INFORME ORGANIZACIÓN GESTION DOCUMENTAL HOGAR INFANTIL SANTA TERESITA MARZO 01 A

MARZO 29 DE 2019

La clasificación, ordenación y organización documental nos permite el manejo de cada uno de los documentos
que produce la entidad, para obtener una mejor presentación y consulta necesaria y eficaz del archivo.

Las Tablas de Retención Documental nos dan criterios de organización documental que permita garantizar el
ciclo de vida del documento. Estas herramientas brindan a las entidades la oportunidad de contar con
información pertinente mediante el correcto manejo de los documentos que se producen, administran,
conservan y custodian en la organización. La definición de criterios archivísticos garantiza la conformación de
patrimonio documental de la entidad a través de la identificación y análisis de las series documentales.

Es tan importante aplicar esta herramienta, ya que nos ayudara a evacuar documentos que ya han cumplido
su ciclo de vida en el archivo de gestión y ya se encuentran para la disposición final, como es la eliminación de
unos y la conservación total en el Archivo Histórico que aporta a la ciencia, la cultura y la historia del
patrimonio de la Entidad, para otros.

Continuando con la clasificación detallada en el Archivo del Hogar Santa Teresita desde el año 1969, aplicando
la Tabla de Retención Documental de 2016.
En este reporte se clasifican los años 1981 hasta 1985. Aun no se ha aplicado una Tabla de Retención
Documental, y se conservaban en su totalidad los documentos que se producían, dando para la eliminación
por año los siguientes folios
1981 3.393 folios
1982 1.935 folios
1983 2.715 folios
1984 2.963 folios
1985 3.441 folios
En la cuidadosa clasificación de los documentos encontrados en el archivo de estos años, se hallan documentos
que deben permanecer en Archivo de Conservación Total, ya que son de suma importancia para el Patrimonio
de la Entidad, según Tabla de Retención Documental 2016, tales son

ACTAS JUNTA ADMINISTRADORA

ACUERDOS
INFORMES ORGANISMOS DE CONTROL
INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO
INFORMES DE GESTION
INVENTARIO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES
MANUALES DE CONVIVENCIA
MANUALES DE FUNCIONES
MANUALES DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
PLANES DE SISTEMA DE GESTION EN SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO
PLANES OPERATIVOS DE ATENCION INTEGRAL POAI
PROGRAMAS COMUNIDAD EDUCATIVO CUENTAME
PROGRAMAS DE CAPACITACION
ACTAS COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO
CONSECUTIVO DE COMUNICACIONES OFICIALES
INFORMES FINANCIEROS
NOMINAS
PROGRAMAS DE GESTION DOCUMENTAL
PROGRAMAS DE ACTUALIZACION PSICOLOGICA
PROGRAMAS DE ESCUELA DE PADRES DE FAMILIA CASOS ESPECIALES Y REDES DE APOYO
PROGRAMAS DE NUTRICION Y SALUD
PROGRAMAS DE PREVENCION Y PROMOCION
PROGRAMAS DE FORMACION DE PADRES DE FAMILIA
HOJAS DE VIDA Y CONTRATACION DE PERSONAL

Como también documentos que ya han cumplido su tiempo en el Archivo de gestión, y no dan ningún aporte
al patrimonio de la Entidad, por lo que se encuentran para su eliminación, como son

CONTRATOS PARA LA PRESTACION DE SERVICIOS, Los que no desarrollan valores secundarios. Ley 80 de 1993
y sus reglamentos.

CONVENIOS INSTITUCIONALES, Son convenios con las Instituciones de Educación Superior para presentar
apoyo. Se conservan aquellos que aporten a la historia o a la cultura y aquellos convenios internacionales.

HISTORIAS CLINICAS OCUPACIONALES, Registran la información de los eventos de salud de los funcionarios
desde su ingreso a la entidad. Circular 04 de 2003. No desarrollan valores secundarios. Ejemplo, exámenes de
laboratorio, exámenes médicos de salud ocupacional, Incapacidades.

HISTORTIAS LABORALES, lo que no aporta ni desarrolla valores secundarios, como certificados de

antecedentes judiciales, fiscales, disciplinarios, declaraciones de bienes y rentas, exámenes médicos de
ingreso, afiliaciones al régimen de salud, pensiones, cesantías, caja de compensación familiar.

INVENTARIOS DE MATERIAL DIDACTICO, Registra el material didáctico tanto de consumo como duradero con
el cual se trabaja con los niños. No desarrolla valores secundarios.

INVENTARIOS POR CUENTAME, Registra la información de los bienes que tienen a cargo los funcionarios del
Hogar. Documentos que no desarrollan valores secundarios.

HISTORIA DE PSICOLOGIA DE INFANTES, como historia clínica del niño EPS, formato de salida, formato de
reingreso, formato de asistencia a consulta, formato de remisión de la EPS.

HISTORIA DE SALUD NUTRICIONAL DE INFANTES, como epicrisis, formato de medicamentos, formato de salida,
formato de reingreso, formato de salud y nutrición, historia clínica, formatos de panes caseros, formato de
asistencia a consulta, formato de remisión a la EPS. Ley 1098 de 2006.

HISTORIA DE DESARROLLO INTEGRAL DE INFANTES, Ficha de admisión y registro de ingreso, ficha de

caracterización. Ley 1098 de 2006.

Se firma en Bolívar Cauca, 29 de Marzo de 2019

JANNETH LORENA COLLAZOS PEREZ

C.C. 25.311.800 de Bolívar Cauca.
TECNICO EN SISTEMAS Y
TECNICO EN GESTION Y ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO