ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 18

EVIDENCIA 4: INFORME “DIAGNÓSTICO EJECUTIVO”

PRESENTADO POR:
JAVIER ALEXIS PENAGOS BLANCO

TECNOLOGO EN GESTION LOGISTICA

SERVICIO DE APRENDIZAJE SENA
FICHA: 1565278
 Actividad de aprendizaje 18
Evidencia 4: Informe “Diagnóstico ejecutivo”

Introducción
La elaboración de los diagnósticos en los informes gerenciales cobra importancia
en la medida que permiten agrupar la información en períodos de tiempo y llevar a
cabo contrastes y comparaciones de la evolución de las cifras, con respecto a los
objetivos de la organización, para presentarlos de manera amigable y de fácil
comprensión para todos los niveles.

Teniendo en cuenta lo anterior, para esta evidencia debe hacer una recopilación de
los temas aprendidos en su proceso de formación y registrarlos en un informe
ejecutivo de acuerdo a las indicaciones de presentación de informes y a las normas
para la presentación de trabajos escritos, basándose en la empresa sobre la cual
ha venido desarrollando ésta y las anteriores actividades de aprendizaje.

Para dicho fin realice lo siguiente:

1. Elabore un diagnóstico del estado actual de la organización, la información

y los procesos, incluyendo:

 Logística de aprovisionamiento, de las instalaciones, de distribución y de

devoluciones.
 Estrategia de software y de tecnología de acuerdo al diagnóstico.
 Sistemas de medición de los procesos.

2. Basado en el diagnóstico, presente un informe ejecutivo que incluya:

 Marco estratégico de la empresa (misión, visión, valores, políticas).

 Breve presentación del producto de la empresa.
 Descripción gráfica y textual de la cadena de abastecimiento, incluyendo los
actores que la conforman.

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 Procesos desarrollados en cada eslabón de la cadena de suministro con la
descripción de equipos, materiales y herramientas.
 Técnicas de almacenamiento, preparación de pedidos y despachos.
 Sistema de distribución.
 Proyecciones de ventas.
 Plan de compras, producción y ventas.
 Presupuestos.
 Indicadores de gestión o KPI por áreas.
 Puntos críticos en la cadena de suministro sujetos a mejora.

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1. Diagnóstico del estado actual de la organización, la información y los
procesos
EMPRESA: TOTTO.
 Logística de aprovisionamiento.

Para la logística de aprovisionamiento la empresa, se realiza bajo supervisión del

área de compras, ya que quien se encargada de realizar negociaciones con los
proveedores, en cada una de sus plantas ubicadas alrededor de país cada una de
ellas realiza las negociaciones pertinente se encargan de proyectar la demanda y
realizan negociaciones con proveedores.

 Logística de las instalaciones.

Las instalaciones de nuestra empresa TOTTO se encuentran ubicadas plantas de
producción en Autopista sur N° 77 a 18 en Bogotá– Cundinamarca cuenta con
centros de distribución en las principales ciudades capital del país y en cada uno de
ellos se encuentran oficinas para personal de ventas – conductores -administrativos.

 Logística de distribución.
La logística de distribución se realiza por la gestión comercial, los vendedores
realizan visitas a los clientes y luego de esto se montan pedidos por medio de un
sistema de información el cual nos va generar una orden de pedido de acuerdo con
el tipo de negociación su entrega no será mayor a 48 horas, después de montada
mencionada orden se realiza la elaboración de los pedidos y la entrega al área de
logística para su respectiva distribución, facturación y entrega a clientes, se realiza
el cargue de los vehículos para ser entregados de acuerdo a la negociación que se
ha realizado

 Logística de devoluciones.
En la logística de devoluciones de acuerdo las negociaciones realizadas por la
compañía solo se recibirán devoluciones si ocurren las siguientes novedades

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  Producto en mal estado, si en la entrega se detecta que el producto se
encuentra en mal estado se realizara el cambio del producto o la afectación
en la factura indicando el cual es la novedad, se debe llenar un documento
llamado producto no conforme.
 Según negociación con almacenes franquicia se recibirá mercancía que no
rote y/o la colección pase de moda, para esto cada establecimiento tiene un
mercaderista que se encarga de realizar la respectiva revisión y adecuada
rotación de los productos con el fin de no tener devoluciones por este motivo.

Estrategia de software y de tecnología de acuerdo al diagnóstico.

Los sistemas de información Oracle Process Manufacturing, DFR, EDI (comercio
electrónico), Walmart, TOTTO_2B estos sistemas serán los encargados de
administrar todo el proceso en la cadena de abastecimiento en la empresa
comenzado con las órdenes de compra a proveedores y las ordenes de pedido
desde clientes, hasta llegar a el área logística se encarga de realizar todo el
procedimiento necesario para recibir, almacenar, alistar y despachar los pedidos en
las fechas establecidas.

Sistemas de medición de los procesos.

Los procesos de la cadena de abastecimiento de TOTTO son medidos por informes

mensuales de ventas y gastos, indicadores de entregas perfectas, pérdidas,
tiempos de entrega y satisfacción del cliente dichos informes los debe realizar el jefe
de cada área y deben ser presentados semanal mente a la junta directiva.

2. INFORME EJECUTIVO
INFORME EJECUTIVO

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Marco estratégico de la empresa.
TOTTO
Con 30 años de experiencia en el diseño y la manufactura de morrales, ropa y
accesorios te acompañamos en cada paso que das. Un paso que te conduce a tu
lugar de trabajo… a caminar por el parque o, tal vez, a ese primer día de clase.
Hemos estado allí para tu primer día de colegio y tu primer trabajo. Hemos estado
a tu lado en tus aventuras, viajes y eventos. Así que no importa a donde vayas o lo
que hagas, en cada paso que das, cuentas con nosotros.

Misión: Ser la organización líder en el desarrollo, producción y comercialización de

productos de excelente calidad, dentro de un mercado global, fortaleciendo nuestra
marca TOTTO y promoviendo el desarrollo integral de nuestro personal, clientes,
proveedores, colaboradores y accionistas, logrando crecimiento, rentabilidad y
solidez, con responsabilidad social.

Visión: Ser la marca más deseada por los viajeros urbanos.

Valores: Nuestros desarrollos y diseños están pensados para adaptarse y

satisfacer las necesidades del viajero urbano de forma original, cómoda y versátil,
garantizando estándares de excelente calidad. En Totto trabajamos con amor y
compromiso con el país, tomando como valores fundamentales:

 Innovación: Aplicamos la recursividad al cumplimiento de nuestros

objetivos, buscando nuevas y mejores formas de hacer las cosas.
 Lealtad: Estamos comprometidos con nuestros clientes, colaboradores,
inversionistas y el país.
 Honestidad: Somos íntegros, coherentes y justos entre lo que pensamos,
hacemos, decimos y sentimos, enmarcados en las leyes de nuestra
sociedad.
 Responsabilidad: Cumplimos con nuestras obligaciones con excelencia
desde el principio y hacemos uso correcto de los recursos.
 Humildad: Somos respetuosos, amables, cordiales y colaboradores.

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  Constancia: Somos firmes, perseverantes y recursivos en nuestras
acciones.

Política De Calidad TOTTO:

Nuestro concepto TOTTO solo estará en productos de calidad y diseño superior
fundamentado en los principios de mejora continúa con un alto valor agregado a los
canales, clientes y usuarios con la oportunidad requerida y los precios competitivos
del mercado en que nos encontremos.

Breve presentación del producto de la empresa.

Nuestra marca está inspirada en ti y en tu estilo de vida dinámico. Combinamos la

moda y la funcionalidad para fabricar productos que te ayuden a llevar tus cosas de
un lugar a otro mientras estás siempre a la moda. Llena tus días de color y diversión
mientras protegemos tus objetos con bolsillos o con características tecnológicas e
innovadoras que te permiten estar preparado para tu día. Nuestros diseños están
hechos pensando la gente, toda la gente, así que elige tu estilo y deja que comience
la diversión.

Descripción gráfica y textual de la cadena de abastecimiento, y los actores

que la conforman.
Los actores de la cadena de abastecimiento son con:
Proveedores: Tiene el 90 % de los proveedores en Colombia y maneja un 10% de
importaciones
Transporte internacional: TOTTO desplaza producto terminado a Suramérica y
Estados Unidos esto lo realiza mediante empresas tercerizadas las cuales posen
una gran experiencia en la exportación de productos.

Centros de distribución: Están ubicados en cada ciudad principal del país.

Transporte nacional: El movimiento de nuestros productos se realiza con flota de

vehículos propia, la cual se desplaza a lo largo y ancho del país.

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Transporte departamental: El movimiento de nuestros productos se realiza con
flota de vehículos propia, la cual se desplaza a lo largo y ancho del país.

Detallista: tiendas, supermercados, restaurantes, almacenes de cadena.

Procesos desarrollados en cada eslabón de la cadena de suministro con la

descripción de equipos, materiales y herramientas.

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Compras: el área de compras se analiza las existencias que se tenga en las
bodegas, de las materias primas, así mismo solicita pedidos y realiza negociaciones
con nuestros proveedores para abastecer la planta de producción, estos datos serán
obtenidos de los sistemas de información existentes.

Almacenamiento: en los centros de distribución se recibe, revisa e ingresa la

mercancía para realizar el picking de la mercancía por punto de venta para realizar
la entrega a los transportadores

Transporte: se realiza la revisión de cada tique y revisión contra factura del

producto terminado, como el transporte es propio se realiza la entrega según rutero
y negociación de citas de entrega.

Ventas: el área de ventas se encarga efectuar visitas a nuestros clientes y enviar la

información desde su sistema, con el fin de realizar las órdenes de producción.

Técnicas de almacenamiento.
El almacenamiento en el centro de distribución en TOTTO se realiza en cajas de
cartón kraft de lata resistencia, estos se montan en carritos llamados Dolly donde
se realiza el desplazamiento estos se puede arrumar máximo en cajas grandes
altura de 15 cajas y pequeña en altura de 20 cajas.

 Técnicas de preparación de pedidos.

El alistamiento de pedidos en la empresa empieza se realiza con el sistema DFR el
líder de turno realiza el ingreso de la mercancía de la planta y el sistema de acuerdo
a lo ingresado realiza la distribución por ruta y de este salen unos tiques para realizar
picking el auxiliar de facturación realizar las facturas, Después de que el picking está
listo se procede a certificar y realizar una auditoría de las mercancías y las
cantidades de las mismas.

 Técnicas de despachos.

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El conductor con el auxiliar de ruta realiza la revisión contra las facturas de cada
punto de venta y tiques que salen desde el sistema, si hay novedades son
reportadas al líder de turno los vehículos deben iniciar las rutas reparto antes de la
6:00 a.m.

Sistema de distribución.

El sistema de distribución para las ciudades se encuentra seccionado por

localidades, las cuales se visitan dependiendo de la cantidad de clientes y de
mercancía que sale facturada cada vehículo debe llevar mínimo 10 puntos

Proyecciones de ventas.

Esta empresa ya que es una empresa dedicada a la fabricación y comercialización

de productos su pronóstico de ingresos por ventas que tendrá la Empresa TOTTO
El año pasado Totto reportó ventas por $383.129 millones y un crecimiento de
10,5%, de acuerdo con cifras de la Supersociedades.

TOTTO trabaja continuamente para garantizar la inocuidad y consistencia de sus

productos, siguiendo sus dos pilares de la calidad
Innovación: Aplicamos la recursividad al cumplimiento de nuestros objetivos,
buscando nuevas y mejores formas de hacer las cosas.
Lealtad: Estamos comprometidos con nuestros clientes, colaboradores,
inversionistas y el país.
TOTTO realiza un pronóstico de ventas en el cual incluye historiales de los años
anteriores, se gestiona el stock, realiza un estudio de la demanda y como se viene
comportando el mercado para de esta manera realizar un plan de compras con al
menos 4 meses de anticipación de cada abastecimiento que es realizado
mensualmente en cada una de las regionales.

Plan De Compras

Este es el punto de partida para comenzar a negociar con los proveedores, las
diferentes cantidades de productos a adquirir y es de esa forma como se inicia todo

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un ciclo de compras. En una empresa comercial, el plan de compras se refiere a
determinar las cantidades de producto terminado a comprar para abastecer a sus
clientes. Todo esto siempre basado en el presupuesto de ventas.

Para nuestro plan de compras debemos tener en cuenta:

 Establecer de antemano las cantidades de productos a comprar, para

colocar las órdenes de compra en la debida oportunidad.
 Evitar el desabastecimiento de productos, ya sea para la continuidad de la
producción o el desabastecimiento del mercado por la falta de productos
terminados.
 Negociar con la debida anticipación, los precios, condiciones de pago y
servicio de atención que nos darán los proveedores.
 Poner en alerta a los proveedores para que también ellos no se queden
cortos con sus inventarios, los que servirán para que nos puedan atender con
nuestra demanda.
 Poner en aviso al departamento de finanzas sobre las necesidades de
efectivo para pagar a los proveedores.
 Dar a conocer a los encargados de las bodegas (Almacenes) las cantidades
que se manejarán en el año y se puedan establecer las necesidades de
espacio para el almacenaje de materiales o productos.

Presupuestos.
El presupuesto de la compañía se basa en un modelo en el cual las ganancias que
recibe la compañía durante el transcurso del año son el sustento de la misma y sus
accionistas.

Indicadores de gestión o KPI por áreas.

 Indicadores del área de logística:
 Cantidad de Entregas perfectas.
 Cantidad en devoluciones
 Gestión de stock.

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  Indicadores del área ventas:
 Ventas mensuales.
 Ventas semanales.
 Campañas de publicidad al mes.
 Asistencia a eventos.

Puntos críticos en la cadena de suministro sujetos a mejora

Para la generación de las propuestas de mejora, se pueden agrupar diferentes
causas por solución gracias a las metodologías a utilizar que pueden combinar
diferentes técnicas para la solución de las problemáticas.

Puntos críticos en la gestión de cadena de suministro

Compras: control de la relación con los proveedores y del grado de fiabilidad de las
entregas.

Abastecimiento: seguimiento de los pedidos y control del ciclo del pedido.

Planificación: definición de los parámetros de cálculo de las necesidades y control

sobre la previsión de venta. ?

Producción: control de tiempos de producción y los costes y tiempos de recambio

de máquinas.

Almacenaje: realización de todas las operaciones de recepción, almacenaje,

preparación y expedición, minimizando los movimientos y reduciendo al máximo la
pérdida de mercancías.

Distribución: disposición de una flota suficientemente flexible para adaptarse a

la demanda de entregas diarias. Control de tiempo de entrega y el nivel de servicio.

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WEBGRAFIA DE INFORMACION Y APOYO.
Para el desarrollo del presente trabajo se tuvo como base las opiniones y ejemplo
de las siguientes fuentes, y personas relacionadas con el tema de estudio

https://senaintro.blackboard.com
https://www.google.com
https://co.totto.com
https://www.dinero.com
https://www.monografias.com

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