Manual Excel PDF

CONTENIDO
1 MICROSOFT EXCEL .................................................................................................................... 1

1.1 INTRODUCCIÓN .......................................................................................................................... 1
2 COMPONENTES DE LA VENTANA DE TRABAJO. ......................................................................... 2
2.1 CELDAS (CELLS) .............................................................................................................................. 3
2.2 HOJA DE TRABAJO (WORKSHEET) ....................................................................................................... 3
2.3 LIBRO (BOOK) ................................................................................................................................ 3
2.4 ETIQUETAS DE PÁGINAS .................................................................................................................... 3
2.5 BARRA DE FÓRMULAS (FORMULA BAR)................................................................................................ 3
2.6 BARRA DE ESTADO ........................................................................................................................... 3
2.7 CREAR UN NUEVO DOCUMENTO.- ....................................................................................................... 4
2.8 ABRIR UN DOCUMENTO EXISTENTE.- ................................................................................................... 4
2.9 GUARDAR UN LIBRO DE CÁLCULO. ....................................................................................................... 6
2.10 GUARDAR EL LIBRO CON OTRO NOMBRE. ......................................................................................... 7
2.11 CERRAR UN LIBRO ....................................................................................................................... 8
2.12 OTRAS OPCIONES DEL MENÚ ARCHIVO ............................................................................................ 8
2.13 OPCIONES DE IMPRESIÓN ............................................................................................................. 9
2.14 OPCIONES DE ENVÍO ................................................................................................................... 9
2.15 OPCIONES DE DESHACER Y REPETIR ............................................................................................... 11
2.16 OPCIONES DE MANEJO DE CELDAS ................................................................................................ 11
2.17 OPCIONES DE MANEJO DE CONTENIDO .......................................................................................... 13
2.18 OPCIONES DE BÚSQUEDA ........................................................................................................... 14
2.19 LAS BARRAS DE HERRAMIENTAS: ................................................................................................. 15
2.19.1 Menú Inicio (Home).................................................................................................... 15
2.20 MENÚ INSERTAR (INSERT) .......................................................................................................... 17
2.21 MENÚ DISEÑO DE PÁGINA (PAGE LAYOUT) ................................................................................... 19
2.22 MENÚ FÓRMULAS (FORMULAS) .................................................................................................. 21
2.23 MENÚ DATOS (DATA) ............................................................................................................... 23
2.24 MENÚ REVISAR (REVIEW) .......................................................................................................... 26
2.25 MENÚ VISTA (VIEW)................................................................................................................. 27
3 FORMAS DEL CURSOR ............................................................................................................. 30
3.1.1 Controlador de relleno .................................................................................................... 30
3.1.2 Controlador de selección................................................................................................. 30
3.1.3 Controlador de movimiento ............................................................................................ 31
3.2 DESPLAZAMIENTO A TRAVÉS DE LA HOJA Y EL LIBRO ............................................................... 32
3.2.1 Tipos de datos ................................................................................................................. 32
3.2.2 Controles de desplazamiento del libro de trabajo .......................................................... 32
3.2.3 Desplazamiento en la Hoja de Cálculo ............................................................................ 33
3.2.4 Selección con el ratón ..................................................................................................... 33
3.2.5 Extensión de una selección ............................................................................................. 34
3.2.6 Modos de teclado ........................................................................................................... 34
3.2.7 Selección Fuera de los bordes de la ventana .................................................................. 35
3.2.8 Selección de rangos con varias áreas ............................................................................. 36
3.2.9 Selección con el teclado .................................................................................................. 37
3.2.10 Uso de Inicio y Fin....................................................................................................... 37
3.2.11 Uso de Ir a (Go to) ...................................................................................................... 38
3.2.12 Cómo extender una selección .................................................................................... 38
3.2.13 Selección de rangos múltiples .................................................................................... 39
3.2.14 Selección de columnas y filas ..................................................................................... 39
4 TIPOS DE DATOS ..................................................................................................................... 40
4.1.1 Valores simples numéricos y de texto ............................................................................. 40
4.1.2 Introducción de valores numéricos ................................................................................. 40
4.1.3 Cómo aceptar los datos .................................................................................................. 40
4.1.4 Caracteres especiales ...................................................................................................... 41
4.1.5 Valores presentados frente a valores subyacentes ......................................................... 42
4.1.6 Introducción de valores de texto ..................................................................................... 42
4.1.7 Introducción de textos largos ......................................................................................... 43
4.1.8 Introducción de Fechas y Horas ...................................................................................... 43
4.2 COPIA, MOVIMIENTO, BORRADO DE RANGOS DE CELDAS........................................................... 44
4.2.1 Copiar y pegar rangos ..................................................................................................... 44
4.2.2 Selección de Rangos ........................................................................................................ 44
4.2.3 Cortar (Cut) ..................................................................................................................... 46
4.2.4 Borrado - Eliminación ..................................................................................................... 47
5 INSERCIÓN, ELIMINACIÓN DE FILAS Y COLUMNAS .................................................................. 49
5.1.1 Insertar filas .................................................................................................................... 49
5.1.2 Eliminación de filas ......................................................................................................... 50
5.1.3 Insertar columnas ........................................................................................................... 52
5.1.4 Eliminación de columnas ................................................................................................ 54
6 CAMBIO DE ANCHO Y ALTO DE COLUMNAS Y FILAS ................................................................ 56
6.1.1 Cambiando al ancho de columnas .................................................................................. 56
6.2 CAMBIAR EL ALTO DE LA FILA .................................................................................................. 56
6.3 DEFINIR EL ANCHO DE LA COLUMNA O ALTO DE LA FILA PREDETERMINADA ............................. 56
7 FORMATO DE CELDA ............................................................................................................... 58
7.1.1 Asignación y Eliminación de Formatos ........................................................................... 58
7.1.2 Formateo con barra de herramientas ............................................................................. 59
7.1.3 Aplicación de Estilos (Autoformatos) .............................................................................. 60
7.1.4 Cómo dar formato a un número utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas .... 63
7.1.5 Cambiar estilos de las fuentes ........................................................................................ 65
7.1.6 Cambiar la fuente y el tamaño de la fuente utilizando el cuadro de diálogo Formato de
celdas 65
7.1.7 Cambiar la alineación utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas .................... 67
7.1.8 Controlar el fluido de texto dentro de una celda ............................................................ 68
7.1.9 Cambiar el color del texto con el cuadro de diálogo Formato de celdas ........................ 70
7.1.10 Elegir un color de relleno y una trama utilizando el cuadro de diálogo Formato de
celdas 71
7.1.11 Aplicar un borde con el cuadro de diálogo Formato de celdas .................................. 73
8 FÓRMULAS: OPERADORES Y OPERANDOS .............................................................................. 75
8.1 OPERADORES ............................................................................................................................... 75
8.1.1 Aritméticos ...................................................................................................................... 75
8.1.2 De comparación .............................................................................................................. 78
8.1.3 Texto ............................................................................................................................... 81
8.1.4 Prioridad de los operadores ............................................................................................ 83
8.2 USO DE DIRECCIONES ABSOLUTAS ..................................................................................................... 83
8.2.1 Referencia a celdas en fórmulas ..................................................................................... 85
8.2.2 Uso de rangos ................................................................................................................. 86
8.2.3 Referencia a celdas o rangos que se encuentran en otras hojas del mismo libro ........... 87
8.2.4 Rangos en múltiples hojas .............................................................................................. 88
8.2.5 Referencia a celdas en otros libros ................................................................................. 89
9 IMPRIMIR ............................................................................................................................... 91
9.1 IMPRIMIR UNA HOJA DE TRABAJO ..................................................................................................... 91
9.1.1 Configuración de página ( Page setup ) .......................................................................... 91
9.2 IMPRIMIR .................................................................................................................................... 99
10 AUTOLLENADO: NÚMEROS Y TEXTO ..................................................................................... 102
10.1 SERIES .............................................................................................................................. 102
10.1.1 Rellenar .................................................................................................................... 102
10.1.2 Crear listas personalizadas ...................................................................................... 103
10.1.3 Series de rellenado ................................................................................................... 104
11 GRAFICOS ............................................................................................................................. 108
11.1 CREACIÓN DE GRÁFICOS .......................................................................................................... 108
12 FUNCIONES ........................................................................................................................... 110
12.1 ASISTENTE DE FUNCIONES ........................................................................................................ 110
12.2 FUNCIONES MATEMÁTICAS ....................................................................................................... 113
12.3 FUNCIONES ESTADÍSTICAS ........................................................................................................ 118
12.4 FUNCIONES LÓGICAS ............................................................................................................... 129
12.5 FUNCIONES FINANCIERAS ......................................................................................................... 133
12.6 FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA ..................................................................................... 139
12.7 FUNCIONES DE INFORMACIÓN ................................................................................................... 149
12.8 FUNCIONES DE FECHA ............................................................................................................. 155
13 FORMATO CONDICIONAL ...................................................................................................... 157
14 LISTAS, FILTROS .................................................................................................................... 161
14.1 LISTAS .................................................................................................................................. 161
14.1.1 Tamaño y ubicación de la lista ................................................................................. 161
14.1.2 Rótulos de columna .................................................................................................. 162
14.1.3 Contenido de filas y columnas.................................................................................. 162
14.2 FILTROS ................................................................................................................................ 162
14.2.1 Creación de filtros .................................................................................................... 163
14.2.2 Autofiltro (Filter). ..................................................................................................... 163
14.2.3 Mostrar los elementos más comunes ...................................................................... 165
14.2.4 Personalización de filtros ......................................................................................... 166
14.3 FILTRO AVANZADO .................................................................................................................. 168
14.3.1 Forma de crear los filtros avanzados ....................................................................... 168
14.3.2 Tres o más condiciones en una sola columna .......................................................... 170
14.3.3 Criterios de dos o más columnas .............................................................................. 171
14.3.4 Condiciones creadas como resultado de una fórmula ............................................. 172
15 ORDENAMIENTO DE DATOS .................................................................................................. 174
15.1.1 Opciones de ordenación ........................................................................................... 175
16 SUBTOTALES ......................................................................................................................... 178
17 PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN .................................................................................... 184
17.1 TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS ................................................................................................ 184
17.1.1 Proceso de la construcción de la tabla dinámica ..................................................... 185
17.1.2 Eliminar una tabla dinámica. ................................................................................... 189
17.1.3 Aplicar filtros a una tabla dinámica ......................................................................... 189
17.1.4 Obtener promedios en una tabla dinámica ............................................................. 190
17.2 GRÁFICOS CON TABLAS DINÁMICAS ............................................................................................ 191
18 ANÁLISIS DE DATOS .............................................................................................................. 193
18.1 USO DE BUSCAR OBJETIVO Y SOLVER .......................................................................................... 193
18.1.1 Buscar objetivo (Goal Seek)...................................................................................... 193
18.1.2 Solver........................................................................................................................ 198
19 TRABAJOS CON VARIOS LIBROS, INTERCAMBIO DE INFORMACIÓN, VINCULACIÓN DE
FÓRMULAS..................................................................................................................................... 207
19.1 TRABAJOS CON VARIOS LIBROS .................................................................................................. 207
Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Introducción
1 MICROSOFT EXCEL
1.1 INTRODUCCIÓN
Las hojas de cálculo aparecen como respuesta a las múltiples necesidades de los
usuarios, que tenían que trabajar con datos repetitivos para obtener resultados
inmediatos en función de cálculos muchas veces complejos, desde el punto de vista
manual.
La primera hoja de cálculo en aparecer es el VISICAL de la Apple. Posteriormente, y,
debido a la masificación de las computadoras personales de tecnología IBM, aparece
el LOTUS 123 de la casa Lotus. Con la aparición del entorno gráfico de Windows,
aparecen muchas hojas electrónicas y como fruto de esa lucha, aparece la hoja de
cálculo denominada EXCEL, que desde 1996, domina este entorno gráfico.
Debido a la relativa facilidad de manejo, las hojas de cálculo, aparecen como
respuesta a millares de organizaciones y personas que invierten su tiempo en la
elaboración de proyectos, tablas y generación de valores basados en variables, lo que
constituye su principal carga operacional. Excel sustituye, naturalmente, el proceso
manual o mecánico de escritura y cálculo de valores numéricos. Para trabajar con la
hoja de cálculo Excel, no es preciso poseer conocimientos en programación ni
informática, solamente debe conocer la aplicación en la que se desenvolverá y las
instrucciones básicas de la hoja electrónica.
Excel es un componente del paquete Microsoft Office. Su ventaja más importante es
que puede realizar cálculos muy sofisticados en muy poco tiempo, realizar gráficos
con los datos primarios o calculados de la hoja y presentarlos en un formato especial.
Está organizado en forma de matriz, donde sus 16.384 columnas están identificadas
por las letras del abecedario y la combinación de ellas. Tiene 1.048.576 filas en total,
características que se especifican para cada una de las hojas.
Un documento en Excel toma el nombre de Libro y puede estar formado por
diferentes hojas, las cuales pueden tener formatos diferentes dentro del mismo libro.
Para ingresar a Excel, seleccionar la tecla INICIO de la ventana

principal de Windows, escoger la opción Todos los Programas (All Programs) y
seleccionar Microsoft Office y dentro de este menú elegir Microsoft Office Excel
2007. Una vez en Excel, aparece la pantalla de trabajo, donde se pueden identificar los
diferentes elementos de la ventana de trabajo.
Página: 1
Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Pantalla principal
2 Componentes de la Ventana de Trabajo.

Al momento que se carga Excel, aparece su ventana de trabajo, mostrando una hoja en
blanco con el nombre Libro 1 (Book1). La ventana de trabajo de Excel está
compuesta de los siguientes elementos:
Botón Barra Barra

de de de
Office Título Menú
Grupo del
Portapapeles
Barra de
Barra de Herramientas
Fórmula personalizada
s
Celda
Grupo Grupo de Grupo Grupo Grupo Grupo de
de Alineación de de de Modificar
Fuente Formato Estilos Celdas
de
Hoja de
Número
Trabajo
Barras de
desplazamiento
Barra Zoom
de
Estado
Botones de
presentación
Dentro de la hoja de trabajo se encuentran los siguientes elementos:
Página: 2
2.1 Celdas (Cells)

Las celdas conforman la hoja. Una celda se forma por la intersección de una columna
con una fila. Su función es almacenar información que puede constituir un texto, un
número y por último una fórmula. La celda se identifica por su coordenada dentro de
la hoja, la que está dada por la letra de la columna y el número de la fila. Por ejemplo,
la celda A7. Esto indica que la celda está ubicada en la columna A y en la fila 7.
Cuando se inicia Excel, la celda activa es la A1, la que se identifica, porque aparece
con un borde sombreado, como se puede apreciar en el gráfico anterior.
2.2 Hoja de trabajo (Worksheet)
Una hoja de trabajo está formada de celdas, dispuestas por 16.384 columnas y
1.048.576 filas. Cada una de las hojas puede tener una estructura, configuración y
características distintas y son tratadas como elementos diferentes del libro que las
contiene. Generalmente se identifican como Hoja1 (Sheet 1), Hoja2 (Sheet 2), etc.
Sin embargo, se les puede dar cualquier nombre.
2.3 Libro (Book)
Un documento de Excel, recibe el nombre de Libro, en donde, cada hoja es manejada
como si se tratase de un documento diferente. En la mayoría de los casos, solamente
se trabaja con la primera hoja del libro. Por ello, es recomendable que en lugar de
crear cinco libros para controlar las actividades financieras de una Empresa, se creen
cinco hojas dentro de un libro.
2.4 Etiquetas de páginas
Se encuentran en la barra de división de etiquetas, que aparece en la parte inferior de
la pantalla y que dan la idea de que el libro de Excel es una especie de agenda. Sirve
para seleccionar la hoja de trabajo dentro del libro y están identificadas como Hoja1
(Sheet 1), Hoja2 (Sheet 2), aunque, como se indicó anteriormente, estos nombres
pueden ser cambiados, de acuerdo a las necesidades del usuario.
2.5 Barra de fórmulas (Formula Bar)
Su función es mostrar el contenido de la celda actual y permitir la edición del
contenido de la misma (Presionando la tecla F2).
2.6 Barra de estado
Su función es presentar mensajes de orientación o advertencia sobre los procesos que
están siendo ejecutados, así como el estado de algunas teclas, como por ejemplo, si la
tecla Bloq Num está activada o desactivada, etc.
Estos, entre otros, son los elementos más importantes dentro de una hoja de Excel.
Cabe señalar que, para desplazarse dentro de la hoja, se puede hacer con el Mouse o,
simplemente, presionando las teclas de movimiento de cursor, según se detalla en el
siguiente cuadro:
TECLA FUNCIÓN QUE REALIZA
Flecha a la derecha Desplaza una celda a la derecha
Flecha a la izquierda Desplaza una celda a la izquierda
Flecha arriba Desplaza una celda arriba
Flecha abajo Desplaza una celda hacia abajo
Página: 3
TECLA FUNCIÓN QUE REALIZA

CTRL + Flecha a la izquierda o FIN + Flecha a la Ultima columna de la línea actual
izquierda
CTRL + Flecha a la derecha o FIN + Flecha a la derecha Primera columna de la línea actual
CTRL + Flecha a la abajo o FIN + Flecha a la abajo Ultima línea de la columna actual
CTRL + Flecha a la arriba o FIN + Flecha a la arriba Primera línea de la columna actual
RePag Desplaza una ventana hacia abajo
AvPAg Desplaza una ventana hacia arriba
ALT+RePag Desplaza una ventana hacia la izquierda
ALT+AvPag Desplaza una ventana hacia la derecha
CTRL+Retroceso Desplaza a la celda actual
CTRL+Inicio Ir a la celda A1
F5 Activa el cuadro de diálogo. Ir A (Go to)...
2.7 Crear un nuevo documento.-
Cuando se entra a Excel, generalmente aparece ya abierto el libro de trabajo con el

nombre de Libro 1 (Book 1), sin embargo, hay ocasiones en que la pantalla de Excel
está en blanco y sea necesario crear un libro, o, si se está trabajando en uno y se
quiere abrir otro. Para esto, basta con dar clic en el Icono del Office y
seleccionar Nuevo (New), o, simplemente, dar clic en el icono Nuevo (New) de la
barra de herramientas de acceso rápido:

O bien, presionar la combinación de teclas Ctrl+U (Ctrl+N)
2.8 Abrir un documento existente.-
Cuando se inicia una sesión de trabajo en Excel, seguramente se desea continuar con
un trabajo guardado previamente. Para esto, hay que utilizar la opción Abrir (Open)
Página: 4
del Menú de Office , o dar clic en el icono Abrir (Open) de la barra de
herramientas de acceso rápido:

O bien, presionar la combinación de teclas Ctrl+A (Ctrl+O)
Cualquiera de estas tres opciones abre el cuadro de diálogo correspondiente, el cual,
permite buscar el documento que se desea abrir. Se debe escribir de manera
obligatoria el nombre del archivo de Excel o seleccionarlo de la lista de archivos
disponibles. Si el libro no está en la lista puede buscar en otras carpetas e incluso en
otra unidad, simplemente presionando el Mouse en la flecha de la ventana Carpetas
(Folders). Por defecto, solo aparecen los archivos de Microsoft Excel, pero si se
desea buscar otro tipo de archivo presione el Mouse en la flecha de la ventana
. Si se selecciona un nombre, éste aparece en la

ventana Nombre del archivo (File name). En caso contrario, escribir el nombre y
presionar el botón Abrir (Open), con lo cual el libro de Excel aparecerá en la pantalla:
Página: 5
2.9 Guardar un libro de cálculo.
Para grabar un libro de Excel, activar el Menú de Office , opción Guardar

(Save), o también, presionar el icono Guardar Como (Save As) o de la barra de
herramientas de acceso rápido, hacer clic en el disquete. O bien, presionar la
combinación de teclas Ctrl+G (Ctrl+S) .

Cuando se guarda el libro por primera vez, Excel muestra un cuadro de dialogo en el
que debe especificar la Carpeta (Folder) (Directorio), en la que desea guardar el
libro o la unidad.
Página: 6
En el recuadro Nombre del archivo (File name), escribir el nombre que quiere dar a
su libro. Clic en el botón Guardar (Save).
Si el libro ya fue guardado anteriormente, al presionar o seleccionar la opción guardar,
el sistema sólo guarda la nueva versión del libro sin volver a solicitar el nombre.
2.10 Guardar el libro con otro nombre.
Si ya se tiene guardado el libro Excel y si se han efectuado cambios que se desea

conservar aparte de lo anterior, simplemente hay que grabar este libro con otro
nombre.
Para guardar el libro con otro nombre, se debe seleccionar la opción Guardar como
(Save as)... del Menú de Office , ubicar la carpeta en donde se quiere guardar,
dar el Nombre de archivo (File name) y dar clic en el botón Guardar (Save)
Página: 7
2.11 Cerrar un libro
Si se está trabajando en un libro y se desea salir de él, pero no se desea salir de Excel,
se debe seleccionar la opción Cerrar (Close) del Menú de Office o dar clic en
el botón marcado con una x en el extremo superior derecho del libro
:
El sistema cierra el libro y, si era el último que estaba abierto, queda listo para abrir
uno nuevo o salir de Excel.
2.12 Otras opciones del menú Archivo
Dentro del Menú de Office , se tienen otras opciones que serán tratadas en
profundidad más adelante; sin embargo, se indica brevemente para que sirve cada una
de ellas:
Página: 8
2.13 Opciones de Impresión
Una vez terminada la elaboración del libro, se puede imprimir el trabajo. Para ello,
Excel provee las herramientas necesarias para configurar la página de impresión,
establecer los márgenes y la orientación de las hojas. Incluso, es posible ver la forma
como saldrá impresa cada hoja antes de mandar a la impresora.
Una vez dadas estas características se está listo para ordenar imprimir y, al hacerlo,
especificar el tipo de impresora, la cantidad de copias y si se quiere imprimir toda una
página o parte de ella.
Para mayor información, ver el tema IMPRESIÓN DE TRABAJOS, en donde se
detallan esas opciones.
2.14 Opciones de Envío
Excel no sólo permite imprimir los trabajos, sino que también permite enviarlos a
otras personas por medio de las opciones de envío (Send), mediante las cuales se
especifican las propiedades para que la información se transmita en forma apropiada.
Página: 9
Como se puede apreciar en el gráfico, se puede enviar el trabajo a un destinatario de

Correo Electrónico (Mail), Datos adjuntos de correo electrónico como PDF (E-
mail as PDF Attachment), Datos adjuntos de correo electrónico como XPS (E-mail
as XPS Attachment), o enviarlo como Fax de Internet (Internet Fax).
También tenemos la opción de Preparar (Prepare), con esta opción se puede
modificar las propiedades del documento (Properties), Inspeccionar el documento
(Inspect Document), Cifrar el documento (Encrypt Document), Restringir
permisos (Restrict Permission), Agregar una firma digital (Add a Digital
Signature), Marcar como final (Mark as final), Ejecutar el comprobador de
compatibilidad (Run compatibility checker).
Por ejemplo dentro de las opciones de propiedades del documento, tenemos opciones
tales como, Autor, título, Asunto, Palabras clave, Categoría, Estado y Comentarios.
Página: 10
2.15 Opciones de deshacer y repetir
Cuando se está elaborando una hoja de trabajo, sin darse cuenta se realizan acciones
que posiblemente borren o dañen los datos originales, pero no hay que preocuparse,
ya que Excel tiene las herramientas necesarias para restablecer la hoja de cálculo a las
condiciones que estaba antes de efectuar la última acción.
Todo se puede recuperar seleccionando la opción Deshacer (Undo) de la

Barra de herramientas de acceso rápido o, también, con la combinación de teclas
Ctrl+Z.
Otras veces, se necesita repetir el mismo paso, presionando el botón Repetir (Redo)
de la Barra de Herramientas de acceso rápido, ó también, con la

combinación de teclas Ctrl+Y.
2.16 Opciones de manejo de celdas
Cuando se construye una hoja de trabajo, es necesario repetir el contenido de ciertas
celdas, quitar el contenido de algunas para ponerlo en otras. Antes de ejecutar
cualquiera de esas acciones, es necesario seleccionar el bloque de trabajo.
Página: 11
Del Menú Inicio (Home), opción Portapapeles (Clipboard), elegir Opción Copiar
(Copy) o, también con la combinación de teclas Ctrl+C.
Del Menú Inicio (Home), opción Portapapeles (Clipboard), elegir Opción Cortar
(Cut) o, también con la combinación de teclas Ctrl+X.
Una vez que se ordena cortar o copiar el contenido de las celdas, es necesario pegarlo
en el lugar requerido. Para esto, se debe ubicar el cursor en esa celda y presionar la
opción Pegar (Paste) del Menú Inicio (Home) o también con la combinación de
teclas CTRL+V.
Existen varias formas de pegar el contenido de las celdas, mediante la opción Pegado
Especial (Paste Special) del Menú Pegar (Paste).
En la ventana de la izquierda, se debe especificar qué es lo que se quiere pegar y en

qué forma. Si se quiere que el contenido esté ligado o encadenado a las celdas
anteriores, hay que presionar la tecla Pegar Vínculo (Paste link). Con esto, cualquier
modificación que se haga en las celdas originales, cambiará automáticamente en las
celdas del pegado especial.
Página: 12
2.17 Opciones de manejo de contenido

Existen opciones de manejo de contenido, tales como:
Rellenar (Fill). Permite rellenar un rango de celdas con ciertos valores

hacia arriba (Up), hacia abajo (Down), hacia la izquierda (Left) o hacia la derecha
(Right). Para acceder a este menú debemos seleccionar del Menú Inicio (Home), el
grupo Modificar (Editing), la opción Rellenar (Fill)
Borrar (Clear). Permite borrar el contenido de una celda o un rango

de celdas. Comentarios (Comments), el formato de las celdas (Formats) o todo
(All). Para acceder a este menú debemos seleccionar del Menú Inicio (Home), el
grupo Modificar (Editing), la opción Borrar (Clear).
Página: 13
Eliminar (Delete): Permite eliminar físicamente hojas, celdas, filas ó

columnas seleccionadas, mediante la opción Eliminar (Delete) del Menú de Inicio
(Home), seleccionamos del grupo Celdas (Cell).
Mover o Copiar (Move or Copy): Permite copiar una hoja de trabajo a otro libro. En
el cuadro de diálogo que aparece, se debe especificar el nombre del libro al cual desea
copiar. Para acceder a este menú debemos ubicar el cursor en la hoja que deseamos
copiar y con el botón derecho del mouse elegir Mover o copiar (Move or Copy).
2.18 Opciones de búsqueda

Excel permite buscar el contenido de una celda por medio de la opción
Buscar y Seleccionar (Find & Select), el mismo que se encuentra ubicado
en el grupo de Modificación (Editing) del Menú Inicio (Home), después
de especificar en la ventana de búsqueda el texto por el cual se desea ubicar
a la celda.
Página: 14
Otra opción importante que Excel provee, es la opción Reemplazar (Replace), que
además de buscar el contenido de una celda puede reemplazarlo por otros valores. Se
debe especificar el texto que se desea buscar y el texto por el cual se desea
reemplazar; si existe más texto idéntico en otras celdas se puede reemplazarlos
presionando el botón Buscar siguiente (Find next).
Se puede ubicar en una celda en especial a través de la opción Ir a (Go to). Solo hay
que ingresar la dirección y Aceptar (Ok) y el cursor se ubicará en dicha celda.
2.19 Las Barras de Herramientas:

2.19.1 Menú Inicio (Home)
Página: 15
Donde:
Portapapeles (Clipboard), el mismo que
contiene las siguientes opciones:
Cortar (Cut), Corta la selección del documento y
la pega en el portapapeles.
Copiar (Copy), Copia la selección y la coloca en
el portapapeles.
Copiar Formato (Format Painter), Copia el
formato de un sitio y lo aplica en otro. Debe hacer doble clic en el botón para aplicar
el mismo formato a varias ubicaciones del documento.
Pegar (Paste), pega el contenido del portapapeles.
Fuente (Font), con estas opciones nos
permiten cambiar el tipo de fuente, el
tamaño de la fuente, aumentar o disminuir
el tamaño de la fuente, aplicar negrita,
cursiva, subrayado, bordes, color de
relleno, color a la fuente.
Alineación (Alignment), en este grupo

podemos realizar lo siguiente: alinear el
texto en la parte superior, alinear en el
medio, alinear en la parte inferior, alinear
texto a la izquierda, a la derecha,
centrado, disminuir sangría, aumentar
sangría, cambiar la orientación del texto,
ajustar el texto, combinar y centrar.
Número (Number), nos permiten cambiar el formato

de número: moneda, contabilidad, porcentaje,
aumentar decimales, disminuir decimales.
Estilos
(Styles), en este
grupo nos
permiten realizar lo siguiente:
Formato Condicional (Conditional
Formatting), resalta celdas interesantes,
enfatiza valores poco usuales y
visualiza datos usando barras de datos,
escalas de color, y conjuntos de iconos basados en criterios.
Dar formato como tabla (Format as Table), da formato rápidamente a un conjunto
de celdas y lo convierte en una tabla seleccionando un Estilo de tabla predefinido.
Estilos de Celda (Cell Styles), aplica rápidamente un formato a una celda con los
estilos predefinidos. También puede definir estilos propios para las celdas.
Página: 16
Celdas (Cells), nos permiten realizar lo siguiente:

Insertar (Insert), nos permite insertar celdas, filas o
columnas en la hoja o tabla
Eliminar (Delete), elimina filas o columnas de la tabla
o la hoja.
Formato (Format), cambia el alto de las filas o el
ancho de las columnas, organiza las hojas, o protege y
oculta las celdas.
Modificar (Editing), Con este grupo
podemos realizar lo siguiente:
Autosuma (AutoSum), Muestra la suma de
las celdas seleccionadas directamente después
de las celdas seleccionadas, así también puede
elegir las funciones promedio, contar
números, máximo, mínimo, etc.
Rellenar (Fill), Continúa un modelo en una o más celdas adyacentes. Puede rellanar
celdas en cualquier dirección y en cualquier rango de celdas adyacentes.
Borrar (Clear), Elimina todo de la celda o quita de manera selectiva el formato, el
contenido o los comentarios.
Ordenar y Filtrar (Sort & Filter), Organiza los datos para facilitar el análisis. Puede
ordenar los datos seleccionados en orden ascendente o descendente, o filtrar
temporalmente valores específicos.
Buscar y seleccionar (Find & Select), Busca y selecciona un texto, un formato o un
tipo de información específico dentro del libro. También puede reemplazar la
información con nuevo texto o formato.
2.20 Menú Insertar (Insert)
Donde:
Tablas (Tables), en este grupo se puede realizar lo siguiente:

Tabla Dinámica (Pivot Table), las tablas dinámicas hacen fácil organizar y resumir
datos complicados y profundizar en los detalles. La opción nos permite insertar una
tabla dinámica o un gráfico dinámico.
Tabla (Table), crea una tabla para administrar y analizar datos relacionados. Las
tablas permiten ordenar, filtrar y dar formato a los datos de una hoja más fácilmente.
Página: 17
Ilustraciones (Illustrations), Con este grupo podemos realizar lo siguiente:

Imagen (Picture), Inserta una imagen desde archivo
Imágenes Prediseñadas (Clip Art), inserta imágenes prediseñadas en el documento,
incluyendo dibujos, películas, sonidos o fotografías almacenadas para ilustrar un
concepto específico.
Formas (Shapes), inserta formas previamente diseñadas como rectángulos y círculos,
flechas, líneas, símbolos de diagrama de flujo y llamadas.
SmartArt (SmartArt), inserta un gráfico SmartArt para comunicar información
visualmente. Los gráficos SmartArt incluyen listas gráficas y diagramas de procesos,
así como gráficos más complejos como por ejemplo Diagramas de Venn y
organigramas.
Gráficos (Charts), Este grupo nos permite insertar gráficos de acuerdo a: Columna
(Column), Línea (Line), Circular (Pie), Barra (Bar), Área (Area), Dispersión
(Scatter), Otros gráficos (Other Charts).
Hipervínculo (Hyperlink), crea un vínculo a una Página Web, una
imagen, una dirección de correo electrónico o un programa.
Texto (Text), con este grupo de opciones nos permiten realizar lo siguiente:
Cuadro de Texto (Text Box), Inserta un cuadro de texto para colocarlo en cualquier
parte de la página.
Encabezado y pie de página (Header & Footer), edita el encabezado o el pie de
página del documento. La información del encabezado o del pie de página aparece en
la parte superior o inferior de cada página impresa.
WordArt (WordArt), Inserta texto decorativo en el documento.
Página: 18
Línea de Firma (Signature Line), Inserta una línea de firma que especifique la
persona que desea firmar. Para insertar una firma digital, es necesario obtener un id.
Digital como el proporcionado por un socio con certificado de Microsoft.
Objeto (Object), inserta un objeto incrustado.
Símbolo (Symbol), Inserta caracteres que no existen en el teclado, como símbolos de
copyright, símbolos de marca registrada, marcas de párrafo y caracteres Unicode.
2.21 Menú Diseño de Página (Page Layout)
Donde:
Temas (Themes), se puede realizar lo siguiente:

Temas (Themes), cambia el diseño general de todo el documento, incluido los
colores, las fuentes y los efectos.
Colores (Colors), cambia los colores del tema actual.
Fuentes (Fonts), cambia las fuentes del tema actual.
Efectos (Effects), cambia los efectos del tema actual
Configuración de Página (Page Setup), con este grupo de opciones se puede realizar
lo siguiente:
Márgenes (Margins), Selecciona los tamaños de los márgenes para todo el
documento o para la sección actual.
Orientación (Orientation), Cambia el diseño de la página entre horizontal y vertical.
Tamaño (Size), Elije un tamaño de papel para la sección actual. Para aplicar un
tamaño de papel específico a todas las secciones del documento.
Área de Impresión (Print Area), Marca un área específica de la hoja para
imprimirla.
Saltos (Breaks), Especifica el inicio de una nueva página en la copia impresa. Los
saltos de página se insertan encima y a la izquierda de la selección.
Fondo (Background), Elije una imagen para el fondo de la hoja.
Página: 19
Imprimir Títulos (Print Titles), Especifique las filas y columnas que se repetirán en
cada página impresa.
Ajustar área de impresión (Scale to Fit), con este grupo se realiza lo siguiente:
Ancho (Width), Reduce el ancho del resultado de impresión para ajustarlo a un
número máximo de páginas.
Alto (Height), reduce el alto del resultado de impresión para ajustarlo a un número
máximo de páginas.
Escala (Scale), Aumenta o disminuye el resultado de impresión en un porcentaje de
su tamaño real. El ancho y el alto máximos se deben establecer en Automático para
poder utilizar esta característica.
Opciones de la hoja (Sheet Options), dentro de este grupo tenemos:
Líneas de cuadrícula (Gridlines), con las opciones:
Ver (View), Muestra las líneas entre filas y columnas de la hoja para facilitar
la edición y la lectura.
Imprimir (Print), Imprime las líneas entre filas y columnas de la hoja para
facilitar la lectura.
Headings (Encabezados), con las opciones:
Ver (View), muestra los encabezados de fila y columna. Los encabezados de
fila son los números de fila situados al lado de la hoja. Los encabezados de
columna son las letras o números que aparecen encima de las columnas de una
página.
Imprimir (Print), Imprime los encabezados de fila y columna. Los
encabezados de fila son los números de fila situados al lado de la hoja. Los
encabezados de columna son las letras o números que aparecen encima de las
columnas de una página.
Organizar (Arrange), con este grupo podemos hacer lo siguiente:

Traer al frente (Bring to Front), Trae un nivel hacia adelante el objeto seleccionado
o al frente de todos los objetos.
Enviar al fondo (Send to Back), Envía un nivel hacia atrás el objeto seleccionado o
al fondo de todos los objetos.
Panel de selección (Selection Pane), muestra el panel de selección para ayudar a
seleccionar objetos individuales para cambiar el orden y la visibilidad.
Página: 20
Alinear (Align), Alinea los bordes de varios objetos seleccionados, puede centrarlos o
distribuirlos de manera uniforme en la página.
Agrupar (Group), Agrupa los objetos juntos para que se puedan considerar como un
solo objeto.
Girar (Rotate), gira o voltea el objeto seleccionado.
2.22 Menú Fórmulas (Formulas)
Donde:
Biblioteca de Funciones (Function Library), con este grupo se puede realizar lo

siguiente:
Insertar Función (Insert Function), Edita la fórmula de la celda actual,
seleccionando las funciones y editando los argumentos.
Autosuma (AutoSum), Muestra la suma de las celdas seleccionadas directamente
después de las celdas seleccionadas.
Usadas recientemente (Recently Used), Busca y selecciona de la lista de funciones
usadas recientemente.
Financieras (Financial), Examina y selecciona de una lista de funciones financieras.
Lógicas (Logical), Examina y selecciona de una lista de funciones lógicas.
Texto (Text), Examina y selecciona de una lista de funciones de texto.
Fecha y Hora (Date & Time), Examina y selecciona de una lista de funciones de
fecha y hora.
Búsqueda y Referencia (Lookup & Reference), Examina y selecciona de una lista
de funciones de búsqueda y referencia.
Matemáticas y Trigonométricas (Math & Trig), Examina y selecciona de una lista
de funciones matemáticas y trigonométricas.
Más Funciones (More Functions), Examina y selecciona desde listas de funciones
estadísticas, de ingeniería, del cubo y de información.
Página: 21
Nombres definidos (Defined Names), las opciones del grupo les permite realizar lo
siguiente:
Administrador de nombres (Name Manager), Crea, edita, elimina y busca todos los
nombres utilizados en el libro. Los nombres se pueden utilizar en fórmulas como
sustitutos para referencias a celdas.
Asignar un nombre a un rango (Define Name), Asigna nombres a celdas para
referirse a ellas por sus nombres en las fórmulas. Los nombres se pueden usar en las
fórmulas para facilitar su comprensión.
Utilizar en la fórmula (Use in formula), Elije un nombre utilizado en este libro y lo
inserta en la fórmula actual.
Crear desde la selección (Create from Selection), Genera automáticamente
nombres desde las celdas seleccionadas. Generalmente se utiliza el texto de la fila
superior o de la columna situada más a la izquierda de una selección.
Auditoría de Fórmulas (Formula Auditing), en el presente grupo podemos realizar

lo siguiente:
Rastrear precedentes (Trace Precedents), Muestra flechas que indiquen las celdas
que afectan al valor de la celda seleccionada actualmente.
Rastrear dependientes (Trace Dependents), Muestra flechas que indiquen las
celdas afectadas por el valor de la celda seleccionada actualmente.
Quitar Flechas (Remove Arrows), quita las flechas trazadas por rastrear precedentes
o rastrear dependientes.
Mostrar fórmulas (Show Formulas), Muestra la fórmula en cada celda en lugar del
valor resultante.
Comprobación de errores (Error Checking), Busca errores comunes en fórmulas.
Evaluar fórmula (Evaluate Formula), Inicia el cuadro de dialogo Evaluar fórmula
para depurar una fórmula evaluando cada parte de la fórmula individualmente.
Ventana inspección (Watch Window), Supervisa los valores de determinadas celdas
al mismo tiempo que se realizan cambios en la hoja. Los valores se muestran en una
ventana separada que se mantiene visible, independientemente del área que se muestre
del libro.
Cálculo (Calculation), en este grupo podemos realizar lo siguiente:
Página: 22
Opciones para el cálculo (Calculation Options), Especifica cuándo se calcularán

las fórmulas. De manera predeterminada, cuando se cambia un valor que afecta al
resto de valores, los nuevos valores se calculan inmediatamente.
Calcular ahora (Calculate Now), Calcular todo el libro ahora. Esta opción es
necesaria solo si el cálculo automático está desactivado.
Calcular Hoja (Calculate Sheet), Calcular la hoja actual ahora. Sólo es necesario si
el cálculo automático se ha desactivado.
Soluciones (Solutions), El siguiente cuadro nos permite realizar lo siguiente:

Sumar si (Sum Conditional), Ayuda a escribir fórmulas que suman valores
específicos en una columna basados en otros valores en una lista.
Buscar (Lookup), Ayuda a escribir una fórmula encontrando un valor en la
intersección de una columna y una fila.
2.23 Menú Datos (Data)
Donde:
Obtener Datos Externos (Get External Data), en este grupo existen las siguientes
opciones:
Desde Access (From Access), Importa datos desde una base de datos de Microsoft
Access.
Desde Web (From Web), Importa datos desde una página Web.
Desde Texto (From Text), Importa datos desde un archivo de texto.
De otras fuentes (From Other Sources), Importa datos desde otros orígenes de
datos.
Conexiones existentes (Existing Connections), Conecta a un origen de datos externo
seleccionado de una lista de orígenes de datos usados frecuentemente.
Página: 23
Conexiones (Connections), El grupo nos permite realizar lo siguiente:

Actualizar todo (Refresh All), Actualiza la información del libro que provenga de
una fuente de datos.
Conexiones (Connections), Muestra todas las conexiones de datos para el libro. Las
conexiones de datos son vínculos.
Propiedades (Properties), especifica la manera en que se actualizarán las celdas
conectadas a un origen de datos, los contenidos del origen que se mostrarán y la
manera en que se controlarán los cambios en el número de filas o columnas del
origen de datos.
Editar vínculos (Edit Links), Muestra todos los archivos a los que está vinculado
esta hoja de cálculo para que actualice o quite los vínculos.
Ordenar y Filtrar (Sort & Filter), el grupo le permite:

Ordenar de A a Z (Sort A to Z), Ordena la selección para que los valores más bajos
se encuentren en la parte superior de la columna.
Ordenar de Z a A (Sort Z to A), Ordena la selección para que los valores más altos
se encuentren en la parte superior de la columna.
Ordenar (Sort), inicia el cuadro de dialogo Ordenar para ordenar los datos basados
en varios criterios a la vez.
Filtro (Filter), Habilita el filtrado de celdas seleccionadas. Una vez activado el
filtrado, haga clic en la flecha del encabezado de columna para elegir un filtro.
Borrar (Clear), Borra el filtro y el estado de ordenación del rango actual de datos.
Volver a aplicar (Reapply), Vuelve a aplicar el filtro y ordenar en el intervalo actual.
No se filtrarán ni ordenarán los datos nuevos o modificarlos en la columna hasta que
haga clic en volver a aplicar.
Avanzadas (Advanced), Especifica criterios complejos para limitar los registros que
se incluirán en el conjunto de resultados de una consulta.
Página: 24
Herramientas de Datos (Data Tools), El grupo le permite realizar lo siguiente:

Texto en Columnas (Text to Columns), Divide el contenido de una celda de Excel
en varias columnas. Por ejemplo, puede dividir una columna que contenga nombres y
apellidos en dos columnas distintas para los nombres y los apellidos.
Quitar Duplicados (Remove Duplicates), Elimina filas duplicadas de una hoja.
Puede especificar las columnas en las que se buscará información duplicada.
Verificación de Datos (Data Validation), Evita la entrada de datos no válidos en una
celda. Por ejemplo, puede rechazar fechas o números no válidos superiores a 1000.
También puede forzar que los datos se elijan entre los valores especificados en una
lista desplegable.
Consolidar (Consolidate), Combina valores de varios rangos en un nuevo rango.
Análisis Y si (What if Analysis), Prueba varios valores par las fórmulas de la hoja.
Administrador de escenarios le permite crear y guardar diferentes grupos de valores y
cambiar entre ellos. Buscar Objetivo buscará la entrada correcta cuando sepa el
resultado que desea. Tablas de Datos le permite ver los resultados de las diferentes
entradas posibles al mismo tiempo.
Esquema (Outline), el grupo le permite realizar lo siguiente:

Agrupar (Group), Agrupa un rango de celdas para expandirlas o contraerlas.
Desagrupar (Ungroup), Desagrupa un rango de celdas agrupadas anteriormente.
Subtotal (Subtotal), Obtiene el total de varias filas de datos relacionados insertando
automáticamente subtotales y totales para las celdas seleccionadas.
Mostrar Detalle (Show Detail), Expande un grupo de celdas contraído.
Ocultar Detalle (Hide Detail), Contrae un grupo de celdas.
Análisis (Analysis), el grupo le permite realizar lo siguiente:

Análisis de Datos (Data Analysis), Herramientas para análisis de datos financieros y
científicos.
Solver (Solver), Con solver puede buscarse el valor óptimo para una fórmula de una
celda objetivo, en una hoja de cálculo.
Página: 25
2.24 Menú Revisar (Review)
Donde:
Revisión (Proofing), el grupo le permite realizar lo siguiente:

Ortografía (Spelling), Comprueba la ortografía del texto.
Referencia (Research), Abre el panel de tareas de referencia y busca en los
materiales de referencia como diccionarios, enciclopedias y servicios de traducción.
Sinónimos (Thesaurus), Sugiere otras palabras con un significado parecido a las
palabras que se ha seleccionado.
Traducir (Translate), Traduce el texto seleccionado a un idioma diferente.
Comentarios (Comments), El grupo le permite realizar lo siguiente:

Nuevo Comentario (New Comment), Agrega un comentario sobre la selección.
Eliminar (Delete), Elimina el comentario seleccionado.
Anterior (Previous), Selecciona el comentario anterior en la hoja.
Siguiente (Next), Se desplaza al siguiente comentario del documento.
Mostrar u Ocultar comentarios (Show/Hide Comment), Muestra u oculta el
comentario adjunto a la celda seleccionada.
Mostrar todos los comentarios (Show All Comment), Muestra todos los
comentarios de la hoja.
Mostrar entradas manuscritas (Show Ink), Muestra u oculta cualquier anotación
manuscrita de la hoja.
Cambios (Changes), Con el grupo realiza lo siguiente:
Página: 26
Proteger hoja (Protect Sheet), Impide que se realicen cambios no deseados en los
datos de una hoja especificando la información que se puede cambiar. Por ejemplo,
puede impedir que otros editen celdas bloqueadas o cambien el formato del
documento. Puede especificar una contraseña para desproteger la hoja permitir esos
cambios.
Proteger Libro (Protect Workbook), Restrinja el acceso al libro impidiendo que se
creen nuevas hojas u otorgando acceso sólo a determinadas personas.
Compartir Libro (Share Workbook), Permite que varias personas trabajen en un
libro al mismo tiempo. El libro se debe guardar en una ubicación de red en donde
varias personas pueden abrirlo. Los libros que contienen tablas no se pueden
compartir.
Proteger y compartir libro (Protect and Share Workbook), Comparte el libro y lo
protege con una contraseña al mismo tiempo. La contraseña impedirá que otras
personas desactiven el control de cambios.
Permitir que los usuarios modifiquen rangos (Allow users to edit ranges), Permite
que personas concretas editen rangos de celdas en un libro u hoja protegidos. Antes de
utilizar este comando, establezca la seguridad en la hoja con la función proteger Hoja.
Control de Cambios (Track Changes), Controla todos los cambios realizados en el
documento, incluidas las inserciones, eliminaciones y los cambios de formato.
2.25 Menú Vista (View)
A través del Menú Vista (View), Excel da la posibilidad de determinar la forma como
quiere visualizar la hoja de trabajo, el tamaño o resolución con el que quiere mostrar
la hoja:
Donde:
Vistas del Libro (Workbook
Views), estas opciones nos permiten
visualizar la información en varias
formas como son:
Normal (Normal), en donde se
puede visualizar el documento en
forma normal
Diseño de Página (Page Layout), Muestra el documento tal y como aparecerá en la
página impresa.
Vista previa de salto de página (Page Break Preview), Muestra una vista
preliminar, donde se interrumpen las páginas al imprimir el documento.
Vistas Personalizadas (Custom Views), guarda un conjunto de valores de
configuración de presentación e impresión como una vista personalizada.
Pantalla completa (Full Screen), muestra el documento en modo de pantalla
completa.
Página: 27
Mostrar/Ocultar (Show/Hide), Este grupo nos

permite mostrar:
Regla (Ruler), Muestra las reglas utilizadas para
medir y alinear objetos en el documento.
Barra de Fórmulas (Formula Bar), muestra la
barra de fórmulas en la que puede escribir texto y
fórmulas en las celdas.
Títulos (Headings), muestra los encabezados de fila y columna. Los encabezados de
fila son los números de fila situados al lado de la hoja. Los encabezados de columna
son las letras que aparecen encima de las columnas de una página.
Líneas de cuadrícula (Gridlines), muestra las líneas entre filas y columnas de la hoja
para facilitar la edición y la lectura.
Barra de Mensajes (Messaje Bar). Abre la barra de mensajes para completar
cualquier acción necesaria del documento.
Las opciones que ofrece este grupo son:

Zoom (Zoom), Abre el cuadro de dialogo de Zoom para especificar el nivel de zoom
del documento. En la mayoría de casos también puede utilizar los controles de zoom
de la barra de estado en la parte inferior de la ventana para acercar o alejar el
documento.
100%, Aplica el tamaño normal al documento.
Ampliar Selección (Zoom to Selection), Realice un zoom del libro para que el rango
de celdas seleccionado actualmente rellene toda la ventana. Esto puede ayudarle a ver
un área específica de la hoja de cálculo.
Ventana (Window), las opciones de este grupo le permite realizar lo siguiente:

Nueva Ventana (New Window), Abre una nueva ventana que contenga una vista del
documento actual.
Organizar todo (Arrange All), Coloca en mosaico todas las ventanas de los
programas abiertos en paralelo en la pantalla.
Inmovilizar paneles (Freeze Panes), Mantiene una parte de la hoja visible durante el
desplazamiento por la hoja.
Dividir (Split), divide la ventana en varios paneles ajustables que contengan las vistas
de su libro.
Ocultar (Hide), oculta la ventana actual para que no se vea.
Página: 28
Mostrar (Show), muestra las ventanas ocultas mediante la función ocultar ventana.
Ver en paralelo (View Side by Side), permite ver dos hojas de cálculo en paralelo
para poder comparar su contenido.
Desplazamiento sincrónico (Synchronous Scrolling), Sincroniza el desplazamiento
de los dos documentos para que se desplacen juntos. Para activar esta función primero
se debe habilitar la opción Ver en paralelo.
Restablecer posición de la ventana (Reset Window Position), Restablece la
posición de la ventana del documento que se está comparando en paralelo para que
compartan la pantalla.
Guardar área de trabajo (Save Workspace), Guarda el diseño actual de todas las
ventanas como área de trabajo para que se pueda restaurar más tarde.
Cambiar ventanas (Switch Windows), cambia a una ventana abierta actualmente
diferente.
Macros (Macros), Permite grabar una macro o tener acceso a otras
opciones de Macro.
Página: 29
Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Formas del cursor
3 Formas del cursor

3.1.1 Controlador de relleno
Pequeño cuadro negro situado en la esquina inferior derecha de la sección. Cuando se
señala con el puntero, el controlador de relleno cambia a una cruz negra para copiar el
contenido en las celdas adyacentes, o para rellenar una serie de datos.
3.1.2 Controlador de selección
Pequeña cruz situada en el interior o exterior de la celda o celdas que se ha
seleccionado.
Para seleccionar un grupo de celdas, hacer clic en la primera celda del rango a
seleccionar y arrastrar hasta la última celda.
El seleccionar un rango de celdas, permite realizar sobre éstas una serie de

aplicaciones en conjunto como: cortar, pegar, copiar, dar formato a las celdas, etc.
Para realizar cualquiera de las aplicaciones antes mencionadas, clic derecho. La cruz
cambiará a un puntero, el cual, permitirá seleccionar la aplicación que se desee
realizar.
Otra forma de escoger la aplicación a realizar sobre las celdas seleccionadas es

utilizando los iconos de la barra de herramientas
Página: 30
3.1.3 Controlador de movimiento
Pequeño puntero que aparece al colocarse en el borde de una celda o rango de celdas.
Este puntero permite mover el contenido de una celda o rango de celdas a otra celda o
celdas respectivamente.
Para realizar esta aplicación, arrastrar el puntero hasta donde desea mover el
contenido de las celdas seleccionadas.
Página: 31
3.2 Desplazamiento a través de la hoja y el libro

3.2.1 Tipos de datos
En la parte inferior de la ventana del libro de trabajo se muestran varios controles que
se puede utilizar para desplazarse de hoja en hoja dentro de un libro. La Figura -
muestra los controles de desplazamiento.
3.2.2 Controles de desplazamiento del libro de trabajo

Se pueden utilizar los cuatro botones de desplazamiento de etiquetas de la esquina
inferior izquierda cuando el libro tiene más hojas de las que pueden presentarse
simultáneamente. Con los botones de desplazamiento de etiquetas se puede desplazar
a través de las etiquetas de la hoja del libro de trabajo, permitiendo así visualizar el
contenido del libro. Los dos botones de desplazamiento del centro desplazan las
etiquetas en la dirección indicada de hoja en hoja. Los botones más externos le sitúan
en la primera o la última etiqueta del libro. Para modificar el número de etiquetas
mostradas, se puede arrastrar el cuadro de división de etiquetas. Para restablecer la
visualización de etiquetas, basta con pulsar dos veces sobre el cuadro de división.
Página: 32
Sin embargo, estos botones de desplazamiento de etiquetas y el cuadro de división de

etiquetas no activan las hojas. Para poder activarlas se debe pulsar la etiqueta de la
hoja que se pretende activar, después de haber localizado la hoja, utilizando los
botones de desplazamiento de etiquetas, como se puede apreciar en la Figura
Cuando se pulsa una etiqueta, se activa la hoja correspondiente
También se puede utilizar el teclado para desplazarse de hoja en hoja dentro de un
libro de trabajo. Para pasar a la hoja anterior se puede pulsar las teclas Control-
RePág, y para situarse en la hoja siguiente, Control-AvPág.
3.2.3 Desplazamiento en la Hoja de Cálculo
Antes de trabajar con celdas, se debe seleccionar una celda o grupos de celdas.
Cuando se selecciona una única celda, ésta se vuelve activa y su referencia aparece en
el Cuadro de nombres (Name box), en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas
(Formula bar). Aunque en cada momento sólo puede estar activa una sola celda, a
menudo se puede acelerar las operaciones seleccionando grupos de celdas
denominados rangos. Se puede desplazar entre las celdas dentro de un rango
seleccionado (aunque no fuera del rango) sin modificar la selección del rango.
En este capítulo se describen las técnicas utilizadas con el ratón y el teclado para
seleccionar celdas y rangos.
3.2.4 Selección con el ratón
Para seleccionar una celda, se sitúa el puntero en ella y se pulsa el botón del ratón. El
selector de celda enmarca la celda seleccionada y la referencia de la misma se
visualiza en el Cuadro de nombres. La figura muestra cómo seleccionar un rango de
celdas.
Página: 33
Las celdas seleccionadas son destacadas cuando se arrastra el cursor en un rango.

Excel describe el rango usando las celdas ubicadas en las esquinas superior izquierda
e inferior derecha.
3.2.5 Extensión de una selección
En vez de arrastrar el puntero para seleccionar todas las celdas con las que se quiere
trabajar, se puede indicar dos esquinas del rango, situadas en diagonal. Esta técnica se
conoce como extender una selección. Por ejemplo, para extender la selección A1:C6
y ampliarla a A1:D10, se tiene que mantener pulsada la tecla Mayús y luego pulsar el
ratón sobre la celda D10. Cuando se necesite seleccionar un rango amplio, es mucho
más eficiente esta técnica que la de arrastrar el ratón a través de la selección completa.
3.2.6 Modos de teclado
El lado derecho de la barra de estado visualiza los siguientes indicadores, cuando se
activa uno de los modos correspondientes.
EXT Modo extender. Pulsar F8 para extender la selección activa utilizando el
teclado. Es la tecla equivalente a mantener pulsada la tecla Mayús y
seleccionar celda con el ratón.
AGR Modo Agregar. Pulsar Mayúsculas-F8 y se añade más celdas a la selección
activa utilizando el teclado. No es necesario que las celdas sean adyacentes.
Esta es la combinación de teclas equivalente a mantener pulsada la tecla
Control y seleccionar las celdas con el ratón.
Página: 34
NUM El modo BLOQ NUM se activa por omisión, y fija el teclado numérico para
entrada de valores numéricos. Para desactivar este modo pulse la tecla BLOQ
NUM.
FIJO Modo Número fijo de decimales. Se puede añadir una coma decimal a los
datos numéricos en la posición que especifiquemos, dentro del cuadro de
edición Posición decimal, si se selecciona la orden Opciones (Options) del
menú Herramientas (Tools), se pulsa la ficha Modificar (Edit) y se selecciona
el casillero Número fijo de decimales (Fixed decimal).
F8 representa una alternativa a tener que mantener pulsada la tecla Mayús para
extender una selección. Por ejemplo, para seleccionar A1:G15 seguir estos pasos:
1. Pulsar sobre la celda A1
2. Pulsar F8. La barra de estado presenta EXT, indicando que ha activado el
modo Extender.
3. Pulsar la celda G15.
4. Para desactivar el modo Extender, pulsar F8 de nuevo.
3.2.7 Selección Fuera de los bordes de la ventana
No se puede ver el libro de trabajo completo en la ventana. La parte de libro presente
en la pantalla depende del tamaño y resolución del monitor. Si se necesita seleccionar
un rango que está fuera de la ventana del libro de trabajo, simplemente se arrastra el
puntero del ratón más allá del borde de la ventana, o bien se utiliza la orden Zoom de
la barra de estado. Por ejemplo, para seleccionar el rango A15:A25, seguir estos
pasos:
1. Pulsar sobre la celda A15.
2. Arrastrar el puntero del ratón hasta la celda A25 (cuando el puntero
alcance la parte superior de la ventana, la hoja de cálculo comienza a
desplazarse).
3. Suelte el botón del ratón. La Figura muestra el resultado.
Página: 35
Un modo alternativo de seleccionar el rango A15:A25, consiste en pulsar sobre la

celda A25 y arrastrar el puntero del ratón hacia la barra de título. Cuando se haya
alcanzado la celda A15, se suelta el botón del ratón.
También se puede arrastrar el puntero más allá de los bordes: izquierdo o derecho de
la ventana del libro de trabajo para traer columnas adicionales a la presentación, y así
realizar la selección.
Cuando se necesita seleccionar grandes rangos, la técnica de arrastrar puede llevar
bastante tiempo. Aquí se tiene una alternativa para la selección de A1:M45:
1. Pulse la celda A1.
2. Utilice las barras de desplazamiento para llevar la celda M45 a la
presentación.
3. Mantenga pulsada la tecla Mayús o pulse F8.
4. Pulse sobre la celda M45.
3.2.8 Selección de rangos con varias áreas
Los rangos con varias áreas (también se conocen como rangos no adyacentes o no
contiguos) son rangos de celdas que no abarcan una única área rectangular. Para
seleccionar rangos múltiples con el ratón se utiliza la tecla Control, como se muestra
en la Figura.
También se puede utilizar el modo AGR (Agregar a la selección) para seleccionar
rangos múltiples. Después de seleccionar la primera área del rango, se pulsa Mayús-
F8 para pasar al modo AGR. Cuando aparece el indicador AGR a la derecha de la
barra de estado, se arrastra sobre las celdas del nuevo rango. Pulsando Esc o Mayús-
F8 se desactivará el modo AGR.
Página: 36
3.2.9 Selección con el teclado

También se puede utilizar el teclado para seleccionar celdas y recorrer una hoja de
cálculo. Para seleccionar una celda simple, se utilizan las teclas de dirección. Por
ejemplo, si la celda A1 está activa, se pulsa la tecla Flecha hacia Abajo una vez para
seleccionar la celda A2. Se pulsará la tecla Flecha Derecha o Izquierda para activar la
celda localizada inmediatamente a la derecha o a la izquierda de la celda activa.
3.2.10 Uso de Inicio y Fin
Las teclas Inicio y Fin resultan útiles para la selección y el desplazamiento. La tabla
que está a continuación muestra cómo utilizar estas teclas de forma individual o
conjuntamente con otras teclas para realizar selecciones o recorrer una hoja de
cálculo.
Pulsar Para
Inicio Situarse en la primera celda de la fila activa.
Control-Inicio Situarse en la celda A1.
Control-Fin Situarse en la última celda de la última columna del área activa.
Fin Activa el modo Fin. Luego se deben utilizar las teclas de dirección
para desplazarse entre regiones de celdas.
Bloq Despl-Inicio Situarse en la primera celda de la ventana activa.
Bloq Despl-Fin Situarse en la última celda de la ventana activa.
Página: 37
3.2.11 Uso de Ir a (Go to)

Para desplazarse rápidamente y seleccionar una celda o rangos de celdas, se puede
seleccionar la orden Ir a (Go to) del menú Inicio (Home) (o se pulsa F5 o Ctrl+G),
luego se introduce la celda o la referencia del rango en el cuadro de edición
Referencia (Reference) y finalmente se pulsa Aceptar (Ok). También se puede
utilizar la orden Ir a (Go to) para ampliar una selección. Por ejemplo, para
seleccionar A1:Z100 se pulsa sobre A1, se selecciona la orden Ir a (Go to), se teclea
Z100 y, manteniendo pulsada la tecla Mayús, se pulsa Intro.
Para situarse en otra hoja de cálculo dentro del mismo libro de trabajo, se selecciona
Ir a (Go to) y se introduce el nombre de la hoja de cálculo seguido de un signo de
exclamación y el nombre de la celda o su referencia. Por ejemplo para situarse en la
celda J10 de una hoja de cálculo llamada Hoja3 (Sheet), se teclea Hoja3!J10.
Cuando se utiliza la orden Ir a, Excel lista en el cuadro de edición Referencia
(Reference) la celda o el rango desde el cual se acaba de desplazar. De esta forma se
puede retroceder fácilmente y alternar entre dos posiciones pulsando repetidamente
F5 y después Intro. Excel también mantiene las cuatro últimas posiciones desde las
cuales se ha utilizado la orden Ir a, y las listas dentro del cuadro de diálogo Ir a (Go
to). También se puede utilizar esta lista para desplazarse entre estas posiciones dentro
de la hoja de cálculo.
3.2.12 Cómo extender una selección
Igual que cuando se utiliza el ratón, se puede extender una selección desde el teclado
usando las teclas Mayús o F8 (no se puede extender una selección con la tecla
Tabulador).
Por ejemplo, para seleccionar el rango A1:C6 con la tecla Mayús, siga estos pasos:
1. Seleccionar la celda A1.
2. Mantener pulsada la tecla Mayús, pulse la tecla de dirección hacia la derecha
dos veces y seguidamente pulsar la tecla de dirección hacia abajo cinco veces.
Ahora puede seleccionar el rango A1:C12 utilizando F8, siguiendo estos pasos:
1. Seleccionar A1.
2. Pulsar F8 para activar el modo Extender (aparecerá el indicador EXT en la
barra de estado).
3. Pulsar la tecla de dirección hacia la derecha dos veces y la tecla de dirección
hacia abajo 11 veces.
4. Pulsar F8 de nuevo para desactivar el modo Extender.
Para extender una selección más allá de los márgenes de la ventana, se utilizan las
teclas Mayús y de dirección. Por ejemplo, para seleccionar el rango A1:C40, siga
estos pasos:
1. Seleccionar la celda A1.
2. Mantener pulsada Mayús y pulsar la tecla de dirección hacia la derecha dos
veces.
3. Continuar pulsando la tecla Mayús y pulsar AvPág dos veces.
Página: 38
4. Continuar pulsando Mayús y utilizar las teclas de dirección para desplazar la

selección hacia arriba o hacia abajo hasta que la celda C40 esté incluida en la
selección.
3.2.13 Selección de rangos múltiples
Para seleccionar rangos múltiples se utiliza el modo Agregar. Por ejemplo, si se desea
añadir el rango C7:E10 al rango A1:B6 previamente seleccionado, se deben seguir los
siguientes pasos:
1. Con el rango A1:B6 seleccionado pulsar Mayús-F8 para activar el modo
Agregar.
2. Utilizar las teclas de selección para seleccionar la celda C7.
3. Para seleccionar el rango C7:E10, mantener pulsada la tecla Mayús o pulsar la
tecla F8 y utilizar las teclas de dirección.
3.2.14 Selección de columnas y filas
Se puede seleccionar una columna completa eligiendo una celda de la columna y
pulsando Control-Barra espaciadora. Para seleccionar una fila completa utilizando el
teclado, se selecciona una celda en la fila y se pulsa Mayús-Barra espaciadora.
Para seleccionar varias columnas o filas adyacentes completas, se resalta un rango que
incluya celdas de cada una de las columnas o filas, y entonces se pulsa Control-Barra
espaciadora o Mayús-Barra espaciadora. Por ejemplo, para seleccionar las columnas
B, C y D, se selecciona B4:D4 o cualquier rango que incluya celdas en estas tres
columnas, y entonces se pulsa Control-Barra espaciadora.
Página: 39
Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Tipos de datos
4 Tipos de Datos
Microsoft Excel acepta dos tipos básicos de datos de entrada para una celda:
constantes y fórmulas. Las constantes se engloban en tres grandes categorías: valores
numéricos, valores de tipo texto (también llamados rótulos o cadenas de caracteres) y
valores de fecha y hora.
Excel también reconoce dos tipos especiales de constantes denominados valores
lógicos y valores de error.
4.1.1 Valores simples numéricos y de texto
Un valor numérico es un dato de entrada que incluye los números del 0 al 9 y ciertos
caracteres especiales como + - E e ( ) . , $ % y /. Cualquier entrada que contenga otro
carácter cualquiera será un valor de texto. La siguiente tabla lista algunos ejemplos de
valores numéricos y de texto.
Valores numéricos Valores de texto
123 Ventas
345678 Hola
$9999,99 Un rótulo
1% Calle Mayor 123
1,23E+12 No. 324
4.1.2 Introducción de valores numéricos

Para introducir valores de tipo numérico, se selecciona la celda y se introduce el
número. Al ir introduciendo, el número aparece en la barra de fórmula y en la celda
activa. La barra vertical intermitente que aparece en la barra de fórmula se denomina
punto de inserción.
Cuando se crea una nueva hoja de cálculo, a todas las celdas se les asigna el formato
de números General. El formato General muestra los números en la forma más exacta
posible, utilizando el formato de número entero (123), el formato de fracción decimal
(1,23) o, si el número es más largo que el ancho de la celda, notaciones científicas
(1,23E+12).
Cuando se vea #### quiere decir que el número es demasiado largo para aparecer en
una celda. Si se aumenta el ancho de la columna lo suficiente para acomodar el
número, éste aparecerá en la celda.
Una forma fácil de aumentar el ancho de una columna hasta obtener un ajuste perfecto
es hacer doble clic en el borde derecho del encabezado de la columna.
4.1.3 Cómo aceptar los datos
Cuando se termina de introducir el valor, se debe aceptar el dato para almacenarlo
permanentemente en la celda. La forma más simple de aceptarlo es pulsando la tecla
Intro después de haber tecleado el valor. El punto de inserción desaparece de la barra
de fórmula y Excel almacena el dato en la celda.
Si se pulsa Tabulador, Mayús-Tabulador, Intro, Mayús-Intro o una tecla de dirección
después de introducir el dato, Excel acepta el dato y activa una celda adyacente.
Página: 40
Al comenzar a escribir una entrada, la barra de fórmulas presenta varios botones: el

botón Cancelar (Cancel), el botón Introducir (Enter) y el botón Modificar función
(Insert function). Si la entrada comienza con un signo igual (=), un signo más (+) o
un signo menos (-), también, se presenta una lista desplegable con las funciones
usadas con mayor frecuencia, mostrada en la Figura:
Se puede aceptar un dato de entrada en una celda pulsando el botón Introducir, o

cancelar el dato pulsando el botón Cancelar, dentro de la barra de Fórmulas.
4.1.4 Caracteres especiales
Hay varios caracteres que tienen un significado especial en Excel. A continuación
una lista con el comportamiento de los caracteres especiales:
 Si se comienza una entrada numérica con un signo más (+). Excel borra el
signo más.
 Si se comienza una entrada numérica con el signo menos (-). Excel interpreta
el dato como un número negativo y mantiene el signo.
 Excel interpreta el carácter E o e como notación científica. Por ejemplo, Excel
interpreta 1E6 como 1.000.000 (1 por 10 elevado a 6).
 Excel interpreta constantes numéricas encerradas en paréntesis como números
negativos, lo cual es típico en contabilidad. Por ejemplo, Excel interpreta (100)
como –100.
 Se puede utilizar comas decimales como normalmente se hace. También se
puede utilizar puntos para separar cientos de miles, miles de millones, etc.
Cuando se introduce números que incluyen puntos como separadores, el
número aparece con puntos en la celda, pero éstos no aparecen en la barra de
fórmula. Por ejemplo, al teclear 1.234,56, la barra de fórmulas visualiza
1234,56. No obstante, la celda visualiza el número con el punto en el lugar
correcto, si se ha utilizado uno de los formatos numéricos predefinidos de
Excel.
 Si se empieza un dato de entrada con $, Excel asigna un formato Moneda a la
celda. Por ejemplo al teclear $. 123456, Excel visualiza $. 123.456 en la celda,
y en la barra de fórmulas visualiza 1234546. En este caso, Excel añade el
Página: 41
punto a la visualización de la hoja de cálculo, ya que es parte del formato

Moneda de Excel.
 Si se finaliza un dato numérico con un signo de tanto por ciento (%), Excel
asigna un formato de Porcentaje a la celda. Por ejemplo, si se introduce 53%,
Excel visualiza 53% en la barra de fórmula y asigna un formato de porcentaje a
la celda, que visualiza 53%.
 Si se utiliza la barra inclinada (/) en un dato de entrada y la cadena de
caracteres no puede ser interpretada como una fecha, Excel interpreta el
número como una fracción. Por ejemplo, al teclear 12 5/8, Excel visualiza
12,625 en la barra de fórmula y asigna un formato de fracción de celda. La
celda visualiza 12 5/8.
4.1.5 Valores presentados frente a valores subyacentes
Aunque se puede escribir más de 16.000 caracteres en una celda, un dato de entrada
numérico de una celda puede contener un máximo de 15 dígitos. Si se introduce un
número que sea demasiado grande para aparecer en una celda, Excel lo convierte a
notación científica. Excel ajusta la precisión de la notación científica para visualizar el
dato en una celda, tal como se muestra en la Figura. Sin embargo, si se introduce un
número demasiado grande o demasiado pequeño, Excel también lo visualiza en la
barra de fórmula utilizando la notación científica con un máximo de 15 dígitos de
precisión.
Los valores que aparecen en la celda se denominan valores presentados; los valores
almacenados en celdas y los que aparecen en la barra de fórmula se denominan
valores subyacentes. El número de dígitos que aparecen en una celda depende del
ancho de la columna. Si se reduce el ancho de la columna que contiene un dato de
entrada grande, Excel podría visualizar el valor redondeado del número o una cadena
de signos #, dependiendo del formato de visualización que se esté utilizando.
El número 1234567890123 es demasiado grande para caber en la celda A1, y por

tanto Excel lo visualiza en notación científica.
4.1.6 Introducción de valores de texto
Introducir texto es similar a introducir valores numéricos. Para introducir texto en
una celda, se selecciona una celda, se teclea el texto y se pulsa Intro o el botón
Introducir. Para cancelar una entrada, se pulsa la tecla Esc o el botón Cancelar. Un
texto puede estar compuesto de caracteres o de cualquier combinación de números y
caracteres. Cualquier conjunto de caracteres que se introduzcan en una celda que
Excel no interprete como número, fórmula, fecha, hora, valor lógico o valor de error
Página: 42
se interpretará como texto. Cuando se introduce texto, los caracteres se alinean a la

izquierda de la celda.
4.1.7 Introducción de textos largos
Si se introduce un texto demasiado largo para visualizarlo en una celda simple, Excel
permite que el texto se superponga en las celdas adyacentes. Sin embargo, el texto se
almacena en una celda. Si se teclea texto en una celda que está a la derecha de la
celda original, la parte del texto de la celda original aparece truncada, como se
muestra en la Figura.
Cuando la celda situada a la derecha de un texto de gran tamaño contiene un dato de

entrada, el texto no puede ocupar esa celda y aparece truncado.
4.1.8 Introducción de Fechas y Horas
Aunque es posible mostrar las fechas y horas bajo varios formatos estándar, Excel
almacena todas las fechas como números de serie y todas las horas como fracciones
decimales. Dado que las fechas y horas son consideradas números, se pueden sumar,
restar y añadir a otros cálculos. Para ver una fecha o una hora con formato de número
de serie o de fracción decimal, se tiene que cambiar el formato de celda a General.
Cuando se introduce una fecha o una hora que Excel reconoce, el formato de celda
cambia automáticamente del formato General al formato de fecha o de hora adecuado.
Se debe tener en cuenta los siguientes aspectos al introducir fechas u horas:
 Excel hace caso omiso de las mayúsculas.
 Si se desea mostrar una hora utilizando el formato de 12 horas, escriba a.m. o
p.m.; por ejemplo: 4:00 p.m. También se puede escribir “a” o “p”; se deberá
incluir un espacio entre la hora y la letra. Si no escribe a.m. o p.m., Excel
automáticamente muestra la hora con el formato de 24 horas; por ejemplo:
16:00.
 Se puede escribir la fecha y la hora en la misma celda, si se las separa por un
espacio.
 Para introducir la fecha, utilice una barra diagonal (/) o un guión (-).
También se pueden crear formatos de fecha y hora personalizados. Si se utilizan
formatos de número personalizados, Excel le permite introducir horas pasadas las 24,
y minutos o segundos pasados los 60.
Página: 43
Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Copia, movimiento, borrado de rangos de celdas
4.2 Copia, movimiento, borrado de rangos de celdas
Teniendo claro los conceptos de celdas y rangos, se estudia el copiado, movimiento

(corte) y borrado de Rangos.
 Una celda es el rango mínimo de una hoja de cálculo.
 Una hoja completa representa un rango máximo.
 El tamaño del rango se define de acuerdo a la necesidad del trabajo.
 Las dos primeras operaciones (copiado y movimiento) se encuentran vinculadas a
la acción de pegado.
 Al accionar copiado y mover (cortar), queda grabado en el visor de portapapeles.
 Podrá pegar en otro lugar el rango seleccionado.
 Borrado de rangos, eliminará el contenido de todo el Rango.
4.2.1 Copiar y pegar rangos
Para definir un rango de copia, marque el rango, que puede ser una celda, un grupo de
celdas o toda la hoja.
El contenido del rango puede ser: caracteres alfanuméricos, gráficos, dibujos, etc.
En el Menú Inicio (Home), grupo Portapapeles (Clipboard), o también la
combinación de teclas CTRL+C, después de lo cual el rango queda marcado por una
línea intermitente en su borde exterior en movimiento.
Copiar (Copy) [botón del grupo Portapapeles (Clipboard)].
Pegar (Paste) [botón del grupo Portapapeles (Clipboard)].

4.2.2 Selección de Rangos
Como se puede ver el rango se encuentra seleccionado en el gráfico anterior (B2:D8)
Página: 44
A continuación se procede a dar un ejemplo de copiado y pegado de un rango

seleccionado. En la columna B, el rango de celdas B3:B7.
Seleccionado el rango de Copia, por cualquiera de los sistemas indicados:

 Del Menú Inicio (Home) seleccionar Copiar (Copy)
Pegar
 Del Menú Inicio (Home) seleccionar Pegar (Paste)

 Utilizando la combinación de teclas Ctrl+C, para Copiar y Ctrl+V para
Pegar.
Proceder al pegado, para lo cual se define la celda de inicio de posición y como la
orden copia guardó en el visor de portapapeles la imagen, se procede exclusivamente
al pegado. Pegado que se repetirá tantas veces se requiera manteniendo la última
indicación de copiado. Ejemplo a continuación:
Se ha procedido a la copia de los contenidos del rango seleccionado a la posición

D5:D9. Una vez terminada la operación de copiado y pegado, continuará activada
Página: 45
(borde intermitente en el rango seleccionado), indicación que permite repetir el

pegado en cualquier otro sector. Para desactivar esta orden proceda a hacer clic en
cualquier sector de la hoja.
4.2.3 Cortar (Cut)
El desplazamiento de un rango se lo realiza con el mismo procedimiento que el de
copiar con la única diferencia que la orden es Cortar (Cut).
Cortar (Cut) [botón del menú Inicio (Home)]
Pegar (Paste) [botón del menú Inicio (Home)]

Por cualquiera de los sistemas indicados para copiar, realizamos el movimiento del
rango de información a Cortar (Cut).
Procedimiento:
 Seleccionar el rango
 Del menú Inicio (Home) seleccionar la orden Cortar (Cut)
 Colocarse en la primera celda donde se desea mover la información
 Del menú Inicio (Home) seleccionar la orden Pegar (Paste)
También se puede realizar esta operación con el manejo de las teclas Ctrl+X (cortar)
(Cut) y posteriormente Ctrl+V (para pegar) (Paste).
Selección del rango a Cortar (Cut).
Rango A3:A5
Cortar (Cut) y Pegar (Paste) a partir de B1 el rango seleccionado.
Se ha concluido el desplazamiento y se ha desactivado la orden.
Página: 46
4.2.4 Borrado - Eliminación

Es la eliminación del contenido de un rango, por lo cual se puede suprimir Notas,
Contenido, Formatos, o Todo.
Procedimiento:
 Selección del Rango a Eliminar, Suprimir, Borrar.
 Varias alternativas como Borrar:
 Presionar tecla Del, Delete, Supr.
 Menú Inicio (Home)
Seleccione el rango a Borrar (borde intermitente), C9:C11.
Elegir de cualquiera de los sistemas el Borrado del rango determinado.
Página: 47
El resultado es el borrado del contenido del rango, como a continuación se ilustra.
Se recomienda efectuar ejercicios aplicando teclas rápidas.
Página: 48
Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Inserción, eliminación de filas y columnas
5 Inserción, eliminación de filas y columnas

La inserción y la eliminación tanto de filas como de columnas en una hoja electrónica
se las realiza muy a menudo. Excel proporciona varias herramientas tanto para
aumentar, como para quitar o eliminar columnas o filas. Este proceso es sencillo y
muy útil, como a continuación se indica.
5.1.1 Insertar filas
Es el proceso de aumentar filas, en cualquier parte de la hoja de cálculo, y se la realiza
de la siguiente forma:
 Colocar en la posición donde quiere insertar una o varias filas. En el ejemplo,
se insertará a continuación de la fila 2 (MARTES), una fila. Es importante la
selección de LA FILA.
 Posteriormente con el botón derecho del mouse activamos el menú y elegimos

Insertar (Insert)
 O también podemos elegir del menú Inicio (Home) la opción Insertar

(Insert)
Página: 49
 Con cualquiera de las dos opciones automáticamente se ha insertado una fila

en toda la hoja de cálculo.
Es importante tomar en cuenta que al insertarse la fila/filas nuevas se ubicaron en la

parte superior.
 Para insertar más de una fila, hay que seleccionarlas por cualquier sistema y seguir
el mismo procedimiento.
5.1.2 Eliminación de filas
Se refiere a quitar filas (eliminar). El procedimiento es similar al estudiado en el tema
anterior, con la diferencia que se elimina la o las filas seleccionadas:
 Seleccionar dos filas (2 y 3).
Página: 50
 Del Menú Inicio (Home), opción Eliminar filas de hoja (Delete Sheet
Rows), y se eliminan las dos filas o, con el uso del Menú contextual, botón
derecho del Mouse y seleccionar Eliminar (Delete).
 Usando cualquiera de las dos opciones, el resultado es el siguiente:
Página: 51
5.1.3 Insertar columnas

Consiste en incluir, insertar una o varias columnas en cualquier sitio de la hoja de
cálculo. El procedimiento es similar al empleado para filas, con la diferencia que
ahora se selecciona Columna/Columnas (Columns).
Para indicar su procedimiento, se ilustra con un ejemplo a continuación:
Se inserta una columna delante de la columna A. Esto significa que se ubica en A y

delante se creará una columna vacía, en blanco.
 Colóquese en la posición determinada para la inserción de la columna. En nuestro
ejemplo seleccione la columna A.
Elija del menú Inicio (Home), la orden Insertar (Insert) y luego elija Insertar
columnas de hoja (Insert Sheet Columns).
Página: 52
 Sé ha conseguido el objetivo (incluir una columna en el lugar seleccionado).
 Se puede también utilizar el Menú Contextual.

 Para más de una columna, se seleccionan las columnas requeridas y se repite todo
el procedimiento como para una columna.
 El menú contextual presenta la ventana, donde se escoge Insertar (Insert).
Página: 53
 El resultado es el mismo que el anterior.
5.1.4 Eliminación de columnas

Suprime una o varias columnas de acuerdo a la selección realizada. Su diferenciación
consiste en la selección. El método es muy similar a la eliminación de filas, con la
variación que se escoge la de columnas para la presente ilustración.
 Seleccionar la o las columnas a eliminar. Pueden ser secuenciales o alternadas
para lo cual se utilizará la combinación de teclas de selección alternada (CTRL) y
selección, o secuencial.
 En el ejemplo se eliminará las columnas B y D.
 Del menú Inicio (Home), seleccionar la orden Eliminar (Delete) y luego
elegir Eliminar Columnas de hoja (Delete Sheet Columns)
Página: 54
 El resultado será:
 Se eliminó y se procedió a la reagrupación como se muestra en el gráfico anterior

quedando las columnas A y B.
Página: 55
Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Cambio de ancho y alto de filas y columnas
6 Cambio de ancho y alto de columnas y filas

6.1.1 Cambiando al ancho de columnas
Para cambiar el ancho de una columna, arrastrar el borde situado a la derecha del
título de la columna hasta obtener el ancho deseado.
6.2 Cambiar el alto de la fila

Para cambiar el alto de una columna, arrastrar el borde inferior del título de la fila
hasta que tenga el alto deseado.
6.3 Definir el ancho de la columna o alto de la fila predeterminada

1. Clic en el menú Inicio (Home). Elegir Formato (Format).
Página: 56
Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Cambio de ancho y alto de filas y columnas
2. A continuación, clic en Alto de fila (Row Height).
3. Si deseamos cambiar el ancho de la columna, procedemos de una forma similar a

la usada en fila, así:
4. A continuación, clic en Ancho de Columna (Column Width).
Página: 57
Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Formato de celdas
7 FORMATO DE CELDA
Microsoft Excel ofrece diversas opciones de formato para destacar los datos, o bien, para
que las hojas de cálculo sean más fáciles de leer y que tengan una apariencia más atractiva.
Es posible asignar formato a las celdas de la hoja de cálculo antes o después de ingresar los
datos. Por ejemplo, se puede introducir un rango de celdas y luego asignarle el formato
para que el rango aparezca en negrita. O bien, si aplica el formato de negrita al rango de
celdas, cualquier dato que se introduzca en dicho rango estará en negrita al introducirlo.
Los formatos de una celda son entidades independientes de los datos contenidos en la
misma. Es posible copiar en otras celdas los formatos de celda y modificarlos de manera
independiente de los datos que contienen las celdas.
Dar formato a una hoja de trabajo implica realizar cambios de los contenidos de las celdas y
en las líneas de división de la hoja. Sin formato, una hoja de cálculo llena de datos podría
parecer un mar de datos sin sentido. Para hacer que la información importante destaque, se
puede modificar la apariencia de los números y del texto dándoles formato con negrita y
cursiva, o añadiendo signos de moneda y comas. Se puede seleccionar nuevas fuentes y
tamaños de fuentes, ajustar la alineación de los datos dentro de las celdas y agregar colores,
diseños, bordes e imágenes. Utilizar con prudencia estos elementos de formato ayuda a
reforzar la imagen de una empresa o del estilo personal.
7.1.1 Asignación y Eliminación de Formatos
El grupo Celdas (Cells) del menú de Inicio (Home) controla la mayoría de los formatos
que se aplican a las celdas de las hojas de cálculo. Formatear es fácil: Basta con
seleccionar la celda o el rango y elegir las órdenes apropiadas del menú Formato
(Format). Por ejemplo, para aplicar un formato numérico a las celdas B4:F10, se deben
seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar las celdas B4:F10.
2. Desde el menú Inicio (Home), seleccionar Formato (Format)
3. Posteriormente elegir Formato de Celdas (Format Cell)
4. Del menú elegir la ficha Número (Number), si no está activa.
5. Desde el cuadro de lista Categoría (Category), seleccionar Moneda (Currency).
6. Introducir un 2 en el recuadro Posiciones decimales (Decimal places).
7. Pulsar Aceptar (Ok) para volver a la hoja de cálculo
Como se puede observar en la Figura, Microsoft Excel modifica los números de las celdas
seleccionadas visualizando los valores en formato monetario (se puede incrementar el
ancho de las columnas para observar los valores en formato monetario).
Una celda formateada permanece así hasta que se aplique un nuevo formato o se borre el
que posee. Cuando se sobrescribe o se edita un dato de entrada, no se necesita volver a
formatear la celda.
Página: 58
En el Libro1 los datos se visualizan en sus formatos por omisión. En el Libro2 a hoja de
cálculo formateada es más fácil de leer.
7.1.2 Formateo con barra de herramientas
La Figura muestra el grupo Portapapeles (Clipboard), del Menú Inicio (Home) que
contiene el botón Copiar formato (Format Painter). Este botón permite copiar formatos
desde celdas seleccionadas a otras celdas y hojas de cálculo en el libro de trabajo activo e
incluso en otros libros de trabajo.
Para copiar formatos a otras celdas, seguir estas instrucciones:
1. Seleccionar la celda o celdas desde las que desea copiar sus formatos.
2. Pulsar el botón Copiar Formato (Format Painter) (junto al puntero aparecerá un
pequeño icono en forma de brocha).
3. Seleccionar la celda o celdas donde desea copiar los formatos.
Botón para copiar el formato de una celda a otra.
Página: 59
Si se copian formatos desde un rango de celdas y después se selecciona una única celda
para pegar, Copiar formato (Format Painter) pega el rango de formatos completo desde
la celda seleccionada hacia abajo y hacia la derecha. Sin embargo, si se selecciona un
rango de celdas cuando se pega formatos, Copiar formato (Format Painter) sigue la
forma del rango copiado. Si el rango que se desea formatear tiene una forma diferente a la
del rango copiado, el patrón es repetido o truncado, según sea necesario.
7.1.3 Aplicación de Estilos (Autoformatos)
Página: 60
Se puede ahorrar mucho tiempo utilizando la orden Estilos (Syles) del menú Inicio
(Home). Los formatos automáticos de Excel son combinaciones predefinidas de formatos:
numéricos, fuentes, de alineación, de bordes, de diseños, de anchura de columnas y de
altura de filas.
Utiliza las fórmulas y rótulos de texto existentes para la determinación de los formatos a
aplicar. Se pueden usar otras órdenes de formato, para ajustar la presentación completa.
En caso de no estar de acuerdo con el resultado obtenido, se puede seleccionar Deshacer
Autoformato (Undo) desde el menú Edición (Edit), y después tratar de añadir columnas o
filas en blanco para desplazar las áreas que no se desea que modifique Autoformato.
También se puede seleccionar únicamente las regiones de la hoja de cálculo sobre las que
se desea que Autoformato tenga efecto.
Para utilizar la orden Autoformato, se tienen que seguir estos pasos:
1. Ingresar datos en la hoja de cálculo.
2. Especificar la región activa seleccionando cualquier celda del grupo de celdas que
desea formatear (la región activa es el bloque continuo de celdas que contiene la
celda activa y está limitado por columnas en blanco, filas en blanco o los bordes de
la hoja de cálculo. Autoformato determina automáticamente la región activa y la
selecciona). Alternativamente, puede seleccionar el rango de celdas que desea
formatear.
3. Desde el menú formato (Format), seleccionar la orden Autoformato (Autoformat).
La selección de celdas se expande para incluir los datos de la región activa, y
aparece un cuadro de diálogo como el mostrado en la Figura.
4. En el cuadro de diálogo Autoformato (Autoformat), pulsar Opciones (options) para
la visualización de la sección Formatos a aplicar (Formats to apply) (si se pulsa una
opción para anular un tipo de formato, el casillero Muestra se cambia para reflejar
esto).
Página: 61
5. Seleccionar un formato desde la lista Formato de tabla y después pulsar Aceptar

(Ok).
6. Seleccionar una celda fuera de la tabla para anular la selección de la región activa y
observar los efectos de sus cambios.
El cuadro de diálogo Autoformato ofrece una selección de formatos predefinidos que se

pueden aplicar a los datos de la hoja de cálculo.
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7.1.4 Cómo dar formato a un número utilizando el cuadro de diálogo Formato de

celdas
Para cambiar el formato de números de una celda a otro formato de números
predeterminado, se tiene que elegir la opción Celdas (Cells) del menú Formato (Format), o
bien, la opción Formato de celdas del menú contextual y luego seleccionar la etiqueta
Número.
Microsoft Excel viene con formatos de contabilidad con los símbolos de la moneda de casi
todos los países del mundo incorporados. Los formatos de contabilidad mantienen el
símbolo de la moneda a la izquierda de la celda, muestran los valores negativos según como
esté la Configuración Regional de Panel de Control, pueden estar entre paréntesis, o el
signo negativo a la izquierda o derecha del valor.
A continuación se podrá mirar cómo de una manera rápida y visual, tal como se puede
apreciar en la Figura, de los pasos que se deben seguir, para lograr el cometido.
1. Seleccionar la celda o el rango que contenga el número o los números a los que se
quiera dar el formato.
2. Hacer clic en el menú Formato (Format) y después en Celdas (Cells).
3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Número (Number).
4. Hacer clic para seleccionar una categoría (Category).
5. Seleccionar las opciones de formato que se quiera aplicar.
6. En el cuadro Muestra (Sample) aparecerá una vista previa de las selecciones.
7. Hacer clic en Aceptar (Ok).
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Página: 64
7.1.5 Cambiar estilos de las fuentes

Una fuente (Font) es una colección de caracteres alfanuméricos que comparten la misma
tipografía, o diseño, y que tienen características similares. La mayoría de las fuentes están
disponibles en una gran variedad de tamaños. El tamaño de cada carácter de la fuente se
mide en puntos (aproximadamente el 1/72 de una pulgada). Se puede utilizar cualquiera de
las fuentes que estén instaladas en la computadora, pero la predeterminada es la Times New
Roman de 10 puntos.
7.1.6 Cambiar la fuente y el tamaño de la fuente utilizando el cuadro de diálogo
Formato de celdas
1. Seleccionar la celda o el rango que contenga los datos a los que se quiere dar formato
con nueva fuente o tamaño de fuente.
2. Hacer clic derecho con el botón del ratón y después hacer clic en Formato de celdas
(Format cells).
3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Fuente (Font).
4. Seleccionar la fuente (Font) que se quiera utilizar.
5. Seleccionar el estilo de fuente (Font Style).
6. Seleccionar el tamaño de fuente (Size) que se quiera.
7. Seleccionar cualquier otro efecto adicional (Effects).
8. Mirar la vista previa (Preview) de las selecciones que se hayan realizado.
Página: 65
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7.1.7 Cambiar la alineación utilizando el cuadro de diálogo Formato de celdas

1. Seleccionar la celda o el rango que contenga los datos cuya alineación se quiera
modificar.
2. Hacer clic derecho y después hacer clic en Formato de celdas (Format celss).
3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Alineación (Alignment).
4. Hacer clic en la flecha de lista desplegable Horizontal y seleccionar una alineación.
5. Hacer clic en la flecha de lista desplegable Vertical y seleccionar una alineación.
6. Seleccionar una orientación haciendo clic en uno de los puntos del mapa de orientación
(Orientation) o hacer clic en la flechas Grados que apuntan hacia arriba o hacia abajo.
7. Si fuese necesario, hacer clic en una o más de las casillas de verificación de la selección
Control del texto (Text control).
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7.1.8 Controlar el fluido de texto dentro de una celda

1. Seleccionar una celda o rango que contenga el texto que se quiera ajustar.
Página: 68
2. Hacer clic con el botón derecho del ratón y seleccionar Formato de celdas (Format
cells).
3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Alineación (Alignment).
4. Hacer clic en una o más casillas de verificación de la sección Control del texto (Text
control).
 Ajustar texto (Wrap text), ajusta el texto a múltiples líneas dentro de la celda.
 Reducir hasta ajustar (Shrink to fit), reduce el tamaño de los caracteres para que se
ajusten dentro de la celda.
 Combinar celdas, combina las celdas (Merge cells) seleccionadas dentro de una
sola celda.
5. Hacer clic en Aceptar (Ok)
Página: 69
7.1.9 Cambiar el color del texto con el cuadro de diálogo Formato de celdas
1. Seleccionar la celda o el rango que contenga el texto cuyo color se quiera modificar.
(Format cells).
3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Fuente (Font).
4. Hacer clic en flecha de lista desplegable Color y después en el color que se quiera
utilizar.
5. Mirar la vista previa (Preview) de la selección.
Página: 70
7.1.10 Elegir un color de relleno y una trama utilizando el cuadro de diálogo

Formato de celdas
1. Seleccionar la celda o el rango al que se quiera dar formato con un color de relleno o
trama.
(Format cells).
3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Tramas (Patterns).
Página: 71
4. Hacer clic en el color que se quiera utilizar.

5. Hacer clic en la flecha de la lista desplegable Trama (Pattern) para visualizar las
tramas disponibles y después en la trama que se vaya a utilizar o en la otra paleta de
colores.
6. Mirar la selección en el cuadro Muestra (Sample).
7. Hacer clic en aceptar (Ok).
Página: 72
7.1.11 Aplicar un borde con el cuadro de diálogo Formato de celdas

1. Seleccionar la celda o el rango al que se quiera aplicar bordes, o para seleccionar toda la
hoja de trabajo, hacer clic en el botón Seleccionar todo (Select all).
(Format cells).
3. Si fuese necesario, hacer clic en la etiqueta Bordes (Borders).
4. Seleccionar un tipo de línea de la lista Estilo (Style).
5. Si se desea un borde en la parte exterior de una celda o rango, o líneas dentro de un
rango de celdas, hacer clic en la opción Contorno o Interior (Outline o Inside). Si lo
que se quiere es quitar un borde, hacer clic en la opción Ninguno (None).
6. Para elegir las otras opciones de Borde disponibles, hacer clic en uno de los botones de
Borde (Border) o hacer clic, dentro del cuadro Borde, donde se quiera que aparezca el
borde.
7. Hacer clic en la flecha de lista desplegable Color y después en uno de los colores para
el borde que se haya seleccionado.
Página: 73
Página: 74
Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Fórmulas: Operadores y Operandos
8 FÓRMULAS: OPERADORES Y OPERANDOS

Teniendo claro cómo crear fórmulas, el tema de estudio de operadores nos permite conocer
los diferentes signos que estructuran las fórmulas.
8.1 Operadores
Los operadores que se utilizan en Excel son signos para estructurar determinadas
operaciones o fórmulas; sumar dos números, comparar elementos, etc.
Los operadores pueden clasificarse en cuatro grupos.
 Aritméticos
 De comparación
 Texto
 Referencias
8.1.1 Aritméticos
Estos ejecutan operaciones matemáticas básicas con valores numéricos, como son las
sumas, restas, divisiones, multiplicaciones, etc., basado en los siguientes signos:
+ suma
resta
* multiplicación
/ división
^ exponencial
% porcentaje
Suma
Ejemplo de suma, realizar la operación de B1+C1 y (2+3)
Observar que se está sumando celdas y se antepone el signo = para identificar en Excel el
ingreso de una fórmula u operación.
Se va a realizar otra suma (2+3), pero ejecutando la operación en una misma celda (B1).
Página: 75
La misma resta como otro ejemplo, pero realizada en una misma celda.
Multiplicación
Se ilustra con dos ejemplos de similar concepto que los anteriores.
Página: 76
División
Ilustración con dos ejemplos.
Exponencial
Se indica su funcionamiento con dos ejemplos prácticos, sencillos y de fácil manejo y
comprensión.
Página: 77
Porcentual
Se ilustra con dos ejemplos.
8.1.2 De comparación
Operador Significado Ejemplo
< Menor que A1 < B1
<= Menor o igual que A1 <= B1
> Mayor que A1 > B1
>= Mayor o igual que A1 >= B1
<> Diferente A1 <> B1
= Es igual a A1 = B1
Son aquellos que producen valores lógicos. Permiten inspeccionar dos valores y llegar a
una conclusión de su valor relativo VERDADERO (True) O FALSO (False).
Ejemplos prácticos de aplicación.
Mayor que (b3 > c3), la respuesta es un verdadero o falso, o cualquier otra aplicación en
función de la respuesta
Página: 78
Menor que (b3<c3)
Página: 79
Igualdad
Desigualdad
Página: 80
Como se puede apreciar en los ejemplos presentados su utilización es realmente fácil.

8.1.3 Texto
Existe en la actualidad un solo operador de texto y es el Ampersand (&). Sirve para unir
dos o más valores de texto, funciones, etc.
Ejemplo de aplicación.
En el ejemplo anterior se presenta la unión de:
FABI & AN dando como resultado la palabra completa FABIAN.
Página: 81
MOTO&NIVELADORA MOTONIVELADORA
AEREO&PUERTO AEREOPUERTO.
De referencia
Son aquellos que representan rangos de celdas, como por ejemplo A2:C5
Ejemplo de aplicación
Se aplicó Suma en el rango B3:B5
Página: 82
8.1.4 Prioridad de los operadores

En la utilización de operadores en fórmulas complejas, sin separador de paréntesis, existe
en Excel una prioridad de ejecución en lo que se refiere a operadores y es la siguiente:
Símbolo Operación
: Dos puntos
, Coma
Un espacio
- Negación
% Porcentaje
^ Exponente
*/ Multiplicación, División
+- Suma, Resta
& Unión de texto
=;< >; <=; >=,<> Comparación
8.2 Uso de direcciones absolutas

Cuando se necesita copiar una fórmula, por defecto esta es relativa. Esto significa, que al
ser copiada, la fórmula mantiene la relación de casilleros, resultando en un error.
Para solucionar este inconveniente, se debe modificar a la fórmula original, donde algunas
de sus partes deben ser referencias de manera absoluta.
Ubicación del Comando
Este comando se ejecuta al presionar la tecla F4 en la parte de la fórmula que nos interesa
modificar.
Pre - requisitos
Es necesario que exista un documento con las siguientes características:
 Listado de datos.
 Datos que interesa relacionar.
Página: 83
 Fórmula existente.
Proceso
Se ubica en la línea de comando, exactamente en la parte de la fórmula, y se presiona F4.
Luego, se hace clic con el ratón en el visto bueno de la barra de fórmulas o Enter.
Supongamos que en el ejercicio calculamos la fórmula del porcentaje de asistencias del

primer alumno, que es la asistencia del alumno dividido para la asistencia del curso, en la
celda F4 hacer =D4/H4.
Para calcular el porcentaje respectivo, del resto de alumnos, basta con copiar esta fórmula,
pero si intenta el resultado es erróneo.
Al copiar la fórmula para el segundo alumno, la referencia relativa de las asistencias del
alumno está correcta, pero la referencia de asistencias del curso esta en el casillero H5. Si
se observa en el casillero H5 está en blanco, y al ser dividido para en blanco se entiende
que es igual que 0 y aparece el error de este tipo.
Página: 84
Una solución es hacer de una en una las fórmulas, con la correspondiente pérdida de
tiempo.
Otra solución es copiar las asistencias del curso para cada alumno el mismo dato, con el uso
ineficiente del sistema.
Entonces, lo correcto es transformar en absoluto la referencia de la fórmula solo a las
asistencias del curso. Luego, se copia de nuevo la fórmula para el resto de datos.
Opciones
Existen 3 formas de referencias absolutas de una fórmula:
1. Absoluto a toda la referencia. Ejemplo $D$4.
2. Solo la fila como referencia absoluta. Ejemplo D$4.
3. Solo la columna como referencia absoluta. Ejemplo $D4.
Ejercicios
Preparar una hoja con los requisitos dados:
1. Calcular el porcentaje de asistencias del primer alumno, hacer absoluto y copiar esta
fórmula para el resto del curso.
2. Calcular en dólares, el precio de cada uno de algunos artículos que debe preparar con
precios en sucres. No olvidando utilizar las direcciones absolutas, como corresponde.
8.2.1 Referencia a celdas en fórmulas
Excel tiene 255 columnas y 65536 filas, las columnas están nombradas con letras de la A a
la IV, mientras que las filas están numeradas desde el 1 al 65355. Cada celda tiene una
dirección o referencia que está formada por la columna y la fila. La dirección o referencia
de la celda activa aparece en la parte izquierda de la barra de fórmulas como se ve en la
figura siguiente, en la que la celda activa es la AH5:
Página: 85
En la construcción de fórmulas, para referirse a una celda se debe usar la referencia de la

misma; por ejemplo:
=B7 *B8
8.2.2 Uso de rangos
Es común que en muchas fórmulas se haga referencia a un conjunto de celdas, en este caso
dicho conjunto se conoce como rango. El rango es el conjunto de celdas comprendido entre
dos celdas y se expresa por la referencia de las celdas separada por dos puntos. Por
ejemplo el rango de celdas A2:C5 hace referencia a las celdas comprendidas entre la celda
A2 y C5; en la siguiente figura se usa la función suma para calcular la suma de todas las
celdas de este rango:
Algunas funciones permiten especificar más de un rango como argumento, por ejemplo la
función suma como se muestra a continuación:
Página: 86
Las referencias de las celdas o de los rangos en las fórmulas pueden ser escritas en
mayúsculas o minúsculas, Excel transforma a mayúsculas.
8.2.3 Referencia a celdas o rangos que se encuentran en otras hojas del mismo
libro
Si la celda o rango se encuentran en otra hoja del mismo libro, se debe usar el nombre de la
hoja seguido del caracter ! y la dirección de la celda:
También se puede sumar usando la función, así:
Página: 87
En el ejemplo de la figura se tiene un libro con tres hojas: SIERRA, Datos Costa y
Resumen Nacional. En la celda B3 de la hoja Resumen nacional se a escrito la fórmula
=SIERRA!B12 + „Datos Costa‟!B6.
En esta fórmula observe que si el nombre de la hoja consta de varias palabras debe ir entre
comillas simples como en el caso „Datos Costa‟!B6.
Si se necesita referirse a rangos de celdas que se encuentran en otras hojas, deben escribirse
los rangos a continuación de los nombres de las hojas como en el siguiente ejemplo:
La fórmula de la celda B3 de la hoja Resumen nacional es:

=SUMA(SIERRA!A7:C10;‟Datos Costa‟!B2:B4)
=SUM(SIERRA!A7:C10;’Datos Costa’!B2:B4)
En esta fórmula se está usando la función suma con dos argumentos, el primero hace
referencia al rango A7:C10 de la hoja SIERRA, mientras que el segundo se refiere al rango
B2:B4 de la hoja Datos Costa. El resultado de esta fórmula es la suma de los valores de las
celdas de los dos rangos.
8.2.4 Rangos en múltiples hojas
Cuando el usuario tiene varias hojas con el mismo tipo de datos, puede usar un rango que
haga referencia al mismo conjunto de celdas a través de las hojas. El siguiente ejemplo
muestra un libro con varias hojas y se necesita calcular la suma de los valores de cada hoja:
Página: 88
En la hoja TOTAL COSTA se calcularon los totales de cada año.

En la celda B4, la fórmula usada es:
=ESMERALDAS!E4 + MANABI!E4 + LOSRIOS!E4 + GUAYAS!E4 +
ELORO!E4
Esta fórmula suma todos los valores de las celdas E4 de las hojas comprendidas entre la
hoja ESMERALDAS y ELORO inclusive.
8.2.5 Referencia a celdas en otros libros
Cuando se necesita referirse a celdas que se encuentran en otros libros, es necesario escribir
la referencia completa de la celda, la cual incluye el nombre del libro entre corchetes, la
hoja y la referencia de la celda, como se muestra en el siguiente ejemplo, para el cual se
tienen tres libros, y se calculará una suma haciendo referencia a los valores en los otros dos:
Página: 89
La fórmula de la celda B4 es:

='[Total Costa.xls]Total Costa'!$B$4 + '[Total Sierra.xls]Total Sierra'!$B$4
En esta fórmula, los nombres de los libros aparecen entre corchetes y seguidos de los
nombres de las hojas.
Página: 90
Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Imprimir
9 IMPRIMIR
9.1 Imprimir una hoja de trabajo

Una vez que ha concluido la elaboración de la hoja de trabajo y existe la necesidad de
imprimirla, Excel provee las opciones para especificar la forma como se desea la
impresión:
9.1.1 Configuración de página ( Page setup )

Página de impresión (Page)
Dentro de la opción Imprimir (Printer) seleccione Vista Preliminar (Print Preview)
aparecerá una ventana donde puede elegir Configuración de Página (Page setup) se puede
especificar las características de la página de impresión, la cual, puede hacerse de forma
vertical (Portrait) u horizontal (Landscape). Para seleccionar la opción, basta con
presionar el botón del ratón en el casillero que se encuentra al lado de cada opción. Puede
determinar, además, la escala de impresión (Scaling). Si desea que el área de impresión sea
más grande, aumentar la escala en el recuadro identificado con la leyenda Ajustar al
(Adjust to) , si desea que la impresión se ajuste a una página o a un cierto número de
páginas, registrar el número de páginas en el recuadro identificado con la leyenda Ajustar a
(Fit to) . Puede seleccionar el tipo de papel que va a utilizar, la calidad de impresión y la
numeración de las páginas.
Página: 91
Al especificar estos requerimientos, puede directamente mandar a imprimir, mirar como

saldrá la impresión sin mandar a la impresora o determinar más opciones. Para ello,
presionar un botón de los que se encuentran en el costado superior derecho del cuadro de
diálogo.
Página: 92
Márgenes (margins)
Esta opción, dentro de la Configuración de la página ( page setup ) , permite especificar el
tamaño de los márgenes que va ha tener la página de impresión, los valores que especifique
para los márgenes pueden estar dados en centímetros o puntos. Puede especificar el margen
digitando el número o, simplemente, presionando las teclas que se encuentran dentro de
cada casillero de los márgenes.
Al momento que especifica los valores de cada uno de los márgenes detallados en el gráfico
siguientes, Excel muestra en la hoja que se encuentra en medio del cuadro de dialogo, como
saldrá el contenido de la hoja de acuerdo a los márgenes especificados.
Página: 93
Encabezado y pie de página (header/footer)

En la opción configurar página, existe la opción para especificar los encabezados y el pie de
página que se imprimirá en cada una de las hojas. Si desea registrar el encabezado,
Página: 94
presionar el botón Personalizar Encabezado (Custom header), aparecerá el cuadro de

diálogo en el cual existen tres casilleros en los que se debe registrar el texto que desea que
salga como encabezado; si desea que el texto salga al costado izquierdo de la hoja, utilizar
el recuadro izquierdo; si utiliza el recuadro del centro el texto, saldrá en el centro de la hoja;
si utiliza el recuadro de la derecha el texto, saldrá en el costado derecho de su hoja de
impresión. Se puede utilizar los tres, si así se quiere.
Del mismo modo, si desea especificar el pie de página, presionar el botón Personalizar Pie
de página (Custom footer) , y enviar las mismas instrucciones que para el encabezado. Una
vez que se especifique el encabezado y el pie de página, presionar la tecla Aceptar (Ok).
Página: 95
Hoja (Sheet)
Una de las características importantes dentro de la configuración de la página de impresión
es determinar las condiciones de la hoja de trabajo para la impresión. Se debe especificar el
área de impresión. Muchas veces. no se quiere mandar a imprimir toda la hoja, sino una
parte de ella. En el recuadro identificado como Área de impresión (print area), escribir el
rango de celdas a imprimir (Ej. A1:F40 imprime el área comprendida ente la columna A
hasta la F y entre las filas 1 y 40), si se desea imprimir toda la hoja dejar en blanco este
casillero.
Cuando imprime una hoja y ésta requiere de más de una página de impresión, los títulos de
las columnas sólo aparece en la primera hoja y no en las restantes. Si desea que los títulos
de las columnas o, el título en general de la hoja, aparezca en todas las hojas en el recuadro
identificado con el titulo Repetir filas en extremo superior (Rows to repeat at top) ,digitar
los números de las filas que va a repetir en cada página de impresión.
Puede especificar, además, si desea imprimir las líneas de división, si la impresión desea
solamente en blanco y negro, a pesar que la hoja tenga colores, la calidad de impresión y el
orden de impresión de las hojas.
Página: 96
Vista preliminar
Página: 97
Una vez definida el área a imprimir y especificadas las condiciones para la

impresión, está listo para enviar su trabajo a la impresora, pero, sin embargo, Excel
da la posibilidad de revisar previamente como saldrá impreso el trabajo sin
necesidad de imprimirlo. Esto se puede lograr seleccionando la opción Vista preliminar
(preview) del Botón de Office (Office Button), seleccione la opción Imprimir (Printer) y
escoja Impresión Preliminar (Printer Preview) o simplemente presionando el botón Vista
preliminar que se encuentra en la barra indicada anteriormente.
Página: 98
Excel le muestra la hoja de trabajo como se describe en el gráfico, además, da ciertas

posibilidades como:
El botón Siguiente (Next) permite ver la siguiente página a imprimir.
El botón Anterior (Previous) permite ver la página anterior a la actual.
El botón Zoom modifica el tamaño de la vista, aumentándolo o reduciéndolo para ver toda
la página de impresión.
El botón Configurar (Setup) permite configurar la página de impresión o modificar las
especificaciones de impresión dadas anteriormente.
El botón Márgenes (Margin ) permite especificar los márgenes con los cuales la página de
impresión van a salir.
El botón Salto de página (Page break), a partir de la posición en la que se encuentre el
cursor, crea una nueva página para la impresión.
El botón Cerrar (Close), cierra la vista previa y vuelve el control a la hoja de trabajo
original.
9.2 Imprimir
Una vez que ya se comprobó como saldrá la impresión de la hoja de trabajo,
está listo para imprimir realmente el documento. Para ello, seleccionar la
opción Imprimir ( Print ) o simplemente, presionar la tecla identificada con el
icono Imprimir de la barra de herramientas o, también, presionar las teclas CTRL+P.
Página: 99
Cuando se selecciona la opción de impresión, aparece el cuadro de diálogo que se muestra

en la figura, en el que se debe especificar el tipo de impresora que se va a utilizar. En el
recuadro Nombre (Name) , especifique el nombre de la impresora o seleccionar un nombre
de las impresoras instaladas de la lista que aparece cuando presiona la flecha del extremo
derecho del recuadro.
Puede especificar las páginas que se desea imprimir, si no se desea imprimir todo el
documento. Se puede seleccionar ciertas páginas; para esto, seleccionar la opción Páginas
(pages) del cuadro de diálogo y en los recuadros Desde y Hasta (From to) digitar los
números de página que se desea imprimir.
Página: 100
Se puede, además, especificar el número de copias que se desea o definir si la impresión la

está realizando de la hoja activa o lo va hacer desde otra hoja.
Si ya está listo, presionar el botón Aceptar (Ok) , pero antes asegurarse que la impresora
esté encendida y tenga el papel suficiente para realizar la impresión.
Si no se desea imprimir y se desea salir, presionar el botón Cancelar (Cancel) , con lo que
vuelve el control a la hoja de trabajo original o simplemente presionar la tecla ESC.
Página: 101
Universidad Tecnológica Equinoccial Autorrellenado
10 Autollenado: números y texto

Arrastrando el controlador de relleno de una celda y soltando el botón del Mouse (ratón).
Se podrá: llenar en otras filas o columnas una serie de números o texto, copiar en otras filas
o columnas dichos datos.
Si la celda contiene un número, una fecha o una hora que Microsoft Excel puede extender
en serie, los valores se incrementarán en lugar de copiarse. Por ejemplo, si la celda
contiene "Enero", podrá rellenar rápidamente las demás celdas de una fila o columna con
"Febrero", "Marzo" y así sucesivamente.
10.1 SERIES
Excel dispone de un recurso que puede servir de gran ayuda si se necesita rellenar
automáticamente varios tipos de series. Este recurso se denomina Autollenado, mediante el
cual, Excel comprueba el contenido de las celdas seleccionadas y, dependiendo de ello,
hace una copia literal del contenido o incrementa el valor en las celdas siguientes.
La segunda opción permite generar una serie de valores en un conjunto de celdas, cuando
se requiere crear una serie numérica para determinar la secuencia de elementos de la hoja.
Todo esto, puede hacerlo por medio de las opciones de generación de series y autollenado.
10.1.1 Rellenar
Esta opción de Excel permite autollenar un grupo de celdas con valores generales
colocados en la primera celda de la fila a rellenar. Para ilustrar de mejor manera el
funcionamiento de esta opción, suponga que desea generar una columna con los meses del
año, no es necesario escribir todos, simplemente escribir Enero en la primera celda, luego
colocar el ratón en el vértice inferior derecho de la celda en donde el cursor toma la forma
de un más (+) como se aprecia en la figura.
Arrastrar el selector de la celda tal como se muestra en la Figura al alcanzar la fila 12,
suelte el botón del ratón y observe lo que ocurre.
Página: 102
Las celdas A1 hasta la A12 tienen los meses del año,. Es importante observar que el
rellenado reconoce y hace la distinción entre letras mayúsculas y letras minúsculas,
repitiendo el modelo de escritura de la palabra inicial en las demás celdas.
La opción rellenar no solamente hace este tipo de trabajo, reconoce un número en cualquier
parte del texto y realiza un aumento progresivo de éste en el rango de celdas especificado,
como lo demuestra la Figura anterior.
No importa el texto que se especifique la opción rellenar coloca el texto de acuerdo a lo que
se especifique en el rango, Ver figura anterior.
10.1.2 Crear listas personalizadas
Excel posee una lista de series predefinidas, las cuales son utilizadas por la función rellenar.
Se puede incluir nuevas listas o series personales que a menudo se utilicen. Para activar,
Página: 103
cambiar o crear nuevas listas seleccionar el botón de office (Office Buttom) , luego
hacemos clic en Opciones Excel (Excel Options). Hacemos clic en Opciones avanzadas y,
a continuación, en el botón Editar Listas Personalizadas , y aparecerá
la siguiente ventana.
En el cuadro listas personalizadas (Custom lists), se puede observar las listas que ya se
encuentran incluidas, como los días de la semana y los meses del año.
Si desea crear una nueva lista, seleccionar el elemento NUEVA LISTA (New List), y
presionar el botón Agregar (Add). Al presionar el botón, el cursor aparece en el cuadro
Entradas de lista (List entries). Escribir aquí la nueva serie que se desea incluir,
separando cada elemento con una coma.
Aceptar (Ok), cuando se haya terminado de escribir el último elemento, con lo que se
agrega la nueva lista. En el cuadro Listas Personalizadas aparece ya la nueva lista, junto a
las demás. A partir de ahora, ya se puede utilizar la nueva lista para rellenar las celdas en
su trabajo.
La función rellenar trabaja desde cualquiera de los elementos de la lista, si se selecciona un
número de celdas mayor al de los elementos de la lista, las celdas sobrantes se rellenan con
los valores restantes de la lista. Esto demuestra que la función rellenar es una función
cíclica.
Se puede también rellenar celdas con valores numéricos, lo que se conoce con el nombre de
Series.
10.1.3 Series de rellenado
Al trabajar con números, la función Rellenado permite configurar una serie que será creada
por medio de la orden Series (Series).
Página: 104
Esta opción opera tomando como base solamente una celda inicial y, aplicando en las
demás celdas, el resultado de la configuración realizada por el usuario. Para entender mejor
su funcionamiento, se puede desarrollar el siguiente ejemplo:
- En la celda A1 ingresar el número 5,
- Seleccionar el rango de A1 hasta A10,
- Series (Series)
- En el cuadro de diálogo, especificar el valor con el cual desea que se incremente la
serie (Step value)
- Indicar el límite y el valor máximo que debe alcanzar la serie (Stop value)
- Especificar si el llenado se lo hace en la fila o en la columna (Rows/Columns)
- Seleccionar el tipo de incremento (Lineal, geométrica, fecha o autorelleno) (Type)
- Aceptar y ver lo que obtiene (Ok):
Página: 105
Mirar lo que sucede si al mismo valor ahora se le aplica el tipo de rellenado Geométrico
(Growth).
Ahora observar lo que pasaría si la celda inicial contendría una fecha y en tipo de rellenado
escogiera Cronológica (Date).
Página: 106
Página: 107
Universidad Tecnológica Equinoccial Gráficos
11 GRAFICOS
Una de las mejores herramientas que provee Excel es la de crear gráficos basándose en los
datos ingresados y calculados por la hoja, porque es una forma sencilla de entender los
valores registrados, ya que de otra forma, tal vez, le llevaría mucho tiempo leerlos y
analizarlos.
Excel puede crear gráficos de diversos tipos, formatos y posiciones dentro del libro de
trabajo, o, en una hoja exclusiva de gráfico. Cuando el gráfico es creado dentro de la
misma hoja de trabajo, se dice que es un gráfico incrustado.
Excel permite básicamente hacer dos tipos de gráficos, los gráficos circulares y los gráficos
de barras. De estos dos tipos se desprenden los demás tipos de gráficos. Tal vez se
pregunte cuando utilizar un tipo y cuando utilizar el otro. La respuesta es muy sencilla, si
lo que se desea es representar gráficamente los valores de una variable de datos, se puede
utilizar cualquiera de las formas, pero si se desea representar más de una variable de datos,
lo más aconsejable y correcto es utilizar cualquier forma de los gráficos tipo barras o
columnas.
11.1 Creación de Gráficos
Para crear un gráfico dentro de Excel, seleccionar previamente el área de datos de la hoja
de trabajo, datos que serán representados en el gráfico.
Luego de la ficha Insertar (Insert) elegir el tipo de gráfico que desea generar, elegir el
subtipo y automáticamente se generará el gráfico.
El gráfico ha sido terminado, pero, sin embargo, puede tener la sensación de que le falta
algo, puede ser que desee mejorar la presentación, o, mejor, si le pone un color de fondo.
Excel permite mejorar la presentación de su gráfico. Para ello, simplemente presionar el
botón del ratón sobre el gráfico, inmediatamente se dispone de las fichas Diseño (Design),
Presentación (Layout) y Formato (Format) con una lista de botones de dónde se puede
establecer los cambios en el gráfico generado.
Página: 108
Universidad Tecnológica Equinoccial Gráficos
Para eliminar los gráficos solamente se debe hacer clic con el ratón sobre el gráfico y
presionar la tecla Suprimir.
Página: 109
Universidad Tecnológica Equinoccial Funciones: Asistente
12 Funciones
12.1 Asistente de Funciones
En Microsoft Excel puede crearse una amplia diversidad de fórmulas, desde fórmulas que
ejecuten una simple operación aritmética hasta fórmulas que analicen un modelo complejo
de fórmulas.
Una fórmula puede contener funciones, que son fórmulas predefinidas que ejecutan
operaciones simples o complejas. Para ejecutar simultáneamente varias operaciones y que
se genere uno o varios resultados.
Todas las funciones tienen un nombre que comienzan con el carácter = y requieren de uno
o varios argumentos (que se ingresan entre paréntesis) que pueden ser datos de naturaleza
diversa según el caso y/o la función.
Se puede ingresar una función de memoria en una celda, de la siguiente manera:
1. Utilizar el icono para asistente de funciones que se encuentra en la barra de
herramientas, y clic en el icono .
Página: 110
2. Escoger la categoría de función (Or select a category) (Matemática y trigonométrica y

el nombre de la función (cos), y, clic en aceptar (OK).
3. Ingresar el argumento requerido, en este caso el valor de un ángulo. Clic en aceptar
(Ok).
En la hoja de Excel es presentado el resultado.
Página: 111
Página: 112
Universidad Tecnológica Equinoccial Funciones: matemáticas
12.2 Funciones matemáticas
RAIZ(número) Devuelve la raíz cuadrada de un número.

SQRT(número)
REDONDEAR(número, num_de_decimales) Redondea a un número de decimales

especificado.
ROUND(número, num_de_decimales)
SUMA(número1, número2, ...) Suma de argumentos.
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SUM(número1, número2, ...)
SUMAR.SI(Rango del Criterio; Criterio; Rango de Suma) Suma las celdas

especificadas de acuerdo a una condición o criterio
SUMIF(Rango del Criterio; Criterio; Rango de Suma)
Página: 114
SUMAR.SI.CONJUNTO (rango_suma, rango1_criterio, criterio1, rango2_criterio,

criterio2…) Suma las celdas del rango_suma siempre y cuando las celdas de
rango_criterio cumplan con las condiciones de criterio. Es decir es una suma con
múltiples condiciones
SUMIFS (sum_range; rango1_criterio, criterio1, rango2_criterio, criterio2…
=SUMAR.CONJUNTO.SI(C2:C9;B2:B9:”Enero”;D2:D9;”Juan”)
PRODUCTO(número1, número2,…) Multiplicación de argumentos.
PRODUCT(número1, número2,….)
Página: 115
También se puede usar de la siguiente manera:
POTENCIA(número, elevado) Retorna el resultado de un número elevado a una potencia

POWER(número, elevado)
Ejemplo: Para obtener la raíz cúbica de un número será de la siguiente forma:
Página: 116
ALEATORIO() Retorna un número aleatorio mayor igual a cero y menor que uno
RAND()
ALEATORIO.ENTRE(número inicial, número final) Retorna un número aleatorio entre

un número inicial y un número final ingresados.
RANDBETWEEN(número inicial, número final)
Ejemplo: Si queremos generar números aleatorios entre los valores 100 y 200, usaremos la
función de la siguiente forma:
Página: 117
Universidad Tecnológica Equinoccial Funciones: estadísticas
12.3 Funciones Estadísticas
MAX(número1, número2, ...) Devuelve el mayor número de la lista. Se usa la misma

función en lenguaje español y en lenguaje inglés.
MAX(número1, número2, ...)
También se puede usar la función de la siguiente forma:
MIN(número1, número2, ...) Devuelve el menor número de la lista. Se usa la misma

función en lenguaje español y en lenguaje inglés.
MIN(número1, número2, ...)
Página: 118
PROMEDIO(número1, número2, ...) Devuelve el promedio de los argumentos.

AVERAGE(número1, número2, ...)
Página: 119
Promedio condicionado
PROMEDIO.SI(rango; condición; rango_promediarse). Halla el promedio de las
celdas rango_promediarse si las celdas rango cumplen con la condición
AVERAGEIF(rango; condición; rango_promediarse)
Ejemplo:
=PROMEDIO.SI(D2:D9;”Juan”;C2:C9)
Página: 120
Promedio con condiciones múltiples

PROMEDIO.SI.CONJUNTO(rango_promediarse; rango1; condición1; rango2;
condición2; …). Halla el promedio de los valores de las celdas rango_promediarse, si las
celdas rango1, rango2,… cumplen con las condiciones condición1, condición2, …
respectivamente.
AVERAGEIFS(rango_promediarse; rango1; condición1; rango2; condición2; …)
PROMEDIO.SI.CONJUNTO(C2:C9;D2:D9;”Juan”;B2:B9;”enero”)
CONTAR(número1, número2, ….) Cuenta el número de celdas que contienen números

y números dentro de una lista de argumentos.
COUNT(número1, número2, ….)
Página: 121
CONTAR.SI(rango, criterio) Cuenta las celdas especificadas de acuerdo a una

condición o criterio
COUNTIF(rango, criterio)
Página: 122
CONTARA(valor1, valor2, …) Cuenta el número de celdas que no están vacías y los

valores que están dentro de una lista de argumentos.
COUNTA(valor1, valor2, …)
Página: 123
CONTAR.SI.CONJUNTO(rango1; criterio1; rango2; criterio2; …)

COUNTIFS(rango1; criterio1; rango2; criterio2; …)
MODA(número1, número2, …) Retorna el valor que se repite con mayor frecuencia.

MODE(número1, número2, …)
Página: 124
DESVEST(número1, número2, …) Devuelve la desviación estándar de una lista de

argumentos.
STDEV(número1, número2, …)
Página: 125
Página: 126
MEDIANA(número1, número2, …) Retorna la mediana de una lista de argumentos ó el

valor medio que se encuentra en una lista de argumentos.
MEDIAN(número1, número2, …)
Página: 127
Página: 128
Universidad Tecnológica Equinoccial Funciones: lógicas
12.4 Funciones Lógicas
SI(expresión lógica; respuesta por verdad; respuesta por falso)

IF(logical_test;value_if_true;value_if_false)
La función lógica permite escoger una alternativa de entre dos posibles.
El resultado de la expresión lógica es verdadero (true) o falso (false); en el caso de que sea
verdadero, se ejecuta la acción que se indica en respuesta por verdad; en el caso de que sea
falso, se ejecuta la acción que se indica en respuesta por falso.
En respuesta por verdad y en respuesta por falso puede indicarse:
 Texto encerrado entre comillas
 Constantes enteras o reales
 Asignación de celda indicando columna más fila
 Expresiones aritméticas utilizando constantes, celdas y operadores aritméticos.
Ejemplos:
Si celda A1 contiene: 15
Celda A2 contiene: 10
Y si en la celda A3 se escribe la función:
=SI(A1 > A2; “Mayor A1”;”Menor A2”)
=IF(A1 > A2; “Mayor A1”;”Menor A2”)
Tiene como acción que en la celda A3 se almacena el texto Mayor A1

Pero si en la celda A3 se escribe la función:
=SI(A1 > A2;A1;A2)
Página: 129
=SI(A1 > A2;A1;A2)
Tiene como acción que en la celda A3 se almacena el numero 15

Además si en la celda A3 se escribe la función:
=SI(A1 > A2; A1+A2; A1-A2)
=IF(A1 > A2; A1+A2; A1-A2)
Tiene como acción que en la celda A3 se almacena el valor 25 que es el resultado de la

suma de las celdas A1 más A2.
Página: 130
Y(condición1; condición2;….;condición n) Esta función es usada conjuntamente con la

función if, y nos sirve cuando tenemos dos o más condiciones que queremos que se
cumplan para que ejecute la respuesta por valor verdadero, caso contrario ejecutará por
valor falso.
IF(AND(condición1; condición2;….;condición n); respuesta por verdad; respuesta
por falso)
Si celda G3 contiene un valor superior o igual a 21; Y
Si Celda H3 contiene un porcentaje superior o igual a 70%
Entonces:
Como tenemos dos condiciones, únicamente si se cumplen las dos condiciones, por valor
verdadero: Aprobará, por valor falso: Reposición.
La función se escribe de la siguiente manera:
=SI(Y(G3>=21;H3>=70%);”Aprueba”;”Reposición”)
=IF(AND(G3>=21;H3>=70%);”Aprueba”;”Reposición”)
Ejemplo:
O(condición1; condición2;….;condición n) Esta función es usada conjuntamente con la

función if, y nos sirve cuando tenemos dos o más condiciones y queremos que una
condición o más se cumpla (pero no todas) para que ejecute la respuesta por valor
verdadero, caso contrario ejecutará por valor falso.
IF(OR(condición1; condición2;….;condición n); respuesta por verdad; respuesta por
falso)
Si celda C3 es igual a “Informática”; ó
Si Celda D3 contiene el número 5
Entonces:
Como tenemos dos condiciones, únicamente si se cumple una de las dos condiciones
ingresadas, por valor verdadero: Participa, por valor falso: No participa.
La función se escribe de la siguiente manera:
=SI(O(C3=”Informática”;D3=5);”Participa”;”No participa”)
Página: 131
=IF(OR(C3=”Informática”;D3=5);”Participa”;”No participa”)
Función condicional múltiple
Esta función sirve generalmente para resolver problemas donde existan varias condiciones
que deben cumplirse para ejecutar alguna acción. La sintaxis general de esta función es:
SI(condición1; acción1; SI(condición2; acción2; SI(condición3; acción3; ….)))
IF(condición1; acción1; SI(condición2; acción2; SI(condición3; acción3; ….)))
Ejemplo:
=SI(A2<6;0;IF(OR(AND(A2>=6;A2<=18);A2>65);0,12;0,25))
Página: 132
Universidad Tecnológica Equinoccial Funciones: financieras
12.5 Funciones Financieras
PAGO (PMT)
Calcula el pago de un préstamo basándose en pagos constantes y en una tasa de interés
constante. Sintaxis
PAGO(tasa; nper; va; vf; tipo)
PMT(rate,nper,pv,fv,type)
Donde:
Tasa (rate) es la tasa de interés del préstamo.
Nper es el número total de pagos del préstamo.
Va (pv) es el valor actual o lo que vale ahora la cantidad total de una serie de pagos futuros.
Vf (fv) es el valor futuro o saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar el último
pago. Si el argumento vf (fv) se omite, se asume que el valor es 0 (por ejemplo, el valor
futuro de un préstamo es 0).
Tipo (type) es el número 0 (cero) o 1 e indica el vencimiento de pagos.
Defina tipo como Si los pagos vencen
0 u omitido Al final del período
1 Al inicio del período
Observaciones
El pago devuelto por la función PAGO (PMT) incluye el capital y el interés, pero no
incluye impuestos, pagos en reserva ni los gastos que algunas veces se asocian con los
préstamos.
Mantenga uniformidad en el uso de las unidades con las que especifica los argumentos tasa
(rate) y nper. Si efectúa pagos mensuales de un préstamo de 4 años con un interés anual
del 12 por ciento, use 12%/12 para el argumento tasa y 4*12 para el argumento nper. Si
efectúa pagos anuales del mismo préstamo, use 12 por ciento para el argumento tasa y 4
para el argumento nper.
Sugerencia: Para encontrar la cantidad total que se paga durante la duración del préstamo,
multiplique el valor devuelto por PAGO (PMT) por el argumento nper.
Ejemplos:
La siguiente fórmula devuelve el pago mensual de un préstamo de $ 10.000 con una tasa de
interés anual del 8 por ciento pagadero en 10 meses:
PAGO(8%/12; 10; 10000) es igual a -1.037,03 $
PMT(8%/12; 10; 10000)
Página: 133
Usando el mismo préstamo, si los pagos vencen al comienzo del período, el pago es:
PAGO(8%/12; 10; 10000; 0; 1) es igual a -1.030,16 $
PMT(8%/12; 10; 10000; 0; 1)
La siguiente fórmula devuelve la cantidad que se deberá pagar cada mes si presta $ 5.000
durante un plazo de cinco meses a una tasa de interés del 12 por ciento:
PAGO(12%/12; 5; -5000) es igual a $1030,20
PMT(12%/12; 5; -5000)
Página: 134
Puede utilizar PAGO (PMT) para determinar otros pagos anuales.

Por ejemplo, si desea ahorrar $ 50.000 en 18 años, ahorrando una cantidad constante carda
mes, puede utilizar PAGO (PMT) para determinar la cantidad que debe ahorrar, asumiendo
que podrá devengar un 6 por ciento de interés en su cuenta de ahorros.
PAGO(6%/12; 18*12; 0; 50000) es igual a -129,08 $
PMT(6%/12; 18*12; 0; 50000)
Página: 135
Si deposita 129,08 $ cada mes en una cuenta de ahorros que paga el 6 por ciento de interés,
al final de 18 años habrá ahorrado $ 50.000.
VA(tasa,nper,pago,vf,tipo)
PV(rate,nper,pmt,fv,type)
Donde:
Tasa (rate) es la tasa de interés por período. Por ejemplo, si obtiene un préstamo para un
automóvil con una tasa de interés anual del 10 por ciento y efectúa pagos mensuales, la tasa
de interés mensual será del 10%/12 ó 0,83%. En la formula escribirá 10%/12, 0,83% ó
0,0083 como tasa.
Nper es el número total de períodos en una anualidad. Por ejemplo, si obtiene un préstamo
a cuatro años para comprar un automóvil y efectúa pagos mensuales, el préstamo tendrá
4*12 (ó 48) períodos. La formula tendrá 48 como argumento nper.
Pago (pmt) es el pago que se efectúa en cada período y que no cambia durante la vida de la
anualidad. Por lo general, el argumento pago incluye el capital y el interés pero no incluye
ningún otro cargo o impuesto. Por ejemplo, los pagos mensuales sobre un préstamo de
10.000 $ a cuatro años con una tasa de interés del 12 par ciento para la compra de un
automóvil, son de 263,33 $. En la fórmula escribiría -263,33 como el argumento pago.
Vf (Fv) es el valor futuro o el saldo en efectivo que desea lograr después de efectuar el
último pago. Si el argumento vf se omite, se asume que el valor es 0 (por ejemplo, el valor
futuro de un préstamo es 0). Si desea ahorrar $ 50.000 para pagar un proyecto especial en
18 años, $50.000 sería el valor futuro. De esta forma, es posible hacer una estimación
conservadora a cierta tasa de interés y determinar la cantidad que deberá ahorrar cada mes.
Tipo (Type) es el número 0 ó 1 e indica el vencimiento de los pagos.
PAGOPRIN (PPMT)
Retorna el pago principal de un período dado basado en períodos, pagos constantes, y tarifa
de interés constante.
PAGOPRIN(tasa,No.pagos,nper,va,[vf],[tipo])
PPMT(rate,per,nper,pv,[fv],[type])
Donde:
No. Pagos (per) especifica el periodo y debe ser en el rango de 1 hasta nper.
Página: 136
Ejemplo:
La siguiente fórmula devuelve el pago principal de un préstamo de $ 10.000 con una tasa
de interés anual del 8 por ciento pagadero en 10 meses para el período número 1.
PAGOPRIN(8%/12;1;10;10000) es igual a $ -970,37
PPMT(8%/12;1;10;10000) es igual a $ -970,37
PAGOINT (IPMT)
Retorna el pago de interés de un período dado basado en períodos, pagos constantes, y
tarifa de interés constante.
PAGOINT(tasa,No.pagos,nper,va,[vf],[tipo])
IPMT(rate,per,nper,pv,[fv],[type])
Donde:
No. Pagos (per) especifica el periodo y debe ser en el rango de 1 hasta nper.
Página: 137
Ejemplo:
La siguiente fórmula devuelve el pago que se debe pagar de interés por un préstamo de $
10.000 con una tasa de interés anual del 8 por ciento pagadero en 10 meses para el período
número 1.
PAGOINT(8%/12;1;10;10000) es igual a $ -,37
IPMT(8%/12;1;10;10000) es igual a $ -970,37
Página: 138
Universidad Tecnológica Equinoccial Funciones: búsqueda y referencia
12.6 Funciones de búsqueda y referencia
Hay varias funciones que “buscan” información almacenada en una lista o tabla, o
manipulan referencias.
La función COINCIDIR (MATCH)
COINCIDIR (MATCH) devolverá la posición del elemento de la lista que coincida en

mayor grado con un valor buscado. La función tiene los siguientes parámetros:
COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada;tipo_de_coincidencia)
MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)
El argumento valor_buscado (lookup_value) es el valor de la cadena a buscar, y la

matriz_buscada (lookup_array) es la matriz que contiene los valores con los cuales a de
comparar el valor_buscado.
Si en la celda E1 se introduce la fórmula
=COINCIDIR(10;A1:A4;0)
=MATCH(10;A1:A4;0)
Si los valores que se tenga entre B3:B6 son, 10, 20, 30 y 40 respectivamente, el resultado
que se obtendrá en la celda B7 es 1 porque la celda en la primera posición de
matriz_buscada contiene un valor que coincide con el valor_buscado.
El argumento tipo_de_coincidencia (match_type) define las reglas para la búsqueda, y

debe ser 1, 0 ó –1. Si es 1 se omite. La función COINCIDIR (MATCH) buscará el valor
más grande del rango que sea menor o igual que el valor_buscado. La matriz_buscada
debe estar ordenada en forma ascendente.
Página: 139
Si el tipo_de_coincidencia es 0, la función COINCIDIR (MATCH) encuentra el primer

valor del rango que coincide exactamente con el valor_buscado. La matriz_buscada no
necesita estar ordenada.
Página: 140
Si ningún elemento coincide exactamente con el valor_buscado, la función devuelve #N/A.
Si el tipo_de_coincidencia es –1, COINCIDIR (MATCH) busca el valor más pequeño del

rango que sea mayor o igual que el valor_buscado. En este caso los elementos de la lista
deben estar ordenados en forma descendente.
Página: 141
Si ningún elemento del rango es mayor o igual que el valor_buscado, la función devolverá
el valor de error #N/A.
Página: 142
La función BUSCARV (VLOOKUP)
Esta función busca información almacenada en tablas que se ha construido. Esta función
tiene los siguientes parámetros:
BUSCARV(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_columnas;
búsqueda_aproximada)
VLOOKUP(lookup_value; table_array; col_index_num; range_lookup)
El argumento valor_buscado (lookup_value) es un valor a buscar en la tabla para encontrar

el primer indicador, matriz_buscar_en (table_array) es una matriz o nombre de rango que
define la tabla e indicador_columnas (col_index_num) designa la columna de la tabla (el
segundo indicador de la tabla) desde la cual seleccionará el resultado. Como se compara el
valor_buscado con la primera columna de datos para determinar el primer indicador, se
llamará a los datos de esa primera columna valores de comparación. El argumento
búsqueda_aproximada (range_lookup) es un valor lógico que determina si la función
busca una coincidencia exacta o aproximada con el valor buscado. Utilizar FALSO
(FALSE) en búsqueda_aproximada para una coincidencia exacta con el valor_buscado.
Los valores de comparación pueden ser números o texto. En cualquier caso, deben estar
ordenados en forma ascendente. Además, ningún valor de comparación debe utilizarse más
de una vez en una tabla.
El argumento indicador_columnas (denominado a veces desplazamiento) proporciona el

segundo indicador de la tabla, y le indica a la función de búsqueda en qué columna de la
Página: 143
tabla debe buscar para obtener el resultado de la función. El argumento

indicador_columnas debe ser mayor o igual a 1 y nunca debe ser mayor que el número de
columnas de la tabla; es decir, si una tabla vertical tiene un ancho de tres columnas, el
indicador de columnas no puede ser mayor que 3. Si algún valor no satisface esas reglas, la
función devolverá un valor de error.
La función BUSCARH (HLOOKUP)
Esta función es idéntica a la función BUSCARV, excepto que funciona con tablas
horizontales. Los parámetros son los siguientes:
BUSCARH(valor_buscado;matriz_buscar_en;indicador_filas;búsqueda_aproximada)
HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)
Página: 144
El que una tabla se considere vertical u horizontal depende de donde se encuentren los
valores de comparación. Si se hallan en la columna del extremo izquierdo de la tabla, la
tabla es vertical; si están en la primera fila de la tabla, la tabla es horizontal.
La función INDICE (INDEX)
Al igual que ELEGIR y BUSCAR, INDICE es una función de búsqueda. Tiene dos
formas.
La primera forma
Página: 145
La primera forma (o forma matricial) de la función INDICE funciona únicamente con

argumentos de matriz y devuelve los valores de los resultados, y no sus referencias de
celdas. Esta forma de función es
INDICE(matriz;núm_fila;núm_columna)
INDEX(array,row_num,column_num)
El resultado es el valor que se halla en la posición del argumento matriz (array) indicado
por los argumentos núm_fila (row_num) y núm_columna (column_num).
Por ejemplo, la fórmula
=INDICE(A2:C3;1;2)
=INDEX(A2:C3;1;2)
devuelve el valor 20, porque 20 es el valor de la celda que se encuentra en la segunda

columna de la primera fila.
La segunda forma
Página: 146
La segunda forma (o forma de referencia) de INDICE (INDEX) devuelve una dirección de

celda, y es útil cuando desea realizar operaciones (como cambiar el ancho de una celda), en
lugar de hacerlo sobre su valor. Sin embargo, esta función puede ser confusa porque si
anidamos una función INDICE (INDEX) en otra función, esa otra función podrá utilizar el
valor de la celda cuya dirección es devuelta por INDICE (INDEX). Más aún, la forma de
referencia de INDICE (INDEX) no visualiza su resultado como una dirección; visualiza el
valor(es) de esa dirección. Lo más importante que se debe recordar es que el resultado es
realmente una dirección, incluso aunque no lo parezca.
La función INDICE (INDEX) tiene dos ventajas: puede proporcionar como argumentos de
rango de búsqueda varias áreas no contiguas de la hoja, el cual en este caso se denomina
referencia; y puede devolver un rango (más de una celda) como resultado. La forma de
referencia de esta función es
INDICE(referencia;núm_fila;núm_columna;núm_área)
INDEX(reference,row_num,column_num,area_num)
El argumento referencia (reference) puede ser uno o más rangos, los cuales se denominan
áreas. Cada área tiene que ser rectangular y puede contener números, texto o fórmulas. Si
las áreas no son adyacentes, el argumento referencia debe estar entre paréntesis.
Los argumentos núm_fila (row_num) y núm_columna (columns_num) deben ser números

positivos (o referencias a celdas que contengan números) que designen una celda del
argumento referencia. Si el argumento núm_fila es mayor que el número de filas de la
tabla, o si el argumento núm_columna es mayor que el número de columnas, la función
INDICE (INDEX) devolverá el valor de error #¡REF!
Si cada área de referencia consta únicamente de una fila, el argumento núm_fila será
opcional. De forma similar, el argumento núm_columna será opcional si cada área consta
de una sola columna. Si se introduce un 0 como argumentos núm_fila y núm_columna,
INDICE (INDEX) devolverá una referencia para toda la fila o columna respectivamente.
Página: 147
El argumento núm_área (area_num) sólo es necesario si se incluye más de un área en la

referencia. Identifica en qué área de la referencia se van a utilizar los argumentos núm_fila
y nüm_columna. La primera área especificada en la referencia es designada como área 1,
la segunda como área 2, y así sucesivamente. Si se omite el argumento núm_área, éste se
tomará como 1. El argumento nüm_área siempre debe ser un entero positivo. Si núm_área
es menor que 1, la función devolverá el valor de error #¡REF!
Página: 148
Universidad Tecnológica Equinoccial Funciones: información
12.7 Funciones de Información
TIPO (TYPE)
Devuelve el tipo de valor. Utilice TIPO (TYPE) cuando el comportamiento de otra

función dependa del tipo de valor de una celda especificada.
Sintaxis
TIPO(valor)
TYPE(value)
Valor: puede ser cualquier valor de Microsoft Excel, por ejemplo, un número, texto, un
valor lógico, etc.
Si valor es TIPO devolverá
Un número 1
Texto 2
Un valor lógico 4
Una fórmula 8
Un valor de error 16
Una matriz 64
Observaciones
TIPO es especialmente útil cuando se usan funciones que aceptan tipos de datos diferentes;
por ejemplo, las funciones ARGUMENTO e INTRODUCIR. Utilice TIPO para conocer el
tipo de dato devuelto por la función.
Ejemplos
Si A1 contiene el texto "Méndez", entonces:
TIPO(A1) es igual a TIPO("Méndez"), que es igual a 2
TYPE(A1) es igual a TYPE("Méndez"), que es igual a 2
Página: 149
TIPO("Sr. "&A1)
TYPE("Sr. "&A1) es igual a 2
Página: 150
TIPO(2+A1) es igual a TIPO(#¡VALOR!), que es igual a 16
TYPE(2+A1) es igual a TYPE(#¡VALOR!), que es igual a 16
TIPO({1;2\3;4}) TYPE({1;2\3;4}) es igual a 64
ESERROR (ISERROR)
Página: 151
Verifica si un valor contiene un error. Valor puede hacer referencia a una celda, una
fórmula, o un nombre que se refiere a una celda, fórmula o valor, y retorna como resultado
verdadero o falso (True or False).
Sintaxis
ESERROR(valor)
ISERROR(value)
Ejemplo:
Usando las funciones correspondientes, necesitamos recuperar de la Nómina de Empleados,

la información de cada uno de los empleados; y; en caso de que se ingrese un Apellido que
no exista en la Nómina, debe aparecer un mensaje que señale el error.
Para resolver este ejercicio, nos ayudamos de las funciones Si (If), eserror (iserror),
buscarv (vlookup). Y la fórmula nos queda de la siguiente manera:
=SI(ESERROR(BUSCARV($D$14;$A$3:$E$12;2;FALSO));"Error, apellido no
registrado";BUSCARV($D$14;$A$3:$E$12;2;FALSO))
=IF(ISERROR(VLOOKUP($D$14;$A$3:$E$12;2;FALSE));"Error, apellido no
registrado";VLOOKUP($D$14;$A$3:$E$12;2;FALSE))
Página: 152
=IFERROR(Valor; Valor_si_error). Esta función muestra un mensaje o ejecuta una

acción en el sitio Valor_si_error si el parámetro Valor genera un error, caso contrario
presenta el resultado del parámetro Valor
Página: 153
Ejemplo:
Página: 154
Universidad Tecnológica Equinoccial Funciones: fecha
12.8 Funciones de Fecha
FECHA (DATE)
Devuelve un número que representa una fecha en Microsoft Excel.

Sintaxis.
FECHA(año;mes;dia)
DATE(year;month;day)
HOY (TODAY)
Devuelve fecha actual.
Sintaxis.
HOY()
TODAY()
AHORA (NOW) Devuelve la fecha actual, incluido la hora actual.

Sintaxis
AHORA()
NOW()
Página: 155
Universidad Tecnológica Equinoccial Funciones: fecha
Página: 156
Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Formato condicional
13 Formato condicional
Excel aplica el formato condicional para que dependiendo del valor de la celda, se utilice
un formato especial o no sobre esa celda.
El formato condicional suele utilizarse para resaltar errores, para valores que cumplan una
determinada condición, para resaltar las celdas según el valor contenido en ella, etc.
Cómo aplicar un formato condicional a una o varias celdas:
 Seleccionamos la celda a la que vamos a aplicar un formato condicional.
 Accedemos al menú Formato condicional (Conditional Formating) de la pestaña

Inicio (Home).
Aquí tenemos varias opciones, como resaltar algunas celdas dependiendo de su relación
con otras, o resaltar aquellas celdas que tengan un valor mayor o menor que otro.
Utiliza las opciones Barras de datos (Data Bars), Escalas de color (Color Scales) y
Conjunto de iconos (Icon Sets) para aplicar diversos efectos a determinadas celdas.
Vamos a fijarnos en la opción Nueva regla (New Rule…) que permite crear una regla
personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que cumplan determinadas
condiciones.
Página: 157
Nos aparece un cuadro de diálogo Nueva regla de formato como el que vemos a
continuación:
En este cuadro seleccionaremos un tipo de regla. Normalmente querremos que se aplique

el formato únicamente a las celdas que contengan (Format only cells that contain) un
valor, aunque se puede elegir otro tipo de regla diferente.
En el marco Editar una descripción de regla (Edit the Rule Description) deberemos
indicar las condiciones que debe cumplir la celda y de qué forma se marcará.
De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda (Cell value) podemos escoger entre
varias opciones como pueden ser un valor entre un rango mínimo y máximo, un valor
mayor que, un valor menor que y condiciones de ese estilo.
Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el valor a
comparar.
Si pulsamos sobre el botón Formato (Format...) entramos en un cuadro de diálogo donde

podemos escoger el formato con el que se mostrará la celda cuando la condición se cumpla.
El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde de la celda,
el color de fondo de la celda, etc.
Al pulsar sobre Aceptar (OK) se creará la regla y cada celda que cumpla las condiciones se
marcará. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se le
aplicará ningún formato especial.
Si pulsamos sobre Cancelar (Cancel), no se aplicarán los cambios efectuados en el

formato condicional.
Página: 158
Ejemplo:
Si se tiene una hoja de beneficios y se desea poner un determinado color dependiendo del
beneficio, a todos los beneficios mayores a $200 el color verde y de todos los beneficios
menores de $200 como el amarillo y el rojo como todas las perdidas, esto al realizarlo de
forma manual podría tardar demasiado tiempo especialmente si se tiene miles de entradas,
para lo cual se utiliza un formato condicional.
Para demostrar la primera parte del ejemplo como poner de color verde a cualquier valor
superior de $200, se realiza lo siguiente:
 Accedemos al menú Formato condicional (Conditional Formating) de la pestaña

Inicio (Home).
 Resaltar las celdas con las reglas (Highlight Cells Rules) y Mayores que (Greater
Than…)
Dentro de la opción Mayores que (Greater Than) como se muestra en la figura a

continuación tenemos:
 El valor al cual vamos aplicar el formato requerido en este caso a los beneficios
mayores a $200 el color verde (Green Fill with Dark Green Text).
Página: 159
La misma lógica se utiliza para resolver el resto del ejemplo, teniendo un resultado como
muestra la figura a continuación:
Es necesario seguir los pasos detallados en el uso de Formato Condicional antes de resolver
cualquier problema.
Página: 160
Universidad Tecnológica Equinoccial Funciones: listas y autofiltros
14 Listas, Filtros
14.1 Listas
Una lista es una serie etiquetada de filas de hoja de cálculo que contiene datos relacionados,
como una base de datos de factura, o, una lista de direcciones y teléfonos de amigos o
clientes. Una lista puede utilizarse como una base de datos en donde las filas corresponden
a los registros y las columnas a los campos. Se utiliza la primera fila de datos para colocar
los rótulos de las columnas.
Microsoft Excel tiene varias características que facilitan la gestión y el análisis de los datos
de una lista. Para aprovechar estas características, se deben ingresar los datos en la lista, de
acuerdo a las siguientes instrucciones:
14.1.1 Tamaño y ubicación de la lista
 No tiene que haber más de una lista en una hoja de cálculo. Algunas de las
características de gestión de listas, como el filtrado, solamente pueden utilizarse en una
lista a la vez.
Página: 161
 Dejar en blanco, como mínimo, una columna y una fila entre la lista y los demás datos
de la hoja de cálculo. Microsoft Excel podrá detectar con mayor facilidad y seleccionar
la lista cuando se haga una clasificación, un filtrado o se inserten subtotales
automáticamente.
 Evitar la colocación de filas y columnas en blanco, dentro de la lista, para que

Microsoft Excel pueda detectarla y seleccionarla con mayor facilidad.
 Evitar la colocación de datos críticos a la derecha o a la izquierda de la lista, los cuales,

podrían ocultarse cuando se filtre la lista.
14.1.2 Rótulos de columna
 Al crear rótulos de columna en la primera fila de la lista, Microsoft Excel los utiliza
para generar informes, así como para buscar y organizar los datos.
 En los rótulos de columna, utilizar una fuente, una alineación, un formato, una trama,
un borde o un estilo de letras mayúsculas que sea diferente del formato que se asigne a
los datos de la lista.
 Cuando desee separar los rótulos de los datos, utilizar bordes de celda, no utilizar filas
en blanco ni guiones para insertar líneas debajo de los rótulos.
14.1.3 Contenido de filas y columnas
 Diseñar la lista de forma que las filas tengan elementos similares en la misma columna.
 No insertar espacios adicionales al comienzo de una celda, ya que afectarán a las

clasificaciones y a las búsquedas.
 No utilizar una fila en blanco para separar los rótulos de columna de la primera fila de
datos.
14.2 Filtros
Una de las utilidades del trabajo con listas es la creación de filtros, los que son utilizados
para poder seleccionar los registros que desea observar.
Página: 162
14.2.1 Creación de filtros
Para crear un filtro, se debe ubicar en una celda de la lista. No es necesario seleccionar la
lista completa. Excel se encarga de seleccionar las filas y las columnas que pertenecen a la
lista.
A continuación, seleccionar la ficha Datos (Data), luego el botón Filtro (Filter) que
corresponde a los autofiltros.
14.2.2 Autofiltro (Filter).
Cuando se ha seleccionado la opción Autofiltro, Excel agrega puntas de flecha a la derecha

de los rótulos, que contienen un cuadro con todos los componentes del campo.
Página: 163
Lista con Autofiltro
Página: 164
En el cuadro de lista de filtro (Text Filters), podrá ver todos los elementos componentes
del campo seleccionado. En caso de que un elemento se repita en la lista, lo que no sucede
en este cuadro, no aparecerá en la lista, salvo que haya sido escrito de manera diferente
(con espacio adicional, con mayúsculas, o cualquier símbolo distinto).
Cuadro que contiene los datos a filtrar
Al seleccionar un elemento de filtro, se muestra solo los registros que contengan dicho
elemento en el campo filtrado.
Es necesario indicar que se puede filtrar más de un campo a la vez; el resultado de dicha
acción mostrará solo los elementos que cumplan simultáneamente con todas las
condiciones de filtro.
La lista con elementos filtrados mostrará los encabezados de fila en color azul, al igual que
la flecha de selección de campo estará de color azul.
14.2.3 Mostrar los elementos más comunes
En caso de desear mostrar los elementos más comunes, se

puede escoger filtrar Las 10 más (Top 10), opción que
muestra el cuadro de diálogo Autofiltro de diez mejores,
donde selecciona si desea mostrar los diez elementos más
comunes. Sin embargo, esta orden solo puede ser aplicada
en caso de que el campo que se desea filtrar contenga algún
o algunos elementos repetidos diez o más veces; en caso
contrario, al seleccionar no sucederá nada.
Página: 165
14.2.4 Personalización de filtros
Muchas veces se puede requerir filtrar datos que cumplan con una o dos tipos de
condiciones específicas, en dicho caso, puede seleccionar la opción personalizar (Custom).
Esta orden despliega el cuadro de diálogo autofiltro personalizado (Custom Autofilter).
Autofiltro personalizado
Página: 166
En este cuadro podrá seleccionar las características del filtro. Consta de dos listas y dos
posibles filtros. En la primera lista se selecciona el tipo de comparación deseada, donde
podrá seleccionar una de las siguientes opciones:
 Es igual a. (Equals)
 No es igual a. (Does not equal)
 Es mayor que. (Is greater than)
 Es mayor o igual que. (Is greater than or equal to)
 Es menor que (Is less than)
 Es menor o igual que. (Is less than or equal to)
 Comienza por. (Begins with)
 No comienza por. (Does not Begin with)
 Termina con. (Ends with)
 No termina con. (Does not ends with)
 Contiene. (Contains)
 No contiene. (Does not contains)
En la segunda lista se ve los datos disponibles, usted podrá escoger el dato a filtrar. El
segundo filtro debe ser seleccionado escogiendo un tipo de condición lógica ("y" (And),"o"
(Or)); en caso de seleccionar la condición "y" el filtro es excluyente, es decir, que se debe
cumplir simultáneamente las dos condiciones o no aparecerá en la lista; si la selección se
hace con la condición lógica "o", el filtro será incluyente, es decir, mostrará todos los datos
que cumplan simultáneamente las dos condiciones.
Página: 167
Universidad Tecnológica Equinoccial Funciones: filtros avanzados
14.3 Filtro avanzado
Este tipo de filtro le permitirá crear una nueva lista que contendrá los datos seleccionados
en el filtro.
Para crear este tipo de filtro necesitará tener por lo menos tres filas vacías que pueden
utilizarse como rango de criterios sobre la lista y que deberá incluir rótulos de columna.
Deberá existir por lo menos una fila en vacía entre la lista y los rangos de criterios.
14.3.1 Forma de crear los filtros avanzados
Previo a la creación de filtros avanzados es necesario que existan varias filas en blanco
antes de los datos a filtrar, estas filas serán utilizadas para diseñar el filtro avanzado. Para
la creación de los criterios de filtros avanzados será necesario efectuar los siguientes pasos:
1. Copie los rótulos de columna de aquellas que contienen los valores que desea filtrar.
2. Estos datos copiados, péguelos en la primera fila que corresponde al rango de criterios.
3. Bajo las filas de los rótulos de criterios, introduzca los criterios que desea aplicar a su
lista.
4. Ubíquese en una de las celdas de la lista y vaya al menú Datos (Data), seleccione filtro
(Filter) y haga clic en Filtro avanzado (Advanced filter).
Página: 168
Cuadro de diálogo Filtro avanzado (Advanced Filter)
5. En caso de que desee filtrar las listas y a la vez ocultar las que no cumplen con los
criterios seleccionados, haga clic en Filtrar la lista sin moverla a otro lugar (Filter the
list, in-place). En caso de que desee volver a ver nuevamente todos los valores, vaya al
menú Datos (Data), seleccione filtro (Filter) y haga clic en mostrar todo (Show All).
6. Si desea tener una nueva lista que incluya exclusivamente a los valores filtrados, haga
clic en copiar a otro lugar (Copy to another location), luego en la casilla copiar a
(Copy to), y seleccione la primera casilla del sitio donde desea pegar la nueva lista.
7. En la casilla rango de criterios (Criteria range) introduzca la referencia de las celdas

del rango de criterios, incluyendo la fila que contiene los rótulos de columna de dicho
rango.
Ejemplos de criterios de filtros avanzados
Los criterios de filtro avanzado pueden incluir varias condiciones aplicadas a una sola
columna, varios criterios aplicados a varias columnas y condiciones creadas como resultado
de una fórmula.
Página: 169
14.3.2 Tres o más condiciones en una sola columna
Si incluye tres o más condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas
independientes, una directamente bajo otra. Por ejemplo se tiene la siguiente tabla de
datos:
Se desea filtrar los registros que cumplan la siguiente condición: Los registros por concepto
de Ropa o Regalos o Tarjetas.
Para resolver este ejemplo antes de la tabla de datos en registros en blanco y en cualquier
columna escribir lo siguiente:
Página: 170
14.3.3 Criterios de dos o más columnas
Para buscar datos que cumplan una condición en dos o más columnas, introduzca todos los
criterios en la misma fila del rango de criterios. Por ejemplo, el siguiente rango de criterios
presenta todas las filas que contienen en la columna “Concepto" los productos “Ropa” y en
la columna “Ventas” los valores de las ventas superiores a $ 200.
Nota También puede especificar varias condiciones para diferentes columnas y presentar
sólo las filas que cumplan todas las condiciones mediante el comando Autofiltro del menú
Datos.
Para buscar datos que cumplan una condición de una columna o una condición de otra,
introduzca los criterios en filas diferentes del rango. Por ejemplo basándonos en la tabla de
datos anterior, filtrar los registros que por Concepto sea Ropa o que la cantidad de Ventas
sean más de 200. El diseño del filtro sería:
Para buscar filas que cumplen una de dos condiciones en una columna y una de dos
condiciones en otra, introduzca los criterios en filas independientes. Por ejemplo, el
siguiente rango de criterios presenta las filas que contienen Tarjetas en la columna
Página: 171
Concepto y valores de Ventas superiores a 3000 o las filas del Concepto Ropa con valores
de Ventas superiores a 1000.
14.3.4 Condiciones creadas como resultado de una fórmula
Puede utilizar como criterio un valor calculado resultado de una fórmula. Si emplea una
fórmula para crear un criterio, no utilice un rótulo de columna como rótulo de criterios;
conserve este rótulo vacío o utilice uno distinto a un rótulo de columna de la lista. Por
ejemplo, el siguiente rango de criterios presenta filas que contienen los datos superiores al
promedio de Ventas.
Nota: Falso (FALSE) posee la siguiente fórmula:
=$F2>PROMEDIO($F$2:$F$28)
=$F2>AVERAGE($F$2:$F$28)
Notas
Página: 172
 La fórmula que utilice para generar una condición debe hacer referencia al rótulo de
columna (por ejemplo, Ventas) o a la referencia del campo correspondiente en el primer
registro. En el ejemplo, F2 hace referencia al campo (columna F) del primer registro
(fila 2) de la lista.
 En la fórmula puede utilizar un rótulo de columna en lugar de una referencia relativa a

celda o un nombre de rango. Si Microsoft Excel presenta el error #¿NOMBRE? en la
celda que contiene el criterio, puede ignorarlo, ya que no afecta a la forma en que se
filtra la lista.
Página: 173
Universidad Tecnológica Equinoccial Funciones: ordenamiento de datos
15 Ordenamiento de datos
Las listas podrán ser ordenadas escogiendo el campo de ordenación, para ordenar listas
seleccione la ficha Datos (Data).
Luego de un clic en ordenamiento ascendente , o descendente , o en Ordenar (Sort)
, esta acción le permitirá mostrar el cuadro de diálogo ordenar.
Cuadro de diálogo Ordenar
En este cuadro de diálogo usted podrá elegir los campos de ordenación que desee. Esto se
utiliza en caso de que algún registro del campo de ordenación se repita.
Página: 174
Ordenar por (Sort by) será el campo primero o principal de ordenación, en caso de
repetirse, seleccionar . Aquí deberá elegir otro rótulo de campo diferente al

elegido en Ordenar por.
En caso de que los registros se repitieran en los dos campos anteriores, tiene la posibilidad
de elegir otro campo de ordenación, esto se realiza seleccionado el botón .
En caso de que los registros se repitieran en los campos anteriores, tiene la posibilidad de
elegir otro campo de ordenación, esto se realiza seleccionado el botón .
Adicionalmente para cada una de las listas, puede seleccionar el orden como Ascendente o
Descendente (Ascending o Descending).
En caso de que su lista no tuviera rótulos, , en dicho caso en lugar de

aparecer el texto de los rótulos aparecería la columna a la que pertenecen.
15.1.1 Opciones de ordenación
Si su lista no hubiera sido creada en columnas, o tuviera elementos de ordenación diferente

a la ascendente y descendente, por ejemplo, si queremos ordenar por los días de la semana,
o según los meses del año, o siguiendo algún tipo de orden especial con alguna lista creada
por usted, en ese caso deberá seleccionar el botón Opciones (options) , esta
selección abre el cuadro de diálogo Opciones de ordenación (Sort options).
Página: 175
Cuadro de diálogo Opciones de ordenación
En este cuadro de diálogo, podrá seleccionar el orden de la lista. Si los datos se encuentran
en columnas, deberá seleccionar Ordenar de arriba hacia abajo (Sort top to bottom); en
caso de que su lista estuviera en filas, deberá seleccionar Ordenar de izquierda a derecha
(Sort left to right). Adicionalmente, puede escoger el orden correspondiente al primer
criterio de ordenación (Firts key to order). En esta lista podrá seleccionar el tipo de
ordenación. En caso de ser normal, será la ordenación tipo alfabética, además, en esta lista
aparecen todas las listas personalizadas del Excel, pudiendo utilizar las listas personalizadas
como criterio de ordenación.
Una vez realizada la selección requerida, aceptar (Ok). Toda la tabla será ordenada
siguiendo el criterio seleccionado.
Nota: En caso de no ubicarse en una de las celdas de la tabla antes de realizar cualquiera de
las operaciones con listas, Excel no encuentra la lista con la que se desea trabajar y genera
un cuadro de diálogo de error Este error se corrige ubicándose en una de las celdas que
contiene información de la lista.
Página: 176
Página: 177
Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel Subtotales
16 Subtotales
Esta herramienta de Excel es utilizada generalmente en tablas de datos. Para el libro
electrónico, una tabla de datos puede ser creada colocando cabeceras y registros. Cuando
utilizamos esta configuración, algunas funciones y herramientas de Excel, detectan
automáticamente al rango de celdas así establecido. A continuación vemos esta
característica.
La Tabla de Datos que vemos, ha sido generada sobre la base del detalle de facturación de
una empresa. Podemos observar que clientes y vendedores pueden repetir sus nombres al
igual que las fechas de compra, como sucede en la realidad.
Cuando tenemos una Tabla de Datos, lo lógico es que los nuevos registros sean ubicados en
la primera fila disponible, al final de los registros actuales y siguiendo las cabeceras. Por lo
tanto, no podemos ingresar fórmulas en la última fila de la Tabla, porque ello detendría o
volvería inmanejable la información. Para evitar este conflicto, Excel ha integrado
Subtotales. Esta herramienta permite que el usuario pueda manipular la información y
Página: 178
acumular, basándose en operaciones o funciones, valores. Lo importante de esta

herramienta radica, en que no importa qué es lo que hagamos con Subtotales, siempre la
información de la Tabla de Datos permanecerá sin sufrir ninguna alteración.
Para crear Subtotales, es necesario que el cursor de Excel se encuentre ubicado en alguna
celda de la Tabla de Datos. Esto es muy importante, pues de esta manera Excel reconoce a
los registros como parte de la Tabla y traza automáticamente su rango.
Vamos a plantear que la empresa nos ha solicitado conocer cuáles son los volúmenes de
venta, por cada uno de los vendedores, así como el total de ventas. En este caso, lo
primero que deberíamos hacer es ordenar la Tabla de Datos, por la columna de vendedor.
Una vez agrupados, podemos aplicar Subtotales. El procedimiento sería el siguiente:
Nos aseguramos que el cursor se encuentre en una de las celdas de la Tabla de Datos.
Seleccionamos la ficha Datos (Data) y ordenas por ejemplo con . Observamos que
Excel ha podido reconocer el rango de celdas que forman parte de la Tabla de Datos, en
forma automática. Esta ha sido seleccionada.
Procedemos escoger como criterio de ordenación ascendente en la columna de Vendedor.

Podemos observar que la Tabla ha sido ordenada por el Vendedor, sin que se altere ningún
dato.
Página: 179
Verificamos que el cursor se encuentre dentro del área de datos de la Tabla. Activamos la
ficha Datos (Data) y seleccionamos Subtotal (Subtotal).
El resultado es el siguiente:
Página: 180
Vemos que Excel nuevamente ha reconocido el área de datos. En la pantalla activa,

podemos escoger los campos que queremos agrupar (At each change in). De acuerdo con
lo que habíamos indicado, dicho campo sería el de Vendedores.
Debemos entonces seleccionar el tipo de función (Use function) que necesitamos. Nos han
pedido que requieren los valores parciales por Vendedor y el total de ventas. Por lo tanto,
la función a utilizar sería la de SUMA (SUM).
En las casillas que vemos a continuación, nos solicita que precisemos cuál de las columnas
contienen los valores a ser sumados en subtotales (Add subtotal to).
En nuestro caso, escogemos Cantidad y Ventas.
Aceptamos esta configuración y obtenemos Subtotales.
Página: 181
Los elementos que aparecen marcados nos van permitir contraer o expandir la visualización
de los datos. Si escojo uno, por ejemplo, únicamente se visualizará el total general. Si
escojo dos, veremos el total general y los subtotales por cada vendedor. Al final, con tres,
observaremos el detalle:
Página: 182
Nótese que los pequeños botones que aparecen a la izquierda, antes tenían el signo (-).
Ahora tienen el signo (+). Esto significa que si hacemos clic en ellos podemos expandir la
información y viceversa.
Para eliminar los Subtotales, basta con activar la ficha Datos (Data), seleccionar Subtotales
(Subtotals) y dentro está el botón Quitar Todos (Remove All). Veremos que la Tabla de
Datos vuelve a su estado original.
Página: 183
Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel 2007Procesamiento de información: Tablas y Gráficos Dinámicos
17 Procesamiento de Información
17.1 Tablas y gráficos dinámicos
Una de las necesidades actuales en todos los campos, es la de convertir los datos en
información útil. En la medida que, como profesionales en cualquier área, podamos
obtener información importante para análisis o toma de decisiones, partiendo de grandes
cantidades de datos, seremos más eficientes y competitivos en un mundo en el que la
oportunidad de la información puede llegar a ser importante en las empresas y en la
actividad profesional de cada uno de nosotros.
Las tablas dinámicas (llamadas también tablas de pivotes en algunos libros) son una de las
herramientas para manejo de datos que presenta MICROSOFT EXCEL y, que satisface la
necesidad de generar información útil partiendo de datos puros de una manera fácil y
sencilla, sin establecer fórmulas, procedimientos o instrucciones de programación
complicadas; y que, pueden ser aplicadas a cualesquier tipo de información.
En el este artículo se expone: como obtener información a partir de datos puros, como se
muestra en la siguiente tabla:
Página: 184
Partiendo de estos datos, para obtener un cuadro con la frecuencia por facultad y por curso
en forma manual, es decir, sin la ayuda del libro electrónico, deberíamos contar el número
de casos de cada uno de ellos, para luego totalizar y calcular los respectivos porcentajes de
filas y columnas.
La otra alternativa es usar funciones de Excel para dichas operaciones, lo que resulta difícil
y complicado para un usuario común.
Como puede apreciarse, la forma manual puede ser útil cuando se traten de pocos casos, sin
embargo, aún así sería muy largo, complicado y con altas probabilidad de cometer errores,
si los cuadros que se han de tabular fuesen más complicados y que, a parte de involucrar
más de dos variables, tengan otro tipo de cálculos como son desviación estándar y
varianzas.
17.1.1 Proceso de la construcción de la tabla dinámica
El proceso de generar este tipo de cuadros, partiendo de los datos ingresados en Excel,
resulta muy simple, si se sigue el siguiente procedimiento:
Ubicar el cursor de Excel en la celda activa dentro de los datos que se han de procesar. En
el caso del ejemplo, observe como el cursor está en la región de datos
Página: 185
En la ficha Insertar (Insert), seleccionar el botón Tablas Dinámicas (PívotTable). Luego

podemos elegir la opción de Tabla dinámica (PivotTable) o gráfico dinámico
(PivotChart).
Al seleccionar la opción Tabla dinámica se muestran los cuadros de diálogo por pasos para
construir la tabla.
En este cuadro, se selecciona desde donde provienen los datos con los cuales se va a
trabajar. Las opciones disponibles permiten trabajar con datos provenientes de Excel al
seleccionar una tabla o rango de celdas (Select a table or range), que es la opción por
defecto, como en este caso. La opción fuente de datos externa (Use an external data
source), permite trabajar con datos externos a Excel, es decir, que se encuentran bajo otros
programas, por ejemplo Access, Foxpro, etc.
Pulsamos aceptar (Ok) para seguir.
Página: 186
Se abrirá un nuevo panel en la derecha de la pantalla:
Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla
dinámica.
Con esta herramienta podríamos construir una tabla

dinámica con la siguiente estructura:
 Una fila para cada una de las Referencias de la
tabla.
 Una columna para cada uno de los Meses de la tabla.
 En el resto de la tabla incluiremos el total del
Importe para cada Referencia en cada Mes.
Para ello simplemente tendremos que arrastrar los

elementos que vemos listados a su lugar correspondiente
al pie del panel.
En este ejemplo deberíamos arrastrar el campo REF a

, el campo MES a
y finalmente el
Página: 187
campo IMPORTE a la sección .
Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido.
Podemos ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en el campo fila
tenemos las referencias, en el campo columnas tenemos los meses y en el centro de la tabla
las sumas de los importes.
Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados.
Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones:
El panel lateral seguirá pudiéndose utilizar, así que en cualquier momento podremos quitar
un campo de un zona arrastrándolo fuera.
Con esto vemos que en un segundo podemos variar la estructura de la tabla y obtener otros
resultados sin casi esfuerzos.
Si arrastramos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendríamos la siguiente

tabla, más compleja pero con más información:
Página: 188
Puede que no visualice la tabla de la misma forma, al añadir varios campos en la sección
Valores el rótulo aparecerá en una las secciones de rótulos, si aparece en
Rótulos de columna despliegue la lista asociada a él y seleccione la opción Mover a
rótulos de fila
17.1.2 Eliminar una tabla dinámica.
Para eliminar una tabla dinámica simplemente debemos seleccionar la tabla en su totalidad
y presionar la tecla Supr.
17.1.3 Aplicar filtros a una tabla dinámica
Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así
visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea
sobre todo cuando el volumen de datos es importante.
Página: 189
Los campos principales en el panel y los rótulos en la tabla están acompañados, en su parte
derecha, de una flecha indicando una lista desplegable.
Por ejemplo, si pulsamos sobre la flecha del rótulo

Rótulos de columna (Row Labels) nos aparece una
lista como vemos en la imagen con los distintos meses
disponibles en la tabla con una casilla de verificación en
cada uno de ellos para indicar si los queremos ver o no,
más una opción para marcar todas las opciones en este
caso todos los meses.
Si dejamos marcados los meses Enero y Febrero, los

otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se
pierden, en cualquier momento podemos visualizarlos
volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla
Seleccionar todo (Select All).
Para cerrar este cuadro debemos pulsar en Aceptar (Ok)

o sobre Cancelar (Cancel) para cerrar y dejarlo como estaba.
17.1.4 Obtener promedios en una tabla dinámica
Por defecto, al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio,
puede interesarnos modificar esas fórmulas por otras como pueden ser sacar el máximo o el
mínimo, el promedio, etc.
Para hacer esto debemos situarnos en cualquier celda de la zona que queremos rectificar y
hacer clic con el botón del ratón, nos aparece un menú emergente con diferentes opciones,
debemos escoger la opción Configuración de campo de valor... (Value Field Settings…)
y nos aparece un cuadro de diálogo como el que vemos en la imagen.
Página: 190
En este cuadro de diálogo podemos escoger cómo queremos hacer el resumen, mediante
Suma, Cuenta, Promedio, etc.
También podemos abrir el cuadro de diálogo con el botón

de la pestaña Opciones (Options).
17.2 Gráficos con tablas dinámicas
Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica deberemos hacer clic en el botón Gráfico
dinámico (Pivot Chart) de la pestaña Opciones (Options).
Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos
convenga más según los datos que tenemos.
Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, allí deberemos
escoger el gráfico que más nos convenga.
Página: 191
Luego, la mecánica a seguir para trabajar con el gráfico es la misma que se vió en el tema
de gráficos.
70
60
Enero
50
40 Febrero
30 Marzo
20 Abril
10 Mayo Mayo
0 Marzo
Junio
1225
Enero
1230
1235
1245
1246
1248
1250
1260
Conclusión
Lo expuesto en el presente artículo muestra la potencia de Excel como herramienta para el

tratamiento de información, de una manera ágil y eficiente, permitiendo generar
información útil para análisis y toma de decisiones en forma oportuna, así como, la
capacidad de representar gráficamente la información generada por las tablas dinámicas.
Página: 192
Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel 2007 Análisis de información: Buscar Objetivo y Solver
18 Análisis de datos
18.1 Uso de Buscar Objetivo y Solver
Si se usan fórmulas y funciones simples en Excel para resolver algún problema, al cambiar
los datos de algunas celdas, automáticamente, cambiarán los resultados. Excel proporciona
varias herramientas que permiten resolver problemas en los que es necesario calcular
valores para una o dos variables o determinar el valor que debe tomar una o varias variables
para llegar a un valor específico:
 Buscar Objetivo
 Solver
18.1.1 Buscar objetivo (Goal Seek)
En el caso de que conozca el resultado deseado de una fórmula sencilla, pero no la variable
que determina el resultado, podrá utilizar la función Buscar objetivo (Goal Seek). Al
realizar una búsqueda de objetivo, Microsoft Excel varía el valor de determinada celda
hasta que la fórmula dependiente de dicha celda da el resultado que se desea obtener.
Ejemplo:
Página: 193
Mediante la función pago (PMT) se ha calculado en la celda B4 la cuota fija mensual para
un préstamo de $. 10,000 (celda B1) a una tasa de interés anual del 15% (celda B3), y a 18
meses (celda B2). Se desea conocer cual es el monto del préstamo si sólo se puede pagar
$.600
Para resolver el problema podemos ubicar el cursor en cualquier celda. En la ficha Datos
(Data), del grupo de comandos Herramientas de datos (Data Tools) elegimos Qué si se
analiza (What-If Analysis) y seleccionamos la opción Buscar objetivo (Goal Seek), la que
mostrará el respectivo cuadro de diálogo en el se especifican los parámetros de Buscar
Objetivo.
En el cuadro de diálogo Buscar Objetivo, en el recuadro Definir la celda (Set cell) se

ingresa la dirección de la celda, en este caso es la celda B4; en el recuadro con el valor se
ingresa (To value) el valor que debe tomar la celda B4, para este ejemplo debe tomar el
valor de 600,000; en el recuadro para cambiar la celda (By changing cell) señalamos la
celda B1 que corresponde al monto.
Página: 194
Al aceptar este cuadro, aparece el cuadro con el estado de la búsqueda de objetivo, el cual
indica si Excel pudo encontrar la solución a los datos planteados.
Al aceptar este cuadro de diálogo, Excel recalcula los datos de la hoja mostrando los
nuevos valores.
Ejemplo: Con los mismos datos iniciales del ejemplo anterior, calcular la tasa de interés
anual para que la cuota mensual sea de $ 620
Página: 195
En el cuadro de diálogo Buscar Objetivo, en el recuadro Definir la celda (Set cell) se

ingresa la dirección de la celda B4, en el recuadro con el valor se ingresa el valor que va a
tomar la celda B4, es decir el valor de 620; en el recuadro para cambiar la celda señalamos
la celda B3 que corresponde a la tasa de interés. Al aceptar este cuadro, aparece el cuadro
con el estado de la búsqueda de objetivo
Al aceptar este cuadro de diálogo, Excel recalcula los datos de la hoja mostrando los
nuevos valores; como puede apreciarse en el siguiente cuadro.
Ejemplo.- Un alumno ha obtenido las calificaciones que se muestran en cinco de seis

exámenes, cada examen aporta los porcentajes indicados a la nota final, si el estudiante
debe obtener un mínimo de 8 puntos sobre 10 para aprobar el curso, se solicita averiguar
cual es la nota mínima que debe obtener en el sexto examen.
Página: 196
La disposición de los datos muestra los exámenes, las notas obtenidas en los 5 primeros
exámenes, los porcentajes con los que contribuyen cada examen a la nota final, la nota
ponderada que es el producto de cada nota por el respectivo porcentaje, y la nota final que
es la suma de las notas ponderadas.
En el cuadro de diálogo se define la celda E10 con el valor de 8 que es el valor mínimo para
aprobar, la celda que cambia es C8.
El resultado de aceptar los parámetros es:
La nota que debe obtener en el sexto examen es de 7.9.
Página: 197
18.1.2 Solver
Solver es una herramienta que permite resolver problemas con múltiples variables y
restricciones, optimiza resultados, son más complejos que los que se resuelven con Buscar
Objetivo.
Con solver podemos resolver problemas:
 Problemas lineales: aquellos en los que las variables se encuentran relacionadas

por funciones del tipo: Y = K1 × X1 + K2 × X2….. Si se conoce que el problema a
resolver es de carácter lineal se debe activar en las Opciones de Solver el casillero
correspondiente.
 Problemas No lineales: son aquellos en que las variables no se encuentran
linealmente relacionadas.
 Problemas enteros: en los cuales la solución está restringida a valores enteros de
las variables y Solver demora más en solucionarlos..
Ejemplo: Maximizar la función Z sujeta a las siguientes restricciones:
Z  2 X 1  3X 2  5 X 3
Página: 198
X 1 X 2  X 3  7
2 X 15 X 2  X 310
X 1, X 2, X 30
En este ejemplo la función objetivo es Z y para resolver es necesario ingresar la fórmula de

la función haciendo referencia a las celdas de las variables. El siguiente esquema muestra la
disposición de los datos y la definición de las restricciones.
En el siguiente paso se activa Solver usando la opción Solver ( Solver ) del menú
Herramientas ( Tools ):
Página: 199
Para habilitar la herramienta Solver se presiona en el Botón de Office (Office Button)
, en la ventana que aparece elegimos el comando Opciones Excel ,

luego se dispone de una ventana con una lista de botones y elegimos el botón
, aparecerá una ventana de la que elegiremos el nombre del comando

Solver Add-In. En esta misma ventana presionamos en botón Ir (Go) y luego en el listado
de casilleros seleccionamos Solver Add_In. Como producto de este proceso y si elegimos
la ficha Datos (Data) aparecerá la herramienta Solver habilitada.
Página: 200
Página: 201
Página: 202
Luego la opción de Solver queda activada
Parámetros de Solver
Esto mostrará el cuadro de diálogo de Parámetros de Solver, en donde el usuario ingresa los
parámetros del problema que desea resolver:
Página: 203
En el área de texto Celda objetivo (Set tarjet cells), se introduce una referencia de celda o
un nombre para la celda objetivo. La celda objetivo debe contener una fórmula. Para el
ejemplo la celda objetivo es la celda B5, que contiene la fórmula de la función a resolver.
En el área de opciones Igual a (Equal To) escojer una de las opciones según el objetivo del
problema Máximizar, Mínimizar o si se desea que la función tome un valor determinado,
haga clic en Valor de (Value of) y a continuación, introduzca el valor en el cuadro de la
derecha. En el ejemplo propuesto se escoge la opción Maximizar.
En el área de texto Cambiando las celdas (By Changing cells), debe ingresar la referencia o
un nombre para cada celda ajustable, separando con punto y coma las referencias no
adyacentes. Las celdas ajustables deben estar directa o indirectamente relacionadas con las
celdas objetivo. Pueden especificarse 200 celdas ajustables como máximo. Las celdas
ajustables son las que intervienen en la definición de la función, para el ejemplo son las
celdas B3, C3 y D3. Puede hacer que Solver proponga automáticamente las celdas
ajustables basadas en la celda objetivo, haciendo clic en Estimar (Guess).
Restricciones
En el cuadro Sujetas a las siguientes restricciones (Subject to the constraints), el usuario

debe ingresar todas las restricciones que desee aplicar al problema. El ingreso de las
restricciones se realiza en otro cuadro de diálogo que aparece al hacer clic en el botón
Agregar (Add). Los elementos de este cuadro de diálogo son:
Referencia de celda (Cell reference).- Especifica la celda o el rango de celdas en que se

quieren restringir los valores.
Restricción (Constraint).- Especifica una restricción en el contenido del cuadro Referencia

de celda. Seleccione la relación ( <=, =, >=, Ent, o Bin ) que desea agregar o cambiar entre
Página: 204
la celda a la que se hace referencia y la restricción. A continuación, se ingresa la

restricción (un número, una referencia de celda o de rango de celdas, o bien una fórmula)
en el cuadro que aparece a la derecha.
Agregar (Add).- Permite ingresar otra restricción sin regresar al cuadro de diálogo
Parámetros de Solver.
Para el ejemplo la restricción 1 está definida en la celda A7, en la lista a la derecha se

escoge el operador de la restricción, que para el ejemplo corresponde a igual, y en el cuadro
de Restricción la celda o el valor de la restricción precedido por el símbolo =, en el ejemplo
la celda F7, de forma similar la otra restricción. Al hacer clic sobre el botón Aceptar (Ok),
la restricción queda ingresada en el cuadro de diálogo de parámetros. El procedimiento se
repite para todas las restricciones del problema.
El usuario puede modificar o editar una restricción haciendo clic sobre el botón cambiar,
aparece un cuadro de diálogo que le permite cambiar la restricción.
Ingresadas las restricciones, y para indicar a la herramienta solver que se trata de un

problema de programación lineal y que además los valores de las variables de decisión no
deben ser negativos, se debe activar el botón Opciones (Options), aparecerá la siguiente
ventana, en la que se debe activar los casilleros Asumir modelo lineal (Assume Linear
Model) y Asumir no negativos (Assume Non-Negative).
Página: 205
Luego presionar el botón (OK), aparecerá la siguiente pantalla en la que se debe presionar
el botón resolver (Solve) para resolver el problema.
Luego la solución queda de la siguiente manera:
El resultado indica que el valor máximo de la función objetivo será de 14,6 cuando los
valores de las variables de decisión sean: X1=6.4, X2=0.6 y X3=0.0. Además se cumplen
todas las restricciones.
Página: 206
Universidad Tecnológica Equinoccial Microsoft Excel 2007 Trabajo con varios Libros
19 Trabajos con varios libros, intercambio de información, vinculación

de fórmulas
Excel es un libro con un conjunto de hojas electrónicas, el cual, permite trabajar
simultáneamente con varios libros. Esto significa que se puede utilizar información (Datos)
de un libro en otro y, así sucesivamente, en varios. Esta utilización de información lo
permite la herramienta de vinculación de fórmulas (COPIAR, PEGAR, VINCULOS E
HIPER-VÍNCULOS).
19.1 Trabajos con varios libros
Con el conocimiento previo de trabajo con varias hojas de un libro, utilizando vínculos e
hipervínculos, el intercambio de información y utilización de bases de datos se puede
trabajar con libros.
A continuación se presenta el Libro 1 de Excel con 2 hojas (Venta Mensual y Resumen

Anual)
Página: 207
En la hoja Venta Mensual, se presenta un estado de las ventas de los meses de Enero a
Marzo:
En la línea 7 se totaliza las ventas mensuales, que son $ 100, 200 y 300. Estas sumas se
quieren utilizar en la hoja Resumen Anual y que su resultado se pase automáticamente
desde la hoja de Venta Mensual.
Página: 208
En B4, de la hoja Resumen Mensual, se ha utilizado la formula =Venta Mensual!b7 para

copiar 100, la suma del mes de enero. Con lo cual, se realiza el intercambio de información
entre varias hojas y vinculación de fórmulas.
El procedimiento para realizar esta operación es el siguiente:
1. Se crea la base de datos (información) en la hoja Venta Mensual
2. Ubicándose en la celda B4 de la hoja Resumen Anual se ingresa la fórmula con vínculo,

por cualquier sistema (escritura , arrastre etc.) y
3. El resultado (100) aparece en la celda seleccionada.
4. Continuar con el mismo procedimiento para cada mes.
Habiendo recordado el procedimiento para hojas, el procedimiento para libros es el mismo,

con la diferencia que desde este momento se va a trabajar con libros, INTERCAMBIAR
INFORMACION Y VINCULAR FORMULAS PARA LIBROS.
Recordar que por efectos del VINCULO, si la información cambia en el libro de origen
también cambia en el libro vinculado:
1. Creación de los libros con la información. En el ejemplo se crean dos libros:
 LIBRO1(RESUMEN DE COSTOS DE MATRICULAS)
Página: 209
Tiene tres hojas electrónicas: Costos, Carreras e Informes.
 LIBRO2(DETALLE DE COSTOS DE MATRÍCULAS)
Tiene tres hojas electrónicas: UTE, Univ.1 y Univ.2
2. Con estos datos, se procede al intercambio de información y, en este caso, se utiliza

vinculación de fórmulas.
En la celda B7 se coloca, por cualquier método, la fórmula de vinculación (intercambio de

información)
Página: 210
='[Detalle de Costos de Matriculas.xls]UTE'!$C$6
Esto indica que del libro 2 (detalle de costos de matrícula) de Excel de la hoja electrónica
UTE, REALICE EL VÍNCULO DEL CONTENIDO DE LA CELDA C6.
Es importante indicar que, por efectos del vínculo, si se cambia el costo de la matrícula de
30 a 40 del ejemplo, automáticamente el total cambia a 110 de la misma hoja y libro y, a su
vez, en el Libro1 (Book1) se actualiza como se ilustra a continuación.
De esta forma, se ha mostrado, con un ejemplo sencillo, un trabajo con varios libros de
Excel, intercambio de información y vinculación de fórmulas.
Página: 211

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CONTENIDO

1 MICROSOFT EXCEL .................................................................................................................... 1

Para ingresar a Excel, seleccionar la tecla INICIO de la ventana

2 Componentes de la Ventana de Trabajo.

Botón Barra Barra

Dentro de la hoja de trabajo se encuentran los siguientes elementos:

2.1 Celdas (Cells)

TECLA FUNCIÓN QUE REALIZA

2.7 Crear un nuevo documento.-

Cuando se entra a Excel, generalmente aparece ya abierto el libro de trabajo con el

barra de herramientas de acceso rápido:

del Menú de Office , o dar clic en el icono Abrir (Open) de la barra de

herramientas de acceso rápido:

. Si se selecciona un nombre, éste aparece en la

2.9 Guardar un libro de cálculo.

Para grabar un libro de Excel, activar el Menú de Office , opción Guardar

combinación de teclas Ctrl+G (Ctrl+S) .

Si ya se tiene guardado el libro Excel y si se han efectuado cambios que se desea

2.11 Cerrar un libro

2.13 Opciones de Impresión

Como se puede apreciar en el gráfico, se puede enviar el trabajo a un destinatario de

2.15 Opciones de deshacer y repetir

Todo se puede recuperar seleccionando la opción Deshacer (Undo) de la

de la Barra de Herramientas de acceso rápido, ó también, con la

En la ventana de la izquierda, se debe especificar qué es lo que se quiere pegar y en

2.17 Opciones de manejo de contenido

Rellenar (Fill). Permite rellenar un rango de celdas con ciertos valores

Borrar (Clear). Permite borrar el contenido de una celda o un rango

Eliminar (Delete): Permite eliminar físicamente hojas, celdas, filas ó

2.18 Opciones de búsqueda

2.19 Las Barras de Herramientas:

Alineación (Alignment), en este grupo

Número (Number), nos permiten cambiar el formato

Celdas (Cells), nos permiten realizar lo siguiente:

Tablas (Tables), en este grupo se puede realizar lo siguiente:

Ilustraciones (Illustrations), Con este grupo podemos realizar lo siguiente:

Temas (Themes), se puede realizar lo siguiente:

Organizar (Arrange), con este grupo podemos hacer lo siguiente:

Biblioteca de Funciones (Function Library), con este grupo se puede realizar lo

Auditoría de Fórmulas (Formula Auditing), en el presente grupo podemos realizar

Cálculo (Calculation), en este grupo podemos realizar lo siguiente:

Opciones para el cálculo (Calculation Options), Especifica cuándo se calcularán

Soluciones (Solutions), El siguiente cuadro nos permite realizar lo siguiente:

Conexiones (Connections), El grupo nos permite realizar lo siguiente:

Ordenar y Filtrar (Sort & Filter), el grupo le permite:

Herramientas de Datos (Data Tools), El grupo le permite realizar lo siguiente:

Esquema (Outline), el grupo le permite realizar lo siguiente:

Análisis (Analysis), el grupo le permite realizar lo siguiente:

2.24 Menú Revisar (Review)

Revisión (Proofing), el grupo le permite realizar lo siguiente:

Comentarios (Comments), El grupo le permite realizar lo siguiente:

Cambios (Changes), Con el grupo realiza lo siguiente:

Mostrar/Ocultar (Show/Hide), Este grupo nos

Las opciones que ofrece este grupo son:

Ventana (Window), las opciones de este grupo le permite realizar lo siguiente:

3 Formas del cursor

El seleccionar un rango de celdas, permite realizar sobre éstas una serie de

Otra forma de escoger la aplicación a realizar sobre las celdas seleccionadas es

3.1.3 Controlador de movimiento

3.2 Desplazamiento a través de la hoja y el libro

3.2.2 Controles de desplazamiento del libro de trabajo

Sin embargo, estos botones de desplazamiento de etiquetas y el cuadro de división de

Las celdas seleccionadas son destacadas cuando se arrastra el cursor en un rango.