CÓDIGO 140.11.

08-13
PROCEDIMIENTO PARA LA REALIZACIÓN
DE EVENTOS INSTITUCIONALES VERSIÓN 2

FECHA 16/10/2015
PROCESO GESTIÓN DE COMUNICACIÓN
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JEFE OFICINA ASESORA DE COMUNICACIONES
COMUNICACIONES COMUNICACIONES

1. OBJETIVO

Gestionar y aprobar la elaboración de eventos requeridos por la Unidad para la Atención y

Reparación Integral a las Víctimas, con el fin de organizar su desarrollo y estandarizar la
imagen institucional.

2. ALCANCE

El procedimiento se inicia con la solicitud del evento y termina con la realización del evento.

3. DEFINICIONES

Cubrir el evento: Asistencia de periodista (s), fotógrafo y/o realizador para elaborar nota
periodística del evento.

4. ACTIVIDADES

Actividades
N° Descripción Responsable Registro
(Diagrama de Flujo)
INICIO
Profesional de la Correo electrónico
1 Recibir la solicitud del evento de Oficina Asesora de del área
las diferentes áreas de la entidad. Comunicaciones interesada
Recibir solicitud del
evento
Servidor público de
la dependencia
Realizar reunión con el área
2 Realizar reunión con el solicitante y
solicitante para la planeación del Acta de reunión
Profesional de la
área solicitante evento, definición de su alcance y
Oficina Asesora de
las características del mismo
Comunicaciones

El evento es aprobado? El evento es aprobado?

Correo electrónico
del delegado del
Si el evento es aprobado Jefe Oficina
área y/o jefe de la
NO A continua con la siguiente Asesora de
3 OAC o supervisor
actividad. Comunicaciones
del contrato de
Supervisor contrato
Informar a la del operador
Operador con la
dependencia solicitante Si el evento NO es aprobado se
aprobación del
evento planteado
informa al área solicitante y
finaliza en el procedimiento.
1
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COMUNICACIONES COMUNICACIONES

A
Solicitud de
Realizar la solicitud al operador,
operador en
4 de acuerdo con las necesidades Delegado a cargo
Realizar la solicitud al acordadas en la reunión de del evento
formato establecido
por el Operador
operador planeación
Logístico

Enviar solicitud al Enviar solicitud al supervisor del Delegado a cargo Solicitud a través de
5
supervisor contrato de operador del evento correo electrónico

Correo electrónico
de profesional de
Solicitar los diseños Solicitar al área de diseño de la
Profesional de la OAC o
6 OAC los diseños de piezas o
de piezas o materiales materiales para el evento con
Oficina Asesora de coordinadora de
Comunicaciones diseño con las
necesidades específicas
necesidades
2 específicas
Correo electrónico
Enviar los diseños y de la profesional de
características de Enviar al encargado del evento Profesional de la
la OAC al
7 los diseños y características de Oficina Asesora de
elaboración encargado del
elaboración Comunicaciones
evento por parte del
Operador Logístico

Revisar el material
Revisar el material elaborado.
elaborado
El material es aprobado?
Profesional de la
8 Material elaborado
Si el material es aprobado se Oficina Asesora de
PC aprobado
El material es continúa la siguiente paso. Comunicaciones
aprobado? Si el material NO es aprobado se
NO regresa al punto 7.
SI 2

Realizar visita al lugar

del evento Realizar visita al lugar del evento
Profesional de la
Fotografías del
9 Oficina Asesora de
para verificar montaje espacio
Comunicaciones

Convocar a los Profesional de la

10
invitados Convocar a invitados que
Oficina Asesora de
Comunicaciones y/o Invitaciones
participarán en el evento
responsable área
solicitante
B
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COMUNICACIONES COMUNICACIONES

B
Profesional de la
Confirmaciones por
Oficina Asesora de
correo electrónico o
11 Confirmar asistencia de Confirmar asistencia de los Comunicaciones y/o
lista de invitados
invitados para asuntos logísticos. responsable área
los invitados definitiva
solicitante

Convocar a medios de Convocar a medios de Profesional de la

Invitaciones y
12 comunicaciones y comunicación y confirmar Oficina Asesora de
confirmaciones
confirmar asistencia asistencia Comunicaciones

Realizar documentos para

Realizar documentos evento: agenda, libreto, bullets,
Profesional de la
Documentos
13 para el evento comunicado, minuto a minuto y
Oficina Asesora de
realizados
Comunicaciones
verificación lista de chequeo

Realizar y cubrir el Profesional de la Registro fotográfico

14 evento Realizar y cubrir el evento Oficina Asesora de y/o en video
Comunicaciones Listas de asistencia

¿Se requiere comunicado?

Se requiere
comunicado? Si se requiere continua con la Profesional de la
15 NO siguiente actividad Oficina Asesora de Comunicado
SI 1 Comunicaciones
Si NO se requiere finaliza en el
PROCEDIMIENTO procedimiento
PUBLICACIÓN Y
ACTUALIZACIÓN
PAGINA WEB

Realizar comunicado y enviarlo a

PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE publicar VER PROCEDIMIENTO
BOLETINES DE PUBLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN Profesional de la
16 PRENSA PAGINA WEB Y/O Oficina Asesora de Comunicado
PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN
Comunicaciones
DE BOLETINES DE PRENSA Y/O
PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO MANEJO DE
MANEJO DE REDES REDES SOCIALES
SOCIALES

FIN DEL PROCEDIMIENTO

17
1 FIN
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5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Ninguno

ANEXOS

Anexo 1 Control de cambios

Ítem del Fecha del

Versión Cambio realizado Motivo del cambio
cambio cambio
Actividades (1) Se añadieron las palabras “del área
2 Bautizar el correo Julio 17 del 2015
Registro interesada”.
Actividades (2)
Se acortó la frase y quedó: “Reunión de
2 Diagrama de Para ser más concretos Julio 17 del 2015
Planeación”.
Flujo
Actividades (3)
2 Se aclaró el tipo de correo necesario” Bautizar el correo Julio 17 del 2015
Registro
2 Actividades (3) Se eliminó como Punto de Control Aprobar un evento no es un PC Julio 17 del 2015
Actividades (4)
Creaba confusión con el anterior
2 Diagrama de S aclaró el nombre Julio 17 del 2015
diagrama de flujo No. 5
Flujo
Actividades (4)
2 Se aclaró el tipo de registro Precisar el tipo de registro Julio 17 del 2015
Registro
Se intercambió la descripción por la No.
Actividades (4) 5 :”Realizar la solicitud al operador, de
2 Estaba mal el orden de la actividad Julio 17 del 2015
Descripción acuerdo con las necesidades acordadas
en la reunión de planeación”
Actividad (5)
Al cambiar la descripción es necesario
2 Diagrama de Ahora aparece: “Autorizar elaboración” Julio 17 del 2015
cambiar el diagrama
Flujo
Se intercambió la descripción por la No.
Actividad (5)
2 4: “Enviar solicitud a supervisor del Estaba mal el orden de la actividad Julio 17 del 2015
Descripción
contrato de operador”.
Actividad (5) Se cambió por: “Solicitud a través de Al cambiar la descripción es necesario
2 Julio 17 del 2015
Registro correo electrónico. cambiar el registro
Es de importancia aclarar que el
Actividad (6) Se añadió a la información la frase: “con
2 requerimiento contempla las Julio 17 del 2015
Descripción necesidades específicas” l
necesidades específicas.
Se cambió por: “Correo electrónico de
Actividad (6) Bautizar el correo de forma más
2 profesional de OAC o coordinadora de Julio 17 del 2015
Registro apropiada.
diseño con las necesidades específicas
Actividad (7)
2 Se aclaró el tipo de correo necesario Bautizar el correo Julio 17 del 2015
Registro
Actividades (7)
Ahora dice: “ENVÍO DE DISEÑOS A
2 Diagrama de Aclarar a quién se envía el diseño Julio 17 del 2015
OPERADOR
flujo
Debido a que faltaba la actividad de
aprobar el material elaborado que le
2 Actividades (8) Se convirtió en la actividad No. 9 Julio 17 del 2015
sigue a la actividad No. 7, la cual se
convirtió en el nuevo PC.
Actividad (8)
2 Ya no es Punto de Control Se reconsideró su importancia como PC Julio 17 del 2015
Actividad (9) Por la creación del nuevo Punto de
2 Se convirtió en la actividad No. 10 Julio 17 del 2015
Control de la actividad No. 8.
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COMUNICACIONES COMUNICACIONES

Actividad (9)
Se cambió por: “ENVIAR
Diagrama de Era necesario especificar más su
2 INVITACIONES” Julio 17 del 2015
flujo enunciado

Ahora se convirtió en la actividad No.

Confirmar la asistencia de un invitado
12. La actividad No. 11, como tal ahora
Actividades implica incorporarlo en las actividades de
2 es una actividad nueva que hace de Julio 17 del 2015
(11) logística para garantizar su asistencia
Punto de Control en el que se confirma
con los inversiones que ello implica.
la asistencia de los invitados.
Se escribió: “ENVIAR CORREOS
Actividad (11) ELECTRÓNICOS A MEDIOS Y CONFIRMAR Era necesario especificar más su
2 Diagrama de ASISTENCIA”. Además esta actividad estaba Julio 17 del 2015
enunciado
flujo escrita como la No. 11 y no existía la actividad
10. Ahora es la No. 12.
2 Actividad (12) Ahora es la actividad No. 13 Por los Puntos de Control creados Julio 17 del 2015
Actividad (12)
La palabra “material” es más apropiada
2 Diagrama de Cambió por ”Elaborar material” Julio 17 del 2015
que “documentos”.
flujo
2 Actividad (13) Se eliminó Se eliminó Julio 17 del 2015
Actividad (14) Es más apropiado con la palabra “cubrir”,
2 Diagrama de Se añadió la palabra “cubrir” ya que solo “realizar” no implicaba el Julio 17 del 2015
Flujo cubrimiento periodístico.
Es más apropiado con la palabra “cubrir”,
Actividad (14)
2 Se añadió la palabra “cubrir” ya que solo “realizar” no implicaba el Julio 17 del 2015
Descripción
cubrimiento periodístico