UNIVERSIDAD ABIERTA PARA ADULTOS

Asignatura:
Organización de eventos.

Tema:
Tarea IV

Facilitador/a:
Yaquelyn Reyes

Presentado por:
Paula Trinidad De León

Matrícula:
18-00436

Santiago de Los Caballeros

Octubre 2019
 Introducción:

El Turismo de eventos, representa aproximadamente el 20% de las llegadas

internacionales y se caracteriza por ritmos de crecimientos sostenidos,
manifestando una alta rentabilidad y contribución al desarrollo de otros sectores
relacionados. Para la aclaración de la naturaleza de la modalidad de Turismo de
Eventos, es necesario remontarse a sus orígenes y al origen de la industria turística
en general, así como establecer el marco conceptual de dicha modalidad, lo que
incluye las definiciones propias y sus características específicas, así como los
diferentes criterios de clasificación existentes para los eventos lo que constituye el
contenido fundamental de este trabajo.
 Objetivos generales y específicos:

General:

 Acumular las competencias de esta unidad.

Específicos:

 Aprender a definir cada tipo de evento.

 Reforzar conocimientos sobre el tema a desarrollar.
 Diferenciar los elementos de cada evento.
La organización de un evento, sea este nacional, regional o internacional
conlleva de la cooperación e integración de un equipo de trabajo.

Para esta semana van a investigar quienes son, describirlo y desarrollar un

plan de evento. Se te pide realizar una tabla con las siguientes informaciones,
tomen en cuenta que cada uno de estos eventos es de carácter empresarial:

Realizar un plan de trabajo donde se destaque quien es el OPE, funciones, los

comités a utilizar en los siguientes eventos:

Quien es el OPE

El organizador, es el que convoca, transmitiendo a un profesional las necesidades

de llevarla a cabo, es quien que asume todos los Roles en la organización, asume
responsabilidades de cobros, de pagos y de gestión. El OPC debe estructurarse en
cada uno de sus proyectos son comités organizadores o de planteamiento y comités
técnicos específicos en función de la dimensión del evento.

Función:

 El asesoramiento y la ayuda al cliente para plantear los objetivos que se

desean lograr.
Proporcionar a sus clientes los locales donde vaya a celebrarse el congreso.
La planificación conjunta, con sus clientes, de fechas del evento y duración
del mismo.

Comités utilizados en los eventos:

Congreso:

Comité de servicios generales

El propósito fundamental d este comité es el de hacer los arreglos correspondientes

a los servicios que se necesitan durante las sesiones de trabajo y eventos sociales,
verificando:

• Servicios de edecanes.

• Fechas y horarios de reuniones.

• Reservación de los salones.

• Montaje de los salones.

• Funcionamiento de sonido y equipo eléctrico.

• Disponibilidad de plataforma, andamios, tablones, etc.

• Numero apropiado de mesas y sillas.

• Mecanografía del documento.

• Organización del personal técnico especializado.

• Organización de todos los materiales.

• Reproducción de documentos.

• Grabación de discursos.

• Alquiler de material.

Feria
Comité de exhibiciones

Es el encargado de seleccionar y proveer los espacios necesarios para las

exhibiciones, dar información a quien se interese por dichos espacios, hacer el
arreglo para arrendamientos, así como preparar el material descriptivo sobre la
exhibición.
Para el desarrollo de
sus actividades este comité debe tomar en cuanta, las siguientes
consideraciones: Diseñar un folleto o tríptico que contenga
información sobre precios de alquiler, disponibilidad de espacios y diagramas de
distribución del área de exposición, con el apoyo del comité de
promoción. Enviar en forma
previa la información a los posibles exhibidores.
 Verificar la disponibilidad de servicios que requiere el área de exhibición, por
ejemplo:

• Contactos eléctricos.

• Teléfono.

• Plomería.

• Rotulación.

• Determinar por cuenta de quien corren los gastos.

• Verificar el soporte y medidas del área en relación al tipo de material que se

va a amostrar.

• Anticipar el tiempo para el montaje.

• Hacer los trámites necesarios con la secretaria de Hacienda y Crédito Público,

en caso de importación de materiales.

Exposición

COMITÉ DE RECEPCIÓN Y HOSPITALIDAD

Funciona como el anfitrión de los participantes al evento, es responsable de dar la

bienvenida a todos los invitados, considerando los siguientes aspectos:

Recepción en el aeropuerto.

Informar sobre el evento.

Invitar a las autoridades gubernamentales aun cuando no formen parte del evento.

Confirmar a los convencionistas su papel o función en el evento.

Manejo de boleto:
Cortesía.

Para alimentos.

Eventos recreativos.

Bebidas.

Lanzamiento de Productos

COMITÉ DE PROMOCIÓN

Este comité tiene a su cargo la campaña de publicidad del evento, incluye el diseño
y la elaboración del material de promoción.

· Programas

· Folletos

· Anuncios

· Papelería especial

· Logotipos

· Carteles

· Mapas

· Guías

· Informes

Convención Política

COMITÉ DE PRENSA Y DIFUSIÓN

Aspectos que implican la prensa y difusión

· Promover el evento

· Facilitar el plan de la conferencia a los medios

· Tener todos los detalles del trabajo

· Contar con un salón especial de entrevistas

· Proporcionar copias de discursos

· Contar con un fotógrafo oficial

· Nombrar un representante que tome notas durante el evento

· Redactar informes para la prensa

· Mantener relaciones armónicas

· Dirigir la publicidad al mercado de hombre de negocios, de turismo cultural y

de tipo vacacional

· Solicitar asesoría de las agencias de publicidad.

Evento deportivo

El comité organizador como su nombre lo dice es el encargado de organizar el

evento, desde la planeación hasta la ejecución, hacer el cronograma y el programa
y de coordinar a los otros comités. El comité financiero es el encargado del manejo
del dinero, de realizar el presupuesto, comercialización, gestión ante empresas y
rendición de cuentas. El comité de comunicaciones trabaja con la difusión, la
promoción, venta y as relaciones publicas con los medios de comunicación desde
la prensa, radio y si la magnitud del evento lo requiere con la televisión. El comité
técnico trabaja en la programación, el cumplimiento de los horarios, todos los
aspectos técnicos, la implementación y todos los materiales necesarios.
 Plan de trabajo

Evento: Función del OPC: Comité utilizado:

Conferencia sobre el turismo Se encargan de negociar, COMITÉ EJECUTIVO
en Rep. Dom. coordinar y promover
conferencias y/o Su función principal es la de
exposiciones. Organizan el seleccionar la sede del
lugar de celebración, el evento y subsede si es
alojamiento y servicios necesario. Para facilitar
como la hostelería y los dicha selección es
viajes, dentro de un recomendable contar con un
presupuesto. Se aseguran catalogo de hoteles y
de que el evento se centros de convención, así
desarrolle sin problemas. como considerar la
Algunos organizadores de membrecía participante y
eventos deben manejar sus necesidades.
todos los aspectos de la
planificación, organización COMITÉ DE REGISTRO
y publicidad. Deben tener Se encarga de registro a los
en claro quién es su público participantes al arribar a la
objetivo, y luego elaborar la sede, también es
mejor manera de darles a responsable de vigilar lo
conocer el evento. Puede relativo a:
que deban encargar la
elaboración de material de Procedimiento de registro.
promoción, por ejemplo, Entrega de gafetes,
revistas, periódicos, máquinas de escribir,
folletos, sitios web y escritorios, mesas, sillas…
publicidad por correo, para Control de registro adicional.
atraer a expositores y Entrega de informes o
visitantes. programas de última hora.
 Coordinar la existencia de
También pueden utilizar el recursos materiales y
correo electrónico, equipo.
mensajes de texto y las Conocer toda la información
redes sociales para respecto al evento y medios
promocionar sus eventos. de comunicación con que se
Para las exposiciones más cuenta.
grandes que están abiertas Otorgar facilidades para el
al público, pueden trabajar uso de equipo extra.
con una agencia para crear Controlar los locales de la
publicidad en la televisión conferencia.
y/o en la radio.
Contar con los elementos
para la localización
geográfica.

· Clima
· Tipo de alojamiento
· Número de salones

· Sitios recreativos
· Alimentos
· Festividades del lugar
de sede y fecha
· Sitios con lugares
deportivos
· Medios de
comunicación
· Paisajes
 Se te pide realizar una tabla con las siguientes informaciones, tomen en
cuenta que cada uno de estos eventos es de carácter empresarial:

Elementos indispensables
Tipo de evento Descripción del evento
para ese tipo de evento

Como el nombre lo indica, una jornada es

un evento que tiene una duración de un
solo día, por lo que el tema que se decida
abordar, se desarrollará, a través de
diversas actividades, charlas y debates
Proyector
durante ese tiempo.
Público
La característica principal de una jornada
Eventos de capacitación
es, a partir de los objetivos que Planificación
Jornada de capacitación
estableces como organizador, proponer
Equipos de audición
un tema en particular para que sea
tratado desde diferentes enfoques.
Posteriormente al evento, se pueden
publicar conclusiones y resultados de
interés para el público en general.

Los cursos, talleres o seminarios son

Equipo de audición
reuniones en donde se desarrolla en
profundidad un tema determinado a Cronograma
través de una serie de conferencias y
Cursos Proyector
actividades. Este tipo de eventos, se
Público
realiza con el objetivo de formar y
actualizar a los participantes de cada
encuentro. Cada orador, expone en
 forma individual su punto de vista desde
su área específica.

Una conferencia es una exposición que

Equipo de audición
se realiza por una o más personas, sobre
un tema cualquiera, generalmente de Cronograma
interés general, ante un público, al que se
Proyector
Conferencias le permite intervenir mediante preguntas.
Público
Si no se permite formular preguntas se
trata de un monólogo llamado Planificación
conferencia fija, o más acertadamente,
discurso.

Un seminario es una reunión

especializada que
tiene naturaleza técnica y académica
cuyo objetivo es realizar un estudio
profundo de determinadas materias con
un tratamiento que requiere una Certificación
interactividad entre los especialistas. Se Datos de las personas que
consideran seminarios aquellas asisten
reuniones que presentan estas
Seminarios Gafetes
características. El número de horas es
variable. En Congresos o Encuentros Proyector
pueden tener una duración de dos horas
Brazaletes
y existen seminarios permanentes que
puede durar uno o hasta dos años,
principalmente
en Instituciones de Educación Superior.
Hay quienes limitan el número de
participantes pero ello depende del tema
a tratar, de las condiciones físicas para
 su desarrollo, el conocimiento de
la materia de los participantes y el
coordinador del mismo. Tratándose de un
acto académico de actualización, en
algunos casos se puede solicitar una
cuota de inscripción. Sin embargo, hay
muchas instituciones o cuerpos de
académicos que los desarrollan como
parte de su carga laboral.

Los preparativos para la visita de los

ejecutivos extranjeros debe hacerse con
anticipación. La empresa debe transmitir
lo efectiva que es a través de su
imagen (disposición correcta del
Comunicación constante
mobiliario, circulación, ordenamiento,
decoración, etc) y su Data show
personal (presencia, vestimenta, actitud
Local reducido
Visitas de Extranjeros cordial...) Cada persona deberá tener
Planificación
asignada una función: quién estará
encargado de la recepción, de ofrecer Traductor
información, de guiar el recorrido, de
suministrar el material necesario, de
hacer las traducciones. Además de
quiénes tendrán a su cargo la
responsabilidad de proveer de comida y
bebida a los visitantes.

Uno de los actos de empresa que cada Personal necesario de la

Desayunos, Almuerzo y vez cobra más importancia es el empresa.
Cena de Trabajo desayuno de trabajo. Cuando una
Menú variado
empresa quiere ofrecer algún tipo de
 reunión informal con los medios de Presentación antes del
comunicación o con algún otro tipo de desayuno. Comida o cena.
asistentes -empresarios, empleados,
Restaurant o instalaciones de
estudiantes, etc.- organiza un desayuno,
la empresa.
comida o cena de trabajo en sus
instalaciones o fuera de ellas -en el salón
de un hotel, es lo más frecuente- .

Es una forma de discusión oral

estructurada en la que participan entre
cuatro y seis personas para conversar y
argumentar sobre un tema establecido
con anterioridad.

El propósito de una mesa redonda es

abordar un tema polémico para analizarlo
Expertos en el tema
y confrontar diversas perspectivas sobre
este. Los participantes no son Planificación
Mesa redonda necesariamente expertos o especialistas Data show
en el tema en discusión, pero conocen lo
Si cabe en la posibilidad de
suficiente acerca de él como para
compartirlo en redes sociales.
sostener un punto de vista claro, bien
fundamentado, y para ser capaces de
refutar las opiniones divergentes. Esta
forma de discusión es muy utilizada en la
televisión; sus características se pueden
reconocer en programas de discusión

EL DEBATE: • El director abre el debate y

Foros, Debates, Paneles deja hablar alternativamente a
Aquí participan dos grupos de oradores,
un orador de cada posición.
los que sostienen una posición afirmativa
y los que sostienen una negativa o • El grupo que está por la
contraria, conducidos por un director. Se posición afirmativa tiene a su
realiza ante el público y en él no se cargo la responsabilidad de
discuten preguntas sino propuestas para probar que la nueva
establecer “algo” que hasta la fecha no proposición es necesaria.
existía o no se practicaba. Por ejemplo,
• El debate debe centralizarse
los debates del Congreso de la
en una sola proposición,
República. El debate está sometido a
expresada en forma
reglas precisas de procedimiento que
declarativa y con absoluta
puntualizan; las obligaciones de la parte
claridad y precisión.
afirmativa y de la parte negativa, la
mecánica del desarrollo del debate y • Lograr un consenso de
otros detalles importantes. unanimidad o de mayoría que
se pondrá en vigencia de
EL FORO:
manera oficial.
Es cualquier forma oratoria en la que
Una persona especialista es
participa el público ("discusión abierta al
nombrada director o
público"). La palabra “forum” colocada
moderador.
después del sustantivo que señala el tipo
de reunión oratoria, indica que al término • El director apertura la reunión
de la reunión los oyentes podrán presentando el tema a
participar formulando preguntas, abordarse.
objeciones o exposiciones. Por ejemplo: • Cada expositor, según
Panel forum, Simposium forum, Debate horario asignado, expondrá su
forum, Cine forum, etc. punto de vista en torno al tema

EL PANEL: tratado.

El panel es una reunión deliberativa en la • En la reunión, más que

que un grupo de personas son polemizar, se busca

seleccionadas para tratar en público un comunicar las múltiples

asunto. Se fija un tema específico para

 que el grupo, según el punto de vista de opiniones y alternativas
cada uno de sus integrantes, lo analice y existentes.
haga llegar sus apreciaciones frente al
• Al final, el director declara la
público. Si al final de la reunión se
culminación del panel o en su
permite que el publico participe con sus
defecto comunica la apertura
opiniones o preguntas se convierte en
del foro.
Panel forum.

El lanzamiento de un marca o producto

es un evento corporativo donde el
objetivo es que el producto que se
presenta y lance, sea recordado por los
asistentes, a través de todos los sentidos,
durante todo el evento y luego del
mismo. Estrategia de venta

Planificación

Además se busca fomentar las Organización

Lanzamientos de Productos relaciones de los directivos de la
Difusión
empresa con los asistentes, y el
posicionamiento de la marca Publicidad
empresarial, a través de su promoción
institucional durante el evento.

Es todo un proceso el lanzamiento de un

producto, por lo cual implica de una
buena organización, planificación,
comunicación y difusión que se utilizarán
 como estrategia, aunque el mismo
evento se encuentra dentro de las
estrategias para promocionar el producto
de lanzamiento.

Las conferencias de prensa son una

herramienta indispensable para atraer la Elementos visuales
atención de los medios de comunicación.
Planificación de diálogo
Conferencia de Prensa Los organizadores de la campaña
Mucha publicidad
pueden utilizarlas para presentar las
cuestiones relacionadas con la campaña
a los periodistas.

El término inauguración es una especie

Fijación de horario y fecha
de evento o festejo, que se realiza con
frecuencia en muchas culturas y que Invitados
tiene como objeto celebrar el inicio o la Preparación definida
apertura de algo en especial, puede ser
Inauguraciones Equipo auditivo
por ejemplo, la apertura de un edificio, de
un local comercial, un monumento, de un Discurso
hospital, escuela, etc. Es decir que al
hacer alusión a la palabra inauguración,
se estará señalando el debut de algo.

Las ferias y exposiciones son eventos de

• Productos
gran magnitud y amplio alcance que, si
• Entretenimiento. (música,
bien no es su principal meta, potencian el
danza, etc)
Exposiciones, Ferias turismo en el lugar en donde se realizan.
• Comida
Tanto las ferias como las exposiciones,
• Juegos mecánicos o
son la vidriera de una temática especial
diversiones
de diferentes empresas que, durante una
 cantidad limitada de tiempo, en un
espacio determinado organizado para tal
fin, los visitantes recorrerán y conocerán
sus productos o servicios.

Un congreso es una reunión de técnicos

• Definición del comité
en una determinada materia para
organizador.
intercambiar información y
• Selección de sede*
conocimientos. Dura unos pocos días,
Cumbres, congresos • Fecha
generalmente tres, precisa de mucho
Convenciones • Tema
trabajo de organización en la que trabaja
• Promoción o publicidad.
un equipo de personas bastante
• Elaborar un itinerario o
numeroso pues hay muchos palos que
calendario de actividades
tocar.

Un evento solidario es una herramienta Calendario de

muy útil para que organización: Saber en qué
diferentes organizaciones, fundaciones o fecha se producirá el evento
entidades recauden fondos con un solidario ayuda a
objetivo social determinado. Por ejemplo, determinar unos plazos que
si se necesita financiación para hay que cumplir. El tiempo de
un proyecto, parte de este dinero puede preparación dependerá del
Eventos con fines solidarios ser recaudado con la organización de tipo de evento, pero en
una actividad concreta que además dará general son necesarias varias
más visibilidad a la organización. semanas para atar todos los

Sin embargo, para lograr el éxito, es cabos posibles.

importante crear una estructura de Búsqueda de
trabajo que ayude a sacar el máximo patrocinadores: Algunas
partido a los recursos, con transparencia entidades pueden estar
y usando el tono adecuado. dispuestas a colaborar con la
causa de alguna forma. Para
ello se identifican aquellas
empresas que pueden tener
vinculación con la causa y se
les ofrece alguna forma de
colaboración, que no tiene que
ser exclusivamente
económica. Por ejemplo,
pueden ofrecer material de
algún tipo, difusión o un lugar
en el que celebrar el evento.

Difusión: De nada sirve la

organización del evento si no
se difunde correctamente; por
eso hay que pensar en los
canales de comunicación más
usados por el público al que se
dirige. Normalmente, los
patrocinadores también
apuestan por ayudar en esta
difusión colgando carteles en
sus establecimientos o
contándoselo directamente
a sus clientes, en el caso de
que sean una empresa.

Comunicación final: En la
mayoría de los eventos
solidarios se comunica a los
patrocinadores a qué se
destinaron los fondos
recaudados. La transparencia
es fundamental en esta clase
de actividades, y además
contribuye a
generar confianza
para futuros eventos.
 Conclusión:

Los eventos surgen como un reclamo de la sociedad que necesita reunirse por
razones de asociarse en un determinado entorno geográfico, en colectivos y grupos.
Son un hecho económico y cultural que permite un intercambio social, técnico,
profesional y científico. Si atendemos a la evolución a lo largo del tiempo de la
actividad turística, observamos que se nos manifiesta como un fenómeno complejo
y con una larga trayectoria. En la Antigüedad y la Edad Media encontramos viajeros
que se desplazan por motivos religiosos, de esparcimiento, de comercio, de
descubrimiento, etc.
 Bibliografía:

https://eacnur.org/blog/como-se-organiza-un-evento-solidario/

Maure Agüero, G. “Definiciones y tendencias del turismo de

eventos" en Contribuciones a la Economía, Nº 82, julio 2007. Texto completo en
http://www.eumed.net/ce/2007b/gma.htm

Colectivo de autores EAEHT “Dossier Para Diplomado de Organización de

Eventos” Ciudad Habana página 27

[2] Rodríguez E. 2001 “Actualidad, tendencia y perspectiva del Turismo de

Eventos” C Habana, Ediciones Balcón página 2.

[3] Herrero P. 2000 Gestión y Organización de Congresos. Editorial Síntesis Madrid

Pág.