Presentado a: Fresia Elena García Posada

Presentado por: Lina Marcela Campos Orozco

Paralelo: Clases de documentos de archivo

El documento por su estructura es medio y comunicación de información y conocimiento, su

principal caracterización lo configura en las siguientes dimensiones: su soporte físico o material, el
mensaje e información que conlleva y la facultad intrínseca de transmitir y difundirlo; de manera
que, a grandes rasgos se pueden identificar y resumir dos clases: Documentos de archivo
tradicionales (soporte en papel) y documentos de archivo electrónicos.

SEMEJANZAS
- Es producida por una persona o entidad debido
a sus actividades y debe ser tratada conforme a
los principios y procesos archivísticos.
- Deben contar con las características de
Autenticidad, Fiabilidad, Integridad y
Disponibilidad.
- Dan testimonio de la operación o actividad que
reflejan, declarando el acto o hecho del que es
concerniente.
- Permiten una validación de su legitimidad,
permitiendo evidenciar que es en efecto lo que
pretende ser.
- Toda organización deberá́ establecer un
conjunto de reglas para elaborar un documento.
A mayor estandarización y rigor en el
procedimiento, mayor fiabilidad de que el
documento es lo que presume ser.
- La información, debe estar disponible en
cualquier momento, mientras la entidad está
obligada a conservarla, de acuerdo con lo
establecido en las Tablas de Retención
Documental (TRD).
- El contenido es estable y de forma documental
fija.
- Tiene origen, es necesario y es determinado por
un propósito.
- Cumple los 8 procesos de la gestión
documental: planeación, producción, gestión y
trámite, organización, transferencia,
disposición, preservación y valoración.
DIFERENCIAS
Documentos electrónicos de Archivo:
» Es la información generada, enviada, recibida,
almacenada y comunicada por medios electrónicos y
permanece en estos medios durante su ciclo de vida.
» Se deben documentar e implementar procedimientos
de seguridad y control en el ciclo de vida para evitar
perdida, corrupción, adición, supresión, modificación,
uso u ocultación no autorizados, así́ como la
protección de los medios de almacenamiento y
tecnología.
» Para otorgar su autenticidad entidades pueden hacer
uso de estampas de tiempo, firmas digítales y
electrónicas, certificados digitales, CDV, marcas de
agua.
» Requieren de mecanismos técnicos y tecnológicos de
seguridad.
» Puede ser creado por múltiples aplicaciones de
software existentes.
» Mejora la sostenibilidad ambiental, reduce espacios
físicos por almacenamiento, ahorra tiempos.
» Requiere de costes de Soluciones TIC (Sistema de
gestión, licencias, etc.)
Documentos de Archivo Tradicionales
» Determinado por el lugar donde se encuentra toda la
información producida o recibida por una entidad
publica o privada, debido a sus actividades o
funciones.
» Son más fiables y auténticos
» Son más difíciles de transportar
» Son más difíciles de modificar.
» Son fáciles de extraviar
» Tiene repercusiones ambientales
» Tiene costos por instalaciones físicas, archiveros, etc.

Referencias Bibliográficas

 Guía para la Gestión de Documentos y Expedientes Electrónicos. Archivo general de la nación

de Colombia. Recuperado el 17 de mayo de 2019:
 http://www.archivogeneral.gov.co/sites/default/files/2017-
08/BorradorGuiaDocumentoExpediente_.pdf
 Del Castillo Guevara, J., & Mena Mugica, M. M. (2011). La gestión de documentos de archivo
en el actual contexto organizacional y la introducción a la Norma ISO 15489. ACIMED, 22(1),
47–59. Recuperado de:
http://search.ebscohost.com/login.aspx?direct=true&db=aph&AN=67096289&site=ehost-liv
 Material de información y complementario del Curso. SENA