PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE LA CAMPAÑA DE

DIFUSIÓN

EDER VIDINICK MELO TORRES

Aprendiz

MARICELA DEL PILAR SALAZAR REALPE

Instructora

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

CENTRO AGROPECUARIO REGIONAL CAUCA

TECNÓLOGO EN GESTIÓN DE MERCADOS

2019
 INTRODUCCIÓN
El presente trabajo argumentativo, pretende poner en evidencia, la programación
de un evento comercial y el diseño de la campaña de difusión. En el caso particular,
bajo la experiencia adquirida por la marca de calzado, Hangar Shoes, quien a lo
largo de sus más de 15 años de existencia, ha participado en más de una treintena
de eventos comerciales y exhibiciones en ferias no solo de su género (calzado) sino,
en presentaciones que van ligadas a la innovación, distribución y comercialización
de bienes. Es por ello que, a través de la participación que tendrá esta marca, en
LA II FERIA COMERCIAL SHUCHIIMMA, en la ciudad de Riohacha, departamento
de La Guajira, abordaremos, por ejemplo, cómo elaborar un documento contrato
para el arriendo de un espacio (stand) en una feria; también, cómo construir el
presupuesto y la financiación de un evento, además de cómo se debe diseñar una
campaña de difusión.
1. DETERMINAR EL TIPO DE EVENTO A REALIZAR

Hangar Shoes, junto con otras marcas y empresas dedicadas a la producción,

comercialización y distribución de calzado, en aras de extender su producto por toda
la geografía de La Guajira y a los demás departamentos de la región caribe,
aumentar sus ventas, dar a conocer nuevos productos y el de posicionar la marca,
decidieron que una de las formas más ventajosas de sacar provecho para la
consecución de los anteriores objetivos, es la realización de una feria comercial. En
esta, se llegó a la conclusión, de que no solo participarían, empresas locales, sino
de otras ciudades del caribe, como Santa Marta, Barranquilla, Valledupar,
Cartagena y dos empresas que vienen innovando en la isla de San Andrés. Esto, a
sabiendas de que es importante el conocer los procesos industriales de las otras
compañías para replicar lo que sea provecho y servir también, de puente, para la
llegada de los productos guajiros a esas ciudades.

El lugar escogido para dicha feria, es el centro comercial Shuchiimma, uno de los
lugares más queridos por los guajiros y que cuenta no solo con el espacio suficiente,
sino que se haya centrado y goza de buena aceptación por parte de los propulsores
del evento. Este lugar, fue el escogido hace tres años, para realizar la primera feria
comercial shuchiimma, en donde participaron solo comerciantes del departamento
de La Guajira.
2. ESTABLECER LOS REQUERIMIENTOS DEL EVENTO

La II Feria Comercial Shuchiimma, está dirigida no solo a todos los empresarios

dedicados a la producción, comercialización y distribución de calzado, sino a todas
las personas que desean conocer los productos, dedicarse a la venta minorista de
estos o los que simplemente, desean adquirirlos y buscan un producto que se
adapte a sus intereses.

2.1. OBJETIVO GENERAL

Que el público asistente, conozca el producto de la marca Hangar Shoes.

2.2. OBJETIVOS ESPECÍFICOS

Fortalecer el nombre de la marca (generar recordación).

Medir el nivel de aceptación de la marca frente a los participantes de la
feria.
Impulsar las ventas a nivel local y de región caribe.
Lograr un porcentaje de participación en el mercado, dentro de los grandes
productores de calzado de la región caribe.
Construir relaciones empresariales con los demás participantes de la feria.
Evaluar la participación de la marca en la feria.

Nombre del evento:

II FERIA COMERCIAL SHUCHIIMMA

Objetivo de la feria:

Impulsar el desarrollo de la industria del calzado del departamento de La Guajira.

Lugar donde se realizará el evento:

Centro Comercial Shuchiimma (Plazoleta principal) – Riohacha, La Guajira.

Fecha y hora:

Sábado 26 de octubre de 2019

De 10:00 a.m. a 5:30 p.m.

Imagen de la marca:

C.C. SHUCHIIMMA
Modelo de invitación:

MODELO CONTRATO DE ARRENDAMIENTO ÁREA DEL STAND

CONTRATO DE ARRENDAMIENTO OPERATIVO PARA EL ARRENDAMIENTO DEL SECTOR 1
PLAZOLETA DE EVENTOS – CENTRO COMERCIAL SHUCHIIMMA

En la ciudad de Riohacha, departamento de La Guajira, en los ocho (08) días del mes de octubre
del año 2019, entre los suscritos, INMOBILIARIA GUTIÉRREZ, empresa legalmente constituida
representada por el Sr. JORGE MARTÍNEZ ZAPATA, identificada con la ciudadanía tarjeta número
78.764.529 emitida en Riohacha que a los efectos de este contrato se denominará ARRENDADOR,
por un lado, y el Sr. EDER MELO TORRES identificado con el número de tarjeta de ciudadanía
85.828.018 emitido en Riohacha que en adelante se denominará ARRENDATARIO, Por otro lado,
aceptamos celebrar este contrato de arrendamiento para el SECTOR 1 PLAZOLETA DE EVENTOS
– CENTRO COMERCIAL SHUCHIIMMA, que está regulado de acuerdo con las siguientes
CLÁUSULAS:

PRIMERO: El ARRENDATARIO arrienda al ARRENDATARIO y este acepta una parte de la

propiedad, denominada sector 1, en este caso del almacén 4. SEGUNDO: Este contrato se rescinde
y, como consecuencia, el ARRENDATARIO indemnizará los daños y perjuicios causados al
arrendador, en el caso de que no reciba la propiedad arrendada dentro de los cinco (5) días
posteriores a la notificación realizada por este último donde se le indica que la propiedad está a su
disposición. TERCERO: El precio del alquiler mensual será la suma de UN MILLÓN DE
DOSCIENTOS MIL PESOS M / C ($ 1,200,000), monto a pagar por pagos mensuales anticipados.
El precio estipulado aquí no incluye ningún valor agregado y el ARRENDATARIO pagará cualquier
suma de este tipo. Cada pago mensual estará cubierto entre los primeros cinco días de cada mes,
en la dirección del ARRENDADOR. CUARTO: El plazo de este contrato se fija en dos meses, a partir
de la fecha de la firma de las partes contratantes. QUINTO: está prohibido para el ARRENDATARIO
asignar, subarrendar, compartir o permitir el uso de la parte de la propiedad arrendada (SECTOR
PLAZOLETA DE EVENTOS – CENTRO COMERCIAL SHUCHIIMMA) a terceros que no sean los
autorizados por él. También está prohibida la transferencia de derechos y obligaciones derivados de
este contrato. SEXTO: El ARRENDATARIO tiene prohibido introducir transformaciones,
modificaciones o alteraciones en la parte arrendada sin el consentimiento previo por escrito del
ARRENDATARIO. En caso de contradecir esta cláusula, esta última puede exigirle que entregue la
parte arrendada tal como se recibió o de lo contrario reclamar la compensación a la que da lugar.
SÉPTIMO: Desde el momento de la entrega de la parte de la propiedad arrendada al
ARRENDATARIO, asume la posesión de la misma y con ella el derecho de uso y disfrute. Pero, en
consecuencia, con la entrega y su recibo, el ARRENDATARIO tomará las medidas necesarias para
su cuidado, mantenimiento y cuidado. OCTAVO: En caso de incumplimiento o incumplimiento de las
obligaciones derivadas de este contrato, el ARRENDATARIO incurrirá automáticamente en
incumplimiento, sin necesidad de ningún requisito judicial o extrajudicial, al cual el ARRENDATARIO
ahora renunciará. NOVENO: Como resultado de la cláusula anterior, el ARRENDATARIO puede
optar por hacer cumplir el contrato, declarar rescindido, reajustar el precio de arrendamiento mensual
o cobrar el interés de arrendamiento del 3% por cada día de retraso en el pago del precio, de acuerdo
con el Causal que se ha presentado. DÉCIMO: Si el ARRENDATARIO opta por la rescisión del
contrato, debe comunicarlo por escrito al ARRENDATARIO, produciéndose la rescisión desde el
momento en que recibe la comunicación mencionada. A partir de ese momento, el ARRENDATARIO
tiene 24 horas para devolver la porción de la propiedad al ARRENDATARIO. En caso de no
restitución dentro de este plazo, el ARRENDATARIO le pagará automáticamente al
ARRENDATARIO una cláusula penal, que ahora está fijada en la suma de QUINIENTOS MIL
PESOS ($ 500,000) por cada día de retraso en la restitución. Esta cláusula se estipula sin perjuicio
de los demás derechos e indemnizaciones que tiene el ARRENDATARIO, según lo acordado en este
Contrato. UNDÉCIMO: Al vencimiento del plazo de este contrato, el ARRENDATARIO se
compromete a devolver la parte de la propiedad arrendada, en buen estado y mantenimiento. El
mismo plazo de entrega y la misma cláusula penal diaria establecida en la cláusula vigésimo quinta
de este contrato se aplican en esta cláusula, en caso de incumplimiento a cambio de la parte de la
propiedad arrendada. DÉCIMO SEGUNDO: A los efectos de notificaciones, comunicaciones e
insinuaciones, las partes acuerdan establecer su propia dirección, de la siguiente manera: EL
ARRENDADOR en la CALLE 1 No. 2 - 35 El ARRENDATARIO en la CALLE 5 B No. 13 - 106.
Asimismo, las partes acuerdan someterse a la jurisdicción de los jueces correspondientes de la
ciudad de Riohacha, para resolver las disputas que surjan con motivo de este contrato.

GUTIÉRREZ INMOBILIARIO

JORGE RODRÍGUEZ ZAPATA EDER MELO TORRES

Representante legal C.C. No. 85,828,018

C.C. No. 78,764,529

EL ARRENDADOR EL ARRENDATARIO
 Cronograma del evento:

II FERRIA COMERCIAL SHUCHIIMMA – CRONOGRAMA DEL EVENTO

Actividades Responsables Antes del evento Durante el evento Después del evento

Tiempo Tiempo Tiempo

Mes de septiembre Mes de septiembre Mes de septiembre
Semana. Semana. Semana. Semana. Semana. Semana. Semana. Semana. Semana. Semana. Semana. Semana.
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Sesión en grupo Gerencia; Área
para coordinar de mercadeo;
cada uno de los Área de
procesos a seguir publicidad
Sesión de lluvia Área de
de ideas mercadeo; Área
de publicidad
Enumeración de Gerencia; Área
objetivos a de mercadeo;
conseguir Área de
publicidad
Trabajo de campo Área de
y observación del mercadeo; Área
recinto donde se de publicidad;
llevará a cabo el Área de logística
evento
Plan de acción - Área de
responsables de mercadeo; Área
cada área de publicidad;
(montaje) Área de logística
Elaboración de Área de
presupuesto mercadeo; Área
de publicidad;
Área de logística;
Área financiera
Elaboración de Área de
campañas de mercadeo; Área
publicidad; de de publicidad
comunicación; de
promoción y de
difusión
Definir el número Gerencia; Área
de invitados, de logística
delegados,
Ponentes y
acompañantes
Selección de tipos Área de
de montajes y mercadeo; Área
tamaños de publicidad;
relacionados con Área de logística
el stand
Diseño gráfico de Área de
publicidad y publicidad
difusión.
Creación de base Área de
de datos clientes mercadeo
Selección de Área de
productos a mercadeo
comercializar
Impresión de Área de
papelería, publicidad
invitaciones,
folletos,
pendones
Reunión general Gerencia; Área
para la de mercadeo;
socialización del Área de
trabajo hecho y publicidad; Área
corrección de de logística
detalles
Montaje del stand Área de logística
Control, Área de
monitoreo y mercadeo; Área
estudio del de publicidad;
progreso de la Área de logística
feria
Formalizar y Área de
concretar negociación
negocios o
alianzas
Desmonte del Área de logística;
stand y limpieza Área de limpieza
del área utilizada
Evaluación del Área de
evento por parte mercadeo; Área
de las áreas de publicidad;
encargadas Área de
logística; Área
de negociación
Diagnóstico ante Gerencia; Área
la gerencia de de mercadeo;
cada una de las Área de
áreas publicidad; Área
de logística; Área
de negociación;
Área de limpieza
Stan de la marca Hangar Shoes, en la II Feria Comercial Shuchiimma
3. CONSTRUIR EL PRESUPUESTO Y LA FINANCIACIÓN DEL EVENTO

PRESUPUESTO II FERIA COMERCIAL SHUCHIIMMA

RUBROS ESTIMADOS TOTAL
Alquiler del stand $ 400.000 $ 800.000
Equipos y materiales $ 750.000 $ 750.000
Piezas publicitarias (volantes, folletos, vallas,
pasacalles) $ 1.200.000 $ 1.200.000
Cuñas radiales $ 400.000 $ 400.000
Publicidad en medios impresos (periódicos y
revistas) $ 420.000 $ 420.000
Personal de apoyo $ 80.000 400.000
TOTAL $ 3.970.000
4. CONTRATAR LOS INSUMOS, MATERIALES Y EQUIPOS QUE NECESITARÁ

INSUMOS MATERIALES Y EQUIPOS

CANTIDAD PRODUCTO N° UNIDADES
10 cajas Tenis 100
5 cajas Sandalias 50
3 cajas Mocasines 30
6 cajas Tacones 60
5 cajas Plataformas 50
5 cajas Casual 50
3 cajas Oxford 30
2 cajas Billeteras 50
2 cajas Correas 50
5 cajas Bolsos 50
5 cajas Mugs - Vasos 100
3 cajas lapiceros 300
3 cajas Chapas - Botones 300
1000 Volantes 1000
5. ELABORAR DEL PROTOCOLO DEL EVENTO

Protocolo antes del evento

→ Conocer el por qué y el para qué, del evento (feria comercial).

→ Identificar el lugar donde se llevará a cabo el lugar y la respectiva
inspección del mismo.
→ Diseñar un cronograma para el evento (antes – durante -
después).
→ Identificar al público que asistirá al evento.

Protocolo durante el evento

→ Revisar e inspeccionar que todo esté en perfectas condiciones y

que lo estructurado, vaya conformado a lo acordado.
→ Distribuir de manera correcta al personal de trabajo.
→ Tener una adecuada presentación personal.
→ Expresarse de manera clara y concreta.
→ Tener buena disponibilidad para atender a los clientes y visitantes.

Protocolo después del evento

→ Realizar un informe sobre la realización del evento y una

evaluación del desempeño de la marca y sus empleados, sobre el
mismo.
→ Enviar notas de agradecimientos a los asistentes y a los
potenciales clientes.
→ Realizar una encuesta o sondeo, para saber si se alcanzaron los
objetivos propuestos.
6. DISEÑAR LA CAMPAÑA DE DIFUSIÓN

El evento se promocionará a través de la página web de la marca, así como a través

de sus redes sociales, de manera constante. Se enviarán invitaciones vía correo
electrónico al público en general e invitaciones formales a los potenciales clientes.
Por último, también se promocionará el evento de la forma tradicional: con folletos,
vallas publicitarias, volantes y cuñas radiales.
7. DIFUNDIR EL EVENTO COMERCIAL

Portafolio de productos

Catálogo calzado Mujer y niña Catálogo de calzado Hombre y niño

Tacones Mocasines

Plataformas Casual

Sandalias Tenis

Tenis Oxford

Niñas Niños

Bolsos Correas

Morrales Billeteras
Tarjetas de presentación
Cupones de descuento

Mugs - Vasos

Chapas - botones
 BROCHURE

Con Hangar Shoes, dale movimiento a tus

pies

OBJETIVOS

• Incursionar en nuevos mercados

• Exhibir la calidad de los zapatos de la marca

Hangar Shoes y su potencial en ventas
TENIS MOCASINES
FINALIDAD
El calzado Hangar Shoes es reconocido en el
departamento de La Guajira, como un producto El propósito de la marca de calzado Hangar Shoes es SANDALIAS OXFORD
establecer un negocio que lo ayudará a colocar un
de alta calidad que se adapta al estilo de vida de
promedio de tres mil unidades de calzado en los
cualquier persona. En esta feria, la marca traerá
mercados de la costa caribe.
PLATAFORMAS
y exhibirá lo mejor de su producción, con la firme
intención de penetrar en los diferentes mercados ALCANCE CASUAL
TACONES
de la región caribe. Puede representar un gran crecimiento y
reconocimiento para la marca y ser considerado uno
de los mejores. Esto implicará un esfuerzo no solo
PROCESO DE PRODUCCIÓN DE ZAPATOS
económico sino humano, para lograr el objetivo
propuesto.
Cuña radial

1.
— Mamá, mamá… se acerca la II Feria comercial Shuchimma. ¿Vamos a ir?
— Claro hija. Es la oportunidad que estábamos esperando de comprar zapatos
a buenos precios.
— Es increíble. La II Feria comercial Shuchiimma, ¡no me la pierdo!

2.
El centro comercial Shuchiimma, abre de nuevo sus puertas para la
realización de la II Feria Comercial Shuchiimma. En ella, encontrarás, lo
mejor del calzado y la marroquinería del departamento y de la costa caribe
en general. ¡No puedes faltar! Este 26 de octubre, desde de las 10 de la
mañana. Te esperamos.

3.

— Amiga, ¿ya escuchaste?

— No… ¿se volvió a casar, María?
— No, la II Feria Comercial Shuchiimma, regresa.
— ¿En serio? En nuestra oportunidad para convertirnos en pequeñas
empresarias.
— Sí, he escuchado que dictan capacitaciones y te enseñan cómo ser un
empresario del calzado.

¡Ven y visítanos! II Feria Comercial Shuchiimma. Este 26 de octubre, desde las

10 de la mañana.
Publicidad en periódico
 8. EVALUACIÓN

No
1 2 3 4 5
1. INFORMACIÓN GENERAL aplica

¿A través de qué medio se enteró de la II Feria Comercial Shuchiimma?

¿La información o ayuda que recibió antes del inicio de la feria, le fue de utilidad?

¿El lugar escogido para la realización del evento, cumplió con sus expectativas?

¿Qué opinión le merece los productos de Hangar Shoes?

¿Compraría los productos de Hangar Shoes?

¿Qué le pareció la atención del personal de la marca de calzado, Hangar Shoes?

No
1 2 3 4 5
2. LOGISTICA aplica

¿Cómo le pareció el desplazamiento hasta el lugar de la feria?

¿Qué le pareció el servicio de parqueadero?

¿Cómo calificaría la apariencia y en general la presentación del estand?

¿El material y la publicidad entregada, le fueron de utilidad?

¿Qué le pareció la organización, el stand y la información dada?

No
1 2 3 4 5
3. SATISFACCIÓN aplica

¿Cuál es su nivel de satisfacción, ante la realización del evento en general?

¿Volvería a asistir a una nueva feria comercial de calzado y marroquinería?

¿Recomendaría a terceros asistir a un evento de esta temática?

Recomendaciones y/o sugerencias:

 9. PLANEAR EL PROCESO DE NEGOCIACIÓN; REALIZAR EL PROCESO DE
NEGOCIACIÓN; FORMALIZAR EL PROCESO DE NEGOCIACIÓN A TRAVÉS
DE UN CONTRATO DE COMPRAVENTA DE PRODUCTOS.
En la realización de la II Feria Comercial Shuchiimma, en una de las tantas
reuniones que sostuvieron los negociadores de la marca de calzado Hangar Shoes,
quedó establecida, una segunda reunión entre la negociadora senior de la marca,
María Angélica y el representante de la empresa Barranquillera, Single Footwear, el
señor Eduardo Romero; todo, para concretar el posible negocio que llevará calzado
y marroquinería, hecha totalmente por manos guajiras a la ciudad de Barranquilla.
El negocio, tiene un valor de alrededor de los $ 80.000.000.

María Angélica – Eduardo Romero –

Negociadora Senior de Representante de la
la marca Hangar Shoes distribuidora de calzado
Single footwear

Señor, Romero; buenos días.

¿Cómo amanece usted, en el día de Buenos días, María Angélica.
hoy? Muy bien, gracias. ¿Cómo
amaneces tú?

Treinta minutos después…

Bien, señor. Le parece si nos Perfecto. Me parece bien; en
reunimos en la oficina en 30 treinta minutos nos vemos.
minutos.
 Igualmente, María Angélica. Es un
Señor, Romero; un placer volver a verte y más cuando
gusto volverlo a ver. hoy podemos concretar un negocio
importante.

Señor, Romero; antes de entrar en

materia, quisiera mostrarle un Adelante, María Angélica.
breve video del porqué sería
importante para Single footwear, el
contar con nuestros productos para
su crecimiento.

PROYECCIÓN DEL VIDEO QUE

TIENE UNA DURACIÓN ESTIMADA
DE CINCO MINUTOS…

Excelente. El video reafirma la Me complace escuchar eso, señor

percepción que nuestra empresa Romero. Ahora bien, entremos en
tiene de la marca y de la calidad de materia. Pero antes, ¿le gustaría
sus productos. tomar algo?

Un café está bien para mí, muchas

gracias. LUEGO DE QUE ES SERVIDO EL
CAFÉ, LA NEGOCIADORA DE LA
MARCA HANGAR SHOES,
RETOMA LA NEGOCIACIÓN.
 Sí, esa es nuestra primera intención;
Bien, señor Romero; la última vez aunque la compra se puede
que hablamos, usted me manifestó extender por seis meses más, hasta
su interés de comprarnos mil pares poder lograr quizás en un futuro, la
de zapatos tenis mes a mes, durante compra permanente de sus
seis meses, hasta alcanzar los tres productos.
mil pares al mes, ¿cierto?

¿Y si yo le dijera que le tengo una ¿Más tentadora? No lo creo.

oferta mucho más tentadora? Una
oferta que puede resultar bastante
beneficiosa para Single Footwear.

Sí, señor; nuestra intención, es que
Single Footwear, distribuya zapatos
de calidad, no solo tenis, sino otro
tipo de zapatos que son de mucho
interés para el público en general.
Bueno, no estoy tan seguro de que
tan bueno puede resultar, pero la
escucho.

Que le parece si a su pedido de mil No lo sé; no estoy tan seguro que

tenis, le agregamos tacones y esos tipos de zapatos, puedan ser
casuales de hombres. Estos dos tan rentables para nuestros
tipos de zapatos, se están propósitos.
vendiendo muy bien en la
actualidad.
¿Y si yo le demuestro con cifras que, Adelante, siempre estoy presto a
puede resultar ser bastante atractivo escuchar. Veamos si lo que me está
colocar este tipo de zapatos en la planteando, puede llegar a
ciudad de Barranquilla? generarle beneficios a la empresa.

MARÍA ANGÉLICA, LE EXPONE

EN UNA PRESENTACIÓN BREVE,
LOS BENEFICIOS QUE PUEDE
LLEGAR A TENER LA EMPRESA
SINGLE FOOTWEAR.

Y bien, señor Romero. ¿Qué le Viendo las cifras y datos que usted
parece, ahora? me ha mostrado y confiando en la
veracidad de los mismo, le puedo
decir que la oferta es tentadora.

Creemos en su propuesta, señor Al contrario, nos complace hacer

Romero y es por eso que, queremos negocios con ustedes. Esperemos
que el comienzo de esta relación
ofrecer lo mejor de nuestros
productos a Single Footwear. comercial, sea una de mucha
duración.

Así será, señor Romero. María Angélica, no hemos tocado un

tema muy importante, el del
transporte de la mercancía.
Señor Romero, para su mayor
tranquilidad, la marca de calzado
Hangar Shoes, asumirá el costo del
transporte de la mercancía a lo largo
de esta relación comercial.
Excelente, María Angélica. Creo
que todo está acordado. Estaré
atento al envío del contrato, para la
revisión de la respectiva área.

Claro, señor Romero. Enseguida

reporto al área jurídica para la
realización del mismo. Y señor
Romero, muchas gracias por confiar
en Hangar Shoes.