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MEJORAMIENTO
PROGRESIVO DE
LA CALIDAD DE LA
GESTIÓN MUNICIPAL
Gestión de Calidad
de los Servicios Municipales
DIVISIÓN MUNICIPALIDADES
PROGRAMA
MEJORAMIENTO
PROGRESIVO DE
LA CALIDAD DE LA
GESTIÓN MUNICIPAL
Gestión de Calidad
de los Servicios Municipales
DIVISIÓN MUNICIPALIDADES
© Ministerio del Interior y Seguridad Pública
Subsecretaría de Desarrollo Regional y Administrativo
Impreso en Chile
1a Edición, abril 2012, 800 ejemplares
ÍNDICE
1. Modelos de Gestión 27
de la Gestión Municipal 29
1. Introducción 45
2. Desarrollo de la Autoevaluación 46
3. Métodos de Evaluación 48
4. Informe de Autoevaluación 50
5. Antecedentes 51
6. Instrumentos de Autoevaluación 53
GUÍA 04: METODOLOGÍA PARA EL DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE MEJORAS 135
1. Introducción 137
3
PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
4
INTRODUCCIÓN
Ahora que estamos en los años 2000, si bien los municipios han progresado de
manera importante, también es cierto que -como se le han agregado nuevas
funciones y atribuciones, sin que se acompañen de los recursos financieros y
personal adecuados- las carencias se han mantenido y la gestión no ha despegado.
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
Los municipios cuentan, entonces, con un Modelo simplificado que les permitirá
acelerar las mejoras y, una vez logrados los niveles básicos de gestión, continuar con
la implementación del Modelo de Gestión de Calidad de los Servicios Municipales.
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO
01
GUÍA 01
DE CALIDAD DE LA GESTIÓN MUNICIPAL
GUÍA
DIVISIÓN MUNICIPALIDADES
01
GUÍA
Es una herramienta que permite conocer de manera simple y rápida el nivel general de
la gestión de un municipio. Consta de 78 preguntas, cada una con sus correspondientes
alternativas, las que no necesariamente representan la realidad de cada municipio.
Por ello, su selección debe estar orientada por los atributos o descripciones de las
prácticas de gestión que mejor describan su situación actual.
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
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01
GUÍA
11. Procesos de prestación de los Servicios Municipales: este criterio examina los
aspectos clave de los procesos de prestación de los servicios municipales.
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
Figura 1:
Usuarios y Usuarias
Servicios
Recursos
Personas
Estrategia y Liderazgo
• Subcriterios: son ámbitos más acotados que dan cuenta y caracterizan a cada
uno de los criterios. Los subcriterios expresan el contenido del criterio en forma
desagregada.
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01
GUÍA
Cuadro 1:
CRITERIO SUBCRITERIOS
Estrategia
Estrategia y Liderazgo
Liderazgo
Personas Capacitación
Ingresos municipales
Recursos materiales
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
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01
GUÍA
Figura 2:
Aplicación
Diagnóstico
El grupo que responderá el Diagnóstico tendrá que estar conformado, al menos, por
los funcionarios(as) o directivos que desempeñen los siguientes cargos o cumplan
esa función:
• Alcalde o Alcaldesa
• Director o Directora de Finanzas
• Jefe de Personal
• Director o Directora de Control
• Director o Directora de Obras
• Director o Directora de Tránsito
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
Cuadro 2:
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01
GUÍA
Cuadro 3:
1.
Estrategia
100%
12.Procesos de Apoyo para la Prestación
2. Liderazgo
de Servicios Municipales
80%
20%
9. Satisfacción
de usuarios y usuarias 5. Bienestar y seguridad
en el trabajo
8. Recursos 6. Ingresos
Materiales Municipales
7.
Presupuesto
Municipal
1. INGRESO AL PROGRAMA
• Alcalde o Alcaldesa
• Director (a) de Finanzas
• Jefe(a) o encargado(a) de Personal
• Director (a) de Control (si corresponde)
• Director (a) de Obras (si corresponde)
• Director (a) de Tránsito (si corresponde)
• Director (a) de Desarrollo Comunitario
• Secretario (a) Comunal de Planificación
• Administrador (a) Municipal (si corresponde)
• Secretario (a) Municipal
• Representantes de las asociaciones de funcionarios y funcionarias de la
Municipalidad.
• Planificar y conducir las distintas etapas del Programa, cumplir con los compromisos
adquiridos y alcanzar los objetivos propuestos.
• Diseñar y aplicar una Metodología de Intervención que permita llevar a cabo con
éxito cada una de las etapas del Programa para alcanzar los objetivos propuestos.
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01
GUÍA
3. PROCESO DE AUTOEVALUACIÓN
• Asignación de puntajes
4. VALIDACIÓN DE LA AUTOEVALUACIÓN
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
La primera fase del Diseño del Plan de Mejora, consiste en planificar y realizar
una actividad de difusión en la que se presentan los resultados del Informe de
Retroalimentación. En éste se describe el nivel de gestión del municipio, detallando
específicamente, por cada uno de los Subcriterios del Modelo (12), las fortalezas y
oportunidades de mejoramiento.
De manera paralela, los diversos equipos del municipio habrán identificado acciones,
iniciativas y/o tareas, que contribuirán al mejoramiento de la gestión. Si éstas no
requieren una programación exhaustiva, no necesitan recursos adicionales y se pueden
llevar a cabo de manera inmediata, se registrarán en la planilla de Acciones de Mejora
Inmediata (AMI) y se deberá asignar un responsable para su aplicación.
El documento que contenga los diversos componentes del Plan de Mejora, deberá
iniciarse con un relato (Foco) en el que se describa la intencionalidad del municipio
(imagen objetivo) para abordar las brechas definidas, detallando el conjunto de
argumentos estratégicos que guían esta fase de mejoramiento de cada una de ellas.
Del mismo modo que el resultado de la Autoevaluación requiere una mirada externa
que la valide, el Plan de Mejoras será revisado por evaluadores externos, cuya misión
consistirá en orientar al municipio para canalizar de la manera más eficiente los
esfuerzos de mejoramiento. Se espera que el municipio someta a juicio externo el
diseño de su ruta hacia el mejoramiento, de modo tal que ésta se enriquezca.
20
01
GUÍA
Esta etapa consiste en la ejecución del Plan de Mejora Validado, por parte del
municipio, con la finalidad de instalar o mejorar sus actuales prácticas y cubrir las
brechas existentes en relación al Modelo, lo que se traduce en un mejoramiento
en los niveles de calidad de su gestión.
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
8. GLOSARIO
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01
GUÍA
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
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MODELO MEJORAMIENTO PROGRESIVO
DE LA CALIDAD DE LA GESTIÓN MUNICIPAL 02
GUÍA
DIVISIÓN MUNICIPALIDADES
GUÍA 02
02
GUÍA
1. MODELOS DE GESTIÓN
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
Es por ello que, cuando se pretende mejorar la calidad de la gestión municipal, con
foco en los servicios que se entregan a la comunidad, fortalecer las capacidades
de gestión de las municipalidades, instalar una cultura de mejoramiento continuo
de los procesos, basada en la autoevaluación y la aplicación de planes o iniciativas
de mejora como camino para llegar a la excelencia, este tipo de modelos aparece
como herramienta de referencia válida para dichos propósitos.
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GUÍA
• Autonomía: Tiende hacia mayores grados de autonomía, para que los municipios
generen las condiciones para contar con más competencias, atribuciones y recursos.
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
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02
GUÍA
Estos años de experiencia y los resultados obtenidos por los municipios participantes
no sólo han dejado entrever la relevancia asignada a la calidad de la gestión, sino
también las vías más pertinentes para fomentarla, implementarla y apoyarla
desde la política pública. Con lo anterior, es posible mostrar los primeros puntajes
obtenidos luego de la validación externa de sus correspondientes ejercicios de
autoevaluación, los que se presentan en el siguiente gráfico:
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
Cuadro 4:
500
Resultado Gestión de Servicios
450 Resultado Gestión Global
400
350
300
250
200
70
150
55 37
59 53 45
100 45
38 50 31 30 29
129 38 40 31 37 29 21 30 21
61 30 25 31 17 18
50 95 94 84 38 27 18 29 24
85 80 74 81 19
68 70 65 66 56 56 26 16
54 50 50 52 59 50 48 49 55 49 45 14
32 41 32 39 33 36 31 26
23 17
0
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35
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02
GUÍA
• Si bien las mejoras a largo plazo pueden no mostrar efectos durante un período
alcaldicio y no está asegurada su continuidad en el siguiente período, hay
objetivos superiores de interés de la comunidad que son traspasados de una
administración a otra, independientemente de sus tendencias políticas.
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
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GUÍA
• Estrategia y Liderazgo
• Personas
• Recursos
• Servicios
• Usuarios y Usuarias
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
Cuadro 5:
Usuarios y Usuarias
Servicios
Recursos
Personas
Estrategia y Liderazgo
Los conceptos y relaciones que existen entre los elementos del Modelo se pueden
detallar de la siguiente manera:
Los líderes deben ser garantes del futuro de la gestión de la calidad, fomentando
-con su ejemplo- la cultura de excelencia en la organización e impulsando los
cambios necesarios para mantener y mejorar la coherencia de la municipalidad
con su entorno. El éxito organizacional depende del alineamiento y compromiso
de todos los funcionarios y funcionarias con los objetivos.
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02
GUÍA
cuáles son los objetivos que persiguen, de qué manera prevén alcanzarlos, y
cómo sabrán si los han, o no, logrado. Pero no basta con formular planes para
abordar el futuro, hay que implementarlos.
B) Las personas que trabajan en la municipalidad tienen una gran capacidad para
mejorar los procesos de trabajo y aportar con su máximo potencial al logro
de los objetivos, en la medida que estén motivados y comprometidos con
éstos, así como con el futuro de la municipalidad y su con propio desarrollo.
Está demostrado que las personas motivadas con su trabajo tienen un mejor
rendimiento y mayores posibilidades de contribuir a generar mayor satisfacción
en usuarios y usuarias que aquellas que no lo están.
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
• Criterios: son los ámbitos más relevantes de la gestión y los servicios municipales.
En conjunto dan cuenta de los procesos que son susceptibles de ser evaluados.
• Subcriterios: son ámbitos más acotados que dan cuenta y caracterizan a cada
uno de los criterios. Los subcriterios expresan el contenido del criterio en forma
desagregada.
• Elemento de Gestión: son las preguntas a las cuales debe responder el municipio
y se refieren a ámbitos específicos de gestión. Son 78 preguntas en total, 57 de
ellas (73%), se refieren al modo en que se hacen las cosas en el municipio. Las 21
restantes (27%), solicita resultados (cifras) en los respectivos ámbitos de gestión.
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02
GUÍA
Cuadro 6:
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
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GUÍA
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
Las respuestas que el municipio elabore para los elementos antes mencionados,
deben tener en consideración los atributos de la calidad en la gestión a partir de
los cuales se les asignará el respectivo puntaje. Para los Elementos de Gestión
referidos a prácticas o procesos se considerará la pertinencia de la práctica, es decir
que aborde los requerimientos del elemento de gestión, la frecuencia con que esa
práctica se implemente y el alcance de la misma. En lo referente a los elementos de
gestión de resultados, se tendrá en consideración los datos entregados (gráficos,
cifras, tablas, etc.) y la cantidad de series que el municipio pueda mostrar.
42
INFORME DE AUTOEVALUACIÓN (I.A.) 03
GUÍA
DIVISIÓN MUNICIPALIDADES
GUÍA 03
03
GUÍA
1. INTRODUCCIÓN
1. Estrategia
2. Liderazgo
4. Capacitación
6. Ingresos municipales
7. Presupuesto municipal
8. Recursos materiales
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2. DESARROLLO DE LA AUTOEVALUACIÓN
recopilar la información solicitada por los elementos de gestión, incluidos los datos
de resultados,
a. Redacción de Evidencia
Durante y al final del trabajo de los equipos, una persona del Comité de Mejora que
conozca el Modelo y el funcionamiento de la municipalidad debe recopilar y revisar el
trabajo realizado para asegurar que las evidencias de la Autoevaluación reflejen el real
funcionamiento de la municipalidad y que los puntajes estén asignados de acuerdo a
los métodos establecidos, que haya coherencia y concordancia en todo el documento.
No olvidar las normas de buen uso del lenguaje al redactar la evidencia, tales como:
ortografía (puntual, literal y acentual), morfología y sintaxis. Sólo de este modo el
documento podrá ser usado como referencia y documento de consulta.
Resultados: los elementos de gestión que preguntan por los resultados que ha
obtenido la Municipalidad, siempre comienzan con la expresión “¿Tiene datos …”.
Estas evidencias deben contener los datos solicitados (cifras) comparables para
los tres (3) últimos años, si se tienen y deben ser presentadas como números,
gráficos o tablas.
c. Cálculo de resultados
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
3. MÉTODOS DE EVALUACIÓN
Evidencia: (incluir qué y cómo se hace, desde cuándo, cuantas veces se ha aplicado
y con qué periodicidad, en que unidades o servicios se utiliza (si aplica) y quién es
el o los responsables de su aplicación)
• en algún momento, el municipio hizo algo relacionado con los requerimientos del
Elemento de gestión, sin embargo, nunca más se ha hecho o se hace de manera
esporádica.
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GUÍA
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Municipalidad
Región
Alcalde
Año de Ingreso al Programa
Fecha Presentación del Documento
Nombre-Cargo
Contraparte 1 Correo electrónico
Teléfono de contacto Fijo Celular
Nombre-Cargo
Contraparte 2 Correo electrónico
Teléfono de contacto Fijo Celular
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03
GUÍA
5. ANTECEDENTES
ANTECEDENTES DE LA COMUNA
¿Cuál es la extensión territorial
de la comuna?
¿Cuáles son las principales
características geográficas del
territorio?
¿Cuántos habitantes tiene la
comuna?
¿Cuáles son sus principales
actividades económicas?
¿Cuál es su porcentaje de
ruralidad?
¿Cuáles son los principales
centros poblados?
ANTECEDENTES DE LA MUNICIPALIDAD
¿Cuál es la misión de la
municipalidad? (en caso de no
estar definida no contestar esta
pregunta)
¿Cuáles son los objetivos
estratégicos de la municipalidad?
(en caso de no estar definidos no
contestar esta pregunta)
¿Cuántas personas trabajan en la
municipalidad (planta, contrata y
honorarios)?
¿Qué porcentaje de ellos son
profesionales?
¿En cuántos recintos o
dependencias funciona la
municipalidad?
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
¿Cuál es el porcentaje de
dependencia del Fondo Común
Municipal?
De los 14 servicios definidos en
el Programa, ¿Existe alguno que
el municipio no consideró en la
autoevaluación? ¿Cuál (es)? ¿Por
qué?
Para el proceso de
Autoevaluación, ¿el municipio
incorporó algún servicio
adicional a los 14 definidos en el
Programa?, ¿Cuál (es)? ¿Por qué?
¿Qué iniciativas para mejorar,
convenios de colaboración o
consultorías se están llevando a
cabo en la municipalidad?
52
03
GUÍA
6. INSTRUMENTO DE AUTOEVALUACIÓN
ESTRATEGIA
1. Misión, visión y valores son componentes de una planificación estratégica institucional, es importante no confundir con la planificación del
territorio cuyo instrumento es el PLADECO
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
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GUÍA
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
¿Cómo se hace seguimiento del avance respecto a las metas definidas para el
1.4
cumplimiento de la visión y el mejoramiento de la gestión municipal (PMGM)?
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GUÍA
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GUÍA
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
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GUÍA
LIDERAZGO
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GUÍA
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
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GUÍA
2. Acuerdos o promesas formuladas por la municipalidad o sus representantes a nombre de ésta con la comunidad, como por ejemplo, cartas
ciudadanas, plazos en entrega de servicios, entre otros.
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
¿Cómo el alcalde o alcaldesa define los métodos para publicar y mantener actualizada
2.6
la información pública?
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
CAPACITACIÓN
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GUÍA
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
5.2 ¿Cómo la Municipalidad busca mantener y/o mejorar las condiciones del lugar de trabajo?
No hay despliegue Despliegue parcial Despliegue total
No hay enfoque Enfoque incipiente Enfoque sistemático Enfoque sistemático
0 1 2 3
Evidencia: (incluir qué y cómo se hace, desde cuándo, cuantas veces se ha aplicado y con qué
periodicidad, en que unidades o servicios se utiliza (si aplica) y quién es el o los responsables
de su aplicación)
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GUÍA
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
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03
GUÍA
5.5 ¿Cómo se evalúa el nivel de satisfacción de las personas que trabajan en la Municipalidad?
No hay despliegue Despliegue parcial Despliegue total
No hay enfoque Enfoque incipiente Enfoque sistemático Enfoque sistemático
0 1 2 3
videncia: (incluir qué y cómo se hace, desde cuándo, cuantas veces se ha aplicado y con qué
periodicidad, en que unidades o servicios se utiliza (si aplica) y quién es el o los responsables
de su aplicación)
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
5.6 ¿Tiene datos del nivel de satisfacción de las personas que trabajan en la Municipalidad?
Hay datos de los
Hay datos de un (1) año
últimos tres (3) años
No hay datos Para la mitad de Para todos los Para la mitad de
los indicadores indicadores los indicadores
relevantes relevantes relevantes
0 1 2 3
Evidencia: (incluir cifras, tablas y/o gráficos con datos de los últimos 3 años si se tienen)
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GUÍA
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
¿Tiene datos del valor de la cotización básica y adicional de la prima del Seguro Social
5.8
contra Riesgos de Accidentes del Trabajo y Enfermedades Profesionales?
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GUÍA
INGRESOS MUNICIPALES
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
6.2 ¿Cómo se desarrollan planes para lograr los ingresos propios esperados?
No hay despliegue Despliegue parcial Despliegue total
No hay enfoque Enfoque incipiente Enfoque sistemático Enfoque sistemático
0 1 2 3
Evidencia: (incluir qué y cómo se hace, desde cuándo, cuantas veces se ha aplicado y con qué
periodicidad, en que unidades o servicios se utiliza (si aplica) y quién es el o los responsables
de su aplicación)
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GUÍA
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
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GUÍA
¿Tiene datos de los ingresos de la Municipalidad que no se han cobrado (en monto total
6.5
y el porcentaje respecto de los ingresos propios totales)?
Hay datos de los
Hay datos de un (1) año
últimos tres (3) años
No hay datos Para la mitad de Para todos los Para la mitad de
los indicadores indicadores los indicadores
relevantes relevantes relevantes
0 1 2 3
Evidencia: (incluir cifras, tablas y/o gráficos con datos de los últimos 3 años si se tienen)
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
¿Tiene datos de los ingresos de la Municipalidad que no se han pagado (en monto total
6.6
y el porcentaje respecto de los ingresos propios totales)?
Hay datos de los
Hay datos de un (1) año
últimos tres (3) años
No hay datos Para la mitad de Para todos los Para la mitad de
los indicadores indicadores los indicadores
relevantes relevantes relevantes
0 1 2 3
Evidencia: (incluir cifras, tablas y/o gráficos con datos de los últimos 3 años si se tienen)
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GUÍA
PRESUPUESTO MUNICIPAL
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
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GUÍA
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
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GUÍA
¿Tiene datos de los montos y porcentaje del presupuesto que decide la comunidad
7.7
participativamente?
Hay datos de los
Hay datos de un (1) año
últimos tres (3) años
No hay datos Para la mitad de Para todos los Para la mitad de
los indicadores indicadores los indicadores
relevantes relevantes relevantes
0 1 2 3
Evidencia: (incluir cifras, tablas y/o gráficos con datos de los últimos 3 años si se tienen)
99
PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
7.8 ¿Tiene datos de los gastos totales sobre los ingresos totales?
Hay datos de los
Hay datos de un (1) año
últimos tres (3) años
No hay datos Para la mitad de Para todos los Para la mitad de
los indicadores indicadores los indicadores
relevantes relevantes relevantes
0 1 2 3
Evidencia: (incluir cifras, tablas y/o gráficos con datos de los últimos 3 años si se tienen)
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GUÍA
7.9 ¿Tiene datos de los gastos fijos sobre Ingresos Propios Permanentes?
Hay datos de los
Hay datos de un (1) año
últimos tres (3) años
No hay datos Para la mitad de Para todos los Para la mitad de
los indicadores indicadores los indicadores
relevantes relevantes relevantes
0 1 2 3
Evidencia: (incluir cifras, tablas y/o gráficos con datos de los últimos 3 años si se tienen)
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RECURSOS MATERIALES
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3. El propósito de este elemento de gestión, es que cada servicio incorpore en sus tareas el esfu7erzo de identificar cualidades específicas que
permitan entregar una mejor atención. Para el caso de los servicios sociales puede ser el sexo, la edad, condición de ruralidad, etnia, territorio,
etc. En permisos de obra y permisos de circulación es posible tener atención diferenciada para usuarios (as) “personas naturales” y “personas
jurídicas”. Lo anterior puede diferenciar los atributos del servicio en horarios de atención, modulos especiales, lugares distintos para la
prestación del servicio, etc.
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
9.5 ¿Cómo se mide la satisfacción e insatisfacción de sus usuarios y usuarias de los servicio?
No hay despliegue Despliegue parcial Despliegue total
No hay enfoque Enfoque incipiente Enfoque sistemático Enfoque sistemático
0 1 2 3
Evidencia: (incluir qué y cómo se hace, desde cuándo, cuantas veces se ha aplicado y con qué
periodicidad, en que unidades o servicios se utiliza (si aplica) y quién es el o los responsables
de su aplicación)
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
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GUÍA
¿Cómo se da acceso y atención del servicio a todos los usuarios y usuarias con
10.2
requerimientos especiales?
No hay despliegue Despliegue parcial Despliegue total
No hay enfoque Enfoque incipiente Enfoque sistemático Enfoque sistemático
0 1 2 3
Evidencia: (incluir qué y cómo se hace, desde cuándo, cuantas veces se ha aplicado y con qué
periodicidad, en que unidades o servicios se utiliza (si aplica) y quién es el o los responsables
de su aplicación)
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
¿Cómo se identifican y gestionan los puntos de contacto claves4 con los usuarios y
10.3
usuarias?
No hay despliegue Despliegue parcial Despliegue total
No hay enfoque Enfoque incipiente Enfoque sistemático Enfoque sistemático
0 1 2 3
Evidencia: (incluir qué y cómo se hace, desde cuándo, cuantas veces se ha aplicado y con qué
periodicidad, en que unidades o servicios se utiliza (si aplica) y quién es el o los responsables
de su aplicación)
4. En algunos antecedentes de la gestión, se denominan “momentos de verdad”, “front office” o “puntos de contacto clave” a aquellas instancias
(lugares y momentos) en que se desarrolla atención directa a usuarios y usuarias.
114
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GUÍA
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
10.5 ¿Tiene datos de los tiempos de respuesta a reclamos y quejas de usuarios y usuarias?
Hay datos de los
Hay datos de un (1) año
últimos tres (3) años
No hay datos Para la mitad de Para todos los Para la mitad de
los indicadores indicadores los indicadores
relevantes relevantes relevantes
0 1 2 3
Evidencia: (incluir cifras, tablas y/o gráficos con datos de los últimos 3 años si se tienen)
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5. Intenciones y orientaciones de una organización relativas a su gestión global o a un tema específico. Las políticas son expresadas formalmente
por la dirección de la organización.
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
11.2 ¿Cómo la Municipalidad identifica los procesos de entrega de los servicios municipales?
No hay despliegue Despliegue parcial Despliegue total
No hay enfoque Enfoque incipiente Enfoque sistemático Enfoque sistemático
0 1 2 3
Evidencia: (incluir qué y cómo se hace, desde cuándo, cuantas veces se ha aplicado y con qué
periodicidad, en que unidades o servicios se utiliza (si aplica) y quién es el o los responsables
de su aplicación)
118
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GUÍA
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PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
11.4 ¿Cómo se controla la calidad de los procesos de entrega de los servicios municipales?
No hay despliegue Despliegue parcial Despliegue total
No hay enfoque Enfoque incipiente Enfoque sistemático Enfoque sistemático
0 1 2 3
Evidencia: (incluir qué y cómo se hace, desde cuándo, cuantas veces se ha aplicado y con qué
periodicidad, en que unidades o servicios se utiliza (si aplica) y quién es el o los responsables
de su aplicación)
120
03
GUÍA
121
PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
11.6 ¿Tiene datos sobre el cumplimiento de los estándares de prestación de los servicios?
Hay datos de los
Hay datos de un (1) año
últimos tres (3) años
No hay datos Para la mitad de Para todos los Para la mitad de
los indicadores indicadores los indicadores
relevantes relevantes relevantes
0 1 2 3
Evidencia: (incluir cifras, tablas y/o gráficos con datos de los últimos 3 años si se tienen)
122
03
GUÍA
11.7 ¿Tiene datos de los indicadores de gestión de los procesos de los servicios municipales?
Hay datos de los
Hay datos de un (1) año
últimos tres (3) años
No hay datos Para la mitad de Para todos los Para la mitad de
los indicadores indicadores los indicadores
relevantes relevantes relevantes
0 1 2 3
Evidencia: (incluir cifras, tablas y/o gráficos con datos de los últimos 3 años si se tienen)
123
PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
124
03
GUÍA
125
PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
126
03
GUÍA
127
PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
12.5 ¿Cómo se evalúa a los proveedores una vez recibido el producto o servicio contratado?
No hay despliegue Despliegue parcial Despliegue total
No hay enfoque Enfoque incipiente Enfoque sistemático Enfoque sistemático
0 1 2 3
Evidencia: (incluir qué y cómo se hace, desde cuándo, cuantas veces se ha aplicado y con qué
periodicidad, en que unidades o servicios se utiliza (si aplica) y quién es el o los responsables
de su aplicación)
128
03
GUÍA
129
PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
130
03
GUÍA
7. RESUMEN EVALUACIÓN
N°
ÁMBITO DE EVALUACIÓN 0 1 2 3
Pregunta
1.1
1.2
1.3
1.4
1 Estrategia
1.5
1.6
1.7
1.8
2.1
2.2
2.3
2 Liderazgo
2.4
2.5
2.6
3.1
3.2
3 Competencias
3.3
de las personas
3.4
3.5
4.1
4.2
4.3
4 Capacitación 4.4.
4.5
4.6
4.7
131
PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
5.1
5.2
5.3
5 Bienestar y Seguridad 5.4
en el Trabajo 5.5
5.6
5.7
5.8
6.1
6.2
6.3
6 Ingresos Municipales
6.4
6.5
6.6
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7 Presupuesto Municipal
7.6
7.7
7.8
7.9
7.10
8.1
8 Recursos Materiales 8.2
8.3
9.1
9.2
9 Satisfacción de 9.3
Usuarios y Usuarias 9.4
9.5
9.6
132
03
GUÍA
10.1
10.2
10 Comunicación con
10.3
Usuarios y Usuarias
10.4
10.5
11.1
11.2
11.3
11 Proceso de Prestación
11.4
de Servicios
11.5
11.6
11.7
12.1
12.2
12.3
12 Procesos de apoyo
12.4
para la prestación
12.5
12.6
12.7
TOTAL 78
133
PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
134
METODOLOGÍA PARA EL DISEÑO
E IMPLEMENTACIÓN DEL PLAN DE MEJORAS 04
GUÍA
DIVISIÓN MUNICIPALIDADES
GUÍA 04
04
GUÍA
1. INTRODUCCIÓN
• Que los municipios diseñen Planes de Mejora, coherente con sus niveles de gestión,
derivados de su proceso de autoevaluación y sus priorizaciones estratégicas
para gestionar el desarrollo municipal;
Para contribuir al logro de los objetivos planteados, la presente guía aborda una
metodología para el Diseño, Implementación y Seguimiento del Plan de Mejoras.
137
PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
Aplicación
Diagnóstico
La Implementación del Plan de Mejora, es el proceso más largo del ciclo, estimado
en alrededor de doce meses para dar cuenta de resultados que aporten o impacten
en puntaje para progresar en los niveles de calidad de la gestión. Corresponde a
la ejecución de todas las actividades descritas en el Plan, y va acompañada de un
Sistema de Seguimiento y Apoyo que permite ir midiendo el avance del Plan e
implementando las acciones correctivas cuando sean necesarias.
138
04
GUÍA
3. PLAN DE MEJORAS
El Plan de Mejoras, es un instrumento de visión global del municipio, que articula los
distintos esfuerzos de la organización por mejorar su gestión, da sentido estratégico
a las acciones emprendidas y se hace cargo del resultado de las brechas emanadas
del proceso de Autoevaluación.
139
PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
El Plan de Mejoras debe ser desarrollado con la finalidad de alcanzar metas que tensionen
positivamente al municipio. Su diseño se realiza en base a un análisis de los Informes
de Autoevaluación y de Retroalimentación generados en las etapas anteriores. Estos
informes contienen antecedentes de primera fuente, que dan cuenta de la calidad de la
gestión del municipio, y facilitan la mejora al contener evidencias concretas de los doce
subcriterios o ámbitos de gestión abordados en el Modelo de Mejoramiento Progresivo.
Es importante destacar que, previo diseño del Plan de Mejoras, el Comité de Mejora
debe difundir los resultados y conclusiones de su autoevaluación –validada por un
organismo externo- a todo el personal, siendo esta actividad un componente relevante
para involucrar a la organización en el desafío del mejoramiento.
La ejecución de las mejoras depende de los plazos que determine el municipio para
alcanzar sus objetivos, de la programación de la SUBDERE y de los ciclos presupuestarios.
Para la ejecución del Plan de Mejoras se deberá tener un horizonte cuya dimensión
estará acotada en función de la instalación de herramientas, por lo que es pertinente
considerar una programación de un año de implementación, sin perder de vista el
horizonte de instalación de herramientas de gestión que se requieren para satisfacer
todos los requerimientos del Modelo de Mejoramiento Progresivo. Para lo anterior, el
municipio debe considerar los recursos humanos, financieros y materiales suficientes
para garantizar la efectiva instalación de las herramientas.
140
04
GUÍA
141
PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
Caracterización
Criterio(s)
Subcriterio(s)
Medio de Verificación
Plazo de Ejecución
Descripción de campos:
142
04
GUÍA
Descripción de campos:
143
PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
II. Analizar la información en las reuniones del Comité de Mejora y establecer los
criterios para determinar las Áreas de Mejora a abordar.
144
04
GUÍA
145
PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
146
04
GUÍA
II. Mantener los equipos de trabajo que seleccionaron las Herramientas de Gestión.
II. Para cada Herramienta, se debe tener a la vista el puntaje validado obtenido
por el subcriterio que la contiene. A partir de ese puntaje, el equipo de trabajo
deberá definir la magnitud de la brecha a abordar; es decir, discutir respecto del
impacto que se pretende alcanzar con la implementación de la Herramienta.
Totales
Fecha de
Estado de Seguimiento (%) Observaciones y/o Recomendaciones
Seguimiento
147
PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
Descripción de campos:
• Área de Mejora: Indicar el Subcriterio del modelo al cual pertenece la Línea de Acción
(incorporar número y nombre).
• Actores Internos: Nombre y cargo de todas las personas relevantes para la ejecución
de la línea.
148
04
GUÍA
LÍNEAS DE ACCIÓN
Área de Mejora Responsable Línea de Acción
Descripción de campos:
• Responsable: nombre y cargo del responsable del área de mejora. Esta persona
deberá cuidar de la ejecución de todas las Metodologías asociadas a esta Área.
149
PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
Para cada uno de los niveles del Plan (Acciones de Mejora Inmediata, Áreas de Mejora
y sus respectivas Líneas de Acción) se sugiere realizar seguimiento sistemático.
En cada ficha de Línea de Acción se deberá consignar fechas de seguimiento y el
resultado del mismo. Es deber del Comité de Mejora, recopilar esa información y
analizarla para tomar las medidas correctivas necesarias que garanticen la ejecución
de lo planificado.
150
04
GUÍA
INTRODUCCIÓN
METODOLOGÍA:
151
PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
• Una vez que haya calificado el listado de ideas de líneas de acción, sume
horizontalmente los puntajes obtenidos en cada criterio y consigne este dato
en la última columna de la Matriz.
Ejemplo
P. Estratégica 7 4 7 7 3 28
Capacitación 4 7 7 7 7 32
Procesos 5 4 4 7 4 24
Satisfacción
7 5 5 5 5 27
usuari@s
Bienestar 4 7 7 6 7 31
Gestión de
4 3 4 6 4 21
Cobranzas
152
153
PROGRAMA MEJORAMIENTO PROGRESIVO DE LA CALIDAD DE LA GESTION MUNICIPAL
154