PROTOCOLO DE COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS

Se debe tener en cuenta que todos los individuos tienen diferentes formas de

comunicarse y de entender la información que se brinda, por esta razón existe la gran

necesidad de protocolizar ciertos tipos de información de una manera eficiente para que

nuestro colaborador pueda brindar información de forma clara, rápida y efectiva en la

atención directa (voz a voz – atención personal) e indirecta (comunicaciones escritas), para

que este protocolo tenga éxito es de vital importancia que las comunicaciones vayan de la

mano con los valores de la empresa, destacando la calidad, entrega, compromiso y buen

trato de la empresa hacia sus colaboradores y hacia sus usuarios.

Los protocolos de comunicación están orientados a la mejora de una institución por lo

cual estos buscan generar efectos en las instituciones y así mismo generan ventajas para la

misma como se ve en la figura presentada a continuación:

Protocolo de comunicaciones
objetivo Busca: ventajas
comunicación efectiva Reforzar sentido de pertenencia Motivación Buenas
relaciones
interpersonales
Crear, desarrollar y reforzar
cultura organizacional
Buen clima laboral -
Crecimiento
organizacional
Crear, desarrollar e Incremento de la
implementar herramientas, competitividad
métodos y medios efectivos de Aumento en la
comunicación productividad y
compromiso
Comunicación asertiva
y oportuna
 Para que el protocolo de comunicaciones funcione y de resultados se debe tener en

cuenta la coherencia del mismo y la adecuación de este para que se acomode a nuestras

necesidades de entrega de información, en este caso la empresa ve necesario la creación de

un protocolo para las distintas comunicaciones hechas en la empresa las cuales abarcan:

 Oficio o cartas: el cual tiene como objetivo brindar información el cual se usa

cuando está dirigido a varias personas dentro de la empresa, este debe llevar

numeración y debe brindar la posibilidad de escribir el nombre y cargo cuando esto

sea necesario, se usa normalmente para gestionar acuerdos, invitaciones,

felicitaciones, solicitud de colaboración, agradecimiento, entre otros.

 Circulares: las cuales tienen como objetivo principal dar a conocer información de

carácter general de la empresa (lineamientos, resoluciones, normas y políticas)

 Memorando: se utilizan para transmitir información, orientaciones, pautas y

direccionamientos dentro de la empresa, así como la jerarquía y llamados de

atención.

 Correo: el cual se utiliza para realizar comunicaciones de manera formal e informal

de una manera más concisa rápida, información de responsabilidades,

reglamentaciones internas y autorizaciones

 Informe: el cual tiene como objetivo la presentación de resultados y determina los

pasos para mostrar un proyecto

 Llamadas: las cuales tienen como objetivo entregar información o disipar dudas de

los usuarios o cualquier otra información que este necesite