FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS

BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

DISTRIBUCIÓN EN PLANTA

SEGUNDA ENTREGA

TEMA

“CASO DISTRIBUYAMOS”

INTEGRANTES

Luis Giovanni Torres Sánchez cód. 1611980697

TUTOR

Leonardo, Ruiz Miranda

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIO POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

INGENIERÍA INDUSTRIAL
2019
 FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS
BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Tabla de Contenido

3. Justificación 5
4. Metodología 6
5. diagnóstico de la Situación 7
6. Alternativas de Solución 10
7. Recomendaciones 129
 FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS
BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

5. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN

La política de la compañía DISTRIBUYAMOS S.A en el proceso de selección de sus

colaboradores se inclinan por la inclusión de personal con poca experiencia en los procesos,
sin brindar a ellos capacitaciones continuas o formación de niveles superiores donde
puedan contar con toda la capacidad para estar a la vanguardia de desarrollos tecnológicos
que puedan aumentar y mejorar los procesos dentro de la compañía sin contratiempos.

La compañía no da la debida importancia de las capacitaciones a sus colaboradores en

cuanto a procesos y funcionamiento administrativo, ya que para ellos el solo hecho de una
inducción es suficiente para que una persona nueva ingrese a una compañía sin tener claro
los procesos y protocolos que se deben tratar frente a las distintas dificultades que se
presentan en una organización, por tal motivo es evidente que el problema inicia por las
cabezas a cargo de la compañía presentando dificultades en la administración y distribución
del personal donde no se tienen claros los objetivos de la compañía en sus nuevos proyectos
de expansión

DISTRIBUYAMOS S.A Es una de las empresa más sobresalientes del país en distribución
y comercialización de productos, cuenta con un portafolio de productos que se conforman
así: hogar, ferretería, electrónica y consumo masivo, con un inventario de 11.000 sku's,
además su estructura logística está conformada por, inventarios, almacenamiento,
transporte y procesos ERP. Los procedimientos manuales, sistemáticos y metódicos
ocasionan confusión en el desarrollo de las actividades, la categorización de los productos y
una distribución más flexible y adecuada para atender la demanda de los productos con
mayor rotación permitirán tener un mayor control y eficiencia en los despachos.
La situación actual de Distribuyamos S.A. es el reflejo del desencadenamiento que generan
las malas decisiones, mala comunicación, trabajadores independientes, falta de
conocimiento, falta de capacitaciones continuas, ejecución de procesos incorrectos,
Reducción de costos para personal, falta de control y excelencia operacional sin liderazgo
eficiente.
 FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS
BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

Dentro del caso se identifican como actores principales de la situación:

ESTRUCTURA DE DISTRIBUYAMOS S.A.

David torres
SOCIOS Director
Nacional de
Logistica

Giovanni
Director de
Torres
logistica
Vicepresidente
Administrativo
Juan Gomez PABLO CLAVIJO
JEFES DE JAVIER
WILLIAM Jefe de Administrador Administrador
AREA SOLIS
Auditoria de almacen de Inventarios
RINCON Auditor
Gerente Interno
Regional AUX. DE PERSONAL
OPERATIVO PROVEEDORES
BODEGA

Estructura Organizacional 1Grafico 1

Una de las principales fallas que se evidencia dentro de la organización es que hay falta de
compromiso y colaboración dentro del equipo de trabajo, solo están a esperas de recibir,
informes, resultados, cifras e indicadores, pero no se ve la unión como equipo o grupo de
trabajo los cuales estudien las anomalías e inconsistencias que se presentan a diario para
poder ser atacadas, logrando desarrollar estrategias conjuntas integrando todas las áreas de
la compañía para lograr una unión y engranaje perfecto.

Podemos identificar varios problemas actuales, los motivo que las generan y a su vez las
consecuencias que estas producen dando un impacto de gran tamaño dentro de la operación
interna, la productividad de las áreas, las finanzas de la compañía, el ambiente de trabajo, la
imagen corporativa y los resultados finales, alejando las metas propuestas de rentabilidad,
lo que lleva al bajo crecimiento y competitividad dentro de un mercado.
 FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS
BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

A continuación, presentamos una tabla con cada uno de los factores que deben tratarse para
mejorar la situación de la compañía:

CAUSA MOTIVO CONSECUENCIAS

Falta de soluciones para los No se cuenta con un plan de Afectación directa en el
problemas acciones para las rendimiento de la compañía
oportunidades de mejoras
Falta de conocimiento en la No se cuenta con la Produce tropiezos y
operación para la toma de responsabilidad necesaria desorden en el desarrollo de
decisiones en la toma de cada decisión la operación
Sobrecarga laboral para los
Ausencia de personal en las Incumplimiento y retrasos empleados, lo cual reduce su
diferentes áreas en la operación eficiencia y capacidad de
respuesta
Caos y desorden en las
Déficit de claridad en los Ausencia de planeación y actividades del personal,
procesos organización estratégica manejo y control de
inventarios
No se cuenta con una
Sistema logístico y de control Falta de planificación y trazabilidad en los procesos
deficiente y obsoleto adaptación al cambio de y la cadena de
condiciones del mercado abastecimiento impactando
toda la compañía
Mala optimización y manejo Gastos innecesarios Sobre costos en la operación
de los recursos y generación de perdidas
No hay control de averías ni Inseguridad en los procesos
Desorden en la planta para compensación de pérdidas a que afectan el stock de
atacar las novedades diario materiales lo que genera
incumplimiento en clientes
Todos buscan evadir la No se cuenta con un proceso
Ausencia de comunicación responsabilidad, para no disciplinario concreto para
efectiva y acertada entre jefes llevar compromisos en su mejorar y corregir los
y equipos de trabajo proceso procesos erróneos que se
ejecutan
Falta de capacitaciones al Generación de pérdidas de Afectación en la imagen de
personal de transporte y despachos y retrasos en la empresa, pérdida de
bodega entregas clientes potenciales
Tabla 1 Principales Factores
 FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS
BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

6. ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

El personal de la compañía no tiene funciones claras y concretas dentro del proceso que se
desarrollan a diario debido a la sobre carga laboral

Alternativas
➢ Desarrollar cronogramas de capacitaciones de forma continua a personal operativo y
administrativo de la compañía, con el objetivo de que se aclaren dudas y se tenga un
horizonte claro donde se muestren indicadores de desempeño y posibles falencias que se
presentan en el desarrollo de la operación para ser mitigadas y corregidas en su momento.
➢ Solicitar al área de seguridad un estudio más profundo y enfocado al perfil de cada
transportador y empresa transportadora con el fin de poder tener un mayor grado de
confiabilidad del gremio de transportes en la compañía.

De acuerdo al alto nivel de skus el modelo de inventario que están utilizado ya se encuentra muy
obsoleto y pasado de vanguardia

Alternativas
➢ Realizar inversión en la implementación de un sistema moderno y de gran alcance
tecnológico que garanticen la trazabilidad y efectividad del inventario dentro del centro de
distribución, donde se tenga el conocimiento claro de movimientos, ubicación y despachos
que se realizaron durante un periodo, entre ellos podemos encontrar: portal RFID, WMS.
SAP, sistema de voz picking,terminales RFID, despachos tecnológicos mediante tables
➢ Desarrollar cronograma de inventarios cíclicos de forma continua o periódica con el
objetivo de tener un balance eficiente del stock con el que se cuenta en bodega para no
generar agotados y perdidas de producto de forma injustificada
➢ Rediseñar el plan logístico que se desarrolla ya que el catálogo de productos ha ido
incrementándose de forma significativa, logrando buscar un modelo más acorde a la
operación logística actual, teniendo en cuenta flujo de movimientos en picking de la
mercancía, tiempos de entrega, nivel de cumplimiento a nuestros clientes sin generar
retraso.
➢ Se ejecutara contrataciones de personas que tengan experiencia en inventarios, auditorias y
facturación con el objetivo de crear un grupo externo de control y verificación de cada
nuevo proceso, transacción y facturación realizada por los integrantes de la bodega. Se debe
estudiar la posibilidad de incluir un auditor para estas fases de trabajo, el cual sea externo al
área y preferiblemente con contrato por obra y labor.
➢ Dentro de los mismos compañeros de bodega se ejecutaran campañas de verificación de
inventarios, despachos y facturación a otros compañeros, el objetivo de esto es detectar
 FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS
BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

posibles errores y que las personas que estén auditando generen nuevas ideas para evitarlos
a futuro, así mismo generar conciencia en todos los colaboradores que al pasar por estos
puntos de control se ven los errores comunes y sobre los cuales deben prestarse más
atención.
➢ Ajustes de novedades, se deben ejecutar ajustes en las novedades presentadas en los
inventarios con el fin de ir actualizando y dejando al día los inventarios físicos contra
los del sistema. Para esto se puede bloquear materiales mientras se hacen las bajas por
costos o se encuentran dichos materiales.
➢ Implementar un modelo de inventario ABC, con el objetivo de minimizar tiempos y
optimizar recorridos donde en la zona ”A” siempre se encuentre los productos que más
rotan o tienen una fluidez más alta que los otros estando más cerca a los muelle de
cargue

Falta de planeación, asignación y comunicación efectiva entre las áreas implicadas de la

compañía para identificar las falencias en su momento.

Alternativas

➢ Estructurar un sistema de seguridad que garantice la protección de los activos de

la compañía, así como auditorías a los proveedores del sistema de monitoreo
➢ Contar con un equipo de personas directivas y operativas totalmente idóneas
para realizar la planeación y gestión de riesgo de la empresa, con el fin de
proteger la vida y salud de todos los trabajadores donde se cuente con planes de
acción de forma inmediata.
➢ Incorporar de forma significativa personal operativo y de seguridad para
aumentar los indicadores de despacho y aumente su nivel de seguridad y
protección de los productos dentro del cedi
➢ Generar un manual con acciones correctivas dentro de la empresa, con las no
conformidades en donde se hará un seguimiento periódico al proceso de tal
manera que se tendrá una retroalimentación de cómo está funcionando el
proceso para identificar las fortalezas y debilidades, y como último realizar
medidas correctivas al funcionamiento del proceso y hacer seguimientos para
garantizar que se cumplió con en plan propuesto.
➢ Falta de información y comunicación general de las personas directivas al
personal operativo de la compañía con el objetivo de tener el conocimiento claro
y concreto de los picos y anomalías que se presentan dentro del centro de
distribución, dando entre ellos mismos posibles soluciones a tiempo de forma
correcta.
 FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS
BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

7. RECOMENDACIONES

Se recomienda seguir cada una de las alternativas de solución, propuestas con la finalidad
de controlar el seguimiento de la mercancía en todas las áreas de la planta de
DISTRIBUYAMOS S.A. por ende se hace imprescindible tener un mayor control a
momento de las entradas y salidas de mercancía, y así poder satisfacer las necesidades de la
empresa.
Para mejorar su competitividad dentro del mercado esta compañía debe iniciar por
sensibilizarse y tener en cuenta que los procesos de gestión de transporte, almacenamiento,
inventario y distribución también se encuentran contemplados dentro de la cadena logística,
donde representan el mayor e importante costo logístico, por tal motivo se debe planear y
modificar sus redes de alistamiento, transporte y distribución de productos para impactar de
forma positiva dentro del mercado
Esta implementación del plan va a ser de gran ayuda tanto para los empleados que laboran
en el mismo, aumentado el buen desempeño del personal y llevando un mejor control.
Podemos decir que si la compañía implementa este plan será más eficiente y eficaz en sus
procesos pues esto dará mejor una mejor estabilidad y fortaleza a la empresa ya que su
equipo de trabajo será personas idóneas para el desarrollo y la implementación del mismo
gracias a la capacitación y el plan de mejoramiento continuo.
Se recomienda:

✓ Realizar evaluaciones y retroalimentaciones de cada proceso

✓ Implementación de forma inmediata un sistema para control de inventarios
✓ Desarrollar modelos de acción de mejoras continuas y preventivas
✓ Efectividad y puntualidad en los despachos
✓ Innovación en el desarrollo de las tareas diarias
✓ Dar valor agregado en la ejecución y desarrollo de las funciones
✓ Establecer estándares de desempeño
✓ Implementar procesos efectivos que ayuden al desarrollo de la operación
✓ Buscar asesoría de personas que cumplan con las expectativas que busca la
organización dentro del mercado
FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS
BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

✓ Cada integrante de la organización debe poner de su parte para que no se

vuelva a presentar lo mismo
✓ Implementar de forma adecuada las capacitaciones de todo el personal de
para mejorar las dudas y acelerar los procesos de manera efectiva.