MODULO DE DI

DIS
STTR
RIIBU
BUCI
CIÓ
ÓNN DE PLANTA

TERCERA ENTRE
ENTREGA
GA

TEMA
16-10-2017

“CASO DIST RIBUY

RIBU YAMO
AMOSS”
”

PRESENTADO A:
ING. ANDR
ANDRES
ES IGNACIO ZAMUDIO CASTRO

TUTOR

PRESENTA
ENTAD
DO
O POR:

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLIT

GRANCOLOMBIANO POLITÉCNI
ÉCNIC
CO
O

FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIE

CIENNC
CIIAS
AS BÁSICAS
PROGRAMA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL
1
 CONTENIDO

Pág.

1.INTRODUCCION 2
2.OBJETIVO
GENERAL 3

3. JUSTIFICACIÓN 3
METODOLOGÍA
4. 4
5. DIAGNÓSTICO 5
6.CONJUNTO DE ALTERNATIVAS 7
7. CRITERIOS DE EVALUACIÓN 11
RECOMENDACIÓNES
8. 11
CONCLUSIONES
9. 12

2
 INTRODUCCIÓN

1. El siguiente documento es un informe del caso presentado en la

empresa DISTRIBUYAMOS S.A en el área de logística, en el informe nos

evidencia la gran variedad de dificultades que se presentan en cuanto al

control de los inventarios, en el almacenamiento, y la distribución, la falta de
seguimiento a los procesos, desconocimiento de los procedimientos , y los excesos
de confianza en la toma de decisiones que les ha generado múltiples problemas,
para dar una posible solución que sea idóneo y se adapte al sistema, se requiere
hacer un análisis y posterior a esto un diagnóstico general que permita identificar
cuáles son las posibles causas, que afectan el buen funcionamiento del sistema
logístico.

Las compañías en las últimos tiempos en su intento de mantenerse en el mercado

han mejorado considerablemente sus procesos productivos, invierten en tecnología
y optimizan los recursos de acuerdo a su capacidad económica, la logística es un
área estratégica, entender esto es lo que les lleva a reducir sus costos, aumentar la
productividad, mejorar la calidad y ser más eficientes y efectivos en cada una de las
etapas de los procesos.

Tener claro el concepto de Logística y que medios se van a utilizar para dar
soluciones oportunas y eficaces a las diferentes situaciones presentadas en el
desarrollo normal de las operaciones y los procesos en la compañía, esto con el fin
de garantizar el cumplimiento de las promesas de servicio y la total satisfacción del
cliente con la entrega de los productos a su destino final con las condiciones
pactadas entre las partes desde el comienzo.

3
 2. OBJETIVO GENERAL

Analizar el caso Distribuyamos con la finalidad de implementar la metodología que

pueda dar la posible solución a todos los problemas del modelo logístico con el que
cuenta la Agencia de San Bernardo del Viento, considerando las consecuencias
positivas y negativas de la implementación de la misma.

3- JUSTIFICACIÓN

Estudiar y analizar la problemática recurrente que se presenta en las empresas

industriales, respecto a su organización en espacios y procesos, es una de las

grandes
evaluar yapuestas en metodología
verificar la la industria de la producción
presentada por ende planear,
a continuación implementar,
cuyo resultado es dar
solución a la problemática de inventarios, acopio y distribución es la meta de
Distribuyamos S.A, p or lo tanto se evidencia la necesidad de redistribuir y
transformar los espacios para optimizar la cadena de procesos, acortando
distancias y optimizando recursos.

El presente análisis busca la forma de obtener una solución al problema que se está
presentando en la empresa ¨Distribuyamos S.A¨ Empresa que debido a su
crecimiento y cantidad de SKU que maneja ha estado presentando dificultad en sus
operaciones por un inadecuado manejo de inventario. Capacitación de personal,
demoras en el despacho y falencias en el transporte.

Acontinuación se expone inicialmente un análisis de la problemática para así mismo

realizar la elección de la metodología más adecuada para dar una solución óptima
solución según nuestro criterio.

4
 4. METODOLOGÍA

La logística en la agencia de San Bernardo del Viento está pasando por una
situación difícil ya que el inventario, que es un tema sensible está siendo
amenazado por falta de control que empieza a manifestarse en actividades como el
acopio y el despacho así como en el almacenamiento en el cual se evidencian
situaciones críticas debido a que no se halla la mercancía fácilmente; el tra nsporte
es tercereado y susceptible de tener personal medianamente idóneo y confiable
además se presentan falencias en la trazabilidad, por lo tanto, se presenta
acumulación de tareas que atiborran los escritorios del personal. El alcance de las
decisiones del director de agencia no ha sido definido desde el comienzo del
ejercicio de su cargo más aún cuando una de las directrices del presente periodo
es la estandarizar los procesos, lo s procedimientos y los ciclos de operación en
cada una de las regionales. De acuerdo al anterior análisis presentado procedemos
a plantear la siguiente metodología para dar una solución óptima a la problemática
de la sede de san Bernardo del viento.

1. Definir el objetivo
optimización principal
y el correcto que se buscadesolucionar,
funcionamiento en este
la operación caso de
logística la San
Bernardo del Viento.

2. Definir y analizar la problemática que se presenta en la compañía a través de un

diagrama de Causa y efecto, o modelo Ishikawa.

3. Realizar un diagnóstico de acuerdo al análisis de los problemas evidenciados

en el diagrama de causa y efecto, que permitan conocer con claridad cada uno de
los aspectos identificados.

4. Plantear Alternativas de solución que permitan mitigar cada uno de los

problemas identificados en las diferentes áreas de la compañía.
5. De finir cada uno de los recursos que son necesario para el de sarrollo de las
alternativas de solución como lo son personal humano y recursos locativos

5
 5. DIAGNOSTICO
DIAGNOSTICO DEL PROBLEMA
PROBLEMA

En el manejo de las organizaciones tanto de servicios como en las de producción y

muchas otras se establecen casi como reglas universales, el constante cambio a

sus procesos,
con el bagajeideas y a sus conocimientos,
de muchas de ellas en lalaexperimentación
constante evolución
de que se ha en
cambios forjado
sus
procesos, materias primas y la más importante la manera de operar y que muchos
no determinan importante ya que sus estadísticas afirman que si funcionaron así
durante X años deben seguir así muchos más.

Realizando un exhausto análisis de la situación problémica, denotamos además de

las fallas descritas en el t exto, se evidencias corresponsabilidades de la
organización empezando por lo más alto de ella.

La política de DISTRIBUYAMOS S.A. en el proceso de selección en cuanto a sus

colaboradores de reclutar e incorporar personal de poco recorrido, basados en la
estructura de planes de carrera al interior de la organización sin brindar a ellos
formación a nivel de especialización y eso llevaría a que posiblemente no estén a la
vanguardia de las nuevas metodologías y ayudas tecnológicas ofrecidas por el
amplio campo de la administración y operación empresarial.

DISTRIBUYAMOS S.A. no presta la debida atención al capacitar sus colaboradores

en cuanto a la inducción de sus procesos y funcionamiento administrativo para ellos
es una situación normal y puede ser una actividad bi-funcional al recibir inducción y
estar incorporándose al día a día de las actividades al mismo tiempo.

Siendo enfáticos en la labor de la presidencia, podemos observar que es allí donde

radica la mas de grande de las fallas dentro del equipo de trabajo, ya que solo se
dispone a recibir resultados, cifras e indicadores, pero no se ve la intención de
formar un “EQUIPO DE TRABAJO” en donde se desarrollen estrategias conjuntas
integrando todos los departamentos para lograr un engranaje perfecto. Claramente
vemos que pero
resultados, el departamento
no tienen endecuenta
ventaslosrealiza su proyección
proyectos con que
de expansión, excelentes
están
estancados por falta de personal en el área de distribución

Ya identificado el nivel de responsabilidad de parte de la cabeza del organigrama

se encuentra la primera fisura de la compañía debido al diagnóstico antes relatado
y se trata de los soportes falsos, demostrados en cada uno de los indicadores, en
especial en el de inventarios y despacho, que con el tiempo serán los grifos abiertos
por donde se desangrara la compañía. Identificado el problema de acopio se refleja
una gran falla en el centro de distribución, ya que tras la inauguración de la nueva
6
planta, nuevamente se denota la ineficacia en la toma de decisiones por parte de
los gerenciales y vicepresidentes quienes, dejan sin seguridad vigilancia y
administración los despachos y el almacenamiento del producto, pero gracias a ello
y a su desagradable fin, es de gran urgencia incidir en los cambios estructurales
administrativos y operacionales.

· MAL MANEJO DE DPTO

DISTRIBUCION
· INCORPORAR NUEVAS
· DEFICIENTEGESTION
TECNOLOGIAS
DPTO RECUERSOS
AUMENTO DEL STOCK

D O
·
HUMANOS
DE PRODUCTOS
· ATRAZO EN
· CERTIFICACION DE
HERRAMIENTAS
CALIDAD EN SALIDA DE
VANGUARDISTAS
PRODUCTOS
· SENTIDO DE
· EL MEJOR
PERTENENCIA DE LOS
DISTRIBUIDOR
COLABORADORES
LOGISTICO
· LA DISTRIBUCION NO
SE MANEJA CON

RESPONSABILIDAD

DISTRIBUYAMOS
S.A.

· RECONOCIDA POR EL
· PERDIDA MASIVA DE
MOVIMIENTO DE 4
CLIENTES POR
PORTAFOLIOS DE

F A
INCOMPLIMIENTO E
NEGOCIO
INCONFORMIDADES
· AMPLIO
· PERDER CREDILBILIDAD
CONOCIMIENTO DEL
EN EL MERCADO
DEPARTAMENTO DE
· BAJAS EN LA VENTAS
VENTAS
· DESPIDOS MASIVOS
· POSEE EL CENTRO DE
· PERDIDA DEL CAPITAL
DISTRIBUCION MEJOR
DOTADO DE LA ZONA

Fuente:Politécnico Grancolombiano, Gestión de inventarios y almacenamiento

7
 6. CONJUNTO
CONJUNTO DE ALTE
LTER
RNA
NATIV
TIVAS DE SOLUCION

Para nosotros la incorporación de alternativas de solución a la problemática de

DISTRIBUYAMOS S.A. la enfocamos en un plan de trabajo a futuro, ya que la generación
de unasenueva
modo infraestructura
plantea esalternativas
el conjunto de prometedora y lacon avances de última
implementación tecnología,
de la mejor opcióndeentre
ese
ellas.
En el primer análisis de alternativa enfatizamos en que centros se deberían incluir en la
distribución y definimos que aparte de los ya establecidos “inventario almacenamiento y
despachos”, en la nueva distribución deberían incorporase, SUPERVISIÓN DE PLANTA
con un Ingeniero Industrial a cargo del sincrónico funcionamiento de las operaciones,
generando informes físicos y de las tics hacia las partes asociadas al proceso. De esta
manera se estaría al tanto de las operaciones retrasadas declinadas y condeficiencias de
tiempo de entrega, siempre y cuando la interfaz del proyecto con la implementación de una
fuerte ERP que involucre a cada uno de los colaboradores a nivel administrativo y de ventas,
y como medida de salvamento seria de vital importancia incluir en la compañía el
departamento de transporte que cumpla con todas las normas establecidas por el ministerio
yaseguramos
las políticaseldeflujo
operación que requiere
de mercancía tantoelinterno
producto,
comoconexterno
la incursión
en unde80
este
%departamento
dependiendo
solamente el 20% de las variables externas producidas por el diario transcurrir.
El espacio y capacidad que cada centro necesita no se debe exceder a las capacidades
de cubicaje que el departamento de ventas, relacione en su histórico de ventas y con el
resultado que arroja el estudio de mercados que este departamento le muestra a la
presidencia, en palabras coloquiales hablaríamos de un incremento de planta de un 33% y
a esto el incremento de ventas de promedio mensual de 35% a este ritmo la nueva planta
quedaría obsoleta en un tiempo muy corto, la alternativa propuesta se enfoca breve mente
en dar buen manejo al departamento de transporte el cual nos asegure un flujo real de
producto con ayuda de las nuevas instalaciones que cuentan con Crossdocking,

Que nos reduciría el almacenaje de producto que es de importación y solo debe redirigirse
al cliente sin ingresar al depósito, asistido porayudas Warehouse Management System
para administrar en tiempo real los inventarios, espacio, equipamiento y actividades en
almacenes y centros de distribución, y una Zona de picking, la cual asegura la no utilización
de espacios para almacenar producto deteriorado u dado de baja por mala manipulación.
Para el caso de D istribuyamos S.A y observando tod os los inconvenientes de retraso
organizacional en las diferentes áreas, pero esencialmente enel área de inventarios que
es donde presenta una problemática focalizada. Se debe dividir en pasos específicos los
cuales nombraremos a continuación para una correcta configurar espacio decada centro.

8
 · Se observa que todo está basado en facturas pero no se sabe la totalidad
de productos por eso se hace importante que para empezar a ordenar todo
se debe hacer un plano de planta que mostrara el diseño de la bodega
· Identificar cada una de las sesiones de la bodega ( darle nombre a cada
sesión)
·

Clasificar mediante hojas de vida cada producto para tener un control

·
exacto delos
Etiquetar lasestantes
existencias,
por es decir
orden decómo se va(por
producto a clasificar el inventario.
orden alfabético) número
de productos o categoría de los mismos.
· actualizar todo el sistema de seguimiento del inventario para que coincida
con el diseño.
· Crear un proceso para el inventario entrante, es decir elaborar una política y
un procedimiento sobre cómo funciona el proceso de inventario para que
todo el personal que labora en la compañía tenga acceso a él, dentro de las
mismas políticas establecer responsables de toda la cadena (facturación,
seguimiento de inventarios, quien lleva mercancías a los estantes y como
se envía los productos al cli ente.
·

Evaluación
servirá para
periódica
determinar
del diseño
los cambios
y de cada
que se
aspecto
puededel
hacer
inventario
para mejorar
esto el
sistema y el procesamiento del inventario y que con el paso de los años no
se sufra por lo obsoleto que se convierta el sistema
· La localización de los centros de distribución, surge de la necesidad de
organizar la forma de trabajo, de tal manera que se pueda asegurar el
cumplimiento a raíz de una demanda cada vez más especializada. La
implementación de este método de organización también ofrece una
reducción de costos en las empresas y evita cuellos de botella ya que la
misión es corregir los desajustes, para adaptarse al comportamiento de
oferta y demanda.

En este punto, la mejor forma de organizar los centros de distribución seria, ubicar
las oficinas de Pablo (Administrador del módulo de inventario) y de Carlos (Director
de logística) relativamente cerca de la bodega donde se tiene el inventario físico de
las referencias, esto con el fin de facilitar la supervisión de las actividades
programadas de los operarios, además de esto, partiendo de que Manuel (Gerente
regional), Palomari (Director nacional de logística) y Carvacio (Vicepresidente
administrativo) no se encuentran en el centro ubicado en San Bernardo del Viento,
se debe inmediatamente reforzar la comunicación tanto vertical como horizontal

9
entre el personal de la compañía, sin dejar atrás, la importante tarea de auditorías
internas dentro de periodos más constantes en el año financiero que está en curso.

CONTR
CONTROLE
OLES
S PRIMARIOS

Se ajustaran los manuales de funciones según las necesidades y el alcance de las

decisiones a tomar por cada cargo y ajustar el programa de capacitación conforme
las exigencias de la operación y los requerimientos y experiencia del personal.

INVENTARIOS Y ALMACENAM
ENAMIIENTO
ENTO

La gestión de inventarios y almacenamiento es un área crítica para el buen

funcionamiento de una empresa, esta requiere de una estructura y metodología
aplicada de acuerdo a los productos o servicios que se empleen.
Para lograr mejorar y controlar los procesos logísticos de san Bernardo del viento
se debe iniciar en la implementación de un nuevo sistema que facilite la operación,
reduzca tiempos de ejecución de los procesos y mejore el control.
La metodología ABC, Calcula y controla el coste de las actividades y ayuda en la
gestión y planificación de las actividades de almacenamiento. Esta metodología
consiste en clasificar los diferentes tipos de SKU basada en actividades (Función,
estilo, color tamaño, etc); Debido a que resulta complejo su control se deben
establecer prioridades, por esto al combinarla con el principio de Pareto (Regla 80-
20) Donde el 80% de las ventas representa el 20% de los productos y el 20% de
ventas representa el 80% de los productos restantes, esto nos ayuda para lograr
establecer prioridades y enfatizar en aquellos productos que representa mayor
utilidad en la empresa y a quienes se les debe tener mayor enfoque.

Para este caso se debe realizar 2 tipos de clasificación, una por ventas (De mayor
rotación) y otra por Costos (Control de almacenamiento de productos costosos para
evitar pérdidas)
Ti
Tip
poo A: 80% Ventas representa 20% productos.

Tipo B: 15% Ventas representa 75% productos.

Tipo C: 5% Ventas representa 5% productos.

10
 Fuente:Politécnico Grancolombiano, Gestión de inventarios y almacenamiento

DES
DESPA
PAC
CHO
HOS
S Y DISTRIBUCIÓN

Se establecerán controles de despachos más exhaustivos, por medio de programas

computarizados que permitan controlar él envió de materiales de acuerdo a los
pedidos y las novedades que se hagan en tiempo real.
Así mismo por medio de cámaras y personal de seguridad se vigilara en ingreso,
almacenamiento y salida de mercancías.

11
 7. CRITERIOS
CRITERIOS DE EVALUACION
EVALUACION

Las alternativas propuestas en el caso DISTRIBUYAMOS S.A deben ser

controlados por:

· la creación de indicadores de gestión desarrollados en cada departamento.

· Auditorías internas por personal externo.
· Registros de operación diaria en físico y mediante ERP certificado por jefe
de cada área.
· Evaluación diagnostica sobre la eficiencia de la planta.

8. RECOMENDACIONES

Los indicadores de gestión en un proceso de inserción tomaran sus cronogramas

en un periodo no mayor a un bimestre, en donde los encargados de las áreas
plasmaran en informes directamente a las gerencias de cada área.
De la mano de la presidencia generar actividades referentes a la capacitación de
personal,
ofimáticas,con temas en
de ayuda delos
clima laboral,
procesos de trabajo
flujo de colaborativo
información y nuevas tendencias

12
 9. CONCLUSIONES
En las condiciones actuales del mercado y teniendo en cuenta la competitividad las
empresas buscan continuamente la mejora en sus procesos y son cada vez un poco
más sensatos en la organización de la gestión y la logística en general como parte
esencial no solo para reducir costos (perdidas, daños en sus productos) si no para
causar
internos,unseimpacto positivo
busca la en cada uno
homogenización de de
cadasusuno
clientes
de susbien sean externos
procesos o
bien sea
sistema de almacenaje y bases de trabajo
Esta dado para que la empresa DISTRIBUYAMOS S.A tenga una serie de
herramientas aplicables a sus operaciones logísticas, para que se convierta
después de la implementación de las mismas en una empresa competitiva, que de
buenos resultados para los inversionistas, con un ambiente laboral envidiable y que
proporcione principalmente a sus clientes unos productos de alta calidad, con
entregas a tiempo y sin perdidas adicionales por mala programación o por
inconvenientes en su cadena de abastecimiento con criterios que nos indiquen su
comportamiento como:
·

Funcionalidad:
efectivamente.Que las cosas queden donde se puedan trabajar
· Económico: Ahorro en distancias recorridas y utilización plena del espacio.
· Flujo: Permitir que los procesos se den continuamente y sin tropiezos.
· Comodidad: Cree espacios suficientes para el bienestar de los trabajadores
y el traslado de los materiales.
· Iluminación: No descuide este elemento dependiendo de la labor específica.
· Aireación: En procesos que demanden una corriente de aire, ya que
comprometen el uso de gases o altas temperaturas etc.
· Accesos libres: Permita el tráfico sin tropiezos.
· Flexibilidad: Prevea cambios futuros en la producción que demanden un
nuevo ordenamiento de la planta.
· Se requiere organizar la metodología de trabajo con el fin de suplir la
demanda que la empresa presenta y que cada día está cambiando de
manera constante, adicionalmente evitando retrasos en la entrega de sus
pedidos, de esta manera se logrará que la empresa Distribuyamos cierre
las brechas existentes presentadas en sus operaciones

13