resultado de la
fórmula
VERDADERO Devuelve el valor lógico VERDADERO
Y Devuelve VERDADERO si todos sus argumentos son VERDADERO
Funciones de texto (referencia)
CARACTER Devuelve el carácter especificado por el número de código
CODIGO Devuelve un código numérico del primer carácter de una cadena de texto
CONCATENAR Concatena varios elementos de texto en uno solo
DECIMAL Da formato a un número como texto con un número fijo de decimales
DERECHA, DERECHAB Devuelve los caracteres del lado derecho de un valor de texto
ENCONTRAR, Busca un valor de texto dentro de otro (distingue mayúsculas de minúsculas)

ENCONTRARB
ESPACIOS Quita los espacios del texto
EXTRAE, EXTRAEB Devuelve un número específico de caracteres de una cadena de texto que comienza en la posición que se
especifique
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HALLAR, HALLARB Busca un valor de texto dentro de otro (no distingue mayúsculas de minúsculas)
IGUAL Comprueba si dos valores de texto son idénticos
IZQUIERDA, IZQUIERDAB Devuelve los caracteres del lado izquierdo de un valor de texto
LARGO, LARGOB Devuelve el número de caracteres de una cadena de texto
LIMPIAR Quita del texto todos los caracteres no imprimibles
MAYUSC Pone el texto en mayúsculas
MINUSC Pone el texto en minúsculas
MONEDA Convierte un número en texto, con el formato de moneda $ (dólar)
NOMPROPIO Pone en mayúscula la primera letra de cada palabra de un valor de texto
REEMPLAZAR, Reemplaza caracteres de texto

REEMPLAZARB
REPETIR Repite el texto un número determinado de veces
SUSTITUIR Sustituye texto nuevo por texto antiguo en una cadena de texto
T Convierte sus argumentos a texto
TEXTO Da formato a un número y lo convierte en texto
VALOR Convierte un argumento de texto en un número
Funciones estadísticas (referencia)
CONTAR Cuenta cuántos números hay en la lista de argumentos
CONTAR.BLANCO Cuenta el número de celdas en blanco de un rango
CONTAR.SI.CONJUNTO Cuenta el número de celdas, dentro del rango, que cumplen varios criterios
CONTARA Cuenta cuántos valores hay en la lista de argumentos
CUARTIL.EXC Devuelve el cuartil del conjunto de datos, basado en los valores percentiles de 0..1, exclusivo
CUARTIL.INC Devuelve el cuartil de un conjunto de datos
DESVEST.M Calcula la desviación estándar a partir de una muestra
DESVEST.P Calcula la desviación estándar en función de toda la población
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FRECUENCIA Devuelve una distribución de frecuencia como una matriz vertical
MAX Devuelve el mayor valor de una lista de argumentos
MAXA Devuelve el valor máximo de una lista de argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos
MEDIA.ACOTADA Devuelve la media del interior de un conjunto de datos
MEDIA.ARMO Devuelve la media armónica
MEDIA.GEOM Devuelve la media geométrica
MEDIANA Devuelve la mediana de los números dados
MIN Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos
MINA Devuelve el valor mínimo de una lista de argumentos, incluidos números, texto y valores lógicos
MODA.UNO Devuelve el valor más común de un conjunto de datos
MODA.VARIOS Devuelve una matriz vertical de los valores que se repiten con más frecuencia en una matriz o rango de
datos
PENDIENTE Devuelve la pendiente de la línea de regresión lineal
PERCENTIL.EXC Devuelve el k-ésimo percentil de los valores de un rango, donde k está en el rango 0..1, exclusivo
PERCENTIL.INC Devuelve el k-ésimo percentil de los valores de un rango
PERMUTACIONES Devuelve el número de permutaciones de un número determinado de objetos
PROBABILIDAD Devuelve la probabilidad de que los valores de un rango se encuentren entre dos límites
PROMEDIO Devuelve el promedio de sus argumentos
PROMEDIO.SI Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas de un rango que cumplen unos criterios
determinados
PROMEDIO.SI.CONJUNTO Devuelve el promedio (media aritmética) de todas las celdas que cumplen múltiples criterios
PRONOSTICO Devuelve un valor en una tendencia lineal
SUMAR.SI Cuenta el número de celdas, dentro del rango, que cumplen el criterio especificado.
TENDENCIA Devuelve valores en una tendencia lineal
VAR.P Calcula la varianza en función de toda la población
VAR.S Calcula la varianza de una muestra
VARA Calcula la varianza a partir de una muestra, incluidos números, texto y valores lógicos
VARPA Calcula la varianza en función de toda la población, incluidos números, texto y valores lógicos
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Funciones de base de datos (referencia)
FUNCIÓN DESCRIPCIÓN
BDCONTAR Cuenta el número de celdas que contienen números en la base de datos
BDCONTARA Cuenta el número de celdas no vacías de la base de datos
BDDESVEST Calcula la desviación estándar a partir de una muestra de entradas seleccionadas en la base de datos
BDDESVESTP Calcula la desviación estándar en función de la población total de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDEXTRAER Extrae de la base de datos un único registro que cumple los criterios especificados
BDMAX Devuelve el valor máximo de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDMIN Devuelve el valor mínimo de las entradas seleccionadas de la base de datos
BDPRODUCTO Multiplica los valores de un campo concreto de registros de la base de datos que cumplen los criterios especificados
BDPROMEDIO Devuelve el promedio de las entradas seleccionadas en la base de datos
BDSUMA Agrega los números de la columna de campo de los registros de la base de datos que cumplen los criterios
BDVAR Calcula la varianza a partir de una muestra de entradas seleccionadas de la base de datos
BDVARP Calcula la varianza a partir de la población total de entradas seleccionadas de la base de datos
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BDPROMEDIO (función BDPROMEDIO)
Descripción
Devuelve el promedio de los valores de un campo (columna) de registros en una lista o base de datos que cumple las
condiciones especificadas.
Sintaxis
BDPROMEDIO(base_de_datos; nombre_de_campo; criterios)
La sintaxis de la función BDPROMEDIO tiene los siguientes argumentos:
 Base_de_datos es el rango de celdas que compone la lista o base de datos. Una base de datos es una lista de datos
relacionados en la que las filas de información son registros y las columnas de datos, campos. La primera fila de la lista
contiene los rótulos de cada columna.
 Nombre_de_campo indica qué columna se utiliza en la función. Escriba el rótulo de la columna entre comillas, como por
ejemplo "Edad" o "Rendimiento", o un número (sin las comillas) que represente la posición de la columna en la lista: 1 para
la primera columna, 2 para la segunda y así sucesivamente.
 Criterios es el rango de celdas que contiene las condiciones especificadas. Puede utilizar cualquier rango en el
argumento Criterios mientras éste incluya por lo menos un rótulo de columna y al menos una celda debajo del rótulo de
columna en la que se pueda especificar una condición de columna.
Observaciones
 Cualquier rango se puede usar como argumento criterios, siempre que incluya por lo menos un nombre de campo y por lo
menos una celda debajo del nombre de campo para especificar un valor de comparación de criterios.
Por ejemplo, si el rango G1:G2 contiene el encabezado de campo Ingresos en la celda G1 y la cantidad 10.000 en la
celda G2, el rango podría definirse como CoincidirIngresos y ese nombre podría usarse como argumento criterios en
las funciones para bases de datos.
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 Aunque el rango de criterios puede ubicarse en cualquier parte de la hoja de cálculo, no coloque el rango de cri terios debajo
de la lista. Si agrega más información a la lista, la nueva información se agrega a la primera fila debajo de la lista. Si la fila
de debajo no está vacía, Microsoft Excel no podrá agregar la nueva información.
 Asegúrese de que el rango de criterios no se superpone sobre la lista.
 Para realizar una operación en toda una columna de la base de datos, inserte una línea en blanco debajo de los nombres de
campo en el rango de criterios.
Ejemplos
El ejemplo será más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco.
 Seleccione el ejemplo de este artículo.
IMPORTANTE No seleccione los encabezados de columna o de fila.
Seleccionar un ejemplo de la Ayuda
 Presione CTRL+C.
 En Excel, cree una hoja de cálculo o un libro en blanco.
 En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V.
IMPORTANTE Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de cálculo.
 Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º, o en la ficha
Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas.
Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades.
A B C D E F
1 Árbol Alto Edad Rendimiento Beneficio Alto
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2 ="=Manzano" >10 <16
3
="=Peral"
4
Árbol Alto Edad Rendimiento Beneficio
5
Manzano 18 20 14 105,00
6
Peral 12 12 10 96,00
7
8 Cerezo 13 14 9 105,00
9 Manzano 14 15 10 75,00
10
Peral 9 8 8 76,80
11
Manzano 8 9 6 45,00
Fórmula Descripción (resultado)
=BDPROMEDIO(A4:E10; Rendimiento medio de los manzanos con

"Rendimiento"; A1:B2) un alto superior a 3 metros (12)
12
=BDPROMEDIO(A4:E10; 3; Edad media de todos los árboles de la

A4:E10) base de datos (13)
13
EJEMPLOS DE CRITERIOS
IMPORTANTE
 Dado que el signo igual se utiliza para indicar una fórmula cuando se escribe texto o un valor en una celda, Microsoft Excel
evalúa lo escrito; no obstante, esto puede provocar resultados de filtro inesperados. Para indicar un operador de
comparación de igualdad para texto o para un valor, escriba los criterios como expresiones de cadena en las celdas
apropiadas del rango de criterios:
=''=entrada''
En este caso, entrada es el texto o el valor que se desea buscar. Por ejemplo:
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EN LA CELDA SE ESCRIBE EXCEL EVALÚA Y MUESTRA
="=Davolio" =Davolio
="=3000" =3000
 Cuando filtra datos de texto, Excel no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Sin embargo, puede utilizar una fórmula
para realizar una búsqueda que distinga entre mayúsculas y minúsculas.
Las siguientes secciones proporcionan ejemplos de criterios complejos.
Varios criterios en una columna
Lógica booleana: (Vendedor = "Davolio" O Vendedor = "Buchanan")
Para buscar las filas que cumplen varios criterios de una columna, escriba los criterios directamente debajo de los otros en
distintas filas del rango de criterios.
En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (B1:B3) muestra las filas que contienen "Davolio" o
"Buchanan" en la columna Vendedor (A8:C10).
A B C
1 Tipo Vendedor Ventas
2 =Davolio
3 =Buchanan
7 Bebidas Suyama 5122 $
8 Carnes Davolio 450 $
9 Alimentos Buchanan 6328 $
10 Alimentos Davolio 6544 $
Varios criterios en varias columnas en las que deben cumplirse todos los criterios
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Lógica booleana: (Tipo = "Alimentos" Y Ventas > 1000)
Para buscar las filas que cumplen varios criterios en varias columnas, escriba todos los criterios en la misma fila del rango
de criterios.
En el siguiente intervalo de datos (A6:C10), el rango de criterios (A1:C2) muestra todos los productos que contiene n
"Alimentos" en la columna Tipo y un valor superior a 1.000 $ en la columna Ventas (A9:C10).
A B C
2 =Alimentos >1000
Varios criterios en varias columnas en las que debe cumplirse alguno de los criterios
Lógica booleana: (Tipo = "Alimentos" O Vendedor = "Davolio")
Para buscar las filas que cumplen varios criterios en varias columnas en las que puede cumplirse cualquier criterio, escriba
los criterios en filas diferentes del rango de criterios.
En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (A1:B3) presenta todas las filas que contienen "Alimentos" en
la columna "Tipo" o "Davolio" en la columna Vendedor (A8:C10).
A B C
2 =Alimentos
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3 =Davolio
Varios conjuntos de criterios en los que cada uno de los conjuntos incluye criterios para varias
columnas
Lógica booleana: ( (Vendedor = "Davolio" Y Ventas >3000) O (Vendedor = "Buchanan" Y Ventas > 1500) )
Para buscar las filas que cumplen varios conjuntos de criterios, en los que cada conjunto incluye criterios para varias
columnas, escriba cada conjunto de criterios en filas distintas.
En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (B1:C3) muestra las filas que contienen "Davolio" en la
columna Vendedor y un valor superior a 3000 $ en la columna Ventas, o bien, presenta las filas que contienen "Buchanan"
en la columna Vendedor y un valor superior a 1500 $ en la columna Ventas (A9:C10).
A B C
2 =Davolio >3000
3 =Buchanan >1500
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Varios conjuntos de criterios en los que cada conjunto incluye criterios para una columna
Lógica booleana: ( (Ventas > 6000 Y Ventas < 6500 ) O (Ventas < 500) )
Para buscar las filas que cumplen varios conjuntos de criterios, en los que cada conjunto incluye criterios para una columna,
incluyendo varias columnas con el mismo encabezado de columna.
En el siguiente intervalo de datos (A6:C10), el rango de criterios (C1:D3) muestra las filas que contienen valores
comprendidos entre 6.000 y 6.500, y valores inferiores a 500 en la columna Ventas (A8:C10).
A B C D
1 Tipo Vendedor Ventas Ventas
2 >6000 <6500
3 <500
Criterios para buscar valores de texto que incluyen algunos caracteres pero no otros
Para buscar valores de texto que incluyen algunos caracteres pero no otros, siga uno o varios de estos procedimientos:
 Escriba uno o más caracteres sin un signo igual (=) para buscar las filas que tengan un valor de texto en una columna que
comienza con esos caracteres. Por ejemplo, si escribe el texto Dav como criterio, Excel encontrará "Davolio", "David" y
"Davis".
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 Utilice un carácter comodín.
Los siguientes caracteres comodín se pueden utilizar como criterios de comparación.
UTILICE PARA BUSCAR
? (signo de interrogación) Un único carácter

Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"
* (asterisco) Cualquier número de caracteres

Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"
~ (tilde) seguida de ?, *, o ~ Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde

Por ejemplo, af91~? buscará "af91?".
En el siguiente rango de datos (A6:C10), el rango de criterios (A1:B3) muestra las filas cuyos primeros caracteres son "Ca"
en la columna Tipo o las filas cuyo segundo carácter sea "u" en la colum na Vendedor (A7:C9).
A B C
2 Ca
3 =?u*
10 Generar Davolio 6544 $
Criterios creados como resultado de una fórmula
Puede utilizar como criterio valores calculados que sean el resultado de una fórmula. Tenga en cuenta los puntos
importantes siguientes:
 La fórmula se debe evaluar como VERDADERO o FALSO.
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 Puesto que está utilizando una fórmula, escriba la fórmula como lo haría normalmente, pero no la escriba de la forma
siguiente:
=''=entrada''
 No utilice rótulos de columnas para los rótulos de los criterios; deje los rótulos de criterios en blanco o utilice uno que no sea
un rótulo de columna incluido en el rango (en los ejemplos siguientes, Promedio calculado y Coincidencia exacta).
Si en la fórmula utiliza un rótulo de columna en lugar de una referencia relativa a celda o un nombre de rango, Excel
presenta un valor de error, como por ejemplo #¿NOMBRE? o #¡VALOR!, en la celda que contiene el criterio. Puede
pasar por alto este error, ya que no afecta a la manera en que se filtra el rango.
 La fórmula que utilice con el fin de generar los criterios debe utilizar una referencia relativa para hacer referencia a la celda
correspondiente de la primera fila (en los ejemplos siguientes, C7 y A7).
 Todas las demás referencias usadas en la fórmula deben ser referencias absolutas.
Las subsecciones siguientes proporcionan ejemplos concretos de criterios creados como resultado de una fórmula.
FILTRAR BUSCANDO VALORES SUPERIORES A LA MEDIA DE TODOS LOS VALORES INCLUIDOS EN EL RANGO
DE DATOS
En el siguiente rango de datos (A6:D10), el rango de criterios (D1:D2) muestra las filas que tienen en la columna Ventas un
valor superior al promedio de todos los valores incluidos en la columna Ventas (C7:C10). En la fórmula, "C7" hace referencia
a la columna filtrada (C) de la primera fila del rango de datos (7).
A B C D
1 Tipo Vendedor Ventas Promedio calculado
2 =C7>PROMEDIO($C$7:$C$10)
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FILTRAR EL TEXTO USANDO UNA BÚSQUEDA EN LA QUE SE DISTINGA ENTRE MAYÚSCULAS Y MINÚSCULAS
En el rango de datos (A6:D10), el rango de criterios (D1:D2) muestra las filas que contienen "Alimentos" en la columna Tipo
utilizando la función IGUAL para realizar una búsqueda que distinga entre mayúsculas y minúsculas (A10:C10). En la
fórmula, "A7" hace referencia a la columna filtrada (A) de la primera fila del rango de datos (7).
A B C D
1 Tipo Vendedor Ventas Coincidencia exacta
2 =IGUAL(A7; "Alimentos")
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CONSULTAV (función CONSULTAV)
Descripción
Puede usar la función CONSULTAV para buscar la primera columna de un rango de celdas y, a continuación, devolver un
valor de cualquier celda de la misma fila del rango. Por ejemplo, si tiene una lista de empleados contenida en el rango
A2:C10, los números de identificación de los empleados se almacenan en la primera columna del rango, como muestra la
siguiente ilustración.
Si conoce el número de identificación del empleado, puede usar la función CONSULTAV para devolver el departamento o el
nombre de dicho empleado. Para obtener el nombre del empleado número 38, puede usar la fórmula =CONSULTAV(38;
A2:C10; 3; FALSO). Esta fórmula busca el valor 38 en la primera columna del rango A2:C10 y, a continuación, devuelve el
valor contenido en la tercera columna del rango y en la misma fila que el valor de búsqueda ("Juan Carlos Rivas").
La V de CONSULTAV significa vertical. Use CONSULTAV en lugar de CONSULTAH si los valores de comparación se
encuentran en una columna situada a la izquierda de los datos que desea buscar.
Sintaxis
CONSULTAV(valor_buscado; lookup_value, matriz_buscar_en; indicador_columnas;
[ordenado])
La sintaxis de la función CONSULTAV tiene los siguientes argumentos:
 valor_buscado Obligatorio. Valor que se va a buscar en la primera columna de la tabla o rango. El argumento
valor_buscado puede ser un valor o una referencia. Si el valor que proporcione para el argumento valor_buscado es
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inferior al menor valor de la primera columna del argumento matriz_buscar_en, CONSULTAV devuelve al valor de error
#N/A.
 matriz_buscar_en Obligatorio. El rango de celdas que contiene los datos. Puede usar una referencia a un rango (por
ejemplo, A2:D8) o un nombre de rango. Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que
busca valor_buscado. Estos valores pueden ser texto, números o valores lógicos. Las mayúsculas y minúsculas del
texto son equivalentes.
 indicador_columnas Obligatorio. Un número de columna del argumento matriz_buscar_en desde la cual debe
devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la función devuelve el valor de la
primera columna del argumento matriz_buscar_en; si el argumento indicador_columnas es igual a 2, devuelve el valor
de la segunda columna de matriz_buscar_en y así sucesivamente.
Si el argumento indicador_columnas es:
 Inferior a 1, CONSULTAV devuelve al valor de error #¡VALOR!.
 Superior al número de columnas de matriz_buscar_en, CONSULTAV devuelve el valor de error #¡REF!.
 ordenado Opcional. Un valor lógico que especifica si CONSULTAV va a buscar una coincidencia exacta o aproximada:
Si ordenado se omite o es VERDADERO, se devolverá una coincidencia exacta o aproximada. Si no encuentra ninguna
coincidencia exacta, devolverá el siguiente valor más alto inferior a valor_buscado.
IMPORTANTE Si ordenado se omite o es VERDADERO, los valores de la primera columna de

matriz_buscar_en deben estar clasificados según un criterio de ordenación ascendente; en caso contrario,
es posible que CONSULTAV no devuelva el valor correcto.
Si ordenado es FALSO, no es necesario ordenar los valores de la primera columna de matriz_buscar_en.
 Si el argumento ordenado es FALSO, CONSULTAV sólo buscará una coincidencia exacta. Si hay dos o más
valores en la primera columna de matriz_buscar_en que coinciden con el argumento valor_búsqueda, se usará el
primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia exacta, se devolverá el valor de error #N/A.
Observaciones
 Al buscar valores de texto en la primera columna de matriz_buscar_en, asegúrese de que los datos de la primera
columna de matriz_buscar_en no tienen espacios al principio ni al final, de que no hay un uso incoherente de las
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comillas rectas ( ' o " ) ni tipográficas ( ‘ o “) y de que no hay caracteres no imprimibles. En estos casos, CONSULTAV
puede devolver un valor inesperado o incorrecto.
 Al buscar valores de fechas o números, asegúrese de que los datos de la primera columna de matriz_buscar_en no se
almacenen como valores de texto, ya que, en ese caso, CONSULTAV puede devolver un valor incorrecto o inesperado.
 Si ordenado es FALSO y valor_buscado es un valor de texto, se pueden usar los caracteres comodín de signo de
interrogación (?) y asterisco (*) en el argumento valor_buscado. El signo de interrogación corresponde a un solo carácter
cualquiera y el asterisco equivale a cualquier secuencia de caracteres. Si lo que desea buscar es un signo de
interrogación o un asterisco, escriba una tilde (~) antes del carácter.
Ejemplo
EJEMPLO 1
En este ejemplo, se busca en la columna Densidad de una tabla de propiedades atmosféricas los valores correspondientes
de las columnas Viscosidad y Temperatura (los valores se refieren a aire a 0 grados Celsius al nivel del mar, o 1 atmósfera).
1. Seleccione el ejemplo de este artículo. Si va a copiar el ejemplo en Excel Web App, copie y pegue las celdas de u na
en una.
1. Presione CTRL+C.
2. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco.
3. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. Si está trabajando en Excel Web App, repita la
acción de copiar y pegar para cada celda del ejemplo.
1. Para alternar entre la visualización de los resultados y la visualización de las fórmulas que devuelven los resultados,
presione Alt+º (ordinal masculino) o, en el grupo Auditoría de fórmulas de la pestaña Fórmulas, haga clic en el botón
Mostrar fórmulas.
A B C
1 Densidad Viscosidad Temperatura
2
0,457 3,55 500
3
0,525 3,25 400
4
5 0,606 2,93 300
6 0,675 2,75 250

7
Página 36 de 96
8 0,746 2,57 200
9
0,835 2,38 150
10
0,946 2,17 100
11
1,09 1,95 50
1,29 1,71 0
Fórmula Descripción Resultado
12
=CONSULTAV(1;A2:C10;2) Usando una coincidencia aproximada, busca el valor 1 en la 2,17
columna A, busca el mayor de los valores que sea inferior o
igual a 1 en la columna A, que es 0,946, y después devuelve
el valor de la columna B en la misma fila.
13
=CONSULTAV(1;A2:C10;3;VERDADERO) Usando una coincidencia aproximada, busca el valor 1 en la 100
igual a 1 en la columna A, que es 0,946, y después devuelve
el valor de la columna C en la misma fila.
14
=CONSULTAV(0,7;A2:C10;3;FALSO) Usando una coincidencia exacta, busca el valor 0,7 en la #N/A

columna A. Como en la columna A no hay ninguna
coincidencia exacta, devuelve un error.
15
=CONSULTAV(0,1;A2:C10;2;VERDADERO) Usando una coincidencia aproximada, busca el valor 0,1 en la #N/A

columna A. Como 0,1 es inferior al menor de los valores de la
columna A, devuelve un error.
16
=CONSULTAV(2;A2:C10;2;VERDADERO) Usando una coincidencia aproximada, busca el valor 2 en la 1,71

igual a 2 en la columna A, que es 1,29, y después devuelve el
valor de la columna B en la misma fila.
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Qué es un informe de tabla dinámica
Un informe de tabla dinámica es una forma interactiva de resumir rápidamente grandes volúmenes de datos. Utilice un
informe de tabla dinámica para analizar detenidamente datos numéricos y responder a preguntas no anticipadas sobre los
datos. Un informe de tabla dinámica está especialmente diseñado para:
 Consultar grandes cantidades de datos de muchas maneras diferentes y cómodas para el usuario.
 Calcular el subtotal y agregar datos numéricos, resumir datos por categorías y subcategorías, y crear cálculos y fórmulas
personalizados.
 Expandir y contraer los niveles de datos para destacar los resultados y ver los detalles de los datos de resumen de las
áreas de interés.
 Mover filas a columnas y columnas a filas para ver diferentes resúmenes de los datos de origen.
 Filtrar, ordenar, agrupar y dar formato condicional a los subconjuntos de datos más útiles e interesantes para poder
centrarse en la información que le interesa.
 Presentar informes electrónicos o impresos concisos, atractivos y con comentarios.
A menudo utiliza un informe de tabla dinámica cuando desea comparar totales relacionados, sobre todo si tiene una lista
larga de números para sumar y desea realizar comparaciones distintas con cada número. En el informe de tabla dinámica
mostrado a continuación, puede ver fácilmente cómo se comparan las ventas de golf del tercer trimestre en la celda F3 con
las ventas de cualquier otro deporte o trimestre, o con las ventas totales.
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Datos de origen; en este caso, de una hoja de cálculo
Valores de origen del resumen del Trim3 de Golf en el informe de tabla dinámica
Informe de tabla dinámica
Resumen de los valores de origen en C2 y C8 desde los datos de origen
En los informes de tabla dinámica, cada columna o campo de los datos de origen se convierte en un campo de tabla
dinámica que resume varias filas de información. En el ejemplo anterior, la columna Deporte se convierte en el campo
Deporte y cada registro de Golf se resume en un solo elemento Golf.
Un campo de valores, como Suma de ventas, proporciona los valores que van a resumirse. La celda F3 del informe anterior
contiene la suma del valor Ventas de cada fila de los datos de origen para la cual la columna Deporte contiene Golf y la
columna Trimestre contiene Trimestre3. De forma predeterminada, los datos del área Valores resumen los datos de origen
subyacentes en el informe de gráfico dinámico de la siguiente forma: los valores numéricos usan la función SUMA, y los
valores de texto la función CONTAR.
Para crear un informe de tabla dinámica, debe definir los datos de origen, especificar una ubicación en el libro y diseñar los
campos.
Para obtener más información, vea el tema sobre cómo crear o eliminar un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico
e incluir datos dinámicos en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico.
Formas de trabajar con un informe de tabla dinámica
Después de crear el informe de tabla dinámica inicial definiendo los datos de origen, organizando los campos en la lista de
campos de tabla dinámica y eligiendo un diseño inicial, podrá llevar a cabo las siguientes tareas en un informe de tabla
dinámica:
Explorar los datos de la siguiente manera:
 Expandiendo y contrayendo los datos, y mostrando los detalles subyacentes de los valores.
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 Ordenando, filtrando y agrupando los campos y elementos.
 Cambiando las funciones de resumen y agregando cálculos y fórmulas personalizados.
Cambiar el diseño de formulario y la organización de campos de la siguiente manera:
 Cambiando el formato del informe de tabla dinámica: compacto, esquemático o tabular.
 Agregando, reorganizando y quitando campos.
 Cambiando el orden de los campos o elementos.
Cambiar el diseño de las columnas, las filas y los subtotales de la siguiente manera:
 Activando o desactivando los encabezados de campo de las columnas y filas, o bien, mostrando u ocultando las líneas en
blanco.
 Mostrando los subtotales encima o debajo de sus filas.
 Ajustando los anchos de columna al actualizar.
 Moviendo un campo de columna al área de fila o un campo de fila al área de columna.
 Combinando o separando las celdas de los elementos de fila y columna externos.
Cambiar la presentación de las celdas en blanco y de los errores de la siguiente manera:
 Cambiando la forma en que se muestran los errores y las celdas vacías.
 Cambiando la forma en que se muestran los elementos y rótulos sin datos.
 Mostrando u ocultando las líneas en blanco.
Cambiar el formato de la siguiente manera:
 Aplicando formato manual y condicional a las celdas y los rangos.
 Cambiando el estilo de formato de tabla dinámica global.
 Cambiando el formato numérico de los campos.
 Incluyendo el formato de servidor procesamiento analítico en línea (OLAP).
VOLVER AL PRINCIPIO
Qué es un informe de gráfico dinámico
Un informe de gráfico dinámico representa gráficamente los datos de un informe de tabla dinámica, que en este caso se
denomina el informe de tabla dinámica asociado. Al igual que un informe de tabla dinámica, un informe de gráfico dinámico
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es interactivo. Cuando se crea un informe de gráfico dinámico, se muestran los filtros del informe de gráfico dinámico en el
área del gráfico para poder ordenar y filtrar los datos subyacentes del informe de gráfico dinámico. Los cambios que realice
en el diseño de campo y los datos del informe de tabla dinámica asociado se reflejarán inmediatamente en el informe de
gráfico dinámico.
Un informe de gráfico dinámico muestra series de datos, categorías, marcadores de datos y ejes al igual que los gráficos
estándar. Puede cambiar asimismo el tipo de gráfico y otras opciones como los títulos, la ubicación de la leyenda, las
etiquetas de datos y la ubicación del gráfico.
Informe de gráfico dinámico de las ventas deportivas por trimestre
Puede crear un informe de gráfico dinámico cuando primero crea un informe de tabla dinámica, o bien puede crear un
informe de gráfico dinámico desde un informe de tabla dinámica existente.
Para obtener más información, vea el tema sobre cómo crear o eliminar un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico
e incluir datos dinámicos en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico.
VOLVER AL PRINCIPIO
Comparar un informe de tabla dinámica y un informe de gráfico dinámico
Al crear un informe de gráfico dinámico a partir de un informe de tabla dinámica, el diseño del informe de gráfico dinámico,
es decir, la posición de sus campos, está determinada inicialmente por el diseño del informe de tabla dinámica. Si se crea
primero el informe de gráfico dinámico, se determina el diseño del gráfico arrastrando campos de la Lista de campos de
tabla dinámica hasta áreas específicas de la hoja de gráfico.
Nota En un informe de gráfico dinámico se ignoran los totales y subtotales de un informe de tabla dinámica.
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Los siguientes informes de ventas de tabla dinámica y gráfico dinámico muestran la relación entre los dos.
Un rótulo de fila corresponde a una categoría

Una etiqueta de columna corresponde a una serie de datos
Diferencias entre un gráfico dinámico y un gráfico estándar
Si ya conoce los gráficos normales, verá que la mayoría de operaciones de los informes de gráfico dinámico son las
mismas. Sin embargo, hay algunas diferencias:
Orientación de fila y columna A diferencia de un gráfico estándar, no se puede modificar la orientación de filas y
columnas de un informe de gráfico dinámico con el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos. Sin embargo, se
pueden dinamizar las etiquetas Fila y Columna del informe de tabla dinámica asociado y lograr el mismo efecto.
Tipos de gráfico Puede cambiar el informe de gráfico dinámico por cualquier tipo de gráfico, salvo un gráfico xy
(dispersión), de cotizaciones y de burbuja.
Datos de origen Los gráficos normales están vinculados directamente a las celdas de la hoja de cálculo. Los informes de
gráficos dinámicos se basan en el origen de datos del informe de tabla dinámica asociado. A diferencia de un gráfico
estándar, no se puede modificar el rango de datos del gráfico en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos de un
informe de gráfico dinámico.
Formato La mayoría del formato, incluidos los elementos de gráfico que agregue, el diseño y el estilo, se guarda cuando
se actualiza un informe de gráfico dinámico. Sin embargo, no se guardan las líneas de tendencia, las etiquetas de datos, las
barras de error u otros cambios realizados en los conjuntos de datos. Los gráficos normales no pierden estos cambios de
formato cuando se les aplican.
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Aunque no se puede cambiar el tamaño de las etiquetas de datos en un informe de gráfico dinámico, sí se puede aumentar
el tamaño de la fuente del texto y así cambiar el tamaño de las etiquetas.
Trabajar con los datos de origen de un informe de tabla dinámica o de

gráfico dinámico
Para crear un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico, se puede usar cualquiera de los diversos tipos de datos de
origen.
CREAR UNA TABLA DINÁMICA O UN GRÁFICO DINÁMICO CON LOS DATOS DE LA HOJA DE
CÁLCULO
Puede usar los datos de una hoja de cálculo de Microsoft Excel como la base de un informe. Los datos deben presentarse
en formato de lista, con etiquetas de columna en la primera fila. Cada celda de las filas subsiguientes debe contener datos
apropiados para su encabezado de columna. No debe haber ninguna fila o columna en blanco en los datos de interés. Excel
usa las etiquetas de columna para los nombres de campo en el informe.
Utilizar un rango con nombre Para facilitar la actualización del informe, asigne un nombre al rango de origen y utilice
dicho nombre al crear el informe. Si se amplía el rango con nombre para incluir más datos, puede actualizar el informe para
que incluya los datos nuevos.
Tablas de Excel Las tablas de Excel ya tienen formato de lista y son buenas candidatas para los datos de origen de las
tablas dinámicas. Cuando se actualiza el informe de tabla dinámica, se incluyen automáticamente los datos nuevos y
actualizados de la tabla de Excel.
Incluir totales Excel genera automáticamente subtotales y totales generales en un informe de tabla dinámica. Si los datos
de origen contienen subtotales y totales generales automáticos que se crearon mediante el comando Subtotales en el
grupo Esquema de la pestaña Datos, utilice ese mismo comando para quitarlos antes de crear el informe.
Usar un origen de datos externo para crear una tabla dinámica o un gráfico
dinámico
Puede recuperar datos de un origen que no forma parte de Excel, como una base de datos, un cubo de procesamiento
analítico en línea (OLAP) o un archivo de texto. Por ejemplo, podría tener una base de datos con registros de ventas que
desea resumir y analizar.
Archivos de conexión de datos de Office Si utiliza un archivo (.odc) de conexión de datos de Office (ODC) para
recuperar datos externos para el informe, puede introducir los datos directamente en un informe de tabla dinámica. Se
recomienda recuperar los datos externos para los informes mediante archivos ODC.
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Datos de origen OLAP Si recupera datos de origen de una base de datos OLAP o de un archivo de cubo, únicamente
podrá devolver estos datos a Excel como un informe de tabla dinámica o como un informe de tabla dinámica que se ha
convertido en funciones de hoja de cálculo.
Datos de origen no OLAP Son los datos subyacentes de un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico que
provienen de un origen diferente a una base de datos OLAP. Por ejemplo, datos de bases de datos relacionales o archivos
de texto.
UTILIZAR OTRO INFORME DE TABLA DINÁMICA COMO EL ORIGEN DE DATOS
La memoria caché de la tabla dinámica Siempre que cree un nuevo informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico,
Excel almacenará una copia de los datos del informe en la memoria y guardará esta área de almacenamiento como parte
del archivo de libro. De este modo, cada nuevo informe requiere memoria y espacio de disco adicional. Sin embargo,
cuando se utiliza un informe de tabla dinámica existente como el origen de un nuevo informe en el mismo libro, ambos
informes comparten la misma copia de los datos. Al volver a utilizar la misma área de almacenamiento, el tamaño de ese
archivo de libro se reduce y se mantienen menos datos en la memoria.
Requisitos de ubicación Para utilizar un informe de tabla dinámica como origen de otro informe, ambos deben formar
parte del mismo libro. Si el informe de tabla dinámica de origen está en un libro diferente, cópielo en la ubicación del libro
donde desee que aparezca el nuevo informe. Los informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico de distintos libros son
informes separados, cada uno con su propia copia de los datos en la memoria y en los archivos de libro.
Los cambios afectan a ambos informes Al actualizar los datos del nuevo informe, Excel también actualiza los datos del
informe de origen y viceversa. Cuando se agrupan o desagrupan los elementos de un informe, ambos informes se ven
afectados. La creación de campos calculados o elementos calculados afecta a ambos informes.
Informes de gráfico dinámico Puede basar un nuevo informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico en otro informe de
tabla dinámica, pero no puede basarlo directamente en otro informe de gráfico dinámico. No obstante, como Excel crea un
informe de tabla dinámica asociado a partir de los mismos datos cuando se crea un informe de gráfico dinámico, puede
basar un nuevo informe en el informe asociado. Los cambios realizados en un informe de gráfico dinámico afectan al
informe de tabla dinámica asociado y viceversa.
Cambiar los datos de origen de un informe de tabla dinámica existente
Los cambios realizados en los datos de origen pueden hacer que estén disponibles diferentes datos para analizar. Por
ejemplo, puede que usted desee cambiar de una base de datos de prueba a una base de datos de producción. Puede
actualizar un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico con nuevos datos que sean similares a la información de
conexión de datos original actualizando el informe.
Para incluir datos adicionales o diferentes, puede volver a definir los datos de origen del informe. Si los datos son
considerablemente diferentes, con muchos campos nuevos o adicionales, tal vez sea más fácil crear un informe nuevo.
Mostrar datos nuevos agregados por actualización Actualizar un informe también puede modificar los datos que se
pueden mostrar. Para informes basados en listas de hojas de cálculos, Excel recupera campos dentro del rango de origen o
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el rango con nombre que usted especifique. Para informes basados en datos externos, Excel recupera datos nuevos que
cumplen los criterios de la consulta subyacente o datos que se vuelven disponibles en un cubo OLAP. Puede ver cualquier
campo nuevo en la Lista de campos y agregar los campos al informe.
Cambiar los cubos OLAP que cree Los informes basados en datos OLAP siempre tienen acceso a todos los datos del
cubo. Si ha creado un archivo de cubo sin conexión que contiene un subconjunto de los datos en un cubo de servidor,
puede utilizar el comando OLAP sin conexión para modificar el archivo de cubo de modo que contenga otros datos del
servidor.
¿Qué es la segmentación de datos?
Las segmentaciones de datos son componentes de filtrado fáciles de usar que contienen un conjunto de botones que le
permiten filtrar los datos de un informe de tabla dinámica rápidamente sin la necesidad de abrir listas desplegables para
buscar los elementos que se desean filtrar.
Cuando se usa un filtro común de informe de tabla dinámica para filtrar varios elementos, el filtro solamente indica que se
filtran varios elementos y es necesario abrir una lista desplegable para ver los detalles de filtrado. Sin embargo, las
segmentaciones de datos etiquetan claramente el filtro que se aplica y proporcionan detalles para que los datos que se
muestran en el informe de tabla dinámica filtrado puedan entenderse fácilmente.
Las segmentaciones de datos generalmente se asocian a la tabla dinámica en la cual se crean. Sin embargo, también se
pueden crear segmentaciones de datos independientes a la cuales se hace referencia desde las funciones de cubos de
procesamiento analítico en línea (OLAP) o que luego se pueden asociar a cualquier tabla dinámica.
Una segmentación de datos generalmente incluye los siguientes elementos:
Un encabezado de segmentación de datos indica la categoría de los elementos que contiene.

Un botón de filtrado que no está activado indica que el elemento no está incluido en el filtro.
Un botón de filtrado que está activado indica que el elemento está incluido en el filtro.
Un botón Borrar filtro quita el filtro mediante la selección de todos los elementos de la
segmentación de datos.
Una barra de desplazamiento permite desplazarse cuando hay más datos de los que pueden
verse actualmente en la segmentación de datos.
Los controles para mover y cambiar el tamaño de los bordes permiten cambiar el tamaño y la
ubicación de la segmentación de datos.
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Usar la segmentación de datos
Hay varias formas de crear segmentaciones de datos para filtrar los datos de la tabla dinámica. En una tabla dinámica
existente, puede hacer lo siguiente:
 Crear una segmentación de datos asociada a la tabla dinámica.
 Crear una copia de la segmentación de datos asociada a la tabla dinámica.
 Usar una segmentación de datos existente asociada a otra tabla dinámica.
Además de crear una segmentación de datos en una tabla dinámica existente, o en lugar de hacerlo, también se puede
crear una segmentación de datos independiente a la que se puede hacer referencia mediante las funciones de cubo de
procesamiento analítico en línea (OLAP) o que luego se puede asociar a cualquier tabla dinámica.
Dado que cada segmentación de datos que se crea está diseñada para filtrar un campo de tabla dinámica concreto, es
probable que cree más de una segmentación de datos para filtrar un informe de tabla dinámica.
Después de crear una segmentación de datos, ésta aparecerá en la hoja de cálculo junto con la tabla dinámica. Si hay más
de una segmentación de datos, se mostrarán de manera superpuesta. Es posible mover una segmentación de datos a otra
ubicación en la hoja de cálculo y cambiar su tamaño según sea necesario.
Para filtrar los datos de la tabla dinámica, simplemente haga clic en un botón o en varios botones de la segmentación de
datos.
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APLICACIÓN DE FORMATO A LAS SEGMENTACIONES DE DATOS PARA LOGRAR UNA
APARIENCIA COHERENTE
Cuando se crea una segmentación de datos en un informe de tabla dinámica existente, el estilo de la tabla dinámica se
refleja en el estilo de la segmentación de datos con el fin de que estos estilos compartan una apariencia similar. Sin
embargo, los cambios de formato que se realicen en la tabla dinámica después de crear la segmentación de datos no se
reflejan en el formato de ésta. Además, si se crea una segmentación de datos independiente, es posible que el formato de la
segmentación de datos no coincida con el de la tabla dinámica a la cual se asocia.
Para crear informes que parezcan profesionales o simplemente para que el formato de una segmentación de datos coincida
con el del informe de tabla dinámica asociado, se pueden aplicar estilos de segmentación y así lograr una apariencia
coherente. Cuando se aplica alguno de los distintos estilos predefinidos disponibles para las segmentaciones de datos, se
puede hacer coincidir bastante el tema de color aplicado a una tabla dinámica. Para lograr una apariencia personalizada,
también se pueden crear estilos propios de segmentaciones de datos del mismo modo en que se crean estilos
personalizados de tabla dinámica.
COMPARTIR SEGMENTACIONES DE DATOS ENTRE TABLAS DINÁMICAS
Cuando en un informe hay muchas tablas dinámicas diferentes, como en el caso de un informe de inteligencia empresarial
(BI) con el que se esté trabajando, es probable que desee aplicar el mismo filtro a alguna de las tablas dinámicas o a todas
ellas. Puede compartir una segmentación de datos creada en una tabla dinámica con otras tablas dinámicas. No es
necesario duplicar el filtro para cada tabla de dinámica.
Cuando se comparte una segmentación de datos, se crea una conexión a otra tabla dinámica que contiene la segmentación
de datos que se desea usar. Los cambios que se realizan en una segmentación de datos compartida se reflejan
inmediatamente en todas las tablas dinámicas que están conectadas a esa segmentación de datos. Por ejemplo, si usa una
segmentación de datos País en la tabla dinámica 1 para filtrar datos de un país específico, la tabla dinámica 2, que también
usa esa segmentación de datos, mostrará los datos de ese mismo país.
Las segmentaciones de datos que están conectadas a más de una tabla dinámica, y que se usan en más de una, se
denominan segmentaciones de datos compartidas. Las segmentaciones que se usan en una sola tabla dinámica se
denominan segmentaciones de datos locales. Una tabla dinámica puede usar tanto segmentaciones de datos locales como
compartidas.
Crear una segmentación de datos en una tabla dinámica existente
1. Haga clic en cualquier lugar del informe de tabla dinámica para el cual desea crear una segmentación de datos.
De esta forma, se mostrarán las Herramientas de tabla dinámica y se agregarán las pestañas Opciones y
Diseño.
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2. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Opciones, haga clic en Insertar Segmentación de datos.
3. En el cuadro de diálogo Insertar Segmentación de datos, active la casilla de verificación de los campos de la tabla
dinámica para los cuales desea crear una segmentación de datos.
4. Haga clic en Aceptar.
Se mostrará una segmentación de datos para cada campo que haya seleccionado.
5. En cada segmentación de datos, haga clic en los elementos en los cuales desea aplicar el filtro.
Para seleccionar más de un elemento, mantenga presionada la tecla CTRL y luego haga clic en los elementos en
los que desea aplicar el filtro.
Crear una segmentación de datos independiente
1. En la pestaña Insertar en el grupo Filtro, haga clic en Segmentación de datos.
2. En el cuadro de diálogo Conexiones existentes del cuadro Mostrar, realice una de las siguientes acciones:
 Para mostrar todas las conexiones, haga clic en Todas las conexiones. Éste es el valor predeterminado.
 Para mostrar únicamente la lista de conexiones usadas recientemente, haga clic en Conexiones en este libro.
Esta lista se crea a partir de conexiones que el usuario ya ha definido y creado en el cuadro de diálogo
Seleccionar origen de datos del Asistente para la conexión de datos o que ha seleccionado previamente
como conexión desde este cuadro de diálogo.
 Para mostrar únicamente las conexiones disponibles en el equipo, haga clic en Archivos de conexión en este
equipo.
Esta lista se crea a partir de la carpeta Mis archivos de origen de datos generalmente almacenada en la
carpeta Mis documentos.
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 Para mostrar únicamente las conexiones disponibles de un archivo de conexión al que se tiene acceso desde la red,
haga clic en Archivos de conexión en la red.
Esta lista se crea a partir de una biblioteca de conexiones de datos (DCL) en un sitio de Microsoft Office
SharePoint Server 2007 o Microsoft SharePoint Server 2010. Una DCL es una biblioteca de documentos del
sitio de SharePoint Foundation que contiene un conjunto de archivos de conexión de datos de Office (.odc).
Generalmente, es el administrador del sitio quien configura la DCL y quien, además, puede configurar el
sitio de SharePoint para mostrar archivos ODC desde la DCL en el cuadro de diálogo Conexiones
externas.
3. Sugerencia Si no ve la conexión que desea, puede crear una. Para ello, haga clic en Examinar en busca de más y
luego, en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en Nuevo origen para iniciar el Asistente para
conexión de datos y seleccionar el origen de datos al cual desea conectarse.
4. Nota Si selecciona una conexión de las categorías Archivos de conexión en la red o Archivos de conexión en este
equipo, el archivo de conexión se copia en el libro como una nueva conexión de libro y luego se usa como la nueva
información de conexión.
5. En el cuadro de diálogo Elegir campos, active la casilla de verificación de los campos para los cuales desea crear una
segmentación de datos.
Se creará una segmentación de datos para cada campo que haya seleccionado.
Aplicar formato a una segmentación de datos
1. Haga clic en la segmentación de datos a la que desea dar formato.
Se mostrarán las Herramientas de segmentación de datos y se agregará la pestaña Opciones.
2. En la pestaña Opciones, en el grupo Estilos de segmentación de datos, haga clic en el estilo que desee.
Para ver todos los estilos disponibles, haga clic en el botón Más .
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Compartir una segmentación de datos mediante su conexión a otra tabla
dinámica
Se puede compartir una segmentación de datos con otra tabla dinámica mediante su conexión a esa tabla dinámica.
También se puede insertar una segmentación de datos desde otra tabla dinámica conectándola con dicha tabla dinámica.
HAGA QUE UNA SEGMENTACIÓN DE DATOS ESTÉ DISPONIBLE PARA SER USADA EN OTRA
TABLA DINÁMICA
1. Haga clic en la segmentación de datos que desea compartir con otra tabla dinámica.
Se mostrarán las Herramientas de segmentación de datos y se agregará la pestaña Opciones.
2. En el grupo Segmentación de datos de la pestaña Opciones, haga clic en Conexiones de tabla dinámica.
3. En el cuadro de diálogo Conexiones de tabla dinámica, active la casilla de verificación de las tablas dinámicas en las
cuales desea que la segmentación de datos esté disponible.
USAR UNA SEGMENTACIÓN DE DATOS DESDE OTRA TABLA DINÁMICA

1. Para crear una conexión con la tabla dinámica que contiene la segmentación de datos que desea compartir, haga lo
siguiente:
1. En la pestaña Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Conexiones existentes.
2. En el cuadro de diálogo Conexiones existentes, asegúrese de que esté seleccionada la opción Todas las
conexiones en el cuadro en el cuadro Mostrar.
Sugerencia Si no ve la conexión que desea, puede crear una. Para ello, haga clic en Examinar en busca
de más y luego, en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en Nuevo origen para
iniciar el Asistente para conexión de datos y seleccionar el origen de datos al cual desea conectarse.
3. Seleccione la conexión que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.
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4. En el cuadro de diálogo Importar datos en la sección Seleccione cómo desea ver estos datos en el libro, haga
clic en Informe de tabla dinámica.
2. Haga clic en cualquier lugar del informe de tabla dinámica para el cual desea insertar una segmentación de datos desde
otra tabla dinámica.
De esta forma se mostrarán las Herramientas de tabla dinámica y se agregarán las pestañas Opciones y
Diseño.
3. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Opciones, haga clic en la flecha Insertar Segmentación de datos y luego
haga clic en Conexiones de Segmentación de datos.
4. En el cuadro de diálogo Conexiones de Segmentación de datos, active la casilla de verificación de las segmentaciones
de datos que desea usar.
Se mostrará una segmentación de datos para cada casilla de verificación que haya activado.
6. En cada segmentación de datos, haga clic en los elementos en los cuales desea aplicar el filtro.
Para seleccionar más de un elemento, mantenga presionada la tecla CTRL y luego haga clic en los elementos en
los cuales desea aplicar el filtro.
Nota Todas las tablas dinámicas que comparten la segmentación de datos mostrarán instantáneamente el
mismo estado de filtrado.
Desconectar o eliminar una segmentación de datos
Si una segmentación de datos ya no es necesaria, ésta se puede desconectar del informe de tabla dinámica o bien se
puede eliminar.
DESCONECTAR UNA SEGMENTACIÓN DE DATOS

1. Haga clic en cualquier lugar del informe de tabla dinámica para el cual desea desconectar una segmentación de datos.
De esta forma se mostrarán las Herramientas de tabla dinámica y se agregarán las pestañas Opciones y
Diseño.
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2. En el grupo Ordenar y filtrar de la pestaña Opciones, haga clic en la flecha Insertar Segmentación de datos y luego
haga clic en Conexiones de Segmentación de datos.
3. En el cuadro de diálogo Conexiones de Segmentación de datos, desactive la casilla de verificación de los campos de la
tabla dinámica para los cuales desea desconectar una segmentación de datos.
ELIMINAR UNA SEGMENTACIÓN DE DATOS
Siga uno de los pasos que se indican a continuación:
 Haga clic en la segmentación de datos y luego presione SUPR.
 Haga clic con el botón secundario en la segmentación de datos y, a continuación, haga clic en Quitar <Nombre de la
segmentación de datos>.
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Asistente para importar texto
Puede utilizar Microsoft Excel para importar datos de un archivo de texto a una hoja de cálculo. El Asistente para importar
texto examina el archivo de texto que se va a importar y ayuda a que los datos se importen del modo deseado.
Nota Para iniciar el Asistente para importar texto, en la pestaña Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en
Desde texto. A continuación, en el cuadro de diálogo Importar archivo de texto, haga doble clic en el archivo de texto que
desea importar.
Paso 1 de 3
Tipo de los datos originales Si los elementos del archivo de texto están separados por tabulaciones, signos de dos
puntos, signos de punto y coma, espacios u otros caracteres, seleccione Delimitados. Si todos los elementos de cada
columna tienen la misma longitud, seleccione Ancho fijo.
Comenzar a importar en la fila Escriba o seleccione un número de fila para especificar la primera fila de datos que desea
importar.
Origen del archivo Seleccione el juego de caracteres que se usa en el archivo de texto. En la mayoría de los casos,
puede dejar esta opción con el valor predeterminado. Si sabe que el archivo de texto se creó con un juego de caracteres
distinto del que se usa en su equipo, debe cambiar esta opción para hacer coincidir los juegos de caracteres. Por ejemplo, si
el equipo está configurado para usar el juego de caracteres 1251 (Cirílico, Windows) y sabe que el archivo se creó con el
juego de caracteres 1252 (Europa Occidental, Windows), debe establecer Origen del archivo en 1252.
Vista previa del archivo En este cuadro se muestra el texto tal como aparecerá cuando se separe en columnas en la hoja
de cálculo.
Paso 2 de 3 (datos delimitados)
Delimitadores Seleccione el carácter que separa los valores en el archivo de texto. Si el carácter no figura en la lista,
active la casilla Otro y, a continuación, escriba el carácter en el cuadro que contiene el cursor. Estas opciones no están
disponibles si los datos son de tipo Ancho fijo.
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Considerar delimitadores consecutivos como uno solo Active esta casilla de verificación si los datos contienen un
delimitador formado por varios caracteres entre los campos de datos o si los datos contienen varios delimitadores
personalizados.
Calificador de texto Seleccione el carácter en el que están incluidos los valores del archivo de texto. Cuando Excel
encuentra el carácter calificador de texto, todo el texto que aparece detrás de ese carácter y antes de la siguiente aparició n
del carácter se importa como un único valor, aunque el texto contenga un carácter delimitador. Por ejemplo, si el delimitador
es una coma (,) y el calificador de texto comillas ("), "Dallas, Texas" se importará en una sola celda como Dallas, Texas. Si
no hay ningún carácter o se especifica el apóstrofo (') como calificador de texto, "Dallas, Texas" se importará en dos celdas
adyacentes como "Dallas y Texas".
Si el carácter delimitador se encuentra entre calificadores de texto, Excel omite los calificadores en el valor importado. Si no
hay ningún carácter delimitador entre los calificadores de texto, Excel incluye el carácter calificador en el valor importado.
Por tanto, "Dallas Texas" (con el calificador de texto de comillas) se importará en una sola celda como "Dallas Texas".
Vista previa de los datos Revise el texto de este cuadro para comprobar que el texto se separará en columnas en la hoja
de cálculo según lo previsto.
Paso 2 de 3 (datos de ancho fijo)
Vista previa de los datos Defina el ancho de los campos en esta sección. Haga clic en la ventana de vista previa para
definir un salto de columna, representado por una línea vertical. Haga doble clic en un salto de columna para quitarlo, o
arrastre un salto de columna para moverlo.
Paso 3 de 3
Haga clic en el botón Avanzadas para hacer una o más de las siguientes cosas:
 Especifique el tipo de separador de decimales y de millares que se usa en el archivo de texto. Cuando los datos se
importen a Excel, los separadores coincidirán con los especificados para su ubicación en país o región en la
Configuración regional y de idioma o Configuración regional (Panel de control de Windows).
 Especifique que uno o más valores numéricos pueden contener un signo menos al final.
Formato de los datos en columnas Haga clic en el formato de datos de la columna seleccionado en la sección Vista
previa de los datos. Si no desea importar la columna seleccionada, haga clic en No importar columna (saltar).
Cuando seleccione una opción de formato de datos para la colum na seleccionada, el encabezado de columna situado bajo
Vista previa de los datos mostrará el formato. Si elige Fecha, seleccione un formato de fecha en el cuadro Fecha.
Elija el formato de datos que más se asemeje a los datos de la vista previa para que Excel pueda convertir los datos
importados correctamente. Por ejemplo:
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 Para convertir una columna con todos los caracteres de cifras monetarias al formato de moneda de Excel, seleccione
General.
 Para convertir una columna con todos los caracteres numéricos al formato de texto de Excel, seleccione Texto.
 Para convertir una columna con todos los caracteres de fecha (cada fecha ordenada por año, mes y día) al formato de
fecha de Excel, seleccione Fecha y, a continuación, elija el tipo de fecha AMD en el cuadro Fecha.
Excel importará la columna como General si la conversión produce resultados imprevistos. Por ejemplo:
 Si la columna contiene una combinación de formatos, como caracteres alfabéticos y numéricos, Excel convierte la
columna a General.
 Si en una columna de fechas cada fecha está ordenada por año, mes y día, y selecciona Fecha junto con un tipo de
fecha MDA, Excel convierte la columna al formato general. Una columna que contiene caracteres de fecha debe coincidir
con uno de los formatos de fecha integrados o personalizados de Excel.
Si Excel no convierte una columna al formato que desea, puede convertir los datos después de importarlos
Conectarse con datos externos (importar)
La ventaja principal de conectarse con datos externos desde Microsoft Excel consiste en que puede analizar periódicamente
estos datos en Excel sin tener que copiar repetidamente los datos, una operación que puede ser larga y provocar errores.
Tras conectarse con los datos externos, también puede actualizar automáticamente los libros de Excel desde el origen de
datos original cada vez que el origen de datos se actualice con información nueva.
IMPORTANTE Las conexiones a datos externos pueden estar deshabilitadas en el equipo. Para conectarse a los datos al
abrir un libro, deberá habilitar las conexiones de datos en la barra Centro de confianza, o bien colocar el libro en una
ubicación de confianza.
Para obtener más información, vea los artículos sobre cómo crear, quitar o cambiar una ubicación de confianza para los
archivos, cómo agregar, quitar o ver un editor de confianza y cómo ver la configuración y las opciones en el Centro de
confianza.
1. En el grupo Obtener datos externos de la pestaña Datos, haga clic en Conexiones existentes.
Aparece el cuadro de diálogo Conexiones existentes.
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2. En la lista desplegable Mostrar, siga uno de estos procedimientos:
 Para mostrar todas las conexiones, haga clic en Todas las conexiones. Este es el valor predeterminado.
 Para mostrar solo la lista de conexiones recientemente usadas, haga clic en Conexiones en este libro.
Esta lista se crea a partir de conexiones que el usuario ha definido, ha creado desde el cuadro de diálogo Seleccionar
origen de datos del Asistente para la conexión de datos, o ha seleccionado previamente como conexión desde este cuadro
de diálogo.
 Para mostrar solo las conexiones disponibles en el equipo, haga clic en Archivos de conexión en este equipo.
Esta lista se crea a partir de la carpeta Mis archivos de origen de datos, normalmente almacenada en la carpeta Mis
documentos del equipo.
 Para mostrar solo las conexiones disponibles en un archivo de conexión al que se tiene acceso desde la red, haga clic en
Archivos de conexión en la red.
Esta lista se crea a partir de una biblioteca de conexiones de datos (DCL) de Excel en un sitio de Microsoft SharePoint
Services. Una DCL es una biblioteca de documentos del sitio de SharePoint Services que contiene un conjunto de archivos
de conexión de datos de Office (.odc). Generalmente, es el administrador del sitio quien configura la DCL y quien, además,
puede configurar el sitio de SharePoint para mostrar archivos ODC desde la DCL en el cuadro de diálogo Conexiones
externas. Para obtener más información, vea la Ayuda de la Administración central de SharePoint Services.
SUGERENCIA Si no ve la conexión que desea, puede crear una haciendo clic en Examinar en busca de más y, a
continuación, en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en Nuevo origen para iniciar el Asistente
para conexión de datos y seleccionar el origen de datos al cual quiere conectarse.
NOTA Si elige una conexión de las categorías Archivos de conexión en la red o Archivos de conexión en este
equipo, el archivo de conexión se copia en el libro como una nueva conexión de libro y luego se usa como la nueva
información de conexión.
3. Seleccione la conexión que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.
4. En el cuadro de diálogo Importar datos, en la sección Seleccione cómo desea ver estos datos en el libro, siga uno de
los procedimientos siguientes:
IMPORTANTE La sección Seleccione cómo desea ver estos datos en el libro y sus opciones, como se
muestra en la lista a continuación, no están disponibles para conexiones de texto, consulta web y datos XML. Si
se está conectando a estos datos, siga directamente con el paso 5.
 Haga clic en Tabla para crear una tabla para realizar una ordenación y filtrado sencillos.
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 Haga clic en Informe de tabla dinámica para crear un informe de tabla dinámica para resumir cantidades grandes de
datos agregando y subtotalizando los datos.
 Haga clic en Informe de gráfico y tabla dinámicos para crear una tabla dinámica y un informe de gráfico dinámicos
para resumir los datos visualmente.
 Haga clic en Crear sólo conexión para almacenar la conexión seleccionada en el libro para su uso posterior.
Use la opción Crear sólo conexión para almacenar la conexión seleccionada en el libro a fin de poder usarla
posteriormente. Por ejemplo, si se está conectando a un origen de datos de un cubo de procesamiento
analítico en línea (OLAP) y desea convertir celdas de tabla dinámica en fórmulas de hoja de cálculo con el
comando Convertir en fórmulas (en el grupo Herramientas de la pestaña Opciones, haga clic en
Herramientas OLAP), puede usar esta opción, ya que no necesita almacenar el informe de tabla dinámica.
5. En ¿Dónde desea situar los datos?, siga uno de los procedimientos siguientes:
 Para ubicar el informe de tabla dinámica o gráfico dinámico en una hoja de cálculo existente, seleccione Hoja de cálculo
existente y, a continuación, escriba la dirección de la primera celda del rango de celdas donde desea ubicar el informe de
tabla dinámica.
 O bien, haga clic en Contraer diálogo para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione la primera celda de
la hoja de cálculo y, a continuación, presione Expandir diálogo .
6. Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva que empiece por la celda A1, haga clic en Nueva
hoja de cálculo.
7. También puede cambiar las propiedades de conexión si hace clic en Propiedades, realiza los cambios en los cuadros de
diálogo Propiedades de conexión, Rango de datos externos o Propiedades de asignación XML y, finalmente, hace clic
en Aceptar.
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Trabajo con conexiones de datos externos
En las siguientes secciones se describe cómo funcionan las conexiones de datos externos y cómo se busca, edita,
administra y comparte la información de conexión con otros programas y usuarios.
DESCRIPCIÓN DE LOS CONCEPTOS BÁSICOS DE LAS CONEXIONES DE DATOS
Los datos de un libro de Excel pueden proceder de dos ubicaciones diferentes. Pueden estar almacenados directamente en
el libro o en un origen de datos externo, como un archivo de texto, una base de datos o un cubo de procesamiento analítico
en línea (OLAP). Este origen de datos externos se conecta al libro a través de una conexión de datos, que es un conjunto de
información que describe cómo localizar, iniciar una sesión y tener acceso al origen de datos externo.
La ventaja principal de conectarse a datos externos consiste en que puede analizar periódicamente estos datos sin tener
que copiar repetidamente los datos en su libro, una operación que puede ser larga y provocar errores. Tras conectarse a los
datos externos, también puede actualizar automáticamente los libros de Excel desde el origen de datos original siempre que
el origen de datos se actualice con información nueva.
La información de conexión se almacena en el libro y también se puede almacenar en un archivo de conexión, como un
archivo de conexión de datos de Office (.odc) o un archivo de nombre de origen de datos (.dsn).
Para incluir datos externos en Excel, necesita obtener acceso a los datos. Si el origen de datos externo al que desea
obtener acceso no está ubicado en el equipo local, es posible que tenga que ponerse en contacto con el administrador de la
base de datos para que le facilite una contraseña, permisos de usuario u otro tipo de información de conexión. Si el origen
de datos es una base de datos, asegúrese de que la base de datos no esté abierta en modo exclusivo. Si el origen de datos
es un archivo de texto o una hoja de cálculo, asegúrese de que otro usuario no lo tenga abierto en modo exclusivo.
Una gran cantidad de orígenes de datos también requiere un controlador ODBC o un proveedor OLE DB para coordinar el
flujo de datos entre Excel, el archivo de conexión y el origen de datos.
En el diagrama siguiente se resumen los principales puntos referentes a las conexiones de datos.
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Existe una variedad de orígenes de datos a los que puede conectarse: Analysis Services, SQL Server, Microsoft Access,
otras bases de datos relacionales y OLAP, hojas de cálculo y archivos de texto.
Muchos orígenes de datos tienen un controlador ODBC o proveedor OLE DB asociado.
Un archivo de conexión define toda la información necesaria para obtener acceso y recuperar datos de un origen de
datos.
La información de conexión se copia de un archivo de conexión a un libro, y puede editarse fácilmente.
Los datos se copian en un libro, de manera tal que puede usarlos simplemente como usa los datos almacenados
directamente en el libro
Importación de datos desde una base de datos de Access

Existen diversas maneras de intercambiar datos entre Microsoft Access y Microsoft Excel.
 Para traer datos de Access a Excel, puede copiarlos de una hoja de datos de Access y pegarlos en una hoja de cálculo
de Excel, conectar con una base de datos de Access desde una hoja de cálculo de Excel o exportar datos de Access a
una hoja de cálculo de Excel.
 Para traer datos de Excel a Access, puede copiarlos de una hoja de cálculo de Excel y pegarlos en una hoja de datos de
Access, importar una hoja de cálculo de Excel en una tabla de Access o crear un vínculo con una hoja de cálculo de
Excel desde una tabla de Access.

NOTA El término importar tiene dos significados distintos en Excel y Access. En Excel, significa crear una conexión
permanente con los datos que se puede actualizar. En Access, significa traer de una vez los datos a Access sin una
conexión de datos.
Trabajar con datos de Access en Excel

Es posible que desee trabajar con datos de Access en un libro de Excel para aprovechar las características de análisis de
datos y creación de gráficos, la flexibilidad en la presentación y diseño de los datos o las funciones de Excel que no están
disponibles en Access.
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CONECTAR CON DATOS DE ACCESS DESDE EXCEL
Para llevar datos actualizables de Access a Excel, puede crear una conexión a la base de datos de Access y recuperar
todos los datos de una tabla o consulta. Por ejemplo, tal vez desee actualizar un informe presupuestario de Excel que
distribuye cada mes para que contenga los datos del mes en curso.
EXPORTAR DATOS DE ACCESS A EXCEL

Mediante el Asistente para exportación de Access, puede exportar un objeto de base de datos de Access (como una tabla,
una consulta o un formulario) o registros seleccionados en una vista, a una hoja de cálculo de Excel. Cuando lleve a cabo
una operación de exportación en Access, puede guardar el diseño de la operación para usarlo más adelante e incluso puede
programar la operación de exportación para que se ejecute automáticamente en intervalos especificados.
A continuación se describen algunos escenarios comunes de exportación de datos de Access a Excel:
 Su departamento o grupo utiliza Access y Excel para trabajar con los datos. Éstos están almacenados en bases de datos
de Access, pero utiliza Excel para analizarlos y distribuir los resultados del análisis. Su equipo exporta los datos a Excel
cuando es necesario, pero desearía que el proceso fuera más eficaz.
 Utiliza Access con mucha frecuencia, pero su jefe prefiere ver los informes en Excel. Periódicamente, tiene que copiar los
datos a Excel, pero le gustaría automatizar este proceso para ahorrar tiempo.
Para obtener más información sobre cómo exportar datos de Access a Excel, vea el sistema de Ayuda de Access.
Trabajar con datos de Excel en Access
Tal vez desee trabajar con los datos de Excel en una base de datos de Access para aprovechar las características de
administración de datos, seguridad o multiusuario de Access. Aunque Access contiene muchas características útiles, hay
dos de ellas que son especialmente adecuadas para los datos de Excel:
 Informes Si está familiarizado con el diseño de informes de Access y desea resumir u organizar los datos de Excel en
este tipo de informe, puede crear un informe de Access. Por ejemplo, puede crear informes más flexibles, como informes
de grupo y resumen, etiquetas impresas e informes gráficos.
 Formularios Si desea usar un formulario para buscar o mostrar datos de Excel, puede crear un formulario de Access.
Por ejemplo, puede crear un formulario de Access para mostrar campos en un orden diferente del orden de las columnas
de la hoja de cálculo o para ver más fácilmente una fila larga de datos en la pantalla.
Para obtener más información sobre cómo trabajar con formularios e informes de Access, vea el sistema de Ayuda de
Access.
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Establecer un vínculo a datos de Excel desde Access
Puede vincular un rango de datos de Excel en una base de datos de Access como una tabla. Use este sistema si tiene
previsto mantener el rango de datos en Excel, pero desea también que los datos estén disponibles en Access. Este tipo de
vínculo se crea desde la base de datos de Access, no desde Excel.
Cuando se establece un vínculo a una hoja de cálculo o un rango con nombre de Excel, Access crea una nueva tabla que
está vinculada a las celdas de origen. Todos los cambios que se realicen en las celdas de origen en Excel se reflejan en la
tabla vinculada. Sin embargo, no puede modificar el contenido de la tabla correspondiente en Access. Si desea agregar,
modificar o eliminar datos, debe realizar los cambios en el archivo de Excel de origen.
A continuación, se incluyen algunos escenarios comunes de vinculación a una hoja de cálculo de Excel de sde Access:
 Desea seguir manteniendo los datos en hojas de cálculo de Excel, pero desea poder usar las eficaces características de
consulta y generación de informes de Access.
 Su departamento o grupo de trabajo usa Access pero los datos de orígenes externos con los que trabaja están en hojas
de cálculo de Excel. No desea mantener copias de datos externos sino que desea poder trabajar con ellos en Access.
Para obtener más información sobre cómo vincular datos de Access a Excel, vea el sistema de Ayuda de Acc ess.
Importar datos de Excel a Access
Para almacenar datos de Excel en una base de datos de Access y utilizar y mantener estos datos en Access de ahora en
adelante, puede importar los datos a Access. Cuando se importan datos, Access los almacena en una tabla nueva o
existente sin modificarlos. Solo puede importar una hoja de cálculo cada vez durante una operación de importación. Para
importar datos de varias hojas de cálculo, repita la operación de importación para cada hoja de cálculo.
A continuación, se incluyen algunos escenarios comunes de importación de datos de Excel en Access:
 Es usuario de Excel desde hace tiempo pero para seguir avanzando desea usar Access para trabajar con estos datos.
Desea moverlos de las hojas de cálculo de Excel a una o varias bases de datos nuevas de Access.
 Su departamento o grupo de trabajo usa Access pero recibe ocasionalmente datos en formato de Excel que se deben
combinar con sus bases de datos de Access. Desea importar estas hojas de cálculo de Excel a su base de datos a
medida que las va recibiendo.
 Usa Access para administrar los datos, pero los informes semanales que recibe del resto de los integrantes de su equipo
son libros de Excel. Desea agilizar el proceso de importación para asegurarse de que los datos se importan cada semana
a una hora específica a la base de datos.
Para obtener más información sobre cómo importar datos de Excel a Access, vea el sistema de Ayuda de Access.
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Importación de archivos de texto
Puede utilizar Excel para importar datos de un archivo de texto a una hoja de cálculo. (En la fichaDatos, en el grupo
Obtener datos externos, haga clic en Desde texto). El Asistente para importar texto examina el archivo de texto que se va
a importar y ayuda a garantizar que los datos se importen del modo deseado.
Existen dos formas de importar datos de un archivo de texto usando Excel: puede abrir el archivo de texto en Excel (lo cual
no establece una conexión con el archivo de texto) o puede importar el archivo de texto como un rango de datos externos (lo
cual sí establece una conexión con el archivo de texto).
Son dos los formatos de archivo de texto que se usan habitualmente:
 Archivos de texto delimitados (.txt), en los que el carácter de tabulación (el código de carácter ASCII 009) separa
normalmente cada campo de texto.
 Archivos de texto de valores separados por comas (.csv), en los que el carácter de coma (,) suele separar cada campo de
texto.
También puede cambiar el carácter separador que se usa tanto en los archivos de texto delimitados como en los .csv. Es to
puede ser necesario para asegurarse de que la operación de importación o de exportación se realizará de la manera
deseada.
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Obtener información sobre los pronósticos y cómo mostrar tendencias en
gráficos
Las líneas de tendencia se usan para mostrar de forma gráfica las tendencias de los datos y para ayudar a analizar los
problemas de las previsiones. Tal análisis también se denomina análisis de regresión. Mediante el análisis de regresión, se
puede extender una línea de tendencia en un gráfico más allá de los datos en sí para prever los valores futuros. Por
ejemplo, el siguiente gráfico usa una simple línea de tendencia lineal que ofrece pronósticos de dos trimestres futuros para
mostrar claramente una tendencia hacia las ganancias en aumento.
SUGERENCIAS
 También se puede crear una media móvil, que suaviza las fluctuaciones de los datos y muestra con mayor claridad el
patrón o la tendencia.
 Si cambia un gráfico o una serie de datos para que deje de admitir la línea de tendencia asociada, por ejemplo, al
cambiar el tipo de gráfico a un gráfico 3D o al cambiar la vista de un informe de gráfico dinámico o de un informe de tabla
dinámica asociado , la línea de tendencia dejará de aparecer en el gráfico.
 Para datos de línea sin gráfico, se puede usar Autorrellenar o una de las funciones estadísticas, como CRECIMIENTO() o
TENDENCIA(), para crear datos para líneas exponenciales o lineales de ajuste perfecto.
ELECCIÓN DEL TIPO CORRECTO DE LÍNEA DE TENDENCIA PARA SUS DATOS
Cuando desea agregar una línea de tendencia a un gráfico en Microsoft Office Excel, se puede elegir cualquiera de estos
seis tipos de tendencia o regresión diferentes: líneas de tendencia lineales, líneas de tendencia logarítmicas, líneas de
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tendencia polinómicas, líneas de tendencia de potencia, líneas de tendencia exponenciales o líneas de tendencia de media
móvil. El tipo de los datos determina el tipo de tendencia que debe usar.
Una línea de tendencia es más precisa cuando su valor R cuadrado es 1 o se aproxima a 1. Cuando ajusta una línea de
tendencia a sus datos, Excel calcula automáticamente su valor R cuadrado. Si lo desea, se puede mostrar este valor en el
gráfico.
Líneas de tendencia lineales
Una línea de tendencia lineal es una línea recta de ajuste perfecto que se utiliza con conjuntos de datos lineales simples.
Los datos son lineales si el patrón en sus puntos de datos se asemeja a una línea. Una línea de tendencia lineal
frecuentemente muestra que hay algo que aumenta o disminuye a un ritmo constante.
En el siguiente ejemplo, una línea de tendencia lineal muestra que la venta de refrigeradores ha aumentado de forma
regular durante un período de 13 años. Observe que el valor R cuadrado es 0,979, lo cual representa un buen ajuste de la
línea en relación con los datos.
Líneas de tendencia logarítmicas
Una línea de tendencia logarítmica es una línea curva de ajuste perfecto que se utiliza cuando la tasa de cambio de los
datos aumenta o disminuye rápidamente y luego se nivela. Una línea de tendencia logarítmica puede utilizar valores tanto
negativos como positivos.
El siguiente ejemplo utiliza una línea de tendencia logarítmica para mostrar el crecimiento previsto en la poblaci ón animal de
un área específica, donde la población se niveló a medida que disminuyó el espacio para los animales. Observe que el valor
R cuadrado es 0,933, lo cual representa un buen ajuste de la línea en relación con los datos.
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Líneas de tendencia polinómicas
Una línea de tendencia polinómica es una línea curva que se usa cuando hay fluctuaciones de datos. Es útil, por ejemplo,
para analizar ganancias y pérdidas en un gran conjunto de datos. El orden del polinomio se puede determinar por la
cantidad de fluctuaciones en los datos o por la cantidad de ajustes (máximos y mínimos) que aparecen en la curva. Una
línea de tendencia polinómica de segundo orden solamente suele poseer un máximo o mínimo. Una línea de tendencia
polinómica de tercer orden generalmente posee uno o dos máximos o mínimos. Una línea de tendencia de cuarto orden
generalmente posee hasta tres máximos o mínimos.
El siguiente ejemplo presenta una línea de tendencia polinómica de segundo orden (un máximo) para mostrar la relación
entre la velocidad y el consumo de combustible. Observe que el valor R cuadrado es 0,979, lo cual representa un buen
ajuste de la línea en relación con los datos.
Líneas de tendencia de potencia
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Una línea de tendencia de potencia es una línea curva que se utiliza con conjuntos de datos que comparan medidas que
aumentan a un ritmo específico, por ejemplo, la aceleración de un automóvil en intervalos de 1 segundo. No se puede crear
una línea de tendencia de potencia si los datos contienen valores negativos o si no contienen valores.
En el siguiente ejemplo, los datos de aceleración se muestran al trazar la distancia en metros por segundos. Claramente, la
línea de tendencia de potencia demuestra una aceleración en aumento. Observe que el valor R cuadrado es 0,986, lo cual
representa un ajuste casi perfecto de la línea en relación con los datos.
Líneas de tendencia exponenciales
Una línea de tendencia exponencial es una línea curva que se utiliza cuando los valores de datos suben o bajan según
tasas en aumento constante. No se puede crear una línea de tendencia exponencial si los datos contienen valores negativos
o si no contienen valores.
En el siguiente ejemplo, se utiliza una línea de tendencia exponencial para mostrar la cantidad de carbono 14 en
disminución en un objeto a medida que pasa el tiempo. Observe que el valor de R cuadrado es 0,990, lo cual significa que la
línea se ajusta casi perfectamente a los datos.
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LÍNEAS DE TENDENCIA DE MEDIA MÓVIL
Una línea de tendencia de media móvil suaviza las fluctuaciones de los datos para mostrar con más claridad un patrón o una
tendencia. Una media móvil utiliza una cantidad específica de puntos de datos (establecidos por la opción Período), los
promedia y utiliza el valor promedio como un punto en la línea. Por ejemplo, si Período se establece en 2, el promedio de
los dos primeros puntos de datos se utiliza como el primer punto en la línea de tendencia de media móvil. El promedio del
segundo y tercer punto de datos se utiliza como el segundo punto de la línea de tendencia, etc.
En el siguiente ejemplo, una línea de tendencia de media móvil muestra un patrón en la cantidad de viviendas que se
vendieron en un período de 26 semanas.
Agregar una línea de tendencia

1. En un gráfico sin apilar, 2D, de áreas, de barras, de columnas, de cotizaciones, de burbujas o XY (de dispersión), haga
clic en la serie de datos a la que desea agregar una línea de tendencia o media móvil, o bien realice el siguiente
procedimiento para seleccionar la serie de datos de una lista de elementos del gráfico:
1. Haga clic en cualquier parte del gráfico.
De este modo se mostrarán las Herramientas de gráficos, que incluyen las fichas Diseño, Presentación y
Formato.
2. En la ficha Formato, en el grupo Selección actual, haga clic en la flecha situada junto al cuadro Elementos de
gráfico y, a continuación, haga clic en el elemento que desee.
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2. NOTA Si selecciona un gráfico que posee más de una serie de datos sin seleccionar una serie de datos, Excel
mostrará el cuadro de diálogo Agregar línea de tendencias. En el cuadro de la lista, haga clic en la serie de datos que
desee y luego haga clic en Aceptar.
3. En la ficha Presentación, en el grupo Análisis, haga clic en Línea de tendencia.
4. Siga uno de estos pasos:
 Haga clic en la opción de línea de tendencia predefinida que desee usar.
NOTA Esto aplica una línea de tendencia sin permitir que se seleccionen opciones específicas.
 Haga clic en Más opciones de línea de tendencia y después, en la categoría Opciones de línea de tendencia,
enTipo de tendencia o regresión, haga clic en el tipo de línea de tendencia que desea usar.
 Si selecciona Polinómica, escriba la máxima potencia para la variable independiente en el cuadro Orden.
 Si selecciona Media móvil, escriba la cantidad de períodos que desea usar para calcular la media móvil en el
cuadro Período.
Cambiar el formato de una línea de tendencia
1. En un gráfico sin apilar, 2D, de áreas, de barras, de columnas, de línea, de cotizaciones, de burbujas o XY (de
dispersión), haga clic en la línea de tendencia que desea cambiar o realice el siguiente procedimiento para seleccionarla
de la lista de elementos del gráfico.
Formato.
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2. En la ficha Presentación, en el grupo Análisis, haga clic en Línea de tendencia y luego haga clic en Más opciones de
línea de tendencia.
3. Para cambiar las opciones de color, estilo o sombreado para la línea de tendencia, haga clic en la categoría Color de
línea, Estilo de línea o Sombreado y luego seleccione las opciones que desea.
Mostrar el valor R cuadrado para una línea de tendencia
1. En un gráfico sin apilar, 2D, de áreas, de barras, de columnas, de líneas, de cotizaciones, de burbujas o XY (de
dispersión), haga clic en la línea de tendencia en que desea que se muestre el valor R cuadrado o realice el siguiente
procedimiento para seleccionar la línea de tendencia de la lista de elementos del gráfico:
Formato.
2. En la ficha Presentación, en el grupo Análisis, haga clic en Línea de tendencia, y luego haga clic en Más opciones de
línea de tendencia.
3. En la ficha Opciones de línea de tendencia, seleccione Presentar el valor R cuadrado en el gráfico.
NOTA No se pueden mostrar valores R cuadrado para una media móvil.
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Minigráficos
Un minigráfico, novedad en Microsoft Excel 2010, es un pequeño gráfico en una celda de una hoja de cálculo que ofrece
una representación visual de los datos. Use minigráficos para mostrar tendencias en una serie de valores, como aumentos o
reducciones periódicos, ciclos económicos o para resaltar valores mínimos y máximos. Coloque un minigráfico cerca de sus
datos para lograr un mayor impacto
¿Qué son los minigráficos?
A diferencia de los gráficos en una hoja de cálculo de Excel, los minigráficos no son objetos, un minigráfico en realidad es
un pequeño gráfico en el fondo de una celda. La siguiente imagen muestra un minigráfico de columna en la celda F2 y un
minigráfico de línea en F3. Ambos minigráficos obtienen sus datos de las celdas A2 a E2 y muestran un gráfico dentro de
una celda con el rendimiento de una cotización. Estos gráficos muestran los valores por trimestre, resaltan el valor alto
(31/3/08) y el valor bajo (31/12/08), muestran todos los puntos de datos y la tendencia hacia abajo del año.
Un minigráfico en la celda F6 muestra el rendimiento de 5 años de la misma cotización, pero muestra un gráfico de barras
de Pérdidas y ganancias que indica únicamente si en el año se produjo pérdida (como en los años 2004 a 2007) o ganancia
(2008). Este minigráfico usa valores de las celdas A6 a E6.
Dado que un minigráfico es un pequeño gráfico incrustado en una celda, se puede escribir texto en una celda y usar un
minigráfico como fondo, como se muestra en la siguiente imagen.
Crear un minigráfico
1. Seleccione una celda vacía o un grupo de celdas vacías en las que desee insertar uno o más minigráficos.
2. En la pestaña Insertar, en el grupo Minigráficos, haga clic en el tipo de minigráfico que desea crear: Línea, Columna o
Pérdida y ganancia.
3. En el cuadro Rango de datos, escriba el rango de celdas que contienen los datos en los cuales desea basar los
minigráficos.
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Nota Puede hacer clic en para contraer el cuadro de diálogo de forma temporal, seleccionar el rango de
celdas que desea en la hoja de cálculo y, a continuación, hacer clic en para restaurar el cuadro de diálogo a
su tamaño normal.
Cuando se seleccionan uno o más minigráficos en la hoja de cálculo, aparecen las Herramientas de minigráficos, que
muestran la pestaña Diseño. En la pestaña Diseño, puede elegir uno o más comandos entre los siguientes grupos:
Minigráfico, Tipo, Mostrar, Estilo y Grupo. Use estos comandos para crear un minigráfico nuevo, cambiar el tipo, darle
formato, mostrar u ocultar puntos de datos en un minigráfico de línea o dar formato al eje vertical en un grupo de
minigráficos. Estas opciones se describen detalladamente en la siguiente sección.
Si el rango de datos incluye fechas, puede seleccionar Tipo de eje de fecha en las opciones de Eje (Herramientas para
minigráfico, pestaña Diseño, grupo Grupo, botón Eje) para organizar los puntos de datos en el minigráfico para que
reflejen períodos irregulares. Por ejemplo, si los primeros tres puntos de fechas están separados cada uno exactamente por
una semana y el cuarto punto de fecha es un mes más tarde, el espacio entre el tercer y el cuarto punto de fecha aumenta
proporcionalmente para reflejar el período más grande.
También puede usar las opciones de Eje para establecer valores mínimos y máximos para el eje vertical de un minigráfico o
grupo de minigráficos. Establecer estos valores lo ayuda explícitamente a controlar la escala de manera que la relación
entre los valores se muestre de una forma más lógica. También puede usar la opción Representar datos de derecha a
izquierda para cambiar la dirección en que se representan los datos en un minigráfico o grupo de minigráficos
Resumen para la Creación de Gráficos
1. Seleccionar los datos que se quieren graficar

2. Seleccionar el tipo de Gráfico deseado en el Grupo “Gráficos” de la Ficha “Insertar” (Esto insertará el
gráfico en su hoja de cálculo y “aparecerán” las Fichas Contextuales de “Herramientas de Gráficos”:
“Diseño”, ”Presentación” y “Formato”)
3. En la ficha contextual “Diseño” elegir el Diseño del Gráfico (Elementos del gráfico que se incluyen y su
distribución)
4. En la ficha contextual “Diseño” elegir el Estilo de Diseño del Gráfico (Colores)
5. Si se desea colocar el Gráfico en una hoja de gráfico: En la Ficha contextual “Diseño” elegir: “Mover
Gráfico”
6. Si se desean modificaciones especiales: Utilizar las opciones de las Fichas contextuales: “Presentación”
y “Formato”
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Ejercicio
En una hoja nueva, Elaborar la Tabla que se muestra en la imagen anterior y realizar las actividades:
1. Insertar Gráfico de Columnas de los pacientes atendidos de Enero a Marzo en los 4 servicios del
Hospital
2. Insertar Gráfico Circular del Total de pacientes que se atendieron en el Trimestre en los 4 servicios
3. Insertar Minigráfico que muestre las tendencias de cada mes en los 4 servicios del Hospital.
4. Dar el formato necesario para que las gráficas sean lo más parecidas a la imagen mostrada
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Intercambiar libros con usuarios que trabajan con versiones anteriores de
Excel
Cuando desee intercambiar libros con otros usuarios que tal vez trabajen con versiones anteriores de Excel, puede guardar
el libro en el formato de Excel 97-2003 (.xls) en lugar de hacerlo en el formato XML o binario (.xlsx o .xlsb) y trabajar en el
documento en el modo de compatibilidad. Este modo se habilita automáticamente al abrir un libro de Excel 97-2003. La
referencia visual Modo de compatibilidad aparece en la barra de título del programa cuando trabaja con un formato de
archivo de una versión anterior.
El modo de compatibilidad exige la compatibilidad entre libros de Excel 2010 y de Excel 2003, Excel 2002, Excel 2000 y
Excel 2007 suprimiendo características de Excel 2010 que podrían agregar contenido incompatible con las versiones
anteriores de Office.
Cuando se guarda un libro que se ha abierto en el modo de compatibilidad, Excel ejecuta automáticamente el Comprobador
de compatibilidad para identificar los posibles problemas de compatibilidad. Si no está usando este modo, igualmente puede
usar el Comprobador de compatibilidad para que le sirva de ayuda al guardar un libro que está en formato de archivo .xlsx o
.xlsb, en un formato de archivo de una versión anterior de Excel ; por ejemplo, al convertir .xlsx (formato XML de Excel) a
.xls (libro de Excel 97–2003). El Comprobador de compatibilidad le advierte sobre cualquier contenido que pueda ser
incompatible con versiones anteriores y que, por tanto, pueda resultar afectado por la conversión de un formato de archivo.
Use el modo de compatibilidad si:
 Desea distribuir copias del libro a otros usuarios que trabajan con versiones anteriores de Excel.
 Prevé que otros usuarios van a desear cambiar o manipular los datos que les distribuya.
 Desea que los destinatarios del libro sean capaces de usar las características familiares de Excel para trabajar con los
datos.
Distribuir libros a usuarios que no tienen Excel
Servicios de Excel es una excelente manera de permitir que los usuarios que no tienen Excel puedan ver e interactuar con
datos de Excel. Sin embargo, si no tiene acceso a Servicios de Excel, puede instalar un complemento para g uardar un libro
en formato PDF o XPS o bien puede guardar un libro en otros formatos de archivo y enviarlo a continuación a sus
destinatarios mediante correo electrónico o fax, o puede guardarlo en un recurso compartido de red o de web al cual los
usuarios tengan acceso.
Distribuir versiones fijas de los datos para verlas e imprimirlas utilizando el

formato PDF o XPS
Puede guardar los datos de Excel en formato PDF (formato de documento portátil) o XPS (especificación de documentos
XML) para imprimirlos, publicarlos y distribuirlos por correo electrónico. El almacenamiento de una hoja de cálculo en un
archivo PDF o XPS permite capturar la información en un formato de fácil distribución que conserva todas las características
de formato, pero no requiere que los usuarios tengan Excel para poder revisar o imprimir el archivo.
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Guarde la hoja de cálculo en formato PDF o XPS si:
 Desea distribuir versiones fijas de los archivos por correo electrónico o en una red o servidor web.
 Existe la posibilidad de que los destinatarios del archivo no tengan instalado Excel.
 Desea que los usuarios puedan imprimir fácilmente la información.
 No desea que ninguna persona modifique los datos de origen.
 No prevé actualizaciones frecuentes de los datos.
Distribuir libros en otros formatos de archivo
Puede guardar los libros de Excel en diferentes formatos de archivo para que aquéllos que no dispongan de Excel puedan
abrirlos en otros programas o sistemas de datos.
Puede guardar archivos de Excel como archivos XML, archivos de texto o páginas web (archivos HTML), entre otros.
Importante Al guardar un libro en otros formatos de archivo, no todas las características de Excel se conservan.
Normalmente, el formato no se conserva y a veces las fórmulas tampoco se conservan, según el formato de archivo.
Además, en algunos formatos, solo se guarda la hoja activa. Por lo tanto, si un libro contiene varias hojas de cálculo y dese a
guardar todas las hojas en un formato específico, tendrá que guardarlas por separado.
Guarde los libros en otros formatos de archivo si:
 Desea compartir los datos pero no necesariamente el formato o las características específicas de Excel.
 Tiene un sistema basado en XML y desea transferir datos mediante XML.
 Necesita archivos de texto simples que se puedan usar en otros sistemas.
 Desea publicar información en Web, así como guardar los datos de Excel como una página web para integrarla en un
sitio web.
Para guardar en otro formato de archivo, haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar como.
Haga clic en la flecha situada junto a la lista Guardar como tipo y, después, en un tipo de archivo de la lista.
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Permitir que varios usuarios modifiquen un libro al mismo tiempo
Si tiene un libro en el que desea que varias personas agreguen o modifiquen datos al mismo tiempo, puede configurar y
guardar el libro como "compartido" y ponerlo a disposición de esos usuarios en un recurso compartido de red (no en un
servidor web).
Use la característica Compartir libro si:
 Desea que varios usuarios puedan modificar los datos de un libro al mismo tiempo y no le importa que los datos
originales del libro se modifiquen, incluyendo ediciones, eliminaciones o incorporaciones de nuevos datos.
 Tiene un recurso de red disponible en el que almacenar el libro y al que los usuarios tienen acceso.
NOTA No es posible que varios usuarios realicen cambios en un libro compartido almacenado en un sitio de
SharePoint Services al mismo tiempo. Si desea guardar el libro en un sitio de SharePoint Services, debe hacerl o
una vez que hayan finalizado las tareas de colaboración mediante el uso compartido.
 Desea conservar un registro de los cambios efectuados en el libro.
 No prevé que se vayan a modificar las siguientes características, que no se pueden cambiar después de compartir el
libro: celdas combinadas, formatos condicionales, validación de datos, gráficos, imágenes, objetos (incluidos los de
dibujo), hipervínculos, escenarios, esquemas, subtotales, tablas de datos, informes de tabla dinámica, protección de
libros y de hojas de cálculo, y macros.
IMPORTANTE Al guardar un libro compartido de Excel en un formato de archivo de una versión anterior, se desactiva el
uso compartido del libro y se pierde el historial de revisiones que documenta los conflictos y las soluc iones. Si necesita
guardar el libro en un formato de una versión anterior, tal vez sea conveniente guardar primero una copia del historial de
revisiones.
Como autor original del libro, puede prepararlo para compartir escribiendo los datos que deben estar presentes y
aplicándoles formato. Cuando termine, haga clic en Compartir libro en el grupo Cambios de la ficha Revisar, seleccione
las opciones que desee y, a continuación, guarde el libro en un recurso compartido de red (no en un servidor web) que esté
disponible para los usuarios a quienes va dirigido. También puede hacer clic en Proteger y compartir libro en el grupo
Cambios de la ficha Revisar para impedir que otros usuarios desactiven el seguimiento de cambios en el libro.
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Cada vez que guarde el libro compartido, se le avisará de los cambios realizados por los demás usuarios desde la última
vez que lo guardó. Si desea dejar abierto el libro compartido para realizar un seguimiento de los progresos, puede hacer que
Excel actualice los cambios automáticamente, a intervalos de tiempo determinados, tanto si guarda el libro personalmente
como si no.
Al guardar cambios en un libro compartido, puede que otra persona que esté modificando el libro haya guardado cambios
que afecten a las mismas celdas. Si es el caso, los cambios entrarán en conflicto y aparecerá el cuadro de diálogo de
resolución de conflictos, en el que podrá elegir qué cambios desea conservar.
Distribuir copias de un libro y, después, combinar o consolidar los datos de

cada copia
DISTRIBUIR LIBROS Y COMBINAR LOS CAMBIOS DE CADA COPIA
Para distribuir copias de un libro y luego combinar los cambios de varias de las copias, debe configurar un libro como un
libro compartido.
La diferencia reside en que en lugar de almacenar el libro en una ubicación para que puedan modificarlo varios usuarios,
puede distribuir copias del libro, y permitir que los usuarios realicen cambios y le vuelvan a enviar los libros modificados.
Debe almacenar los libros en una sola ubicación y después hacer clic en Compartir y combinar libros. Puede revisar los
cambios y aceptar aquéllos que desee conservar y utilizar en un solo libro maestro. Para agregar el comando Comparar y
combinar libros a la barra de herramientas de acceso rápido, haga lo siguiente:
1. Haga clic en la pestaña Archivo, haga clic en Opciones y, a continuación, seleccione la categoría Barra de
herramientas de acceso rápido.
2. En la lista Comandos disponibles en, haga clic en Todos los comandos.
3. Seleccione Comparar y combinar libros, haga clic en Agregar y luego haga clic en Aceptar.
Use la característica Compartir y combinar si:
 Desea recopilar información de varios usuarios clave, pero desea tener mayor control sobre los cambios efectuados y
aceptados en la versión original.
 En lugar de almacenar el libro en una ubicación central a la que varios usuarios tengan acceso, desea distribuir copias del
libro (por ejemplo, por correo electrónico).
 Desea conservar registros de los cambios aceptados.
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DISTRIBUIR LIBROS Y CONSOLIDAR LOS DATOS DE VARIAS HOJAS DE CÁLCULO
Si configura las hojas de cálculo para que tengan un diseño similar o idéntico y envía copias de esas hojas a otros usuarios
para que trabajen en ellas, puede crear un resumen e informar los resultados de todos los usuarios en una hoja de cálculo
maestra. Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos en libros para cada una de las oficinas regionales,
puede resumir esas cifras en una hoja de cálculo maestra de gastos corporativos.
Use la consolidación de datos si:
 Desea recopilar información de varios usuarios clave y resumirla en una sola hoja de cálculo maestra.
 En lugar de almacenar el libro en una ubicación central a la que varios usuarios tengan acceso, desea distribuir copias del
libro (por ejemplo, por correo electrónico).
 Tiene o está dispuesto a crear hojas de cálculo similares o idénticas cuyos datos desea consolidar.
Para consolidar los datos, en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Consolidar y, a
continuación, escriba o seleccione las referencias a los datos que desea consolidar.
Hay varias opciones para consolidar los datos. Puede consolidarlos por:
Ubicación Elija esta opción cuando los datos de todas las hojas de cálculo tengan el mismo orden y la misma ubicación.
Categoría Elija esta opción cuando cada hoja de cálculo organice los datos de un modo diferente pero tenga las mismas
etiquetas de filas y columnas que puede usar para hacer coincidir los datos.
Fórmulas 3D Elija esta opción cuando las hojas de cálculo no tengan el mismo patrón. Puede crear fórmulas que hagan
referencia a celdas en cada rango de datos que vaya a combinar. Las fórmulas que hacen referencia a las celdas de varias
hojas de cálculo se denominan fórmulas 3D.
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Información general del control de cambios
Puede usar el control de cambios para registrar los detalles acerca de los cambios en un libro cada vez que lo guarda. Este
historial de cambios puede ayudarle a identificar los cambios realizados en los datos de un libro y puede aceptar o rechazar
estos cambios. El control de cambios es especialmente útil cuando varios usuarios editan un libro. También resulta útil
cuando envía un libro a los revisores para que lo comenten y luego desea combinar los comentarios que recibió con una
copia de ese libro, incorporando los cambios y comentarios que desea conservar.
Cómo funciona el control de cambios
El control de cambios sólo se encuentra disponible en los libros compartidos. De hecho, al activar el control de cambios, el
libro se convierte automáticamente en un libro compartido. Aunque un libro compartido generalmente se almacena en una
ubicación a la que pueden tener acceso otros usuarios, también puede efectuar el control de cambios en una copia local de
un libro compartido.
Cuando se realizan cambios en el libro compartido, puede ver el historial de cambios directamente en la hoja de cálculo o en
una hoja de cálculo de historial independiente. En ambos casos, puede revisar de forma instantánea los detalles de cada
cambio. Por ejemplo, puede ver quién realizó el cambio, qué tipo de cambio se realizó, cuándo se realizó, qué celdas
quedaron afectadas y qué información se agregó o eliminó.
Al usar el control de cambios, tenga en cuenta lo siguiente:
 El control de cambios es diferente de las acciones de deshacer y copia de seguridad Es posible que espere el
control de cambios cree una copia de seguridad del libro antes de realizar los cambios o antes de que pueda deshacer
cualquiera de esos cambios. Por desgracia, no puede usar el historial de cambios para deshacer los cambi os con la
opción de deshacer o al restablecer a una versión anterior del libro. Sin embargo, la hoja de cálculo de historial incluye un
registro de todos los datos eliminados para que pueda copiar los datos nuevamente en las celdas originales del libro
compartido. Puesto que el control de cambios no está diseñado para ayudarle a volver a versiones anteriores de un libro,
deberá continuar haciendo copias de seguridad de los libros que tienen activo el control de cambios.
 Algunos tipos de cambios no se controlan Se controlan los cambios que se realizan en el contenido de las celdas,
pero otros cambios, como los cambios de formato, no se controlan. Algunas características de Microsoft Excel no se
encuentran disponibles en los libros compartidos y, por lo tanto, no se pueden controlar.
 El historial de cambios se conserva sólo durante un intervalo específico Al activar el control de cambios, el
historial de cambios se conserva durante 30 días para que libro mantenga un tamaño razonable. Sin embargo, puede
aumentar o disminuir la cantidad de días de historial de cambios que desea conservar según sus necesidades. Para
conservar un historial de cambios indefinidamente, puede especificar una gran cantidad de días. También puede realizar
copias de la información de historial periódicamente.
 El historial de cambios se elimina periódicamente Excel establece el historial de cambios que se conserva al
realizar una cuenta regresiva desde la fecha actual. Cada vez que cierra el libro, Excel elimina la porción del historial de
cambios que supera la cantidad de días desde la última vez que se guardó el libro.
Por ejemplo, si conserva 30 días de historial de cambios y abre un libro por primera vez en dos meses, podrá ver
el historial de cambios de hace dos meses. Sin embargo, cuando cierre este libro, se eliminará el historial de los
30 días anteriores (días 31 a 60).
Importante Cuando desactiva el control de cambios o deja de compartir el libro, se eliminará de forma
permanente todo el historial de cambios.
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Formas de usar el control de cambios
Excel proporciona las siguientes formas para tener acceso al historial de cambios almacenado y usarlo.
 Resaltado en pantalla Excel puede marcar las zonas cambiadas con un color diferente para cada usuario y mostrar los
detalles básicos como un comentario cuando sitúa el puntero sobre cada celda cambiada. El resaltado en pantalla resulta
útil cuando un libro no tiene muchos cambios o cuando desea ver rápidamente qué se cambió.
 Control de historial Excel puede mostrar una hoja de cálculo de historial independiente con una lista imprimible de los
detalles de los cambios que puede filtrar para buscar cambios que le interesen. La hoja de cálculo de historial es útil
cuando un libro tiene muchos cambios o cuando desea investigar qué sucedió en una serie de cambios.
 Revisión de los cambios Excel puede guiarle por la secuencia de cambios para que pueda decidir si desea aceptar o
rechazar cada cambio. Este método resulta útil cuando evalúa los comentarios de otros usuarios.
Activar el control de cambios para un libro

1. En el grupo Cambios de la pestaña Revisar, haga clic en Compartir libro.
2. En el cuadro de diálogo Compartir libro, en la pestaña Modificación, desactive la casilla de verificación Permitir la
modificación por varios usuarios a la vez.
Sugerencia Esto también permite combinar libros.
3. Haga clic en la pestaña Uso avanzado.
4. En Control de cambios, haga clic en Guardar historial de cambios durante y, en el cuadro días, escriba el número
días en el que desea conservar el historial de cambios.
Nota De forma predeterminada, Excel conserva el historial de cambios durante 30 días y borra de forma
permanente el historial de cambios que supera esta cantidad de días. Para conservar el historial de cambios
durante un período superior a 30 días, escriba un número mayor que 30.
5. Haga clic en Aceptar y, si se le pregunta si desea guardar el libro, haga clic en Aceptar para guardarlo.
Nota Si activa el control de cambios mediante las opciones del cuadro de diálogo Resaltar cambios (para mostrar este
cuadro de diálogo, vaya a la ficha Revisar, al grupo Cambios, haga clic en Control de cambios y elija Resaltar cambios),
también se compartirá el libro.
Resaltar cambios a medida que trabaja
Cuando resalta los cambios a medida que trabaja, Excel marca las revisiones (como los cambios, las inserciones y las
eliminaciones) con un color de resaltado.
1. En el grupo Cambios de la pestaña Revisar, haga clic en Control de cambios y, a continuación, en Resaltar cambios.
2. En el cuadro de diálogo Resaltar cambios, active la casilla Efectuar control de cambios al modificar.
Al activar esta casilla, compartirá el libro y se resaltarán los cambios que haga o que otros usuarios realicen.
3. En Resaltar cambios, active la casilla Cuándo y, a continuación, en la lista Cuándo, haga clic en la opción que desea.
4. Para especificar los usuarios para los que desea resaltar cambios, active la casilla Quién y, a continuación, en la lista
Quién, haga clic en la opción que desee.
5. Para especificar el área de la hoja de cálculo donde desea resaltar los cambios, active la casilla Dónde y, a continuación,
en el cuadro Dónde, escriba la referencia de celda del intervalo de la hoja de cálculo.
Sugerencia También puede hacer clic en el botón Contraer diálogo en el extremo derecho del cuadro
Dónde y seleccionar el rango que desea usar en la hoja de cálculo. Cuando haya terminado, vuelva a hacer clic
en el botón Contraer diálogo para mostrar todo el cuadro de diálogo.
6. Asegúrese de que la casilla Resaltar cambios en pantalla se encuentre activada.
Si se solicita, guarde el libro.
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8. En la hoja de cálculo, realice los cambios que desea.
Nota Algunos cambios, como el formato, no se controlan y, por lo tanto, no se marcan con un color de resaltado.
DETENER EL RESALTADO DE CAMBIOS
Cuando ya no desee resaltar los cambios, puede desactivar el resaltado de cambios.
2. En el cuadro de diálogo Resaltar cambios, desactive la casilla Efectuar control de cambios al modificar.
Sugerencia También puede desactivar el control de cambios para detener y quitar el resaltado de cambios.
Ver las marcas de revisión
Nota Si la casilla Efectuar control de cambios al modificar no está activada, Excel no habrá guardado el
historial de cambios del libro.
2. Para seleccionar los cambios que desea ver, haga lo siguiente:
 Para ver todos los cambios realizados, active la casilla Cuándo, haga clic en Todos en la lista Cuándo y luego desactive
las casillas Quién y Dónde.
 Para ver los cambios realizados después de una fecha determinada, active la casilla Cuándo, haga clic en Desde la
fecha en la lista Cuándo y luego escriba la primera fecha para la que desea ver los cambios.
 Para ver los cambios que realizó un usuario específico, active la casilla Quién y luego, en la lista Quién, haga clic en el
usuario cuyos cambios desea ver.
 Para ver los cambios de un rango de celdas específico, active la casilla Dónde y escriba la referencia de celda del rango
de la hoja de cálculo.
Sugerencia También puede hacer clic en el botón Contraer diálogo en el extremo derecho del
cuadro Dónde y seleccionar el rango que desea usar en la hoja de cálculo. Cuando haya terminado, vuelva
a hacer clic en el botón Contraer diálogo para mostrar todo el cuadro de diálogo.
3. Para especificar cómo desea ver los cambios, haga lo siguiente:
 Para resaltar los cambios en la hoja de cálculo, active la casilla Resaltar cambios en pantalla.
Sugerencia Esto le permite ver los detalles acerca de un cambio al colocar el puntero sobre una celda
resaltada.
 Para crear una lista de cambios en una hoja de cálculo independiente, active la casilla Mostrar cambios en una
hoja nueva para mostrar la hoja de cálculo de historial.
Nota Esta casilla está disponible sólo después de activar el control de cambios y guardar el archivo con al
menos una marca de revisión.
Aceptar y rechazar cambios

1. En el grupo Cambios de la pestaña Revisar, haga clic en Control de cambios y, a continuación, en Aceptar o rechazar
cambios.
2. Si se le consulta si desea guardar el libro, haga clic en Aceptar.

3. En el cuadro de diálogo Seleccionar cambios para aceptar o rechazar, haga lo siguiente:
 Para aceptar o rechazar los cambios que se realizan después de una fecha determinada, active la casilla Cuándo, haga
clic en Desde la fecha en la lista Cuándo y luego escriba la primera fecha para la que desea ver los cambios.
 Para aceptar o rechazar los cambios realizados por otro usuario, active la casilla Quién y, en la lista Quién, haga clic en
el usuario cuyos cambios desea revisar.
 Para aceptar o rechazar los cambios realizados por todos los usuarios, desactive la casilla Quién.
 Para aceptar y rechazar los cambios realizados en un área específica, active la casilla Dónde y escriba la referencia de
celda del intervalo de la hoja de cálculo.
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Sugerencia También puede hacer clic en el botón Contraer diálogo en el extremo derecho del
cuadro Dónde y seleccionar el rango que desea usar en la hoja de cálculo. Cuando haya terminado, vuelva
a hacer clic en el botón Contraer diálogo para mostrar todo el cuadro de diálogo.
 Para aceptar o rechazar los cambios en todo el libro, desactive la casilla Dónde.
4. Haga clic en Aceptar y revise la información sobre los cambios en el cuadro de diálogo Aceptar o rechazar cambios.
Sugerencia La información incluye otros cambios afectados por la acción que desee llevar a cabo para un
cambio. Puede desplazarse para ver toda la información según sea necesario.
5. Para aceptar o rechazar cada cambio, haga clic en Aceptar o Rechazar.
Sugerencia La hoja de cálculo de historial registra un rechazo mostrando "Deshacer" o "Resultado de la acción
rechazada" en la columna Tipo de acción.
6. Si se le pide que seleccione un valor para una celda, haga clic en el valor que desea y luego en Aceptar.
Notas
 Debe aceptar o rechazar un cambio antes de avanzar al siguiente.

 Puede aceptar o rechazar todos los cambios restantes simultáneamente al hacer clic en Aceptar todos o Rechazar
todos.
Ver la hoja de cálculo de historial

Nota Si la casilla Efectuar control de cambios al modificar no está activada, Excel no habrá guardado el
historial de cambios del libro.
2. En Resaltar cambios, active la casilla Cuándo y, a continuación, en la lista Cuándo, haga clic en Todos.
3. Desactive las casillas Quién y Dónde.
4. Active la casilla Mostrar cambios en una hoja nueva.
6. En la hoja de cálculo de historial, haga clic en las flechas de filtro al lado de las etiquetas de columna para buscar la
información que desea.
Nota Si guarda este libro, se ocultará la hoja de cálculo de historial. Para ver la hoja de cálculo de historial después de
guardar, deberá mostrarla nuevamente activando la casilla Mostrar cambios en una hoja nueva en el cuadro de diálogo
Resaltar cambios.
Cambios que Excel no controla ni resalta

Los cambios en registros de control de cambios que realiza en el contenido de las celdas, incluidos los cambios causados al
mover y copiar datos. También se incluyen las inserciones y eliminaciones de filas y columnas.
Sin embargo, Excel no realiza un seguimiento de los siguientes tipos de cambios:
CAMBIOS QUE NO SE CONTROLAN ALTERNATIVAS
Nombres de hoja cambiados Los cambios de nombre de hoja no se resaltan en las pestañas de la hoja, pero se controlan en la
hoja de cálculo de historial.
Hojas de cálculo insertadas o eliminadas Se controlan los cambios que se realizaron en una hoja de cálculo después de insertarla, pero la
inserción se controla sólo en la hoja de cálculo de historial.
Celdas o datos con formato Ninguna.
Ocultar o mostrar filas o columnas Ninguna.
Comentarios adicionales o cambiados Ninguna.
Celdas que cambian porque una fórmula Para buscar celdas que cambian debido a un nuevo cálculo, puede usar las herramientas de auditoría
calcula un nuevo valor del grupo Auditoría de fórmulas de la pestaña Fórmulas.
Cambios no guardados Puede resaltar los cambios a medida que se realizan, pero los cambios aparecen en la hoja de
cálculo de historial sólo después de guardarse.
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Nota El control de cambios solo se encuentra disponible en los libros compartidos. En consecuencia, las características
que no se encuentren disponibles para su uso en los libros compartidos no se controlarán como cambios. Puede tener
acceso a las siguientes características solo si deja de compartir el libro.
CARACTERÍSTICA NO ALTERNATIVAS
DISPONIBLE
Insertar o eliminar bloques de celdas Puede insertar filas y columnas completas.
Eliminar hojas de cálculo Ninguna.
Combinar celdas o dividir celdas Ninguna.
combinadas
Agregar o cambiar formatos Los formatos condicionales existentes siguen apareciendo a medida que cambian los valores de las celdas,
condicionales pero no se pueden cambiar ni se pueden volver a definir las condiciones.
Agregar o cambiar validación de datos Las celdas siguen validándose al escribir nuevos valores, pero no se puede cambiar la configuración de
validación de datos existente.
Crear o cambiar gráficos o informes Puede ver los gráficos e informes existentes.
de gráfico dinámico
Insertar o cambiar imágenes u otros Puede ver las imágenes y otros objetos existentes.
objetos
Insertar o cambiar hipervínculos Los hipervínculos existentes siguen funcionando.
Usar herramientas de dibujo Puede ver los dibujos y gráficos existentes.
Asignar, cambiar o quitar contraseñas Las contraseñas existentes permanecen activas.
Proteger o desproteger hojas de La protección existente permanece activa.
cálculo o el libro
Crear, cambiar o ver escenarios Ninguna.
Agrupar o esquematizar datos Puede seguir usando los esquemas existentes.
Insertar subtotales automáticos Puede ver los subtotales existentes.
Crear tablas de datos Puede ver las tablas de datos existentes.
Crear o cambiar informes de tabla Puede ver los informes existentes.
dinámica
Escribir, grabar, cambiar, ver o Puede ejecutar las macros existentes que no tengan acceso a características no disponibles. Puede
asignar macros registrar las operaciones de libro compartido en una macro almacenada en otro libro que no se encuentra
compartido.
Agregar o cambiar hojas de diálogo Ninguna.
de Microsoft Excel 4.0
Cambiar o eliminar fórmulas de matriz Las fórmulas de matriz existentes siguen realizando los cálculos correctamente.
Desactivar el control de cambios para un libro

Si se desactiva el control de cambios, se elimina el historial de cambios. Si desea conservar una copia de esta información,
imprima la hoja de cálculo de historial o cópiela en otro libro mediante el siguiente procedimiento:
2. En Resaltar cambios, active la casilla Cuándo y, a continuación, en la lista Cuándo, haga clic en Todos.
3. Desactive las casillas Quién y Dónde.
4. Active la casilla Mostrar cambios en una hoja nueva.
6. Realice uno o varios de los siguientes procedimientos:
 Imprima la hoja de cálculo de historial. Para ello:
1. Haga clic en la pestaña Archivo, elija Imprimir, seleccione las opciones de impresión que desee y haga clic en el
botón Imprimir.
2. Haga clic en cualquier otra pestaña para regresar al archivo.
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 Para copiar el historial en otro libro, seleccione las celdas que desea copiar, haga clic en Copiar (pestaña Inicio,
grupo Portapapeles) o presione CTRL+C, pase a otro libro, haga clic en el lugar donde desea colocar la copia y, a
continuación, haga clic en Pegar (pestaña Inicio, grupo Portapapeles) o presione CTRL+V.
Sugerencia Al copiar o imprimir el historial, es posible que también desee guardar o imprimir una copia
independiente del libro compartido. Si sigue cambiando el libro, o lo hacen otros usuarios, es posible que el
historial que copió ya no sea válido. Por ejemplo, las ubicaciones de las celdas o los números de filas en el
historial copiado pueden dejar de estar actualizados.
7. En el grupo Cambios de la pestaña Revisar, realice uno de estos procedimientos:
 Si el libro compartido se encuentra protegido, haga clic en Desproteger libro compartido.
Si se le pide, escriba la contraseña y haga clic en Aceptar.
 Si el libro compartido no está protegido, haga clic en Compartir libro y, a continuación, en la pestaña Uso
avanzado, haga clic en No guardar historial de cambios.
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Compartir un libro
Para compartir un libro, cree un libro nuevo o abra un libro existente que desee poner disponible para que varios usuarios
puedan modificarlo.
Nota Un libro compartido no admite completamente todas las características habituales. Si desea incluir alguna de las
siguientes características, deberá agregarlas antes de guardar el libro como un libro compartido. No podrá realizar cambios
en estas características después de compartir el libro.
Características no compatibles en los libros compartidos
EN LOS LIBROS SIN EMBARGO, ESTA FUNCIONALIDAD ESTÁ DISPONIBLE:

COMPARTIDOS NO SE
PUEDE:
Crear una tabla de Excel
Insertar o eliminar bloques de Puede insertar filas y columnas completas
celdas
Eliminar hojas de cálculo
Combinar celdas o dividir celdas
combinadas
Agregar o cambiar formatos Puede usar formatos condicionales existentes como cambio de los valores de celda
condicionales
Agregar o cambiar la validación de Puede usar la validación de datos cuando escriba nuevos valores
datos
Crear o cambiar gráficos o informes Puede ver los gráficos e informes existentes
de gráfico dinámico
Insertar o cambiar imágenes u Puede ver las imágenes y objetos existentes
otros objetos
Insertar o cambiar hipervínculos Puede usar los hipervínculos existentes
Usar herramientas de dibujo Puede ver las imágenes y gráficos existentes
Asignar, cambiar o quitar Puede usar las contraseñas existentes
contraseñas
Proteger o desproteger hojas de Puede usar la protección existente
cálculo o el libro
Crear, cambiar o ver escenarios
Agrupar o esquematizar datos Puede usar los esquemas existentes
Insertar subtotales automáticos Puede ver los subtotales existentes
Crear tablas de datos Puede ver las tablas de datos existentes
Crear o cambiar informes de tabla Puede ver los informes existentes
dinámica
Crear o aplicar segmentación de La segmentación de datos que existe en un libro está visible una vez que el libro se haya compartido, pero no
datos se puede cambiar para la segmentación de datos independiente ni volver a aplicarla en datos de tablas
dinámicas o funciones del cubo. Cualquier filtrado que se haya aplicado a la segmentación de datos
permanecerá intacto, tanto si la segmentación de datos es independiente como si la usan datos de tablas
dinámicas o funciones del cubo en el libro compartido.
Crear o modificar minigráficos Los minigráficos existentes en un libro se muestran una vez que el libro se haya compartido, y cambiarán para
reflejar los datos actualizados. Sin embargo, no se pueden crear nuevos minigráficos, cambiar su origen de
datos ni modificar sus propiedades.
Escribir, grabar, cambiar, ver o Puede ejecutar las macros existentes que no tienen acceso a las características no disponibles. También
asignar macros puede grabar las operaciones del libro compartido en una macro almacenada en otro libro no compartido.
Agregar o cambiar hojas de diálogo
de Microsoft Excel 4
Cambiar o eliminar fórmulas de Excel calculará las fórmulas de matriz existentes correctamente
matriz
Usar un formulario de datos para Puede usar un formulario de datos para buscar un registro
agregar nuevos datos
Trabajar con datos XML, que
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incluye:
 Importar, actualizar y exportar

datos XML
 Agregar, cambiar el nombre o
eliminar asignaciones XML
 Asignar celdas a elementos XML
 Usar el panel de tareas Origen
XML, la barra de tareas XML o los
comandos XML del menú Datos
COMPARTIR EL LIBRO
1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Compartir libro.
2. En la pestaña Modificación del cuadro de diálogo Compartir libro, active la casilla Permitir la modificación por varios
usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.
3. En la pestaña Uso avanzado, seleccione las opciones que desea usar para realizar un control de los cambios y
actualizarlos y, a continuación, haga clic en Aceptar.
4. Siga uno de los procedimientos siguientes:
 Si es un libro nuevo, escriba un nombre en el cuadro Nombre de archivo.
 Si se trata de un libro existente, haga clic en Aceptar para guardar el libro.
5. En los equipos que ejecuten Windows Vista
 En la barra de direcciones, seleccione una ubicación de red a la que puedan tener acceso los usuarios en cuestión y
haga clic en Guardar.
En los equipos que ejecuten Microsoft Windows XP
 En el cuadro Guardar en, seleccione una ubicación de red a la que puedan tener acceso los usuarios en cuestión y
haga clic en Guardar.
Nota Debe utilizar una carpeta de red compartida, no un servidor web.
6. Si el libro contiene vínculos a otros libros o documentos, compruébelos y actualice los vínculos que estén rotos.
7. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, elija Guardar .
Método abreviado de teclado Presione CTRL+G para guardar el libro.
COMPROBAR Y ACTUALIZAR VÍNCULOS A OTROS LIBROS O DOCUMENTOS
1. En el grupo Conexiones de la ficha Datos, haga clic en Editar vínculos.
Nota El comando Editar vínculos no está disponible si su archivo no contiene información vinculada.
2. Haga clic en Comprobar estado para revisar el estado de todos los vínculos de la lista.
Nota Esta operación puede tardar si hay muchos vínculos o si el libro de origen de los vínculos está en una
ubicación de red y el rendimiento de la red es lento.
3. Compruebe el estado en la columna Estado, haga clic en el vínculo y, a continuación, lleve a cabo la acción necesaria.
SI EL ESTADO ES: REALICE ESTA ACCIÓN:
Correcto No es necesario realizar ninguna acción. El vínculo funciona y está actualizado.
Desconocido Haga clic en Comprobar estado para actualizar el estado de todos los vínculos de la lista.
N/A N/A. El vínculo usa la vinculación e incrustación de objetos (OLE) o el intercambio dinámico de datos (DDE).
Excel no puede comprobar el estado de estos tipos de vínculos.
Error: no se ha encontrado el Haga clic en Cambiar origen y seleccione otro libro.
origen
Error: no se ha encontrado la hoja Haga clic en Cambiar origen y seleccione otra hoja de cálculo. Es posible que se haya movido el origen o
de cálculo que se le haya cambiado el nombre.
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Advertencia: valores no Haga clic en Actualizar valores. El vínculo no se actualizó cuando se abrió el libro.
actualizados
Advertencia: haga clic en Abrir Establezca el libro en cálculo automático. Para ello:
origen para calcular el libro 1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, elija Opciones.
presionando F9 2. En la categoría Fórmulas, en Opciones de cálculo, haga clic en Automático.
Advertencia: no se pueden Haga clic en Abrir origen, vuelva al libro de destino y haga clic en Comprobar estado. Si este
resolver algunos nombres hasta procedimiento no resuelve el problema, asegúrese de que no falta el nombre o de que éste no está mal
que se abra el libro de origen escrito. Pase al libro de origen y, en la ficha Fórmulas, en el grupo Nombres definidos, haga clic en
Administrador de nombres y busque el nombre.
Advertencia: haga clic en Abrir N/A. El vínculo no se puede actualizar hasta que se abra el origen.
origen
El origen está abierto N/A. No se puede comprobar el estado de un vínculo.
Valores actualizados desde No es necesario realizar ninguna acción. Se han actualizado los valores.
nombre de archivo
Advertencia: Excel no puede Actualice los valores. Es posible que el origen no contenga hojas de cálculo o que se haya guardado en un
determinar el estado del vínculo formato de archivo no admitido. Haga clic en Actualizar valores.
Notas
 Todos los usuarios con acceso al recurso compartido de red tienen pleno acceso al libro compartido a menos que
bloquee celdas y proteja la hoja de cálculo para restringir el acceso. Para proteger un libro compartido, en la ficha
Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro compartido. Cuando protege un libro compartido, puede
establecer una contraseña que todos los usuarios deberán escribir para abrir el libro.
 No todas las características de Excel son compatibles en los libros compartidos.
Modificar un libro compartido
Después de abrir un libro compartido, puede especificar y cambiar los datos igual que en un libro normal.
ABRIR EL LIBRO COMPARTIDO
1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Abrir.
2. En los equipos que ejecuten Windows Vista
 En la barra de direcciones, busque la ubicación de red donde se almacenó el libro compartido y, a continuación, haga
clic en el libro compartido.
En los equipos que ejecuten Microsoft Windows XP
 En el cuadro Buscar en, busque la ubicación de red donde está almacenado el libro compartido y, a continuación,
haga clic en el libro compartido.
3. Haga clic en Abrir.
Sugerencia También puede ir a la ubicación de red donde se encuentra el libro compartido y abrirlo desde allí.
4. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, elija Opciones.
5. En el cuadro Nombre de usuario de Personalizar la copia de Office en la categoría General, escriba el nombre de
usuario que desea usar para identificar su trabajo en el libro compartido y haga clic en Aceptar.
EDITAR EL LIBRO
1. Especifique y modifique datos en las hojas de cálculo de forma habitual.
Nota Las siguientes funciones no se pueden agregar ni modificar: celdas combinadas, formatos condicionales,
validación de datos, gráficos, imágenes, objetos (incluidos los de dibujo), hipervínculos, escenarios, esquemas,
subtotales, tablas de datos, informes de tabla dinámica, protección de libros y hojas de cálculo, y macros.
No todas las características de Excel son compatibles en los libros compartidos. Para obtener más información,
vea la sección sobre características no compatibles en los libros compartidos anteriormente en este artículo.
2. Cree la configuración de filtro e impresora que desee para su uso personal. La configuración de cada usuario se guarda
por separado de forma predeterminada.
Sugerencia También puede usar los filtros o la configuración de impresión preparados por el propietario del
libro cuando lo abra.
Para usar la configuración de filtro y de impresora original
2. En la pestaña Uso avanzado, en Incluir en vista personal, desactive la casilla Configuración de impresora o
Configuración de filtro y haga clic en Aceptar.
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3. Para guardar los cambios realizados en el libro y ver los cambios guardados por otros usuarios desde la última vez que
guardó el libro, haga clic en Guardar en la barra de herramientas de acceso rápido, o presione CTRL+G.
Si aparece el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, resuelva los conflictos.
Sugerencia Para resolver conflictos, vea la sección sobre cómo resolver cambios en conflicto en un libro
compartido más adelante en este artículo.
Notas
 Puede ver quién más tiene abierto el libro mediante la pestaña Modificación del cuadro de diálogo Compartir libro
(pestaña Revisar, grupo Cambios, botón Compartir libro).
 Puede elegir si desea obtener actualizaciones automáticas de los cambios de los demás usuarios periódicamente,
guardarlas o no, en Actualizar cambios, en la pestaña Uso avanzado del cuadro de diálogo Compartir libro.
Quitar un usuario de un libro compartido

Si es necesario, puede desconectar usuarios de un libro compartido.
Nota Antes de desconectar usuarios, asegúrese de que han completado su trabajo en el libro. Si quita a algún usuario
activo, se perderá todo el trabajo que el usuario no haya guardado.
2. Revise los nombres de los usuarios en la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro de la pestaña
Modificación.
3. Seleccione el nombre del usuario al que desea desconectar y haga clic en Quitar usuario.
Nota Aunque esta acción desconecta al usuario del libro compartido, no impide a dicho usuario modificar de
nuevo el libro compartido.
4. Para eliminar la configuración de vista personal del usuario quitado, haga lo siguiente:
1. En el grupo Vistas de libro de la pestaña Vista, haga clic en Vistas personalizadas.
2. En la lista Vistas puede seleccionar las vistas de otros usuarios y, a continuación, hacer clic en Eliminar para
quitarlas.
Resolver conflictos de cambios en un libro compartido

Cuando dos usuarios modifican el mismo libro compartido y tratan de guardar cambios que afectan a la misma celda, se
produce un conflicto. Excel solo puede conservar uno de los cambios realizados en la celda. Cuando el segundo usuario
guarda el libro, Excel muestra el cuadro de diálogo Resolución de conflictos a dicho usuario.
1. En el cuadro de diálogo Resolución de conflictos, lea la información acerca de cada cambio y los cambios conflictivos
realizados por el otro usuario.
2. Para mantener el cambio que ha realizado o el del otro usuario y continuar con el siguiente cambio en conflicto, haga clic
en Aceptar los míos o en Aceptar otros.
Para conservar todos los cambios restantes que ha realizado o todos los del otro usuario, haga clic Aceptar
todos los míos o en Aceptar todos los otros.
3. Para que sus cambios anulen todos los demás cambios sin mostrar de nuevo el cuadro de diálogo Resolución de
conflictos, haga lo siguiente:
2. En la pestaña Uso avanzado, en En caso de cambios conflictivos entre usuarios, haga clic en Prevalecen los
cambios guardados y, a continuación, haga clic en Aceptar.
4. Para ver cómo usted u otros usuarios resolvieron los conflictos anteriores, haga lo siguiente:
1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Control de cambios y después en Resaltar cambios.
2. En la lista Cuándo, seleccione Todos.
3. Desactive las casillas de verificación Quién y Dónde.
4. Active la casilla de verificación Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic en Aceptar.
5. En la hoja de cálculo de historial, desplácese hacia la derecha para ver las columnas Tipo de acción y Cambio
perdedor.
Nota Los cambios en conflicto que se han mantenido tienen el valor Prevalece en Tipo de acción. Los
números de fila incluidos en la columna Cambio perdedor identifican las filas con información acerca de los
cambios en conflicto que no se han mantenido, incluidos los datos eliminados.
Sugerencia Para guardar una copia del libro con todos los cambios que ha realizado, haga clic en Cancelar en
el cuadro de diálogo Resolución de conflictos. A continuación, guarde una copia nueva del archivo, lo cual
requiere que escriba un nombre nuevo para el archivo.
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Dejar de compartir un libro
Antes de dejar de compartir el libro, asegúrese de que el resto de usuarios han completado su trabajo. Se perderán todos
los cambios no guardados. Dado que también se eliminará el historial de cambios, puede que quiera empezar por imprimir la
hoja de cálculo de historial o por copiarla en otro libro.
CONSERVAR UNA COPIA DE LA INFORMACIÓN DEL HISTORIAL DE CAMBIOS
1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Control de cambios y después en Resaltar cambios.
2. En la lista Cuándo, seleccione Todos.
3. Desactive las casillas de verificación Quién y Dónde.
4. Active la casilla de verificación Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic en Aceptar.
5. Siga uno o ambos de los procedimientos siguientes:
 Imprima la hoja de cálculo de historial.
 Copie el historial en otro libro mediante el siguiente procedimiento:
1. Seleccione las celdas que desea copiar y haga clic en Copiar en el grupo Portapapeles de la pestaña Inicio.
2. Pase a otro libro, haga clic en el lugar donde desea colocar los datos copiados y haga clic en Pegar en el grupo
Portapapeles de la pestaña Inicio.
Nota Puede que también desee guardar o imprimir la versión actual del libro, puesto que estos datos de historial
tal vez no se apliquen a versiones posteriores del libro. Por ejemplo, las ubicaciones de las celdas, incluidos los
números de las filas, del historial copiado podrían dejar de estar actualizadas.
DEJAR DE COMPARTIR UN LIBRO
1. En el libro compartido, haga clic en la opción Compartir libro en el grupo Cambios de la pestaña Revisar.
2. En la pestaña Modificación, asegúrese de que es el único usuario que aparece en la lista Los siguientes usuarios
tienen abierto este libro.
3. Desactive la casilla Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.
Nota Si esta casilla no está disponible, deberá desproteger el libro. Para quitar la protección del libro
compartido, haga lo siguiente:
1. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Compartir libro.
2. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Desproteger libro compartido.
3. Si se le solicita, escriba la contraseña y haga clic en Aceptar.
5. En la pestaña Modificación, desactive la casilla Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto
también permite combinar libros.
4. Cuando se le pregunte sobre los efectos que esta acción puede tener en los demás usuarios, haga clic en Sí.
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Personalizar la cinta de opciones
Use personalizaciones para personalizar la cinta de opciones, que es parte de la interfaz de usuario de Microsoft Office
Fluent, de la forma en que desee. Por ejemplo, puede crear fichas personalizadas y grupos personalizados para que
contengan los comandos que usa con más frecuencia.
Aunque se pueden agregar comandos para personalizar grupos, no es posible cambiar las fichas y los grupos
predeterminados integrados en Microsoft Office 2010. Los comandos en los grupos predeterminados no están disponibles, o
están en gris, y no pueden editarse.
En la lista Personalizar la cinta de opciones, las fichas y grupos personalizados incluyen la palabra (personalizado) o
(personalizada) después del nombre, aunque ésta no aparece en la cinta de opciones.
IMPORTANTE La personalización de la cinta de opciones es específica para el programa de Microsoft Office con el que
esté trabajando y no se aplica a todos los programas de Office.
Cambiar fichas, grupos o comandos predeterminados

Puede cambiar el nombre y cambiar el orden de las fichas y grupos predeterminados que vienen integrados en Microsoft
Office 2010. Sin embargo, no puede cambiar el nombre de los comandos predeterminados, cambiar los iconos asociados a
los comandos ni cambiar el orden de esos comandos.
Para agregar comandos a un grupo, debe agregar un grupo personalizado a una ficha nueva o predeterminada. En la lista
Personalizar la lista de opciones, las fichas y grupos personalizados incluyen la palabra (Personalizado) o (Personalizada)
después del nombre, aunque dicha palabra no aparece en la cinta de opciones.
Ficha y grupo predeterminados con comandos que no pueden cambiarse

Grupo personalizado con comandos nuevos agregados
Para empezar a personalizar la cinta de opciones, vea los siguientes pasos.
Agregar una ficha personalizada y un grupo personalizado

Para agregar una ficha personalizada y un grupo personalizado, haga clic en Nueva ficha. Sólo se pueden agregar
comandos a grupos personalizados.
1. Haga clic en la pestaña Archivo.
2. En Ayuda, haga clic en Opciones.
3. Haga clic en Personalizar la cinta de opciones.
4. Haga clic en Nueva ficha.
5. Para ver y guardar sus personalizaciones, haga clic en Aceptar..
Cambiar el nombre de una ficha o un grupo

1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones de la lista Personalizar la cinta de opciones, haga clic en la ficha o
grupo cuyo nombre desea cambiar.
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2. Haga clic en Cambiar nombre y, a continuación, escriba otro nombre.
NOTA Mientras cambia el nombre de un grupo personalizado, también puede hacer clic en un icono para
representar a ese grupo.
3. Para ver y guardar sus personalizaciones, haga clic en Aceptar.
Agregar un grupo personalizado a una ficha

Puede agregar un grupo personalizado a una ficha personalizada o a una ficha predeterminada.
1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones de la lista Personalizar la cinta de opciones, haga clic en la ficha a la
que desea agregar un grupo.
2. Haga clic en Nuevo grupo.
3. Para cambiar el nombre del Nuevo grupo (personalizado), haga clic con el botón secundario en el grupo, haga clic en
Cambiar nombre y, a continuación, escriba otro nombre.
NOTA También puede agregar un icono que represente el grupo personalizado haciendo clic en el grupo
personalizado y, a continuación, en Cambiar nombre.
4. Para ocultar las etiquetas de los comandos que agregue a este grupo personalizado, haga clic con el botón secundario
del mouse en el grupo y, a continuación, haga clic en Ocultar las etiquetas de comando.
NOTA Para ver las etiquetas de los comandos en el grupo personalizado después de haberlas ocultado, haga
clic con el botón secundario del mouse en el grupo y, a continuación, haga clic en Ocultar las etiquetas de
comando.
Agregar comandos a un grupo personalizado

Sólo se pueden agregar comandos a un grupo personalizado que esté en una ficha personalizada o predeterminada. No es
posible agregar comandos a un grupo predeterminado. Sólo se puede cambiar el nombre a los comandos agregados a
grupos personalizados.
NOTA En la lista Personalizar la cinta de opciones, las fichas y grupos personalizados incluyen la palabra
(personalizado) o (personalizada) después del nombre, aunque ésta no aparece en la cinta de opciones.
1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones de la lista Personalizar la cinta de opciones, haga clic en el grupo
personalizado al que desea agregar un comando.
2. En la lista Comandos disponibles en, haga clic en la lista que contiene los comandos que desea agregar; por ejemplo,
Comandos más utilizados o Todos los comandos.

3. Haga clic en un comando de la lista que elija.
4. Haga clic en Agregar.
NOTA También puede cambiar el nombre de un comando y agregar un icono que represente al comando haciendo clic en
el comando y luego en Cambiar nombre.
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Ocultar una ficha
Es posible ocultar fichas personalizadas y predeterminadas, pero sólo se pueden quitar fichas personalizadas.
1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones de la lista Personalizar la cinta de opciones, desactive la casilla de
verificación junto a la ficha predeterminada o personalizada que desea ocultar.
Quitar una ficha personalizada

Es posible ocultar fichas personalizadas y predeterminadas, pero sólo se pueden quitar fichas personalizadas.
1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones de la lista Personalizar la cinta de opciones, haga clic en la ficha que
desea quitar.
2. Haga clic en Quitar.
Cambiar el orden de las fichas o los grupos

1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones de la lista Personalizar la cinta de opciones, haga clic en la ficha o
grupo que desea mover.
2. Haga clic en la flecha Subir o Bajar hasta obtener el orden deseado.
Quitar un grupo
Puede quitar grupos en fichas personalizadas o predeterminadas.

Quitar un comando de un grupo

Sólo se pueden quitar comandos de grupos personalizados.
1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones de la lista Personalizar la cinta de opciones, haga clic en el comando
que desea quitar.
Cambiar el nombre de un comando agregado a un grupo personalizado
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1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones de la lista Personalizar la cinta de opciones, haga clic en el comando
cuyo nombre desea cambiar.
2. Haga clic en Cambiar nombre y, a continuación, escriba otro nombre.
NOTA Mientras cambia el nombre de un comando que agregó a un grupo personalizado, también puede hacer
clic en un icono para representar a ese comando.
Restablecer la cinta de opciones

Puede elegir restablecer a su estado original todas las fichas de la cinta de opciones o sólo las seleccionadas. Si restablec e
todas las fichas de la cinta de opciones, también restablecerá la barra de herramientas de acceso rápido, que mostrará solo
los comandos predeterminados.
RESTABLECER LA CINTA DE OPCIONES A LA CONFIGURACIÓN PREDETERMINADA
IMPORTANTE Al hacer clic en Restablecer todas las fichas de la cinta de opciones y personalizaciones de la barra
de herramientas de acceso rápido, restablecerá la cinta de opciones y la barra de herramientas de acceso rápido a la
configuración predeterminada.
1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones, haga clic en Restablecer valores predeterminados.
¿Cómo llego a la ventana Personalizar la cinta de opciones?
2. Haga clic en Restablecer valores predeterminados y, a continuación, haga clic en Restablecer todas las fichas de la
cinta de opciones y personalizaciones de la barra de herramientas de acceso rápido.
RESTABLECER SÓLO LA FICHA SELECCIONADA
Las fichas predeterminadas sólo se pueden restablecer a su configuración predeterminada.
1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones, seleccione la ficha predeterminada que desea restablecer a la
configuración predeterminada.
¿Cómo llego a la ventana Personalizar la cinta de opciones?
2. Haga clic en Restablecer valores predeterminados y, a continuación, haga clic en Restablecer únicamente la ficha
de cinta seleccionada.
Exportar una cinta de opciones personalizada

Puede exportar las personalizaciones de la cinta de opciones y la barra de herramientas de acceso rápido a un archivo que
puede ser importado y usado por un compañero de trabajo o en otro equipo.
1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones, haga clic en Importar o exportar.

2. Haga clic en Exportar todas las personalizaciones.
Importar una cinta de opciones personalizada

Puede importar archivos de personalización para reemplazar el diseño actual de la cinta de opciones y de la barra de
herramientas acceso rápido. Al poder importar la personalización, puede hacer que los programas de Microsoft Office
presenten la misma apariencia que usan sus compañeros de trabajo o de diferentes equipos.
IMPORTANTE Al importar un archivo de personalización de la cinta de opciones, perderá todas las personalizaciones de
la cinta de opciones y de la barra de herramientas de acceso rápido anteriores. Si cree que quizás desee volver a la
personalización que tiene actualmente, debe exportarla antes de importar las personalizaciones nuevas.
1. En la ventana Personalizar la cinta de opciones, haga clic en Importar o exportar.
2. Haga clic en Importar archivo de personalización.
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¿Para qué sirve la ficha Complementos?
La ficha Complementos es para comandos que estaban disponibles como complementos de Microsoft Office 2007 y
versiones anteriores. No puede agregar, quitar o cambiar el orden de los comandos en la ficha Complementos.
¿Por qué veo una bola verde?
Verá una bola verde en la cinta de opciones si ajusta la escala la ventana del programa de Office de modo que la cinta de
opciones se hace más pequeña y no agregó un icono para un nuevo grupo personalizado o un comando agregado a un
grupo personalizado.
El icono se usa si hace lo siguiente:
 Agregar el grupo personalizado a la barra de herramientas de acceso rápido.
 Para ayudar a diferenciar entre su propia cinta de opciones personalizada y la cinta de opciones predeterminada.
AGREGAR UN ICONO PARA REPRESENTAR AL COMANDO O GRUPO PERSONALIZADO
personalizado o en el comando que agregó.
2. En el menú Ayuda, haga clic en Opciones.
2. Haga clic en Cambiar nombre y, a continuación, en la lista Símbolo, haga clic en un icono.
3. En el cuadro de diálogo Cambiar nombre, haga clic en Aceptar.
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Bibliografía
Información extraída del archivo de ayuda de Microsoft Excel 2010
Vínculos Interesantes
MINIGRAFICOS
http://office.microsoft.com/es-mx/excel-help/minigraficos-usar-graficos-pequenos-para-mostrar-tendencias-de-datos-
RZ102184477.aspx?CTT=4&origin=EC001022991
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Información general sobre la validación de datos

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La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos.

¿CUÁNDO ES ÚTIL LA VALIDACIÓN DE DATOS?

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Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:

de celdas que se encuentren en otra parte del libro.

un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días siguientes.

actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), más 10 caracteres.

MENSAJES DE VALIDACIÓN DE DATOS

Excel Intermedio Página 5 de 96

Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

ICONO TIPO SE USA PARA

 El usuario escribe datos en la celda mediante copia o relleno.

 Una fórmula en la celda calcula un resultado que no es válido.

 Una macro especifica datos no válidos en la celda.

SUGERENCIAS PARA TRABAJAR CON LA VALIDACIÓN DE DATOS

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podrán escribir en las celdas.

tienen validación de datos, puede cambiar, copiar o quitar la configuración de validación.

Si la validación de datos no funciona, asegúrese de que:

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Manejar una alerta de validación de datos

Agregar validación de datos a una celda o rango

RESTRINGIR LA ENTRADA DE DATOS A VALORES DE UNA LISTA DESPLEGABLE

No es posible cambiar la fuente o el tamaño de la fuente de los elementos de una lista.

1. Seleccione las celdas que desea validar.

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Excel Intermedio Página 8 de 96

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

4. En el cuadro Permitir, seleccione Lista.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

1. Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada.

3. Rellene el título y el texto del mensaje.

2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:

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3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

2. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

RESTRINGIR LA ENTRADA DE DATOS A UN NÚMERO ENTERO DENTRO DE LÍMITES

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: el comando Validación de datos no está disponible.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

4. En el cuadro Permitir, seleccione Número entero.

Excel Intermedio Página 10 de 96

1. Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada.

3. Rellene el título y el texto del mensaje.

2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:

 Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.

3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

RESTRINGIR LA ENTRADA DE DATOS A UN NÚMERO DECIMAL DENTRO DE LÍMITES

2. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Problema: El comando Validación de datos no está disponible.

3. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.

4. En el cuadro Permitir, seleccione Decimal.

8. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

1. Haga clic en la pestaña Mensaje de entrada.

3. Rellene el título y el texto del mensaje.

2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:

 Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.

3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).