Instructivo para la utilización del

módulo DECE en el Servicio de Gestión de

Control Escolar del portal Educar Ecuador
 Índice
1. Introducción.............................................................................................................................. 3
2. Objetivos.................................................................................................................................... 3
2.1. Objetivo general...................................................................................................................... 3
2.2. Objetivos específicos............................................................................................................. 4
3. Lineamientos generales para la utilización del módulo DECE del
servicio de Gestión de Control Escolar............................................................................. 4
4. Actores vinculados en la operatividad del módulo DECE.......................................... 5
4.1. Administrador Nacional es un funcionario de la Dirección Nacional
de Educación para la Democracia y el Buen Vivir del Ministerio
de Educación, quien es responsable de:......................................................................... 5
4.2. Responsable zonal es el Director de Educación Especializada e
Inclusiva de la zona, quien es responsable de:.............................................................. 6
4.3. Profesional distrital de apoyo a los DECE, son aquellos
profesionales seleccionados por el distrito para apoyar a la gestión
de los DECE de su jurisdicción, quienes son los responsables de:........................... 6
4.4. Coordinador DECE, es el profesional que está vinculado a una
institución educativa en calidad de coordinador quien; a más de
tener acceso a los roles de los profesionales DECE, es responsable de:............... 6
4.5. Profesional del DECE, es el miembro del equipo DECE en la
institución educativa, quien es responsable de:............................................................ 6
5. Procesos que gestiona el módulo DECE.......................................................................... 6
6. Roles y actividades de los perfiles del módulo DECE del servicio de
Gestión de Control Escolar del Portal Educar Ecuador.............................................. 7
6.1. Ingreso al portal....................................................................................................................... 7
6.2. Perfil del Coordinador del Departamento de Consejería Estudiantil..................... 9
6.2.1. Opción “Expedientes”..........................................................................................................11
6.2.2. Opción “Reasignación de expedientes”........................................................................12
Pasos para la reasignación de expediente:..................................................................12
6.3. Perfil del profesional del Departamento de Consejería
Estudiantil (DECE)..................................................................................................................15
6.3.1. Creación de expediente:....................................................................................................17
6.3.2. Creación del caso:................................................................................................................19
6.3.3. Intervención de casos..........................................................................................................22
6.3.4. Derivación de casos.............................................................................................................25
6.3.5. Seguimiento a derivaciones e intervenciones de casos............................................28

2 Educar Ecuador
1. Introducción

El portal Educar Ecuador es una plataforma digital de servicios

educativos que se encuentra habilitada para los miembros de la
comunidad educativa del país (docentes, estudiantes, directivos y
padres de familia o representantes legales). Dicha herramienta facilita
la gestión del registro escolar, fortalece los procesos de seguimiento y
fomenta el aprendizaje potenciado por las tecnologías.

El Departamento de Consejería Estudiantil (DECE), es un organismo

dentro de los establecimientos de educación que apoya y acompaña
la actividad educativa mediante la promoción de habilidades para
la vida, la prevención de problemáticas sociales y la detección,
intervención, derivación y seguimiento de casos identificados en la
institución, en el marco de la inclusión.

A su vez, esta dependencia, promueve que las instituciones educativas

sean espacios inclusivos de convivencia social pacífica y armónica,
en el marco de la cultura de paz y la no violencia, asegurando y
fortaleciendo la resolución pacífica de conflictos en todos los espacios
de la vida escolar, familiar y social.

Con el objetivo de consolidar los procesos de detección, intervención,

derivación y seguimiento que se realizan desde el sistema educativo,
desde la Coordinación General de Gestión Estratégica conjuntamente
con la Subsecretaria para la Innovación Educativa y el Buen Vivir, a
través de la Dirección Nacional de Tecnologías de la Información y
Comunicación (DNTIC) y la Dirección Nacional de Educación para
la Democracia y el Buen Vivir (DNEDBV), han desarrollado un módulo
digital de gestión de información, orientado a los profesionales de los
Departamentos de Consejería Estudiantil (DECE), a fin de registrar
todas las acciones desarrolladas por cada profesional en función del
abordaje y acompañamiento brindado a los estudiantes del sistema
educativo. En este sentido, se ha elaborado este instructivo, dirigido a
coordinadores y profesionales de los DECE, con el propósito de orientar
y facilitar el uso de dicho módulo del servicio de Gestión de Control
Escolar dentro de la plataforma para el registro de la información de
los DECE.

www.educarecuador.gob.ec 3
 2. Objetivos

2.1. Objetivo general

• Facilitar el uso y manejo del módulo DECE en el servicio de Gestión
de Control Escolar del portal Educar Ecuador para la gestión de la
información que administran los profesionales que conforman los
Departamentos de Consejería Estudiantil (DECE) de las instituciones
educativas fiscales.

2.2. Objetivos específicos

• Registrar en el módulo DECE las acciones de intervención, seguimiento
y derivación con respecto a las problemáticas psicosociales
detectadas en el sistema educativo nacional.
• Mantener un sistema oficial de registro de las situaciones de riesgo
y áreas de dificultad, identificadas por cada estudiante atendido.
• Monitorear, visibilizar y registrar los avances obtenidos en el proceso
de intervención, en cada uno de los expedientes generados en el
módulo DECE.

4 Educar Ecuador
 3. Lineamientos generales para la utilización del módulo DECE en
el servicio de Gestión de Control Escolar del portal Educar Ecuador

• El módulo DECE está diseñado para los profesionales que ejecutan

sus acciones en el Departamento de Consejería Estudiantil de las
instituciones educativas fiscales a nivel nacional.

• Los profesionales registrados en el módulo DECE, son todos aquellos

que son parte activa de dicho organismo. No podrán ser registrados
médicos, odontólogos u otros perfiles profesionales que no sean
parte del equipo del DECE.

• La información registrada en el módulo DECE es de carácter

confidencial, por lo que es importante no compartir claves de
acceso, precautelando cerrar la sesión de trabajo, y no divulgar
la información ingresada. Es importante recordar que divulgar
información privada, atenta contra el principio de confidencialidad
y revictimización, lo que dará lugar a las acciones legales pertinentes
contempladas en la normativa educativa.

• Las claves de acceso al módulo DECE son personales e intransferibles;

por tanto, la primera vez que el profesional ingrese, la clave de
acceso deberá ser modificada para su uso personal.

• En caso de tener dificultades en el ingreso o manejo del módulo

DECE, debe comunicarse directamente con los profesionales
dinamizadores CEL de cada distrito educativo para tener asistencia
técnica.

• La frecuencia de uso del módulo DECE por parte de los profesionales

debe ser constante; es decir, deben ingresar y registrar información
cada vez que se detecte un caso en la institución educativa y al
momento de hacer seguimiento, intervención y derivación.

• Los casos que se deberán subir al módulo DECE, son todos aquellos
que presenten situaciones de riesgo y áreas de dificultad que
requieran atención psicológica o educativa específica.

• La información de los expedientes y casos detectados que son

registrados en el módulo DECE, sólo es visualizada por el profesional
del DECE que registró los mismos. En ese sentido, ningún dato debe
estar expuesto a un tercero.

1
El dinamizador de la Comunidad Educativa en Línea (CEL), es un funcionario del distrito educativo quien se encarga de dar soporte tecnológico al mismo y
apoya en la gestión del portal Educar Ecuador.

www.educarecuador.gob.ec 5
 • Si el profesional del DECE deja de laborar para la institución educativa,
los expedientes registrados por dicho profesional serán visualizados
por el coordinador del DECE, a fin de que éste pueda asignar a
un nuevo profesional los mismos. A su vez, la autoridad educativa
deberá informar inmediatamente al distrito educativo para que el
profesional de apoyo distrital a los DECE respectivo pueda gestionar
a nivel tecnológico la desactivación de la clave de quien salió de la
institución, previa constatación de que los expedientes hayan sido
reasignados.

• En el caso de los Profesionales del DECE que cumplen con visitas

periódicas a instituciones educativas enlazadas2, el profesional de
apoyo distrital a los DECE deberá registrarlos como parte de la
institución educativa núcleo3, así como asignarle la o las instituciones
educativas enlazadas a las que brinda el servicio, de acuerdo a la
realidad territorial.

• Si un estudiante se traslada a otra institución educativa, el expediente

generado podrá ser visualizado por el coordinador del DECE de la
nueva institución, para que inmediatamente pueda ser asignado a
un profesional DECE de su equipo a cargo.

4. Actores vinculados en la operatividad del módulo DECE

4.1. Administrador Nacional es un funcionario de la Dirección Nacional
de Educación para la Democracia y el Buen Vivir del Ministerio de
Educación, quien es responsable de:

• Registrar a representantes distritales DECE.

• Desvincular a representantes distritales DECE.
• Reactivar a representantes distritales DECE.
• Ingresar, modificar e inactivar las situaciones de riesgo, áreas de
dificultad e instituciones de derivación.
• Editar claves y consulta de reportes

2
Instituciones educativas enlazadas. - Son establecimientos educativos con población menor de 450 estudiantes que no poseen DECE en la institución
educativa. Los estudiantes de estas instituciones recibirán atención por parte de los profesionales del Departamento de Consejería Estudiantil (DECE) de
una institución educativa aledaña denominada institución núcleo, quienes se trasladarán periódicamente a la institución enlazada para cumplir con su
función.
3
Instituciones educativas núcleo. - Corresponde a las instituciones educativas que cuentan con al menos un profesional del DECE que brinda el servicio y
atención a los estudiantes de la institución educativa núcleo en la cual se encuentra laborando.

6 Educar Ecuador
4.2. Responsable zonal es el Director de Educación Especializada e
Inclusiva de la zona, quien es responsable de:

• Consultar los reportes que genera el módulo DECE.

4.3. Profesional distrital de apoyo a los DECE, son aquellos

profesionales seleccionados por el distrito para apoyar a la gestión de
los DECE de su jurisdicción, quienes son los responsables de:

• Desvincular a los profesionales DECE en su distrito.

• Inactivar y reactivas a los profesionales DECE en su distrito.
• Registrar a coordinadores de los DECE para las IE en su distrito.

4.4. Coordinador DECE, es el profesional que está vinculado a una

institución educativa en calidad de coordinador quien; a más de tener
acceso a los roles de los profesionales DECE, es responsable de:

• Reasignar expedientes a su equipo de trabajo, cuando:

a. Existe la incorporación de nuevos estudiantes a la Institución
Educativa.
b. Existe profesionales DECE que dejan de laborar en la IE.

4.5. Profesional del DECE, es el miembro del equipo DECE en la

institución educativa, quien es responsable de:

• Crear expedientes y registrar casos en los expedientes ya

creados.
• Registrar la intervención y derivación de casos.
• Realizar el seguimiento a intervenciones y derivaciones.

5. Procesos que gestiona el módulo DECE

El módulo DECE está compuesto por los siguientes procesos:

1. Creación de expediente y registro de casos.- Se trata de

registrar la información reportada por cualquier miembro de la
comunidad educativa, misma que debe estar relacionada con
alguna situación de riesgo4o área de dificultad5.
4
Situación de riesgo. - Son aquellas problemáticas que, como consecuencia de circunstancias de índice personal, familiar e institucional, perjudican
el desarrollo integral de niños, niñas y adolescentes. Tales como: Ausentismo escolar, discriminación por orientación sexual e/o identidad de género;
embarazo/paternidad adolescente; uso y/o consumo, promoción y/o comercialización de drogas; violencia sexual; entre otros.
5
Área de dificultad.- Corresponde a las dificultades académicas, comportamentales y funcionales que pueden presentar los estudiantes que integran la
institución educativa. Se dividen en seis áreas: Cognitiva, afectiva, conductual, motriz, académico y sensorial; conjuntamente con subáreas de dificultad.

www.educarecuador.gob.ec 7
 2. Intervención.- Implica registrar la planificación de la intervención
que se va a realizar con respecto al caso registrado. Instituciones
establecimientos

3. Derivación.- El profesional del DECE deberá registrar el proceso

de derivación realizado, indicando la institución a la que se ha
enviado el caso, los antecedentes del mismo, los motivos de la
derivación y las observaciones del caso.

4. Seguimiento.- Implica registrar las acciones realizadas en

relación al eje de seguimiento de acuerdo a las estrategias de
intervención y/o de derivación consignadas en el módulo DECE.

5. Cierre de casos.- Implica dar por resuelto el proceso de

intervención, mediante una nota informativa indicando los
motivos de ello; por tanto se deben cerrar aquellos casos que ya
no ameriten un seguimiento por parte del profesional del DECE.

6. Activación de casos.- Implica activar aquellos casos que se

hayan cerrado por motivos de finalización de periodo escolar o
cualquier otra causal identificada.

6. Roles y actividades de los perfiles del módulo DECE en el servicio

de Gestión de Control Escolar del portal Educar Ecuador.
Una vez que el profesional distrital de apoyo a los DECE haya creado
el perfil de los profesionales del DECE de la institución educativa
(“coordinador DECE” y “profesional DECE”) para hacer uso del módulo,
los profesionales deberán:
6.1. Ingreso al portal

1. Ingresar a la página web:

www.educarecuador.gob.ec

8 Educar Ecuador
 2. Dar clic en “Servicio de Gestión de Control Escolar”

3. Escribir su nombre de usuario y contraseña personal6

6
Son El usuario y contraseña es aquella que fue entregada previamente por el profesional de apoyo distrital a los DECE.

www.educarecuador.gob.ec 9
 A partir de este paso, cada perfil (“coordinador del DECE” o “profesional
DECE”) se diferenciará conforme a sus roles y responsabilidades asignados
dentro del módulo DECE. A continuación, se describe cada uno de los perfiles
y pasos para cumplir con sus roles en el servicio de gestión de control escolar
del portal Educar Ecuador:

6.2. Perfil del Coordinador del Departamento

de Consejería Estudiantil
1. Los Coordinadores del DECE de la institución educativa, dentro
del módulo DECE del portal Educar Ecuador tendrán el perfil de
“coordinador del DECE”, cuyos roles son:
• Hacer seguimiento a la gestión y registro de expedientes y casos
de los estudiantes asignados a los profesionales de los DECE de
las instituciones educativas a su cargo en el módulo DECE del
portal Educar Ecuador.
• Reasignación de expedientes nuevos y aquellos generados entre
los profesionales del equipo.
• El Coordinador del DECE además tiene acceso a todos los roles
(acciones) que tiene el Profesional DECE.

Inicialmente se visualizará una pantalla con las noticias del día. Una
vez leídas, para continuar, se podrá dar clic en: cerrar, cerrar y no
mostrar en esta sesión, o en (X).

10 Educar Ecuador
A continuación, diríjase a la barra de menú y dé clic en “Otros” y luego
clic en “DECE” para visualizar las funciones asignadas.

En función a su rol, una vez que haya hecho clic en DECE, el coordinador
del DECE podrá visualizar dos opciones:
1. “Expedientes”: permite revisar la lista de los expedientes
ingresados en el sistema por los profesionales DECE de la
institución, y a su vez, crear un nuevo expediente a través del
nombre o número de cedula del estudiante.
2. “Reasignación del expediente”: permite realizar el traspaso
de un expediente a otro profesional del equipo.
6.2.1. Opción “Expedientes”.
Al hacer clic en “expedientes” el coordinador del DECE institucional
podrá observar aquellos expedientes que fueron creados por el equipo
de profesionales a su cargo o por sí mismo. Esto último, en el caso de
tener asignado directamente a su usuario algún expediente.

www.educarecuador.gob.ec 11
 Al momento de dirigirse a algún expediente y hacer clic en el mismo, se
podrá acceder a una descripción general del, o los casos vinculados
al expediente.
De igual manera, el coordinador del DECE podrá revisar la información
que contiene cada caso, haciendo clic en N° de caso7.

6.2.2. Opción “Reasignación de expedientes”

Este proceso permite el traspaso de expedientes de un profesional
a otro profesional miembro del equipo DECE, procedimiento que se
deberá realizar en tres momentos:8
1.
Cuando se incorporan nuevos estudiantes a la institución
educativa y estos cuentan con un expediente creado en otra
institución anterior.
2. Cuando un profesional del DECE deja de trabajar en la institución
educativa y los expedientes de los que era responsable deben
ser asignados a otro profesional del equipo.
3. Cuando se desea realizar un cambio de profesional encargado
del expediente.
Es importante tomar en cuenta que en los casos 1 y 2, los expedientes
aparecerán en la pestaña denominada “Expedientes sin profesional
DECE”9
Pasos para la reasignación de expediente:
1. Ingresar al portal.10
2. Diríjase a la barra de menú, dé clic en la pestaña de “Otros” y
dé clic en “DECE” para visualizar las funciones asignadas.
3. En función a su rol, una vez que haya dado clic en “DECE”, el
Coordinador del DECE podrá visualizar dos opciones:
• “Expedientes”11: permite revisar la lista de los expedientes
ingresados en el sistema y a su vez, crear un nuevo expediente
a través del nombre o número de cedula del estudiante.
7
Si el coordinador del DECE tiene expedientes creados bajo su dominio (contraseña), podrá acceder y editar los casos según su necesidad y avance en los
procesos de: intervención, seguimiento y derivación.
8
La acción de reasignación es específica para el perfil “coordinador del DECE”.
9
Se encuentra explicado en los pasos siguientes.
10
Revisar el punto 6.1. Ingreso al portal.
11
La descripción de cómo crear un nuevo expediente será desarrollada en el perfil del “profesional del DECE”.

12 Educar Ecuador
 • “Reasignación de expediente”: permite realizar el traspaso de
un expediente a otro profesional del equipo.
En esta opción el Coordinador del DECE institucional podrá observar
aquellos expedientes que fueron creados, por el equipo de profesionales
del DECE a su cargo o por sí mismo. Esto último, en el caso de tener
asignado directamente a su usuario algún expediente.

4. Dar clic en el “Reasignación de expediente”. (Se despliega el

listado de “Expedientes sin profesional DECE”)12.
5. Si se conoce el número de expediente, cédula o nombre del
estudiante se puede buscar mediante el ingreso de esta
información en el campo en blanco de la primera columna
denominada “No. Expediente”, “Estudiante” o “cédula del
estudiante” y presionando “entrar”13 para comenzar la
búsqueda.

6. O debe seleccionar el o los expedientes que se desea reasignar

a un profesional DECE específico, haciendo clic en el cuadro
ubicado al final del expediente.

Los expedientes registrados en la/s institución/es educativa/s que está a cargo el Coordinador del DECE, están organizados según si este cuenta con
12

profesional DECE responsable o no.

Tecla de enter, en inglés, en el teclado se representa con cualquiera de las siguientes imágenes:
13

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 7. Luego, elegir del listado denominado “Profesionales DECE al
que se va a reasignar expediente”, el profesional al cuál se le
asignará el expediente del estudiante.

8. Hacer clic en el botón “Reasignar expedientes seleccionados”

para guardar el cambio de profesional DECE.
9. Confirmar la reasignación mediante el aviso verde de la
pantalla: “Se reasignaron n expedientes con n casos.” y
observando que se ha incluido el nombre del profesional DECE
en el/los expediente/s reasignado/s.

Es importante recalcar que el proceso de creación de expedientes y

casos; intervención; derivación y seguimiento de los mismos (descritos
a continuación), son funciones del perfil, tanto del “coordinador del
DECE” como de los “profesionales del DECE” de la institución educativa.

14 Educar Ecuador
6.3. Perfil del profesional del Departamento de Consejería
Estudiantil (DECE)
Los Profesionales del DECE de la institución educativa, dentro del
módulo DECE tendrán el perfil de “Profesional del DECE” y sus roles son:
• Crear expedientes de niños, niñas y adolescentes que hayan
sido remitidos al DECE por presunción de situaciones de riesgo
o áreas de dificultad.
• Registrar las acciones de intervención, derivación y seguimiento
que el profesional realiza con respecto al o los casos.
• Cerrar aquellos casos en los que se haya brindado la atención
necesaria y que se haya superado la dificultad presentada en el
marco de las competencias del DECE.
Inicialmente se visualizará una pantalla con las noticias del día. Una
vez leídas, para continuar, se podrá dar clic en: cerrar, cerrar y no
mostrar en esta sesión, o en (X).

A continuación, diríjase a la barra de menú y dé clic en “Otros”

y luego clic en “DECE” para visualizar las funciones asignadas.

www.educarecuador.gob.ec 15
 En función a su rol, una vez que haya hecho clic en DECE,
podrá visualizar dos opciones: “expedientes” y “reasignación
de expediente”
Al hacer clic en “expedientes”, el profesional del DECE, podrá
revisar la lista de los expedientes ingresados en el sistema
por los profesionales DECE de la institución, y a su vez, crear
un nuevo expediente a través del nombre o número de cedula
del estudiante. A su vez, al hacer clic en “reasignación del
expediente” podrá realizar el traspaso de un expediente a otro
profesional del equipo.

Considerando que la opción “reasignación del expediente” ya fue

descrita en líneas superiores. A continuación, se detalla los procesos
relacionados con la creación de expediente, creación de casos y
aquellos sub procesos vinculados la intervención y derivación de casos.

Con la finalidad de que cada estudiante cuente con un expediente

único a lo largo de su trayectoria académica, el profesional del
DECE podrá crear un expediente14 para aquellos estudiantes que
soliciten los servicios del DECE. Cada expediente podrá tener un
número ilimitado de casos15 registrados, vinculados a áreas de
dificultad o situaciones de riesgo.
Se pueden seleccionar una o varias áreas de dificultad
dependiendo del caso. Por lo general, las descripciones de las
áreas no se presentan como condiciones únicas, sino combinadas
e interrelacionadas. Por ejemplo, un estudiante puede presentar
dificultades de lectura y escritura (área académica) y presentar
cambios repentinos de ánimo (área afectiva), lo que haría
necesario el registro de ambas áreas. También, se pueden
seleccionar una o varias situaciones de riesgo dependiendo del
caso. Por ejemplo, un estudiante puede presentar uso de drogas
pero también ausentismo escolar. Al igual que en el ejemplo
previo, sería necesario registrar ambas situaciones de riesgo.

Llámese expediente a la carpeta digital por estudiante en donde se ira archivando los casos que sean reportados por la comunidad educativa. Esta
14

carpeta contiene toda la información registrada de un estudiante y posee un número asignado que es único e intransferible a otro estudiante.
Se entiende por caso, al registro de la situación o conjunto de circunstancias detectadas y consignadas en el expediente de un estudiante. Cada caso
15

registrado tendrá un número único asignado. Pueden registrarse n cantidad de casos en relación a un mismo expediente.

16 Educar Ecuador
Si un estudiante, presenta las mismas situaciones de riesgo o áreas
de dificultad identificadas previamente en un caso creado. NO se
deberá crear un nuevo caso ya que dichas manifestaciones deberán
ser abordadas como parte de la intervención y seguimiento del
mismo caso creado anteriormente. Es decir, si un estudiante ha sido
identificado consumiendo drogas, se registra el caso en el módulo
DECE, seleccionando la situación de riesgo detectada. Sin embargo,
si vuelve a identificarse al mismo estudiante consumiendo drogas de
nuevo, no se deberá volver a crear un nuevo caso con la misma situación
de riesgo, sino registrar lo sucedido en las fichas de seguimiento y
continuar con la intervención planificada.

6.3.1. Creación de expediente:

1. Ingresar al portal.16
2. Diríjase a la barra de menú e ingresar a la pestaña “Otros”.
3. Dar clic en el menú DECE > Expedientes.
4. Ubicar el menú “Operaciones” (1).
5. Dar clic en “Buscar estudiante” (2) para crear un expediente17.
6. Seleccionar el tipo de búsqueda del estudiante: por cédula o
por nombre (3). Si es por cédula ingresar el número de cédula
de identidad para el que se desea crear un expediente. Si es por
nombre, ingresar el nombre del estudiante para el que se desea
crear el expediente.

Revisar el punto 6.1. Ingresar al sistema.

16

En caso de que no se encuentre registrado a un estudiante dentro del sistema, es necesario que se reporte inmediatamente al distrito educativo.
17

www.educarecuador.gob.ec 17
 7. Pulsar entrar para generar la búsqueda.
8. Seleccionar al estudiante.

9 Seleccionar el ícono de creación del expediente del estudiante

dando clic en la figura final de la fila (icono con forma de
persona)18.

10. Inmediatamente se mostrará el expediente del estudiante con

información personal y académica como nivel, paralelo, año
lectivo, etc.19

Este paso también se aplica al momento de crear un nuevo caso.

18

Los datos informativos que se visualiza del estudiante están previamente cargados desde el sistema de gestión educativa del Ministerio de Educación.
19

18 Educar Ecuador
 6.3.2. Creación del caso :20
11. Ingresar la fecha de detección del caso seleccionando en
el recuadro “fecha de aplicación de la ficha” (1), señalando:
año, mes y fecha.
12. Seleccionar la “persona que reporta el caso” (2).
13. Registrar el nombre de la “persona que detecta/remite el
caso” (3), escribiendo nombres y apellidos completos.
14. Escribir una “breve descripción del caso” (4), (escribir
referencias puntuales, ordenadas y explícitas del caso.
Eso significa seleccionar los detalles más significativos e
importantes, y manejar el criterio de presunción, por ejemplo,
se presume que existe uso de drogas).

15. Seleccionar el o las áreas de dificultad que presenta el

estudiante. El estudiante puede presentar una sola área de
dificultad o pueden estar interrelacionadas con otras. Es
decir, puede haber una combinación de áreas de dificultad
dependiendo del caso.
La creación de un caso es concomitante a la creación del expediente. En otras palabras, desde el momento en que se crea un expediente, inmediatamente
20

se debe cargar la información del primer caso.

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 16. Seleccionar la o las situaciones de riesgo que presenta el
estudiante. Las situaciones de riesgo pueden ser únicas o
estar combinadas dependiendo del caso. Ver el ejemplo de la
imagen adjunta.

20 Educar Ecuador
17. Dar clic en el botón “Guardar” (1).
18. Verificar el mensaje en la pantalla el cual indica que el caso
fue creado exitosamente.

19. Para visualizar todos los casos de un estudiante, dar clic en

el número del expediente a fin de observar todos los casos
creados dentro del mismo expediente.
20. Finalmente, para visualizar todos los expedientes del
profesional DECE, ubicarse en el menú “Operaciones” y dar
clic en “Mis expedientes”.

www.educarecuador.gob.ec 21
 6.3.3. Intervención de casos
La intervención de casos constituye las acciones de atención que realiza
el profesional del DECE a nivel individual, grupal, familiar e institucional,
en respuesta a las diferentes áreas de dificultad o situaciones de
riesgo del estudiante. Implica construir un plan de intervención en
donde se plantee el tipo de intervención, los objetivos y las acciones
a implementar. El plan de intervención puede modificarse, añadiendo
nuevos objetivos o actividades, si el caso lo merita.
Cuando se haya finalizado el proceso de intervención se deberá
cambiar el status de la misma de “en proceso” por “finalizado”.
A continuación, las acciones que deben realizarse:
1. Ingresar al portal.21
2. Diríjase a la barra de menú e ingresar a la pestaña “Otros”.
3. Dar clic en el menú DECE > Expedientes.
4. Dar clic en el “número de expediente” donde se encuentra el
caso a intervenir22.

5. Dar clic en el “número de caso” a intervenir.

Revisar el punto 6.1. Ingresar al sistema.

21

También se puede buscar el caso si se conoce algún dato del expediente, ingresando la información en los campos en blanco en la columna de “No.
22

Expediente”, “Nombre del estudiante” o “Cédula” según corresponda.

22 Educar Ecuador
 6. Hacer clic en el botón “Nueva intervención”, ubicado en la
parte inferior del caso.

7 Señalar el “tipo de intervención” (1) a crear23.

8 Señalar la “fecha de intervención” (2) del caso.
9. Registrar la “descripción de la intervención” (3) del caso24.
10. Registrar el “objetivo general” (4) del proceso de intervención
que realizará para el caso25.
11. Seleccionar el “status de intervención” (5) del caso que
inicialmente será “en proceso”.

23
El objetivo general se redacta considerando un verbo (investigar), la problemática (dificultades de aprendizaje), el tiempo (durante, entre…) y finalidad
(resolver).
24
La descripción de la intervención del caso deberá ser clara y objetiva, ajustándose a la realdad y sin hacer valoraciones desde las creencias personales.
25
El objetivo general se redacta considerando un verbo (investigar), la problemática (dificultades de aprendizaje), el tiempo (durante, entre…) y finalidad
(resolver).
26
Algunos ejemplos de estrategias o acciones son: tutorías enfocadas al acompañamiento socio afectivo, desarrollo de habilidades sociales y manejo de
emociones, apoyo a la familia para fortalecer su rol protector y educador, talleres sobre convivencia y resolución pacífica de conflictos, etc.
27
Los campos marcados con * son obligatorios.

www.educarecuador.gob.ec 23
 12. Registrar los objetivos específicos y sus acciones o estrategias
de intervención26 a seguir, así como el responsable de ejecutar
este plan. Una vez ingresada la información solicitada, hacer
clic en “Guardar” 27.

Nota: En el detalle del caso, se incluye un apartado llamado

“Intervenciones”, sitio donde se pueden visualizar todas las
intervenciones realizadas para el caso seleccionado. Al dar un clic
sobre el tipo de intervenciones se puede realizar la edición de la misma
y cambiar el status de la intervención.28

6.3.4. Derivación de casos

El proceso de derivación de casos consiste en la coordinación de
los profesionales del DECE, tanto a nivel interno (planificación,
estrategias y acciones que ellos llevan a cabo a nivel
interdisciplinario dentro de la institución educativa) y a nivel
externo (servicios e instituciones públicas o privadas) que
garantizan la seguridad y salud integral de los estudiantes.

El status puede ser “En proceso” o “Finalizado”.

28

Revisar el punto 6.1. Ingresar al sistema.

29

También se puede buscar el caso si se conoce algún dato del expediente, ingresando la información en los campos en blanco en la columna de “No.
30

Expediente”, “Nombre del estudiante” o “Cédula” según corresponda.

24 Educar Ecuador
Cuando se haya finalizado el proceso de intervención y derivación
se deberá cambiar el status de la misma de “en proceso” por
“finalizado”.
A continuación, las acciones que deben realizarse:
1. Ingresar al portal.29
2. Diríjase a la barra de menú e ingresar a la pestaña “Otros”.
3. Dar clic en el menú DECE > Expedientes.
4. Dar clic en el “número de expediente” donde se encuentra el
caso a derivar30
5. Dar clic en el “número de caso” a derivar.

6. Hacer clic en el botón “Nueva derivación”31, ubicado en la

parte inferior del caso.

31
Únicamente se permite realizar derivaciones cuando el caso cuenta al menos con 1 Intervención, de lo contrario el botón “Nueva derivación” no se
visualizará.
32
El tipo de derivación puede ser interna cuando la planificación, estrategias y acciones que se llevan a cabo ocurren a nivel interdisciplinario en la propia
institución. El profesional DECE que dará seguimiento a la derivación se mostrará sólo si es interna.
33
El tipo de derivación puede ser externa cuando se requiere la intervención de servicios u organismos fuera de la institución educativa. Se mostrará el
catálogo de instituciones así como el correo electrónico a la que se deriva sólo si es externa.

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 7. Señalar el “tipo de derivación”(1) a crear: interna32 o externa33.
8. Señalar la “fecha de derivación” (2) del caso.
9. Indicar el profesional DECE al que se deriva el caso (3),
únicamente en caso de que sea una derivación interna.
10. Registrar el “motivo de referencia” (4) del caso.
11. Registrar la “historia de la situación actual y antecedentes
familiares” (5).
12. Registrar las “acciones desarrolladas” (6) por el DECE antes
de realizar la derivacióvn del caso.

13. Registrar las “observaciones y recomendaciones” (1) frente

al caso.
14. Seleccionar el “status de la derivación” (2) en el caso que
inicialmente será “en proceso”.
15. Una vez ingresada la información solicitada, hacer clic en
“Guardar” (3) para crear la derivación34.
16. También puede dar clic en el ícono de la impresora

Los campos marcados con * son obligatorios.

34

Ubicado en la parte superior del menú de operaciones.

35

26 Educar Ecuador
 para imprimir35 la ficha de derivación y poder entregarla
manualmente, esta acción no es obligatoria.
17. Si cuenta con la dirección de correo electrónico del profesional

al que se va derivar el caso, puede ingresar la dirección del correo

electrónico y al dar clic a “Enviar” se enviará automáticamente
al correo ingresado.36

En el detalle del caso, se incluye un apartado llamado “Derivaciones”,

sitio donde se pueden visualizar todas las derivaciones realizadas para
el caso seleccionado. Al dar un clic en “Tipo de derivaciones” se puede
realizar la edición de la misma y cambiar el status de la derivación.37
Para ingresar más de un correo electrónico puede hacerlo, separando a estos por comas (,). Esta acción es opcional.
36

El status puede ser “En proceso” o “Finalizado”.

37

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 6.3.5. Seguimiento a derivaciones e intervenciones de casos
Se refiere al registro de los avances que se presentan en relación a
los procesos y acciones de intervención y derivación que realiza el
profesional del DECE.
La finalización del seguimiento será cuando el profesional del DECE
determine que los objetivos propuestos en el plan de intervención se
han cumplido, que el sistema de apoyo que requiere el estudiante
se mantiene y éste se encuentra en una situación de protección y
bienestar. En este momento, se deberá proceder a cambiar el status
de la intervención y/o de la derivación de “en proceso” a “finalizado”.
Los profesionales DECE siempre se deberán mantener un contacto
continuo (seguimiento) con los estudiantes, los docentes y las familias
para brindar la orientación y acompañamiento que necesite.
A continuación, las acciones que deben realizarse:
1. Ingresar al portal.38
2. Diríjase a la barra de menú e ingresar a la pestaña “Otros”.
3. Dar clic en el menú DECE > Expedientes.
4. Dar clic el “número de expediente” donde se encuentra el
caso con la intervención y/o derivación a la cual se desea dar
seguimiento.39
5. Luego, dar clic en el “número de caso” a realizar el seguimiento.
6. Dar clic en el botón “Acciones de seguimiento”, ubicado en
la última columna del apartado intervenciones y derivaciones.
7. Para realizar un nuevo seguimiento, dar un clic sobre el segundo
ícono de la hoja en la columna “Acciones de seguimiento”.40

28 Educar Ecuador
 8. Realizar anotaciones de seguimiento a cada intervención o
derivación, según corresponda.42
9. Registrar la “fecha de seguimiento” (1) del caso.
10. Registrar las “observaciones” (2) del caso.
11. Una vez ingresada la información solicitada, hacer clic en
“Guardar” (3).

12. Para poder visualizar el seguimiento a las derivaciones y/o

intervenciones realizadas dar clic en el icono llamado “Acciones
de seguimiento” (1), de la última columna (2). Se visualizará los
procesos de seguimiento de la intervención o derivación creada
(3).
38
Revisar el punto 6.1. Ingresar al sistema.
39
También se puede buscar el caso si se conoce algún dato del expediente, ingresando la información en los campos en blanco en la columna de “No.
Expediente”, “Nombre del estudiante” o “Cédula” según corresponda.
40
En el caso de que la intervención o la derivación tengan el status finalizado, no se podrán registrar nuevos seguimientos (no se visualiza el botón
correspondiente), sólo se visualizarán los seguimientos definidos previamente.
41
Los campos marcados con * son obligatorios

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 Los seguimientos pueden visualizarse aunque las intervenciones o
derivaciones se encuentren en status “finalizado”. Sin embargo, el
botón “nuevo seguimiento” no se visualizará.

Tomando en consideración la información anteriormente detallada, se

insta a que los profesionales DECE registren todas aquellas situaciones
de riesgo y áreas de dificultad que pueden ser detectadas por cualquier
miembro de la comunica educativa, con el objetivo de brindar un
adecuado proceso de abordaje y seguimiento a las mismas, mediante
un sistema de gestión que permite visibilizar el acompañamiento
psicopedagógico que se brinda desde el DECE para fortalecer el
desarrollo académico, emocional y social del niño, niña o adolescente.
Cabe recalcar que la información ingresada en el módulo DECE es

30 Educar Ecuador
confidencial, en ese sentido, el Ministerio de Educación velará porque
la misma se mantenga en esa categoría.
La data que genera dicho sistema, permite contar con estadísticas
sobre las situaciones de riesgo y áreas de dificultad que se presenta
en el sistema educativo, información que permite tomar decisiones en
cada uno de los niveles desconcentrados para optimizar los procesos
promoción, prevención, detección, intervención, remisión y seguimiento
en beneficio de la calidad de vida de los estudiantes y su entorno.

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Educar Ecuador