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Todas las organizaciones tienen objetivos claros para alcanzar el nivel productivo y
administrativo, para eso es necesario tener una estructura organizacional clara, una cadena de
mando establecida y un manual de funciones.
En este caso contamos con la distribuidora LAP, es una empresa que comercializa productos de
alimentos y de aseo desde el año 1994, anteriormente se realizó un diagnostico ya que la empresa
presenta mayor nivel de rotación, menos ventas y mayores costos, se llegó a la conclusión de que
la empresa no tenía un manual de funciones especifico que ayudara a determinar todas las
funciones de los empleados.
Por medio de este se realiza el manual de funciones de la distribuidora LAP, el cual tiene como
objetivo dar a conocer todos los roles del área comercial con sus respectivas responsabilidades,
conocimientos, funciones, lugares de trabajo, subordinados, condiciones de trabajo,
Con este nuevo manual de funciones la empresa podrá seleccionar mejor el personal, llevar un
mayor seguimiento sobre él y realizar la respectiva evaluación de sus funciones.
Tabla de Contenido
1. Definición de manual de funciones y descripciones de cargos
1.1 Manual de funciones
1.2 Descripciones de cargos
2. Beneficios
3. Participantes
4. Periodicidad
5. Proceso a desarrollar en el manual
6. Instrumentos de medición
7. Instructivo para utilizar el manual
8. Perfiles de cargos
Director Comercial
Jefe de Centro de Distribución
Coordinador logístico
Coordinador de alimentos
Coordinador de aseo
Asesor comercial senior
Asesor comercial junior
Auxiliar de bodega
Auxiliar de transporte
1. Definición de Manual de Funciones y Descripciones de cargos
El manual de funciones es un instrumento que ayuda al desarrollo de una empresa ya que da los
alcances de cada uno de los puestos de trabajo que se encuentran, es por esto que todas las
organizaciones deben contar con un manual de funciones que facilite la organización interna de
la empresa para poder alcanzar de forma óptima los objetivos establecidos.
Evaluar a todo el personal para hallar las falencias y sus respectivas soluciones.
Dar a conocer a todos los empleados los parámetros que hay en sus funciones.
Los empleados cumplen con todos los requisitos para realizar sus labores de forma
óptima.
Todo el personal conocerá la cadena de mando es decir a quienes se debe reportar y
quienes le deben reportar a él.
Quedan claros todos los horarios de trabajo y su respectivo salario.
Los empleados tienen claros los riesgos que tienen en su labor.
Los empleados saben cuáles son los elementos de trabajo que le brinda la empresa y por
lo tanto debe responder por ellos.
Sirve de guía para alcanzar los objetivos tanto personales como profesionales de cada
empleado.
Los empleados conocen sus funciones claves y contribuciones individuales.
3. Participantes
4. Periodicidad
El manual de funciones se debe de revisar en un periodo de tres meses para verificar que se está
cumpliendo y se halla adaptado a las políticas de organización y al personal, verificar al
momento de hacer todas las contrataciones de personal que se cumpla con lo establecido en cada
perfil de cargo. En cada cargo la periodicidad por función es diaria, semanal, mensual y cada seis
meses.
5. Proceso a Desarrollar en el Manual
Para el desarrollo del manual de funciones de Distribuidora LAP la realización de las funciones
de una Dependencia o Entidad, o varias de ellas. Específicamente, el Manual de Organización, es
la versión detallada de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de
los distintos puestos de trabajo que componen la estructura de la Organización.
Funciones Básicas: Es un punto en donde se deben incluir brevemente cada una de las funciones
y responsabilidades básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia del cargo. Se
debe tener en cuenta que en la descripción de las funciones básicas no se debe entrar en detalles,
ya que esto se trata específicamente en el manual de procedimientos establecido para la empresa.
Identificación del cargo: En esta parte se describe el nombre del cargo, el nivel del cargo, la
dependencia a la que pertenece, el número de cargos y el cargo de su jefe inmediato.
Requisitos: Este punto de la descripción del cargo, se describe cuál serían los requisitos del
perfil para cada uno de los cargos del perfil de cargo que este se requiere para poder realizar una
adecuada selección de personal. Si bien es cierto que es muy difícil encontrar un empleado que
cumpla a cabalidad con el perfil óptimo establecido para un cargo, esto si nos puede servir de
base para seleccionar el aspirante más adecuado en el proceso de selección. (Estudios,
Experiencia, Conocimientos).
6. Instrumentos de medición
Alcance:
Este manual de funciones tiene un cubrimiento de todas las actividades a realizar por el
empleado de la empresa.
Denominación:
Código:
Grado:
Tipo de proceso:
Propósito Principal:
Resume la razón de ser del cargo dentro de la organización y las funciones en genera.
Funciones clave:
Es un punto en donde se deben incluir brevemente cada una de las funciones y responsabilidades
básicas que describa adecuadamente los límites y la esencia del cargo. Se debe tener en cuenta
que en la descripción de las funciones básicas no se debe entrar en detalles, ya que esto se trata
específicamente en el manual de procedimientos establecido para la empresa.
Requisitos:
Este punto se describe cuál serían los requisitos del perfil para cada uno de los cargos que este se
requiere para poder realizar una adecuada selección de personal. Si bien es cierto que es muy
difícil encontrar un empleado que cumpla a cabalidad con el perfil óptimo establecido para un
cargo, esto si nos puede servir de base para seleccionar el aspirante más adecuado en el proceso
de selección. (Estudios, Experiencia, Conocimientos).
- Director Comercial
IV.CONTRIBUCIONES
III. FUNCIONES CLAVES
INDIVIDUALES
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
-Mercadotecnia y ventas
-Servicio al cliente
-Administración y gerencia
-Idioma extranjero
-Comunicación y medios de comunicación
-Office Intermedio
VI. REQUISITOS:
DE DESEMPEÑO: Cuatro (4) años como gerente o director de mercadeo, gerente o director
de ventas, gerente o director comercial, con experiencia demostrable en el acompañamiento a la
fuerza de ventas y capacidad para la elaboración de planes estratégicos de mercado, análisis del
mercado, diseño de productos/servicios y costos.
-Planificación
-Liderazgo
-Escucha activa
-Comunicación asertiva
-Relaciones Interpersonales
-Evaluación y Control de Actividades
-Pensamiento crítico
CIUDAD: Medellín
FECHA DE 6 de junio del 2019
APROBACIÓN:
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
John Fredy Suarez
- Jefe de Distribución
IV.CONTRIBUCIONES
III. FUNCIONES CLAVES
INDIVIDUALES
Planear el transporte de mercancías
según modos y estrategias de
logística
Diseñar el plan de distribución según el canal y
normativa de transporte
Cód: 210101066 Diseñar el plan de distribución según
el canal y normativa de transporte
Optimizar la política de
Establecer el plan de distribución física según
aprovisionamiento y distribución de la
destino, modo de transporte y naturaleza del
empresa
producto.
Analizar el canal según las estrategias
Cód: 210101024
de mercadeo y costos logísticos.
Implementar acciones de mejora que
contribuyan a generar una mayor
calidad del producto y confiabilidad por
Elaborar el plan operativo según requerimientos de
parte de los clientes
los clientes, objetivos y estrategias de la operación.
- Determinar los recursos de la
Cód: 210101025
operación según las necesidades y
requerimientos de los clientes y
políticas de la organización.
-Dirigir y supervisar las funciones del personal a su cargo así como gestionar la motivación y el
nivel de desempeño.
- Programar y supervisar el trabajo diario de los trabajadores asignando responsabilidades según
la carga de trabajo en recepción, almacenaje, preparación de pedidos y despacho.
- Revisar y analizar el cierre diario de stock, preparación de pedidos y liquidaciones de reparto,
analizando las ventas y planteando cambios o propuestas que apoyen la mejora del nivel de
servicio.
- Coordinar los despachos de los clientes garantizando su entrega oportuna en los tiempos
pactados.
- Velar por el cumplimiento y evolución de los indicadores de gestión de almacén y transporte
-Monitorear y evaluar el desempeño de los encargados del transporte, cuyo nivel de servicio
afecta la calidad del servicio que presta la empresa a sus clientes. Proponer mejoras y cambio de
proveedores oportunamente.
-Emitir y remitir en forma oportuna los reportes requeridos por la gerencia
-Realizar otras funciones afines al cargo que le sean encargadas por el Director Comercial
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
-Administración y gerencia
-Recursos humanos y de personal
-Transportes
-Matemáticas
-Servicio al cliente
-Office Intermedio
VI. REQUISITOS:
DE DESEMPEÑO:
Mínimo 2 años de experiencia como director o jefe de logística, jefe de bodega o distribución,
jefe de almacén o jede de planeación, con experiencia demostrable en la dirección y control de
operaciones, manejo de mercancías y establecimiento de rutas de entrega.
CIUDAD: Medellín
FECHA DE APROBACIÓN: 6 de junio de 2019
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
John Fredy Suarez
- Coordinador Logístico
IV.CONTRIBUCIONES
III. FUNCIONES CLAVES
INDIVIDUALES
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
VI. REQUISITOS:
DE DESEMPEÑO
Liderazgo
Metódico
Fácil comunicación
Resolución de conflictos
Pensamiento critico
Propositivo
CIUDAD: Medellin
FECHA DE APROBACIÓN: 6 de junio del 2019
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
John Fredy Suarez
- Coordinador de Alimentos
IV.CONTRIBUCIONES
III. FUNCIONES CLAVES
INDIVIDUALES
-Implementar mecanismos de
seguimiento y medición eficaz, que
cumplan con la distribución de
Manejo y organización de alimentos alimentos
Cód: 160201002 -Participar en la planificación,
desarrollo, control y validación de los
Procedimientos para asegurar la
calidad de alimentos
Disminuir índice de reclamaciones de
Organizar los alimentos de acuerdo con la solicitud del acuerdo al procedimiento de la
cliente y estándares establecidos. empresa.
Cód: 260201010 -Demostrar la conformidad del
producto y el proceso
Monitorear procesos bajo su
responsabilidad según procedimiento
Manipular alimentos de acuerdo con normatividad establecido.
vigente. -Monitorear el cumplimiento de los
Cód: 290801023 estándares de calidad establecidos por
la organización
VI. REQUISITOS:
- Orientación al Servicio
- Trabajo en equipo
-Planificación
-Liderazgo
-Escucha activa
-Comunicación asertiva
-Relaciones Interpersonales
CIUDAD: Medellin
- Coordinador de Aseo
IV.CONTRIBUCIONES
III. FUNCIONES CLAVES
INDIVIDUALES
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
VI. REQUISITOS:
- Orientación al Servicio
- Trabajo en equipo
-Planificación
-Liderazgo
-Escucha activa
-Comunicación asertiva
-Relaciones Interpersonales
CIUDAD: Medellin
Ejecutar y Desarrollar los procesos comerciales, de acuerdo con los lineamientos establecidos
por el departamento comercial, con el fin de asegurar el cumplimiento de las metas de ventas
individuales y la fidelización de los clientes VIP.
IV.CONTRIBUCIONES
III. FUNCIONES CLAVES
INDIVIDUALES
Manejo de Clientes
Excelente presentación personal
Conocimiento del mercado
Indicadores productivos.
Exigencia personal en cumplimiento de metas.
VI. REQUISITOS:
DE DESEMPEÑO
Metódico
Fácil comunicación
Resolución de conflictos
Liderazgo
Pensamiento critico
Propositivo
CIUDAD: Bogotá
FECHA DE APROBACIÓN:
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
Stefania Cruz Vasco
Oscar Alirio Hurtado Velandia
Angelica Ojeda Tovar
Ivonne Catherinne Rodriguez Beltran
IV.CONTRIBUCIONES
III. FUNCIONES CLAVES
INDIVIDUALES
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
Manejo de Clientes
Excelente presentación personal
Conocimiento del mercado
Indicadores productivos.
Exigencia personal en cumplimiento de metas.
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS
Bachiller.
DE DESEMPEÑO
Experiencia mínima de 1 año en ventas dentro de una empresa de alimentos o productos de
aseo.
Metódico
Fácil comunicación
Resolución de conflictos
Liderazgo
Pensamiento critico
Propositivo
CIUDAD: Medellín
FECHA DE APROBACIÓN: 6 de junio del 2019
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
John Fredy Suarez
- Auxiliar de Bodega
-Organizar los productos en los distintos estantes según el lote de fabricación y fecha de
entrega.
- Recibir y revisar los productos y otros suministros que ingresen al almacén, verificando que
las características de lo recibido sean coherentes con las solicitadas.
- Realizar las entradas en el sistema de recursos físicos de acuerdo a normatividad.
-Presentar informes de consumo de almacén de acuerdo a los cronogramas establecidos o
cuando el jefe inmediato los requiera.
- Informar permanentemente sobre problemas, inconvenientes o irregularidades que se
presenten o puedan presentarse en cualquier proceso que se adelante.
- Clasificar y organizar la mercancía en el almacén con el fin de garantizar su rápida
localización para las respectivas entregas o salidas del almacén.
- Solicitar materiales y suministros.
V. CONOCIMIENTOS ESENCIALES
Modelos de distribución
Rotación de productos
Herramientas de estadística.
Métodos de almacenamiento.
Indicadores de gestión.
Normatividad y regulación de productos.
Empaques, características y tipos de operación.
Importancia de empaque de productos.
Técnicas de manipulación.
Muebles y equipos de almacenamiento
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS
Técnico o Tecnólogo en Almacén, bodega o a fines.
DE DESEMPEÑO
Experiencia mínima de 1 año en manejo de inventarios y organización de bodega en empresas
de alimentos o aseo.
Liderazgo
Trabajo en equipo
Fácil memorización
Agilidad
Resolución de problemas
Propositivo
CIUDAD: Medellín
FECHA DE APROBACIÓN: 6 de junio del 2019
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
John Fredy Suarez
- Auxiliar de Transportes
CÓDIGO: 410101001_1
GRADO: 3
Marque con X el ESTRATÉGICO x
TIPO DE PROCESO MISIONAL
al cual se asocia
esta cargo DE APOYO
NOMBRE DEL PROCESO: Auxiliar de transporte
DEPENDENCIA: Comercial
CARGO DEL JEFE
Coordinador logístico
INMEDIATO:
IV.CONTRIBUCIONES
III. FUNCIONES CLAVES
INDIVIDUALES
VI. REQUISITOS:
ACADEMICOS
Tecnólogo en logística, inventario, almacén, distribución o cualquier otro a fines.
Licencia de conducción.
DE DESEMPEÑO
Tener como mínimo 2 años de experiencia como conductor y despachador en el sector de
alimentos y aseo.
Trabajo en equipo.
Adaptación al cambio.
Metódico.
Propositivo.
CIUDAD: Medellín
FECHA DE APROBACIÓN: 6 de junio de 2019
ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:
John Fredy Suarez