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CAJA Y BANCOS

Caja y bancos: dinero en efectivo en caja y bancos del país y exterior, y otros valores de poder
cancelatorio y liquidez similar. En general se mide a valor nominal, excepto de tratarse de ME, ya que
deberá convertirse al tipo de cambio de cierre del período para obtener el valor en moneda local. En
términos inflacionarios será el principal que generará REI. VALUACIÓN: Se valúa a valor nominal,
con excepción de la moneda extranjera que debe convertirse al tipo de cambio al cierre, determinando
el resultado por diferencia de cambio. En contextos inflacionarios será el principal componente que
generará resultado por exposición al cambio del poder adquisitivo.

PROCESOS

Es un rubro caracterizado por la cantidad de transacciones no así por la significatividad del saldo al
cierre. El auditor por esta situación, los riesgos del manejo de fondos, deberá prestar especial atención
a la validez del saldo, el origen de los movimientos y su registro

1. Ingreso de fondos: cobros de créditos por ventas comerciales, de inversiones, bs. De uso,
cobros al contado, etc.
Irregularidades: retención indebida de los fondos en forma transitoria y rotativa, o la retención
en forma definitiva y el no ingreso de los mismos en las cuentas del ente.

2. Egreso de fondos: pagos a proveedores, pagos de impuestos, sueldos, cancelación de


préstamos.
Irregularidades: emisión de pagos indebidos o desvío de pagos a terceros inexistentes.

Las irregularidades suelen apoyarse en la manipulación de registros contables o documentos,


debido a una falta de control (ausencia de separación de funciones entre quien cobra y quien
paga respecto de quién registra), o bien que el mismo no se aplica efectivamente.

Un ambiente de control adecuado implica un sistema en el cual los ingresos de efectivo son
reducidos a los límites legales y depositados inmediatamente a las cuentas bancarias del ente,
para minimizar los fondos disponibles en caja, reduciendo las posibilidades de errores o fraudes
por el manejo de los mismos.

3. Custodia de fondos: definición de esquema de: ingresos y egresos por transferencias,


bancarios y apoderados, de acceso a las cuentas bancarias, custodia de chequeras y dinero en
efectivo, definición de monto y administración de fondos fijos, definición de política de arqueos.
Irregularidades
A. No definición de medidas de custodia y administración de estos bienes.
B. No cumplimiento de las políticas establecidas.

Documentos: órdenes de pago, talonarios, formularios continuos de cheques, facturas de venta,


recibos, boletas de depósito bancario, liquidaciones de divisas, y planillas de circulación interna
(minutas contable) etc.

AFIRMACIONES

Integridad Validez/Veracidad Medición Exposición


Transacciones Rubro expuesto de
registradas y acuerdo a normas
Saldos bancarios y medidas de acuerdo vigentes, así como
Íntegramente de caja representan a su naturaleza y expresión en I.C de
registradas e dinero en entidades normas contables toda la información
imputadas en el bancarias o en aplicables: es decir a requerida, es decir,
CAJA Y BANCOS período efectivo valor nominal y al en el Estado de
correspondiente y respectivamente. tipo de cambio Situación
corte de transacciones Las transacciones correcto, con la Patrimonial, y se
correcto. están debidamente determinación del cumplimenta con la
autorizadas. resultado por información
diferencia de complementaria
cambio. solicitada.

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CONTROLES Y RIESGOS

Por la naturaleza del rubro y los riesgos asociados con el manejo de fondos, se espera que los entes
presten particular atención sobre los controles.

Riesgo inherente

 Muchas transacciones en efectivo


 Grandes variaciones de cotizaciones de ME
 Problemas de liquidez de los bancos
 Gran volumen de cuentas bancarias
 Cambios de cuentas bancarias
 Inusual incremento de transacciones y de importes de las mismas en fechas cercanas al cierre.

Riesgo de control

 Partidas bancarias conciliatorias no resueltas mayores pruebas para comprobar los saldos
bancarios, veracidad e integridad de las transacciones
 Inadecuada salvaguarda  mayores pruebas para comprobar existencia e integridad de los
fondos.
 Liquidaciones de divisas y transferencias de fondos no revisadas  incremento de pruebas
sustantivas para validar la integridad y veracidad de las operaciones
 Cobranzas no son transferidas de manera inmediata  incremento de pruebas sustantivas para
validar la integridad en el registro de las operaciones
 No autorización de los pagos / no separación de funciones

Funciones incompatibles

- Cobranzas/Depósito
- Confección de conciliaciones/ingresos y egresos de fondos
- Confección/revisión de conciliaciones
- Pagos
- Manejo de divisas

Controles directos: variarán en función de la importancia del rubro.

- Gerenciales:
 Preparación de conciliaciones y seguimiento de partidas pendientes
 Arqueos sorpresivos y frecuentes de caja, valores a depositar y cheques en
cartera
 Confección de flujos de fondo estimados y seguimiento de las diferencias entre
los saldos presupuestados y los saldos de caja y bancos
 Esquema de aprobación de compra y venta de divisas, aprobaciones de
sobregiros, desembolsos de caja, transferencias entre y a cuentas bancarias y
con el exterior.
- De procesamiento:
 Transacciones y operaciones aprobadas de acuerdo a políticas del ente.
 Documentos internos del ente que soporten los procesos
 Cobradores efectúan rendiciones
 Se depositan las cobranzas en efectivo
 Se registran los cheques diferidos y depósito en los plazos establecidos
 Se depositan los anteriores en el plazo convenido
 Se efectúan los pagos a través de cheques “no a la orden” para que los mismos
no puedan ser cobrados por persona distinta al beneficiario.
 Se anula la documentación de respaldo de los desembolsos con la leyenda
“pagado”
 No se emiten cheques en blanco
 Se realizan desembolsos menores en efectivo a través de FF y los mismos son
rendidos
- Salvaguarda:
 Custodia de chequeras, docs. en blanco y dinero en efectivo en cajas de
seguridad
 Esquema de firmantes definido por las máximas autoridades del ente
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 Apertura y cierre de cuentas aprobada por las máximas autoridades

Efectuado el relevamiento el auditor puede realizar la evaluación preliminar de los controles que
implica:

Determinar puntos fuertes y débiles. Los puntos débiles pueden ser la inexistencia de controles, la
ineficiencia de otros, la falta de oportunidad, etc. Ante ello el auditor determina el efecto de los puntos
débiles y su programa de trabajo. Puntos débiles:

- Cajero que maneja también los registros.


- Falta de pre numeración de los recibos.
- Falta de control sobre la correlatividad de los mismos.
- Custodia por parte del cajero de los cheques diferidos sin registro ni endoso restrictivo.
- Preparación de las conciliaciones bancarias por el personal afectado al movimiento de fondos.
- Estas debilidades afectan además los rubros vinculados a cobranzas y pagos, requiriendo
procedimientos que involucran: confirmaciones de clientes, análisis de cuentas particulares, etc.

Si el esquema de control es adecuado y el auditor concluye que puede confiar en ellos, debido al alto
volumen de transacciones el enfoque que suele resultar más adecuado es el de cumplimiento de
controles con algunas pruebas sustantivas para validar saldos.

PROCEDIMIENTOS ESPECÍFICOS

 Pruebas de cumplimiento de controles

Se realizan con el objeto de obtener evidencia sobre la operación efectiva de los controles relevantes
para el auditor y su cumplimiento. En general se realizan pruebas de operaciones que son
representativas del período verificando entre otras cosas el cumplimiento de controles. Responden a la
disyuntiva de funcionamiento de los controles y son prescindibles cuando no se dan sus condiciones de
aplicación.

- Verificación de la revisión por parte de la gerencia de los flujos de efectivo y la comparación con
los saldos de caja y bancos.
- Verificación de la realización de arqueos sorpresivos por parte de funcionarios no vinculados al
área.
- Verificación de la revisión de informes de cobranzas por parte de la gerencia.
- Verificación de la revisión y aprobación de las conciliaciones bancarias.
- Verificación de la emisión de recibos pro cobranzas recibidas.
- Verificación de la secuencia numérica de recibos y sus características: autenticidad, propiedad,
control de cálculos, etc.
- Seguimiento sorpresivo y simultáneo con su realización de movimientos de fondos.
- Incorporación de comprobantes no válidos para verificar si son detectados en el proceso.
- Realización de la prueba de caja para verificar el control de las conciliaciones bancarias
(conciliaciones consecutivas e ingresos y egresos).
- Verificación de cumplimiento de otros controles establecidos por el ente.

 Pruebas globales de razonabilidad:

- Análisis comparativo de los montos del período, con el anterior y los presupuestados a fin de
detectar variaciones inusuales en los saldos de cuentas bancarias, efectivo, y moneda
extranjera.

 Pruebas sustantivas de validez

- Revisar las conciliaciones o preparar la conciliación en caso de que no sea efectuada por el ente
entre el subsistema y los mayores contables.
- Verificación de la medición de los saldos en moneda extranjera validando el tipo de cambio
utilizado por el ente y la determinación del resultado por diferencia de cambio.
- Realizar confirmaciones de los saldos con entidades bancarias.
- Realizar arqueo de cajas chicas, fondos fijos y valores en cartera.
- Realizar corte de documentación
- Validar deposito posterior de cobranzas

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- Revisión de las rendiciones de fondos fijos verificando la registración contable de los gastos
pagados en el mismo.
- Revisión de las conciliaciones bancarias

Confirmaciones bancarias

Gran efectividad porque es una confirmación de terceros y muy usual. Conceptos que se confirman:
saldos en cuentas, firmantes autorizados, préstamos directos, descuento de documentos, garantizas,
valores en custodia, operaciones de transferencia desde y hacia el exterior. La preparación y firma está
a cargo del cliente, y el envío y recepción a cargo del auditor. Y reenvió del requerimiento. Luego se
coteja y analiza con las conciliaciones bancarias y con la información del ente. La confirmación bancaria
puede ser llevada a cabo antes del cierre como procedimiento de control, salvo que se hayan detectado
debilidades. Pasos:

- Obtención del listado completo de las cuentas bancarias a la fecha del pedido.
- Seleccionar la muestra de las cuentas a confirmar, deben ser significativas, saldadas y con
saldos acreedor.
- Solicitar que el ente prepare el pedido de confirmación y que lo firme el funcionario adecuado
con firma registrada.
- Preparar planilla para seguimiento de los pedidos de confirmación.
- Despachar las confirmaciones y la constancia de fecha del envío.
- Enviar segundos pedidos en caso de no obtener respuesta.
- Procesar la información obtenida en las mismas controlando con los saldos del ente y analizar
las diferencias.
- Realización de procedimientos alternativos al no recibir respuestas como analizar saldos de los
cuales no ha habido respuesta, y revisar extractos bancarios y conciliaciones.

Arqueo de fondos

Es el recuento físico de la existencia de cheques en cartera, valores a depositar, vales de aja y dinero
en efectivo (local o extranjero); en poder del ente. El objetivo es validar la existencia de los saldos
contables de caja, valores a depositar, moneda extranjera, etc.

Consideraciones:

a) Oportunidad: se puede realizar al cierre del ejercicio o como prueba de cumplimiento


anticipada, adicionalmente alguno sorpresivo a quienes estén a cargo de la custodia de los
elementos.
b) Simultaneidad: si el cliente tuviera diversas cajas, el arqueo debe realizarse en el mismo
momento.
c) Presencia del custodio: quien está a cargo de de la custodia de los elementos debe presenciar
en todo momento el recuento y dar fe por escrito d de los mismos le han sido devueltos.
d) Obtención de conformidad de recepción: el arqueo se debe concluir obteniendo de parte del
custodio su firma en el papel de trabajo en el cual se debe indicar que esta persona ha recibido
los fondos presta su conformidad al procedimiento.
e) Detalle de vales y/o comprobantes pendientes de rendición: cuando se recuenta el fondo fijo
hay que tener en cuenta y revisar aquellos vales que fueron entregados por el ente y que aun
no fueron rendidos.

f) Comprobación de saldos contables y de recuento.

g) Verificación del registro de depósitos y operaciones incluidas en el corte de documentación.

h) Verificación de la rendición de fondos fijos, y reposición de los mismos.

i) Verificación del seguimiento y ajustes.

Corte de documentación

Consiste en tomar nota del número y fecha de los últimos documentos prenumerados utilizados en el
período y los siguientes en blanco del ente:

 Chequeras, Recibos, Órdenes de pago, Etc.

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El objetivo es validar la integridad de la registración de las transacciones en el periodo que
corresponden. Una vez obtenida la información se debe validar las correlativas de la misma y que
concuerde con los registros contables.

Arqueo de fondos y corte de documentación

Ambos procedimientos de arqueo de fondos y corte de documentación sueles ser realizados de manera
simultánea.

Aspectos metodológicos:

a) Definir el alcance del procedimiento.

b) Coordinar con el referente del cliente la fecha de visita si es programada, para no entorpecer el
normal funcionamiento.

c) Planificar el equipo y requerir las autorizaciones necesarias para acceder a lugares restringidos.

d) Requerir la impresión previa de listados.

e) Recontar frente al responsable el dinero, vales, etc. y confeccionar la planilla de arqueo.

f) Devolver los documentos y solicitar al responsable que firme el papel de trabajo.

g) Requerir la documentación para registrar el corte de la misma y solicitar copia del siguiente
blanco.

h) Confeccionar la planilla y requerir la firma del responsable.

i) Validar la información recabada con los mayores y sumas y saldos.

Se debe prestar especial atención para detectar irregularidades y potenciales ajustes:

a) Existencia de billetes falsos o rotos.

b) Vales muy antiguos o sin firma

c) Lugar físico de salvaguarda de documentos y valores.

d) Existencia de valores a depositar o cheques en cartera pendientes de entrega vencidos.

e) Razonabilidad de los conceptos e importes de los comprobantes de gastos en fondos fijos.

Revisión de conciliaciones bancarias

Es una de las actividades de los empleados contables del ente e independientes de los que realizan
manejo de fondos, y suele ser un control fuerte si es revisado por terceros independientes de quienes
las confeccionaron.

El auditor no es responsable de su confección sino que la utilizará para analizar la razonabilidad de las
partidas pendientes y validar la integridad de las operaciones.

Cuestiones relevantes:

a) Confirmar el control por oposición de quien realiza la conciliación respecto de quienes llevan
adelante las demás transacciones de manejo de fondos.
b) Verificar las tareas asignadas, como se efectúa la conciliación y su revisión.
c) Validar los cálculos matemáticos.
d) Revisión y análisis de las partidas pendientes (en libros y bancos) en la conciliación, su
resolución posterior y los ajustes derivados si existieran.
e) Verificación de la revisión.
f) Verificar el saldo contable expuesto en la conciliación con la contabilidad.
g) Validar el saldo bancario utilizado para la conciliación con la confirmación de saldos emitida por
la entidad bancaria.

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IMPACTO EN EL INFORME

Por tratarse de un rubro con saldo no significativo (excepto en las entidades financieras) generalmente
no generará por si solo un informe favorable con salvedades o una opinión desfavorable.

Sin embargo por la multiplicidad de operaciones y la naturaleza de las mismas se requiere una correcta
evaluación de controles y su funcionamiento que podrá ser un tema central en la carta de
recomendaciones sobre el control interno.