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GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

PROCEDIMIENTO DESARROLLO CURRICULAR


GUÍA DE APRENDIZAJE

1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Tecnología en Gestión Documental


 Código del Programa de Formación: 521213 V2
 Nombre del Proyecto: Organización de archivo de gestión de una empresa pública y/o privada que
presten servicios públicos en el municipio de Yopal, implementando tablas de retención
documental.
 Fase del Proyecto: Análisis
 Actividad de Proyecto: Identificar las normas y procedimientos para la elaboración de documentos
organizacionales.
 Competencia: Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas, siguiendo la
norma técnica y la legislación vigente
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar:
 Redacta documentos organizacionales teniendo en cuenta el asunto, el tipo, las funciones de la
unidad administrativa; aplicando las normas gramaticales, de semántica y de sintaxis, las normas
técnicas las normas y procedimientos para la elaboración de documentos organizacionales
colombianas vigentes para la elaboración y presentación y las normas de gestión de la calidad.
 Digitar textos utilizando la tecnología disponible, aplicando las técnicas de digitación y el
desarrollo de habilidades y destrezas para el logro de la velocidad y la precisión de acuerdo con
los requerimientos y las normas de seguridad y salud ocupacional.
 Transcribir documentos organizacionales utilizando la tecnología disponible, aplicando las
técnicas de digitación, las normas técnicas colombianas vigentes para su presentación, las de la
organización, las de gestión documental y de la calidad.

 Duración de la Guía 300 horas.

2. PRESENTACION

Estimados aprendices SENA: Las temáticas que aportan saberes para el desarrollo de las actividades
propuestas en esta guía tiene como objeto orientarlos para que alcancen las competencias necesarias para la
producción documental, aplicando las normas gramaticales y de sintaxis, así como las normas generales de
escritura y construcción de párrafos que permitan alcanzar la correcta redacción de documentos.

La producción documental en las organizaciones requiere de personas con habilidades y destrezas en la


elaboración de documentos organizacionales y comerciales de manera impresa o digital, que garantice la
oportunidad en la generación de comunicaciones en el cargo y área funcional que intervienen en la empresa.

El propósito de la guía permitirá al aprendiz, adquirir conocimientos mediante las estrategias pedagógicas
como es la práctica para construir textos comerciales coherente dentro del entramado que es la vida
organizacional de la empresa, saber producir documentos de manera eficiente es vital a la hora de ser una
mano de obra calificada hoy en la empresa el redactar documentos, el digitar de manera ágil el saber cómo

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funciona y se usa la tecnología a nivel de producción y manejo de documento es requisito para ser
competitivos.

El Servicio Nacional de Aprendizaje SENA le extiende la invitación a realizar las lecturas sugeridas y
desarrollar las actividades de afianzamiento, haciendo entrega oportuna de las mismas desde los tiempos
trazados por el instructor. Por ello, dentro del desarrollo de las diferentes actividades planteadas para esta
actividad, resulta indispensable recordar el uso de fuentes bibliográficas y webgrafía en caso de que sea
necesario.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión Inicial

Antes de iniciar el desarrollo de actividades propuestas en ésta guía, es importante que reflexione en cuanto
al rol del aprendiz en el proceso de formación titulada. Dando inicio a las actividades, y para dar solución a
la necesidad que tiene la dependencia de Recursos Humanos de la empresa D&D. Disponer de las
habilidades de la mecanografía da la posibilidad de adaptarse mejor al mundo laboral actual debido al uso
de ordenadores y otros dispositivos para la elaboración de cualquier tipo de documento. El gerente necesita
que el documento “SOLO LO DIFICIL ES ESTIMULANTE”, este digitado. Por lo tanto, se requiere conformar
grupos de trabajo de tres (3) aprendices quienes digitarán el documento y lo analizarán, posteriormente
mediante dinámicas grupales se discutirá las dificultades presentadas durante el desarrollo de la actividad.

De acuerdo con la actividad realizada, reflexione sobre los siguientes interrogantes:


¿Qué dificultad se le presentó en el proceso de digitación?
¿Considera que la postura corporal adquirida fue la correcta?
¿La ubicación de los dedos sobre el teclado les permitió mejorar la velocidad de la digitación?
¿El texto digitado fue de fácil compresión gramatical?

Ambiente Requerido:
Ambiente de formación de gestión documental
Materiales:
Computador, documento impreso, lápiz y borrador.

3.2 Actividades de Contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.

En el entorno organizacional se utiliza documentos administrativos, que son aquellos que permiten la
gestión diaria de cada empresa. En su desempeño como tecnólogo en Gestión Documental y dentro de su
contexto ocupacional, debe ser competente para digitar documentos de acuerdo con la Normas Técnicas
Colombianas vigentes.

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3.2.1 Con el apoyo de materiales virtuales videos de youtube se presenta la historia de la escritura de
manera creativa, próceres de la informática como Steve Jobs y Bill Gates.
https://www.youtube.com/watch?v=OtPY-yMLpwA. Usted podrá identificar elementos relevantes que
aportan al proceso que se está desarrollando en el programa.

Es importante que como aprendices realicen en esta temática una historia por parejas de lo trascendental
de los soportes antiguos y entenderán la trascendencia de la escritura el papel y el soporte de información
para el hombre.

No es necesario enviar al instructor su comentario, este es solo un proceso de índole personal.

3.2.2. Para la elaboración de documentos organizacionales, en los cuales son tomados conceptos teorías de
autores ajenos a la expedición del redactor del documento, se hace necesario tener claro normas técnicas
colombianas e internacionales. Así mismo, se requiere tener claro conceptos y técnicas relacionadas a
continuación en cuanto a la transcripción y digitación de documentos:

¿Cuáles son las normas internacionales y nacionales para la citación y referencias bibliográficas?
¿Cuáles son las técnicas de digitación y transcripción?
¿Cuáles son las herramientas tecnológicas utilizadas para la transcripción y digitalización de documentos
organizacionales y comerciales?

En grupos colaborativos, los aprendices desarrollarán una presentación utilizando algún tipo de recurso o
medio didáctico sobre:
a. El teclado y sus diferentes zonas (portátil y de escritorio)
b. Elaborar diez ejemplos de referencias bibliográficas, citas textuales, cuadros, figuras, tablas (utilizar la
biblioteca Sena), de acuerdo a las normas APA, GTC 185 y normas NTC 3393, NTC 3234, NTC 3397, NTC 3394,
NTC 3588, NTC 3369, NTC 3235 y NTC 4176.

3.2.3 Ingrese a la página https://www.cursomeca.com/. Realice el proceso de inscripción y desarrolle hasta


la actividad 27. Este curso le irá guiando paso a paso hasta conseguir escribir correctamente usando los 10
dedos sin mirar el teclado. Conseguirá gran velocidad y precisión en poco tiempo, para una excelente
digitación de textos. Para reforzar y mejorar el proceso de digitación, dibuje un teclado y ubique las teclas
guía señalando el nombre de los dedos que utiliza para pulsar cada una de las letras. Se realiza la observación
de la ejecución de la actividad.

3.2.4 Realice las plantillas en hojas tamaño carta de cada uno de los estilos de la carta comercial,
memorando, circular, actas, certificados, hoja de vida corporativa y constancias basados en la Guía Técnica
Colombia GTC-185. De igual manera estas plantillas deben ser digitadas en un archivo Word.

3.2.5 Realizar un informe de investigación utilizando el formato de carta comercial, según norma INCONTEC,
dando respuesta a las siguientes preguntas:
¿En qué consiste la gramática?

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¿Cuáles son las técnicas de redacción, digitación y transcripción?


¿Cuáles son los documentos organizacionales?
¿Cuáles son los documentos comerciales?
¿Qué normas regulan la elaboración y presentación de documentos organizacionales y comerciales?
¿Investigue los artículos 8, 15, 20, 23, 27, 70, 71, 72 y 74 de la Constitución Política y los delitos contra
documentos contemplados en el Código Penal (Ley 599 de 2000)?

3.2.6 Cada aprendiz diligenciará el siguiente cuadro en donde describe brevemente los conceptos.

DOCUMENTO CARACTERISTICAS PARTES PRINCIPALES ANEXOS OTROS


CARTA
CIRCULAR
EXTERNA
CIRCULAR
INTERNA
CONSTANCIA
CERTIFICADO
MEMORANDO
ACTA
INFORME

Con base en todos los conocimientos construidos y los resultados del cuadro refuerza sus conocimientos
elaborando un mentefacto documental.

3.2.7 En grupo colaborativo, se desarrollarán el taller acerca de las normas de gramática, referentes a signos
de puntuación, acentuación, los prefijos, usos de las minúsculas y de las mayúsculas y conectores, para la
elaboración de documentos. Los aprendices realizaran la socialización del documento corregido
gramaticalmente al grupo. Serán autónomos en la estrategia didáctica.

3.3 Actividades de Apropiación y transferencia de Conocimiento

3.3.1 Realizar cesiones de clase magistral utilizando las didácticas activas por el instructor, con el propósito
de dar las orientaciones en los conceptos de: Normas Técnicas Colombianas vigentes para la elaboración y
presentación de documentos organizacionales: concepto, aplicación, origen, creación del documento y

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alcance, redactar documentos organizacionales, revisar que los documentos cumplan con las normas
lingüísticas y técnicas de la producción documental.

Igualmente, brindará retroalimentación oportuna sobre los resultados de aprendizaje esperados y


competencias a alcanzar en el desarrollo de esta guía. Así mismo, el instructor es el encargado de orientar
el proceso formativo mediante explicaciones especificas aclaración de inquietudes, direccionamiento de
actividades, recomendaciones para el aprendizaje y el desarrollo de evidencias; fomentando en el aprendiz
una cultura de investigación, el respeto a los derechos de autor, y la calidad como un valor agregado en las
labores que se encomienden permitiendo que los documentos sean fuente oportuna de información.

3.3.2 El aprendiz elaborará cada uno de los tipos documentales relacionados a continuación, teniendo en
cuenta la GTC 185, el asunto será asignado por el Instructor, y el contenido es de autonomía del aprendiz.
Tenga en cuenta el uso de las herramientas de gramática necesarias.

a. Elaborar cartas estilo bloque extremo, de carácter organizacional que contengan la siguiente temática:
 Remitir información
 Respuesta a la comunicación
 Informando un hecho
 Dar respuesta a una solicitud de información
 Solicitar retiro de cesantías
 Respuesta autorización retiro de cesantías
 Solicitando permiso remunerado
 Dando respuesta a una petición
 Solicitud de vacaciones
b. Elaborar cartas estilo bloque, de carácter organizacional que contengan la siguiente temática:
 Respuesta derecho petición
 Convocar una reunión
 Solicitar capacitación
 Informar resultados de procesos selección
 Invitación a un evento empresarial
c. Elaborar cartas estilo semibloque con sangría, de carácter organizacional que contengan la siguiente temática:
• Solicitud de hoja de vida
• Participación en un foro
• Asignación de nuevas funciones
• Ascenso de cargo
• Presentación de informe de actividades realizadas.
d. Elaborar memorandos teniendo en cuenta los estilos bloque extremo y bloque, utilizando las tres opciones y
que cumplan los siguientes objetivos:
• Llamado de atención
• Traslado de cargo a otra ciudad
• Revisión de nómina
• Reunión
• Capacitación

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e. Elaborar circulares generales de carácter interno en estilo bloque extremo que cumplan los siguientes
objetivos:
 Cambio de horario
 Evaluación de desempeño
 Orientaciones para organizar documentación
 Uso eficiente de los recursos o política de cero papel
 Procedimientos para PQRS
f. Elaborar circulares externas en estilo bloque que cumplan los siguientes objetivos:
• Lanzamiento de un nuevo producto
• Cambio de sede o traslado de sede
• Convocatoria para procesos de selección
• Creación de oficina PQRS
• Construcción de proyecto comunitario
g. Elaborar actas teniendo en cuenta el esquema de distribución con los siguientes objetivos:
• Acta de comité de evaluación y seguimiento al aprendiz
• Acta Asamblea General
• Acta de eliminación de documentos
• Acta de entrega de documentos
• Acta de Conformación comité de SST
h. Elaborar los siguientes certificados:
• Paz y salvo
• Estudio
• Laboral
• De grado
• Ingresos y rentas
I. Elaborar las siguientes constancias:
• De estudio
• De afiliación a eps
• Participación de un evento
• Una capacitación de estudio
• Personal
j. Elaborar dos (2) sobres comerciales.
 Un sobre oficio con ventanilla
 Un sobre oficio sin ventanilla
k. Elaborar dos correos electrónicos
l. Elaborar hoja de vida corporativa
m. Elaborar una Resolución

Recordar:
 Utilizar hojas blancas tamaño carta.
 Redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo impersonal o en primera persona del
plural.
 Distribuir el texto de acuerdo a la extensión.
 Tratar un solo tema.
 Utilizar letra Arial 12 o 11.
 Se sugiere no utilizar negrilla

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 Ambiente Requerido
Ambiente de formación en gestión documental del Centro de Formación CAFEC.
Materiales
Medios tecnológicos: Computador, internet, resmas de papel tamaño carta y oficio, lápices y lapiceros.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Finalmente, le invitamos a desarrollar las actividades propuestas y presentar las evidencias de manera personal.
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos
de Evaluación

Evidencias de Producto: *Redacta documentos organizacionales Técnica:


aplicando las normas gramaticales, de Valoración del producto
El aprendiz entregará de sintaxis y las de redacción.
manera física y electrónica un *Elabora documentos organizacionales,
Instrumentos de
expediente que contenga los aplicando las técnicas de digitación; las
Normas Técnicas Colombianas vigentes. Evaluación:
documentos realizados en los
numerales 3.3.2, teniendo en *Identifica la papelería en cuanto a tamaño Lista de Verificación
cuenta la GTC-185 y norma y calidad para el proceso de digitación y/o
Técnica Colombiana 3393. transcripción, de acuerdo con los estándares
internacionales.
*Digita con precisión y velocidad
documentos aplicando las técnicas de
digitación.
*Opera los equipos de digitación de acuerdo
Evidencias de Producto: con los manuales de usuario y las normas de Técnica:
seguridad. Valoración del producto
El aprendiz entregará un *Realiza la limpieza de los equipos para su
informe en físico con normas conservación de acuerdo con el manual. Instrumentos de
ICONTEC, de la investigación y *Adopta la postura corporal requerida, Evaluación:
respuesta a las preguntas del durante el proceso de digitación, para el
Lista de Verificación
numeral 3.2.5. desarrollo de habilidades y destrezas, de
acuerdo con las normas de salud
ocupacional.
*Aplica las técnicas de digitación, realizando
ejercicios con los alcances superiores e
inferiores y de integración con todo el
teclado hasta lograr su dominio e
incrementando la velocidad y la precisión.
*Auto-revisa y corrige los ejercicios
digitados de acuerdo con la guía
suministrada.
*Reproduce los documentos solicitados
teniendo en cuenta las políticas de la
organización.

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5. GLOSARIO DE TERMINOS

NTC1486: Norma Técnica Colombiana para la presentación de documentos NT 4490: Referencias


documentales para fuentes de información electrónicas. NTC5613: Referencias bibliográficas, contenido,
forma y escritura.
APA: Son un conjunto de estándares creados por la American Psychological Association con el fin de unificar
la forma de presentar trabajos escritos a nivel internacional. Estas normas están diseñadas para proyectos
de grado o cualquier tipo de documentos académicos y de investigación.
Acento ortográfico: Una gráfica que indica dónde recae el énfasis.
Acento prosódico: Sílaba en la que recae el énfasis, en una palabra.
Adjetivo: Vocablo que describe un sustantivo.
Adjetivo calificativo: Adjetivo que proporciona información sobre las características de un sustantivo.
Adjetivo indefinido: Adjetivo que describe ¿cuánto/cuántos?, pero no describe las características del
sustantivo.
Adverbio: Vocablo que describe un verbo, un adjetivo o un adverbio e indica cómo, cuándo, por qué o
dónde.
Adverbio relativo: Adverbio que une dos cláusulas.
Cláusula: Frase que contiene verbo y sujeto y forma parte de una oración completa.
Cláusula de concesión: Cláusula que admite o concede alguna condición.
Cláusula dependiente: Cláusula adjetiva que, sola, no forma oración completa.
Cláusula independiente: Cláusula marcada por comas que forma una oración completa.
Cláusula principal: Generalmente, la primera cláusula de una oración compuesta; siempre, la más
importante.
Cláusula restrictiva: Cláusula que restringe la acción de la cláusula principal al imponerle límites o
condiciones.
Cláusula subordinada: Cláusula dependiente de la cláusula principal; siempre introducida por un pronombre
o adverbio relativo.
Cognado: Palabras de dos ó más lenguas que son parecidas de forma y acepción.
Complemento de objeto directo: Describe qué o quién recibe la acción del verbo.
Complemento de objeto indirecto: Describe para quién o a quién se hace la acción.
Concordancia: Mantenimiento del mismo número y género entre el nombre y el adjetivo que lo modifica.
Condicional: Modo que se usa para expresar una condición.
Conjugación: Las formas posibles del verbo.
Conjugación, primera: Los verbos cuyos infinitivos terminan en -ar.
Conjugación, segunda: Los verbos cuyos infinitivos terminan en -er.
Conjugación, tercera: Los verbos cuyos infinitivos terminan en -ir.
Conjunción: Vocablo que se usa para unir dos oraciones o frases.
Dativo de interés: Persona que es afectada por una acción sin estar directamente envuelta en ella. Diacrítico,
signo: Signo ortográfico que cambia la pronunciación o el énfasis hablado.

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Diptongo: Dos vocales juntas que forman una sola sílaba.


Etimología: Estudio del origen de las palabras.
Frase: Oración completa o incompleta.
Frase hecha: Frase que siempre tiene la misma forma y, generalmente, sentido idiomático.
Futuro perifrástico: Uso de los verbos ir y venir en el presente para indicar una acción futura.
Género: Clasificación gramática de los nombres, pronombres y adjetivos en grupos masculinos, femeninos
o neutros.
Gerundio: Forma verbal que indica acción en progreso. Imperativo: Modo que se usa para hacer mandatos.
Indicativo: Modo que se usa para describir la realidad. Infinitivo: Forma básica del verbo.
Interjección: Vocablo o expresión que indica maravilla, sorpresa o susto, generalmente marcado por signos
de admiración.
Leísmo: Uso del pronombre le por lo cuando el COI es una persona masculina.
Locución: Dos palabras o más que se emplean juntas en alguna función gramática.
Modismo: Palabra o frase que lleva un sentido que no se puede traducir literalmente.
Modo: Clasificaciones principales de los verbos determinadas por el uso.
Nombre: Persona, cosa o lugar. Número: Indicación de singular o plural.
Oración compuesta: Oración con dos o más frases, cada una con verbo y sujeto.
Ortografía: Forma de escribir los vocablos.
Participio pasado: Forma del verbo que se emplea de adjetivo, o en los tiempos compuestos después del
verbo auxiliar.
Palabra afín: Palabra parecida de forma y acepción a una palabra de otra lengua. Persona: Se refiere al sujeto
de un verbo.
Persona, primera: Sujeto del verbo; quien habla.
Persona, segunda: Sujeto del verbo; a quien se habla.
Persona, tercera: Sujeto del verbo; de quien se habla.
Potencial: Modo que se usa para expresar una condición.
Predicado nominativo: Frase adjetiva que sigue un verbo copulativo y describe al sujeto.
Pregunta indirecta: Cláusula interrogativa en una oración compuesta.
Preposición: Clasificación gramática de las palabras que introducen una frase que describe manera, causa,
razón, lugar, etc.
Progresivo: Tiempo verbal que indica acción en progreso.
Pronombre: Vocablo que se usa en vez de nombre.
Pronombre de COD: Pronombre cuya función es de complemento de objeto directo.
Pronombre de COI: Pronombre cuya función es de complemento de objeto indirecto.
Pronombre demostrativo: Pronombre que indica la distancia relativa entre dos cosas o personas.
Pronombre impersonal: Pronombre que se usa para indicar un sujeto general o no definido; se usa para
formar la voz pasiva.
Pronombre indefinido: Pronombre que indica cantidad.
Pronombre interrogativo: Pronombre que se usa en la formación de una pregunta.
Pronombre personal: Pronombre cuya función es de sujeto.

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Pronombre posesivo: Pronombre que indica posesión.


Pronombre preposicional: Pronombre que se emplea después de una preposición.
Pronombre reflexivo: Pronombre que se emplea con verbo reflexivo o verbo pronominal.
Pronombre relativo: Pronombre que une la cláusula principal y la cláusula subordinada.
Pronombre relativo de posesión: Pronombre relativo que indica posesión.
Radical: Forma del verbo que resta al eliminar la terminación -ar, -er, -ir del infinitivo.
Sintaxis: Orden de las palabras en una frase.
Subjuntivo: Modo que se emplea para indicar opinión, irrealidad, o inseguridad.
Sustantivo: Cualquier vocablo que se refiere a una persona, cosa, animal o lugar.
Terminación personal: Terminación del verbo que indica persona y número.
Tiempo verbal: Clasificación del verbo que indica presente, pasado o futuro.
Tiempo compuesto: Tiempo verbal que se forma con el verbo auxiliar + el participio pasado.
Verbo: Vocablo que muestra acción o describe estado.
Oración completa: Frase con sujeto y verbo.
Oración incompleta: Frase sin verbo.
Tic´s: Tecnologías de la información y la comunicación (TIC) es un concepto que tiene dos significados. El
término "tecnologías de la información" se usa a menudo para referirse a cualquier forma de hacer
cómputo.
Cotejo: Comparación y examen de dos cosas para apreciar sus semejanzas y diferencias.
Cotejo: Comparación y examen de dos cosas para apreciar sus semejanzas y diferencias.
Redacción: Es el resultado que se obtiene después del proceso de redactar el cual consiste en escribir,
armar y/o construir un texto con intención de comunicar a un público en específico.
Exactitud: Se refiere a cuán cerca del valor real se encuentra el valor medido.
Ortografía: Es el conjunto de reglas y convenciones que rigen el sistema de escritura habitual establecido
para una lengua estándar.
ABREVIATURA: Representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación de unas letras,
sílabas finales o centrales de su escritura completa y se cierra con un punto.
ANEXO: Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe; sirve para complementar y
aclarar.
CAPÍTULO: División en cualquier escrito para organizar y facilitar la comprensión del texto.
CITA: Apoya o corrobora la propia idea para compararla.
CONCLUSIONES: Juicio crítico y razonado del análisis sobre los resultados del informe, presentados de
manera directa, clara y concisa.
INTERLÍNEA: Distancia vertical entre dos renglones. NIVEL: Ubicación dentro de la jerarquía.

6. REFERENTES BILBIOGRAFICOS

 PALACIO M, Amalia. Retos de la Gestión Secretarial y de la Asistencia Administrativa. Aires Editores


Asociados Ltda. Primera edición.
 Programa de Formación.
 Proyecto de formación.

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 NTC 1486, Presentación de trabajos https://e-collection-


icontecorg.bdigital.sena.edu.co/normavw.aspx?ID=65730
 GTC 185 Norma técnica para la elaboración de documentos https://e-collection-
icontecorg.bdigital.sena.edu.co/normavw.aspx?ID=110.
 Gavidia, J. (2016). Manual de ortografía. (2a. ed.) Ediciones de la U. Tomado de
http://www.ebooks724.com.bdigital.sena.edu.co.
 Mateo, M. (2012). Ortografía moderna. Macro. Tomado de
http://www.ebooks724.com.bdigital.sena.edu.co.
 Curso de Redacción, Teoría y Práctica de la Composición y del Estilo, de Gonzalo Martín Vivaldi
 Taller de Ortografía y Redacción Básicas, primera versión de Cecilia Cabrera y Vives
 Navegadores de Internet
 http://www.biblioteca.sena.edu.co

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Paulina Figueredo Instructor Coordinación 5 de agosto de 2019


Rodriguez Académica

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)

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